商务写作指南：商务邮件开头如何写？（精选）

第一篇：商务写作指南：商务邮件开头如何写？（精选）

商务写作指南：商务邮件开头如何写？

If you don’t know the name of the person you are writing to, start business emails with either of the following:

如果你不知道邮件是写给谁的，商务信函可以用下面任意一种方式开头： Dear Sir,/Dear Madam, 尊敬的先生,/尊敬的女士, Dear Madame, is wrong.“亲爱的夫人”这种写法是错误的

If you don’t know whether you’re writing to a man or a woman use: 如果你不知道是写给先生还是女士，可以写： Dear Sir or Madam, 尊敬的先生或女士，It is not usual to start an email To whom it may concern.This should be reserved for letters of reference or similar communications when the recipient is an unknown third party.以“致相关人士”开头并不常见。这种用法一般用在推荐信或与其相似的交流中，收件人是不了解的第三方。

It is always better to use somebody’s name if you know it.If it is the first time you are writing to someone, use either of the following:

如果知道对方姓名，邮件中写上总是好的。如果这是你第一次写信给某人，可以用下面任意一种方式开头：

For men: Dear Mr XXXX, 写给男士：尊敬的XXX先生 For women: Dear Ms XXXX, 写给女士：尊敬的XXX女士

Once you get to know someone, i.e.after exchanging one or two emails or if you meet them in person, it is usually OK to use their first name.一旦你认识了对方，比如在往来一两封邮件或见过面以后，可以在邮件中称呼名字。Use Dear Sirs, if you are writing to more than one person even if the group of people includes women.如果你写邮件给两个或以上的人，即使这些人里有女士，请写“尊敬的先生们” Dear Ladies and Gentlemen, is wrong.“Ladies and Gentleman” is only used in formal speech."尊敬的女士们先生们”是错误的，这种用法只用在正式演讲中。

The word Dear may be omitted in less formal emails.Instead, you may just open with the person’s first name/people’s first names.“dear”在不是特别正式的邮件中可以省去。你可以直接以对方（个人或群组）的名字开头。

Here are some example opening sentences for emails: 下面有一些邮件开头的例句： I hope you are well.我希望你一切都好。

I hope you enjoyed your holiday and are finding it easy to settle back in to work.我希望你已经好好享受假期并且很快重新投入工作。

Thank you very much for your email.I am glad to hear that you and your family are well.非常谢谢你的邮件，我很高兴听到你和你的家人都很安康。Thank you for your prompt reply.感谢您的及时回复。

I apologize for not replying sooner, but I have been very busy these last few weeks.很抱歉没能及早回信，但是过去几周实在太忙。

Thank you for getting in touch with us about XXXX.(Less formal, more friendly)非常感谢你关于XXXX联系我们。（不是很正式,更友好）Thank you for contacting us regarding XXXX.(More formal)非常感谢您因关于XXXX的事接洽我们（更正式）

With reference to your email of [date], I would like to bring the following to your attention.关于你（时间）寄来的邮件，我有几点想跟你说的。

As a follow-up to our phone call this morning, I would like summarise the key issues.关于你早上的电话，我想总结下关键几点。Phrases best avoided: 请最好避免：

I hope this email finds you well.我希望这封邮件能被你看到。Please be advised as follows.请按照如下建议。This email concerns… 这封邮件是关于……

第二篇：英语商务邮件开头

商务书信常见的书写格式规范

商务英语交流中，商务书信是一种常见的方式，它跟普通信件一样，也有一定的书写格式的规范，本文是一种比较常见的格式，供大家参考。February 2006（Date Line日期）xxxxxx Co.，Ltd

Regent Street

London，UK Inside（Address 收信人地址）

Dear Sirs：（Salutation称呼）

We have obtained your name and address from Dee&Co.Ltd，and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us.We have been importers of shoes for many years.At present，we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you.We look forward to your early reply.（Body信文）

Yours faithfully（Complimentary Close客套结束语）

Tony Smith（Signature Block签名栏）

Enc.（Enclosure Notation.国际商务英语考试短文中常用到的转承词语

1.增补(Addition)

in addition, furthermore, again, also, besides, moreover, what`s more, similarly, next, finally.2.比较(Comparison)

in the same way, likewise, similarly, equally, in comparison, just as

3.对照(Contrast)

whereas, in contrast, on the other hand, instead, however, nevertheless, unlike, even though, on the contrary, while

4.因果(Cause and effect)

because, because of, for, since, due to, owing to, thanks to, as a result(of), accordingly, hence, so, thus

5.强调(Emphasis)

certainly, above all, indeed, of course, surely, actually, as a matter of fact, chiefly, especially, primarily, in particular, undoubtedly, absolutely, most imprtant

6.让步(Concession)

although, though, after all, in spite of, nevertheless, still, provided, while it is true....7.例证(Exemplification)

for example, for instance, that is, namely, such as, in other words, in this case, by way of illustration.8.总结(Conclusion)

to sum up, to conclude, in a word, in short, in brief, all in all, in all, to put it in a nutshell, in summary

9.推断(Inference)

therefore, as a result(of), consequently, accordingly, so, otherwise

10.时间和空间(Time and space)

afterward, after, first, later, then, soon, outside, near, beyound, above, below, on the right(left), in the middle, opposite, in front of

商务信函：如何在商务往来的邮件中表示感谢

无论你是写信给客户，给经理或是同事，你都一定要感谢他们。每个人都喜欢被感谢，那就在你的信对读者表示感谢，感谢他们所做的事情，还可以事先感谢他们将要为你做的事！你会发现将真诚表达在你的字里行间会让你受益匪浅。

邮件的开头

感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。Thank you for contacting us.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头。向他们对公司的兴趣表示感谢。Thank you for your prompt reply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.”

Thank you for providing the requested information.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。Thank you for all your assistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“I truly appreciate „ your help in resolving the problem.”Thank you raising your concerns.就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thank you for your feedback.”

在邮件的结尾

在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。Thank you for your kind cooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。Thank you for your attention to this matter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。Thank you for your understanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。Thank you for your consideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。

Thank you again for everything you'e done.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。

商务英语之回复客户询盘的最常用英语

(1)我们的条件是10日内付款为2%的折扣，30日内付款无折扣。our terms are 2% ten days，thirty days net.(2)我公司仅限于从发票开出之日起10日内付现金者给予折扣优待。

we only allow a cash discount on payments made within ten days of date of invoice.(3)顾客向我公司购货一律用现金支付。从发票开出之日起，30日内将货款付清。如当即支付现款，我公司当按年利5%计付30日的利息。

terms to approved buyers strictly net cash，payment within thirty days from invoice date，for prompt cash we will allow thirty days interest，at the rate of 5% per annum.(4)条件： 即期发货。在货到我方工厂，经过验讫重量品质后，立即以现金支付。

terms： early delivery，and net cash payment after receipt of the material at our works，and verification of weight and quality.(5)现金支付折扣，仅限于在10日内以现金付清货款者可打折扣。

cash discounts are allowed only on accounts that are paid within the ten-day limit.(6)你将发现，我公司对贵方的报价所给予的优惠是前所未有的。

you will find that we have given you the best terms customary in our business.(7)每月一日以前提供的汇票，依我公司惯例应在25日全部结帐。

my habit is to settle on the 25th all bills rendered on or before the 1st of each and every month.(8)我公司付款条件为交货后3个月内支付现金。1个月内付清货款者，可打5%折扣。

our terms are cash within three months of date of delivery，or subject to 5 per cent discount if paid within one month.(9)兹就贵方对该商品的询价回复如下：

in answer to your inquiry fo rthe article，we reply you sd follows.(10)针对你方昨日的询盘，现寄上与你来函要求相似的墙纸样品一宗。in reply to your enquiry of yesterdays date，we are sending you herewith several samples of wall paper closely resembling to what you want.(11)兹就该商品向贵方报价如下：

we are pleased to quote you for the goods as following.(12)兹随函寄上该商品的现行价格表一份，请查收。

enclosed we hand you a price-current for the goods.(13)上述报价，无疑将随市场变化而变动。

of course these quotations are all subject to the fluctuations of the market.(14)上述价目单是以付现金拟订的，我们认为还可以打很多折扣。

we think you can well accord us a substantial discount off your list prices，which we see are quoted net cash.(15)对这批数量大，以现金支付的货，如你方能从价目表中，再给些折扣优待，当不胜感谢。

we shall be glad if you will quote us the best discount for cash off your list price for cash for this quantity.(16)我公司的支付条件：以现金支付。自发票开出之日起10天内付款者，打2%的折扣。

our terms，as our invoice states，are 2% cash discount，only within ten days of date of invoice.

第三篇：商务邮件规范

英文商务信函格式与结构，商务英语邮件格式规范

2011-01-05 02:29:01 发表于：外贸英语

一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(the conventionalindented form)和现代的齐头式(the modern blocked form)。

根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form)。但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form)，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。

一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。

根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:

(1)信头(the lettermail 地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。

案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch.2002”，而美国的日期标示法则是“March24，2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。

封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。

封内名称和地址要用齐头式，紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。

开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信中多用Dear Sir，Dear Sirs 或Gentlemen，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号，而在Gentlemen 后面用冒号。

信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性，使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单行距，有些短信可用双行距。

结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义，传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有： Yours faithfully，Yours truly(多用于美国)等，也有人用倒装的Faithfully yours，Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。

签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。

注意事项的习惯用语是：For the attention of 或简单的Attention，下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文以上中间。

事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。

经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。

附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。

抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。

附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。

在上述十三部分内容中，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容，而后几部分则是可有可无的。

总之，当你书写商务英语书信的时候，必须谨记：选定一种格式，坚持使用，不能变来变去；结构中的内容要安排合理得当，所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。

第四篇：商务邮件规范

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。下面做详细介绍（Email的撰写礼义另外介绍）。撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。

一、收件人

1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。

二、抄送

1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。2.一般情况下不要给普通客户抄送。3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。

三、主题 电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

四、内容在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。

1、称呼 1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士 3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理

2、正文 正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后, 5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途；

3、结束 1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我.2)最好的结尾要着眼未来： 如：希望我们能够达成合作 3)结尾应显示诚恳： 如：感谢您抽空洽谈

4、落款/签名目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。

第五篇：商务邮件范本

一、初次自我介绍函 Dear Sir/Madam, Good morning!It’s great honor for me to represent my company to contact you.I’m Michael, the assistant of Betty.From now on I would be responsible for your company’s business.If you have some questions, please feel free let me know.I would try my best help you.Best regards!Michael 起爱的先生/女士，早上好。很荣幸能够代表我司与您联系。我是Michael，Betty的助手。从今天起我将负责对应贵司的业务。如果您有什么问题，请随时与我联系，我会尽我最大的努力帮助您！最诚挚的问候 Michael

二、订单确认函

Dear(first name)熟人间称呼

How’s it going? I have received your new purchase order #88888 and arrange my production team to manufacture.They told me they would finish production on(date).Would that be convenient for you? Keep touch.Michael

亲爱的….最近怎么样？我收到您号码为88888的订单了，并且我已经安排我们的生产部门开始加工。他们告诉我他们会在（）这个日子完成生产。这个日子对您来说是否方便呢？ 保持联系。Michael

三、发货通知函 Hi Ms./Mr.()Good afternoon!I have shipped the goods you need as you request.The tracking No.is DHL/UPS######.The attachment is the invoice and the packing list, please check.If you still have some questions, feel free let me know.Good luck!Michael 嗨（）先生/女士，下午好！我已经按照您的要求寄出了你所需的货物。这批货物的追踪号码为DHL/UPS######。附件所加是发票和箱单，请检查。如果您仍有什么疑问，请尽管联系我。祝你一切顺利！

四、协商问题函

Hello Bryan/Jenny, Morning!I have checked our warehouse.I’m sorry we don’t have enough quantity of the goods you need in stock now.My production colleagues told me they can fulfill your demand 10 days later.Once we finish the production, I would ship the goods out.Would that be OK for you? Looking forward to your reply!Michael Bryan/Jenny您好，早上好！我查看了我们的仓库，很抱歉对于您所需的产品我们目前没有库存。我的生产部门的同事告诉我他们能在十天之后完成您所需的产品。一旦我们完成了生产，我就立刻将其寄出。您看是否可行？ 期盼着您的回信！Michael 注：黄色部分为可以替换部分