65个商务邮件常用语

第一篇：65个商务邮件常用语

65个商务邮件常用语(中英对照）

1.If you’re any questions please let me know.如有任何问题，请告诉我。2.Please refer tentative schedule as follow: 请参照下面的暂定计划

3.Please recheck your record and advise if you find any differences.请重新检查你的记录和建议是否有不同。

4.We are following your instruction on the basis of your confirmation我们在您确认的基础上按您的指示行事。

20.Let`s give it a try to make it happen…It is for a good cause让我们试试吧…这是值得支持的

21.There are a lots of lose ends now…How once you going to execute this?现在有很多问题，我们怎样处理

22.As I explained over the phone，today,如同我今天在电话中解释的那样 23.Since we will have one chance only.既然我们只要一个选择 24.Please note and proceed as is,请注意，并按现况继续 5.How are you doing tonight 今晚还好吧？ 6.Thanks in advance and best regards.7.Looking forward seeing you soon.8.If there is anything else I can help, please let me know.9.here`s why: 原因如下

10.Please review, and let’s discuss how we should move forward.请检讨，并让我们一起讨论我们应该怎样继续。

11.We would like to lock up this business.我们想锁定这笔生意

12.Once you respond to the above questions, we will decide which option we would like to pursue.你们对上述问题回复后，我们会立即决定我们会选择哪个方案。13.Thanks for your understanding.谢谢您的谅解

14.Also please let me know if you need any other information 另外，你们还需要其他信息吗？

15.Will get back to you ASAP.会尽快回复你！16.Let`s discuss this then 到时我们讨论下这个问题。

17.Please review the below email our US office and advise.请查看以下我们US办公室发的E-mail并进行回复

18.Noted and understand all below.19.Please review and advise us with any questions.25.Please see the reply below in red 请看如下红色的回复

26.Please check at your side and comment 请你们那边检讨一下并回复。27.Noted and understand all below, see reply in bold black(请看黑色粗体回复）

28.Please forward to JACK for comment and corrective action.评价和纠正措施提供给JACK

29.This is good news, You did a really good job!

30.Noted all below and attached files with thanks.Here is the summary of our findings:以下是我们的结果总结

31.Looking forward to hearing back from you tomorrow(盼明天收到你的回复）32.Please advise us with your comments 请把你的看法告诉我们 33.Please advise 请回复

34.Noted all below with thanks, see reply in red.35.Sorry for confusion(混乱）36.We will let you know its result soon.37.Any updates on this request? 关于这个问题有什么新的消息吗 38.We reviewed(it)and have the following comments: 39.As we understand，40.Please review with Jack and advise 请与JACK检讨并回复 41.Please see corrections in green below 请看如下绿色修正内容 42.Can you call me at my cell phone number(+86-137 ****-****)43.FYI=just for your reference/information… 供参考 44.To sum up… 总结如下…

45.Please discuss the above schedule and let us know the results请检讨以上计划并把结果告诉我们

63.Thanks and best regards, 64.缩写

LPG=液化气

LNG=液化天然气

Rgds=regards 46.Please review and advise with any comment 请检讨，如果有意见请回复 47.This is most/very important.48.Noted and thanks for reminding.知道了，谢谢提醒。49.Please see the attached pictures first 请先看附件的照片 50.Please see the attached technical data.请看附件的技术数据 51.Noted below with thanks.52.Please review and advise 请检讨并回复 53.Noted all below with thanks!54.Please review and confirm by reply/return.请检讨并回复确认 55.Please note and(proceed)accordingly 请相应照办

56.so,we would like to proceed as follows 所以，我们想按下列计划进行 57.Please confirm you understand.请确认你能理解

58.Based on this information, I need the following to happen:基于这一点，我需要以下事情能做到

59.This is a very urgent matter-please make sure the above happens.这是非常急迫的事情--请确认以上能做到

60.Thank you very much for you assistance(支持）

61.This is good news-thanks for the help with regards to this matter 62.Please comment.请评价

IMT=同时

BP=商业计划

MOQ=最小的订购批量

IM=网络会议

MCU=掩膜

P.S.=附言

pls=please

ASAP=尽快 65.As discussed before,如我们之前讨论的 英文商务邮件必懂句型

1.Initiate a meeting

发起会议

I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A。

今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。

I suggest we have a call tonight at 9:30pm(China Time)with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben。

我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和Ben有没有空？

We’d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time。

十月三十号(周四)，老时间，开会。

Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time。

下周一盐湖城时区下午五点半开会。I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XX project。

我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。

2.Seeking for more information/feedbacks/suggestions

咨询信息/反馈/建议

Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows。

如果存取文件有任何问题请和我联系。

3.Give feedback

意见反馈

Please see comments below。

请看下面的评论。

My answers are in blue below。

我的回答已标蓝。

I add some comments to the document for your reference。

我就文档添加了一些备注，仅供参考。

Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule。

谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。

Look forward to your feedbacks and suggestions soon。

期待您的反馈建议！

What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?

你对计划方面有什么想法？下一步我们应该怎么做？

What do you think about this?

这个你怎么想？

Feel free to give your comments。

请随意提出您的建议。

Any question, please don’t hesitate to let me know。

有任何问题，欢迎和我们联系。

Any question, please let me know。

有任何问题，欢迎和我们联系。

Please contact me if you have any questions。

有任何问题，欢迎和我们联系。

Your comments and suggestions are welcome!

欢迎您的评论和建议！

Please let me know what you think?

欢迎您的评论和建议！

Do you have any idea about this?

对于这个您有什么建议吗？

It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior。

您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了！

At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue。

如果可以，我希望你能负责这件事情。

4.Attachment

附件

I enclose the evaluation report for your reference。

我附加了评估报告供您阅读。

Please check the attached file for today’s meeting notes。

今天的会议记录在附件里查收。

The attachment is the design document, please review it。

设计文档在附件里，请评阅。

For other known issues related to individual features, please see attached release notes。其他个人特征方面的信息请见附件。

5.Point listing

列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today: 1…….2……。

今天我们要完成的任务：1…….2……。

Some known issues in this release: 1…….2……。

声明中涉及的一些问题：1…….2……。

Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns: 1…….2……。我们阅读了最新的供应链管理政策，做出如下考虑：1…….2……。

Here are some more questions/issues for your team: 1…….2……。

以下是对你们团队的一些问题：1…….2……。

The current status is as following: 1……2……

目前数据如下：1……2……

Some items need your attention: 1…….2……。

以下方面需提请注意：1…….2……。

6.Raise question

提出问题

I have some questions about the report XX-XXX

我对XX-XXX报告有一些疑问。

For the assignment ABC, I have the following questions: …

就ABC协议，我有以下几个问题：……

I sincerely apologize for this misunderstanding!

对造成的误解我真诚道歉！

I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP。

很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执行信息。

邮件范文

7.Proposal

提议

For the next step of platform implementation, I am proposing…

关于平台启动的下一步计划，我有一个提议……

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future。我建议我们就一周项目开一个电话会议。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue…

Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。

8.Thanks note

感谢信

Thank you so much for the cooperation。

感谢你的合作！

I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project。

对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。

Thanks for your attention!

谢谢关心！

Your kind assistance on this are very much appreciated。

我们对您的协助表示感谢。

Really appreciate your help!

非常感谢您的帮助！

9.Apology

道歉

1.Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的 Back to Top

<回信>

Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter informing us of Mr.Green's visit during June 2-7.Unfortunately, Mr.Edwards, our manager, is now in Cairo and will not be back until the second half of June.He would, however, be pleased to see Mr.Green any time after his return.We look forward to hearing from you.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。

<回信>

Dear Mr/Ms，Thank you for your letter of September 26.We shall be very pleased to see you and discuss your new monitor, but October 6 is not suitable.We will be happy to meet with you at 9:30 a.m.on Wednesday, October 7, if the time is convenient for you.We look forward to meeting you.希望收到您的来信。

您诚挚的 Back to Top

2.Dear Mr/Ms，I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday,(October 5-9).I should like to call on you to discuss our new monitor.Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient?

I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me.If the day is not convenient, will you please suggest another.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我是达拉斯W/P电子公司的代表，将于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。我乐于请您商讨我们新的显示器。星期二即10月6日上午09：30是否方便？

从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。如商讨日期不方便，请另外建议。

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Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。如方便的话，我们愿在10月7日与您会面。

期待与您见面。

您诚挚的 Back to Top

3.Dear Mr./ Ms，I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in Europe.I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00 p.m.on that day.If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。

星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：00打电话给你。

对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。

您诚挚的diploma and other papers with me.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。

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4.Dear Mr./ Ms，Mr.Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two.I will appreciate your letting me know whether you will be able to come.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。

是否能来，请告知，多谢。

您诚挚的 Back to Top

< 回信>

Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30.I shall be happy to be there as requested and will bring my

你诚挚的In my previous email of January 10, I requested that the budget for the next first quarter of 2000 be submitted by January 30, but I still haven’t received your estimate as of today, Will you send this estimate to me in immediately or by Feb 10 at the latest，It seem I still haven’t received your budget estimate for the next first quarter, Could you send it to me as soon as possible.I need it by Feb 10 at the latest.If there are any problems, please let me know by email, thanks.How are you?你好吗？

Nice to meet you（适用于第一次见面）很高兴见到你。

Nice to see you again（适用于曾经见过，但不太熟的人）很高兴再见到你。How have you been?（适用于有一阵子没见面的朋友）你过得怎么样？ Long time no see（适用于很久没见的朋友）好久不见 How is it going?近况如何。

How’s everything with you?你的一切如何？ Hi!Are you having fun?嗨，你过得愉快吗？ How have you been(feeling)?你近来如何？ So far so good到目前还好。

Greetings with People Met Often问候常见面的人 Hi, there!嗨，哈罗！

How are you doing? I can’t complain too much你好吗？我不能太抱怨。（还不错）。How is your business going?你生意做得怎样？ How are things going?事情进行得怎样？ How is your day going?过得如何？

How are you doing these days? Well, about the same最近好吗？嗯，差不多一样。What’s new?近况如何。

How do you feel today?你今天觉得怎样？

I feel like a new man我觉得好像脱胎换骨了。Are you making progress?你有进展吗？ Have gotten over your cold?你感冒好了吗？

Did you sleep soundly last night?你昨晚睡得好吗？

What’s the matter? Don’t you feel well?怎么了？你不舒服吗？ first, second, next, and finally

If you have any other questions please feel free to contact me I am looking forward to your reply

道歉篇（2）：瑕疵品的道歉 Dear Mr.Brown, 亲爱的布朗先生：

We are very sorry to hear that you found defective goods in our shipment.Why are you so cross today?你今天怎么这么容易生气？

You look tired Had a big night?你看起来很疲倦。昨晚刺激吗？ How come you look so tired?你怎么看起来这么疲倦？ Why are you in such a good mood?你怎么心情这么好？ You look under the weather today你今天好像不舒服。Is anything wrong?有什么不对劲吗？ Where are you headed?你去哪里？

I’m on my way to the library我要去图书馆。Where have you been?你去哪里了？ Hello!Nice to meet you.你好，很高兴见到你Hello!Glad to see you.你好，很高兴见到你How do you do? 你好 Nice talking with you.很高兴和你说话Goodbye.再见See you.再见Take care.保重Keep well.保重 Please say hello to your family.请代我向你的家人问好 I hope you will come back to Shenyang again!希望你能再来沈阳做客See you again in the near future.后会有期Hello, how are you doing? 你好吗? 13 Hello, welcome to Shenyang!你好，欢迎来到沈阳 What's your first impression of Shenyang ? 沈阳给你的第一感觉是什么? 15 How do you like Shenyang ? / How do you find Shenyang ? 你觉得...对于运往贵公司的货物中出现了瑕疵品，我们感到十分抱歉。

We will certainly accept the return of these items and send you replacements at once.Please accept our pure-hearted apologies for any inconvenience this may have caused you.I assure you that I have instructed the quality control manager to make certain this does not happen again.我们当然会接受退货，新的货品也会立即寄出。对于可能给您带来的不便，请接受我们真诚的道歉。我向您保证，今后在质检人员的认真检查下，不会再发生此类的事情。

道歉篇（3）：商品毁损的道歉 Dear Ms.Robert, 亲爱的罗伯特女士：

We're extremely sorry to hear that the ornamental glass you ordered was broken during the transportation.得知您订购的装饰玻璃在运输中毁损一事，我们感到非常遗憾。

We did instruct the forwarding company to handle your products very carefully, but something obviously went wrong in the container.Please wait while we negotiate with the forwarding company about how to settle the matter best.我们确实有指示运输公司要多加小心，但是显然货品在货柜中出现了问题。对于解决此事的最佳对策，我方正与运输公司进行交涉中，这段时间烦请您等待我们的回复。

道歉篇（13）：货物送达错误的道歉 Dear Mr.Ives, 亲爱的艾夫先生：

Please accept our genuine apologies due to the error in delivery.We feel terribly sorry for delivering your goods to the wrong place.We have sent your goods to the correct address today.对于此次送货错误，请接受我们真诚的道歉。把您的货物寄送到了错误的地点，我们感到非常地抱歉。

We guess that it must have brought you great trouble because of our fault.We hereby express our deep apologies for this error.今天我们已经把货物寄送至正确的地址了。我们猜想由于我们的过失一定给您带来不小的麻烦。在此我们表示深深的歉意。

I hope you could forgive us our fault this time and we can guarantee that we will avoid making such mistake again.我希望您能原谅我们这次过错，我们保证会避免再次发生这类的事情。

I am writing this letter specially to apologize to you due to the error in quantity of the shoes we sent.We have sent you the rest of the shoes you ordered today.此信是为了我们给您发送的鞋子的数量错误，而专门向您道歉的。我们已于今天将送货不足的鞋子寄送给您了。

I have acknowledged that my fault has brought you great trouble.I hereby express my deep sorry for this matter.得知由于我们的错误给您带来了极大的麻烦。在此，我向您表达深深的歉意。

I promise that this mistake will not happen again.And I would appreciate very much if you could give us a chance to show our sincerity on this matter.我保证这样的错误不会再发生。如果您还愿意给我表达诚意的机会，我将不胜感激。道歉篇（8）：延迟回复的道歉 Dear Mr.Keller, 亲爱的凯勒先生：

Please excuse me for getting back to you so late.请原谅我这么晚才回复您的邮件。

I failed to respond to your e-mails in time on account of awfully busy work.I am very sorry for that.I am very happy to accept your proposal and look forward to meeting with you when you come to New York and discussing about the related details.因为实在太忙了，以至于无法及时回复您的来信，我对此感到非常抱歉。我非常乐意接受您的提议，期待您到纽约的时候与您会面，并探讨一些有关的细节。

In the morning/afternoon/evening;at the noon/midnight;at 8:00am, on Friday;in 2016 year.

第二篇：商务邮件范本

一、初次自我介绍函 Dear Sir/Madam, Good morning!It’s great honor for me to represent my company to contact you.I’m Michael, the assistant of Betty.From now on I would be responsible for your company’s business.If you have some questions, please feel free let me know.I would try my best help you.Best regards!Michael 起爱的先生/女士，早上好。很荣幸能够代表我司与您联系。我是Michael，Betty的助手。从今天起我将负责对应贵司的业务。如果您有什么问题，请随时与我联系，我会尽我最大的努力帮助您！最诚挚的问候 Michael

二、订单确认函

Dear(first name)熟人间称呼

How’s it going? I have received your new purchase order #88888 and arrange my production team to manufacture.They told me they would finish production on(date).Would that be convenient for you? Keep touch.Michael

亲爱的….最近怎么样？我收到您号码为88888的订单了，并且我已经安排我们的生产部门开始加工。他们告诉我他们会在（）这个日子完成生产。这个日子对您来说是否方便呢？ 保持联系。Michael

三、发货通知函 Hi Ms./Mr.()Good afternoon!I have shipped the goods you need as you request.The tracking No.is DHL/UPS######.The attachment is the invoice and the packing list, please check.If you still have some questions, feel free let me know.Good luck!Michael 嗨（）先生/女士，下午好！我已经按照您的要求寄出了你所需的货物。这批货物的追踪号码为DHL/UPS######。附件所加是发票和箱单，请检查。如果您仍有什么疑问，请尽管联系我。祝你一切顺利！

四、协商问题函

Hello Bryan/Jenny, Morning!I have checked our warehouse.I’m sorry we don’t have enough quantity of the goods you need in stock now.My production colleagues told me they can fulfill your demand 10 days later.Once we finish the production, I would ship the goods out.Would that be OK for you? Looking forward to your reply!Michael Bryan/Jenny您好，早上好！我查看了我们的仓库，很抱歉对于您所需的产品我们目前没有库存。我的生产部门的同事告诉我他们能在十天之后完成您所需的产品。一旦我们完成了生产，我就立刻将其寄出。您看是否可行？ 期盼着您的回信！Michael 注：黄色部分为可以替换部分

第三篇：商务邮件格式注意事项

商务邮件 一．注意事项

写作是很重要的一部分，好的电子邮件不仅是语言水平的体现，正常商务交流的前提。商务电子邮件有其自身的特点，其实也不复杂，牢记下面5步即可轻松搞定

1.搞清发送邮件对象、邮箱地址

发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。接收者邮箱地址；发送者邮箱地址；主题，即这份的主要内容是什么。每一项都必须保证完全正确，简单明了地写清楚是什么事即可。

2.明确邮件目的

一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢、答复消息、表达歉意、通知、提

醒、确认信息、提出要求、询问原因、提出建议。

3.正文内容直奔主题

商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的，比如：表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。

4.注意语气和措辞

除了文字不出错，说话的语气和措辞也要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式表达，而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式。5.检查文字

确保发送的邮件不要有文字上的错误。文字上虽是小事，却反映出办事的态度，千万不要因为文稿上有错误字体而给对方造成不好的印象。

有了以上5步的保驾护航，写出一封较为满意的商务电子邮件就不是一件难事了。

二、关于主题

1.一定不要空白标题。

2.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。

5.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

7.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

三、关于称呼与问候 1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。2.Email开头结尾最好要有问候语

“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

四、正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。2.注意Email的论述语气

尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。4.一次邮件交待完整信息

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

五、附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

六、语言的选择和汉字编码

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。七．结尾签名

1.签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。

2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。注意：关于文件收件人及抄送

1、如果发给多个客户，职位高的邮箱地址放最前，再根据职位依次排列。

2、公司文档发给客户，一般收件人为客户，要抄送给公司领导或部门领导。

3、如果该邮件需要提供给公司领导知道，又不想让客户知道，可以选择添加密送给公司领导。

八、邮件的格式

1．事务邮件： XX经理/总：

您好！

非常荣幸能够代表我公司与您联系。附件是**/某某文件请查阅附件/今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，您可以联系我。

恭祝商祺！

中山龙创软件科技有限公司 行政助理：朱丹青 移动电话: 地址：中山市东区亨尾大街3号三层320-323

2．问候邮件 X经理/总：

您好！

生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。

祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！

XXX公司XX敬上

第四篇：商务邮件规范

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。下面做详细介绍（Email的撰写礼义另外介绍）。撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。

一、收件人

1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。

二、抄送

1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。2.一般情况下不要给普通客户抄送。3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。

三、主题 电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

四、内容在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。

1、称呼 1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士 3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理

2、正文 正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后, 5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途；

3、结束 1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我.2)最好的结尾要着眼未来： 如：希望我们能够达成合作 3)结尾应显示诚恳： 如：感谢您抽空洽谈

4、落款/签名目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。

第五篇：商务邮件规范

英文商务信函格式与结构，商务英语邮件格式规范

2011-01-05 02:29:01 发表于：外贸英语

一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(the conventionalindented form)和现代的齐头式(the modern blocked form)。

根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form)。但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form)，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。

一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。

根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:

(1)信头(the lettermail 地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。

案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch.2002”，而美国的日期标示法则是“March24，2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。

封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。

封内名称和地址要用齐头式，紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。

开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信中多用Dear Sir，Dear Sirs 或Gentlemen，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号，而在Gentlemen 后面用冒号。

信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性，使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单行距，有些短信可用双行距。

结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义，传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有： Yours faithfully，Yours truly(多用于美国)等，也有人用倒装的Faithfully yours，Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。

签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。

注意事项的习惯用语是：For the attention of 或简单的Attention，下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文以上中间。

事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。

经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。

附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。

抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。

附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。

在上述十三部分内容中，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容，而后几部分则是可有可无的。

总之，当你书写商务英语书信的时候，必须谨记：选定一种格式，坚持使用，不能变来变去；结构中的内容要安排合理得当，所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。