23办公自动化管理规定

第一篇：23办公自动化管理规定

办公自动化系统管理规定14HJGB-523-201

1办公自动化系统管理规定

1范围

本标准规定了公司办公自动化OA系统的运行、维护、使用和管理要求，确保OA系统安全、可靠、稳定地运行，促进公司网络的健康发展。

本标准适用于公司机关各部室、各二级单位（项目部）OA系统的使用。

2引用文件

计算机软件工程国家标准

3相关术语

3.1办公室自动化（Office Automation）缩写OA。为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。

3.2电子签章:泛指所有以电子形式存在，依附在电子文件并与其逻辑关联，用以辨识电子文件签署者身份，保证文件的完整性，并表示签署者同意电子文件所陈述事实的内容。4管理内容与要求

4.1信息中心职责

4.1.1 信息中心为OA系统建设和管理的实施机构。负责公司OA系统的日常运行、管理维护工作。

4.1.2 发生软件报错等情况，信息中心应及时解决。在不能自行解决的情况下，应及时联系软件公司技术人员；若软件需要更改应及时为系统做补丁程序，以保证OA系统的正常运行。

4.1.3 用户发生死锁情况应向信息中心反映，信息中心应及时为用户解锁，以保证用户工作的正常开展。

4.1.4 各部门根据实际工作情况制定或修改相应工作流程，通过“新增或变更流程申请”流程提交申请，经公司相关领导审批确认后提交信息中心制定或修改OA流程。信息中心应在领导审批通过后2个工作日内，完成OA系统中的流程制定或修改工作。流程订制完成后，信息中心需将新流程在公司公告上予以公示。

4.2文件发送与接收

4.2.1各单位下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原

则上统一采用办公自动化系统（OA）发送。各单位文件制作、发送、督办、存档和上报时，发出的电子文档必须具有符合规范的文字及格式(参见经理办公室《关于规范公文拟搞格式的通知》)。内部形成文件正文内容必须添加在“发文签发卡”前。

4.2.2公司的正式文件及其它需要签发的公文，按流程起草、审核、签发，统一由经理办公室编号、打印、使用OA软件发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印若干份存档和上报。需要在公司公告内发布的公文，在公文签发卡中注明该公文需刊登在公司公告内，由经理办公室负责在公司公告内发布。

4.2.3所有需领导审批的流程必须添加在公文中，只需领导阅览的文字在附件中添加。

4.2.4所有OA用户每天必须及时登录OA系统查看文件，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。

4.2.5电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

4.2.6流程最后节点的办理人员，在流程办理完毕时应发文传阅给相关部室及人员。

4.2.7各单位、各部室应有专人负责电子印章的管理。信息中心负责将印章制作成电子文档，并培训各部室电子印章负责人如何使用。各电子印章负责人应注意保管好印章口令，正确使用印章。

4.2.8各单位须指定专人负责OA系统及文件的管理。

a)党群工作部负责公司新闻的发布，公司新闻、新动态应在OA系统“公司新闻”中及时发布。

b)公司各项通知、公告、发文等由经理办公室在“公司公告”中及时发布。

c)部门公告发布本部门的事项、动态等，由各部门文件管理员负责发布。

d)“公司新闻”、“公司公告”发布责任人及各部门文件管理员另行下文授权。

4.3OA内部邮件的管理

每个用户应自行做好OA邮箱的管理工作,及时对邮箱中的邮件归档及清理。

4.4用户注册和注销

OA系统用户增加，由人力资源部在三个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交信息中心，信息中心应及时完成该用户的OA用户注册。OA用户离职，人力资源部及时告知信息中心，以注销相关人员账户。

4.5安全管理

所有OA系统使用者应保管好用户密码口令，不得随意泄漏。用户不用OA系统时或离

开计算机时应及时将OA系统注销后关闭，以避免用户个人信息或公司机密泄露。

4.6文件共享与存档

4.6.1 各部室文件管理员应做好文件的分发、存档和打印工作。

4.6.2 信息中心对OA系统信息每季度备份一次，刻录成光盘，存入公司档案科。5 检查、考核与奖惩

5.1由信息中心负责OA系统使用的日常检查。

5.2具体奖惩办法参照员工管理规定和计算机管理规定等相关规定执行。6附则

本规定自2011年1月1日起实施，由工程技术部负责解释。

编制：工程技术部审核：胡秋英批准：张传玉

第二篇：办公自动化网络管理规定

办 公自动化网络管理规定 信息来源：平阴县物价局|信息编发：信息网络中心|发布日期：2009-03-10

各科室：

为了保障本部门计算机网络系统的运行安全和信息安全，加强网络的管理，合理使用设备，合法利用网络，推动办公自动化进程，促进信息交流，全面提高办事效 率，根据国家有关计算机网络管理办法和部门实际，特规定如下：

一、各科室切实加强对计算机的使用管理，科室负责同志统揽负责，加强监管，对配备的每台计算机都要责任到人，确定专人管理，禁止局外人员使用。

二、允许通过网络下载必要的工作资料和信息。

三、各科室办理的文档一律复制到共享文件夹中进行共享和交流。

四、通过网络对外发布信息或宣传资料需经过局长审阅。

五、不得搜索、浏览、复制、发布、传播含有危害国家安全、泄密国家秘密、损害国家利益、不利于民族团结，不利于社会安定、淫秽、色情、教唆犯罪及法律、法 规禁止的有关信息；不得发布影响物价局形象以及侮辱诽谤他人、侵害他人合法权益的信息；不得利用网络擅自张贴网页或侵害他人计算机系统；不得非法截获、篡 改、删除他人电子邮件或者其他数据资料；不得进入娱乐站点或进入收费网站进行娱乐活动；不得利用计算机及网络进行玩游戏、听音乐、看电影、上网聊天、炒股 票等活动。

六、本局工作人员违反本规定，产生费用的均由个人承担，造成不良影响的，由当事人承担一切责任，并视情节轻重予以处罚，构成犯罪的，交有关部门依法追究刑 事责任。并立即取消该科室的网络使用权。

七、对违反计算机操作规程、擅自下载、使用自备软盘、游戏盘造成计算机病毒感染，应立即杀毒，因病毒造成硬件损毁的，由当事人赔偿10%-50%的损失。

八、为节约办公成本，除接收价格举报系统必须运行和必要时间加班外，其他科室下班时间一律关闭微机，停止电脑作业。

九、本规定自下发之日起执行。

平阴县物价局 二○○五年六月十五日

第三篇：公司办公自动化管理规定[推荐]

目的 为强化公司办公自动化系统的管理，确保系统各功能有效运行，信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理，提高工作效率。适用范围

本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。术语和定义

电子公文：电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如：（决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等）。文秘部落职责

4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门，对公司办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门，对公司办公自动化系统能否正常运行负责，并负责对永久保留的信息备份工作。

4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。

4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门，对解放经销商办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门，对解放服务站办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。管理要求

5.1 电子公文管理规定。

5.1.1 电子公文与纸质公文关系。

5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理，按纸质公文办理程序处理电子公文。

5.1.1.2电子公文行文关系，与纸质公文的行文关系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。

5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致，包括：公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。

5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理，其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。

5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令，并保守秘密，在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。

5.1.3 对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发附件，仍以纸质方式发送，但要形成简要说明，进入业务流程，批复工作仍在办公系统中进行。

5.1.4 使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看“待办事宜”，并签署意见。

5.1.5国家秘密级以上（含秘密级）和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。

5.1.6各部门在收到电子公文后，有必要复制成一份（经发文机关批准可复制成多份）纸质公文，应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章（电子公文复制专用章图样附后）注明复制单位、日期、份数，然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。

5.1.7 电子公文处理和存储，必须采用专用的计算机和存储设备，由收到电子公文的人员负责管理，确保有关设备的安全。

5.1.8 电子公文介质[硬（软）磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理：

5.1.8.1 电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。

5.1.8.2 电子公文介质的维护和维修，由公司电算室负责。

5.1.8.3 电子公文介质的销毁，等同纸质公文的销毁，须进行登记并由两人监销，确保不漏销、不丢失。

5.1.9用户认证管理。

5.1.9.1用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码，日常要求每隔1个月修改用户密码。

5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。

5.1.10用户管理。

5.1.10.1用户重新审核：将现有的oa用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。

5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增(变更)用户表（附后），本部门领导签字后，到人力资源开发室盖章确认，由电算室创建用户。

5.1.10.3用户权限变更：当对用户权限有特殊需要时，请填写用户权限变更表（附后）。

5.1.10.4用户变更：人员流动时，由人力资源开发室填写用户新增（变更）表（附后）提供给电算室，由电算室对这些用户变更所属部门。

5.1.10.5用户注销：人员调离，退休、退养、离职时，由人力资源开发室填写用户注销表（附后）提供给电算室，由电算室注销用户。

5.1.11用户组管理。

5.1.11.1用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出后，由各主管部门重新审核。

5.1.11.2新用户组申请程序：由使用部门填写用户新增（变更）表（附后），与电算室协商创建。

5.1.11.3用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维护。

5.1.11.4用户组信息的发布：为方便查询各用户组包含的成员，电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。

5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。

5.1.13系统操作要求。

5.1.13.1要求每天早8：00打开oa办公系统，下班时触发按钮，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。

5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。

5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。

5.1.14信息管理要求。

5.1.14.1电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间小于100m。

5.1.14.2通知公告、留言板：文档保留一个月时间，超期后由电算室对文档进行删除。

5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档进行维护。

5.1.14.4政策法规、经济责任制：由企管办对文档进行定期维护。

5.1.14.5信息发布、信息收集：由指定部门的专人负责维护。

5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责备份。

5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份

5.

2经销商电子公文管理规定。

5.2.1每家经销商一个用户名，由专人管理与使用，用户名和密码要有两人知晓，避免人员调动，其他人不能登录。

5.2.2上机人员调离工作岗位，新的操作人员应及时更改用户设置。

5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码，并保守秘密。

5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。

5.2.5不许将ie浏览器设置成“表单自动提示密码”。

5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件，一经发现，作为劣迹记入经销商综合考评。

5.2.7使用人员要每日登录系统，至少保证早、晚各一次，并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。

5.3服务商电子公文管理规定。

5.3.1外来公文进行登记、处理，在收文流程中处理，例如：一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.2服务站内部制定的公文，需按流程办理且归档，在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息，经筛选整理编辑后形成各种主题刊物，进行发布。例如：质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。

5.3.4公共服务为各服务站提供资料和服务，资料内容由服务管理部整理更新后供查询、使用。

5.3.4.1服务系统通讯录，供服务站使用，主要由贸易公司电算室负责。

5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写，以供服务站查看。

5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料，例如：新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。

5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等，各服务站均可发布。

5.3.5直接发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。

5.3.6关于磁盘上机使用的规定。

5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘，必须由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后，方可上机使用。

5.3.6.2外单位人员来服务站上机时，所带磁盘必须由服务站站长同意，经作病毒检查确认无病毒后，方可上机使用。

5.3.6.3发现病毒时，操作者不得擅自处理，须经服务站计算机管理负责人查明原因后，责成专人处理。

6相关文件

（无）

7相关记录及保存期

7.1新增(变更)用户表 保存期限 五年

7.2用户权限变更表 保存期限 五年

7.3用户注销表 保存期限 五年

第四篇：公司办公自动化管理规定

公司办公自动化管理规定

1目的为强化公司办公自动化系统的管理，确保系统各功能有效运行，信息及时处理和反馈，公司办公自动化管理规定。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理，提高工作效率。

2适用范围

本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。

3术语和定义

电子公文：电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如：（决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等）。文秘资源网

4职责

4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门，对公司办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况，管理制度《公司办公自动化管理规定》。

4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门，对公司办公自动化系统能否正常运行负责，并负责对永久保留的信息备份工作。

4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。

4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门，对解放经销商办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门，对解放服务站办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

5管理要求

5.1电子公文管理规定。

5.1.1电子公文与纸质公文关系。

5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理，按纸质公文办理程序处理电子公文。

5.1.1.2电子公文行文关系，与纸质公文的行文关系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。

5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致，包括：公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。

5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理，其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。

5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令，并保守秘密，在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。

5.1.3对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发附件，仍以纸质方式发送，但要形成简要说明，进入业务流程，批复工作仍在办公系统中进行。

5.1.4使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看“待办事宜”，并签署意见。

5.1.5国家秘密级以上（含秘密级）和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。

5.1.6各部门在收到电子公文后，有必要复制成一份（经发文机关批准可复制成多份）纸质公文，应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章（电子公文复制专用章图样附后）注明复制单位、日期、份数，然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。

第五篇：公司办公自动化管理规定

目的 为强化公司办公自动化系统的管理，确保系统各功能有效运行，信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理，提高工作效率。适用范围

本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。术语和定义

电子公文：电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如：（决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等）。文秘资源网职责

4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门，对公司办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门，对公司办公自动化系统能否正常运行负责，并负责对永久保留的信息备份工作。

4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。

4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门，对解放经销商办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门，对解放服务站办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。管理要求

5.1 电子公文管理规定。

5.1.1 电子公文与纸质公文关系。

5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理，按纸质公文办理程序处理电子公文。

5.1.1.2电子公文行文关系，与纸质公文的行文关系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。

5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致，包括：公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。

5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理，其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。

5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令，并保守秘密，在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。

5.1.3 对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发附件，仍以纸质方式发送，但要形成简要说明，进入业务流程，批复工作仍在办公系统中进行。

5.1.4 使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看“待办事宜”，并签署意见。

5.1.5国家秘密级以上（含秘密级）和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。

5.1.6各部门在收到电子公文后，有必要复制成一份（经发文机关批准可复制成多份）纸质公文，应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章（电子公文复制专用章图样附后）注明复制单位、日期、份数，然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。

5.1.7 电子公文处理和存储，必须采用专用的计算机和存储设备，由收到电子公文的人员负责管理，确保有关设备的安全。

5.1.8 电子公文介质[硬（软）磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理：

5.1.8.1 电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。

5.1.8.2 电子公文介质的维护和维修，由公司电算室负责。

5.1.8.3 电子公文介质的销毁，等同纸质公文的销毁，须进行登记并由两人监销，确保不漏销、不丢失。

5.1.9用户认证管理。

5.1.9.1用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码，日常要求每隔1个月修改用户密码。

5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。

5.1.10用户管理。

5.1.10.1用户重新审核：将现有的oa用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。

5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增(变更)用户表（附后），本部门领导签字后，到人力资源开发室盖章确认，由电算室创建用户。

5.1.10.3用户权限变更：当对用户权限有特殊需要时，请填写用户权限变更表（附后）。

5.1.10.4用户变更：人员流动时，由人力资源开发室填写用户新增（变更）表（附后）提供给电算室，由电算室对这些用户变更所属部门。

5.1.10.5用户注销：人员调离，退休、退养、离职时，由人力资源开发室填写用户注销表（附后）提供给电算室，由电算室注销用户。

5.1.11用户组管理。

5.1.11.1用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出后，由各主管部门重新审核。

5.1.11.2新用户组申请程序：由使用部门填写用户新增（变更）表（附后），与电算室协商创建。

5.1.11.3用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维护。

5.1.11.4用户组信息的发布：为方便查询各用户组包含的成员，电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。

5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。

5.1.13系统操作要求。

5.1.13.1要求每天早8：00打开oa办公系统，下班时触发按钮，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。

5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。

5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。

5.1.14信息管理要求。

5.1.14.1电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间小于100m。

5.1.14.2通知公告、留言板：文档保留一个月时间，超期后由电算室对文档进行删除。

5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档进行维护。

5.1.14.4政策法规、经济责任制：由企管办对文档进行定期维护。

5.1.14.5信息发布、信息收集：由指定部门的专人负责维护。

5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责备份。

5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份

5.2经销商电

子公文管理规定。

5.2.1每家经销商一个用户名，由专人管理与使用，用户名和密码要有两人知晓，避免人员调动，其他人不能登录。

5.2.2上机人员调离工作岗位，新的操作人员应及时更改用户设置。

5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码，并保守秘密。

5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。

5.2.5不许将ie浏览器设置成“表单自动提示密码”。

5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件，一经发现，作为劣迹记入经销商综合考评。

5.2.7使用人员要每日登录系统，至少保证早、晚各一次，并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。

5.3服务商电子公文管理规定。

5.3.1外来公文进行登记、处理，在收文流程中处理，例如：一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.2服务站内部制定的公文，需按流程办理且归档，在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息，经筛选整理编辑后形成各种主题刊物，进行发布。例如：质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。

5.3.4公共服务为各服务站提供资料和服务，资料内容由服务管理部整理更新后供查询、使用。

5.3.4.1服务系统通讯录，供服务站使用，主要由贸易公司电算室负责。

5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写，以供服务站查看。

5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料，例如：新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。

5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等，各服务站均可发布。

5.3.5直接发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。

5.3.6关于磁盘上机使用的规定。

5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘，必须由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后，方可上机使用。

5.3.6.2外单位人员来服务站上机时，所带磁盘必须由服务站站长同意，经作病毒检查确认无病毒后，方可上机使用。

5.3.6.3发现病毒时，操作者不得擅自处理，须经服务站计算机管理负责人查明原因后，责成专人处理。

6相关文件

（无）

7相关记录及保存期

7.1新增(变更)用户表 保存期限 五年

7.2用户权限变更表 保存期限 五年

7.3用户注销表 保存期限 五年