数字档案馆隐私权保护问题考量

第一篇：数字档案馆隐私权保护问题考量

数字档案馆隐私权保护问题考量

李媛

2012-12-23 21:57:53 来源：《山西档案》(太原)2008年4期

【英文标题】Research on the Privacy Protection of Digital Archives

【作者简介】李媛，南昌大学人文学院研究生。（南昌 330031）

【关 键 词】数字档案馆/隐私权/保护digital archives/right to privacy/protect

隐私权是随着人类文明发展到一定阶段，公民的个人独立自由、人格尊严日益受到重视而出现的一种新型的、独立的人格权，是现代文明的标志。数字档案馆的网络环境使传统环境下不太明显的隐私权保护问题变得越来越突出，由隐私权而产生的法律纠纷将影响数字档案馆的建设和运行，因此，我们有必要加强数字档案馆中隐私权保护问题的研究。

一、隐私权与档案

(一)隐私权及其内容

隐私权一般是指“自然人享有的私人生活安宁与私人信息秘密依法受到保护，不被他人非法侵扰、知悉、收集、利用和公开的一种人格权，而且权利主体对他人在何种程度上可以介入自己的私生活，对自己是否向他人公开隐私以及公开的范围和程度等具有决定权”。

随着社会的进步，人们法律意识的提高，对隐私权的认识已经由过去的消极抵御性权利转变为一种积极的、主动性的控制权和利用权。我国学者通过对各种法律规定的归纳认为，能动的隐私权应该至少包括下面几个部分：“一是控制权，指当事人对有关本人的资料享有最终的决定权，他人收集、使用这些资料必须经本人同意，否则就构成侵权；二是获取权，指当事人获取他人拥有的有关本人资料的权利；三是知悉权，指当事人有被告知其个人资料被收集处理与资料利用者身份有关的信息的权利；四是修改权，指当事人有要求资料控制者对其个人资料中不准确、不恰当、不适时或不完整的部分进行更正的权利；五是抗辩权，指当事人有以个人隐私被侵犯提起诉讼的权利；六是安全权，指当事人可以要求资料控制者保护其个人资料不被泄露、篡改、任意传播的权利；七是利用限制权，指资料控制者在收集利用个人资料的同时，要为当事人提供相关的服务”。

(二)档案与隐私权

由于档案是承载隐私的重要载体之一，档案无可避免地成为隐私权问题的利益攸关者。与档案有关的隐私包括档案机构所保管的档案中有关个人情报资讯并与特定个人的利益或者人身发生联系，且权利人不愿为他人所知晓的私人生活以及私人信息。因隐私涉及的范围广泛，故与公民隐私权有关的档案种类也很多，主要包括两大部分：一是在公务活动中直接形成的档案。如会计档案、人事档案等。二是档案部门通过征集、购买、接收或档案所有者以寄存、捐赠等方式保存在档案部门的私人档案，它们有的所有权仍归个人，而有的所有权已为国家所取得。

二、我国《档案法》中的有关隐私权保护的立法现状

至今为止，我国尚未出台正规的隐私权法，而各种实体法也未对隐私权进行直接的规定。但是，《宪法》、《刑法》、《民事诉讼法》、《刑事诉讼法》、《商业银行法》、《执业医师法》、《最高人民法院关于审理名誉权案件若干问题的解答》、《银行管理暂行条例》、《计算机网络国际联网安全保护管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》、《档案法》等法律法规都间接地对公民隐私权的保护给予了确认。

我国《档案法》中涉及隐私权的有第二十一条、二十二条。

《档案法》第二十一条规定：“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其中档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。”这一条款主要规定了档案利用方面的隐私权问题。

《档案法》第二十二条规定“集体所有的和个人所有的档案，档案所有者有权公布，但必须遵守国家的有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法利益。”这条说明档案公布时的隐私权问题。

对档案部门来说，最好能制定有关专门针对档案数据隐私权的法律法规。如果法律不设定行为边界，虽造成事实上的损害，也无法进行司法救济。

三、数字档案馆涉及的隐私权问题

(一)档案数字化中的隐私权问题

档案收集、保管的最终目的在于提供利用，在信息高度开放与共享的今天，档案信息只有通过数字化才能最大程度满足共享需求。然而，档案中涉及个人隐私的信息很容易通过数字化的渠道泄露，侵犯当事人隐私。因此，档案馆对涉及个人隐私的档案是否应该数字化成为争论的焦点。

上海档案信息网首页曾就此相关问题进行讨论，讨论内容为“婚姻档案上网是否有碍隐私权”。2006年2月，民政部发布公告称即将全国各省的结婚、离婚等婚姻信息统一登记归档，并将逐步实现全国联网查询，以有效避免异地重复登记、重婚等现象。这一消息一经公布，在社会上引来广泛争议[1]。

笔者认为，个人婚姻状况能不能上网的争议焦点在于，该行为有没有涉及公民的个人隐私。众所周知，新的《婚姻登记管理条例》取消了结婚、离婚需要单位出具证明的历史，甚至无身份证、户口簿也可登记结婚。表明了婚姻行为属于个人独立处理的民事行为，具有排他性，无疑是社会文明进步以人为本的体现。这就带来了婚姻状况是否属于保密范围，也就是是否是个人隐私的问题。

民政部最终坚持了将婚姻档案上网，但随后民政部与国家档案局联合颁布施行了《婚姻登记档案管理办法》，并在答记者问中向公众说明“当事人婚姻状况信息的联网查询是指婚姻登记机关的内部工作系统，只供婚姻登记机关工作人员为了工作需要进行查询，其他人员是无法随意查询的，所以不会影响当事人的隐私权[2]”。从而有效避免了隐私权问题。

从隐私权保护角度考虑，数字档案馆对涉及个人隐私的档案进行数字化时，事先应征得当事人的同意并随后对当事人的隐私进行必要的保护措施。因此档案界可制定一个全行业统一的相关声明，各数字档案馆可在制作资源库前在各自的网站上发表声明，声明要对什么样的档案进行数字化、数字化的目的、当事人有何权利、网站有何权利与义务等等。这有利于规范各个数字档案馆网站的行为，为隐私档案提供更有力的保护。

(二)网络服务中的隐私权问题

网络时代，档案馆通过网络收集个人资料变得快捷化、自动化，同时也从某些方面造就了档案馆对用户隐私的侵权行为。数字档案馆为了记录与分析档案网站服务利用情况，服务器中的“日志程序”会自动记录用户的IP地址、访问时间、访问内容及访问结果，而且可以利用网络跟踪技术自动地掌握用户的网上行为[3]。另外，数字档案馆要求用户在接受服务之前提供若干个人信息，如姓名、年龄、性别、身份证号、职业、工作单位、联系电话、电子信箱等。数字档案馆采用先进技术手段收集个人信息并非出于恶意，但必须限于法律规定的职权范围内，无论是否经过用户本人或个人资料合法提供者的同意，也无论对当事人有否伤害的可能性，这一要求都是严格的。其次，档案网站收集个人资料应遵循“告知原则”，这一原则是由美国政府信息基础设施小组的个人隐私工作组在题为《个人隐私权和国家信息基础设施——提供与使用个人信息原则》的报告中提出，该报告指出“信息收集者应通知当事人他们正在收集何种信息并将要用于何种目的”。如果在用户毫不知情或无奈的情况下收集其个人信息，对不提供个人信息者拒绝提供服务，就会侵犯用户对其个人隐私信息的控制权与知悉权。

(三)档案信息传播中的隐私权问题

计算机网络技术增强了档案文件的可获取性，提供了更多机会来收集记载人类活动的更详尽的文献资料，但同时也牺牲了档案的部分可靠性和完整性。随着计算机信息网络的广泛应用，大量存储、快速传输、多方利用个人数据变得非常容易，也难以控制，极易构成对公民隐私权的侵害。由于技术的不完善，网络黑客等对当事人隐私权的侵犯既可以发生在档案馆与用户通过网络传送个人资料或不同的档案网站之间共享个人资料中的某个环节，也可以发生在档案网站存贮个人资料的过程中。如黑客通过病毒程序对包含个人资料的电子邮件进行跟踪拦截，获取机密信息；或者通过非法侵入档案网站的用户数据库，观看、篡改、传播个人资料，将对当事人的隐私权带来极大威胁[4]。当事人一旦隐私权受到侵犯遭受利益损失就可能根据《民法通则》等相关法律通过司法程序追究档案馆的侵权责任，使档案馆陷于诉讼纠纷。

四、加强数字档案馆隐私权保护策略

(一)提高档案人员对用户隐私权的维权意识

首先应对不同类型的个人信息的重要程度划分等级，以便采取不同的保护措施，对于敏感的个人信息，确保只有经过批准的有关人员才能收集、查阅、传播这些个人信息。此外，还应对有关人员进行隐私权保护知识的培训，使他们熟悉有关的法律法规，掌握保护隐私权的相关技能及数字档案馆为个人信息的安全采取具体的各种技术保护措施。

(二)合理划分隐私档案的开放期限

为了在档案开放利用中使公民的隐私权得到保护，必须采取相应的保护措施。可以从开放档案的期限、范围与鉴定、开放方式等具体措施入手，谨慎对待隐私档案的开放。一是通过规定档案开放的期限来保护隐私权。世界上许多国家的档案法规中都明确规定了档案的开放期限，但对于含有隐私的档案，许多国家都延长了开放期，以确保公民隐私权不被侵犯。如《俄罗斯联邦档案全宗和档案馆法》中规定档案30年的开放期限，而含有个人隐私的文件75年后开放。法国1979年1月3日颁布的档案法规定“利用公务文件自由权法律中规定的不能自由利用文件的封闭期一般为30年，凡涉及个人情况如私人生活、家庭生活、公共事业部门调查来的有关私人情况和行为等文件为100年，处理与私生活有关的诉讼文件为60年”。我国《档案法》在确定30年开放期限基础上，仅对涉及国家重大利益的档案进行期限控制，对涉及个人隐私档案的开放时间并无明确规定，只在《档案法实施办法》第2条中笼统指出“上述所有档案，如按国家有关规定需要继续保密或控制使用，档案馆应继续延期开放”。通过借鉴国外隐私档案的开放期限的规定，我国应在《档案法》中明确规定含有个人隐私档案的开放期限。

(三)加强档案行业自律管理

档案界应制定全行业的隐私权保护政策，数字档案馆也应制定本馆的隐私权保护制度，并在数字档案馆网站主页的显著位置发表声明。内容应包括：告知网站收集个人信息的目的、方式、范围；对个人信息提供保密和安全措施的承诺；告知当事人的请求阅览权、删除权、诉讼权等免责条款。

(四)加强对个人资料的技术保护

采用Cookies软件管理工具、个人隐私偏好平台(P3P)、加密软件、自动删除个人资料软件等由用户自己保护个人资料的技术。档案馆为了禁止未经授权的用户截取或查阅个人资料，可以通过设置本网站运行的服务器，自动使电子邮件传输到一个预先指定的服务器目录机密邮箱，只供获得授权的人查阅[5]。

综上所述，网络隐私权保护是我国档案学理论和实践研究的重要问题。其主要研究内容应包括：档案隐私权的定义、内容；档案隐私权的保护范围；档案法与隐私权；数字档案馆与网络隐私权；档案馆隐私权保护技术研究；对档案人员和用户进行隐私权保护知识与技能的培训研究；档案馆保护网络隐私权的交流与合作等领域的研究。

【参考文献】

[1]婚姻档案上网有碍隐私权吗？http://,2008.2.22.[2]民政部副部长称上网查询婚姻状况说法不准确.[2008-2-22].http://.[3]潘连根.关于数字档案馆隐私权保护问题的思考[J].档案时空，2006(6).[4]肖文建，刘杰.论网络环境下档案信息传播中的隐私权保护[J].档案学通讯，2007(5).[5]李群，刘维荣.档案信息网络化服务中的隐私权保护在欧美[J].机电兵船档案，2004(2).

第二篇：个问题关于隐私权及其保护的几

关于隐私权及其保护的几个问题

杨立新 中国人民大学法学院 教授

近几年，媒体对隐私权这个法律概念越炒越热，甚至于成为街谈巷议的话题。这样的讨论，对于普及隐私权的法律知识，更好地保护公民的隐私权，是有积极的意义的。但是，也不能不看到，在见诸于报刊等媒体的言论中，有很多对隐私权及其法律保护是没有正确的理解的，甚至以讹传讹，有谬种流传之嫌，因此，有必要对有关隐私权及其法律保护的一些问题作进一步的阐释，将隐私权的认识统一到法律所限定的范围之内。

问题之一：中国法律不是对隐私权没有作出规定，仅仅是在民法基本法上没有规定隐私权

在报刊上最常见的一种说法，就是中国的法律对隐私权没有作出明文规定。有些报刊还专门开辟专版，邀请有关专家学者发表言论，阐释这样的意见。我不知道这些专家和学者对隐私权的法律规定和司法解释是怎样理解的，总之，我认为这种看法是不正确的。

应当承认，在1986年中国制订《中华人民共和国民法通则》的时候，由于立法者对隐私权还没有充分的认识，因而在这部法律中仅仅规定了生命健康权、姓名权、名称权、肖像权、名誉权、荣誉权等人格权，没有将隐私权规定为公民的人格权。这是一个立法的疏漏。

在《民法通则》公布以后不长的时间里，人们就认识到了这个问题。在世界各国纷纷承认隐私权的当代社会，民事立法不规定隐私权，实在是一个严重的失误。可以这样说，缺乏对隐私权的保护的民事立法，不管其他的内容是怎样的完善，都不能说这样的民事立法是一个完善的立法，对于完善地保护公民的人身权，都是有缺陷的。正是因为如此，国家在立法和司法上采取了一系列的补救措施，对这一立法疏漏进行补救。

首先，是在司法上采取措施，对隐私权的法律保护进行司法解释。最高人民法院在《关于贯彻执行〈中华人民共和国民法通则〉若干问题的意见(试行)》中，采取变通的方法，规定对侵害他人隐私权，造成名誉权损害的，认定为侵害名誉权，追究民事责任。其第140条规定：“以书面、口头等形式宣扬他人的隐私，或者捏造事实公然丑化他人人格，以及用侮辱、诽谤等方式损害他人名誉，造成一定影响的，应当认定为侵害公民名誉权的行为。”按照该条文的逻辑，就是“以书面、口头形式宣扬他人的隐私，„„造成一定影响的，应当认定为侵害公民隐私权的行为。”应当说，这是一个对隐私权保护的重要的司法解释。按照这样的司法解释，最高司法机关承认公民享有隐私权，只是在保护上，适用名誉权的保护方法进行保护。这就是所谓的见解保护方式。

1993年最高人民法院在《关于审理名誉权案件若干问题的解答》中，重申这一原则。按照这样的司法解释，在司法实践中，对隐私权有了一定的法律保护。例如一名公司的副经理在经理出差时，将经理放在办公桌抽屉中的日记取出，对经理的个人隐私内容摘抄、整理，发给公司人员讨论、批判，严重侵害了这位经理的隐私权，造成了名誉权的损害。故当经理项法院起诉的时候，法院经过审理，判决这位副经理承担侵害名誉权的民事责任，保护了这位经理的隐私权。

其次，立法机关在立法上采取措施，确认隐私权是公民的人格权。在《民法通则》以后颁布的一些新的法律中，几乎凡是涉及到民事权利的，都有对隐私权的规定。这就是《未成年人保护法》、《妇女权益保障法》、《残疾人保护法》和《消费者权益保障法》等。在这些法律中，对未成年人的隐私权、妇女的隐私权、残疾人的隐私权以及消费者的隐私权，都作了明确的规定。按照这些法律的规定，只要是在这样的场合，侵害公民的隐私权，就依法受到保护。

再次，在1979年的《刑事诉讼法》、1982年的《民事诉讼法》等程序法中，对隐私(阴私)的保护，都有具体的规定。

由此可见，这个的法律不是对隐私权的保护没有规定，而仅仅是在民法基本法上，没有作出一般性的规定。如果笼统地说中国法律没有对隐私权作出规定，是不客观的。

隐私权所保护的隐私，是私人信息、私人活动和私人空间，不能作任意的扩张或者限制的解释

隐私权的客体是隐私。但是，对隐私究竟应当怎样理解，说法却大不相同。

实际上，隐私观念是在人类在将自己的阴私部位用树叶等遮挡起来时，就产生了的。以后随着社会的进展和社会观念的变化，隐私的概念不断发展。在现代，阴私概念有了严格的界定。严格按照法律的要求解释隐私，就是与公共利益无关的个人私生活秘密，它所包容的内容，就是私人信息、私人活动和私人空间。

私人信息是有关个人的一切情报资料和资讯，诸如身高、体重、收入、生活经历、家庭电话号码，病患经历，等等。私人活动，是一切个人的、与公共利益无关的活动，如日常生活、社会交往、夫妻之间的两性生活、婚外性关系等。私人空间也称为私人领域，是指个人的隐秘范围，如身体的隐秘部位、个人居所、旅客行李、学生书包、日记、通信等均是。

有人认为，隐私的范围受到国家法律的限制，如问女性的年龄，在国外是侵害隐私权，在中国问问一个人的年龄不仅不是侵害隐私，而且还是一种对人的关心的表现。因此，中国法律对隐私的范围是限制较严的。其实并不是这样。无论在任何国家，年龄和收入，都是都是隐私的内容，国家没有任何法律规定这样的问题不是隐私。当一个人询问你的年龄或者收入，如果他没有恶意，不能认为他是侵害你的隐私，因为隐私的支配权是在你的手中掌握，你可以不回答他。可以认为，凡是属于上述私人信息、私人活动和私人空间范围内的事情，都是个人隐私。

隐私权是维护隐私的权利，其核心内容是对自己的隐私依照自己的意志进行支配

隐私权是公民的人格权，它包括这样几种权能：一是隐私隐瞒权，公民对自己的隐私有权隐瞒，使其不为人所知;二是隐私利用权，权利人可以自己利用自己的隐私，满足自己精神上和物质上的需要;三是隐私支配权，支配自己的隐私，准许或者不允许他人知悉或者利用自己的隐私;四是隐私维护权，当自己的隐私被泄漏或者被侵害的时候，有权寻求司法保护。

隐私权的这些权能的核心，是对隐私及其利益的支配。一个人对自己的隐私不愿意让人知道，而他人恶意进行探听，是侵害隐私权的行为，因为该他人的行为违反了权利人对自己隐私及其利益的支配的意志。一个人愿意将自己的隐私告知某人，但是只要是权利人没有授权，他就不得将这种隐私进行宣扬或者泄漏，恶意宣扬或者泄漏者，为侵权行为。自己的日记是自己心灵的写照，他愿意让他人看其内容，该他人就可以知悉日记的内容，不愿意让他人知悉，他人就不得翻阅。恶意翻阅他人日记，或者知悉他人日记的内容未经允许而予以宣扬或者泄漏，都是对隐私支配权的侵害，都是对隐私权的侵害。

按照法理，隐私权是人格权，性质是绝对权，任何人相对于他人的隐私权，都是义务人，都负有不得侵害的义务。违反这样的义务，造成权利人隐私权的侵害，就构成侵权行为。有一位女青年与一名男青年谈恋爱，出于忠诚，女青年将自己在大学期间与他人同居的情况告知男友。该男友与该女青年断绝恋爱关系之后，心理还不能平静，又把上述内容写在明信片上，寄给女青年，使女青年所在单位的人都知道了这件事，受到了严重的精神损害。该男青年的行为就是严重的侵害隐私权的侵权行为。

对隐私权是直接保护还是间接保护：法律应当选择前者

对隐私权的法律保护，是一百年以来的事情。当1890年美国法学家布兰蒂斯和华伦在哈佛大学《法学评论》上发表《隐私权》一文之前，隐私并不是一个权利。只是在此之后，世界才逐渐认识了隐私权及其重要性，各国陆续认其为人格权，并加以严格的法律保护。

经过一百年的历史发展，在各国的司法实践中，对隐私权的保护形成了两种模式，一是直接保护方式，即对侵害隐私权的行为直接认定为侵害隐私权的侵权行为，责令侵权行为人承担精神损害赔偿的责任。二是间接保护方式，即由于该国立法的原因，对于侵害隐私权的行为不是直接定为侵害隐私权的侵权行为，而是认定为其他类似的侵权行为，按照其他类似的侵权行为承担民事责任。在我国，就是因为制订《民法通则》时没有规定隐私权，因而采用了目前的这种以侵害名誉权的保护方式保护隐私权的间接保护的方式。

实践证明，采用间接保护的方式保护隐私权，是不完备、不周密的保护。按照我国司法解释确定的对隐私权的保护方法，只有擅自公布、恶意宣扬他人隐私，造成名誉损害后果的，才能认定为侵害名誉权的侵权行为，追究行为人的民事责任;对于其他侵害隐私的行为，例如刺探他人私人情报信息，擅闯他人私人住宅，跟踪私人活动，等等，就都无法追究民事责任。直至目前，法院还没有一例对上述侵害隐私权的行为作出直接保护的判决。这里既有立法上的原因，也有法官和法院对法律理解的问题。事实上，在一些民法特别法中对隐私权的规定，是应当依照、可以参照的，直接按照侵害隐私权追究侵权行为人的民事责任，是完全有法律根据的。

对隐私权采用直接保护方式，既是隐私权自身的的要求，也是社会发展的必然。既然隐私权是不容侵犯的个人人格权，既然采用直接保护的方式保护这种权利是历史的必然，那么司法机关在其中，就应当有所作为，推动这一历程，使公民的隐私权受到更为完备的法律保护。

第三篇：体育明星隐私权保护..

摘要

奥运赛事空前激烈，人们对参赛运动员的关注热情空前高涨。街头巷尾、媒体网络，都在津津乐道运动员“背后的故事”，从身高、体重、到婚姻、恋爱，无所不谈。这种自由而宽松的报道气氛，彰显了我们正在走向一个新闻自由的时代，在很大程度上满足了普通民众对资讯的渴望和猎奇心。但其中存在的问题是，媒体忽视了体育运动员的隐私权。作为公众人物的体育运动员，对于必要的舆论监督有接受和容忍的义务，但是他们也应该有属于自己的不被打扰的空间。作为公众人物的体育明星运动员隐私权保护的边界问题是本文研究的出发点和核心。

本文主要分四个部分。第一部分介绍了隐私权的特点及我国对公民隐私权的保护；第二部分介绍了公众人物的概念、分类与公众人物隐私权的限制；第三部分分析了公共利益、公共兴趣与体育明星运动员隐私权限制程度。第四部分首先提出应该对体育运动员的隐私权进行保护，并提出体育运动员的身体隐私、个人住宅、私生活以及一些与公共利益完全无关的个人信息都应当在保护之列，接着提出我国民事立法应规定体育运动员隐私权保护的范围，对于侵犯运动员的隐私权的行为应予以惩戒，同时也要使媒体认识到不应一味迎合一部分人的低俗趣味，应注重宣传努力奋斗、团结合作和积极向上的运动竞赛精神，尊重运动员的隐私。

体育运动员隐私权保护问题研究

一、隐私权的特点及我国对公民隐私权的保护

(一)隐私权的概念、起源

要了解什么是隐私权，有必要先了解什么是隐私。隐私，英文为Privacy，有隐居、秘密、私下之意思，是指不愿为外人界入的私人生活，它是人类社会化的产物。最早提出隐私权概念的是美国法学家路易斯•布兰蒂斯和塞缪尔•沃伦。他们在1890年的《哈佛法学评论》杂志上发表了一篇著名论文《隐私权》。该文的面世标志着隐私权理论的诞生。作者把隐私权界定为“生活的权利”和“不受干涉的权利”。认为隐私权本质上是一种个人对其自身事务是否公开给他人的权利，保护个人的隐私就是保障个人的“思想、情绪及感受”不受他人打扰的权利。

对于隐私权的客体，我国著名学者杨立新教授总结为“隐私权的客体包括私人活动、个人信息和个人领域”，而笔者更偏向于隐私权的客体应是私人生活信息和私人生活安宁。所谓私人生活信息，一般理解为包括所有个人的情报资料，诸如家庭成员、亲属关系、婚姻状况、财产状况，以及个人的身高、体重、女性的三围、健康状况、宗教信仰、住址、家庭电话号码等等。私人生活安宁，是指自然人享有的、在法律许可的范围内按照自己的意志从事与公共利益无关的活动，不受他人的干扰、破坏。如日常生活、社会交往、夫妻关系等。即个人对其自身事务公开披露的决定权利，个人有权决定在何种范围内以何种方式来向他人传递个人思想与感情。

在世界各国，美国的隐私权理论研究最为发达，相应的保护措施也最为有力。1940年美国法院出现了隐私权的判例。1965年美国最高法院正式承认个人享有宪法规定的隐私权，同时颁布了一系列专门保护隐私权的法律，如1974年的《隐私法》，以后公布的《家庭教育隐私权法》、《财务隐私法》等等。在法律中将侵犯隐私权的行为直接界定为侵权行为，并责令侵权行为人承担精神损害赔偿责任。

（二）我国对隐私权法律保护的现状

我国宪法的第38条、39条和第40条规定了公民的人格尊严不受侵犯；公民的住宅不受侵犯；公民的通讯自由和通讯秘密受法律保护。这是对隐私权保护的原则性规定和依据。

在我国现行的民事基本法《中华人民共和国民法通则》中，规定了生命健康权、姓名权、名称权、肖像权、名誉权、荣誉权等。隐私权没有被列在人身权的保护范围。这是由于当时我国社会发展和立法者的认识水平的局限所致。由于社会发展的需要，1988年最高人民法院在“关于贯彻执行《中华人民共和国民法通则》若干问题的意见(试行)”中，规定对侵害他人隐私权，造成名誉权损害的，认定为侵害名誉权追究民事责任。这是对隐私权保护的一个重要的司法解释，根据这个解释，在对隐私权的保护上，适用了以名誉权的保护方法进行保护，这是一种所谓的间接保护的方法。

二、公众人物的概念、分类与公众人物隐私权的限制

公众人物（public figure），是美国在20世纪60年代提出并在司法实践中得到广泛应用的一个概念，首席大法官沃伦对公众人物的概念界定为“公众人物是指在关系到公共问题和公共事件的观点与行为上涉及公民的程度，常常与政府官员对于相同问题和事件的态度和行为上涉及公民的程度相当。”

公众人物并不是一个政治概念，而是一个为了保护言论自由、限制名誉权和隐私权而创设的概念。美国沙利文诉《纽约时报》案中首次确立“公共官员”的概念，即是为了对公众人物的人格权提供合理的限制。我国近年来出现的涉及公众人物的案例中，也都提出了对公众人物人格权的限制问题，比如2002年范志毅诉文汇新民联合报业集团侵犯名誉权案，首次在判决书中提出了公众人物的概念。

从我国的实际出发，王利明教授认为根据公众人物与公共利益的密切程度将其分为两类：

一、国家工作人员类。主要包括国家机关工作人员（在国家权力机关、行政机关、司法机关以及党和政协的机关中从事公务的工作人员）和因法律或国家机关授权行使权力的有关组织或个人，还包括国家工作人员的候选人；

二、非国家工作人员类。主要包括体育演艺类公众人物、商界公众人物、知识界公众人物和新闻类公众人物等。

公众人物隐私权的限制来源于对普通公民知情权的保护。知情权是指公民知悉、获取信息的自由与权利，它包括政治知情权和社会知情权。知情权作为一种权利主张的法学概念，最早由美国的一位编辑首先提出来。他针对当时美国政府权力不断膨胀的状况，呼吁官方尊重公众的知情权，这是政治知情权，后来又增加了社会知情权，就是公众知晓他们所感兴趣的或与他们利益相关的社会公众人

物的情况。隐私权和知情权是一对相互冲突的权利。

隐私权和知情权的冲突，在很大程度上是公的权利与私的权利之间的矛盾，因此，有学者认为在处理上必须考虑公法优先和公共利益原则，即所谓“隐私权止于公共利益”。也有学者提出，面对侵犯个人隐私的起诉时，媒体强调公民的知情权，他们最有效的两大抗辩理由：一是出于公众利益的需要，二是为满足公共兴趣。

三、公共利益、公共兴趣与体育明星运动员隐私权限制程度

罗斯科·庞德认为：公共利益是从政治组织社会生活角度出发，以政治组织名义提出的主张、需要和愿望。恩格斯曾经说过：“个人隐私一般应受到保护，但当个人私事甚至隐私与最重要的公共利益---政治生活发生联系时，个人的私事就已经不是一般意义上的私事，而属于政治的一部分，它不受隐私权的保护，而应成为历史记载和新闻报道不可回避的内容。”

政府官员受公民授权，以维护和促进社会公共利益为职责和使命，因此其所享有的隐私权在内涵和边界上于普通公民的隐私权存在着差别。政府官员由于代表国家行事，其个人状态直接影响到他对社会资源的利用，因此其个人隐私因涉及公众利益而成为公众应该了解的内容，他们的隐私权要受到一定限制，所谓“高官无隐私”，限制政府官员的隐私权，有利于维护政府形象与社会公认的价值标准，有利于提高政治生活的质量。

同为公众人物，体育运动员的隐私保护与政府官员不同。虽然体育明星运动员可能有着很大的社会知名度、影响力，公众对体育明星隐私有强烈的兴趣，但是他们的婚恋、家庭等与公众利益没有关系，所以他们的个人隐私不应该受到太多的限制。尽管公众兴趣会成为公众知情权成立的原因而构成对个人隐私权的对抗因素，但是媒体也应该有独立的价值判断。公众兴趣会有猎奇、低俗的兴趣倾向，但是新闻报道如果一味满足观众的这种兴趣，便丧失了媒体自己的价值判断，还可能会被提起侵犯隐私权之诉。

四、体育运动员隐私权的保护

1、保护的范围

（1）身体隐私

身体的隐私是私人生活中最私密、最敏感的领域，擅自暴露他人的身体隐私，不仅会造成他人隐私权的损害，而且会对他人的名誉造成损害，因此即使是名人，其人格中最隐秘的部分也应受到保护，无论采取何种手段，未经他人同意暴露其身体隐私，构成侵害隐私权。

（2）个人住宅隐私

凡是私人支配的空间场所，无论是有形的，还是虚拟的，都属于个人隐私的范畴。在私人空间中，住宅空间具有尤为重要的意义，此处之住宅不仅指法定住所，也包括临时居住、栖身的房间、工人临时居住的工棚、无房户居住的办公室等。住宅是个人隐私的重要组成部分，公众人物对个人住宅业享有隐私权，任何人未经其许可不得擅自闯入其私人所有的、合法占有的房屋以及其他空间，也不得非法采用高倍望远镜探测等手段窥视个人空间，否则，即构成对公众人物隐私权的侵害。

（3）私生活等与公共利益完全无关的个人信息

私生活包括家庭成员、亲属关系、婚姻状况、财产状况以及日常生活、社会交往、夫妻关系等，这些都是个人享有的、与公共利益无关的个人生活空间，个人对其自身事务享有公开披露的决定权利，个人有权决定在何种范围内以何种方式来向他人传递个人思想与感情。被媒体或其他人知晓并披露会伤害自我唯一感、阻碍了个人独立、侵犯了个人尊严、贬抑了个人荣誉。

2、保护的方式

（1）法律的健全和完善

奥运会期间媒体对运动员全方位的报道之所以没有引起侵犯隐私权诉讼，是因为我国目前对隐私权保护方面的相关法律还不完善。我国对隐私权的研究起步较晚，我国《民法通则》没有规定隐私权为独立的一项人格权。只是在最高人民法院《关于贯彻执行〈中华人民共和国民法通则〉若干问题的意见（试行）》及以后的有关解释中，将泄露宣扬他人隐私，给他人声誉造成不良影响的情况纳入名誉权的范畴加以保护。但是名誉权和隐私权在保护的主体、权利内容、侵害行为性质和手段上都存在明显的不同，是两种不同的人格权。把隐私权纳入名誉权范围保护，是一种间接保护，是不全面的保护，势必缩小隐私权的保护范围。

我国应加快隐私权保护的法律建设。确立隐私权为公民的一项独立人格权，建立以宪法保护为统领，以民法保护为重点，辅以专门法的隐私权法律保护体系。对于公众人物，在民法上同时作出公众人物隐私权的限制性和保护性规定及公众人物的层次性规定。立法上可划定公众人物受保护的核心隐私范围，避免对公众人物隐私权限制而造成过分的侵害的发生。

（2）媒体的自律

新闻自由是媒体的重要权利，也是满足公众知情权的保障。但是“新闻自由”不能滥用。由于激烈的市场竞争，为吸引更多的观众，提高收视率或销售量，媒体乐于挖掘公众人物的隐私。但这样的结果使得新闻自由的社会公力价值受到贬损，公众兴趣会有猎奇、低俗的兴趣倾向，但是我们的新闻报道如果一味满足观众的这种兴趣，便丧失了媒体自己的价值判断。在这种发生了变异的价值观的作用下，媒体很容易陷入对名人隐私过度侵扰的泥沼。

作为媒体，在满足公众兴趣的同时，必须遵循一定的道德尺度，尊重公众人物的个人隐私，引导社会向着健康、良好的方向发展。

结论：

1、人际交往的扩大必然意味着个体独享生活的缩小，人们就越觉得有必要保留只属于自己的内心世界的安宁。因而，隐私权作为普遍的社会心态，是随人类社会出现自始存在的，并随着社会文明发展而日渐突显。

2、隐私权和知情权是一对相互冲突的权利。在处理上必须考虑公法优先和公共利益原则，即所谓“隐私权止于公共利益”。

3、同为公众人物，体育运动员的隐私保护与政府官员不同，他们的婚恋、家庭等与公众利益没有关系，所以他们的个人隐私不应该受到太多的限制。

4、体育运动员隐私权的保护范围包括身体隐私、个人住宅隐私以及私生活等与公共利益完全无关的个人信息，而保护的实现依靠法律的完善以及媒体的自律。

第四篇：档案馆数字化、数字化档案馆、数字档案馆

关于档案馆数字化建设的思考

2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛

当二十世纪的尼葛洛庞帝（Nicholas Negroponte）在《数字化生存》（Being Digital）一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的。

一、传统档案馆的数字之路

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成：

（一）档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。

（二）数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

（三）数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。

二、档案馆数字化——数字化的起点

档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。

计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面：

（一）档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。

20世纪90年代以来，我国各级各类档案馆开始进行档案管理数字化的实践与探索，大致可以归纳为三方面的发展方向。

1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了方便利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。

2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。

3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为契入点，朝着这个方向积极发展。

（二）馆藏信息的数字化。根据《档案法》的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：

1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。

2、中小型综合档案馆，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。

目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低；若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。

（三）档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

如果把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉----互联网，实现档案资源的共享。

三、档案馆数字化建设需要注意的几个方面

（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并决定在2002年正式出台统一的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。

（三）档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。

目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教育界必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。

同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：

1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。

2、针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。

3、充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

以上是我们对档案馆数字化建设的一些浅见。现在各地档案部门都很重视这方面的信息，有些单位已将此摆上了议事日程，但相对于图书馆部门，档案部门的动作已经滞后。中国数字图书馆工程现已进入了实质性操作阶段，其在数字图书馆的总体结构、标准规范、技术线路等方面已经积累了相当的经验。1999年3月成立的“国家图书馆文献数字化中心”年生产规模已经达到5000万至6000万页全文影像数据，它的网络可以提供1000G存储量的网上信息服务。档案馆如果还不重视档案馆的数字化建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法融入信息时代的快车道，最终将被信息社会淘汰。因此，为适应社会发展的需要，档案馆数字化建设不仅仅是一项具有前瞻性的举措，它还具有更深刻的战略意义。

第五篇：数字档案馆调研报告

档案馆“十二五”规划前期调研报告 对档案馆工作性质的认识

1.1 部门职能

高等学校档案是高校社会实践活动的真实历史记录，也是衡量高教事业持续发展的重要标志，它记载过去，服务现在，昭启未来。高等院校作为人才聚集地和知识传播地，其各类档案尤其是教学、科研、党政管理等档案的科学价值和开发利用价值是社会信息资源中的重要组成部分。通过档案，可以再现历史的面貌和发展变化的轨迹，为领导决策和日后各项工作的发展提供依据。

近年来在档案工作人员的努力下,我校档案工作有了长足的进步和发展。高校档案的收集、整理、传递、开发利用也成为高校发展一项重要工作,使档案成为教育教学、学科建设、日常管理等的基础和依据。为了使档案工作更好地为高校科研、教学、管理服务, 确保各门类档案的完整、准确、系统，要完善档案管理,严格把好档案收集、整理、归档关，把好案卷质量关，采用高校统一规范的分类法，统一标准化管理档案，这样可以提高档案工作的质量效率，又可为实现管理的现代化打下坚定的基础。

作为学校内部行政管理的重要部门, 档案馆具有双重性, 作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能，要“对所属单位的档案工作进行监督和指导”,同时作为业务部门,还要“负责保管本机关的档案”,具有“保管”的职责。

1.2 部门工作特点

档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分，如干部档案管理是干部管理工作的一部分，科技档案管理是科研管理的重要组成部分等。

档案作为一种文献，是重要的信息来源，档案管理是文献信息管理系统的重要组成部分。随着档案工作的发展，社会对档案需求的提高，现代档案管理工作已经不仅仅是对档案的简单保管，而是采用各种新技术、新方法来开发和利用档案信息资源，以满足社会的需要。档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。但由于档案原始记录性的特点，又使得档案管理活动区别于图书、情报等其它文献信息工作，主要表现在以下四个方面[1]：

第一，档案资源积累过程的缓慢性。档案是人类社会活动的历史记录，是随着人们的实践活动逐步积累起来的，档案大多数是“孤本”，不能随意复制，尤其是历史档案，能够流传至今的很少。因此，档案较之于一般的图书资料而言更显珍贵，在其保管和利用过程中不得不重视对它的保护，这样无形中就降低了他的利用率。

第二，档案管理过程的阶段性。就档案的流转程序而言，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，档案管理方式也有不少差异。档案室管理阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性；档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个社会各项工作服务。

第三，档案管理活动对档案形成者的依附性。档案是在其形成者过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。档案对形成者的依附性，使得档案难以像图书资料那样广为传递和交流，这在某种程度上限制了档案管理活动的范围。

第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。档案直接关系到其形成者的切身利益，并且有相当一部分档案涉及到学校的政治、经济与技术机密。所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，过了这段封闭期后才能有选择地向社会开放，档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。本部门工作现状和存在的主要问题

2.1主要工作成绩

自2007年12月14日成立以来，贵州财经学院档案馆立足国家标准和本校的实际情况，致力于档案管理信息化建设，积极推进档案收集、整理方式的改革，在全校推广应用档案管理信息系统，并投入力量积极开展档案数据库和网站建设，以期使档案检索利用更加贴近学校发展需要、贴近教职员工研究查考的需要。馆内目前设有馆长室、综合档案科、干部档案科、保密室及3间库房，占地面积近1000平方米，现有工作人员共8人，其中硕士研究生学历1人，大学本科学历6人，大专学历1人，另有退休返聘人员1人。综合档案馆馆藏档案包括文书、教学、科研、基建、声像、学报、设备、财会八大类。

2008年12月31日，在学校领导的重视和关怀下，经过档案馆工作人员的努力，我校试卷保密室获得贵州省国家统一考试试卷保密室合格证，是继贵州大学、贵州师范大学之后的贵州省第三家获得试卷保密室合格证的高校。

2009年1月9日，在省直机关保密工作第十一协作组、省直国家安全工作第三协作组 2008总结表彰暨移交工作会议上，我校荣获了省教育厅、第十一协作组组长单位贵阳中医学院颁发的“2008先进单位”称号。我校院办副主任、档案馆副馆长黄竹慧、档案馆工作人员朱青荣获贵州省直机关工作保密论文征文竞赛一等奖；我校部分档案工作者分获二等奖、优秀奖。

2009年4月8日，经贵州省档案局决定，贵州省直单位档案协作组第十二组工作会议在我校召开，中共贵州省委组织部部务委员尹新黔、贵州省档案局局长王传福以及贵州省档案局经科处、贵州省教育厅、贵州省直单位档案协作组第十二组各成员单位院校档案工作人员参加了本次会议。这既是对我校档案工作发展的一种肯定，同时也是对我校档案事业继续稳步推进的一种鼓励，是我们转变发展观念、调整发展思路、总结经验教训、妥善解决问题的契机。

2.2省内外高校同类部门工作经验借鉴

2.2.1 本部门与省内高校同类部门对比分析

贵州省内高校目前仅有三家设立档案馆，分别是贵州大学档案馆、贵州师范大学档案馆和我校档案馆。

贵州大学档案馆成立于2004年11月，即原贵州大学和原贵州工业大学合并时，由两校的干部人事档案室、综合档案室合并组建而成。贵州大学档案馆为正处级建制单位，下设办公室、人事档案科、综合档案科。现有在编工作人员11人，其学历结构是：大学本科学历5人，大专学历6人；职称结构是：副高职称1人，中级职称8人，初级职称1人。全馆总面积977平方米，馆藏有人事档案9339卷、综合档案（含党群、行政、教学、科研、财会、基建、出版、外事、实物等类档案）29878卷，配置有复印机、打印机、传真机、扫描仪、档案装订机、数码相机、刻录机、空调等设备。

1991年初，贵州师范大学根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》的规定，理顺了领导体制，成立了综合档案室，隶属校长办公室领导，由校长分管。除原有的党政管理类档案外，综合档案室集中统一管理了学校党政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像等九大类档案。2005年初学校成立档案馆，在原有综合档案的基础上，将人事档案并入档案馆集中统一管理。2004年初，省政府决定将贵州省理工职业学校并入我校。根据教育部有关规定，档案馆接收了该校的全部档案并按不同的全宗实行统一管理。档案馆现有专职档案工作人员7人，其中本科学历6人，大专学历1人；副高级职称1人，中级职称2人，初级职称3人。档案馆现有办公室、档案库房、阅览室，面积近1000平方米，有适应工作需要的规范的各种档案装具，另配有服务器电脑、扫描仪、打印机、照片打印机、数码相机、复印机、装订机、吸尘器等现代化管理设备。

根据以上情况分析，贵州师范大学档案馆和我校情况比较接近，我校也接收了贵州省计划管理干部学院的全部档案并按不同的全宗实行统一管理。从档案馆机构设立来看，我校设立较为齐全，但缺少公开阅览室，档案的利用开发受到一定局限。

2.2.2 本部门与省外先进院校同类部门对比分析

我们选取了位于经济发达地区的上海财经大学档案馆作为参照，进行对比分析。

上海财经大学综合档案室成立于1984年12月，2002年12月建立校档案馆，内设收集科、管理科、编研科和人事档案室。现有在编人员11人，其中正高职称1人、副高职称1人、中级职称6人。2000年建成学校专用档案楼，建筑面积1350平方米，配备了计算机、打印机、扫描仪、照相机、复印机、投影仪等设备；其中库房520平方米，库内安装有354节密集架、8组24台空调机及防火、防盗、去湿等现代化设施。1978年复校以来的档案均按《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》进行分类、编号、编目、排架，共分为党群、行政、教学、科研、校产、基建、设备、出版、外事、财会、人物、声像、字画等十三大类。档案馆从2001年开始使用计算机辅助档案管理系统，2005年开始引进“南大之星”档案管理系统，并于2007年在全校推广使用，目前全校所有院（系、所）、部门均已使用档案管理软件进行归档工作，为实现档案管理信息化迈出了重要一步。除计算机检索外，档案馆编制了案卷目录、专题目录、部门移交目录等检索工具；编制了专业技术职务任职资格通知汇编、干部任免通知汇编、学校基础数据统计资料汇编、校级发文汇编；编写了文书档案、学籍档案的查阅指南；建立了学生档案查询、出国人员检索表等辅助数据库。从以上情况分析，作为国内设立较早的财经类高校档案馆之一的上海财经大学档案馆，无论是从档案馆的功能、档案馆管理的档案种类，还是档案馆开发利用的程度，都远远领先。尤其是对于电子文件的管理和应用，应该是我校今后一段时期努力的重点和方向。

2.3 存在主要问题

2.3.1 重管理轻宣传

近年来，随着我校档案馆建设的稳步推进以及贵州省直单位档案协作组第十二组工作会议在我校召开,档案管理工作的重要性日益突显,档案的价值已愈来愈被人们重视和认可。档案管理规章制度不断健全,基础设施逐步得到完善,高校档案管理制度化、现代化已达到一定水平。但与此同时，却也忽略了档案宣传工作的开展。这里所说的档案宣传,除了《中华人民共和国档案法》的宣传之外,主要是指对馆藏档案内容的宣传。由于高校档案部门不注意馆藏内容的宣传,使大多数师生员工不知道档案部门究竟有些什么东西,因此不能结合工作需要去档案室查找有关材料。人们不知道档案馆里有什么,能不能为自己所用,怎么用等等,致使大多数教职工始终对档案馆望而却步,认为那是神秘、不可接近的地方,当然更没有什么自己需要的东西,导致档案利用者较少,利用率较低。

2.3.2重收集轻鉴定

档案收集活动是档案工作的起点,没有档案收集就没有档案,更谈不上档案的开发利用。由于我校档案馆新近成立，为了搞好档案收集工作,我校档案部门制定了各种规章制度，指定了各单位、各部门提交档案的规范格式并定期对了各单位、各部门的专兼职档案员进行业务指导。我校档案馆馆藏正日益丰富，归档率也逐月递增。但我们在关注档案数量的同时却忽略了档案质量的控制,忽略了档案价值鉴定工作的开展,也就是说忽略了档案的“优化”,其结果是给档案整理编目工作增加了负担,浪费了人力、物力和库房空间,也影响了那些真正具有价值的档案被及时有效地利用。

2.3.3重整理轻编研

档案整理工作是整个档案工作中最为耗时费力的一个环节。档案人员要对文件材料进行分类整理、组卷,要注意保持文件之间的有机联系,分类正确,问题突出,要拟写案卷标题,最后还要“三孔一线”将案卷装订的结实美观。遇有卷内纸张大小不一的,还要裁裁剪剪,补补贴贴,有时为了强调整齐,甚至把有用的文件内容也切掉了。过于繁琐的整理工作流程,耗费了档案人员大量的时间、精力,却无暇顾及档案编研工作,缺乏高质量的编研材料,导致档案利用工作始终停留在你来我查,只能提供单一的原件或复印件的低层次水平上。

2.3.4重部门轻个人

只重视为校内单位、各部门提供档案利用服务,忽略了对个体档案用户的宣传和服务。以本校档案利用登记为例,90%的借阅利用都是部门工作查考以及学校编史修志之用,而极少有个人用户查阅与己有关的诸如工资改革、职务任免、职称聘任、体制改革等文件,即使偶有一二,也是半遮半掩,试试探探,不知自己到底有无权利查阅。过去，由于档案部门过于强调档案工作的政治性和机要性,把档案工作神秘化,实行自我封闭,把工作对象和工作内容限制在党政机关或红头文件上,使得大部分教职员工对档案有一种神秘感,认为档案馆就是保管人事档案的地方,不可涉足、分不清人事档案和文书档案的界线。在他们的印象中,档案馆只是校方的档案保管和服务机构,个人无权利用。狭隘的服务面使馆藏档案得不到充分的开发利用,并最终成为阻碍档案馆发展的瓶颈。

2.3.5重查借阅登记,轻利用效果反馈。

查借阅登记是档案提供利用必做的功课。在档案利用服务中,档案人员往往很注重借阅情况登记,但在档案提供利用之后,利用效果如何,利用者是否达到目的,对利用服务是否满意,或者对服务态度、服务方式及需求的档案内容有无意见、建议等等,却往往不加考虑,无从知晓。也就是说,服务方与利用方缺乏沟通,利用方的需求和意愿服务方无从了解,必然导致工作的盲目性,在利用工作中暴露出来的问题得不到及时解决,不能最大限度满足利用者需求。影响本部门工作的“十二五”环境因素变化分析

3.1 宏观环境分析

当前,高校也受到市场经济大潮的冲击,内外环境的鲜明对比,与社会其他行业人员经济收入和物质分配差距的拉大,打破了档案人员的心理平衡,影响到他们的思想情绪和工作积极性,从而产生了悲观情绪。因此,一部分同志为了实现自己的价值“跳槽”了,造成了档案部门队伍不稳定的状况,这是造成高校档案利用率低下的原因之一。

同时，计算机技术、通讯技术的发展及办公自动化的广泛应用,使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。信息化技术在档案方面的应用,使电子文件在信息采集、管理及利用各方面与传统纸质档案有很大的不同,从而带来管理模式、运作程序、技术方法等诸方面的变革。数字档案馆、网站的建设,网上提供利用已成为档案现代化建设发展的方向，这给档案馆今后的发展带来严峻挑战。

3.2 微观环境分析

档案产生于不同的地点，由各单位、各部门的档案员整理和管理，在完成档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等一系列业务环节中，其中包括了档号设置、着录规则、实体排架、档案保护等各项工作的实践性操作。由于档案实体保管在物理条件上的分散性以及各单位、各部门习惯于各自管理模式的差异性所致，要改变原有做法并统一按一个全宗的标准管理，工作难度之大不言而喻。本部门“十二五”期间工作的指导思想、发展目标和具体思路 4.1 总体思路

档案馆“十二五”期间工作的总体思路是：全面贯彻党的十七大和十七届三中全会精神，紧紧围绕学校中心工作，深入学习实践科学发展观。突出创新发展和服务师生主题，继续推进档案信息化建设、资源建设、法制建设、环境建设、队伍建设，抓好馆室基础业务规范化建设、档案信息资源的整合、档案规范化管理等。

一是全面推进馆室基础业务精细化管理。在档案馆基础业务精细化管理探索实践的基础上，进一步总结完善，带动全校档案业务标准化、规范化建设和科学管理水平的普遍提高。

二是夯实馆室功能建设和基础业务建设。抓住我校“十二五规划” 的有利契机，争取学校领导支持，将档案事业发展、档案馆库建设列入学校工作计划，以创建为目标，大力推进档案馆功能建设和馆库基础业务工作。

三是全面提升档案信息化建设水平。制订2010-2015年档案信息化实施意见，同步启动数字档案馆与数字档案室建设，努力在电子文件与电子档案管理、数字档案馆建设和各类基础数据库建设上取得明显成效。同时，把档案信息安全作为重点，从设备、技术和制度等方面全面提高档案信息安全的保障能力。

四是切实加强档案业务的指导服务工作。加强各单位、各部门档案业务建设，提高各单位、各部门档案管理水平。

4.2 发展目标

档案是反映社会实践活动的原始的历史记录，是人类文明史的见证。档案，只有通过档案工作才能得以保存和流传后世，才能起到维护历史真实面貌的功能。在知识经济时代，档案作为一种知识资源，服务于以经济建设为中心的社会主义现代化建设，档案工作被视为知识管理工作。作为档案信息搜集、整理、记忆、传播的基地，档案馆不仅可以向利用者提供文本服务，也可以进行超文本的信息服务，从而提高知识传播的效率和档案信息的利用率。

尽管我校档案馆刚刚成立，但在学校领导的关心和支持下，档案馆上下在档案馆副馆长的带领下，一直积极主动开发档案馆的信息资源，以适应知识经济的发展。档案馆“十二五”期间工作的发展目标是：紧紧围绕学校中心工作，坚持以“服务·创新”为主题，以人员素质和提高档案管理水平为根本,以档案数字化建设和档案资源建设为重点,努力把我校档案工作提高到一个新水平，为把我校建设成为西部地区高水平财经大学而努力。

4.3 重点任务

4.3.1加强敬业精神和职业道德教育

加强档案人员敬业精神和职业道德的教育，不断创新服务方式，改善服务手段,大力推行“五个一样”的服务，即：对来馆人员做到百姓领导一个样，生人熟人一个样，来人来函一个样，上班下班一个样，难查易查一个样。以周到、热情、细致、严谨的服务态度，为学校和社会提供优质、高效的服务，使档案馆成为领导的助手、师生的朋友。

4.3.2 启动贵州财经学院数字档案馆建设

建设档案馆网站，把档案馆网站建设成为档案工作者的家园，档案利用者的乐园，各级领导的智力源；起草《贵州财经学院数字档案馆建设方案》以及《贵州财经学院数字档案馆档案管理信息系统需求意见书》，配合学校确定数字档案馆档案管理信息系统；完成对文书档案和学生成绩等利用较高的档案的电子化。4.3.3 做好电子文件的规范化管理。

起草并下发《贵州财经学院电子文件归档与管理规范》。

4.3.4 健全学校档案工作网络。

进一步明确各单位档案负责人和兼职档案员，并做好业务培训工作,以保证档案工作的顺利进行。加强档案兼职队伍建设，积极向学校呼吁，兼职档案员可以参与档案系列职称的评定和考核。

4.3.5加强档案的收集和业务指导

督促有关单位将2009年以前的档案及时移交档案馆，确保档案完整入库。实现本部门“十二五”发展目标的对策措施

5.1 解放思想,更新观念,开拓前进

思想是行动的先导，我们必须深刻地认识到社会主义事业离不开档案，学校工作离不开档案，要坚定档案工作者的信心，深刻认识档案和档案工作的现状和特点，认识工作中的差距，解放思想，转变观念。把封闭保守、求稳怕险转变成改革开放、积极创新的观念；把坐等上门、按部就班的观念转变成为主动积极开发信息资源，千方百计为教育教学服务的观念；把档案行政管理仅仅看做业务指导的观念，转变成依法管理、宏观指导、全面服务的观念；把传统手工式管理的观念，转变成面向现代化、面向未来的观念；把不太重视经济效益的观念，转变成重视社会效益又重视经济效益的观念。

5.2 加强法制建设,实现依法治理

高校档案工作是办好高校的重要基础工作之一，是高校科学管理的重要组成部分。高校档案工作的好坏在一定程度上反映这所高校管理水平的高低，也直接影响着学校各项工作的开展。要搞好高校档案工作,就必须把档案工作纳入法制的轨道,加强档案工作的法制建设,健全和完善档案的法规体系,用法规引导、推进和保障高校档案工作的持续发展。《档案法》的颁布与实施,使档案工作的法制建设得以保障。只有通过法制监督,才能使高校档案工作逐步走上规范化、标准化、科学化、现代化的轨道,更好地促进高校档案的开发和利用。

5.3加强宣传,开展用户教育 这里所说的档案宣传,首先是指采取各种形式宣传《档案法》以及国家教委颁布的《高等学校档案管理办法》等法律法规,使广大师生员工能了解、关心和支持档案工作,争取领导对档案工作的重视和支持。其次,也是着重要强调的,就是加强自我宣传,开展档案用户教育。档案利用者要顺利获取档案,必须知道:一是何处有档案；二是这些档案都包括什么内容；三是如何能找到自己需要的档案。然而这三点在目前来讲多数利用者并不知晓。所以，档案馆必须重视做好自我宣传,向全院师生员工介绍馆藏档案内容、类别,介绍档案利用的规章制度和手续,介绍检索工具及使用方法等等。可采取在全院范围内举办档案检索与利用讲座,利用校园网与宣传栏等进行广泛宣传,使外界了解自己的工作性质、馆藏内容及所能提供的服务,这样才能激发各部门及个体用户对利用档案的愿望与热情,消除人们对档案工作的神秘感,引导更多的人利用档案。

5.4开展现行文件服务

通常档案给人们的印象就是“过时的文件”,开展现行文件利用服务,实际上就是档案利用工作的前移。所谓现行文件,就是指已经产生,正在进行运转、传递、执行的文件。一般来说现行文件在其形成的前五年利用率最高,以后就逐年递减。除了党和国家机密、法律规定,学校按规定需要保密的事项和科技、商业秘密,凡是涉及高校改革发展、建设的重大决策,事关师生员工民主权利、切身利益,群众关心的热点、焦点问题、政策规定,以及上级主管部门要求公开的事项如体制改革、房改、养老、医疗、灾情、疫情、突发事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的,都可提供查阅。服务方式一是可采用阅览服务,即设置阅文室,提供文件原件阅读及复制服务；二是依托高校局域网将可以开放的文件内容挂在网上,开展网络服务；三是咨询服务,即以现行文件及有关资料为依据,以解答问题的形式向利用者提供服务。

开展现行文件服务不仅拓展了档案馆的社会服务功能,提升了档案工作的社会影响力,而且可以有效提高档案利用率,促进档案工作的良性循环。开展现行文件服务必须高度重视安全与保密问题。

5.5加强队伍建设，提高档案工作人员的政治、业务素质

档案事业发展的关键在人,在档案管理过程中,人始终是最重要的,档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。稳定专兼职档案人员、提高其整体素质,是做好档案工作的基础。因此，要树立人才资源是第一资源的思想,在配备档案专职人员时,既要注重人员的素质,又要注重业务水平。

一是要注重档案人员的知识更新。通过办培训班等形式提高在职档案人员业务素质和知识水平，使其在掌握档案基础理论的基础上，进一步了解和掌握档案的现代化管理方法，不断扩大知识面，及时调整和完美自己的知识结构。要鼓励他们学习新技术、新知识和参加业务培训，培训工作应加强针对性、实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力。

二是要加强思想政治工作，帮助档案工作者树立事业心和责任感，培养奉献精神。不断提高档案专业阶伍的整体素质，从而使在职的档案人员从思想上和业务水平上适应学校教育教学工作的需要。同时，要积极引进各层次、各类型的人才，既注重引进具有丰富档案专业知识面实践经验、精通业务的中高级研究人才，又注重引进相关学科特别是理工科专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。

5.6加强馆藏建设,大力丰富、优化馆藏

首先,丰富馆藏,打好基础。丰富的馆藏是开展利用工作的前提,但这并不是片面强调档案越多越好,而是要求档案门类齐全,结构合理。当前各大高校档案馆普遍存在着“三多三少”现象,即低价值档案较多,公务性档案多,纸质档案多;价值大的档案少,特色档案少,非纸质档案少。档案部门在进行馆藏建设时要注意完善馆藏结构,从档案门类看,不仅要有党群、行政等公务性档案,还要有突出高校特色的教学档案、科研档案。从档案载体形式上看,不仅有纸质档案,还要有照片档案、声像档案、实物档案,另外还要顺应时代潮流,及早起步,加强对电子档案的收集和整理。

其次,在丰富馆藏的同时必须重视优化馆藏,即以最低限度的费用消耗保存最大限度的档案信息资源。开展档案价值鉴定,是优化馆藏的重要途径,各高校应高度重视,成立档案鉴定小组,保证有计划、有步骤地开展此项工作,把好文件材料的归档鉴定关及到期档案鉴定关,以达到优化馆藏,方便利用的目的。

经过大量的前期调研，笔者认为,丰富、优化馆藏应包括以下三个方面内容:

第一,增加馆藏数量。档案馆自开始运作以来，一直积极地接收各单位、各部门档案,征集档案史料,充实馆藏各类资料。

第二,提高馆藏质量。要“清源截流”地把好档案进馆关,同时丰富档案载体,使纸质、木质、磁带,甚至现代机读档案都具有。

第三,克服馆藏臃肿现象。大量重复的档案和无价值档案的存在,占据了档案馆库存有限的空间,使馆库无法最大限度地容纳有效档案的进馆。所以,消肿精档也是丰富馆藏的一个内容。

5.7加快推进档案信息数字化建设,以网络为依托开展档案利用工作

当今是信息时代,信息网络化消除了时空的限制,使人类在更大程度上实现了知识与信息的全社会共享。对于高校档案工作来讲,实现档案信息数字化、网络化更是势在必行。当前的首要任务就是进行档案信息数字化建设。一方面要积极开展电子档案的收集、保管和利用工作,另一方面对于库存的传统纸质档案进行必要的数字化处理,使之转换成可联机上网的数字信息。在纸质档案的数字化工作中,可以根据信息化建设的基础条件和分步实施的具体步骤,选择在两个不同层次上分别进行:一是档案目录信息的数字化,其目标是建立档案目录数据库;二是档案全文信息的数字化。

档案信息数字化是开展网络化服务的前提和基础。档案馆必须下大力气做好此项工作,夯实基础,实现档案管理、检索利用的现代化,并最终以此为依托,借助高校局域网开展网上档案查询服务,最大限度地为用户提供优质高效快捷的服务。但据《高等学校业务档案工作规范》，“已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放，未建馆的不向社会开放。其它单位或个人需要利用时，应持单位介绍信，经室主任或校办主任同意后，方可查阅”。可见，高校档案的利用绝非完全的开放，利用过程中需要特别注意保密，如人事档案要高度重视人事档案的隐私问题，科研档案要注意个人成果的保护问题等。

5.8增强服务意识，热情周到地为教育教学提供服务

档案工作是项服务性的工作,服务态度的好坏直接关系到档案利用工作的好坏。要改变目前档案部门被动服务的状况,应努力实现三个转变。第一,在服务思想上,由过去为政治服务为主转向为经济建设服务为主；第二,在服务形式上,由过去“坐等调卷”的被动服务转向“面向社会,多方联系”的主动服务；第三,在服务工具上,由过去检索工具单一,不系统、不配套、平行重复,转向逐步建立一个形式统一,内容稳定,功能健全的检索体系,以满足不同角度,不同方面利用检索的需要。

做好高校档案工作,其目的就是为学校的各项工作服务,离开这一点,高校档案就变成死档案,档案工作就没有生命力。因此,我们应注意抓好高校档案的开发和利用工作,以便更好地为高校教育和教学服务。一是可以利用档案信息资源对学生开展爱国主义思想教育,以激励学生奋发向上的学习精神；二是可以利用教学档案总结教学经验,进行教学质量分析,提高教学水平；三是可以利用教师人事档案信息资源,为领导掌握教师各方面情况提供档案资料,为职务晋升和业务考评提供重要依据；四是可以利用学籍档案资源,满足社会和各方面对毕业生有关情况的了解,为毕业生工作后的提干,工资晋升以及出国提供原始的学历证明等。

档案利用是档案工作永恒的话题。信息时代的巨大变革,为档案利用工作带来了机遇,更带来了挑战。高校档案工作者必须抓住机遇,直面挑战,更新观念,走出“误区”,打破传统的档案管理和服务模式,积极探索,大胆实践,努力开创档案信息服务的新局面,更好地为高校党政管理、教学科研和公众服务。总之,要充分发挥高校档案的作用,就应进一步深化高校档案的改革,切实加强高校档案的开发利用,使其能更好地为高校的教育教学服务。

十二五是学校建设发展的关键时期，也是档案馆建设发展的关键时期。全体档案工作者一定要齐心协力，克难奋进，扎实工作，努力完成“十二五”规划的各项任务，为把我馆建设成为在国内财经院校同行中有重要影响的馆而奋斗。

[1] 周景伟，知识经济时代高校档案管理研究，大连理工大学硕士学位论文。

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