办公自动化系统的管理规定

第一篇：办公自动化系统的管理规定

办公自动化系统的管理规定

矿属各单位、科室 ：

为了进一步加强我矿办公自动化系统的管理，确保矿公文传递处理工作的正常、有序、安全，根据我国《计算机网络系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》及上级有关规定的要求，经矿研究制订本规定。内容如下：

一、本规定内容适用于使用办公自动化系统的矿属各单位、科室及个人。

二、办公自动化系统由矿科技信息中心统一管理；综合办公室负责行文处理流程的使用和业务指导；矿属各单位、科室必须派有专人负责办公自动化系统在本单位内的运行，主要领导必须担负管理督导责任；矿属各单位、科室信息员、电脑操作员是办公自动化系统的第一责任者，担负使用和管理职责，全面负责本单位、科室的办公自动化系统运行过程中的的安全、使用及维护工作。

三、各单位、科室要结合本单位、科室的实际情况，做好本单位办公自动化建设，制定相关的管理办法、操作规程和奖惩措施，具体内容参照《关于印发<梁家煤矿电子公文处理暂行规定>的通知》（梁煤发[2005]23号[网发]）、《关

于转发<关于进一步规范请示文种行文及处理的通知>》（梁煤 办[2005]7号[网发]）、《关于下发办公自动化系统相关文件的通知》（梁煤发[2005]13号[网发]）及上级、矿有关办、公自动化系统管理的文件精神，作好办公自动化系统运行的软硬件维护工作、信息传递处理工作和安全保密工作。

四、各单位、科室要根据矿办公自动化系统的要求，加强本单位、科室的电子设备维护和信息安全管理工作，保证本单位、科室办公自动化系统的安全、人员、设备、管理到位，并将其列入本单位、科室月度绩效考核内容。

五、各单位、科室主要领导要加强对本单位办公自动化工作领导，经常督促检查本单位办公自动化使用和管理工作；要为本单位信息员和电脑操作员创造条件，加强培训，不断提高工作人员的业务水平，确保本单位办公自动化系统的安全、高效、便捷。

六、各单位、科室用于办公自动化的硬件设备(包括打印机、扫描仪等)和软件环境要有专人负责、专人管理、专人维护，并且做到责任落实到人，奖罚到位；矿科技信息中心要做好办公自动化软硬件设备的维护统筹管理工作。

七、各单位、科室要严格遵照、执行上级和矿各种与办公自动化系统运行、公文处理有关的规章、规定和管理办法，及时制定和修改本单位的奖惩措施和管理办法，确保办公自动化系统的高效安全运行。

八、各单位、科室在处理带有机密的文件信息时，必须严格按照上级和矿保密制度要求执行，任何单位和个人不得越权、越级通过网络进行传输，发生失密问题要追究当事人和主管人的责任。

九、办公自动化系统使用者在进行数据录入、传递、处理的过程中，必须及时做好文件备份工作。凡正式录入内部网的各类文件资源，必须要在本地硬盘做好备份。同一文件要尽量做到两份以上备份，防止由于软盘损坏等意外事故造成文件丢失。

十、办公自动化系统用户的申请和授权由矿综合办公室统一管理；各单位、科室办公自动化系统管理员负责本单位办公自动化用的登陆、使用和管理，对不再使用的传输内容要及时删除，以避免网络存储资源浪费和泄密。

十一、任何单位和个人不准将办公自动化系统的各类文件信息内容转载到国际互联网或外部其它公开网络上，确因工作需要的，转载内容必须经主管领导审核批准，与矿机密有关的内容转载或外传必须经矿领导批准方可。

十二、任何单位和个人禁止在办公自动化系统中传输使用外来不明文件和各种应用工具及游戏软件的使用，防止电脑病毒侵入，保证矿网络系统的安全。

十三、各单位办公自动化工作发生调整时，如使用人员变动、办公地点变化、因某些原因暂时不能上网时，必须及时通知科技信息中心备案，并及时解决。

十四、科技信息中心有计划地对办公自动化工作的开展和执行情况进行总结检查，并对出现问题及时处理，发现违法违规现象及时制止和处理。

梁家煤矿

二○○五年十一月十七日

第二篇：办公自动化系统管理规定

办公自动化系统管理规定

由于我局政务涵盖的信息量大，流程复杂，涉及的部门多，参与的人员多。为了减轻工作人员的工作负担，提高文档整理的规范化，配合区信息中心和市劳动局的工作。我局近期将为各科室配备专用计算机并安装办公自动化系统。为保障系统的正常运行，真正的与我局实际工作相结合。现定制如下规定：

1、各科室必须分配一名懂得计算机应用，熟练掌握业务知识的专人管理办公自动化所用计算机。保证计算机系统的正常运行，遇到不能解决的问题时应及时向计算机管理部反映。

2、实行专机专用。办公自动化所使用的计算机不经本机管理人员同意不得擅自使用，不得运行其他程序。

3、每天各科室必须运行办公自动化系统，以便及时查看下发业务及通知，及时处理。

4、安全防范放在首位。办公自动化使用的计算机必须安装病毒防火墙，定期升级病毒库。禁止安装外来的不明软件，禁止安装游戏。

5、不得在计算机前吸烟，防止计算机内部设备提前老化。

6、计算机管理人员不得以任何方式将用户名和密码泄漏给他人。

7、计算机管理部人员在其他办公人员遇到问题时应及时予以解答,以免影响其他科室日常工作的进程。

8、计算机管理部人员应定期检查办公自动化系统服务器的运转情况，保证系统的正常工作。

9、对于各科室对办公自动化系统的意见和要求，计算机管理部人员应负责及时通知给系统开发商。使得开发商能以最快的速度对我们提出的要求做出反馈。保证办公自动化系统更好的与我们的工作相结合。

2002/10/18 计算机管理部

第三篇：办公自动化系统管理规定

办公自动化系统管理规定

为适应数字化矿井建设的需要，尽快实现我公司办公的自动化、无纸化，特制定本办法；

一、自动化发文范围

1、所有矿发各类公文、办公信息往来、通知、通告、会议纪要、日报表等材料均通过办公自动化办理。

2、发文、收文、办公信息往来通过办公自动化系统公文流转实现，日报表等通过办公自动化邮箱实现。

3、通知、通告、会议纪要等通过元堡矿内网主页进行发布。

4、各单位的工作计划、工作总结、生产数据报表、政务公开、单位新闻等要及时发布到本单位的网页中。

二、管理办法

1、为保证信息的及时处理，要求各单位账号管理员每天上、下午上班后、下班前及班中共分6次，定时登录田煤网和办公自动化系统，查看信息并进行相应操作。

2、系统提供了公文流转的归档管理。发文单位应按需要，在文件办理结束后，将文件采用书面和计算机两种方式进行归档。

3、为保证紧急事务得以及时处理，信息发送者可采用电话及网站等方式第一时间通知接收单位。

4、通过办公自动化系统下发的各类公文，在其原有文号的结尾加“(网发)”进行标注，用于区分传统文件。

5、各单位应加强办公自动化系统账号的管理，指定专人负责，妥善保管密码，防止密码泄露。由此造成的任何后果，追究主要负责人的责任。

6、各单位要加强计算机知识的学习，提高计算机应用水平和能力，尽快熟练掌握办公自动化系统的操作。

7、使用过程中，没有及时利用网络收发信息，影响工作，对相关单位责任人除按照矿有关规定给予处理外，罚款50元。

8、各单位在使用过程中发现的问题和建议，应及时反馈给信息中心，以便及时解决出现问题。

9、对于运行中出现的新问题，由矿信息中心制定相应的处理解决办法，并在办公自动化系统中以公告的形式通知各单位。

第四篇：地产开发有限公司办公自动化系统管理规定

地产开发有限公司办公自动化系统管理规定

第一章 总则

第一条本规定是为保障公司办公自动化系统的顺利运行、规范办公自动化系统的使用和操作，促进办公效率和办公事务规范化水平的提高而制定。它适用于与办公自动化系统有关的方面，本规定未涉及的内容参照国家、股东单位和公司其他有关规定。

第二条本办公自动化系统的适用范围为AAA地产开发有限公司的所有部门及其有关办公事务。

第三条总经理办公室是办公自动化系统的日常管理和维护机构，负责处理和协调有关办公自动化系统的事宜。

第二章岗位职责

第四条在办公自动化系统中，将使用人员分为公司领导、领导秘书、部门领导、部门文书、系统管理员、收发室人员和一般人员等七类工作岗位。这七类工作岗位在系统中针对办公事务完成不同的操作，并享有相关的权限。

第五条公司领导是指公司副总经理、财务总监、董事会秘书以上的人员。在办公自动化系统中的主要职责是：批阅收文、下属公司的请示件和公司各部门的签报；签发以公司名义的发文和会议纪要。

第六条领导秘书指为公司总经理以上管理人员配备的工作秘书。在办公自动化系统中的主要职责是：及时传递需要公司领导批阅和签发的公文；协助公司领导处理有关公文。

第七条部门领导指公司各部门部门长。在办公自动化系统中的主要职责是：阅办或指定人员办理从部门外转入、需要本部门处理的公文，并代表本部门提出办理意见；核准以本部门名义向外流转的公文的文稿内容；签发以部门名义对外发出的发文。

第八条部门文书指各部门从事文件分拨和管理的工作人员。在办公自动化系统中，部门文书是公文进出各部门的主渠道和分拨、调度中心，其主要职责是：根据公文流程、批办意见合理、有序地分拨进出本部门的公文；核准以本部门名义向外流转的公文的文种类型和格式。目前，根据公司实际情况，减少公文流转程序，各部门文书由部门经理兼任。

第九条系统管理员指从事办公自动化系统管理的的计算机技术人员，由总经理办公室指定技术人员担任，其主要职责是：办公自动化系统的技术维护和支持工作。

第十条一般人员指公司除上述岗位外的所有工作人员。在办公自动化系统中的主要职责是：根据操作手册要求，合理使用办公自动化系统；根据流程要求和公文格式要求，正

确起草和处理各类公文。

第十一条收发室人员指从事公司文件收发的员工，由总经理办公室文书担任。在办公自动化系统中的主要职责是：根据系统和流程的要求，正确扫描和分拨各类收文；做好公文电子文档的档案管理；以公司名义向外发文的登记、编号和分发工作。

第三章部门职责

第十二条根据各部门在办公自动化系统公文流转中所起的不同作用，本规定把公司各部门划分为收发室、枢钮部门和一般部门三类。

第十三条收发室是对公司公文进行收发文登记、管理和公文档案管理的机构，是外来公文进入公司的唯一入口和公司公文外出的主要出口。归总经理办公司管理。在办公自动化系统中，收发室的职责是：所有外来公文的收文登记、扫描和分拨处理；以公司名义向外发出的公文的编号、打印和分发；公文文档的档案管理。

第十四条枢钮部门是对公文进行批办和分拨处理的机构，总经理办公室是公司内部文件流转系统的枢钮部门，职责是：公文的批办处理；公文的分拨处理；以公司名义向外发文的清稿和核稿。

第十五条一般部门指除枢钮部门之外的公司其他部门，在办公自动化系统中的职责是：根据流程要求进行公文日常处理；以本部门名义发出的公文的编号和分发。

第四章公文流转

第十六条在办公自动化系统中，根据优化后的办公事务流转和流程需要，将公司公文划分为收文、外来请示件、发文、会议纪要、签报和部门便函六个主要公文种类（此外还有通知、公告）。

第十七条在公司各部门流转的公文，除密件按照有关规定禁止录入计算机系统的公文和其它特殊公文外，所有文件均须进入办公自动化系统进行流转。

第十八条收文是指从上级党政机关、集团和其它与我公司不存在隶属关系的单位发来的文件。该种文件自收发室进入办公自动化系统后，由总经理办公室确定需传阅的领导和部门（传阅顺序为：先领导、后部门），领导和部门可在文件上批写意见。

第十九条外来请示件指下属单位（包括控股、参股公司）上报的报告、请示等（其中包括其他相关单位发往公司并需回复的文件）。原则上，该种文件公司应给以批复或根据来文情况内容形成统一意见以备答复。该种文件自收发室进入办公自动化系统后，由总经理办公室确定需传阅的领导和部门（传阅顺序为：先部门、后领导），并确定答复部门，领导

和部门可在文件上批写意见；答复部门根据领导和会办部门意见回复请示单位，若需书面回复则通过办公自动化系统中的“发文”或“便函”。各控股、参股单位向公司上报的请示件，暂须同时报纸质文件和磁盘至总办收发室。

第二十条签报是指由公司各部门起草，可能需要部门会签，公司领导批阅，但毋需用发文文号向其他相关单位发出的内部请示。签报批阅完毕后，起草部门根据相关部门和领导的意见对有关请示事项进行办理。

第二十一条发文是指由公司各部门起草，可能需要部门会签，必须由公司领导签发的，以公司名义向外正式的、由收发室编号、发出的所有的公文的总称。

第二十二条部门便函是指由公司各部门起草，可能需要部门会签，不需要公司领导批阅，以本部门名义并由本部门内和公司外发出的公文的总称。

第二十三条会议纪要是指由公司各部门为记录有关会议的内容而起草，需要由公司领导（会议主持人）批阅和签发，并由收发室统一编号、向与会单位及有关单位分发的专有公文。

第五章保密规定

第二十四条办公自动化系统是公司的公务信息网络系统，各部门要充分重视上网信息的保密工作，加强上网信息的保密管理，确保国家秘密和企业商业秘密的安全，并根据本部门工作的实际情况，确定一名部门负责人负责本部门上网信息的审查、把关，建立责任到人的上网信息保密责任制。

第二十五条为使各有关工作顺利进行，确保办公自动化系统的保密性，各工作人员不得将上级党政机关和我公司的秘密、机密和绝密的文件、声像资料加以复制或部分节选在本系统公布。

第二十六条如有难以确定保密等级的事项，由总经理办公室审定。

第二十七条对违反上述规定，泄露国家和公司秘密的人，根据有关规定和法律进行处理。

第六章系统其他操作

第二十八条在公文流转中，除表格可以作成以WORD形式附加的正文附件外，其他文稿均不能做成附件附加在公文文档中。

第二十九条在个人待办事宜中，处理完毕打开的公文后，须点击该栏目右上方的“标记处理完毕”按钮，以删除该条信息。

第三十条办公自动化系统的信息天地模块中，通知、公告由各部门根据工作需要起草、分发，规章制度由总经理办公室更新和维护，电脑园地为公司员工就有关计算机和办公自动化系统信息交流的场所。本条将根据实际运转情况进一步细化。

第三十一条办公自动化系统中的档案管理模块由总经理办公室档案人员负责更新和维护，系统维护模块由总经理办公室技术人员负责更新和维护，其中的机构人员由人力资源部负责更新和维护。

第七章计算机使用规定

第三十二条为保障办公自动化系统的顺利运行，除因大楼供电系统长时间停电和公众假期在三日以上的节假日之外，系统服务器将保持开机状态。在三日以上的节假日期间，服务器在放假前的工作日17:00关机，正常上班第一日的上午8:20开机。

第三十三条为保障办公自动化系统的正常运行，须严格遵守《AAA地产开发有限公司计算机使用管理办法》。

第三十四条对违反《AAA地产开发有限公司计算机使用管理办法》，对办公自动化系统造成不良危害的，将对有关责任人进行处罚。

第三十五条本规定由总经理办公室负责解释和修改。

第五篇：西华大学办公自动化系统管理规定

西华大学办公自动化系统使用管理规定

（试行）

为规范“办公自动化系统”（以下简称“OA系统”）的使用和管理，保证OA系统的安全、稳定和高效运行，以优化管理手段和提高办公效率，根据有关规定，结合我校实际，制定本规定。

第一章 总则

第一条 党委办公室和校长办公室是学校OA系统的综合管理部门，负责对OA系统的全面监管和对OA系统公文处理的日常管理；网络管理服务中心是OA系统的技术保障部门，负责从技术上对OA系统进行管理和维护，并提供必要的技术支持；人事处是OA系统中组织机构和人员信息的管理部门，负责对OA系统的组织机构和人员信息的审查、调整、添加和注销等管理工作，凡新登记使用OA系统的各单位人员信息均需报人事处审核。

第二条 学校每位工作人员都要熟练掌握OA系统的使用方法；除另有规定外，学校有关公文的处理、会议和活动的通知以及需要周知事项的公告等各项日常办公及单位内部的各项日常办公，都必须在OA系统上进行。

第三条 电子公文与纸质公文具有同等效力。学校全面实现办公自动化后，纸质文件只作为上报及存档等使用。电子公文的办理分为发文和收文办理，其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。

第二章 使用规范

第四条

在OA系统上发布公告、通知等公共信息实行谁发布谁负责的原则。发布人应保证发布的信息完整、准确，并对所发布的内容负责。

第五条 用户名是每位工作人员的唯一标识，个人密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户在首次登录OA系统后应修改自己的初始密码，同时根据需要及时更换（建议每月定期更换密码），不得向他人泄露，防止他人非法使用。如因密码泄漏造成的损失，由本人负责。如发现登录、签字或签章等密码被盗用，相关部门或人员应立即向网络管理服务中心报告，必要时向学校网络信息安全保护工作领导小组报告并备案。学校将严厉追究盗用人员的相关责任，情节严重者将追究法律责任。

第六条 工作人员上班时应登录OA系统，下班时关闭系统，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂钩。工作人员要保证文件处理的响应时间，原则上一般文件为3个工作日，急件为1个工作日，特急件随到随办。如有外出、请假等特殊原因，须委托相关人员代为办理或在异地登录OA系统进行办公。各单位文档管理员在上班期间应随时查看系统最新信息，并及时处理。

第七条 工作人员使用OA系统应严格执行保密制度。秘密级别以上的文件按原有的手工模式进行处理，暂不通过网络进行办理。

第八条

工作人员要及时将OA系统中的重要文件备份到个人计算机中，防止数据丢失，造成损失。网络管理服务中心系统管理员应对OA系统的所有数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。第九条

工作人员向OA系统上传的资料必须先通过杀毒软件扫描，严防带有病毒的资料在OA系统上传播。

第十条 OA系统中的个人邮箱，应经常进行清理，及时删除处理过的邮件，降低对系统服务器资源的占用，确保系统的稳定和高效运行。

第十一条

OA系统将自动对各部门工作人员的使用情况进行记录，并对每位工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，记录数据将作为相关考核的依据。

第五章 日常办公

第二十三条

公告管理

各部门起草的面向全校发布的公告，经部门领导审核后，可在OA系统上发布。

第二十四条

会议管理

会议主办部门相关人员填写会议通知或方案，描述会议相关信息，与校长办公室联系确定会议室，提交部门领导审核或学校领导审批后由该部门相关人员发布。

第二十五条

公文管理

发文和收文按照本规定第三章和第四章规定的程序和要求办理。第二十六条

调查及讨论区管理

工作人员可在OA系统上发布调查及讨论，但发布调查及讨论的内容应是积极健康的，发布人并对发布的内容负责。

第二十七条

协同办公 单位人员需要与部门内部或其他部门人员传递文件、资料以及交流、沟通消息等，可通过新建协同实现。

第二十八条

短消息沟通

OA系统提供了在线呼叫系统，可通过该呼叫系统发送短消息，进行点对点的信息及时沟通。

第六章 权限管理

第二十九条 用户权限由校长办公室和网络管理服务中心负责管理和维护。

第三十条 用户名、起始登录密码、签字密码和公章密码由网络管理服务中心设定后通知用户。

第三十一条

用户权限分校级、部门级、科级、员工级四级管理，另设系统管理员、系统分级管理员和文档管理员权限。

（一）员工级权限：（公文发起权）/（普通权限）

１、协同工作（新建事项、待发事项、已发事项、待办／已办）； ２、表单应用（表单查询、表单统计）； ３、公文管理（起草公文）；

４、电子邮件（新邮件、收邮件、发邮件、草稿箱、垃圾箱、查找邮件）；

５、文档管理（我的文档；有权查看单位文档、项目文档、他人文档中被授权的文件夹或文档；并对该文档进行借阅、综合查询；对文件夹进行共享操作）；

６、日程／计划／会议（我的计划、计划管理、日程安排、会议管理）；

７、公共信息（查看公告、查看调查、讨论区）；

８、综合办公（车辆申请、办公设备申请、办公用品申领、图书资料借阅）

（二）科级权限：（公文/公告/调查发起权）在员工级权限基础上，科级增加以下权限： １、公文管理（起草公文、来文登记等）； ２、公共信息（发布公告、发布调查）； ３、项目管理（项目建立权限）。

（三）校级／部门级权限：（全部功能）在员工级权限基础上，校级／部门级增加以下权限：

１、公文管理（起草公文、来文登记、公文督办等）； ２、公共信息（发布公告、发布调查等）； ３、项目管理（项目建立权限）。

（四）文档管理员（包括分级文档管理员）权限：在员工级权限基础上，文档管理员增加以下权限：

１、表单应用（被授权为表单管理员的文档管理员）（表单模块设置、表单统计设置、表单流程绑定）；

２、公文管理（起草公文、来文登记、公文归档等）；

3、文档管理（文件的分类归档存储、文档的借阅、文件夹的共享、单位文档、项目文档的管理等）

4、公共信息（发布公告、发布调查、公共信息管理）；

（五）系统分级管理员权限：在员工级权限基础上，系统分级管理员增加以下权限：

系统管理（本单位人员添加及授权等）。

第三十二条第三十三条

第八章 附则

本规定由校长办公室负责解释。本规定自2006年９月７日起实施。