水利科学技术档案管理规定(水办(2010)80号)

第一篇：水利科学技术档案管理规定(水办(2010)80号)

【发布单位】水利部

【发布文号】水办（2010）80号 【发布日期】2010-03-12 【生效日期】2010-03-12 【失效日期】 【所属类别】政策参考 【文件来源】水利部

水利科学技术档案管理规定

(水办（2010）80号)

第一章 总 则

第一条第一条 为进一步加强水利科学技术档案（以下简称水利科技档案）管理工作，充分发挥水利科技档案的作用，根据《 中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《水利档案工作规定》等法律、法规以及规范性文件，结合水利科技工作实际，制定本规定。

第二条第二条 本规定所称水利科技档案，是指在水利科技活动过程中形成的，具有保存价值的，各种形式与载体的历史记录，是应归档保存的水利科技文件材料。

第三条第三条 水利科技档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。在水利部的统一领导下，水利科技档案由各级水行政主管部门及其所属单位（以下简称各单位）的档案业务机构分级进行管理，以确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条第四条 各单位应认真履行档案管理与保护的法律责任和义务，加强对档案工作的领导，建立健全水利科技档案工作制度，统筹安排业务经费，依法保障水利科技档案工作的正常开展。

第五条第五条 本规定适用于各单位的水利科技档案管理工作。

第二章 收集归档

第六条第六条 水利科技文件材料的归档范围，应全面、系统地反映水利科学技术研究、勘测与规划设计、基础数据观测与分析、项目建设与运行维护、设备仪器制造等水利科技活动的过程与结果。具体内容见附件《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》。

第七条第七条 应归档的水利科技文件材料，须由文件材料产生、经办部门或项目（课题）组，指定专人进行收集整理后，按规定移交给本单位档案工作机构集中管理，任何部门与个人均不得据为己有或拒绝按时归档。

第八条第八条 各单位应认真执行国家有关“同步管理”规定，把项目文件材料管理纳入项目管理工作程序，列入有关部门及人员的职责范围。在下达项目计划或签订项目合同、协议时，应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求；在检查项目进度时，应同时检查项目相关文件材料的收集、整理情况；在进行项目鉴定（验收）时，应先期或同步检查、验收项目文件材料的整理与归档情况；在科技人员考核与职称评审涉及有关项目时，应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。

第九条第九条 完整、准确、系统的水利科技档案是进行项目鉴定（验收）的必备条件。各单位科技、基建、档案等业务主管部门要密切配合，严格把好项目的鉴定（验收）关。凡水利科技档案检查、验收不合格项目，不得进行或通过项目的鉴定（验收），更不能申报科技奖励。

科研项目在申请验收（鉴定）前，其档案应先通过本单位档案部门的审查、验收；重点科研项目和基本建设项目档案验收，由项目验收主持单位的档案业务主管部门负责组织。

水利部要加强对各单位档案验收情况的监督检查，如发现未经档案部门审查、验收或档案不符合要求的科研项目，已获得奖励或正在上报科研成果，科技部门将按规定推迟或撤消对该项目成果的奖励。

第十条第十条 水利科技文件材料的归档时限：反映水文、水资源、水土保持、勘测、规划设计等基础业务工作的科技文件材料，一般应按年度，在第2年上半年完成归档工作；各专业项目产生的科技文件材料，应在项目实施完成后3个月内完成归档工作（周期较长的项目，可分阶段或分单项计算归档时限）；重要仪器设备的随机文件材料，应在安装调试或开箱验收后1周内完成归档工作；项目鉴定或验收形成的文件材料，应在鉴定或验收后1个月内完成归档工作。

第十一条第十一条 各单位应结合实际，制定本单位或系统水利科技档案分类方案，细化归档范围，明确整编要求。归档的水利科技文件材料应为正本，重要或有专门需要的水利科技文件材料，可适当增加保管份数，其相应的电子文件材料应按有关要求同步归档。

第十二条第十二条 由若干单位协作或合作完成的项目，主持单位应负责项目重要文件材料的收集、归档工作；协作或合作的单位，应负责其承担项目产生水利科技文件材料的收集、归档工作，并将阶段或结论性文件材料，报主持单位归档。

第十三条第十三条 水利科技文件材料的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。其中整理录音、录像、照片等声像材料时，应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容。

第十四条第十四条 电子文件归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999、GB/T17678.2-1999）执行。重要的电子文件归档时，应形成相应的纸质文件材料一并归档。

第十五条第十五条 水利科技文件材料归档时，应编制归档文件材料移交目录（一式2份），由项目或课题的部门负责人审签，交档案部门查验，交接双方应认真履行交接手续。对不符合要求的，档案部门应不予接收。

第三章 保管利用

第十六条第十六条 对已接收的水利科技档案，档案部门应及时进行分类、编目、入库等管理工作，为档案的保管利用创造条件。

第十七条第十七条 各单位保管的水利科技档案，应使用档案专用库房和装具，采取相应防护措施，确保水利科技档案的保管、保护条件满足规范要求。

第十八条第十八条 各单位应建立健全水利科技档案库房管理制度，定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修复，最大限度地延长档案的价值时限。

第十九条第十九条 各单位应建立健全水利科技档案利用制度，配备必要的档案利用设施设备，积极开展水利科技档案的利用与编研工作。

第二十条第二十条 各单位应做好水利科技档案的统计工作，认真执行档案年报的统计、报送制度。

第二十一条第二十一条 各单位应积极开展水利科技档案信息化建设，确保水利科技档案管理与本单位信息化建设同步发展，不断提高水利科技档案的现代化管理水平。

第二十二条第二十二条 各单位撤销或合并时，应按照国家有关档案归属与流向的要求处置原单位的档案；专业技术人员在工作调离时，须交清应归档的水利科技文件材料或借阅的档案，不得擅自留存或处理。

第二十三条第二十三条 各单位应依据《水利部保密工作管理规定》(水办[2005]380号)和《科学技术保密规定》（国家科学技术委员会、国家保密局令第20号）的要求，建立健全保密制度，加强对水利科技档案的保密管理。

第二十四条第二十四条 各单位应建立健全水利科技档案鉴定、销毁制度，并按要求对水利科技档案进行鉴定，提出保存或销毁意见，报本单位领导批准后实施。销毁档案，应到国家指定场所进行监销，并由2名监销人员在销毁清册上签字。销毁清册应归档保存。

第二十五条第二十五条 水利科技档案保管期限划分为永久和定期（30年、10年）两种。划分原则与标准，参照《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》的规定执行。

第二十六条第二十六条 各单位应按水利科技档案移交进馆要求，向有关档案馆移交档案。

第四章 奖惩

第二十七条第二十七条 对在水利科技档案工作中做出突出成绩的单位、部门或个人，上级主管部门或本单位应给予表彰和奖励。

第二十八条第二十八条 对于违反本规定的单位或个人，上级主管部门或本单位应予以通报批评，限期整改；对逾期未改的，应按规定对相关单位或直接责任人给予处罚。造成严重后果的，应依法追究刑事责任。

第五章 工作机制及人员

第二十九条第二十九条 水利部设有专门的档案工作部门，在国家档案行政管理部门的监督、指导下，依法对水利科技档案工作履行如下职责：

（一）贯彻落实国家档案法规制度，制定、完善水利科技档案规划与规章制度；

（二）督促水利档案法规制度的贯彻落实；

（三）检查、指导水利科技档案工作；

（四）组织重点项目（课题）的档案专项验收。

第三十条第三十条 各单位应结合工作职责与任务，明确档案工作部门和人员，依法加强档案管理、认真履行档案管理职责，为促进水利科技档案工作的健康、有序发展提供保障。

第三十一条第三十一条 水利科技档案工作人员应具备档案专业和水利等相关专业知识，爱岗敬业，忠于职守，并应保持相对稳定。

第三十二条第三十二条 各单位应有计划地开展对水利科技档案人员的业务培训和继续教育，逐步提高档案人员的业务素质和管理水平。

第六章 附 则

第三十三条第三十三条 本规定由水利部负责解释。

第三十四条第三十四条 本规定自发布之日起施行，原水利部1988年9月2日发布的《水利科学技术档案管理暂行规定》和《水利科学技术档案保管期限表》（水办［1988］7号）同时废止。

附件：

水利科技文件材料归档范围和保管期限表

附件：

水利科技文件材料归档范围和保管期限表

序号 应归档文件材料种类与内容 保管期限 备注

水文

1.1 水文测验

1.1.1 水位、流速、流量、泥沙、旱情、冰情观测记录 永久

1.1.2 河道纵、横剖面和大断面测量记录、附图 永久

1.1.3 各种关系曲线分析计算成果 定期

1.1.4 其他相关记载 永久或定期

1.2 水文气象

1.2.1 降水量和蒸发量观测记录 永久

1.2.2 风速、风向、湿度、温度、气压等观测资料 永久

1.2.3 其他相关观测记载关系图、计算表 定期

1.3 水文预报与分析

1.3.1 水文预报方案及成果 定期

1.3.2 长、中期预测 定期

1.3.3 重要的气象、径流、冰情、泥沙预报 定期

1.3.4 水情测报应急预案 定期

1.3.5 水文、气象分析材料 定期

1.4 水文站网建设

1.4.1 水文站的查勘、建站、撤站报告，测站考证（包括断面位置、基面、水准点、水尺零点高程）永久

1.4.2 水文调查与勘测报告 永久

1.4.3 站网布设、标准规定 定期

1.5 水文整编成果

1.5.1 水文年鉴 永久

1.5.2 水库、河流、滨海区、湖泊等整编成果 定期

1.5.3 水文特征值 永久

1.5.4 有关测区河道淤积统测成果 永久

1.5.5 水文整编成果的电子文件材料 永久

1.5.6 洪水调查资料 永久

1.5.7 水文试验站及专项试验资料 永久

1.5.8 水情简报，水情月报、年报 定期

水资源

2.1 水质监测

2.1.1 项目任务计划书 定期

2.1.2 水质采样原始记录单 永久

2.1.3 实验室测试成果 永久

2.2 水质自动监测数据

2.2.1 自动监测站数据汇总表 永久

2.2.2 自动监测比测实验报告 定期

2.2.3 水质自动监测技术创新及成果应用材料 永久

2.3 水质监测站网建设与水资源分析

2.3.1 江河湖泊水库水质监测站网规划、查勘报告、调查评价报告、环境影响评价等材料 永久

2.3.2 站网布设、测站设施、标志及其考证文件材料 永久

2.3.3 水污染监测、调查取证、审批、处理意见书、报告 定期

2.3.4 水资源普查成果（地表水、地下水）永久

2.3.5 水资源利用报告及其基础资料 定期

2.3.6 需水量、供水量分析、预测 定期

2.3.7 河道内用水分析、预测 定期

2.4 整编成果

2.4.1 水质监测整编成果 永久

2.4.2 水资源质量状况通报(月报)、水资源质量(季报)、重点河段水量调度旬报 定期

2.4.3 地表水资源质量公报(年报)永久

2.4.4 水质检验报告 定期

2.5 基本资料

2.5.1 水功能区区划成果报告 永久

2.5.2 水功能区区划调整记录 永久

2.5.3 水功能区核定纳污能力、限排成果报告 永久

2.5.4 水功能区巡查、踏勘、监测报告 定期

2.6 排污口监督

2.6.1 入河（江）排污口普查、监测报告 永久

2.6.2 入河（江）排污口设置审批文件 永久

2.7 保护规划与应急处置

2.7.1 水资源保护规划、技术细则 永久

2.7.2 水资源保护规划成果报告 永久

2.7.3 水污染事件应急处置文件 永久

水土保持

3.1 水土流失原型观测

3.1.1 水尺校测 永久

3.1.2 水位、流量、含沙量、冰期、流速、泥土等原始观测记录 永久

3.1.3 各种关系曲线 永久

3.1.4 测流大断面图、土壤剖面图 永久

3.1.5 小流域控制站观测记录 永久

3.1.6 降水量、蒸发量观测记载 永久

3.1.7 土壤含水率资料 永久

3.1.8 坝库淤积观测资料 永久

3.1.9 风蚀观测资料 永久

3.1.10 径流小区观测资料 永久

3.1.11 风速、风向观测记录 永久

3.1.12 土壤含水量、容重、孔隙度、团粒含量、有机质含量等观测记录 永久

3.2 整编成果

3.2.1 原始观测计算表、关系图、过程线 定期

3.2.2 实测流量、洪水要素成果表 永久

3.2.3 逐日平均降水量、流量、含沙量逐日表 永久

3.2.4 各时段最大降水量表 永久

3.2.5 下垫面调查资料（含土地利用现状及水土保持措施）永久

3.2.6 暴雨、洪水调查资料 永久

3.2.7 其它相关的整编成果 永久

3.3 遥感监测

3.3.1 卫星影像、航摄数据、DEM数据 永久

3.3.2 土壤侵蚀图、土地利用图、植被盖度图、坡度图、水土保持措施分布图、重点防治区界限图 永久

3.3.3 土壤侵蚀面积统计表、水土保持措施统计表 永久

3.3.4 遥感解译标志、地面样区调查成果 永久

3.3.5 遥感监测形成的其它相关文件 永久

3.4 水土保持监测

3.4.1 水土保持监测项目实施方案，水土保持项目监测报告 永久

3.4.2 水土保持监测项目过程中形成的影像、图片 永久

3.4.3 水土保持监测项目竣工验收文件 永久

勘测

4.1 测量

4.1.1 技术设计书或工作大纲、测量技术报告、检查验收文件 永久

4.1.2 测量仪器鉴定书、测量仪器、标尺检验测定记录 定期

4.1.3平面、高程控制测量成果表、点之记 永久 三等及以上

4.1.4 原始记录、计算书、显示图 定期

4.2 测绘

4.2.1 地形图、断面图 永久

4.2.2 外业测量原始记录、数据 定期

4.2.3 成果表 永久

4.3 摄影与遥感

4.3.1 航摄鉴定表及索引、控制片、像控点布置图、成果表、像片索引图、线划图、数字正射影像图、框架要素叠合影像图 永久

4.3.2 技术设计书、测量技术报告、检查验收文件 定期

4.3.3 航摄仪器检定记录、控制测量手簿、控制片 调绘片、控制加密成果、影像数据、成果资料移交清单 定期

4.4 地质勘察

4.4.1 地质勘测任务书、计划、工作大纲 永久

4.4.2 区域地质、工程地质查勘报告及附图 永久

4.4.3 建基面地质素描、物性值检测报告 永久

4.4.4 岩体工程地质试验汇总及设计计算指标选取专题报告 永久

4.4.5 工程边坡稳定勘察报告及附图 永久

4.4.6 区域构造稳定及地震地质专题报告 永久

4.4.7 天然建筑材料勘测报告、储量计算表、试验成果一览表 永久

4.4.8 勘探钻孔一览表、所有钻孔柱状图 永久

4.4.9 试坑、探槽、平洞、竖井展示图、建材坑柱状图 永久

4.4.10 抽水、压水、注水试验成果表、专门性试验成果表 永久

4.4.11 原始记录本、原始记录经整理与处理形成的文件材料 永久

4.4.12 野外地质工作手图、记录、计算的有关材料 定期

4.4.13 野外地质照片、底片、素描图及其数码影像记录 定期

4.4.14 地质观测（调查）质量检查记录等 永久

4.4.15 水文地质定期观测资料、水文地质调查表 永久

4.4.16 岩体变形（滑坡）定期观测资料（分年度变形观测报告）永久

4.4.17 地震台（网）观测报告（自建台（网）起每年度一次）永久

4.4.18 有关录像带、照片、图册 定期

4.4.19 采样记录、采样位置图、样品登记簿、送样清单 定期

4.4.20 分析鉴定、试验、测试报告及其数据表、计算表、统计表、曲线图、照片、底片等 永久

4.4.21 内外检验报告 永久

4.4.22 仪器野外实时处理的各参数（曲线）的磁带（盘）记录和仪器装置参数试验原始记录 永久

4.4.23 长期观（监）测点的分布位置图，长期动态观测的原始记录、年报表、汇总表等资料、永久

4.4.24 其他各种长期记录的原始资料、数据 永久

4.4.25 物探成果 定期

4.4.26 各项物探现场测验原始记录 定期

4.4.27 测量联测成果 永久

规划设计

5.1 规划

5.1.1 规划审查及批复文件 永久

5.1.2 规划任务书、工作大纲 永久

5.1.3 规划报告、补充报告（或复核意见）及附图 永久

5.1.4 普查、察勘报告及附图，技经报告及附图 永久

5.1.5 开发研究报告及附图 定期

5.1.6 单项水利规划报告、地区水利规划报告（含主要图表）永久

5.1.7 水库移民等专项规划成果性文件材料 永久

5.1.8 各类规划的基础性文件材料 永久

5.1.9 统计、分析、试验文件材料 永久

5.2 设计

5.2.1 各阶段设计任务书、设计大纲及专业设计大纲 永久

5.2.2 各阶段设计成果报告图册及附件 永久

5.2.3 各阶段设计所用的基础资料及外部资料 永久

5.2.4 各阶段设计的审查意见、审批文件、咨询报告 永久

5.2.5 各类计算书 永久

5.2.6 设计任务与规模论证、特征水位选择及分析计算资料 永久

5.2.7 设计方案比选及推荐方案设计的相关资料 永久

5.2.8 技施设计说明书、施工技术要求、全部施工图纸及目录 永久

5.2.9 设计及设计修改通知书、工程记事 永久

5.2.10 安全监测相关设计与监测数据分析报告 永久

设备仪器

6.1 研制改造设备仪器

6.1.1 项目建议书、可行性研究报告、初步设计的请示及批复 永久

6.1.2 论证报告、设计方案、图样、计算书 永久或

定期

6.1.3 制作工艺规程、说明书、图纸 定期

6.1.4 运行测试报告 定期

6.1.5 存在的问题及处理意见 定期

6.1.6 安装、调试记录 定期

6.1.7 验收、鉴定报告及相关文件材料 永久或定期

6.1.8 成果申报及奖励文件 永久或定期

6.1.9 使用说明书 定期

6.1.10 设备仪器维护保养和安全技术操作规程 定期

6.1.11 大、中修记录、总结、鉴定书 定期

6.1.12 事故分析、记录及处理报告 定期

6.1.13 合理化建议及处理结果 定期

6.2 外购设备仪器

6.2.1 采购工作中有关询价、报价、招投标、考察、购买合同等文件材料 定期

6.2.2 设备、材料报关（商检、海关）等材料 永久

6.2.3 设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件 定期

6.2.4 设备、材料出厂质量合格证明、装箱单、工具单、备品备件单等 定期

6.2.5 设备、材料开箱检验记录及索赔文件等材料 定期

6.2.6 设备、材料的防腐、保护措施等文件材料 定期

6.2.7 设备图纸、使用说明书、零部件目录 定期

6.2.8 设备安装调试记录、测定数据、性能鉴定 定期

6.2.9 设备仪器的使用、维护和改造、报废等文件材料 定期

6.2.10 设备仪器事故记录及事故分析报告，事故处理结果报告等 定期

运行维护

7.1 运行调度

7.1.1 设备检查记录、汇总表、评估分析报告等 永久

7.1.2 调度方案、计划、运行分析、总结等 永久

7.1.3 运行数据的记录 永久

7.1.4 现状调查、安全检测、复核计算、鉴定报告 永久

7.1.5 等级评定记录、结论 永久

7.1.6 运行异常情况（运行故障、事故、特征值、历史最大水位与流量等）报告、总结 永久

7.1.7 运行时间、引排水量记录及统计月报 定期

7.1.8 调查表、统计表、汇总表 定期

7.1.9 运行调度影像材料 永久

7.2 运行观测

7.2.1 观测记录、整编成果 永久

7.2.2 示意图 永久

7.2.3 各种观年报、分析报告等 永久

7.2.4 运行观测日志 定期

7.2.5 运行观测影像材料 永久

7.3 维修养护

7.3.1 全面普查、管理、专项检查、维修养护总结工作总结 定期

7.3.2 年度和月度维修养护实施方案、合同、任务通知书 定期

7.3.3 普查记录表、汇总表 定期

7.3.4 专项和年度、初验、验收管理工作报告及鉴定书 定期

7.3.5 设备突发事件、应急预案 定期

7.3.6 设备故障抢修报告 定期

7.3.7 维修养护影像材料 永久

科学研究

8.1 研究准备阶段

8.1.1 科研计划项目申报表、投资预算及批复 永久

8.1.2 开题报告、调研报告、可行性报告、课题论证、文献综述 定期

8.1.3 任务书、协议书、委托书、科研合同 永久

8.1.4 科研项目招、投标文件材料 永久

或定期

8.2 研究试验阶段

8.2.1 项目（课题）研究（试验）大纲、研究计划等 定期

8.2.2 实验、试验方案，设计方案，调查考察报告 定期

8.2.3 实验、试验、测试的重要原始记录、整理记录及报告 永久

8.2.4 观测、探测、观察记录，野外调查、考察记录和综合分析报告 永久

8.2.5 数据处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）永久

8.2.6 检验文件材料 永久

8.2.7 理论分析文件材料 永久

8.2.8 设计文件材料、图样 永久

8.2.9 工艺文件材料 永久

8.2.10 课题阶段总结、中间成果 定期

8.2.11 课题计划调整或课题撤销文件材料 定期

8.3 总结鉴定验收阶段

8.3.1 项目（课题）工作总结 永久

8.3.2 研究报告、论文论著、专利、产品使用说明书等成果材料 永久

8.3.3 验收意见、鉴定证书 永久

8.3.4 验收鉴定附件材料（查新报告、应用证明、经费决算表等）定期

8.4 成果奖励申报阶段

8.4.1 科技成果申报表及附件材料 永久

8.4.2 科技成果奖励申报与审批材料 永久

8.4.3 获奖证书等奖励凭证 永久

8.5 推广应用阶段

8.5.1 推广应用方案 定期

8.5.2 技术转让合同、协议书 永久

8.5.3 成果推广应用中形成的技术文件材料及工作总结 定期

8.5.4 国内外同行评价及用户反馈意见 定期

8.5.5 成果宣传报道材料 定期

8.6 其他文件材料

8.6.1 各阶段有关会议纪要、记录 定期

8.6.2 各阶段有关的照片、影片、录音带、录像带及电子文件等 永久

水利工程建设项目:

执行《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》（水办[2005]480号）

水利信息化项目:

执行《国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表》（档发[2008]3号）

附注：

1.《水利科学技术文件材料归档范围和保管期限表》所列的10个类目，基本涵盖了水利科技文件材料的主要内容，如有缺漏，各单位可以结合实际补充应归档文件材料的范围和保管期限。

2.各专业开展的科学研究与开发项目，均应执行科学研究类目的归档范围与保管期限。

3.水利枢纽工程、防洪防潮工程、水文气象设施工程、水资源保护监测工程、水土保持措施工程、农田水利工程、农村水电及电气化工程等水利工程建设项目，应均执行水利工程建设项目的归档范围与保管期限。

4.水利工程建设项目及国家防汛抗旱指挥系统等水利信息化工程，在日常运行管理和维修养护过程中形成的水利科技文件材料，参照运行维护类的归档范围与保管期限进行管理。

5.防汛抗旱方面产生的文件材料原则上按照机关文书档案整理。

6、表中对各类文件材料的保管期限是一般的原则规定，各单位可结合各自项目档案的历史价值和重要程度等实际情况，对应归档文件材料的保管期限进行必要的调整。

本内容来源于政府官方网站，如需引用，请以正式文件为准。

第二篇：水利科学技术档案管理规定 01

水利科学技术档案管理规定

第一章 总则

第一条 为进一步加强水利科学技术档案（以下简称水利科技档案）管理工作，充分发挥水利科技档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《水利档案工作规定》等法律、法规以及规范性文件，结合水利科技工作实际，制定本规定。

第二条 本规定所称水利科技档案，是指在水利科技活动过程中形成的，具有保存价值的，各种形式与载体的历史记录，是应归档保存的水利科技文件材料。

第三条 水利科技档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。在水利部的统一领导下，水利科技档案由各级水行政主管部门及其所属单位（以下简称各单位）的档案业务机构分级进行管理，以确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条 各单位应认真履行·档案管理与保护的法律责任和义务，加强对档案工作的领导，建立健全水利科技档案工作制度，统筹安排业务经费，依法保障水利科技档案工作的正常开展。

第五条 本规定适用于各单位的水利科技档案管理工作。

第二章 收集归档

第六条 水利科技文件材料的归档范围，应全面、系统地反映水利科学技术研究、勘测与规划设计、基础数据观测与分析、项目建设与运行维护、设备仪器制造等水利

科技活动的过程与结果。具体内容见附件《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》。

第七条 应归档的水利科技文件材料，须由文件材料产生、经办部门或项目（课题）组，指定专人进行收集整理后，按规定移交给本单位档案工作机构集中管理，任何部门与个人均不得据为己有或拒绝按时归档。

第八条 各单位应认真执行国家有关“同步管理”规定，把项目文件材料管理纳入项目管理工作程序，列入有关部门及人员的职责范围。在下达项目计划或签订项目合同、协议时，应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求；在检查项目进度时，应同时检查项目相关文件材料的收集、整理情况；在进行项目鉴定（验收）时，应先期或同步检查、验收项目文件材料的整理与归档情况；在科技人员考核与职称评审涉及有关项目时，应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。

第九条 完整、准确、系统的水利科技档案是进行项目鉴定（验收）的必备条件。各单位科技、基建、档案等业务主管部门要密切配合，严格把好项目的鉴定（验收）关。凡水利科技档案检查、验收不合格项目，不得进行或通过项目的鉴定（验收），更不能申报科技奖励。

科研项目在申请验收（鉴定）前，其档案应先通过本单位档案部门的审查、验收；重点科研项目和基本建设项目档案验收，由项目验收主持单位的档案业务主管部门负责组织。

水利部要加强对各单位档案验收情况的监督检查，如发现未经档案部门审查、验收或档案不符合要求的科研项目，已获得奖励或正在上报科研成果，科技部门将按规定推迟或撤消对该项目成果的奖励。

第十条 水利科技文件材料的归档时限：反映水文、水资源、水土保持、勘测、规划设计等基础业务工作的科技文件材料，一般应按，在第2年上半年完成归档工作；各专业项目产生的科技文件材料，应在项目实施完成后3个月内完成归档工作（周期较长的项目，可分阶段或分单项计算归档时限）；重要仪器设备的随机文件材料，应在安装调试或开箱验收后1周内完成归档工作；项目鉴定或验收形成的文件材料，应在鉴定或验收后1个月内完成归档工作。

第十一条 各单位应结合实际，制定本单位或系统水利科技档案分类方案，细化归档范围，明确整编要求。归档的水利科技文件材料应为正本，重要或有专门需要的水利科技文件材料，可适当增加保管份数，其相应的电子文件材料应按有关要求同步归档。

第十二条 由若干单位协作或合作完成的项目，主持单位应负责项目重要文件材料的收集、归档工作；协作或合作的单位，应负责其承担项目产生水利科技文件材料的收集、归档工作，并将阶段或结论性文件材料，报主持单位归档。

第十三条 水利科技文件材料的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）。其中整理录音、录像、照片等声像材料时，应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容。

第十四条 电子文件归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1—1999、GB/T17678.2—1999）执行。重要的电子文件归档时，应形成相应的纸质文件材料一并归档。

第十五条 水利科技文件材料归档时，应编制归档文件材料移交目录（一式2份），由项目或课题的部门负责人审签，交档案部门查验，交接双方应认真履行交接手续。对不符合要求的，档案部门应不予接收。

第三章 保管利用

第十六条 对已接收的水利科技档案，档案部门应及时进行分类、编目、入库等管理工作，为档案的保管利用创造条件。

第十七条 各单位保管的水利科技档案，应使用档案专用库房和装具，采取相应防护措施，确保水利科技档案的保管、保护条件满足规范要求。

第十八条 各单位应建立健全水利科技档案库房管理制度，定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修复，最大限度地延长档案的价值时限。

第十九条 各单位应建立健全水利科技档案利用制度，配备必要的档案利用设施设备，积极开展水利科技档案的利用与编研工作。

第二十条 各单位应做好水利科技档案的统计工作，认真执行档案年报的统计、报送制度。

第二十一条 各单位应积极开展水利科技档案信息化建设，确保水利科技档案管理与本单位信息化建设同步发展，不断提高水利科技档案的现代化管理水平。

第二十二条 各单位撤销或合并时，应按照国家有关档案归属与流向的要求处置原单位的档案；专业技术人员在工作调离时，须交清应归档的水利科技文件材料或借阅的档案，不得擅自留存或处理。

第二十三条 各单位应依据《水利部保密工作管理规定》(水办[2005]380号)和《科学技术保密规定》（国家科学技术委员会、国家保密局令第20号）的要求，建立健全保密制度，加强对水利科技档案的保密管理。

第二十四条 各单位应建立健全水利科技档案鉴定、销毁制度，并按要求对水利科技档案进行鉴定，提出保存或销毁意见，报本单位领导批准后实施。销毁档案，应到

国家指定场所进行监销，并由2名监销人员在销毁清册上签字。销毁清册应归档保存。第二十五条 水利科技档案保管期限划分为永久和定期（30年、10年）两种。划分原则与标准，参照《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》的规定执行。

第二十六条 各单位应按水利科技档案移交进馆要求，向有关档案馆移交档案。

第四章 奖惩

第二十七条 对在水利科技档案工作中做出突出成绩的单位、部门或个人，上级主管部门或本单位应给予表彰和奖励。

第二十八条 对于违反本规定的单位或个人，上级主管部门或本单位应予以通报批评，限期整改；对逾期未改的，应按规定对相关单位或直接责任人给予处罚。造成严重后果的，应依法追究刑事责任。

第五章 工作机制及人员

第二十九条 水利部设有专门的档案工作部门，在国家档案行政管理部门的监督、指导下，依法对水利科技档案工作履行如下职责：

（一）贯彻落实国家档案法规制度，制定、完善水利科技档案规划与规章制度；

（二）督促水利档案法规制度的贯彻落实；

（三）检查、指导水利科技档案工作；

（四）组织重点项目（课题）的档案专项验收。

第三十条 各单位应结合工作职责与任务，明确档案工作部门和人员，依法加强档案管理、认真履行档案管理职责，为促进水利科技档案工作的健康、有序发展提供保障。

第三十一条 水利科技档案工作人员应具备档案专业和水利等相关专业知识，爱岗敬业，忠于职守，并应保持相对稳定。

第三十二条 各单位应有计划地开展对水利科技档案人员的业务培训和继续教育，逐步提高档案人员的业务素质和管理水平。

第六章 附则

第三十三条 本规定由水利部负责解释。

第三篇：档案管理规定

档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加强档案管理，规范档案管理工作，更好地收集、保管和利用各类档案资料，为公司经营管理服务，制定本规定。

第二条 本规定所称的档案是指公司在各项工作中形成的、具有查考利用价值的各种文字、统计报表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是公司的一项基础工作，是维护公司合法权益、防范金融风险、记载历史真实面貌、保证各项工作正常运转的必要手段。

第四条 公司档案管理实行“集中管理、分层保管”的原则。公司设档案室，配专职档案管理员；各部室设置档案柜，配专兼职档案管理员。

第五条 公司所有内设机构和全体员工都有保护档案的义务和责任。

第六条 档案资料的收集、审核、修整、整理、移交、归档须列入有关人员岗位职责，部室负责人对档案工作负有领导责任。档案工作落实情况须写入所有内设机构和全体员工的工作总结与工作安排并纳入公司绩效考核。

第二章 公司档案管理 第一节 归档内容

第七条 归档内容

凡是能够反映公司经营活动状况、具有查考利用价值的资料，均应移交公司档案室集中管理。归档内容详见《公司归档文件一览表》（见附件一）。

公司档案室保管的一级门类档案分为文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、声像档案、实物档案六类。

第二节 归档时间

第八条 经办人员应随时将办理完毕的具有保存价值的档案资料移交给部室兼职档案员，并做好交接记录；公司档案管理员每周五集中接收各部室档案管理员移交的归档资料，具体规定如下：

（一）文书档案

合同（协议）、贷款时效、判决书、调解书等重要文书，必须于公司用印后2日内移交公司档案室。因合作方的原因，材料不能及时返回，最迟不得超过7个工作日归档，最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

收发文、总裁办公会议记录（纪要）、专业委员会会议记录（纪要）等资料，秘书于次年3月31日前移交公司档案室。董事会、监事会、股东大会相关资料由总裁办秘书于材料形成后5个工作日移交公司档案室。

（二）会计档案

会计档案的二级门类包括：自主业务会计档案、贷款业务会计档案、临柜会计档案和其他会计档案。自主业务会计档案，每月及时整理、装订会计凭证、科目余额表和发生账；按季装订柜台每日报送的清退业务报表；按年装订财务报表、银行对账单等会计资料，隔年于1月31日前移交公司档案室。

贷款业务会计档案，由贷款财务部负责立卷，贷款财务部内部指定专人负责贷款业务会计档案的日常管理工作，贷款财务部负责人对贷款业务会计档案管理工作负责。

贷款财务部每日根据业务处理情况，及时将贷款项目原始凭证粘贴在贷款项目记账凭证后，防止遗失和散落。《资金贷款分配/兑付项目通知单》、《贷款项目资金运用付款通知单》、贷款项目清算报告复印件作为贷款项目原始凭证，也粘贴在贷款项目记账凭证后。

贷款财务部每日应及时整理贷款项目原始凭证及记账凭证；每月应及时整理贷款业务资产负债表、贷款业务利润及利润分配表、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表、银行存款余额调节表、银行对账单；每年应及时整理贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账。

贷款项目完全清退3个月内，贷款财务部应将以下资料归档：贷款项目原始凭证与记账凭证、贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表。贷款财务部按贷款项目单独建立档案盒，并逐盒归档。

对于存续期超过3年的贷款项目，以3年为周期进行立卷归档，直至贷款项目完全清退。为方便贷款业务会计档案的查阅和使用，贷款财务部形成的存续期在3年以内（含3年）贷款业务会计档案由贷款财务部保管，存续期超过3年及完全清退但尚不够销毁年限的各类贷款业务会计档案，应及时移交公司档案室保管。

理财中心柜台事中监督员于营业次日9：00前将前一天发生的需交接的业务文书、单据凭证、报表等整理完毕后交接至合规风控部事后监督员。

合规风控部事后监督员于次年年初将上一年结束的合同文书类档案、凭证类档案、报表类档案及其他需要归档的档案向公司档案室移交。

柜台存取款凭条隔年于1月31日前移交公司档案室。

归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

（三）业务档案

业务档案的二级门类包括：自主业务档案和贷款业务档案。

业务档案的收集、交接、审核、整理、管理等按照本办法和《业务档案管理暂行办法》执行。

（四）科技档案

基建档案：固定资产、基建、工程项目资料在工程竣工验收结算后5个工作日内移交公司档案室。电子档案：财会、业务数据年备份用的光盘、硬盘，于次月前5个工作日内移交公司档案室。归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

（五）声像档案

声像档案于摄录完成后5个工作日内移交公司档案室。最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

（六）实物档案

实物档案取得后立即移交公司档案室。

第三节 归档要求

第九条 归档资料应为原件或能够反映公司经营活动状况且具有查考利用价值的复印件，要求字迹、印章清晰，内容填写完整。

第十条 归档资料产生部室对移交公司档案室前归档资料的真实、完整、有效和保密负责。第十一条 归档资料应体现公司经营活动的系统性和完整性。

第十二条 各部室经营活动形成的档案资料原件，必须及时移交公司档案室集中管理，任何人不得据为己有或长期个人保存，任何部室或个人不得擅自毁损保管的档案资料。

第十三条 部室档案管理员根据公司业务管理流程在向其它部室或公司档案室移交档案资料前，对于以后工作中经常使用的档案资料，部门应复印或扫描一份留存。

第十四条 经办人移交归档资料前应对不符合要求的归档文件资料进行必要的修整，包括对破损文件进行修裱、去除文件上易锈蚀的金属物、对过大的文件进行折叠等。

部室档案管理员有权拒绝接收不符合上述要求的归档文件资料。

第十五条 经办人向部室档案管理员移交档案资料时，交接双方必须履行交接手续，交接记录一式两份，经移交人、接收人双方签字确认后，交接双方各执一份永久保存。

第十六条 部室档案管理员向公司档案员移交档案资料时，应保证归档材料整理规范，目录内容登记正确、完整，符合公司归档要求。未达到归档要求的，公司档案员有权拒绝接收，待整理合格后再接收。交接双方必须履行交接手续，交接记录一式两份，经移交人、移交部室负责人、接收人三方签字确认后，交接双方各执一份永久保存。第十七条 各部室负责人必须认真做好本部室档案的归档、保管等管理工作，保证经营活动档案资料齐全、归档及时、保管有序。

第四节 档案整理

第十八条 各部室移交档案室的档案资料，由公司档案管理员以部室为单位分类保管，次年3月进行整理。

资金贷款成立档案，由合规风控部事后监督员进行整理。会计档案，由计划财务部和贷款财务部档案管理员进行整理。第十九条 整理原则 以“件”为单位进行文件整理，即将归档资料以“件”为单位进行分类、排序、编号、编目、装盒，使之有序化。

第二十条 档案整理具体工作包括：

（一）文件修整

主要是对归档文件资料进行进一步的修整，包括对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易褪变的文件进行复制等。

（二）文件装订

文件装订的目的在于从实体上最终确定“件”的形态，起到固定文件页次、防止文件张页丢失的作用，便于归档后保管和利用。

1、排序：将单份文件作为一“件”，将诸如正文与定稿、批复与请示、转发文与被转发文等由多份文件构成一“件”的材料按照要求进行排序。

2、装订：将“件”内的诸页文件左、下侧对齐，选择装订用品和装订方式，如：不锈钢夹、浆糊及胶水粘贴、无酸纸封套等。装订必须符合档案保护的要求，尽量保持文件原始面貌。

（三）文件分类

归档文件的分类采用复式分类法，即保管期限——机构（问题）分类法，先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按分类，再在下按机构（问题）分类。

（四）文件排列

1、排列原则：坚持“事由”原则，即将同一事由的相关文件排列在一起。“事由”指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。

2、排列方法：将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。在分类方案的最低一级类目中按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（五）文件编号

1、件号：指室编件号，即归档文件在分类方案的最低一级类目中的排列顺序号。如采用“保管期限——机构”分类，室编件号就应在同一保管期限同一的一个机构内从“1”开始逐件流水编号。

2、编号项目：在文件首页上端居中的空白位置用红色印油加盖归档章并按照项目内容填写相关内容，包括：收文日期、收文编号、全宗号、机构或问题、、保管期限、室编件号等。

（六）编制归档文件目录

依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，即按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。编制目录以“件”为单位进行，一件体现为一条条目。编制完毕按不同保管期限装订成册。

（七）归档文件装盒 归档文件按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件严格按照件号的先后顺序装入不同的档案盒中，并与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

1、装盒要求：视文件的厚度选择适宜的档案盒；不同形成的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒；同一事由的文件不一定装在同一档案盒中。

2、填写档案室盒脊内容：包括全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等。

3、填写备考表：包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

第二十一条 公司档案管理员于次年5月末前将上一的档案资料全部整理完毕，装盒归档保存。

第二十二条 为便于查询，公司档案管理员将每一份档案材料的有关内容输入微机，并校对、编辑、打印《归档文件目录》。

第五节 档案保管

第二十三条 保管期限

依据档案类别与内容，公司档案保管期限划分为永久、长期和短期三种。凡是反映公司主要业务活动和基本历史面貌的、对公司的建设和历史研究具有长远利用价值的档案应永久保存；凡是在一定期间内对公司具有利用、查考价值的，应酌情确定长期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具体的业务文书，法律、行政法规有明确规定的，按规定执行。

第二十四条 保管要求

（一）档案要按类别不同分别摆放，同类档案依保管期不同分别按顺序排列。

（二）公司档案管理员每季对库藏档案进行清查核对，保证账物相符，对破损和载体变质的档案及时修补或复制。

（三）档案室必须保持良好的环境条件，具备防盗、防光、防潮、防尘、防火、防虫、防有害生物、防污染等防护设施。库房温度要控制在14℃至20℃之间，相对湿度要控制在45%至60%之间。

（四）档案室内禁止吸烟，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他杂物等。

（五）档案室禁止无关人员擅自出入，禁止任何外来人员入内。

第六节 档案利用

第二十五条 查阅档案限于公司正式员工。

第二十六条 查阅档案必须履行登记审批手续，由经办人填写档案查(借)阅登记表，由有权审批人批准后方可查阅。查阅、复印、借出档案材料，须经部门负责人、分管总裁、公司审批人批准；电子复制须经部门负责人、分管总裁、合规风控部负责人及分管总裁、公司审批人批准；取走原件，须经部门负责人、分管总裁、财务部负责人及分管总裁、合规风控部负责人及分管总裁、公司审批人批准。理财中心和合规风控部事后监督员保管的资金贷款推介材料和财会档案在未归入档案室之前，也必须建立档案查阅登记簿，履行登记审批手续。第二十七条 查阅档案只限在档案室内，如需借出，必须经公司相关审批人批准，并由公司档案管理员本人携带。

第二十八条 查阅密级档案必须经公司审批人批准，并严格限定查阅页数、范围。第二十九条 查阅的档案不得拆卷、删改、涂抹、损坏。

第三十条 档案资料阅后归还时，公司档案管理员必须仔细检查核对有无缺页、损坏，并及时做好记录。复印的废损档案，必须及时销毁。

第三十一条 外单位人员来公司查阅档案时，必须持单位介绍信或司法机关证明，经公司审批人批准后，由公司有关部室指定专人代为查阅后，为其提供所需内容。

第七节 档案鉴定和销毁

第三十二条 公司应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在公司负责人的领导下，由办公室、审计部和相关部室组成鉴定小组共同进行，对确无保存价值的档案，进行登记造册，经公司董事长批准后销毁。

第三十三条 档案管理部门编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

第三十四条 销毁档案时，要严格执行保密规定，由公司负责人指定专人负责监销，防止档案遗失或泄密。销毁完毕，销毁人、监销人要在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。

第三章 部室档案管理

第三十五条 归档内容及要求

部室档案包括以本部室为主要责任者形成的或其他部室向本部室移交的应归档案室保管资料的原件或复印件，以及其他对本部室处理业务有一定参考作用的资料等。

经办人员在业务发生后，应立即将相关资料复印件留存，并将原件及复印件一并归给部室档案管理员。由部室档案管理员按公司规定的归档范围及归档程序移交给公司或有关部室及建立部室档案。部室档案原件及复印件均可。

第三十六条 各部室档案柜保管的资料按业务类别分类，以户为单位，按时间顺序排列，业务人员负责所经办业务档案资料的更新与保管，部室档案管理员负责建档登记，并定期检查复核档案目录与材料是否相符，同时负责对外查阅的登记事宜；部室负责人负责检查档案是否完整，监督本部室档案管理工作。部室负责人应保证本部室档案管理员每周整理档案的时间。

第三十七条 部室档案利用应填写《档案利用登记簿》，经部室经理批准后，方可查阅。第三十八条 各部室档案资料的保管期限为业务结束后2年，个别档案根据业务需要适当延长保管期限。各部室档案管理员应在每年三月份前对已超过保管期限且无保存价值的档案资料登记造册，报部室负责人审核，经公司审批人批准后，由公司组织进行统一销毁，公司委派相关部室及人员进行监销。

第三十九条 部室档案管理工作由办公室及审计部负责监督检查。

第四章 归档督办与复核

第一节 归档督办

第四十条 部室档案员应随时提醒督促业务人员将办理完毕的业务档案进行收集、整理、归档。第四十一条 部门负责人应根据部门业务办理情况，督促并检查业务人员对应归档资料进行收集、整理、归档；监督检查部门档案员的工作及部门档案的管理情况。

第四十二条 公司档案管理员要对各部室归档工作进行监督、催办。每月初根据上月用印情况汇总应归而未归档案明细，在公司办公平台上进行公示，将公示结果计入合规绩效考核，进行扣分管理。

第二节 归档核对

第四十三条 各部室档案员应对归档文件进行复核，保证每份文件字迹、印章清晰，内容完整，无遗漏事项，三级签字齐全。

第四十四条 各部室负责人对归档文件进行初步的审查，确保其完整齐全，无缺失。第四十五条 公司档案管理员要与相关部室配合，对各部室归档情况进行检查与核对。

公司档案管理员将已归档明细与印章管理员的用印文书登记表进行核对，查找已用印但未归档文书，做好登记与催收。以上核对每月进行一次。

公司档案管理员将已归档明细与审计部综合统计员业务发生额表进行核对，逐笔业务核对档案归档情况，做好登记与催收。以上核对半年进行一次。

第五章 罚则

第四十六条 合规绩效考核结果与工资挂钩，未按照公司规章制度要求及时归档或归档有误的，由人力资源部对相关责任人进行处罚。

第四十七条 凡未及时归档、未及时备份、擅自修改档案、擅自借阅档案以及保管不善造成档案损坏或丢失，给公司造成影响或损失的，视情节轻重，追究有关领导和当事人的责任。

第六章 附则

第四十八条 公司档案管理工作由办公室负责，设档案管理员，负责公司档案的具体管理工作；理财中心和贷款财务部专门配备档案柜，分别负责自贷款计划成立至贷款项目清退期间的资金贷款推介档案和财会档案的管理；部室设（专）兼职档案管理员，负责本部室档案的管理工作。

第四十九条 公司各级档案管理员必须执行公司保密规定，加强责任心和保密意识，禁止泄漏档案秘密。

第五十条 公司业务档案管理同时适用本办法和《业务档案管理暂行办法》。

第五十一条 公司贷款业务会计档案管理同时适用本办法和《贷款业务会计档案管理暂行规定》。第五十二条 理财中心柜台事后监督档案管理同时适用本办法和《理财中心柜台事后监督档案管理暂行规定》。

第五十三条 根据公司业务发展需要，新开办的业务品种所需的档案资料在《公司归档文件一览表》中另行增加。

第五十四条 本规定自公布之日起执行。

第五十五条 本规定由公司办公室负责解释与修订。

第四篇：档案管理规定

档案资料管理规定

一、借、查阅资料人员必须填写《档案资料借、查阅单》，借出的档案资料规定于1周内归还，不能及时归还的，经管理人员同意后可办理续借手续；阅毕及时归还：归还时，管理人员必须当面清点确认档案完整之后再入库存放。

二、非公司人员借、查阅档案资料的，须持有有关单位介绍信，并经相关部门主管领导同意后方可借阅查看。

三、借、查阅资料人员必须爱护所借、查阅的档案资料，不得在档案资料上涂改、勾化、圈点或做其他各种标记，不得遗失、抽换、转借，并对借、查阅的资料负有保密的完全责任。

四、借、查阅资料人员若需复印档案资料的，须经管理人员同意方可复印；图纸资料若需借出复印的，须经管理人员同意并严格控制复印份数。

五、任何人不得擅自要求档案管理人员查阅资料，未经管理人员允许，不得随意翻阅相关资料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人员离开工作岗位，为其递送资料，必须按规定程序申请、登记、查阅。

七、副矿长以上领导可借、查阅普通级文件；若需借、查阅绝密级文件资料，必须由矿长签字批准后方可借阅查看；常用性资料查阅，须由部门主管领导签字后方可借阅查看。

八、非管理人员不得随意出入资料室，确需进入资料室的则须由管理人员陪同并相伴始终。

九、借阅者不得在借阅时大声喧哗、吸烟，保持资料室的清洁、整齐。

要继续深入的实施档案分类学细化管理，严格又严格的控制档案室所有的原始文件的出库借阅制度，继续大力度的收集所有与企业有关的各类各种往来文件、文字以及项目资料，要继续实施档案室掌握公司印章使用动态的职能和作用，同时留取管理印迹，与其他管理机构与管理人员并轨多重管理参与管理，必须做到动则有痕迹、查其有证据、说话有依据、办事讲规矩、档案是证据、管理重实据的档案工作原则。要对所有档案室的人员实施保密教育和保密管理培训，使其明确的知道其岗位和职责的重要性和特殊性，要必须做到档案管理的专业性和专一性，必须做到只讲原则、不听原因、不管客观、只讲主观严肃性，文件一但出档必须跟踪管理，按时追缴收档。

珠拉公司档案管理程序

1.目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2．职责：

2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。

2.2财务档案（包含各类合同）由档案室统一管理，使用时，由财务计统部指定专人调档。

2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理，档案室提供存放点。

3．流程： 3.1档案分类：

3.1.1文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内、外部文件。

3.1.2基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。

3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。

3.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评、辞职等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、签订的合同、客户档案、市场调研资料等。

3.1.6对外联络档案：即公司在项目报批、报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。

3.1.7声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保留价值的、以音像或图象记录成电子档案，并配有文字说明的历史记录。

3.2 具体管理： 3.2.1 立卷归档： A．流程：

各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放文书档案每2年为基建档案在财务档案在会单位工声像档一个归档周期。各竣工决算工计终了程预决案的归部室资料员在逢作完成后两后，暂由财务算可在档时间偶数年的6月底，个月内归计统部保管3清尾款同文书将前两年形成的档，项目前年后再存放于后半年档案，文件整理后向图期资料一年图书档案室，内归档书档案室移交后归档。

B．要求：

a.各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份；移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份（移交清单即文件清单）。

b.各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。

c.文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等,复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

d.各部室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。

a）总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文 件、大事记等；

b）人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、编制表、工资单、培训记录等）、内部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等；

d）财务计统部：财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》

e）审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等；

f）经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等；

g）设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件（标书、合同等）、工程设计概算说明、各项目往来文件（传真、工作联系函等）施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。

h）对外联络部：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。客户服务部：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度 调查及分析记录等。

3.2.2 整理上架： A.流程鉴定：对各部室移交的档案，图书档案组卷：通过鉴定的文件材料严格按室档案员要重新审查其价值性，并剔除规定排列、打号、装订、著录并制无保存价值的文件材料。作卷内目录，组成案卷。上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，造册：制作全引目录和案卷目录，一般小号在左，大号在右，自上而下,形成保管清册。

B．要求：

a.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。

b.不同保存价值的文件应分开组卷。

c.凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料装订前应剔除金属物。

e.图纸采用手风琴式折叠法，规格为 30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

3.2.3 保管： A.库房管理：

a.库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动；库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架； b.除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的（如维修库房 或设备等），则须有档案员陪同并相伴始终；

c.库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效；

d.随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在 140C200C，相对湿度 5065；

e.档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动；

f.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生；

g.档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性；

h.公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。

B.流动中的安全防护：

a.档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所； b.未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；

c.未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印； d.尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。

3.2.4 提供利用： A．加强基础工作：

a．编制必要的全引目录和案卷目录，为档案使用者提供必要的检索工具；

b．安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率； c．开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。B．开展查借服务： a．借阅：

a）公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；

b）非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅；

c）借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；

d）借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。b．借出： a）档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。

b）非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部 门主管同意后，方可借出；

c）借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。

c．复印：

a）档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意； b）图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制复印份数。

3.2.5 销毁：

A．流程：图书档案室档案复查结果上报图书档案室档案员将确员每两年对已到人力资源部经认销毁的档案材料登记保管期限的档案理审批在《档案销毁清册》上，资料进行复查并组织销毁。

B．要求：

a．准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管； b．批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。

c．档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

4．相关文件：

4.1《珠拉公司档案管理规定》 4.2《珠拉公司档案管理流程》 4.3《珠拉档案管理制度》 5．相关表单：

5.1 文件清单/移交清单

5.2 档案借阅登记表（借出时间、文件名称、份数、借阅人、批准人、经办人）；

5.3 档案查阅登记表（查阅时间、文件名称、份数、是否复印、查阅人、批准人、经办人）；

5.4 档案销毁清册编制（时间、名称、序号、备注、监销人）。

公司档案管理流程方法

第一条管理部门

1、文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存印本。

第五篇：档案管理规定

档案管理规定

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一节 档案范围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节 档案分类及编号

一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：

1、行政类

2、财务类

3、人事类

4、经营类

5、工程类

二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。

三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

四、归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）。第三节 机要档案

一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：

二、划分标准： 绝密档案包括：

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。机密档案包括：

1、财务资料；

2、公司重要会议纪要；

3、公司经营情况；

4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；

5、技术资料；

6、金额在10万-100万元的合同。秘密档案包括：

1、重要项目资料；

2、项目合同协议。第四节 档案装订

一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。

二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第五节 保存期限

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股东名簿；

3、股东会、董事会、监事会会议纪要；

4、公司证照；

5、各级批文；

6、印鉴；

7、公司经营计划；

8、公司经营总结；

9、财务报表；

10、技术资料；

11、不动产所有权状及其他债权凭证；

12、人事资料；

13、大型活动图片、音像资料；

14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存：

1、会计凭证；

2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：

1、期满或解除的合同协议；

2、完结后的项目方案；

3、其他经核定须保存五年的文书。四、一年保存：

1、部门工作计划及工作总结；

2、完结后的部门请求报告；

3、完结后无长期保存必要文书。

五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六节 保管部门

一、财务专项机要档案由财务部负责保管。

二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

四、其他档案均由总经办指派专人保管。第七节 档案移交

一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。

三、合同协议应在签订之日移交总经办。

四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

五、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。

六、档案移交须填写《档案移交清册》（附表2）。

七、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。第八节 档案调阅

一、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。

二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。

三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第九节 档案销毁

一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。

三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》（附表5）。

五、档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。

六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。第十节 其他

一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

四、本制度附件包括：《机要档案管理制度》。

五、以上表格均由总经办统一编号。

六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案