第一篇:会议流程及服务安排(详细版)
会议流程及服务安排
一、会前准备
(一)办公室人员收到会议通知,首先需问清楚会议服务要求,然后将具体安排转告会务工作人员,由会务工作人员准备会议前工作,了解与会人员的相关资料,并做好会务登记,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。
(二)确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议觃格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。
(三)草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。
(四)合理安排相关会务工作人员,其工作人员要做到以下几点:
1.仪容仪表
(1)着装统一整洁,不穿拖鞋、响钉鞋。
(2)接待人员短发不遮眼,长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆,不浓妆艳抹,不佩戴首饰。
(3)坐站姿势觃范端庄,不翘腿。2.语言(1)语调温和亲切,音量适中,普通话觃范。(2)语言文明礼貌,适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。
(3)对服务对象主动打招呼,不漫不经心,不粗言粗语,不大声喧哗。3.态度
(1)敬业、勤业、乐业,精神饱满,彬彬有礼。(2)微笑服务,态度诚恳、热情、周到。(3)工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。(4)解释问题有礼有节。4.纪律
(1)会议服务前不吃异味食品。(2)不在会议期间使用电话。
(3)服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。(4)严格遵守职业道德。
(五)办公室应在会议召开前一天,以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。
(六)重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一觃范,并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。
(七)会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议觃格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求,应确定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。
(八)参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注明单位名称,名字及职位,注意文字大小适当,清楚易识。纸张裁剪觃格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。
(九)会场的座次安排要分清主次,特别是有贵宾参加会议的情况下,更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放,并多预留两到四位。
(十)会务工作人员进行会场布置:
1.检查会议室卫生情况(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等),确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅(会标)、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。
2.采用拉线的方式,确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉时,如椭圆长桌中间空地、会议室角落,过大过高,花卉颜色可视会议主题而定。3.根据会议议程,合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等,及时检查确保所需物品的齐全,做好会议前的准备工作。
4.根据发言人位置摆放话筒,并调试(话筒位置的高低、效果及接口等),确保话筒及音量正常,如需要音乐,要提前试播,确保正常播放;如需要投影仪,则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置,由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒,以备会议过程中话筒突发情况,及时更换。
5.会议所需的备品要按以下要求摆放:
6.座位的正前方摆放座次牌,右手正前方杯垫及水杯(杯把向右侧转45度),靠近水杯位置摆放消毒湿巾(也可不备),左手前方可放置水果或瓶装纯净水(以防领导不喝茶水),正中放置笔记本、会议议程、会议资料及其他与会议相关的纸质文件,文件右侧则摆放签字笔。其他物品,如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放,注意桌面整齐划一,不可过于拥挤、杂乱。
具体细节:
①茶杯:茶杯定位。拇指和食指拿杯把,杯把要求对齐椅子的右侧扶手,摆放成一条直线,茶杯盖上的花竖与杯把垂直,茶杯上的标记一致对准客人,摆放统一。②杯垫、玻璃杯:拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧,杯垫上两个花瓣的夹角对准客人,与茶杯的距离约为1CM,手指握住玻璃杯的底部摆放在杯垫上,切勿用手指碰杯壁,杯底的花纹要以竖条纹对准客人。
③矿泉水:摆放时,拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧,与其旁边的玻璃杯一指之隔,汉字标志一面对准客人。
④毛巾托:毛巾托竖着放在杯与玻璃杯中间的正前方约2CM处。
⑤笔记本、会议资料等文件:对齐桌子外沿,对准椅子正中。
⑥笔:放在笔记本、会议资料的右侧,注意笔的标志朝上方放置。
(十一)会议开始前一个小时要准备好充足热水,会议进行中注意始终保持倒水的壶满,以备及时的加水。
(十二)准备工作的检查
会务工作人员应提前一个小时进入会场,检查会场整体效果,确保各项准备工作到位,在所有物品摆放完毕后分别检查桌子两侧的茶杯、玻璃杯、矿泉水是否在一条直线上(如不在一条直线上做适当的调整),同时检查所有物品是否符合摆放要求(如不符合的按照摆放标准摆好)。打开电子设备,打开照明灯及通道门,做好引导工作。如需使用空调,应提前半小时开启。
(十三)准备工作完成后
会场外应设有与会人员签到处,签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外部人员,可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处。然后,会前15分钟站在会议室门口两侧,双手自然交叠在腹前,面带微笑恭候与会人员的光临。在与会人员距会议室门2米处主动拉门让其进入,同时根据不同的身份和年龄使用敬语问候(如早上好、下午好等文明用语)。
二、会议过程中
(一)会议开始后工作人员迅速斟倒茶水,如果需要毛巾,工作人员应先备毛巾(上毛巾的时候注意用夹子,不能用手直接拿),再斟倒茶水。首次倒茶后应在15分钟左右再次续水,以后每隔15分钟或20分钟续一次水,如客人杯中有茶水应征询客人意见,并礼貌地小声对客人说:“对不起,请问需要加水吗?”或做个手势,待客人同意时方可进行。可根据实际情况(领导杯中水的水量)来灵活掌握倒水时间。倒水时,右手拿暖瓶,左手的小拇指和无名指夹起杯盖,用大拇指、食指和中指握住杯把,将茶杯端起,侧身,在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯,一切行为应在客人右手方完成。通常会议室内不许吸烟,如特殊情况需摆放烟缸,烟缸内烟头不得超过三支应及时更换,会场中均使用托盘服务。
(二)工作人员在音控室时随时注意音响监听,发现问题及时查找问题所在,并迅速解决。(及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况)。
(三)根据会议议程,及时关注下一位发言人的话筒开关及位置,如遇到话筒突然失常,应迅速更换备用话筒。
(四)会议中要注意观察主席台,察觉领导如有需要帮助时,及时上前询问。
(五)如果会议过程中使用国歌、国际歌,播放过程中所有工作人 员要站立行注目礼,不准随意走动。
(六)在会议过程中,遇到参会人员有特殊的要求,应尽量给予解决,如不能及时解决,请其稍等,然后立即向上一级报告,并尽快给予答复。
(七)会议中间休息时,工作人员要尽快整理会场,补充和更换各种用品。
(八)在会议进行中,工作人员不允许随便进出会场,要保持并维持会场秩序,使会议能够在安静的环境中顺利进行。
三、会议结束阶段
(一)会议结束时,工作人员应及时打开通道门,站立两侧,礼貌相送,微笑点头,并说“慢走、再见”。
(二)会后及时做好会场清理工作。检查会场内有无与会人员遗留的物品,若发现有遗留物品应迅速做好记彔并及时归还。
(三)会后严格做好保密工作,工作人员应不询问、议论、外传会议内容,不带无关人员进入会议室。
(四)如单位外部与会人员有参观单位环境的意愿,在不影响单位正常办公的情况下,工作人员应做好指引和陪同工作。
(五)配合拍摄人员工作,并组织与会人员在指定地点进行合影留念。如会议结束后有安排宴会,应提前与饭店工作人员确定到场时间,并通知与会人员及做好陪同和接待工作。
(六)组织会场的后期整理和清洁工作。与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净,分别消毒,桌椅擦净并摆放整齐,以备下次会议时使用,地板、地毯清理干净。(如会议室超过两天没有使用,需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁,确保会议室随时可以使用。)
(七)关闭所有电器设备,话筒、空调等,带好会议室钥匙进行安全检查后离开会场。(会议室注意随手锁门,杜绝无人门开着的现象)。
四、会后服务总结
每次会议服务结束后,办公室工作人员要对会议全程的讲话内容(根据情况下发文件)、照片、影像等资料进行搜集和整理,以备单位以后纪念或是宣传时用。同时,针对每次会议出现的问题及情况撰写书面材料,以例会的形式进行内部讨论,总结每次会议服务过程中的优点及不足,不断进行修正和改进。
第二篇:会议流程及服务安排[最终版]
会议流程及服务安排
一、会前准备
1、办公室人员收到会议通知,问清楚会议服务要求,然后将具体安排转告会务工作人员,由会务工作人员准备会议前工作并做好会务登记。
2、会务工作人员进行会场布置:
①检查会议室卫生情况(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等),确保会议室整洁及会议用品的清洁。
②采用拉线的方式,确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。③提前与会议筹备单位沟通,要一份会议议程,清楚所需座
牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需
要音乐、是否需要投影仪等,及时检查确保所需物品的齐
全,做好会议前预备工作
④由会议筹备单位提供座牌的名单及摆放顺序,工作人员按
要求摆放
⑤根据发言人位置摆放话筒,并调试(话筒位置的高低、效
果及接口等),确保话筒及音量正常,如需要音乐,要提
前试播,确保正常播放;如需要投影仪,由会议筹备单位
来确定投影仪、幕布的摆放位置,由工作人员进行调试。
⑥准备并调试好备用话筒,以备会议过程中话筒突发情况,及时更换。
⑦会议开始前准备好充足热水,会议进行中注意始终保持倒
水的壶满,以备及时的加水
二、会议过程中注意事项
1、会议开始后服务员迅速斟倒茶水,如果需要毛巾,服务员应
先备毛巾(上毛巾的时候注意用夹子,不能用手直接拿),再
斟倒茶水。首次倒茶后应在15分钟左右再次续水,以后每隔
15分钟或20分钟续一次水,可根据实际情况(领导杯中水的水量)来灵活掌握倒水时间。倒水时,右手拿暖瓶,左手的小拇指和无名指夹起杯盖,用大拇指、食指和中指握住杯
把,将茶杯端起,侧身,在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯,一切行为应在客人右手方完成。
2、工作人员在音控室时随时注意音响监听,发现问题及时查找
问题所在,并迅速解决。(及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况)
3、根据会议议程,及时关注下一位发言人的话筒开关及位置,如遇到话筒突然失常,应迅速更换备用话筒。
4、会议中要注意观察主席台,察觉领导如有需要帮助时,及时
上前询问
5、如果会议过程中使用国歌、国际歌,播放过程中所有工作人
员要站立行注目礼,不准随意走动。
三、会后的清理
1、会后检查会场内有无与会人员遗留的物品,做好记录并及时
归还
2、与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净,分别消毒,桌椅
擦净并摆放整齐,以备下次会议之需,地毯清理干净。如会议室超过两天没有使用,需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁,确保会议室随时可以使用。
3、关闭所有电器设备,话筒、空调等,带好会议室钥匙进行安
全检查后离开会场。(会议室注意随手锁门,杜绝无人门开着的现象)
第三篇:文艺晚会详细流程安排
2016年 文艺晚会 活动详细流程安排
时间:2016年 月 日(19:00-21:10如遇下雨顺延第二天)地点: 主办方:
协办方:力美健身俱乐部 赞助方:
一、演出准备(19:00-19:30)
1、播放热场音乐(19:00-19:30)
2、主持人播活动宣传词、主办方、协办方宣传词、赞助方宣传词(19:00-19:20共播3遍每遍2分钟以内)
3、主持人播温馨提示(19:20-19:30共播2遍每遍1分钟以内)
二、演出进行(19:30-20:55)
1、主持人至开场词(19:30准时开始)
2、主持人介绍到场嘉宾(1分钟)
3、主办方致辞并宣布演出开始(2分钟)
4、第1个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
5、第2个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
6、第3个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
7、介绍第一个抽奖环节,主持人播活动宣传词、主办方、协办方宣传词、赞助方宣传词(2分钟)
8、由主持人抽取三等奖3名,请 嘉宾为获奖人员颁发奖品(5分钟)
9、第4个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
10、第5个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
11、第6个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
12、介绍第二个抽奖环节,主持人播活动宣传词、主办方、协办方宣传词、赞助方宣传词(2分钟)
13、由主持人抽取二等奖2名,请 嘉宾为获奖人员颁发奖品(5分钟)
14、第7个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
15、第8个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
16、第9个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
17、介绍优秀学员颁奖环节,主持人播活动宣传词、主办方、协办方宣传词、赞助方宣传词(2分钟)
18、由主持人宣布获奖名单名,请 嘉宾为获奖人员颁发奖品(4分钟)
19、第10个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)20、第11个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
21、第12个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
22、介绍第三个抽奖环节,主持人播活动宣传词、主办方、协办方宣传词、赞助方宣传词(2分钟)
23、由主持人抽取一等奖1名,请 嘉宾为获奖人员颁发奖品(3分钟)
24、第13个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
25、第14个节目《 》主持人报幕、节目表演(4分钟)
三、演出结束(20:55-21:10)
1、所有演员上台谢幕播放结束音乐(20:55-21:10)
2、主持人致答谢词及结束词,宣布演出结束(2分钟)
3、主持人邀请所有嘉宾上台合影(5分钟)
第四篇:会议流程安排
会议流程安排
通知:
一. 时间:工作日早晨9点整
二. 地点: 秘书长室
三. 主持人:李学霞李苗苗潘伟张小妍
会议程序
一. 主持人检查人员到会情况,宣布会议开始;
二. 公司重大事件宣布,如果没有直接进行下一部;
三. 职员报告上周工作情况,讲述当天工作计划,遇问题,及时提出并解决;
四. 发言完成后,当班主持人总结评价;
五. 会议的其他事项(可以提出一些对个人,对公司有建设性的话题,分享讨论)
六. 主持人宣布会议结束
志不强者智不达,我们可以选择这样的“三心二意”信心,恒心,决心,创意,乐意。
第五篇:会议流程安排
黑龙江科技学院青年志愿者协会 2009—2010工作总结暨换届大会 会
务 工 作 文
黑龙江科技学院青年志愿者协会
2010年9月9日
件
会 议 须 知
一、会议时间:2010年9月9日12:30
二、会议地点:黑龙江科技学院科技大厦KN508
三、出席领导:张晓光老师、韩大伟老师
列席人员:郭天宏、唐旭东、马鑫、林睿、苏宇龙
参加人员:协会全体成员
主 持 人:张倩
四、会议工作:秘书部、实践部所有成员负责会议所需文件、物品。
五、入场要求
与会人员由工作人员引领,按指定位置坐好。受表彰及待任命人员应听从工作人员安排统一就座,关闭手机或调至静音状态;会议开始后,不得随意走动喧哗或接打电话,保持会场秩序。
与会人员必须听从大会统一指挥,严格遵守大会纪律。
六、会议议程
1、全体起立,奏志愿者之歌。
2、由青年志愿者协会主席郭天宏同学做2009—2010工作总结报告。
3、由青年志愿者协会副主席唐旭东同学宣读新一届领导干部名单。
4、与会老师和主席,向新一届志愿者协会干部颁荣誉发聘书。
5、第八届青年志愿者协会副主席XXX同学代表新一届志愿者协会主席团成员发言。
6、由青年志愿者协会指导教师张晓光老师讲话。
7、全体成员宣誓。由青年志愿者协会主席张倩领誓。(誓词:我志愿成为一名光荣的青年志愿者。尽已所能,不计报酬,帮助他人,服务社会。践行志愿精神,传播先进文化,为建设团结互助、平等友爱、共同前进的美好社会贡献力量。)
黑龙江科技学院青年志愿者协会
2009年9月9日