客人来访会务接待流程及标准

第一篇：客人来访会务接待流程及标准

客人来访会务接待流程及标准

一、目的

为树立集团良好形象，提高工作效率，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。

二、适用范围

本标准适用于集团各部门因业务发生的各种会务接待工作。

三、管理

综合部为集团接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调、物业公司落实接待任务，提供后勤保障；集团各部门在接到重要来访预约后，首先报综合部备案，并协助拟定接待计划，需集团领导出面、综合部协调的重要接待，应提前2天告知综合部。

四、计划与准备

1、在接到集团领导通知或相关部门来访预约时，物业公司应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。

2、综合部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、因特殊会议需要，综合部负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等，物业公司需积极配合，完成任务。

五、会前的准备标准。

1、会场物品摆放标准（所有会议准备工作必须在半小时前准备完毕）

（1）待参会人数确定后摆放桌牌，桌牌摆放要正，并配齐相应椅子，椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为一人的距离，椅子左右之前的摆放距离要均匀约为一人距离，椅子摆放完毕后竖看要成一条直线。

（2）桌牌定位后，矿泉水成45度（标签正对落座人员）摆放在桌牌右侧，后依次摆放玻璃直杯及茶杯，杯把朝右，桌牌左侧摆放香巾碟及香巾，香巾碟上方与桌牌上方在一条水平线上。

（3）根据椅子的位置在会议桌上摆放稿纸，稿纸摆放在每个椅子的正中间位置，稿纸正中间摆放接待明白纸，稿纸底边与桌子的底边成一条水平线，笔放在稿纸右侧，笔尖朝上。

（4）纸巾盒根据两人一盒的标准，摆放在两人话筒麦克正中间。

（5）话筒固定在桌面上，话筒麦克方向角度一致摆在同一侧方向。

（6）如有吸烟客人，根据需要摆放香烟及烟灰缸，香烟及烟灰缸摆放在茶杯右侧，与桌牌在同一水平线。

2、会场设备设施的准备标准

（1）检查照明是否正常，灯具是否全部完好，有损坏的及时上报维修。

（2）会议前提前检查音响设备是否完好，话筒音量调节适中，并检查无线网络是否正常使用。

（3）投影设施提前检查是否完好，会议开始前由通讯连接电脑，全部调试到位。

（4）检查室内空调是否正常，会场温度设定在规定温度内，夏季不高于23度，冬季不低于26度。

3、会场及周围环境卫生标准

（1）彻底清扫会议室卫生，会议桌干净无手印和水渍，椅子无灰尘和毛发，桌子抽屉无杂物无灰尘。

（2）会议室死角卫生清洁到位，窗台无灰尘，墙角处无蜘蛛网，墙面干净无灰尘。

（3）地板打蜡，地上无杂物无脚印，地板干燥无水渍。（4）会议室内网线及投影电源线摆放整齐，不杂乱避免绊倒客人。

（5）会议室外卫生间干净无异味，并摆放卫生间指示牌。

（6）会议室外环境卫生有专人清洁保持，地面明亮无脚印，垃圾桶及痰桶干净，加强巡视随时清理。

4、会议服务程序

（1）客人到达后，迎宾人员应面带微笑，对所有来开会的客人都使用礼貌用语“您好”“上午好”“下午好”。（2）主要领导到达后，有专人引领到领导座位，并进行拉椅服务。

（3）客人到达后，进行倒水服务，倒水时动作要轻，不要发出太大的声响，一般都由两人在会议桌两边同时倒水，倒完水后立即返回，并在会议室门口处站立观察会场动态，盯会者必须大脑精神集中，观察领导及每一位客人的动态，从客人眼神或动作中领会客人需求并及时上前询问解决。

（4）会议进行中，盯会人员根据会议议程，提前将要讲话人的话筒打开，并将话筒对准讲话人。

（5）开始使用投影汇报时，要关闭投影幕布前的灯，使会场的灯光变为投影模式，汇报结束后，要立即打开幕布前的灯，改为正常模式。

（6）根据客人大部分喝水情况，约为15分钟添一次茶水，若主要领导喝水较快还不到倒水时间，可根据情况先给领导添水，若大部分客人刚进会场喝水较快，可以根据情况全场提前倒水。

（7）烟灰缸有3个及3个以上烟头或者有水果干果皮，要及时更换烟灰缸，主要领导香巾若使用要及时更换，所有更换的物品都以按照先宾后主的原则，然后依次进行。

（8）会议期间可根据会场情况适当的调节空调温度，会场温度不能过低或过高，若抽烟人数多，烟味大，可将窗户打开1-2扇通风，使会议室内空气保持流通。

（9）会议期间，若领导有重要事情要谈不需要会议服务，服务人员应倒完水后退出会议室在门外等候。

5、会议结束服务

（1）会议快结束时，提前安排部属送客人员站门，提前做好工作。

（2）会议结束后，立即将所有会议室的门打开，迎宾人员热情送客，使用礼貌用语“请慢走”，盯会人员要给领导拉椅。

（3）客人离开会议室后，要立即查看会议室有无客人遗留物品，若发现遗留物品及时通知客人，若不清楚是哪位客人的物品，可与经理办联系帮忙转交。

（4）会议结束后，立即清理会场物品，打扫会场卫生，关闭设备设施，锁好会议室门。

六、接待礼仪

1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

7、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

8、座谈时：客人落座后，先客人，后主人，先领导，后同事。

第二篇：客人来访流程

接待客户流程及礼仪

一、得到客人来访准确行程后，通知事务所和工厂 相关人员。

二、总务部根据客人信息安排以下事项

1）接、送机

①确认接送人、了解对方到达的车次、航班安排接。

②车辆安排：手持客人姓名牌，提前到达；加油、车内卫生、水、地图、温度、开车礼仪（不接电

话、速度控制）、首位安排、行李等。

③备用金及其他方面的提前准备。

2）会议室安排

①确认卫生、光线、温度、插座、鼠标垫、衣架等。

②座位安排。

③确认其他不宜事项等。

3）茶水安排

①咖啡、糖、奶、茶叶等的提前确认。

②茶水：确认要喝什么、咖啡杯子与茶杯分开、杯子是否干净，隔30分钟添加1次茶水。

③沏咖啡时通常要提前向客人确认是否加糖、是否加咖啡伴侣，喜欢喝浓还是淡等。

4）接待礼仪

①衣着：得体，相对保守大方，干净整洁。

②化妆清淡、站姿端正、动作得体。

③进出招待客人时，走路适中、鞋声安静。

④向客人双手接送东西，站起身，用尊称“您”。

⑤引导客人前进注意

在走廊时：接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

在电梯的：接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

⑥跟着礼貌送客。

三、乘车礼仪

①座位，右后位为首位，左侧辞职，中间座位再辞职，前座右侧殿后。

主人亲自驾车，驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之

②女士登车需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里。

四、餐桌礼仪

①入座的礼仪．先请客人入座上席．在请长者入座客人旁依次入座入座时要从椅子左边进入

②进餐时.先请客人、长者动筷子

③进餐时不要打嗝,也不要出现其他声音

④如果要给客人或长辈布菜.最好用公筷.也可以把离客人或长辈远的菜肴送到他们跟前。

⑤吃到鱼头,鱼刺,骨头等物时,不要往外面吐,也不要往地上扔.要慢慢用手拿到自己的碟子里

⑥要适时地抽空和左右的人聊几句风趣的话,以调和气氛.不要光着头吃饭,不管别人,也不要狼吞虎咽

五、礼物的安排

①提前判断并请示是否需要礼物。

②礼物：物美、价格适中，给客人礼物的时机适当，给礼物不带明显目的。

六、确认宾馆

注意事项：

①宾馆名称、地址、电话、传真。

②吸烟室、不吸烟室确认。

③浴盆有无。

④早餐有无。

⑤地理便利度

⑥相关费用

七、通知车间安排

①全套工作服，包括数量、号码、是否洁净。

②雨靴，确认数量、号码、鞋垫、塑料袋。

③卫生，包括更衣室、车间内部。

八、去产地时，根据天气或地里的干湿情况，准备雨靴，以便进入产地。

九、通知其它部门人员根据客人行程进行相关准备。

第三篇：会务接待流程

会务接待流程

一、会务工作总体思路

（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。

（二）责任到人：每项任务均有专人负责。

（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。

（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。

二、会前准备

（一）成立会务组

1.会务组组长：总体负责。

2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。

3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。

备注：任务分解后形成《会务接待方案》。

（二）明确会议概况

1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：

（1）会议主题

（2）级别与规模

（3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）

（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）

注：日程安排形成会务指南。

（5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。

（三）下发会议通知、登记代表名单

1.责任人：文秘材料小组。

2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括：

（1）会议主题

（2）参会人员

（3）会期安排

（4）会议地点与联系电话

（5）会务组联系人与联系电话

（6）报到日期

（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）

（8）会议回执（附表2）

（9）会址交通导引

3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。

会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登记内容应包括：

（1）单位

（2）姓名

（3）职务

（4）性别

（5）民族

（6）到达航班与到达时间

（7）是否要求接站

登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待指南》。

（四）选定会议地点

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：

（1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位）

（2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）房间有无网线、是否含早餐

（3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等）

（4）交通（便利与否）

（5）当期有无接待能力

3.落实：综合比较后按优质低价原则选取一家，签报或口头汇报领导批准。领导批准后，立即完成以下工作：

（1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣

（2）根据会议预算在财务借款

（五）准备会议材料、用品

1.责任人：两组分工协作。

2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括：

（1）会议代表名单（附房间号）

（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等

3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：

（1）会场条幅（或现场LED显示器）

（2）会议代表证

（3）与会领导桌签

（4）文件袋、笔记本、笔

（5）录音笔、照相机、摄像机

（6）便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要）

（7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）

（8）药箱（备常用药品）

（9）现场安全帽的准备

（六）餐饮安排

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作：

（1）吃饭人数

（2）包间预定

（3）烟、酒水准备

（4）饭后车辆安排

（七）会场安排

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：与宾馆紧密协调、现场核查，或在办公区域准备，尽早落实以下工作：

会议室

领导临时休息室

各次分会的会场布局，包括：大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、投影仪

（八）文体活动安排

会后去周边旅游景点应按实际时间安排。

（九）房间安排

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括：

房间内水果、烟、矿泉水摆放。

三、会中服务

（一）接站

（二）签到

1.在正式报到前日，应完成以下工作：

（1）将分装好会议材料的文件袋放至会议室或宾馆

（2）统一领取代表房间钥匙

（3）花卉、水果等分发到各房间

2.签到工作包括以下环节：

（1）在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）

（2）在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到

（3）确认返程日期及订票

四、会后收尾

（一）退房、送站

（二）纪念品的发放

第四篇：接待来访客人及接待地点规定

摇篮-作业-07-13-08版次/修订状态：3/00

接待来访客人及接待地点规定

为了给公司营造一个安静、良好的工作环境，使大家能够以愉快的心情高效率地工作，特制定如下规定：

一、来访客人履行登记手续，由前台接待人员负责登记，确定来访者情况后方可允许进入会客程序，要求前台接待人员对来访客人要热情有礼貌，客人必须进行来访登记，同时电话通知被访人员，然后由前台接待人员将客人引导到七楼会议室等待。

二、来访客人接待地点作如下规定：

1.对于总经理的客人，可以由总经办人员或前台接待员直接引导带到总经理办公室进行接见。

2.对于办公室内只有一个人或两个人办公的部门，可以在办公室内接见客人，例如：副总经理、财务、采供办公室。

3.对于到其它办公室来访的客人，一律由前台接待员引导在小会议室等候，然后接见者在此接见

来访客人，不允许在办公室与客人交谈，而影响他人办公或给公司造成不必要的泄露公司秘密等事件。

4.会客时要求尽量两个人接待，而且坐在会议桌边并携带工作日记做记录；

5.接见客人时要求在会议桌边，并且携带工作日记；

6.除公司允许外来参观者，其它外人一律不允许进入各办公室，不允许在办公室门口交谈。

三、接待来访者应态度热情、行为大方得体。任何情况下不可损害公司的形象；

四、会谈时应言谈文明，避免大声喧哗，力求为公司创造一个安静、文明的办公环境。

五、前来公司的各种推销人员，前台接待人员要阻止进入公司，如发现这些人进入，将对前台接待

人员进行处罚。

第五篇：来访客户接待流程

来访客户接待流程

为了加强来访客户接待管理，规范客户业务接待流程，特制定此项标准：

主要流程：

接待申请-----确定接待级别-----联系接待单位-----安排接待人员-----机场（车站）接车-----安排住宿-----厂区参观-----领导接见-----洽谈合作事项------处理、确定合作事项------领导会谈------餐饮安排------机场（车站）送车------电话回访

1、接待申请：业务、市场部员工在了解客户即将到访时通知总经办，要求进行客户接待的安排，如出差在外应及时以电话方式通知，并落实客户的联系方式、随行人数、是否需用车到机场或火车站接送；

2、确定接待级别：总经办根据来访人员的级别不同，按公司相关标准规定安排接待。

3、联系接待单位：总经办根据接待申请要求，在客户到达前应作好相关的接待安排，及时与客户联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实。

4、安排接待人员：营销公司根据工作的需要安排接待人员，负责接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。一般情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改，并根据客户需求提前通知公司需参加会谈人员。

5、机场（车站）接车：接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班机（班车）何时到达，到达地点，航班号（车次），来访人员的姓名、特征。用车，先落实公司有无车辆之后进行，如无法安排车辆的应通知客户并告之坐车方式。接到来访人后，接待人员帮忙提行李上车，根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。

6、住宿安排：到达住宿地点后，接待人员要主动帮来访人员提行李上房间，留下自己的联系电话。

7、厂区参观：营销公司负责客户的介绍工作，突出的重点在于：厂区厂房介绍、新产品的讲解、工作人员的主要负责工作范围、企业文化、企业的前景等等方面。

8、领导接见：接待人员在带领来访人员见领导之前，必须和公司领导沟通好，确认接见时间、地点，然后带领来访人员与领导见面。

9、洽谈合作事项：领导接见结束后，接待人员将客户请至会客厅，参会人员根据公司开展工作的实际情况和部门相关的标准，提出合作事项的内容，咨询来访人员提出的合作事项内容并且做好笔录。

10、处理、确定合作事项：本着双赢的原则，接待人员在公司和来访人员之间根据合作事项的内容收集双方的意见，进行处理以至最后确定的工作，经双方确定后用文案交与双方。

11、领导会谈：双方在合作事项达成一致后，双方领导一般会进行互相道贺的仪式，接待人员适时作相关的安排。

12、餐饮安排：总经办可知会相关部门后进行，一般的接待要求业务员工或市场部员工一起进行，做一下标准后可由他们安排接待人员应陪同来访人员就餐。

13、机场（车站）送车： 来访人员离开，由接待人员陪同送车，接待人员除了主动帮来访人员提醒例外，如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开。

14、电话回访：接待人员按送来访人员走的航班号（车次），估计他们到达的时间，适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的意见。及时做好报告上报公司，以便改进。

无论来访者以何种目的来访，接待工作很多时候会直接影响到客户对我们公司的选择。只要我们的接待工作做好了，就会给来访者留下一个良好的形象。