唐山港陆钢铁办公自动化管理规定（五篇范例）

第一篇：唐山港陆钢铁办公自动化管理规定

唐山港陆钢铁有限公司（通知）

[2009]第69号

唐山港陆钢铁有限公司

关于印发《办公自动化管理规定（试行）》的通知

各分厂、处、室，直属科、站：

现将唐山港陆钢铁有限公司《办公自动化管理规定（试行）》印发给你们，望认真遵照执行。

附：《办公自动化管理规定（试行）》

2009年6月1日

主题词：办公自动化管理规定通 知唐山港陆钢铁有限公司办公室2009年6月1日印发

（共印40份）

唐山港陆钢铁有限公司

办公自动化管理规定（试行）

根据当前公司公文运行情况，结合OA系统实际，制定本管理规定。我公司OA系统由公司级闭环运行系统和厂处级闭环运行系统两级组成，本规定仅针对公司级网络制定，厂处级网络文件运行管理参照本规定执行。

一、OA系统文件运行管理

在OA系统中运行的文件主要包括职能处室负责管理的文件和公司办公室统一管理的文件。

（一）各职能处室负责管理的文件

各职能处室负责管理的文件主要包括各类专业表单、以本部门名义或联合其他部门向公司内部其他部门下发的通知、通报、管理规定等相关文件。各职能部门归口管理的文件流转和文件归档等工作由本部门管理，其中表单或协同模板主要分为以下几类：

1、财务类表单

（1）工程付款通知单（焦化、钢铁），由工程管理处财务组组长制单，工程处处长、财务总监、总经理审批后由出纳办理；

（2）出差审批单，由出差人制单，本部门领导或公司领导审批后转财务人员备查；

（3）费用报销单（车补），适用于执行相关政策的厂处级以上管理人员制单；

（4）差旅费报销单，由出差人填制，将相关原始单据整理后交记账会计审核，财审处副处长复核后转给出差人部门领导、财务总监、行政副总等审批，最后交出纳办理；

（5）港陆钢铁（焦化）付款通知单，由财审处结算科长制单，经营副总、总经理、财务总监审批后交出纳办理；

（6）现金支领单，由支领人填写后交其部门领导审批，如果金额大于等于5000元，需按照总经理、财务总监顺序审批，小于5000元的直接由财务总监审批，交出纳办理；

（7）费用报销单（招待费），适用于含招待费在内的费用类

报销，由报销人填制，经记账会记、财审处副处长审核后转本部门领导、财务总监、行政副总等领导审批后政务科进行登记，再交出纳办理；费用报销单不含招待费的参照上条执行，财务总监审批后交出纳办理。

2、人事类

（1）用人申请表（增加定员），各职能处室由劳资员填写后按相关流程审批，各分厂由办公室劳资员填制、主任审核、本部门领导审批后，按照企业规划管理处企管科科长企业规划管理处处长、人事处处长、人事副总的顺序审批（非普工的其他人员须加签总经理审批），由人事处人事科科长办理；

（2）补员申请，职能处室由劳资员填写后按相关流程审批，各分厂由办公室劳资员填制、主任审核、本部门领导审批后转人事处审批办理；

（3）外委培训请示，职能处室由劳资员填写后按相关流程审批，各分厂由办公室劳资员填制、主任审核、本部门领导审批后，转人事处按照培训组组长、人事处处长、人事副总、总经理的顺序审批后，由人事处培训组组长办理；

（4）内部培训请示，职能处室由劳资员填写后按相关流程审批，各分厂由办公室劳资员填制，经主任审核，本部门相关领导审批后，转人事处办理；

（5）员工离厂结算单，职能处室由劳资员填写后按相关流程审批，各分厂由办公室劳资员填制、主任审核、本部门领导审批后，转相关部门办理；

（6）人事任免决定，须填制发文审批卡，按本规定第（二）项第2条执行。

3、行政类

（1）公务用车申请单，用车人填写，经相关领导审批后由公司办公室小车队办理；

（2）固定资产申请表，适用于各分厂设备类固定资产申请手续，由各单位相关部门填写，经本部门领导审批后转设备机动处、总经理、财务部门审批，设备机动处承办。

4、业务类

（1）设备、零部件外委检修申请表，由各单位相关部门填写，经主管领导审批后转设备机动处、供销处审批办理；

（2）外委工程申请表，由各单位相关部门填写，由部门领导、单位主管领导、设备机动处、工程管理处审批办理。

5、供销类

进出口合同（流程模板），结算合同，内部运输合同，销售补充合同，外发运输合同，销售质量异议，原材料补充合同，设备合同-工业品买卖合同（工程管理处），备件合同，销售合同，原料采购合同，原料、备件招标申请，销售招标申请，车辆维修维护申请，日发运计划，材料成本报表，由业务人员起草相关文本，转本部门相关领导、法务员、经营副总、财务总监、总经理等审批，合同审批完毕由合同管理员负责打印、盖章、存档等。

6、计划类文件（设备管理类计划、购销计划类）

由各分厂机动科和后勤处室在ERP系统中进行申报，生产经营计划由公司办公室发红头文件。

7、各职能处室直接发布的管理类文件

由发起人发起，报送本部门主要领导审批后，报主管的公司级领导审批，由本部门发布。

8、各部门自行建立的协同文件

除非需要在系统与须其他部门共享外，不能存放在系统文件夹中。除特殊情况外，各类音频、视频、较大的PDF等电子文件不能存放在系统文件夹中。

9、经济责任制、生产报表自由协同。

（二）由公司办公室统一管理的文件

除由职能部门管理的文件外，其它文件均应上报公司办公室，由公司办公室统一管理，具体操作如下：

1、请示类文件

各部门上报的请示类文件由部门主要领导审批后转公司办公室政务科（政务科后应不设节点）。政务科进行文件下载，根据文件内容填制OA系统文件传阅单，经公司办公室主任审批签发拟办意见后转政务科，由政务科按办公室主任拟办意见进行流转，经有权限的公司领导批准后，由政务科发布到请示单位和承办单位。

2、管理性文件

管理性文件制作单位须使用发文审批卡。发文审批卡由发起人发起，经本部门领导审核同意后上报，由政务科审核，由公司

办公室主任签署复核意见并视内容进行加签、减签（如管理制度要加签到企业规划管理处），会签后交公司副总审核、总经理签发；总经理签发后由封发秘书封发、发送、并进行分发、公文交换和归档等工作。

3、上级来文

由公司办公室负责扫描电子文档入网，由公司办公室主任签发拟办意见，由政务科按拟办意见流转，并发布给承办单位a承办。

4、分发的文件由各收文件单位进行签收。

5、各单位自行管理的文件管理流程可参照本管理规定执行。

二、系统维护的行政管理

1、管理单位职责

公司信息中心负责公司办公自动化系统的规划、建设、维护和管理。其主要职责:负责规划、设计、实施和完善公司管理办公自动化系统，各部门不得自行修改或安装规定范围以外的软件；制定信息管理相关制度，负责办公自动化系统的培训、会同有关部门对部门管理员进行考评；负责日常的网络运行维护，各应用单位需要制作本单位独有的表单、固定的协同模板时，由各单位提出完整的需求报告，由本部门主管领导审批后由信息中心统一制作。如需要制作的表单、固定的协同模板与其它单位有关联时，经各单位主管领导共同协商、审批后，由信息中心统一制作。

2、使用单位及人员职责

（1）保密和安全。系统管理员密码由信息中心负责，不允许转告他人，系统管理员不得自行修改任何用户密码，如变更须结合本人，定期做好数据备份工作。其他用户密码由个人在初次登陆系统后进行必要的修改，密码设置至少6位以上，不能过于简单，不能向无关人员透露。

（2）用户在系统中上传的电子公文、数据报表、各类电子文档，应严格设置安全保密权限，各类人员要按保密级别上传，不能以公告、调查、请示、报告方式上传；不能选择全员，必须以指定特定人员协同方式上传，不得上传非法信息，临时性或不重要的资料不应存放在系统文件夹中。

（3）用户在系统中上传的电子公文、数据报表、各类电子文档，系统管理员每月的最后1个工作日，清理系统服务器，同时对服务器上过时的信息、硬盘碎片、数据库压缩、临时文件等，进行安全运行清理。

（4）新组建的部门应及时申报本部门的相关信息及相关需求，信息中心应同有关领导研究后进行实施及培训等工作；部门更名或进行内部调整或取消前，各部门应在系统中通知信息中心，以便及时、准确地进行相应的技术处理。

（5）厂处及各直属单位要确定1-2名部门管理员（同时兼任本部门公文收发员），负责部门的办公自动化系统应用指导、用户管理、部门空间管理和文件存档等工作，部门管理员对本部门的办公自动化工作负总责。部门管理员岗位调整或辞职前应提前1周通知信息中心，由本单位领导和信息中心负责办公自动化方面的交接工作，不进行必要交接影响系统正常运行或造成不良影响的将对所在部门进行考核。

（6）各部门相关人员在上班时间内登录办公自动化系统，特别是领导和关键岗位员工，按操作手册或系统帮助的提示进行操作，发现问题及时向部门管理员或信息中心反馈。

（7）各单位有关请示、申请、购买、审批、信息发布等工作一率在公司自动化办公系统上完成，对于能在系统中完成的工作，仍然以书面形式进行的，公司领导不再受理（特殊情况除外）。

三、考核规定

公司办公室、财审处、企业规划管理处和信息中心每季度对各单位办公自动化工作综合考评一次，对办公自动化工作成绩优秀、节能降耗成绩显著的单位奖励500-1000元，对优秀部门管理员奖励100-300元，对于工作开展效果不好的单位考核500-1000元。

对违反规定造成不良后果的，对当事人考核50-200元，给公司造成损失或违法者按相关规定追究当事者责任，并对部门管理员进行相应考核。

四、附则

1、本规定自2009年6月2日起试行。

2、本规定由公司信息中心负责解释。

3、公司信息中心根据系统运行情况有权作必要调整。

第二篇：东方陆港装修施工人员管理规定

东方陆港装修施工人员管理规定

为了加强路劲大厦内部治安安全管理，保证内部工作正常运行及各施工装修单位工作的顺利进行，特制定装修施工人员管理规定如下：

1、在大厦内的施工单位（包括短期、临时装修队），均应设一名专职或兼职安全员，负责检查日常施工，并对施工人员进行安全教育，自觉遵守本公司的各项规章制度。

2、施工单位进场时须到物业管理处办理申请手续，并交纳相应的押金，退场时需到物业管理处客服中心退还出入证及出示出门物品清单。

3、施工人员出入大厦或在施工区内，必须随身佩戴（佩戴于左胸位置）出入证，发现未带者没收其出入证（不在退还装修出入证押金），并立即清除出场。

4、严禁施工人员在工作期间饮酒，严禁赤背、着短裤、穿拖鞋在大厦公共区域内行走严禁随地吐痰、喧哗、打闹、赌博饮酒等一经发现没收其出入证（不在退还装修出入证押金），并立即清除出场，并处以200元罚款；

5、严禁施工人员及装修企业一证多用（即办理一个装修手续，给多家装修），违者禁止其在大厦内进行装修活动，并扣除装修施工企业的装修押金。

6、施工人员施工不准带违禁品（易燃易爆物）进入楼层，特殊情况经安全部同意后可少量带进，做到一日一清，并必须设专人管理。

7、施工人员之间纠纷引起打架斗殴损坏公共财物者，除加倍赔偿外，肇事者双方需缴纳罚金200元，对故意损坏公共设施者送交公安部门处理。

8、对于施工的楼层部位，存在不安全隐患和不卫生状况，经大厦安全管理人员书面通知后，不按期整改，责令其停工整改并处以500-3000元罚款。

9、所有施工人员未经物业管理处批准，任何人不准在施工现场留宿，一经发现将被清出现场，并对装修施工单位处以300-1000元罚款。

10、各施工现场有火灾隐患的应及时排除，如未及时排除而造成事故的，由施工单位（装修队）承担全部责任。

11、大厦内部的消防设备、器材未经安全部同意，任何人、任何部门（包括内部工作人员）不能随意动用（发生火情时除外），发现者将依照《消防管理条例》处理。

12、严禁施工人员在施工现场或其他非卫生间地点随地大小便，不得在非施工区域滞留和闲逛，一经发现没收其出入证（不在退还装修出入证押金）立即清除出场，并处以100元罚款。

13、施工人员出入大厦所携带物品，必须到物业管理处办理物品放行手续，经安全人员检查后方可带出大厦。

14、施工过程中如对楼内或楼外设施（如电梯、楼梯等）造成损坏的，视情节轻重支付赔偿金。

15、凡违反《治安管理处罚条例》者，本公司有权将其送至公安部门进行处理。

本公司（人）为确认已详细阅读河南顺驰物业管理有限公司制定的“路劲大厦装修施工人员管理规定”，同意遵守并承担违反本管理规定的相关处罚。

承诺人（签章）：

年月日

第三篇：股权质押协议书(港陆钢铁)A++（本站推荐）

股权质押协议书

本协议由签约各方于2004年11月23日于中国北京市签署。

鉴于以下所述：



1、唐山港陆钢铁有限公司（以下称“港陆钢铁”）与青岛健特生物投资股份有限公 司（以下称“健特生物”）业已于2004年11月23日签署了《股权转让协议书》。

2、《股权转让协议书》约定，港陆钢铁将其持有之唐山港陆焦化有限公司（以下 称“港陆焦化”）75％的股权转让予健特生物，股权转让价款共计人民币贰亿贰仟玖佰 玖拾万元整（小写：￥229,900,000元），由健特生物分期向港陆钢铁支付上述股权 转让价款。



3、港陆钢铁拟以其在上述股权转让完成之前所持有的港陆焦化75％的股权质押予 健特生物，为港陆钢铁与健特生物于2004年11月23日签署之《股权转让协议书》条款 约定之人民币壹亿壹仟伍佰万元整（小写：￥115,000,000元）的股权转让预付款的 偿还提供股权质押担保。

基于以上鉴于条款所述，签约各方经过友好协商，依据中华人民共和国相关法律 法规特议定如下条款，以兹共同信守。

第一条签约各方

甲方：青岛健特生物投资股份有限公司

法定代表人： 陈青 董事长

住所：中国山东省青岛市太平角六路12号

乙方：唐山港陆钢铁有限公司

法定代表人： 杜振增 董事长

住所：中国河北省遵化市建明镇穆家庄村南

第二条 质押之股权



1、本协议所称质押之股权是指乙方合法持有的港陆焦化75%的股权。



2、乙方保证对其持有的上述港陆焦化75%的股权享有完整的所有权与处置权。第三条 关于股权质押



1、乙方承诺，乙方将其合法持有的港陆焦化75%的股权全部质押予甲方，以为甲 乙双方于2004年11月23日签署之《股权转让协议书》（以下称“主合同”）条款约定之 人民币壹亿壹仟伍佰万元整（小写：￥115,000,000元）的股权转让预付款的偿还提 供股权质押担保。



2、乙方承诺，乙方应自本协议生效之日起十日内，将其合法持有的港陆焦化75% 的股权质押予甲方，且办理完毕相关的登记备案手续。



3、本协议各方确认并同意，在股权质押期间，未经甲方书面同意，乙方不得擅自 以任何方式（包括但不限于转让、赠与、质押）处置其所持有的港陆焦化75%的股权中 的全部或任何部分。



4、本协议各方确认并同意，在股权质押期间，港陆焦化召开任何董事会，乙方必 须事先通知甲方；相关的董事会决议，必须于会后及时提交甲方。



5、本协议各方确认并同意，在股权质押期间，未经甲方书面同意，乙方基于其股 东权利的行使，保证港陆焦化不得进行任何形式的利润分配。



6、本协议各方确认并同意，在股权质押期间，甲方随时有权要求乙方，基于乙方 股东权利的行使，获得港陆焦化的章程、财务报表及其他相关公司文件。

第四条 质押担保的范围



1、质押担保的范围为主合同约定之乙方届时应当履行之人民币壹亿壹仟伍佰万元

整（小写：￥115,000,000元）的股权转让预付款的偿还义务。



2、质押担保的范围包括港陆钢铁因违反主合同约定之人民币壹亿壹仟伍佰万元整（小写：￥115,000,000元）的股权转让预付款的偿还义务而对甲方造成的损失，及因 上述义务履行而产生的违约金、赔偿金、实现债权的费用和其他所有应付费用。第五条 质押权实现

本协议各方确认并同意：



1、若乙方未能按照主合同的约定，履行上述主合同约定之人民币壹亿壹仟伍佰万 元整（小写：￥115,000,000元）的股权转让预付款的偿还义务，则甲方有权按照相关 法律法规之规定处置本协议项下质押股权。



2、处理质押股权所得价款，不足以偿还债务和费用的，甲方有权另行追索。第六条 质押权终止

本协议各方确认并同意，满足如下条件之一，则本协议项下质押权终止：



1、若乙方业已按照主合同的约定，履行了上述主合同约定之人民币壹亿壹仟伍佰 万元整（小写：￥115,000,000元）的股权转让预付款的偿还义务，则本协议项下质押 权终止，甲方应偕同乙方到相关机关办理质押撤销登记。



2、若乙方另行向甲方提供了等值的、经甲方书面认可的抵押物、质押物，并办理 完毕相关登记备案手续，则本协议项下质押权终止，甲方应偕同乙方到相关机关办理质 押撤销登记。



3、若主合同约定之主合同生效条款业已全部满足，则本协议项下质押权终止，甲 方应在办理主合同约定之港陆焦化75%的股权过户手续之前1个工作日，偕同乙方到相 关机关办理质押撤销登记。

第七条 保证与承诺



1、甲乙双方各自向对方保证，本协议签字人均已获得必要的全部授权，并且本协 议签字时已经获得己方必要的全部的批准或者授权（包括但不限于政府批文、股东会、董事会决议批准或授权）。本协议签字盖章后，任何一方均不得以本协议未获得批准 或者授权而主张本协议无效。



2、甲乙双方各自向对方保证，本协议的签订和履行不违反其作为当事人的其他合 同、协议和法律文本；

本协议生效后，任何一方不得以本协议的签署未获得必要的权力和违反其作为当 事人的其他合同、协议和法律文本为由，而主张本协议无效或对抗本协议项下义务的 履行。

第八条 违约责任



1、本协议正式生效后，各方应积极履行有关义务，任何违反本协议约定及保证条 款的行为均构成违约，违约方应赔偿守约方因之造成的损失，并向守约方支付上述本协 议之交易标的额之10%的违约金；损失的赔偿及违约金的支付不影响违约方按照本协议 的约定继续履行本协议。



2、尽管本协议将于本协议约定之生效日期生效，但本协议双方确认和同意，在本 协议签订后，如果由于任何一方毁约或未能履行其在本协议生效前应当履行的任何义 务，致使本协议无法履行，则该方应赔偿其他守约方因本协议无法履行所产生的全部 损失。

第九条 法律适用与争议的解决



1、本协议的订立、效力、变更、解释、履行、终止和由本协议产生或与本协议有 关之争议的解决，均受中国（不包括中华人民共和国香港、澳门特别行政区及台湾）法律的管辖。



2、因履行本协议所发生的或与本协议有关的一切争议，签约各方应通过友好协商 解决，如果协商不成，协议任何一方均有权向人民法院提起诉讼，并由中国上海市之人 民法院管辖。

在诉讼过程中，对于本协议中不涉及诉讼内容的条款继续有效，签约各方必须继 续履行。

第十条 协议的变更及解除



1、在本协议有效期内，经签约各方协商一致，本协议可以变更或者解除。



2、本协议的变更与解除，除依据中华人民共和国法律法规之规定及本协议另有约 定外，必须由签约各方协商一致，订立书面协议，并经签约各方履行必要的签字盖章程 序。

第十一条 签署、生效及其他



1、本协议的生效，亦为本协议项下主合同的成立要件之一。



2、本协议已有规定的，以本协议为准。本协议未作规定的，依据甲乙双方签署的 其他相关文件（包括但不限于协议、承诺、传真等）执行。本协议各方在签署本协议后 另行签署有关文件（包括但不限于协议、承诺、传真等）并有约定的，从其约定。

3、本协议未尽事宜由签约各方协商解决，如经协商达成一致，可签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。



4、本协议项下“之日”包含行为日当日，本协议项下约定期间应自行为日当日开始 计算。



5、本协议各方于本协议首页端首及末页末端所书地点、日期签署本协议，以昭信 守。



6、本协议经各方签章后生效，正本一式八份。

（此页下无正文）

青岛健特生物投资股份有限公司与唐山港陆钢铁有限公司的《股权质押协议书》 签字页：

（此页无正文）

甲方（盖章）：青岛健特生物投资股份有限公司

法定代表人（授权代表）：陈青

乙方（盖章）：唐山港陆钢铁有限公司

法定代表人（授权代表）：杜振增

本协议由签约各方于2004年11月23日于中国北京市签署。

第四篇：办公自动化网络管理规定

办 公自动化网络管理规定 信息来源：平阴县物价局|信息编发：信息网络中心|发布日期：2009-03-10

各科室：

为了保障本部门计算机网络系统的运行安全和信息安全，加强网络的管理，合理使用设备，合法利用网络，推动办公自动化进程，促进信息交流，全面提高办事效 率，根据国家有关计算机网络管理办法和部门实际，特规定如下：

一、各科室切实加强对计算机的使用管理，科室负责同志统揽负责，加强监管，对配备的每台计算机都要责任到人，确定专人管理，禁止局外人员使用。

二、允许通过网络下载必要的工作资料和信息。

三、各科室办理的文档一律复制到共享文件夹中进行共享和交流。

四、通过网络对外发布信息或宣传资料需经过局长审阅。

五、不得搜索、浏览、复制、发布、传播含有危害国家安全、泄密国家秘密、损害国家利益、不利于民族团结，不利于社会安定、淫秽、色情、教唆犯罪及法律、法 规禁止的有关信息；不得发布影响物价局形象以及侮辱诽谤他人、侵害他人合法权益的信息；不得利用网络擅自张贴网页或侵害他人计算机系统；不得非法截获、篡 改、删除他人电子邮件或者其他数据资料；不得进入娱乐站点或进入收费网站进行娱乐活动；不得利用计算机及网络进行玩游戏、听音乐、看电影、上网聊天、炒股 票等活动。

六、本局工作人员违反本规定，产生费用的均由个人承担，造成不良影响的，由当事人承担一切责任，并视情节轻重予以处罚，构成犯罪的，交有关部门依法追究刑 事责任。并立即取消该科室的网络使用权。

七、对违反计算机操作规程、擅自下载、使用自备软盘、游戏盘造成计算机病毒感染，应立即杀毒，因病毒造成硬件损毁的，由当事人赔偿10%-50%的损失。

八、为节约办公成本，除接收价格举报系统必须运行和必要时间加班外，其他科室下班时间一律关闭微机，停止电脑作业。

九、本规定自下发之日起执行。

平阴县物价局 二○○五年六月十五日

第五篇：公司办公自动化管理规定[推荐]

目的 为强化公司办公自动化系统的管理，确保系统各功能有效运行，信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理，提高工作效率。适用范围

本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。术语和定义

电子公文：电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如：（决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等）。文秘部落职责

4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门，对公司办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门，对公司办公自动化系统能否正常运行负责，并负责对永久保留的信息备份工作。

4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。

4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门，对解放经销商办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门，对解放服务站办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。管理要求

5.1 电子公文管理规定。

5.1.1 电子公文与纸质公文关系。

5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理，按纸质公文办理程序处理电子公文。

5.1.1.2电子公文行文关系，与纸质公文的行文关系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。

5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致，包括：公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。

5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理，其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。

5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令，并保守秘密，在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。

5.1.3 对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发附件，仍以纸质方式发送，但要形成简要说明，进入业务流程，批复工作仍在办公系统中进行。

5.1.4 使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看“待办事宜”，并签署意见。

5.1.5国家秘密级以上（含秘密级）和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。

5.1.6各部门在收到电子公文后，有必要复制成一份（经发文机关批准可复制成多份）纸质公文，应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章（电子公文复制专用章图样附后）注明复制单位、日期、份数，然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。

5.1.7 电子公文处理和存储，必须采用专用的计算机和存储设备，由收到电子公文的人员负责管理，确保有关设备的安全。

5.1.8 电子公文介质[硬（软）磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理：

5.1.8.1 电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。

5.1.8.2 电子公文介质的维护和维修，由公司电算室负责。

5.1.8.3 电子公文介质的销毁，等同纸质公文的销毁，须进行登记并由两人监销，确保不漏销、不丢失。

5.1.9用户认证管理。

5.1.9.1用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码，日常要求每隔1个月修改用户密码。

5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。

5.1.10用户管理。

5.1.10.1用户重新审核：将现有的oa用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。

5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增(变更)用户表（附后），本部门领导签字后，到人力资源开发室盖章确认，由电算室创建用户。

5.1.10.3用户权限变更：当对用户权限有特殊需要时，请填写用户权限变更表（附后）。

5.1.10.4用户变更：人员流动时，由人力资源开发室填写用户新增（变更）表（附后）提供给电算室，由电算室对这些用户变更所属部门。

5.1.10.5用户注销：人员调离，退休、退养、离职时，由人力资源开发室填写用户注销表（附后）提供给电算室，由电算室注销用户。

5.1.11用户组管理。

5.1.11.1用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出后，由各主管部门重新审核。

5.1.11.2新用户组申请程序：由使用部门填写用户新增（变更）表（附后），与电算室协商创建。

5.1.11.3用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维护。

5.1.11.4用户组信息的发布：为方便查询各用户组包含的成员，电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。

5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。

5.1.13系统操作要求。

5.1.13.1要求每天早8：00打开oa办公系统，下班时触发按钮，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。

5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。

5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。

5.1.14信息管理要求。

5.1.14.1电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间小于100m。

5.1.14.2通知公告、留言板：文档保留一个月时间，超期后由电算室对文档进行删除。

5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档进行维护。

5.1.14.4政策法规、经济责任制：由企管办对文档进行定期维护。

5.1.14.5信息发布、信息收集：由指定部门的专人负责维护。

5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责备份。

5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份

5.

2经销商电子公文管理规定。

5.2.1每家经销商一个用户名，由专人管理与使用，用户名和密码要有两人知晓，避免人员调动，其他人不能登录。

5.2.2上机人员调离工作岗位，新的操作人员应及时更改用户设置。

5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码，并保守秘密。

5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。

5.2.5不许将ie浏览器设置成“表单自动提示密码”。

5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件，一经发现，作为劣迹记入经销商综合考评。

5.2.7使用人员要每日登录系统，至少保证早、晚各一次，并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。

5.3服务商电子公文管理规定。

5.3.1外来公文进行登记、处理，在收文流程中处理，例如：一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.2服务站内部制定的公文，需按流程办理且归档，在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息，经筛选整理编辑后形成各种主题刊物，进行发布。例如：质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。

5.3.4公共服务为各服务站提供资料和服务，资料内容由服务管理部整理更新后供查询、使用。

5.3.4.1服务系统通讯录，供服务站使用，主要由贸易公司电算室负责。

5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写，以供服务站查看。

5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料，例如：新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。

5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等，各服务站均可发布。

5.3.5直接发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。

5.3.6关于磁盘上机使用的规定。

5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘，必须由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后，方可上机使用。

5.3.6.2外单位人员来服务站上机时，所带磁盘必须由服务站站长同意，经作病毒检查确认无病毒后，方可上机使用。

5.3.6.3发现病毒时，操作者不得擅自处理，须经服务站计算机管理负责人查明原因后，责成专人处理。

6相关文件

（无）

7相关记录及保存期

7.1新增(变更)用户表 保存期限 五年

7.2用户权限变更表 保存期限 五年

7.3用户注销表 保存期限 五年