会议组织流程规定[本站推荐]

第一篇：会议组织流程规定[本站推荐]

会议组织流程规定

一、集团会议类型

人力行政中心行政部组织会议分别为集团高管会议、年度工作会议、月度工作会议、周工作会议、部门会议、及临时性会议。

1、集团高管会议由总裁办负责并记录，行政部通知、保障及协调，负责人总裁办主任。

2、年度工作会议由总裁办牵头，人力行政中心主办及通知、记录、保障，负责人人力行政中心总监。

3、月度工作会议由人力行政中心行政部主办，并做好相关准备及保障工作，负责人人力行政中心总监助理。

4、周工作会议由人力行政中心行政部经办，并做好相关准备及保障工作，负责人人力行政中心行政部经理。

5、部门工作会议由体系主管经办、后勤主管保障，做好相关准备及保障工作，负责人体系主管。

6、其他临时性会议参照参会人员级别分别由各层级负责人经办，并做好会议保障。

二、会前准备

1、确定会议议题。

根据管理需要和领导安排，确需要通过会议解决和传达，精简会议参加人员，同时要明确会议的议题和主旨。

2、制定会务方案。

根据确定的会议议题，人力行政中心行政部（以下简称行政部）制定会议组织的会务方案，一般包括以下要素：时间、地点、参加人员、会议程序。

（1）时间：要明确到时间点，详细标示出上午、下午或晚上，必要时标示出星期几。比如：×月×日（星期×）日上午8:00。

（2）地点：要明确标示出楼座和会议室名称。比如：四楼基金公司会议室。

（3）参加人员：要明确标示出参会的公司领导、单位主要领导人员名单；其他参会人员较多时，指出参会人员范围和人数。

（4）准备方案：根据会议需要，进行会议室落实，人员通知、物品准备等工作。详见下列的会议准备。

3、责任到岗

根据会议要求，行政部要把会议涉及到各个事项，责任分解落实到岗到人，行政部经理对进行过程控制，协调解决出现问题。需要部门负责人解决的，要及时汇报，避免误事。

（1）提前预约，提前落实会议室，看是否与确定的时间相冲突，否则及时进行调整。

（2）会议通知。

①拟定通知。题目要明确会议议题，关于召开××××的通知，首先发送邮件至各参会人员邮箱。明确会议召开时间、地点、参会人员、会议目的、内容、程序，便于参会人员准备相关资料。

②参会告知。通过短信通知到参会本人，参照“会议通知”内容但要注意简洁明了，并注明“联系人、联系方式、收到请回复”，上午召开的会议，前天下午下班前短信提醒；下午召开的会议，当日上午上班后提醒；晚上召开的会议，当日下午上班后

提醒，提前核实通讯录及人员姓名和号码，并做好人员名单标示，防止内容及人员遗漏、偏差。

③参会确认。在短信通知后电话确认是否收到会议告知短信及邮件，提醒参会准备相关资料。

④变动通知。如出现会议和人员变动，采取电话和短信的方式，及时给予告知。

（3）会场布置。

①桌椅摆放。根据会议需要，提前要进行桌椅摆放，公司领导和预知发言席要摆放和试用话筒。公司领导参加的，要摆放桌签，确保会议秩序。

②准备茶水。公司领导参加、预计会议一个小时以上的，要求准备茶水，其余人员可准备矿泉水。根据会议需要和领导指示准备会标。

（4）整理资料。

①根据需要，收集与会议有关的信息和资料，②会议所需资料原则上要提前发放，不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位置处。

二、会时安排。

1、组织签到。

根据会议通知，准备会议签到表。组织签到人员要提前20分钟到场，签到时要在会议室外或门口，同时发放相关资料和表格，主要公司领导划到既可。对迟到或未到会人员做出标示，会后落实并提出考核意见。会议时间将到1-2分钟时，组织签到人将人员到会情况汇报给会议主持人，由会议主持人征询主要领导意见，决定是否开始会议。

2、会议组织

主持人根据会议议程主持会议，需要临时要求其他人员参会时，服务人员及时联系并通知。

3、会议服务

提醒会议服务人员及时倒水。倒水频次要遵循先紧后松的原则办理，其它根据会议要求和领导需要，积极做好相关服务。

4、做好记录

指派专人做好会议记录，防止会议安排的事项遗漏，必要时做好会议录音。

三、会后工作

1、收集资料

根据会议要求，收集整理会议上所用资料及相关表格，确保人员离场秩序。

2、整理会场

根据要求，收集整理相关物品：横幅和桌牌收集，话筒退出电池，桌椅归位，卫生清扫，灭灯断电。

3、会议纪要

会议结束后，两天之内整理完成会议纪要，报相关领导审批后上网发布或传阅。

4、事项落实

根据会议纪要要求，进行会议确定事项的落实工作，并按期反馈落实情况，确保会议精神贯彻落实到位。

四、月度工作会议要求

1、每月20日以电子邮件形式发送收集工作计划及总结的通知，并短信提醒交付时间，电话联系确认。

（1）电子邮件通知范文：尊敬的领导及各位同事大家好：现通知你本月28日前提交本月工作总结及下月工作计划与人力行政中心孙俞燕企业邮箱，感谢您的支持，祝工作愉快！

（2）短信通知范文：尊敬的领导及各位同事：请你于本月28日前提交本月工作总结及下月工作计划到人力行政中心孙俞燕企业邮箱，收到请回复，谢谢！

2、每月25日--28日收集工作计划及上会资料并校对文字，调整格式，28日确定会议议程。3、28日--31日确认参会人员是否到会，如特殊原因不能按时参会者需向相关负责人请假并在行政部报备。

4、提前半天调正文件资料是否可以顺利播放。

5、担保公司负责人会前安排会议服务人员，做好后勤工作。

6、会后工作计划收集、打印、确认签字。

五、责任与考核

会议责任人负责制定会议议程方案、会议室及人员通知落实、会议安排准备、会议纪要及会后事项落实。不按规范组织会议，出现失误扣责任人50元～100元。会议确定事项进行跟踪督办不到位扣责任人100元～200元。

人力行政中心 2014年5月8日

第二篇：会议组织流程

会议组织流程图
相关负责人 综合部 参会人员

确定会议主题

安排议事日程

确定参会人选

安排会议场所

发布会议信息 确定参加

主持会议 准备参会材料

形成决议 整理会议记录

审批 下发会议纪要 执行

信息存档

一、公司级会议的组织工作 会议分为：大、中、小 大型会议一般较少，以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多，以领导班子会议为代表 如何组织大型的会议呢？ 绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。

1、前期的筹备：、前期的筹备：
1.1 会前通知： 有 2 大工作：一是通知，二是反馈 1.1.2 先说通知，方式有： 书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议； 口头：小型的、小范围的会议。内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）•••注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记 录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！” 1.1.3 准备会议需要的资料： 设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）会议日程安排表 铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。横幅（会议的题目，大约提前 3-5 天制作）1.2 会议的日程：中型以上会议：

1、主持人

2、讲话人

3、发言人是谁？

4、发奖人是谁？ 一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托 讲话人：总经理或其他分管领导主持。另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们 再排查！排查内容：

1、发言稿件

2、仪容要求

3、声音

4、是否能行 选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、

发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！1.3 会场的布置 1.3.1 会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、1.3.2 主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的 卫生、椅子

一、公司级会议的组织工作

会议分为：大、中、小

大型会议一般较少，以年终总结会议为代表

中型会议以竞岗、办公会议等为主

小型会议最多，以领导班子会议为代表

如何组织大型的会议呢？

绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。

1、前期的筹备：

1.1 会前通知：

有2大工作：一是通知，二是反馈

1.1.2 先说通知，方式有：

书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议；

口头：小型的、小范围的会议。

内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）

•••注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）

如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！”

1.1.3准备会议需要的资料：

设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）

会议日程安排表

铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）

签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。

横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作）

1.2 会议的日程：中型以上会议：

1、主持人

2、讲话人

3、发言人是谁？

4、发奖人是谁？

一定要书面的第一、第二、三、四……

时间……某某作什么…某某做什么……

如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托

讲话人：总经理或其他分管领导主持。

另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。

如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！

排查内容：

1、发言稿件

2、仪容要求

3、声音

4、是否能行

选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！

1.3会场的布置

1.3.1会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、1.3.2主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用？怎样安排？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。

1.3.3给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。

1.3.4悬挂横幅

1.3.5非常重要的会议，请速记员。

1.3.6国际性会议，准备同音翻译。

1.4现场的安排：要求参会者提前10分钟入场，1、在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？

2、安排谁服务？应该注意什么？

3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设备最好准备2套以上）

4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？

二、会议中：

问题往往出现在会议中！

如：空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！

出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！

因为成年人最容易受到外界的干扰！所以，温度非常重要！

案例：02年在青岛某宾馆夏天，讲师着西装领带，听课的人都着夏装，结果，未结束，人员就走掉一般！效果非常差！

——如果人在特冷或特热的环境下一段时间，人就不能聚精会神！切记！

服务人员：

1、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。

2、动作要轻、慢、柔、避免快、重！

冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给领导冲。

冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。

上面是会议的组织及注意事项，有些部分内容培训中也适用。

下面说一下培训：

一、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出企业服务细节的水平！

二、前期的工作：

1、调研

2、确定培训公司

3、与培训公司沟通 沟通是一个详细的过程：1）老师是谁？几位？几点到？怎样到？2）课程的安排：6小时还是7小时？还是7.5个小时(一般在6—7个小时)，课程从几点开始？上午几个小时？下午几个？中间怎样安排休息？休息多长时间？休息几次？3）讲师来时：怎样安排？巡店？交流？还是需要休息？（此小环节要向上级主管汇报）

第二天讲课的内容是那些？有什么疑惑？误区是什么？

座谈：如果安排座谈（交流）有谁来参加？怎样座谈组织？

服务意识：讲师的饮食习惯？茶水？矿泉水还是咖啡？——要注意花了钱还做不好的误区！（把所有人作为一个人来对待是错误的！）

讲师必须要尊重！

有的讲师习惯在授课时喝水，有的不喝，喝与不喝我们都要准备好，如果和咖啡，我们要根据其身份来选择不同档次的咖啡

主持人：从始至终要注重：一旦出现问题，第一个快速反应的是主持人，必须快速处理，全局控制！主持人非常重要！！在一节课程结束时，要先示意大家鼓掌。还应注意在中间休息快到时间的时候要主持：“请外面（室外）的人员回到位子上来，课程（会议马上开始）”。

在中间结束时主持人要先带动鼓掌，再主持感谢词！

主持人：在介绍时，应先抛出几个现在存在的问题，我们为什么要培训，培训的目的是什么？然后再重点介绍老师。

中午或晚上的就餐：选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

组织会议的时候不可能是一个部门全部完成，是需要其他部门来协调的，但必须有一个部门主导，其他不么配合，这需要部门之间要沟通、交流、协调、互助，主导的部门主管必须作到细致、周到。

事先要考虑问题，如果出现怎么办？

其他的一些问题：

1、在会议（培训）课见休息的时候，参会人不能按时返回怎么办？

答：这需要我们在平时的会议中留意这些问题，要注意会议中的这些问题，那些是好的，那些不好，下一次怎样解决？

方法：

1、制定会议管理制度

2、下一次会议时提前强调

例如：手机铃声的问题和中间休息不能按时返回是一样的，在主持时提前强调要记录好，对于到晚的如何处理？对手机铃声如何处理？对于一而再出现的问题，也可以强调，如果不按规定，我们对部门的负责人进行批评或在下课时让其上台表演节目。如果还不行那就直接纳入个人的考核

不要强调了的事情还犯，就是要改正！

注意：会议前最好进行点名，我们可以了解到人数、实际人数、未到人数、未到的原因

2、中间休息的时间可否放音乐？

答：当然可以，但要注意几个问题

1、播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲

2、声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感

3、在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。

3、如何作好与老师之间的礼仪或者说尺度？

答：在讲师来之前要先了解讲师的资历、职务，然后有对应的领导或部门进行接待或陪同，我们要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我们安排的必须提前预定，是否有早餐？如果没有，怎样安排并告知客人？

另外，在课间、在路上，我们都要进行沟通，把需要办理的事情提前了解清楚，有时候，我们只需要一个电话、一句话就可以解决的要马上办理

4、对于会场中有电话铃声、接打电话的问题如何解决？

答：在会议中、授课中，参会者有人直接接打电话，能反映出一个企业的管理水平和个人的素质，我们要求大家在会议中把手机调整到静音状态，而不强行说必须关机（极特殊情况除外），因为我们是企业，以经营为主，不是党政部门，如果是公司领导、上级主管或者非常重要的事情（人物）打来电话，可以选择到会场外面接打。

在前面我们也谈到，如何会议中的手机铃声或其他违纪的一直是某几个人，那么我们可以在会议结束时说：“在前几次的会议时我们一再强调……但还是出现了……（几种现象），那么各店、各部门的负责人看一下是谁的手机响了？这样，我们请他们到前台来表演个节目或者……”

或者：“……圆满结束，但还有问题……那些部门……希望下一次不要出现类似的问题”

5、对会议中的温度如何进行控制和把握？

答：对于温度的控制，我们一般把握好“适中”就可以了，但如何作好适中是一个大学问。老师来之前我们要作好交流，我们当地的温度有多少？老师的服饰是否与参会人员的服饰及温度相符？会议中是否温度过高（低）？如何控制？是否需要辅助材料？（如增加电风扇、电暖气）

6、倒（冲）水的过程中还要注意什么问题？

答：

1、整个会议的过程中要保证有饮用水。

2、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。

3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。

7、关于课间与老师交流时要注意什么？

答：课间要主动与老师交流，应针对工作中的问题、老师讲课不理解的问题进行，但要注意几点：

1、看老师的劳累程度

2、整个会议中是否留有单独交流的时间

另外，我们公司培训制度中也有规定，在外参加公开课程时，要将我们的同时尽量分开住宿，与咨询公司（或高校）要求安排国内的大公司或和同性质的大公司的高管安排在一起，因为每一次参加外训就必须带着问题，在吃饭的时候，我们也提倡分开来座，大家在一起，有很多交流的机会。

案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”参加一个课程，因为老师对我们企业的培训比较熟，就举例提了一下我们的做法，结果在中间休息的时候，我还没有站起来就有很多企业的老总过来交流、咨询、换名片，当时我就很受启发。

第三篇：会议组织管理规定

会议组织管理规定

一、目的为了指导和规范公司会议的组织活动，保证会议的顺利举行，特制订本规定。

二、适应范围

本规定适应于公司的所有正式会议过程，主要包含公司内部会议和公司大型会议活动。

三、内容

1.公司内部会议的组织

1.1由会议发起人确定会议的主题，时间，地点，与会人员，希望取得的成果等，并指定会议组织者和主持者。

1.2会议组织者将会议的主题、时间、地点及其他要求提前至少30分钟通知所有与会人员，并与之确认能否准时参加会议。如不能参加会议，了解其原因并及时向会议发起人汇报、征询意见。

1.3会议组织者应询问与会人员是否需要相关演示器材，如需要，应提前准备并调试，确保能正常使用。

1.4会议主持者应提前熟悉会议内容的相关要求。

1.5会议开始前5分钟开始入场，无特殊原因不能迟到或早退。

1.6会议召开过程中要遵守会场纪律，不得喧哗、不得瞌睡、手机调无声，如必须接打电话，应请示经同意后离开会场接打。

1.7会议召开前确定会议记录人员。会议结束后，记录员要尽快整理会议记录，形成会议纪要，并通过电子邮件发送给所有与会人员及特别要求的相关人员。

1.8会议结束后，会议组织者负责会议室的整理整顿工作。

2.公司大型会议活动的组织

2.1公司确定会议的主题，时间、地点、与会人员，形成会议筹备小组，并指定组长；制订会议筹备方案。

2.2筹备工作：

1）

2）确认会议日期和会议日程安排；联系酒店，预定客房和会议室。发出会议邀请：会议开始前2周将会议邀请发送给每一位受邀者，并要求其给予书面回复确认是否准时参加以及有无特殊要求等。会议邀请应至少包含：会议主题、时间、地点（含行车路线）、日程安排、接待人联系方式等。

3）确定会场布置方案，罗列所需设备器材等信息，并安排具体人员负责准备。在会议开始前1天，按预定方案布置会场，调试设备。组长应持续跟进准备进度，保证问题及早解决。

4）

5）

6）安排专人准备会议所需的书面材料。既要全面，同时也要避免浪费。制订应急预案。提前了解与会人员信息，安排专人专车负责与会人员的接送工作，保障所有与会人员安全准时的参加会议。

7）与会人员的食宿要本着安全、舒适、经济、方便的原则予以安排，并充分照顾、尊重与会人员的风俗习惯、个人习惯等。

2.3会议进行过程中要组织工作人员做好后勤保障工作和应急准备，保证会议的顺利举行。

2.4善后工作：

1）会议顺利结束后要安排人员和车辆将与会人员送达车站或机场，保证所有与会人员的安全顺利离开。

2）

安排工作人员及时有序收拾会场，将能够再使用的物品回收到公司交由 2 / 3

相关人员保管，避免浪费。

3）

4）与酒店方结算账务。总结本次会议所取得的成果，作为以后工作的范本；汲取本次会议中存在的不足，及时纠正并在以后的工作中做出相应的改进。

本规定最终解释权归大笨闲逛所有。/ 3 大笨闲逛 2012/7/28

第四篇：会议组织管理规定

会议组织管理规定

第一条 目的：规范会议组织工作，提高会议效率，及时沟通，解决工作中存在的问题。

第二条

分类：例会、月度进度汇报会、动员会、研讨会、鉴定/评审会、专题会、评比会、总结会

第三条

会议的筹办部门：各级综合办公室。第四条 会议内容

一、例会

传达上级单位有关指示、精神，围绕本单位工作任务层层分解工作，分析存在问题，提出问题解决方案和下周工作计划及近期目标，着重检查上周计划完成情况，制定下周计划。

二、月度进度汇报会

相关职能部门、各项目对照工作节点，对当月工作完成情况及下月进度安排进行讲解。由于客观不可克服原因未完成进度的，应在会上提出，会上研究讨论处理方案。对于在会前协商无法达成一致的工作，在会上予以提出，由领导小组进行工作协调，最终确定进度安排及责任部门、协办部门。

三、年中/工作总结计划会

对工作进行总结，分析存在问题，对企业发展进行战略性思考，并提出下一阶段发展计划。

第五条

会议的举办单位 周会：综合办公室、各项目

月度进度汇报会：各项目经理部（公司领导可根据实际情况参加会议）年中/工作总结计划会：综合办公室 第六条 会议提拟与审批

一、公司、项目部周（月）例会无须提拟、审批。

二、公司专题会、例会由公司总经理直接提拟，综合办公室负责组织。第七条 会议组织与安排

一、会议通知时间提前一天以上，紧急会议除外。

二、会议通知形式一般为电话通知，明确通知参会人员，与会时间，与会地点，与会内容，会议的其他要求，对于重大会议须书面通知。

三、对于重大会议必须拟定会议议程。第八条 会议要求

一、所有参会人员均不得缺席、迟到、早退，必须在《会议签到表》签到，签到核实后交由人事主管保存，对于未参会人员进行相应的惩处。

二、每次会议需用专用会议记录本记录，对于重要的会议必须产生会议纪要，会议纪要必须在会议结束两个工作日内产生，并以电子邮件形式发送至各主要与会人员，并存档。会议纪要必须包含：会议时间、议题、主持人、记录人、与会人员、缺席人员、详细的会议内容（发言内容）、商议结果等。

三、所有参会人员应将手机设置为无声或静音。

四、凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加或请假未批准而不参加的人员，视为缺席，作旷工处理。

五、所有参会人员，在会议召开10分钟内未到者，记为早退。

六、凡通知参会人员参会时因被通知者手机关机、无人接听、欠费等情况时，通知人员每隔一小时通知一次（通知三次）并做好电话记录，因被通知人员个人原因而缺席会议者，按旷工处理。

七、凡因通知人员未通知，造成参会人员迟到或缺席者，追究相关人员责任。

第五篇：组织大型会议流程

针对我以后经常组织大型会议，根据这次培训班经验总结有关流程，以备参考。

一、人员分工明确

1、确定总负责人：临场负责突发事情，检查监督各项分工的进行。

2、确定会场布置负责人：

（１）会标：会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。

（２）就坐安排及台牌：主席台就坐安排。台下就坐安排。台牌摆放次序符合礼仪。

（３）鲜花：①主席台后放翠绿花草②主席台前放３排鲜花③台下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面纸：主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸，面巾要干净柔软。

台下摆放一次性口杯。

（５）音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完整进行。

（６）桌椅及室内卫生：会场桌椅要摆放整齐，卫生要打扫干净。

3、确定材料负责人：

（１）会议指南，人手一份。讲义材料准备：收集、印刷、分装，人手一份

（２）领导讲话。人手一份。

（３）会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。

（４）其他参会人员发言材料。

（５）会议材料袋若干。

对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求：纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。

4、确定会场服务负责人：

（１）签到发材料。签到时告诉与会者座次。

（２）茶水。安排若干名服务人员倒水，保证会议供水充足。

（３）空调。根据天气情况开放，但要事先调试好。

（４）提出会议纪律要求

（5）会议记录。做好摄影留念。

5、确定用餐负责人：

（1）用餐编组（地区式、课题式、自定式）

（2）专家、领导用餐

（3）备用数量（人员增减）

（4）专家餐后休息处

（5）早、晚自助餐用餐人数

（6）宴请的位置摆放、酒水、香烟。

6、确定宾馆接洽负责人：

（1）宾馆业务接洽：

（1）接待能力符合会议要求

（2）会议相关设施考察一遍、（3）食宿收费标准

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜单模式与基本标准

（6）会议室标准

（7）付费结帐事宜：

（8）结算方式

餐：按餐卷，注意人数提前确定，或者按照餐券收费

按桌，或者每个人的标准确定

宿：按实际、按预定，退房时间允许延迟2个小时

（9）热水供应

（10）娱乐活动

（11）出现超员情况的应对方式

（12）宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅

（13）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等）

7、做好经费预算

（1）餐费

（2）宿费

（3）资料费

（4）会场布置费

（5）交通费

（6）房间内水果、洗漱用品标准

（7）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费）

（8）会务补助费

（9）通讯费

（10）不可预见费

8、专家、领导等安排

（1）确定专职人员服务。全程跟踪，听课、用餐、休息等要全程陪同，发现问题随时解决。如中午休息要安排房间，上课前10分钟要敲门提醒等。

（2）迎接人、车辆安排

（3）住宿规格安排

（4）支付讲课费、交通费

（5）交通安排（包括机票订购、几点送往）

（6）活动安排（非报告期间）

（7）专家就餐安排、专桌、环境安静

（8）送行人、车辆安排

二、流程安排

1、前期：各负责任人分头准备各自工作，及时向总负责人汇报进程，完毕后制作会议指南。

2、进行中：各负责人分头进行各自工作，发现问题能解决现场解决，不能解决要拿出方案立即向总负责人汇报。

当发现有不妥，要向总负责人二次表达不同意见。

（1）早餐时间

（2）上午会议时间、内容、主讲人、主持人

（3）中餐时间

（4）主讲人、领导休息

（5）下午会议时间、内容、主讲人、主持人

（6）晚餐时间

（7）餐后活动安排

（8）休息时间

（9）返程票定购、发放

（10）离会时间

（11）交通介绍，宾馆位置及联系电话