办公自动化与政府管理论文

第一篇：办公自动化与政府管理论文

内容摘要：变革中的组织结构、变化的人，转瞬即逝的技术与一用即弃的设备，OA怎样才是有生命力的？而我们的工作怎样才真正具有价值？本文试图探讨围绕前沿热点话题“知识管理”展开对技术与管理的关系、知识管理在管理创新中的作用与意义、管理创新的征象问题的讨论。笔者认为，我国政府办公自动化实践中的最大不足是忽视了技术与管理的结合部，缺乏围绕信息技术的管理新思想和新理论的创新。管理创新是技术转化为生产力的基础，对知识管理的探讨是信息时代管理创新理论的立足点。

办公自动化 管理 知识经济 制度创新

一、技术还是管理？

对于一个社会，管理和技术同等重要，但技术和管理的结合部比二者更重要。这是最新的“知识经济”理论提出的振聋发聩、发人深省的创见。它明确地表达了这样一种一直被混淆的观点：人类的首要和终极目标不是为了追求技术而是为了追求知识，知识只有在具有创新能力的情况下才能被获得。此外，现实的情形是，技术，特别是信息技术本身并不能直接转化为生产力，人们可以买到技术但却不能仅靠金钱买到效率，（我们有太多的用钱堆砌起来的信息系统，在那里人们见惯了高技术与低效率畸形并存）。但尽管世人对技术成果必须经由管理创新才能发挥作用不持异议，但如何使技术成果特别是信息技术成果实现管理创新却是令所有人困惑的问题，而“知识经济”理论所提出的“知识管理”的探讨，令人信服地抓住了问题的关键之处与核心精神。

二、知识与创新

在信息技术时代，知识与创新具有怎样的特征与意义？美国《福布斯》杂志1998年4月22日题名为“迎接知识经济”的文章1很好地阐述了这一论题。主要内容如下：

（一）信息技术时代的“知识”

知识与信息

文章指出，知识不同于信息，并且，“知识的首要目标不是技术”。在信息技术时代知识的具体涵义和目的是：把信息与信息、信息与人、信息与过程联系起来以促进创新。其产生的过程及在信息时代的运用的具体目的是“信息与人类认知能力的结合才导致了知识的产生。它是一个运用信息创造某种行为对象的过程，这正是知识管理的目标”。

无形资产胜于有形资产

知识可分为显性的和隐性的，正是隐性知识对发展具有潜力，但是目前能管理隐性知识的技术却很少，知识管理的创造性就是体现在使隐性知识发挥巨大潜力的过程中，知识管理要开发提供处理隐性知识的技术“把隐性和显性知识进行处理用一种适合于用户和商业环境的方式表现出来”。从上述意义而言，在信息技术时代，人们将重视无形资产更甚于有形资产。

（二）知识管理

关于知识管理的概念文章提出了如下几点特征：

知识管理不是信息管理，其重点不是“技术和信息的开发”，而是“个人创新和集体的创造力”；

知识管理“不是一门技术而是各种可行解决办法的一种综合”，“是通过知识共享、运用集体智慧提高应变和创新能力”；

知识管理属于管理经营范畴，其实施在于建立激励共享知识的机制，培养集体创造力。作者特别指出“创新和创造能力属于经营过程，但是以前几乎没有那个公司持这种观点”。

三、知识管理与管理创新

（一）成就与反思

自1985年以来，我国制定了办公自动化建设与发展的国家规划，政府各部门开始了大规模的信息技术的引进和信息系统的建设的进程。1996年，国务院信息化工作领导小组开始制定《国家信息化“九五”规划和2010年发展纲要》，显示了我国为在下个世纪初的全球信息化浪潮的发展中走在前列而为之奋斗的决心。此后，在这十多年来的发展历程中，政府部门的办公自动化经过了奠基、初创的阶段，已进入成熟期，然而，办公自动化的建设是否在实质上提高了我国政府的管理效率？在那些具体的方面提高了效率？在那些方面没有？从投入与产出的分析来看，目前的办公自动化建设是有效益的还是低效益的？我们应当如何评价政府办公自动化系统的效益，包括当前的和潜在的效益？

上述问题很少被认真提出，而且也很难回答。众所周知，我国的办公自动化是靠技术设备的配置为主体,而不是以管理理论、管理思想特别是管理方案的创新为支撑点。以这样的方式实行的办公自动化是高投入和低产出的。目前我国政府的办公自动化的效益既没有被重视也没有被普遍地进行评估。在政府管理领域内缺乏新理论和新思维。

不容否认，我们对上述问题尚未能作出科学和明确的回答。特别是当研究的领域不仅仅涉及纯技术层面而且涉及到政府管理以及其间的复合关系时。对于在政府领域内，如何使技术与设备的投入转化为效益成果，当前特别需要各领域专家作跨学科的综合性的探索与创造性的思维。从国际的经验来看，技术要转化为生产力必须经过管理的创新。前述知识管理就正好为我们提供了一个思考复杂问题的切入点，是任何变革都必须具有的理论准备。

（二）管理体制变革的征象

人类社会仍处于前信息社会，在发达国家，为信息技术时代所作的管理变革也只是初露端倪，但我们已经能够发现一些特定的征象，它们表现在如下一些方面变革：

组织结构的改变

由于信息传输方式的根本改变，建立在逐级上传下达方式基础上的传统金字塔式等级制的科层制组织结构（包括政府组织和企业组织）正在逐步解体，有时可能会发生突变。七十年代，以阿尔文.托夫勒等为代表的未来学家对社会信息化特征作出过预测2，这些远见卓识的观察和判断以惊人的准确性预言，将产生符合时代节拍的新的组织形式，组织结构呈现出频率越来越快的不稳定性，非常规部门快速增长，职能部门依然存在，但越来越多为解决一个专门问题而一用即弃的小组在其中“时隐时现，快速来去。”新的组织形式将是暂时性很强、适应信很强、变化迅速的，充满着稍纵即逝的基本单位和流动性极强的个人。相应的信息系统体系的建设也应是具有灵活性和强适应性的体系，特别是它导致重要的观念改变：过去一直认为并强调人――机系统要适应人和机构的要求和工作特点，而现在，情况变得模糊了，人和系统要更多地适应信息时代的变化性的特点，更具体的说，是人在改变、要求人作更多的改变。工作岗位的流动与业务过程的多层面交互性

组织结构的变化也会带来工作岗位的不稳定性。例如，今天美国的工作场所的非全日制工作岗位越来越多，同时，衡量工作结果的方式和观念也大大改变，目前已有3/4的比率的工作脱离了按“岗位付酬”的旧观念与旧制度，转而为按“业绩付酬”。

传统官僚组织包括政府和大企业组织的科层制的典型特点是严格的专业分工、部门分工下的业务过程，在信息技术时代将大大改观，取而代之的方式是跨专业学科、跨部门和跨地域的多层面的交互式业务过程。体现在软件开发方面，有大量的关于“群件”的产品出现，适合不同层面的交互性业务过程：一项设计或一个总体方案是由不同地域不同部门的人实时交互进行的，教师与他的学生动态、交互式完成授课，商家更多地与顾客群体一起在相互切磋的情况下完成交易。在所有这些活动的背后的支撑基础设施是环球信息网络。

知识型工作人员的工作方式

“知识型工作人员需要领导但不承认等级”，这是被称为美国管理理论界的泰斗的彼得.德鲁克早在30年前就指出的。3他说，知识与任务而不是与等级相关，“任务决定一切而不是取决与姓名、年龄，或科目的预算，或从事这项任务的个别人的等级……所以知识必须象一个小组一样地组织起来，其中由任务来决定谁负责、什么时候、负责什么、负责多长时间”。

（三）支持管理创新的系统特点

由上述信息时代管理体制变革的征象得出的初步结论是真正的管理创新必须是与这些变化相一致的，具体而言，包括以下几个特点：灵活应变性

无论是组织机构还是信息系统结构都应以灵活应变性作为主要性能指标，单纯数量上的增减并不能显示改革成就的主要性能。英国《经济学家》杂志1993年9月一期对美国政府改革的评论文章4中指出“改革需要策略变化，消减工作人员只是精简机构的短期设计，当时间到来时，需求会使机构增加，这种作法不甚明智”。同样的意见也可适用于我国今天的政府改革。

开放交互性

同样，业务变化以及相关的信息系统都以能适应和支持开放性和交互性为性能衡量指标。其长期潜在的好处是这样的系统和工作特点是促进知识交汇同时也是促进知识创新的。

知识中心性

等级威权正在信息时代的面前逐步瓦解。知识威权重于等级威权。对以知识为中心的工作的组织管理和支持是管理科学研究和信息系统构造的中心课题。与我国传统的尊重知识分子的观念不一样，知识分子只是一种身份，有时还演变为一种等级身份，而知识管理不重视等级身份重视的是知识，一切围绕知识组织起来，既不为等级所阻隔也不为专业所阻隔。围绕知识的任务一旦完成，组织的使命也就结束。所以，支持知识中心的组织机构或信息系统是最有创造性的系统。

（四）知识管理系统与网络

上述关于支持管理创新特征的系统，即具有知识管理能力的下一代办公自动化系统一定是一个基于Internet的系统，正是因为只有在Internet上才具有支持我们所说的创新特征的充分能力：灵活应变、开放交互和知识中心性。现在正是需要我们对基于Internet 网的“网上政府”或“网上办公管理”作前瞻性思考的恰当时机，需要实际地去预见其潜力和风险，作出我们的积极响应与对策。

四 政府与管理创新

政府能够对管理创新产生巨大的推动力量。其主要作用不是拨款花钱而是建立促进思想和理论的制度创新机制。另外，政府本身也是管理创新思想理论的巨大源泉。例如，美国克林顿政府在93年起相继宣布了被称为“重塑政府”理论的改革总计划，报告中宣称，需要将政府带入信息技术时代，改革的核心是在政府领域内引入市场文化。改革依据的理论大纲是奥斯本和盖布勒的《重塑政府》一书。其正式文件是副总统戈尔办公室于93、94年发布的三个重要文件5，《国家绩效评价报告：创造优异的领导与管理》、《国家绩效评价报告：政府服务的改革建议与行动》

6、《国家绩效评价报告：顾客至上――为美国人民服务的标准》7。上述改革取得了巨大的成功，美国多年来第一次出现趋近于收支平衡的局面。众所周知，美国近年来经济的良好态势主要是来自于两方面的成果：一是美国在信息技术方面的领先优势，二是美国政府改革成功地减少了政府赤字，提高了政府效率。此外，美国企业界围绕信息技术也提出过很多相应的管理创新理论例如“重理”理论等，其作用都使技术方面的成果经由管理创新转化为生产力。比较我国的情况，在理论界几乎没有提出过有代表性和有影响的围绕信息技术的管理新思想和新理论，人们习惯于把管理与技术问题分开来，由不同的人去处理，衡量技术标准的焦点主要是放在技术的新、高程度方面，而忽视了管理创新才能产生的知识开发与知识运用。这应该说是我国自从1985年信息化进程中最大的不足。

办公自动化方面的学术活动一向不是技术开发性活动，而是技术转化性的活动，我想一定会有越来越多与我志同道合的研究者会在技术与管理结合部的这个领域内对知识管理和管理创新进行更深入的讨论。

第二篇：政府办公自动化系统

政府办公自动化系统

政府办公自动化系统是实现政府机关内部办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。其总体目标是：以先进成熟的计算机和通讯技术为主要手段，建成一个满足政府机关办公自动化业务需要的办公信息系统，使政府机关内部各处室的公文和信息的交流畅通无阻，收到良好的社会效益。提供政府机关内部各处室之间计算机网络之间的信息交换和公文交流，建立高质量、高效率的信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

一、功能介绍

1.个人办公

个人办公主要用于个人事务的处理，包括电子日历、电子邮件、活动安排、待办文件、待办事宜、个

人资料、个人通讯录等应用。其中工作日历、电子邮件、活动安排为Notes 内置的功能，属于电子政务的

基本应用；名片夹和待办文件则是用户个人事务安排。

电子邮件：用于收发Notes 电子邮件，很重要一点就是处理自己邮件库中的待办文件。工作日历：计算机内置的电子台历可使您轻松地安排的各项事务活动。待办文件：集中处理来自各工作流应用模块中的批办件，如公文处理中的收、发文件等。待办事宜：可以根据用户设置的事件计划表来提醒用户将准备办理哪些事情。个人资料：录入个人信息，具有编辑、存储、管理功能。

2、公文处理

公文处理系统提供了收文登记、办理、查询和归档，发文起草、办理、登记和归档等功能，并具有透

明的文件运转流的特征，文件办理者可以及时、清楚地了解文件当前运转状态，真正实现了流程跟踪、监

控“智能化”的功能。收文处理：对网上各单位发送来的办文按类别、单位、密级等进行分类登记，如果是“办文”，则需

由文秘部门送交分管领导进行文件批示处理，“阅件”则需呈领导阅。发文处理：可以起草公文和办理公文（如核稿、审稿、会签、签发等）。提供手工办文与电子办公的

结合，还提供各种办理意见代填和流程切换的功能。督办管理：对领导交办或上级交办的任务和有办理期限的文件（通常来自收文系统中收文）进行登记、督办，提供文件办理进程的跟踪，提醒经办人注意时间的安排。

信访管理：为局举报投诉中心或办公室提供对信访件进行登记办理和处理。

3、档案管理 文件查询：文件查询库自动接受来公文管理系统中各类收文和发文文件文档，并提供给大家提供一个公文查询的场所和文件归档功能档案业务管理：档案管理系统保存了所有已归档的文件供查询（如查询案卷定义、文件组卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借阅）和备案，是保存和管理档案的场所。“档案管理”不仅可以与公文处理系统结合

使用，处理已归档的收文、发文、签报等文件，也可以独立使用，用于登录非公文处理系统处理的其他文 件。其中包含的档案借阅，提供提供对系统内人员借阅档案的管理。

4、行政事务

提供诸如车辆管理、固定资产等具体业务处理功能，包括车辆管理、固定资产管理、接待管理、会议

管理、人事管理等。

业务审批：审批人在这里进行统一的审批，不必再到各个数据库里进行审批。当然，审批人也可以选

择到他的邮件里审批。

车辆管理：由行政处对各部门使用车辆进行网上管理，包括车辆安排、车辆动态显示、派车单、车辆

档案、车辆驾驶员、油耗、车辆维修保养等相关内容管理。

固定资产管理：由行政处对全局固定资产进行申请购买、登记、报废等管理。后勤管理：由行政处对本局的清洁卫生资料、水电使用情况等管理。接待管理：由办公室、行政处对本局来访人员的接待进行安排管理。

呈批管理：对请假、资料搜集、会议室使用和计算机耗费品领用进行管理。

会议管理：主要以一个月一次的局务会议为主，进行会议的组织、会议室安排、人员通知与确认、议题准备与讨论、会议纪要等管理。

工作计划：配合会议管理，提供工作计划的登记、审批和归档查询。

人事档案管理：对人事档案进行登记、编辑、删除及进行调动、任免操作。

5、综合信息

提供质监信息、公告栏等一些信息查询数据库

质监信息：质监信息数据库是个多功能的模块，它集合了内部办公信息，以 简报形式存在，形成正

式刊物。它还可以完成信息的统计和归档，便于浏览和管理。部门信息：用于登记一些部门内的信息，用于在网上发布。

公告栏：用于发布各种会议公告、通知、消息等，发布后的信息所有网络用户都可以查阅。

网上讨论：网上用户就某一讨论主题、讨论热点发表意见和见解，进行思想交流。

6、综合资料

综合资料包括处室资料、通讯录等一些资料数据库。

政策法规：用于登记一些与本单位相关的国家重要法律条文及本系统有关规定。处室资料：提供一些重要领导讲话、互联网资料及一些报纸、杂志、图书资料。

通讯录：既公用通讯录，提供直属机构、分支机构、三级机构及一些其他重要单位的通讯信息，如地

址、邮编、电话等。

7、系统管理

管理员在这里进行机构设置、人员配置、ACL 控制和主题词维护等操作。

二、政府办公自动化系统建设问题分析

问题一：政府办公自动化系统的核心是什么？

我们团队在开发之前，从各种渠道收集过许多不同厂商OA系统的产品说明，经分析发现大部分广做宣传的OA系统功能都比较丰富，比如公文管理、会议管理、档案管理、车辆管理、人员管理等等很多功能，但这些OA系统真正让政府客户使用得效果如何呢？客户最关心那一块功能？这两个问题我发现很多OA厂商没有分析精确！这其实是政府OA系统开发中最关键的问题，如果这个问题解决不了，其它功能开发得再深入，再完善，也是无济于事。我们分析很多部门政府客户的需求，发现如下答案：

政府OA系统的核心是公文管理，公文管理中最核心的是流程管理与公文编辑器。有些客户最开始要求厂商开发OA系统时，出于功能的丰富性，提出很多功能模块的需求，比如车辆管理、会议管理以及其它辅助办公管理模块。但经过一段时期的系统运行后，会发现90%的政府工作人员，90%的时间都只应用公文管理模块，所以这个模块出得问题最多，客户的定制需求也最多。其它功能模块最终会成为一种摆设（除非领导有特殊要求，但即使领导有要求，因为最开始开发时，没有深入调研相关业务部门的需求，这些功能模块最终还是用不起来）。

所以笔者建议，客户方和OA开发厂商应该拿出80%的精力放在公文管理模块中来，以满足绝大多数用户使用OA系统的需求。至于其它功能模块，比如车辆管理、会议管理，其实可以做为业务管理系统来定制开发，不归于OA系统，单独调研，单独开发。

笔者可能有些逆潮流而为之嫌，因为目前的OA概念是“协同OA”，要求OA系统解决全部的政府办公需求。但笔者认为“协同OA”是OA系统+各业务管理系统+基础数据管理+统一权限管理。所以核心OA系统的主要建设目的是解决公文流转问题、解决无纸化办公问题、解决电子公章问题。

问题二：公文流程问题，是应用工作流，还是让客户自行动态定义流程？

我发现IT真是个炒概念的领域，前两年炒得比较热的“工作流系统”，近期已经归于平静。本人就是不相信，或者不相信国内的IT公司近期能做出一个可以解决全部业务功能需求的“万能、通用系统”，如果能做出这种系统，肯定是Microsoft公司，如果连Microsoft公司都不做这种系统，您认为有必要做吗？

本人认为这个概念的出发点是好的，想抽象出系统的流程逻辑部分，减轻二次开发的工作量。但到了中国IT同事这里，好象就有些走调了，变成了万能地、通用地可以解决全部问题的系统。好了，不说了，本人其实不懂工作流，瞎说一通，内行人不要见怪。

言归正传，问个问题：“您说，政府客户的工作流程能事先定义好吗？”我感觉至少在中国是不能定义的，因为可变的情况太多。比如，一篇公文如果是普通工作人员拟稿，则需要部门领导审核把关;但如果是部门领导自己拟稿呢？这只是最简单的例子，其它的特殊例子太多了，尤其是在办事流程中，即使经手的政府工作人员可能有时也不知道下一步应该如何办，所以才经常去请示领导。

因此，我认为政府客户不需要，也不可能用一个事先定义好流程的办公自动化系统;而是需要一个可以每一步都让客户自己动态选择下一步操作和对象的动态流程办公自动化系统。

问题三：如何让OA系统维护、系统管理更加方便？

其实这又回到一个问题，是“以技术为中心”，还是“以客户为中心”，政府客户当然要求以“客户为中心”。所以很多招标文件中都要求“系统简单易用、便于维护”。这到也是，花了钱，谁还想买个负担。

但目前的主流OA系统，维护使用便捷性如何呢？我可以举个例子，目前很多政府OA系统都是基于Domino开发的，从前使用这种OA，必须要求客户首先培训Notes。现在出于方便性，都是基于Domino的B/S版本的OA系统，最终客户的方便性是提高了，但系统管理员还是没有脱离苦海，用户管理、系统配置没有经过专业的Notes培训，的确是用不起来。

所以我认为好的政府OA系统，要解决各种最终用户的使用便捷性。解决方案有：应用其它开发平台，比如J2EE或者.NET。这样才可以从根本上解决最终用户的使用方便性，系统管理员维护的便捷性。

第三篇：办公自动化论文

小议办公自动化的发展趋势

办公自动化(Office Automation,简称 OA 是 20世纪 70年代中期发达国 家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的 OA 经过从 80年代末至今 10多年 的发展, 已从最初提供面向单机的辅助办公产品, 发展到今天可提供面向应用的 大型协同工作产品。现在, 办公自动化到底要解决什么问题呢?我们说, 办公自 动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化, 就是要创造一个集成的办公环 境, 使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。办公自动化没有统一的 定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务, 都属于办公自动化的领域。办公自动化 设备中有各种机器,如计算机、复印机、速印 机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等,这些设备统称为硬设备,或称硬件。而各种 信息设备中还需要有管理设备的软件, 例如, 计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理 软件、专项工作程序软件等等。

具体来说,办公自动化主要实现下面七个方面的功能: ▲(一 建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信 和信息交流快捷通畅。

▲(二 建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场 所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术 交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播, 使员工能够 了解单位的发展动态。

▲(三 实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决 多岗位、多部门之间的协同工作问题, 实现高效率的协作。我们都知道, 各个单 位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇 报等, 都是一些流程化的工作, 通过实现工作流程的自动化, 就可以规范各项工 作,提高单位协同工作的效率。

▲(四实现文档管理的自动化。可使各类文档(包括各种文件、知识、信 息 能够按权限进行保存、共享和使用, 并有一个方便的查找手段。每个单位都 会有大量的文档, 在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因 此,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外,在手工办公的情况 下文档的检索存在非常大的难度。文档多了, 需要什么东西不能及时找到, 甚至 找不到。办公自动化使各种文档实现电子化, 通过电子文件柜的形式实现文档的 保管, 按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后, 比如说, 某个单位来了一 个新员工, 只要管理员给他注册一个身份文件, 给他一个口令, 他自己上网就可 以看到这个单位积累下来的东西, 规章制度、各种技术文件等等, 只要他的身份 符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。▲(五辅助办公。它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、物品管 理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公, 实现了这 些辅助办公的自动化。

▲(六信息集成。我们每一个单位,都存在大量的业务系统,如购销存、ERP 等各种业务系统,企业的信息源往往都在这个业务系统里,办公自动化系 统应该跟这些业务系统实现很好的集成, 使相关的人员能够有效地获得整体的信 息,提高整体的反应速度和决策能力。

▲(七 实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以 及移动办公。现在来讲, 地域分布越来越广, 移动办公和跨地域办公成为很迫切 的一种需求。

随着科技, 经济及社会的不断发展与进步, 管理和办公活动的重要性日渐突 出, 引起了各级领导者, 管理学者以及技术人员的普遍重视。20世纪 60年代以 来, 在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下, 办公室也开始了以自动化为重 要内容的 “ 办公室革命 ” ,也称为 “ 管理革命 ” ,其目标是借助先进的信息处理技术 和计算机网络技术来提高办公效率和质量,将管理与办公活动纳入到自动化 /现 代化的轨道中。办公自动化(简称 OA 是 20世纪 70年代中期在发达国家迅速发 展起来的一门综合性技术。办公自动化或办公信息系统(简称 OIS 是现代信息社 会的重要标志之

一,涉及到系统工程学,行为科学,管理学,人机工程学,社会 学等基本理论以及计算机, 通信, 自动化等支撑技术, 属于复杂的大系统科学与 工程。

科学技术突飞猛进的发展,在各个领域内都改变着人们的工作和生活条件, 社会向着物质文明和不断提高的劳动生产率大踏步前进。科学技术的飞速发展也 使办公室这一传统的以人工(脑力和体力劳动的高度结合 为主的领域内古老的 劳动方式发生了巨大的变化。办公室中使用的各类现代化的办公设备很大程度上 代替了原来的文房四宝, 办公桌上的打字机被计算机文字处理机所取代, 办公室 墙边的文件柜被又小又薄的 “ 磁盘 ” 所取代, 包括记录, 起草, 编辑, 修改, 打印, 存档, 复制在内的办公室常规工作, 无论在时间上还是在空间上都被大大地压缩 了, 这不但减轻或节省了人们的办公劳动, 而且大大提高了办公效率, 改善了办 公环境, 使人们从原先繁重的重复性, 例行性的办公事务中解放出来, 从而有更 多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。用于办公室工作 的这些技术越来越先进, 设备越来越多, 功能越来越强,性能也越来越高, 这为 实现办公自动化和无纸办公创造了必要的条件。例如, 用于处理办公信息和进行 协同工作的各种计算机(包括微型机, 超级小型机和中, 大型机;起草文稿用的文 字(词 处理机;制作报表用的电子表格打印机;编排各种文件,资料格式等的电子 台式出版系统;存放,管理文件和档案用的文档资料管理系统;自动控制各种工作 流程的办公自动化系统;支持远距离协同工作的视频会议系统;计算机通信用的局 部网络系统;用于办公通信的现代化电话机,传真机;复制资料用的复印机等,这 些技术和设备对办公室工作提供有力的支持, 在不同程度上为办公室工作的自动 化提供了现代化的推动手段。

在这些技术和设备中, 对办公室自动化的发展起最显著作用的是计算机信息 处理设备和构成办公室信息通信的计算机通信网络系统。信息处理技术得益于计 算机的高速处理能力, 没有计算机技术就没有现代化的信息处理技术。信息处理 技术也延伸了办公室业务处理的内涵, 成为办公室自动化的主要技术手段, 其内 容也在不断地深化和丰富。近年来, 计算机工业和产品的飞速发展扩大了信息处 理技术的应用范围, 也使办公室信息处理技术向纵深方向发展, 并不断扩大其应 用范围。网络通信技术的发展, 有可能使相隔任意距离的办公室之间, 超越空间 的界限,实现处

于不同地点的办公室之间的同时办公。Internet ,数据仓库与数 据挖掘, 电子邮件, 多媒体信息的传输与处理, 电子数据交换, 信息安全等新技 术使办公室自动化技术更上升到一个新的技术境界。信息处理和信息通信两者的 紧密结合, 使办公室自动化技术具有更高的效能, 也是办公室自动化技术发展的 重要趋势。

办 公 自 动 化 设 备 应 用 与 维 护

班级 :工商管理 2101 学号 :3102103103 姓名 :方华成

第四篇：办公自动化论文

办公自动化技术的发展对秘书工作的影响 论文

摘要:本文主要论述办公自动化技术在现代秘书工作中的应用领域及办公自动化技术的发展对秘书工作产生的负面影响。

关键词 办公自动化 现代秘书工作 影响

一、现代秘书工作中办公自动化技术的发展。

随着现代科学技术的飞速发展,尤其是计算机的普及和网络技术的不断进步，许多现代化的办公设备进入了各级党政机关和企事业单位的办公室。现代秘书工作和过去传统意义上的秘书工作相比，发生了重大变化。以往起草文件材料，都是秘书人员手写,再交给打字员校对打印。而现在，有了电子计算机和打印机、复印机、传真机等一系列现代化的办公设备,秘书人员从文件的起草直到印制，这一系列的工作可以一气呵成。不光是文件材料的起草，办公自动化技术已经渗透到秘书工作的方方面面，比如公文处理、会议组织等等。而且，办公自动化技术在现代秘书工作中的占有重要地位。同时，这也给我们从事秘书工作的人员提出了更高的要求。

二、办公自动化技术在现代秘书工作中的主要应用领域。

（一）办公自动化技术在文书处理中的应用。

1、发文处理

公文的制发，主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。现在，公文的撰写主要是用word软件在电脑上完成。这样的好处主要体现在通过电脑排版的文档，可以很方便地对文档进行修改，且不会留下任何痕迹。文档的字体、字号和格式等均可以根据需要进行设置，使得公文的格式更加规范，也体现出了公文的严肃性和权威性。而且，再加上打印机的复印机等辅助设备，使公文的印制也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻烦。

2、收文处理

以往传送一份文件，多是通过邮政系统靠人工投送，速度相对来说比较慢，而且还不排除在投送过程中会出现丢失、损毁、投送错误等情况。如果是普发性文件，还需要一笔不小的开支。而现在，通过传真机或者网络传输文件，是一种“点对点”的传输方式。一般情况下，只有收发双方知道文件的内容，避免了在文件传送过程中机密的泄露。不仅速度快，而且成本相对低廉。正是因为如此，“无纸化办公”现在越来越受到人们的重视。

3、文书的整理和归档

文件办理完毕之后，就需要把其中有保存价值的那些文件材料作为档案资料分门别类地整理、保存起来，作为以后工作的参考。在过去，这些档案资料常常需要专门的库房和设备来保存。而库房的容量总是有限的，若干年以后，总会饱和。只能再选址建造新的库房，添置新的设备，这无疑需要大笔的资金投入。文件的整理和归档包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等环节，是一系列纷繁复杂的工作，处理起来十分麻烦。任何一个环节上出了问题，都会直接影响到后面工作的进行。尤其是在大型的档案室和档案馆，档案整理工作更加要做到细致、准确。况且，由于档案材料多为纸质的文件，在保管过程中要求比较高。比如，不能有日光直射，还要防火防盗，防止档案的损坏和霉烂等等。而现在，有了现代化的科学技术，这些问题都可以得到解决。我们我们可以把文件资料制作成电子文档，保存在容量巨大的硬盘中或者刻录成光盘，库房和档案柜自然就不需要了。什么时候需要，直接从电脑中调出来就行了。这样算起来，日常的保管成本还是相对低廉的。另外，对于重要的或者珍贵的档案资料，如果需要，还可以采取复制、影印等方式提供复制件，从而更好地保存原件不被损坏。文件的检索工作也可以交给计算机去做。文件标注主题词，就为文件档案实行信息化管理和利用提供了方便。

（二）、办公自动化技术在组织会议中的应用。

无论是党政机关还是公司企业，在日常的管理活动中，大大小小的会议总是必不可少的。而每开一次会议，总是要衍生出一大笔这样那样的费用。比如食宿交通、会议的场地设备、招待费用，文件材料等等。一年下来就是一笔相当大的开支，再加上有的领导，无论大小事情，都把大家召集起来开会。这就使得会议更多，花费更大。以致有外电说中国是“文山会海”，会议泛滥成灾。从某种意义上来说倒也是事实。其实，随着现代科技的发展，我们应该对会议方式进行改革，除了重要的大型会议以外，其他会议可以根据实际情况灵活采用电视、电话、网络会议等新的会议方式。这些方式和传统的会议方式相比，其突出的特点就是方便快捷，不受时间空间的限制。更重要的是其运行成本相对低廉，节约了开支。

开会还有一项重要的工作，就是对领导讲话和会议情况的记录和整理。有人认为，最好的记录方式还是手写速记。它方便、不受场地和设备的限制。只要一支笔、几张纸就可以了。我不否认速记是秘书人员应该掌握的一项基本技能，它具有其他方式不可替代的优越性。但是，在有条件的情况下，把速记和录音、录像、电子速录机等现代化的手段和方式结合起来，效果可能会更好。因为速记的效果和速记人员的能力和水平有很大的关系。而现代科学技术可以弥补人在这方面的不足，把二者结合起来，效果会更好。

三、办公自动化技术给现代秘书工作带来的负面影响及其应对策略。

任何事物都具有两面性，办公自动化技术的发展虽然给现代秘书工作带来了很大的改变，给秘书人员的工作带来了许多便利，但是，也产生了很多负面的影响。而且，随着现代科学技术的日益进步，这些弊端也日益明显，主要表现在以下几个方面：

（一）、网络的不安全因素给信息安全和保密带来的负面影响及其应对策略。

网络是一把双刃剑，它给人类带来了丰富的共享资源和方便的沟通交流的同时，也给人们的隐私和信息安全带来了前所未有的挑战。病毒、黑客、系统漏洞层出不穷，令人防不胜防，你的电脑随时随刻可能被攻击。个人信息被曝光，重要的文件和信息资料被窃取。而秘书人员由于职业的特殊性，在保证信息安全方面更加要高度重视。平时要养成良好的习惯，采取一些必要的措施，保证信息安全。比如：重要文件的加密和备份；定期用杀毒软件查杀病毒；杀毒软件和防火墙要及时升级，更新换代；电子信箱和各种电子帐户的帐号和密码应该设置成“字母＋数字”这种不易被人破译的形式；保存有重要和机密信息的电脑不得连接互联网，等等。由于网络自身存在着各种缺陷，再加上某些别有用心的人的恶作剧，要想彻底消除病毒的危害是不现实的。但是，我们可以采取防范措施尽量降低到最小的程度。

（二）、过分依赖办公自动化不利于秘书人员文字与语言能力的提高。

现代社会，人们的生活已经离不开电脑和网络了。这两样东西本来应该是人类的助手，而现在却有相当一部分人把它们当成了依赖的对象。领导交待起草一份文件材料，秘书根本不用动笔写，连草稿都是在电脑上打出来的。还有的一篇文章东拼西凑，没有条理性，一看就知道是在网上找的材料，东一点西一点拼凑起来的。如果长期这样，秘书驾驭语言、文字的基本能力将会不断退化，久而久之，还会使人变得浮躁，投机取巧，工作不踏实。

现在媒体上经常有这样的报道：有些大学毕业生由于平时过分依赖电脑，很少写字，以致于在求职找工作的时候，填写一份简历，竟然错字连篇，很多常用字都不会写了，用人单位自然不会录取了。我们现在即将走出校门，走向社会，而且我们今后要从事的工作是整天和文字打交道的。所以，我们对于从事秘书工作的一些基本技能，比如文书的起草、调查研究、速记等还是要熟练掌握的。现在的新技术和新设备越来越多，我们都应该努力掌握，但是，笔头上的文字功夫对秘书来说就是基础中的基础，无论到什么时候，电脑始终无法完全取代人脑。只有我们熟练掌握各种基本技能，将来才能胜任秘书工作，对我们自己的个人素质和能力也是一个提高。

四、总结。

办公自动化技术的发展，一方面使现代秘书工作和过去传统的工作方式相比发生了重大变化。许多新技术、新设备的投入使用，极大地促进和推动了秘书工作现代化的发展；另一方面，因为技术本身存在着缺陷，也因为一些人为因素，办公自动化技术也给人类带来了许多新的考验和挑战，有许多新问题等待着人们去解决。但是，总的看起来，办公自动化技术的发展对秘书工作的影响还是积极的，进步的。我们要继续扩大其影响中积极有利的一面，对于其影响中消极的一面，要努力克服，尽量减小。努力提高现代秘书工作中的科技含量，推动和促进办公自动化技术的进步和发展，使其在现代秘书工作中发挥出更大的作用。

第五篇：办公自动化论文

办公自动化

对现代企业运作和管理的影响

————《办公自动化》期末论文

办公自动化对现代企业运作和管理的影响

本学期我选修了一门叫《办公自动化》的课程，记得开学拿到这 门课的教科书时，我简单的翻看了这本书的目录部分，发现这门课程就是教我们怎么做word、excel之类的，这点有点类似于我们大一第一学期上的《计算机应用基础》，于是我便觉得都是已经学过的东西，何必要再学呢？可是，直到真正接触到这门课程的时候我才发现我错了，我把它想得太简单了。

《办公自动化》并不是一门简单的教你使用Microsoft office软件的课程，而是一门教你在现代企业工作中实际运用Microsoft office的课程，它把office软件详细运用到企业的生产、管理、财务等各方各面。认真学习这门课程对我们将来的就业能力有极大的提升作用。

那么，实现办公自动化对现代企业运作和管理有什么影响呢？ 首先我们应当知道何谓“办公自动化”。办公自动化（Office Automation）简称OA，据“百度百科”描述“办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。”办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。随着数字化技术的发展，计算机、通信、办公自动化工具进一步走向融合，计算机已经成为办公自动化最基本的工具，一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术都以计算机为中心。所以要讨论办公自动化对现代企业运作和管理的影响基本可以从计算机的应用对企业运作管理的影响

场之间架起一座“桥梁”。在企业之间有利于加强交流与合作；在企业内部有利于优化的管理组织结构，调整管理体制，增加协同办公能力，强化决策的一致性；在企业与市场之间有利于信息的有效收集，利于企业做出正确的决策。计算机网络对现代企业的发展起着重要的作用，可以说，一个能充分利用计算机网络的企业，才能获得长足的发展，一个不善于利用网络的企业必定会被淘汰。

除了Microsoft office软件和计算机网络之外，其他如计算机安全与维护、其他办公软件和程序的应用对现代企业的运作和管理也有很大的作用，计算机的安全与维护是办公自动化过程的技术保障，而其他办公软件如Outlook、WinRAR、ACDSee、Windows Media Player等软件的应用，对办公自动化有极其重要的辅助作用。

计算机作为办公自动化最基本的工具，是一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术的中心，如果没有计算机，那么现代企业的运作和管理会变成什么样子呢？

通常在办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。如果没有计算机，那么这些工作基本都是由人工来完成，这样不仅工作效率不高，耗费大量的人力物力，而且工作的准确度也会降低，管理起来也有很大的难度。这时候出现了计算机，采用计算机文字处理技术可以生产各种文档，计算机可以存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等可以复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档。这其实都是办公室自动化的

整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

可以这样说，没有计算机，就没有办公自动化；没有办公自动化，就没有现代企业；没有现代企业，就没有现在我们丰富多彩的日常生活。办公自动化自提出到现在已有了20多年的发展历史。这20多年来，不论是生产领域还是生活领域，都因为计算机的广泛应用而发生了翻天覆地的变化。

在生产领域，办公自动化主要为现代企业运作和管理实现了七个功能，(一)建立内部的通信平台；(二)建立信息发布的平台；(三)实现工作流程的自动化；

（四）实现文档管理的自动化；

（五）辅助办公；

（六）信息集成；

（七）实现分布式办公。这七个功能基本就是办公自动化对现代企业运作和管理的影响的概括。

我们为什么要学习“办公自动化”？由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。越来越多的人已经认识到学会使用计算机的重要性，迫切的希望掌握计算机的基础知识和操作技能，以适应现代社会发展的需要。

不仅是我们个人，这也是现代企业所需要的，办公自动化已成为企业现代化管理的必然趋势。相信不久的将来办公自动化可以更加广泛的应用，新一轮的变革即将到来。

曾献文2010010405 10级本会四班