机关管理及办公自动化专业论文

第一篇：机关管理及办公自动化专业论文

机关管理及办公自动化专业论文

1、网络时代办公管理人员的知识结构研究

2、现代办公手段与办公模式的发展趋势

3、电子政务：现状与发展对策研究（选定所在区域为例进行研究）

4、城市数字化：现状与发展对策研究（选定所在区域为例进行研究）

5、政府网站的功能和建设

6、现代办公活动的通信手段与通信设施研究

7、办公信息化过程中的潜在威胁

8、政务信息发布平台研究

9、办公活动中数字化音频、视频信息的处理

10、办公活动效率的因素研究

11、不完全信息经济理论的经济效用研究

12、对称性市场与市场专家制度研究

13、市场不对称性对消费者影响及其对称研究

14、机关管理与信息不对称性

15、最优激励机制设计研究

16、中国80年代初农村包产到户等改革措施剖析研究（激励）

17、“货比三家”研究

18、用搜寻理论剖析中国各地的“民工潮”和“盲流”现象

19、讨价还价与价格信息传递功能研究

20、信息商品风险价格理论及其交易模式研究

21、论政府信息化建设中的非技术因素

22、论我国政府信息化建设中存在的问题及其对策

23、政治文明建设与政务信息公开

24、我国政府网站建设现状与策略

25、管理者信息需求特点研究

26、我国企业信息管理体制现状与发展趋势

27、信息素养研究

28、论档案信息服务的创新

29、信用体系建设与信用档案管理 30、人事档案管理体制改革思考

31、信息产业的内涵、发展与对策研究

32、企业知识管理的内涵、职能与对对策研究

33、网络信息资源管理与网络信息服务模式的研究

34、论公民信息素养与信息伦理教育

35、信息环境的问题及其治理

36、信息管理与知识管理的联系与区别

37、传统政务与电子政务比较和电子政务建设模式研究

38、政府或企业的信息管理现状与对策研究

39、电子政务与政府改革

40、信息咨询与政府或企业的管理决策研究

41、信息系统与信息资源开发关系研究

42、OA系统功能研究

43、OA系统安全研究

44、OA环境下档案工作研究

45、管理信息系统功能研究

46、决策支持系统应用研究

47、专家系统应用研究

48、政府机关网站功能研究

49、政府机关网站设计与制作研究 50、政府机关网站系统解决方案研究

第二篇：《机关管理与办公自动化》期末复习

《机关管理与办公自动化》期末复习

第一章 导论

1.机关管理的概念：机关管理是以为全面提高组织效能提供必要保障，而对机关内部部分办公事务、后勤事务活动的构成要素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制和协调。

2.办公自动化的概念：办公自动化是以信息技术的广泛应用为特征的依托信息资源的机关管理形态。

3.办公自动化的发展历程：（1）初创阶段：单机单功能为主。（2）初级阶段：网络化协同作业。（3）中高级阶段：机关公务处理电子化。

4.机关管理的特性：事务性、综合性、技术性。事务性要求我们重视对事务活动规律性的研究，运用制度化、程序化的管理方法；综合性要求我们从机关整体角度出发解决问题，借鉴和运用多种学科方法技术；技术性要求我们尊重技术规律，掌握事务处理技术和管理技术。

5.我国机关管理体制：总体上是统一领导指导，分级负责；机关内部是直接领导，集中管理，分工负责。

6.我国机关管理机构：采用分理制和综理制。分理制是指分部门分担职责任务，党政系统机关基本采用分理制；综理制是指不采用分部门分担职责任务，各级人民代表大会、政治协商会议的机关基本采用综理制。基层企事业单位的设置通常参照党政机关，大中型规模采用分理制，有专门的办公室，下设二级机构；较小规模采用分理制或综理制，有办公室或秘书科，不设下属机构；很小规模则不设专门机构，只有专兼职管理人员。

7.机关管理的基本原则（理解）：系统原则、服务第一、全面质量管理、时效性、经济性、集中化、规范化、简化。

第二章 文件工作管理

1.公文的特点：（1）制成者是正式的国家机构或社会组织；（2）直接形成并作用于所反映的公务活动；（3）文体、结构、格式有严格规范；（4）形成过程严格履行法定生效程序；（5）现实执行效用受国家严格约束保护。2.公文效用生成的条件：（1）公文作者必须依法成立并具有法定职权、公文必须在作者法定职权范围内依法制发，越权无效；（2）公文内容不得与宪法、法律和上级机关制定的公文相抵触，应与平级机关的公文尽量协调一致；（3）公文必须注明作者并加盖印章或由主要负责人签署，必须注明生效日期；（4）公文的制发必须履行法定程序与审批手续。

3.公文的类别：按领域分为通用公文、专用公文；按方向分为上行文、下行文和平行文；按内容分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文；按密级分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密公文；按时间分为平件、急件、特急件；按来源分为收文、发文。

4.文件工作的基本任务：创制公文、传递公文、办理公文、处置办毕公文、管理公文。5.文件工作的组织形式（理解）：集中型、分散型、复合型。

《机关管理与办公自动化》期末复习

6.文件工作的控制：运转与传递过程控制、数量控制、质量控制。

7.提高文件质量的措施：核心是建立文件质量保障体系，即在整个文件工作过程中，建立严密、高效的管理网络，明确各部门、各环节、每一位工作人员在文件质量控制中的任务、职责和权限，制定出各类标准制度，强化质量反馈，形成一个质量监控管理的有机整体。（具体措施如下：强化全员质量意识，确立质量第一的思想，更新文件质量控制观念；加强教育培训，全面提高各级各类工作人员的素质；科学分工，明确岗位质量责任；稳定文件工作人员队伍；严格审核监督、加强检验；加强质量考核，奖优罚劣；强化文件的成本控制；简化文件，简化工作过程，简化程序手续；提高文件工作程序化水平；提高文件标准化程度；建立灵敏有效的文件质量信息反馈机制；加强领导，完善文件工作机构的质量控制职能等。）

8.文件工作协调的原则：分层协调原则、权威性原则、全局原则、客观公正原则、沟通原则、服务性原则。

9.文件工作协调的基本方法：立标准、建制度、多协商、找领导。10.案卷：若干有密切关联的文件的集合体。它是档案的基本保管单位。

11.立卷：将本机关形成或处理的有查考利用价值的业已办理完毕的文件，按照一定的联系编立成为案卷。

12.立卷的基本方法：同其同，异其异。（1）分类。按照一定的标准将文件分为若干类别。（2）组合。在同类文件中将有较多共同点的文件组合在一起，形成“卷”。（3）编目。科学地编排同一卷内文件的排列次序并固定之，形成目录、说明、标记记录等。

13.电子公文处理的特殊规则（理解）：真实性、完整性、长期有效存在。14.电子公文的归档方式：（1）逻辑归档。在不改变原存储方式和存储位置的情况下实现归档。档案部门根据公文存储的逻辑地址，通过网络对公文进行管理。（2）物理归档。把电子公文集中传递到独立的或可以脱机保存的载体上实现归档。具体分为网络传输归档和介质传递归档两种。（分析逻辑归档和物理归档的优劣）

第三章 会议管理

1.会议的基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程、信息、规则、基本物质条件等。

2.会议的其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。

《机关管理与办公自动化》期末复习

3.发送会议通知的要点：（1）认真确定与会人员的范围，保证为确定的每一位与会者发送会议通知。（2）通知的封筒上准确标明与会者的详细地址、工作单位、姓名等，并醒目标注“会议通知”字样。（3）可将会议中使用的有关票证与会议通知一并发送。（4）必要时，送出通知后以电话等方式同与会者取得联系，落实对方是否收到通知、是否能与会等项内容。

4.主持人的会议组织职责：通过领导、指导、监督检查各项组织工作，完善会议要素，为会议的合法、有效创造条件，引导会议达到既定目标。5.会议管理者的会议组织职责：会议管理者是会议组织责任的主要承担者。具体职责：1）组织制定或修订会议规则2）提出会议计划3）组建各相关机构，明确职责4）组织监督会前准备工作5）组织会间保障服务工作6）处理会后事宜。

6.秘书机构的会议组织职责：秘书机构是会议组织工作的具体承担者。具体职责：1）协助制定会议计划2）通知与会3）布置会场4）起草、印发各种文件材料和票证5）组织签到，编制分组名单6）具体安排与会者座次。

7.会前组织：是会议组织工作的重点和基础，主要任务是为会议的有效创造一切必要条件，确立切实保障。基本要求：充分、周密、安全。

8.会间组织：在会议进行中，协助主持人组织好会议各项活动，使会议顺利而有效的进行。基本要求：主动、周到、有序、有效。

9.会后组织：完成善后工作，总结经验，维护并扩大会议成果。基本要求：迅速、妥善。

10.会议记录的格式：（1）记录头。包括会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人；会议主要议题。（2）记录主体。与会者的发言；议定事项。（3）记录尾部。散会；主持人、记录人签字。

11.会议泛滥的原因：领导者领导水平不高；官僚主义作祟；机关内部机构设置不合理；会议质量低劣，效果差；会风不正。12.会议成本的计算：会议成本=2A×B×T。其中A是与会者平均工资的3倍（以小时计），B是与会人数，T是会议时间（以小时计）。13.会议成本的控制：（1）各单位根据实际情况，提出合乎实际的会议成本计算公式；（2）在送审会议计划时，上报成本，申请预算；（3）上级审批，计算有形无形成本，拨付款项；（3）若超支，必认真查究，从该单位其他经费中扣除，或向上缴纳“会议超值费”。

14.会议进程控制的负责人：主持人、会议管理者。其中，主持人是控制会议进程的“主角”，负责直接和具体把握进程，需要不断处理随机性问题，排除各种干扰，保证会议如期按规定议程依法有效进行。

15.视频会议系统的组成：视频会议终端、多点控制单元、网络管理软件、传输网络、附属设备

16.多点控制单元：MCU（multipoint controller unit），它的作用是当视频会议终端在3点以上时，决定将哪一路图像或哪几路图像合并为一路作为主图像输出。

第四章 办公室日常事务管理

1.电话接待工作的要求：熟悉常用电话号码；学会打电话；学会接电话；注意电话礼仪；做好电话记录；及时处理电话记录。2.电话记录的要素：5W1H。（why what when where who how）

3.来客接待工作的原则：坚持“约见”制度；坚持一视同仁；坚持热情适度、礼仪周全；坚持有始有终、始终如一；坚持上下区分、内外有别。

《机关管理与办公自动化》期末复习

4.“上下区分”原则：根据来客来访者的单位与本单位的上下级关系，接待工作要有区分。（1）接待上级单位：陪同中秘书不主谈，不问不谈；不可在本单位领导面前向上级领导评价本单位工作；特殊情况需要汇报的，要实事求是，听取指示时要认真记录；秘书只负责最初接待和会晤服务，是否陪同由单位领导决定。（2）接待平级单位：接待热情，注意联络感情；对方是领导应由领导接待，领导不在可由秘书接待；秘书不擅自做主，遇到问题需明确表示要汇报给领导才能决定。（3）接待下级单位：一般情况应主要由秘书接待、接谈；工作属其他职能部门的要做好介绍转办工作；职权范围内的问题要尽量解决，难以解决的要请示领导；对不清楚的问题不擅自作答。（4）接待新闻媒体：要热情配合，为其提供方便；一般情况都是由秘书部门主要做接待工作；没有把握的问题不擅自主张决定。

5.接待上访人员的要求：热情友善、耐心疏导、高度负责、坚持原则。

6.公章：一个机关、单位或社会组织的正式印章，是其具有合法性的标志，是行使其职权的凭信。一般由上级制发，如需自行刻制必须报经公安机关批准，并在指定除刻制。

7.专用章：为某种专门业务刻制的印章，如“财务专用章”、“合同专用章”等，它不代表机关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的业务权力。

8.手章：也叫负责人章，是机关、单位主要负责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权，因此具有权威性。有些文件、事项、手续，除盖公章和专用章外，还须盖负责人手章才能生效。

9.印章的样式：包括质料、形状、印文、图案、尺寸。在“图案”方面：县及县以上各级人民代表大会常务委员会、人民政府、人民法院、人民检察院、专门人民法院、专门人民检察院及驻外使领馆等的正式印章中央刻国徽。国务院各部门和地方各级国家行政机关所属单位、行政公署、乡、镇人民政府及企事业单位、社会团体的正式印章中央刻五角星。党各级机关的印章中央刻党徽。

10.管理和使用印章的要点：管理印章要有制度；使用印章要慎重；使用印章前认真检查材料；盖章位置准确；妥善保管印章。11.几种信函的写作格式（掌握）：介绍信、证明性、推荐信、邀请函、聘书

第五章 机关工作环境管理

1.机关标识系统的功能：（1）为来到机关的人们指示路线和方位；（2）公示办事规则与程序，便于办事，接受监督；（3）提示应遵行的行为准则，创造有利和谐的条件。2.照明条件指标：照度、光线照射角度、亮度分布、光线色调。

3.照度：物体某部分面积被照明的程度，即照在平面上的光的总量，单位“流明/米”，称为“勒克司”（lux，lx）。写作、阅读、计算、打字：400-200勒克司；一般作业：200-100勒克司；会议室、接待室：100-50勒克司。4.亮度分布：局部照射面的亮度比例。（1）观察对象与工作面之间的亮度比应为3:1。（2）观察对象与周围环境之间的的亮度比应为10:1。5.办公室照明环境的控制：（1）正确选择照明方式。一般照明、局部照明、综合照明、特殊照明。（2）正确选择光源。尽量采用自然光源、透射光源。（3）防止眩光。限制光源亮度；合理分布光源；适当提高环境亮度，减少亮度比。（4）使照度均匀。使办公室内的最大、最小照度分别与平均照度之差小于平均照度的三分之一。6.决定颜色的指标：色调、明度、彩度。

7.颜色对人的心理影响：冷暖感、兴奋和抑制感、阳气与阴气感、轻重感、前进后退感、大小感等。

《机关管理与办公自动化》期末复习

8.办公室颜色指标的调节：（1）色调。在生理反应方面接近中性，给人平静感，保护视力；色调和谐统一且有所跳跃；合理选择冷暖色调。（2）明度。明度6.5以上，给人阳气感、前进感和轻快感；明度差不宜过大，否则会增加疲劳感。（3）彩度。不宜过高，基本彩度在4以下，以降低视觉疲劳，警戒色彩除外。9.5S管理：（1）整理（seiri）：区分要与不要的物品，现场只保留必需品。（2）整顿（seiton）：将必需品按规定摆放整齐有序，明确标识。（3）清扫（seiso）：清除现场脏污、物料垃圾。（4）清洁（seikeetsu）：维持上述做法的成果。（5）素养（shitsuke）：遵守规章，养成好习惯。

第六章 机关管理的常用方法技术

1.工作简化的基本原则：（1）简化必须真正在总体上带来方便和效益。（2）简化必须是合理的。（3）必须正确把握简化的时机。

2.机关事务标准化：机关事务标准化是指在机关事务活动领域内，针对其中具有重复发生和使用的一部分事物和概念制定科学统一的管理规范和技术规范，并予以贯彻实施和不断修订完善的全部活动过程。

3.事务质量管理的原则：全面控制原则、事前控制为主原则、质量标准化原则。4.事务质量保障体系的构建：（1）有一个明确的质量方针和质量目标。（2）有确定的管理职责权限。（3）有足够和适当的人力资源、物质资源。（4）有作为质量保障体系运行依据的文件体系。（5）有确保能不断对质量保障体系进行有效审核和改进的机制。

5.几种常用图表的绘制：流程图、决策表、质量分析图表、网络图、水平时间线条图。（要求会读、会画。）

6.排列图的绘制步骤：因素分类；收集数据；排列项目次序；求得各类因素的频数与频率；计算累计频数；计算累计频率；在直角坐标上按频数从大至小自左向右画直方图。

7.因果分析图的绘制步骤：明确要分析的问题，列出标题；画出脊骨，标出结果；找出直接影响结果的原因；检查核对是否有被漏掉的原因；在影响最大的原因上加重点符号标记。

第七章 办公自动化设备

1.打印机的分类：（1）针式打印机。优点：耗材低廉、独具拷贝打印功能、擅长票据打印；操作维护简单；缺点：分辨率较低、体积较大、价格较高、速度超慢。（2）喷墨打印机。优点：体积小、噪音低、分辨率较高、彩色打印质量高；缺点：速度较慢、耗材较贵、维护不方便。（3）激光打印机。优点：速度很快、噪音低、成像质量高；缺点：耗材贵、价格高。2.复印纸的选用：（1）厚度。复印机用纸厚度规格一般为60-80g/m2。（2）密度。宜选用密度高的复印纸。（3）挺度。宜选用挺度好的复印纸。（4）表面光度。纸面颜色应为白色，不要灰暗色，光亮程度也不必太高。（5）干燥程度。宜选用干燥度高的复印纸，并在保管储存过程中注意防潮。

第三篇：办公自动化论文

小议办公自动化的发展趋势

办公自动化(Office Automation,简称 OA 是 20世纪 70年代中期发达国 家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的 OA 经过从 80年代末至今 10多年 的发展, 已从最初提供面向单机的辅助办公产品, 发展到今天可提供面向应用的 大型协同工作产品。现在, 办公自动化到底要解决什么问题呢?我们说, 办公自 动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化, 就是要创造一个集成的办公环 境, 使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。办公自动化没有统一的 定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务, 都属于办公自动化的领域。办公自动化 设备中有各种机器,如计算机、复印机、速印 机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等,这些设备统称为硬设备,或称硬件。而各种 信息设备中还需要有管理设备的软件, 例如, 计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理 软件、专项工作程序软件等等。

具体来说,办公自动化主要实现下面七个方面的功能: ▲(一 建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信 和信息交流快捷通畅。

▲(二 建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场 所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术 交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播, 使员工能够 了解单位的发展动态。

▲(三 实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决 多岗位、多部门之间的协同工作问题, 实现高效率的协作。我们都知道, 各个单 位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇 报等, 都是一些流程化的工作, 通过实现工作流程的自动化, 就可以规范各项工 作,提高单位协同工作的效率。

▲(四实现文档管理的自动化。可使各类文档(包括各种文件、知识、信 息 能够按权限进行保存、共享和使用, 并有一个方便的查找手段。每个单位都 会有大量的文档, 在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因 此,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外,在手工办公的情况 下文档的检索存在非常大的难度。文档多了, 需要什么东西不能及时找到, 甚至 找不到。办公自动化使各种文档实现电子化, 通过电子文件柜的形式实现文档的 保管, 按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后, 比如说, 某个单位来了一 个新员工, 只要管理员给他注册一个身份文件, 给他一个口令, 他自己上网就可 以看到这个单位积累下来的东西, 规章制度、各种技术文件等等, 只要他的身份 符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。▲(五辅助办公。它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、物品管 理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公, 实现了这 些辅助办公的自动化。

▲(六信息集成。我们每一个单位,都存在大量的业务系统,如购销存、ERP 等各种业务系统,企业的信息源往往都在这个业务系统里,办公自动化系 统应该跟这些业务系统实现很好的集成, 使相关的人员能够有效地获得整体的信 息,提高整体的反应速度和决策能力。

▲(七 实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以 及移动办公。现在来讲, 地域分布越来越广, 移动办公和跨地域办公成为很迫切 的一种需求。

随着科技, 经济及社会的不断发展与进步, 管理和办公活动的重要性日渐突 出, 引起了各级领导者, 管理学者以及技术人员的普遍重视。20世纪 60年代以 来, 在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下, 办公室也开始了以自动化为重 要内容的 “ 办公室革命 ” ,也称为 “ 管理革命 ” ,其目标是借助先进的信息处理技术 和计算机网络技术来提高办公效率和质量,将管理与办公活动纳入到自动化 /现 代化的轨道中。办公自动化(简称 OA 是 20世纪 70年代中期在发达国家迅速发 展起来的一门综合性技术。办公自动化或办公信息系统(简称 OIS 是现代信息社 会的重要标志之

一,涉及到系统工程学,行为科学,管理学,人机工程学,社会 学等基本理论以及计算机, 通信, 自动化等支撑技术, 属于复杂的大系统科学与 工程。

科学技术突飞猛进的发展,在各个领域内都改变着人们的工作和生活条件, 社会向着物质文明和不断提高的劳动生产率大踏步前进。科学技术的飞速发展也 使办公室这一传统的以人工(脑力和体力劳动的高度结合 为主的领域内古老的 劳动方式发生了巨大的变化。办公室中使用的各类现代化的办公设备很大程度上 代替了原来的文房四宝, 办公桌上的打字机被计算机文字处理机所取代, 办公室 墙边的文件柜被又小又薄的 “ 磁盘 ” 所取代, 包括记录, 起草, 编辑, 修改, 打印, 存档, 复制在内的办公室常规工作, 无论在时间上还是在空间上都被大大地压缩 了, 这不但减轻或节省了人们的办公劳动, 而且大大提高了办公效率, 改善了办 公环境, 使人们从原先繁重的重复性, 例行性的办公事务中解放出来, 从而有更 多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。用于办公室工作 的这些技术越来越先进, 设备越来越多, 功能越来越强,性能也越来越高, 这为 实现办公自动化和无纸办公创造了必要的条件。例如, 用于处理办公信息和进行 协同工作的各种计算机(包括微型机, 超级小型机和中, 大型机;起草文稿用的文 字(词 处理机;制作报表用的电子表格打印机;编排各种文件,资料格式等的电子 台式出版系统;存放,管理文件和档案用的文档资料管理系统;自动控制各种工作 流程的办公自动化系统;支持远距离协同工作的视频会议系统;计算机通信用的局 部网络系统;用于办公通信的现代化电话机,传真机;复制资料用的复印机等,这 些技术和设备对办公室工作提供有力的支持, 在不同程度上为办公室工作的自动 化提供了现代化的推动手段。

在这些技术和设备中, 对办公室自动化的发展起最显著作用的是计算机信息 处理设备和构成办公室信息通信的计算机通信网络系统。信息处理技术得益于计 算机的高速处理能力, 没有计算机技术就没有现代化的信息处理技术。信息处理 技术也延伸了办公室业务处理的内涵, 成为办公室自动化的主要技术手段, 其内 容也在不断地深化和丰富。近年来, 计算机工业和产品的飞速发展扩大了信息处 理技术的应用范围, 也使办公室信息处理技术向纵深方向发展, 并不断扩大其应 用范围。网络通信技术的发展, 有可能使相隔任意距离的办公室之间, 超越空间 的界限,实现处

于不同地点的办公室之间的同时办公。Internet ,数据仓库与数 据挖掘, 电子邮件, 多媒体信息的传输与处理, 电子数据交换, 信息安全等新技 术使办公室自动化技术更上升到一个新的技术境界。信息处理和信息通信两者的 紧密结合, 使办公室自动化技术具有更高的效能, 也是办公室自动化技术发展的 重要趋势。

办 公 自 动 化 设 备 应 用 与 维 护

班级 :工商管理 2101 学号 :3102103103 姓名 :方华成

第四篇：办公自动化论文

办公自动化技术的发展对秘书工作的影响 论文

摘要:本文主要论述办公自动化技术在现代秘书工作中的应用领域及办公自动化技术的发展对秘书工作产生的负面影响。

关键词 办公自动化 现代秘书工作 影响

一、现代秘书工作中办公自动化技术的发展。

随着现代科学技术的飞速发展,尤其是计算机的普及和网络技术的不断进步，许多现代化的办公设备进入了各级党政机关和企事业单位的办公室。现代秘书工作和过去传统意义上的秘书工作相比，发生了重大变化。以往起草文件材料，都是秘书人员手写,再交给打字员校对打印。而现在，有了电子计算机和打印机、复印机、传真机等一系列现代化的办公设备,秘书人员从文件的起草直到印制，这一系列的工作可以一气呵成。不光是文件材料的起草，办公自动化技术已经渗透到秘书工作的方方面面，比如公文处理、会议组织等等。而且，办公自动化技术在现代秘书工作中的占有重要地位。同时，这也给我们从事秘书工作的人员提出了更高的要求。

二、办公自动化技术在现代秘书工作中的主要应用领域。

（一）办公自动化技术在文书处理中的应用。

1、发文处理

公文的制发，主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。现在，公文的撰写主要是用word软件在电脑上完成。这样的好处主要体现在通过电脑排版的文档，可以很方便地对文档进行修改，且不会留下任何痕迹。文档的字体、字号和格式等均可以根据需要进行设置，使得公文的格式更加规范，也体现出了公文的严肃性和权威性。而且，再加上打印机的复印机等辅助设备，使公文的印制也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻烦。

2、收文处理

以往传送一份文件，多是通过邮政系统靠人工投送，速度相对来说比较慢，而且还不排除在投送过程中会出现丢失、损毁、投送错误等情况。如果是普发性文件，还需要一笔不小的开支。而现在，通过传真机或者网络传输文件，是一种“点对点”的传输方式。一般情况下，只有收发双方知道文件的内容，避免了在文件传送过程中机密的泄露。不仅速度快，而且成本相对低廉。正是因为如此，“无纸化办公”现在越来越受到人们的重视。

3、文书的整理和归档

文件办理完毕之后，就需要把其中有保存价值的那些文件材料作为档案资料分门别类地整理、保存起来，作为以后工作的参考。在过去，这些档案资料常常需要专门的库房和设备来保存。而库房的容量总是有限的，若干年以后，总会饱和。只能再选址建造新的库房，添置新的设备，这无疑需要大笔的资金投入。文件的整理和归档包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等环节，是一系列纷繁复杂的工作，处理起来十分麻烦。任何一个环节上出了问题，都会直接影响到后面工作的进行。尤其是在大型的档案室和档案馆，档案整理工作更加要做到细致、准确。况且，由于档案材料多为纸质的文件，在保管过程中要求比较高。比如，不能有日光直射，还要防火防盗，防止档案的损坏和霉烂等等。而现在，有了现代化的科学技术，这些问题都可以得到解决。我们我们可以把文件资料制作成电子文档，保存在容量巨大的硬盘中或者刻录成光盘，库房和档案柜自然就不需要了。什么时候需要，直接从电脑中调出来就行了。这样算起来，日常的保管成本还是相对低廉的。另外，对于重要的或者珍贵的档案资料，如果需要，还可以采取复制、影印等方式提供复制件，从而更好地保存原件不被损坏。文件的检索工作也可以交给计算机去做。文件标注主题词，就为文件档案实行信息化管理和利用提供了方便。

（二）、办公自动化技术在组织会议中的应用。

无论是党政机关还是公司企业，在日常的管理活动中，大大小小的会议总是必不可少的。而每开一次会议，总是要衍生出一大笔这样那样的费用。比如食宿交通、会议的场地设备、招待费用，文件材料等等。一年下来就是一笔相当大的开支，再加上有的领导，无论大小事情，都把大家召集起来开会。这就使得会议更多，花费更大。以致有外电说中国是“文山会海”，会议泛滥成灾。从某种意义上来说倒也是事实。其实，随着现代科技的发展，我们应该对会议方式进行改革，除了重要的大型会议以外，其他会议可以根据实际情况灵活采用电视、电话、网络会议等新的会议方式。这些方式和传统的会议方式相比，其突出的特点就是方便快捷，不受时间空间的限制。更重要的是其运行成本相对低廉，节约了开支。

开会还有一项重要的工作，就是对领导讲话和会议情况的记录和整理。有人认为，最好的记录方式还是手写速记。它方便、不受场地和设备的限制。只要一支笔、几张纸就可以了。我不否认速记是秘书人员应该掌握的一项基本技能，它具有其他方式不可替代的优越性。但是，在有条件的情况下，把速记和录音、录像、电子速录机等现代化的手段和方式结合起来，效果可能会更好。因为速记的效果和速记人员的能力和水平有很大的关系。而现代科学技术可以弥补人在这方面的不足，把二者结合起来，效果会更好。

三、办公自动化技术给现代秘书工作带来的负面影响及其应对策略。

任何事物都具有两面性，办公自动化技术的发展虽然给现代秘书工作带来了很大的改变，给秘书人员的工作带来了许多便利，但是，也产生了很多负面的影响。而且，随着现代科学技术的日益进步，这些弊端也日益明显，主要表现在以下几个方面：

（一）、网络的不安全因素给信息安全和保密带来的负面影响及其应对策略。

网络是一把双刃剑，它给人类带来了丰富的共享资源和方便的沟通交流的同时，也给人们的隐私和信息安全带来了前所未有的挑战。病毒、黑客、系统漏洞层出不穷，令人防不胜防，你的电脑随时随刻可能被攻击。个人信息被曝光，重要的文件和信息资料被窃取。而秘书人员由于职业的特殊性，在保证信息安全方面更加要高度重视。平时要养成良好的习惯，采取一些必要的措施，保证信息安全。比如：重要文件的加密和备份；定期用杀毒软件查杀病毒；杀毒软件和防火墙要及时升级，更新换代；电子信箱和各种电子帐户的帐号和密码应该设置成“字母＋数字”这种不易被人破译的形式；保存有重要和机密信息的电脑不得连接互联网，等等。由于网络自身存在着各种缺陷，再加上某些别有用心的人的恶作剧，要想彻底消除病毒的危害是不现实的。但是，我们可以采取防范措施尽量降低到最小的程度。

（二）、过分依赖办公自动化不利于秘书人员文字与语言能力的提高。

现代社会，人们的生活已经离不开电脑和网络了。这两样东西本来应该是人类的助手，而现在却有相当一部分人把它们当成了依赖的对象。领导交待起草一份文件材料，秘书根本不用动笔写，连草稿都是在电脑上打出来的。还有的一篇文章东拼西凑，没有条理性，一看就知道是在网上找的材料，东一点西一点拼凑起来的。如果长期这样，秘书驾驭语言、文字的基本能力将会不断退化，久而久之，还会使人变得浮躁，投机取巧，工作不踏实。

现在媒体上经常有这样的报道：有些大学毕业生由于平时过分依赖电脑，很少写字，以致于在求职找工作的时候，填写一份简历，竟然错字连篇，很多常用字都不会写了，用人单位自然不会录取了。我们现在即将走出校门，走向社会，而且我们今后要从事的工作是整天和文字打交道的。所以，我们对于从事秘书工作的一些基本技能，比如文书的起草、调查研究、速记等还是要熟练掌握的。现在的新技术和新设备越来越多，我们都应该努力掌握，但是，笔头上的文字功夫对秘书来说就是基础中的基础，无论到什么时候，电脑始终无法完全取代人脑。只有我们熟练掌握各种基本技能，将来才能胜任秘书工作，对我们自己的个人素质和能力也是一个提高。

四、总结。

办公自动化技术的发展，一方面使现代秘书工作和过去传统的工作方式相比发生了重大变化。许多新技术、新设备的投入使用，极大地促进和推动了秘书工作现代化的发展；另一方面，因为技术本身存在着缺陷，也因为一些人为因素，办公自动化技术也给人类带来了许多新的考验和挑战，有许多新问题等待着人们去解决。但是，总的看起来，办公自动化技术的发展对秘书工作的影响还是积极的，进步的。我们要继续扩大其影响中积极有利的一面，对于其影响中消极的一面，要努力克服，尽量减小。努力提高现代秘书工作中的科技含量，推动和促进办公自动化技术的进步和发展，使其在现代秘书工作中发挥出更大的作用。

第五篇：办公自动化论文

办公自动化

对现代企业运作和管理的影响

————《办公自动化》期末论文

办公自动化对现代企业运作和管理的影响

本学期我选修了一门叫《办公自动化》的课程，记得开学拿到这 门课的教科书时，我简单的翻看了这本书的目录部分，发现这门课程就是教我们怎么做word、excel之类的，这点有点类似于我们大一第一学期上的《计算机应用基础》，于是我便觉得都是已经学过的东西，何必要再学呢？可是，直到真正接触到这门课程的时候我才发现我错了，我把它想得太简单了。

《办公自动化》并不是一门简单的教你使用Microsoft office软件的课程，而是一门教你在现代企业工作中实际运用Microsoft office的课程，它把office软件详细运用到企业的生产、管理、财务等各方各面。认真学习这门课程对我们将来的就业能力有极大的提升作用。

那么，实现办公自动化对现代企业运作和管理有什么影响呢？ 首先我们应当知道何谓“办公自动化”。办公自动化（Office Automation）简称OA，据“百度百科”描述“办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。”办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。随着数字化技术的发展，计算机、通信、办公自动化工具进一步走向融合，计算机已经成为办公自动化最基本的工具，一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术都以计算机为中心。所以要讨论办公自动化对现代企业运作和管理的影响基本可以从计算机的应用对企业运作管理的影响

场之间架起一座“桥梁”。在企业之间有利于加强交流与合作；在企业内部有利于优化的管理组织结构，调整管理体制，增加协同办公能力，强化决策的一致性；在企业与市场之间有利于信息的有效收集，利于企业做出正确的决策。计算机网络对现代企业的发展起着重要的作用，可以说，一个能充分利用计算机网络的企业，才能获得长足的发展，一个不善于利用网络的企业必定会被淘汰。

除了Microsoft office软件和计算机网络之外，其他如计算机安全与维护、其他办公软件和程序的应用对现代企业的运作和管理也有很大的作用，计算机的安全与维护是办公自动化过程的技术保障，而其他办公软件如Outlook、WinRAR、ACDSee、Windows Media Player等软件的应用，对办公自动化有极其重要的辅助作用。

计算机作为办公自动化最基本的工具，是一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术的中心，如果没有计算机，那么现代企业的运作和管理会变成什么样子呢？

通常在办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。如果没有计算机，那么这些工作基本都是由人工来完成，这样不仅工作效率不高，耗费大量的人力物力，而且工作的准确度也会降低，管理起来也有很大的难度。这时候出现了计算机，采用计算机文字处理技术可以生产各种文档，计算机可以存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等可以复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档。这其实都是办公室自动化的

整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

可以这样说，没有计算机，就没有办公自动化；没有办公自动化，就没有现代企业；没有现代企业，就没有现在我们丰富多彩的日常生活。办公自动化自提出到现在已有了20多年的发展历史。这20多年来，不论是生产领域还是生活领域，都因为计算机的广泛应用而发生了翻天覆地的变化。

在生产领域，办公自动化主要为现代企业运作和管理实现了七个功能，(一)建立内部的通信平台；(二)建立信息发布的平台；(三)实现工作流程的自动化；

（四）实现文档管理的自动化；

（五）辅助办公；

（六）信息集成；

（七）实现分布式办公。这七个功能基本就是办公自动化对现代企业运作和管理的影响的概括。

我们为什么要学习“办公自动化”？由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。越来越多的人已经认识到学会使用计算机的重要性，迫切的希望掌握计算机的基础知识和操作技能，以适应现代社会发展的需要。

不仅是我们个人，这也是现代企业所需要的，办公自动化已成为企业现代化管理的必然趋势。相信不久的将来办公自动化可以更加广泛的应用，新一轮的变革即将到来。

曾献文2010010405 10级本会四班