关于全校性大型会议组织筹备工作规定

第一篇：关于全校性大型会议组织筹备工作规定

关于全校性大型会议组织筹备工作规定

校党办字〔2010〕1号

为保证全校性大型会议的组织筹备工作有序进行，充分发挥职能部门的作用，确保会议顺利举行，特制定本规定。

一、全校性大型会议范围

包括党代会、校党委全委会、教职工代表大会、工代会、团代会、学代会、党建和思想政治工作会议、宣传工作会议、新生开学典礼、学生毕业典礼、教学工作会议、科研工作会议、离退休工作会议、大学生先进集体和个人表彰大会、五四表彰大会、体育运动会等。

二、会务工作分工

会议由主管部门主办，有关部门协办。

主办部门的主要任务是，主动做好会议内容（包括文字材料的起草）及会务的筹备工作，以及其它属于部门职责范围内、力所能及的事情。

根据会议内容，分别由党委办公室或校长办公室协助做好校领导讲话稿的审核，主席台人员及座次安排，会议程序的审定。会议的新闻报道由宣传部负责。三地视频会议由现代教育中心负责。

部门之间要主动协调做好工作。部门协调有困难的，由党委办公室或校长办公室负责协调。

三、大会的主持

1．党代会由党委负责同志主持；

2．教职工代表大会由大会秘书长主持；

3．校党委全委会、党建和思想政治工作会议由党委副书记主持；

4．新生开学典礼、学生毕业典礼由校长办公室主任主持；

5．其它会议由主办部门负责人主持。

四、着装要求

除党代会、校党委全委会、教职工代表大会、工代会、团代会、学代会、新生开学典礼、学生毕业典礼等大会可要求统一着正装外，其他会议不再做要求。

五、未尽事宜由党委办公室或校长办公室协调解决。

六、本规定自颁布之日起实施。原《关于全校性大型会议组织筹备工作的暂行规定》（校党办字〔2000〕5号）同时废止。

中共山东科技大学委员会办公室

山东科技大学校长办公室

2010年1月4日

主题词：会务工作组织筹备规定

————————————————————————––––––————— 中共山东科技大学委员会办公室2010年1月11日印发 ————————————————————————––––––—————（共印140份）—2 —

第二篇：大型会议组织内容

秘书工作：大型会议安排的３０个程序性环节（集体原创）

2007-08-02 0:54

关键词：秘书 会务工作 程序

各位网友：

<<大型会议的３０个准备环节>>,是我和政府办公室同事们集体修订的一个的会议工作细节对照落实表格。内容只能是大现在它发给你们，如对您个工作有些许启发，那就非常高兴了；如果您提出修正或补充意见，那就非常感谢！大家一起来谈谈，共同营造天涯论坛平等，共享的活跃氛围。

1.会议申请，确定会议召开和会议名称主题

2.成立会议组织，确定会议主持人

3.确定会议具体议程

4.会议宣传和气氛渲染

5.会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训

6.初步确定会议时间、地点

7.会议通知起草、发送；根据反馈信息确定终日程

8.确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求

9.费用预算、借支票、报销

10.会议发言稿、议事规则等文件起草;制作议程和话稿PPT

乐、价格；

13.购买或借用会议用品

（红绿各2支黑笔4支）、白板擦、吸铁石（6）笔记本（带光驱、软驱）、3寸软盘（若干）打印机、驱动程序、打印纸等１４．会议接站与礼仪；住宿服务、返程差旅等信息确认调整布置会、调试仪器

１５．打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单

１６．报到，签到、会前文件发放

１７．场内负责：调试机器、发放资料、提供办公用品

１８．场外负责：传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早、提供娱乐休闲

１９．会议记录：录音录象、会议记录

２０．媒体应对和会议新闻稿纲要提供

２１．会议简报、纪要等文书起草

２２．引导参会人员用餐、确认用餐时人员的到场情况

２３．休会期间服务人员的工作指导及会场的重新布置

２４．会议文件清退

２５．返程差旅票证服务、会议结束时收回房间钥匙

２６．检查会议车辆是否按时往返、是否够用；安排与会人员乘车返回

２７．报销、结帐

２８．会议督查催办

２９．会议文书归档

３０．会务总结 有不一样的地方。其中的1-30的序号也只能大致上表明顺序，因为许多工作都是起头并进或穿插进行，由办公室主任统筹安排。11.确定具体会场（设施：停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音12.响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰 等实物投影仪，激光笔（2），激光笔电池（2）胶片投影仪（检查 两个灯泡均正常）投影幕（最大的，检查并试用）胶片

第三篇：组织大型会议流程

针对我以后经常组织大型会议，根据这次培训班经验总结有关流程，以备参考。

一、人员分工明确

1、确定总负责人：临场负责突发事情，检查监督各项分工的进行。

2、确定会场布置负责人：

（１）会标：会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。

（２）就坐安排及台牌：主席台就坐安排。台下就坐安排。台牌摆放次序符合礼仪。

（３）鲜花：①主席台后放翠绿花草②主席台前放３排鲜花③台下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面纸：主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸，面巾要干净柔软。

台下摆放一次性口杯。

（５）音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完整进行。

（６）桌椅及室内卫生：会场桌椅要摆放整齐，卫生要打扫干净。

3、确定材料负责人：

（１）会议指南，人手一份。讲义材料准备：收集、印刷、分装，人手一份

（２）领导讲话。人手一份。

（３）会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。

（４）其他参会人员发言材料。

（５）会议材料袋若干。

对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求：纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。

4、确定会场服务负责人：

（１）签到发材料。签到时告诉与会者座次。

（２）茶水。安排若干名服务人员倒水，保证会议供水充足。

（３）空调。根据天气情况开放，但要事先调试好。

（４）提出会议纪律要求

（5）会议记录。做好摄影留念。

5、确定用餐负责人：

（1）用餐编组（地区式、课题式、自定式）

（2）专家、领导用餐

（3）备用数量（人员增减）

（4）专家餐后休息处

（5）早、晚自助餐用餐人数

（6）宴请的位置摆放、酒水、香烟。

6、确定宾馆接洽负责人：

（1）宾馆业务接洽：

（1）接待能力符合会议要求

（2）会议相关设施考察一遍、（3）食宿收费标准

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜单模式与基本标准

（6）会议室标准

（7）付费结帐事宜：

（8）结算方式

餐：按餐卷，注意人数提前确定，或者按照餐券收费

按桌，或者每个人的标准确定

宿：按实际、按预定，退房时间允许延迟2个小时

（9）热水供应

（10）娱乐活动

（11）出现超员情况的应对方式

（12）宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅

（13）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等）

7、做好经费预算

（1）餐费

（2）宿费

（3）资料费

（4）会场布置费

（5）交通费

（6）房间内水果、洗漱用品标准

（7）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费）

（8）会务补助费

（9）通讯费

（10）不可预见费

8、专家、领导等安排

（1）确定专职人员服务。全程跟踪，听课、用餐、休息等要全程陪同，发现问题随时解决。如中午休息要安排房间，上课前10分钟要敲门提醒等。

（2）迎接人、车辆安排

（3）住宿规格安排

（4）支付讲课费、交通费

（5）交通安排（包括机票订购、几点送往）

（6）活动安排（非报告期间）

（7）专家就餐安排、专桌、环境安静

（8）送行人、车辆安排

二、流程安排

1、前期：各负责任人分头准备各自工作，及时向总负责人汇报进程，完毕后制作会议指南。

2、进行中：各负责人分头进行各自工作，发现问题能解决现场解决，不能解决要拿出方案立即向总负责人汇报。

当发现有不妥，要向总负责人二次表达不同意见。

（1）早餐时间

（2）上午会议时间、内容、主讲人、主持人

（3）中餐时间

（4）主讲人、领导休息

（5）下午会议时间、内容、主讲人、主持人

（6）晚餐时间

（7）餐后活动安排

（8）休息时间

（9）返程票定购、发放

（10）离会时间

（11）交通介绍，宾馆位置及联系电话

第四篇：大型会议活动组织实施方案(模版)

大型会议活动组织实施方案

一、活动时间：*****

二、活动地点：*****

三、活动组委会

总策划：***

总指挥：***

总执行：**********

四、活动组委会下设小组成员名单 邀请组：************

文案组：************

签到组：***********

接待组：**********

会务组、晚宴组：******

票务组、礼品组：******

影视摄像组：******

安全保卫组：******

车辆服务组：****

五、活动具体分工安排表

附件：日程安排及会议议程

日程安排

会议议程

第五篇：组织大型会议的注意事项

组织大型会议注意事项

——2005上海“三会”不足汇总

一、邀请工作：

大客户、经销商邀请不力。反映大客户多而不精，共计350多人次（含金陵、上海除外），经销商的邀请与实际网络相比相差很大，经销商73家。

二、服务工作：

1、联谊会中对大客户的接待事宜考虑得不够周到全面。主席台上放的权威客户的席位卡未能放到应设的位置上，从而未达到预期效果。

2、接待工作缺乏灵活主动性，例：客户来了，资料、安排在那个房间都不知道，让客户待在那里等，处于尴尬局面，见面后双方介绍的先后顺序不懂及急性的寒嘘问候。对于部分不在回执名录内的客户更是接待不周。对于展台前参观人员接待不周，未主动向参观者介绍车型。

3、客户用餐必须凑齐每桌10人不妥。

4、对于客户的接站没有把三家公司客户到站的时间表准备到位，造成早上七点前和晚上八点后到达的客户无人接站，同时在没有车的特殊情况下，没能及时送客户到达目的地。没有注意到站点有两个站口且没有接站牌。

5、出发前没有能对员工进行培训，致使部分员工不能及时出席展会、不能参与展会的工作；在展位上部分人员对接待工作显得不熟练，缺乏应有的商务礼仪。

未能在现场组织国外客户的接待和洽谈工作。

6、礼品未按公司规定打领条登记发放导致礼品数量不符，尤其是客户不在名录回执内的。会务组的房卡保管没有严肃性，造成人员随意进出导致物品丢失。花费人力、物力却被竞争对手邀请去对邀请的客户参加其它厂家的活动没有拿出应对措施。

三、展台布置：

1、展会现场布置方面，确定展台面积与搭建方案后，场地未能及时定下来，导致后继的许多工作很被动。

2、对于会场布置方面，企划人员事前没有周密策划，在现场布置时没能及时到位，出现有领导亲力亲为的现象；对展车的数量及布置效果诸如宣传片播放，背景音乐选择等，事先也没有一个策划方案与准备，对于可能出现的会议不能按时开始，没有应对措施，现场气氛营造方面缺乏相应手段。

3、参展展台的设计平庸、简陋、无品位，展品样车无创新，场地环境拥挤无档次、无势无力，从氛围上未能起到提升中大品质的作用。

4、现场清洁工作不好。

四、产品推广：

1、各公司人员对大客户与经销商只负责接到宾馆，与其交流太少，忽视与他们很好沟通机会。没有利用这次机会去了解我公司产品的不

足以及竞争对手的产品信息，经销商及大客户调查表没能得到很好的反馈。现场讲解人数不够，没有能够针对性地对经销商、客户作充分的讲解。

2、对片长的培训方面，有针对性，但重点强调不够，由于参展车的实际配置与我们所宣传的配置不吻合，没有及时统一公司人员的口径，出现多人说法不一的现象，对公司形象产生了不良的负面影响。

3、竞争对手信息收集不够，参展人员产品知识掌握不够，展会上有许多国外客户对我司车的造型非常满意，但当客户提出相应的要求时却不能立即答复，如有客户说用燕京底盘、曼发动机，ZF变速箱、6129HG造型时却不知道能否匹配。

4、宣传资料质量欠佳，参展产品的技术文件虽然准备齐全，但由于参展产品一时确定不了，导致准备资料有难度。现场宣传力度不够，只放了音乐，未有公司介绍和产品介绍。

5、应收集客户名片进行沟通交流，没能抓住更多的有效信息和批量购车信息。

6、缺乏谈判技巧，未及时与客户沟通谈判签定购买合同从而错失良机。

7、对公交、客运等大客户在购车动态没有完全的掌握，对我公司的城市客车与同行厂家的差距没有完全的了解。

8、在我公司付款方式相对还没有完全放宽的前提下，针对同行竞争企业的付款方式的差距上，我们大客户部还没有一套成熟积极的运作方案。

五、团队合作：

1、展场布置时，无关人员应回到宾馆住宿，为第二天的工作做相应准备。如等展场布置完成一起住宿，数十人耗在展台既影响公司形象也影响精力。参展工作人员的住宿以节省为原则，没有安排好，导致员工思想上存在想法。

2、内部人员的分工未统一计划安排，团队合作意识不强，过分地强调各个公司各自分管一块。由于事先领导明确的职责——三个公司分开接待，最终导致工作分工时人员相互推诿，部分人员擅自离开工作岗位，无法正常地进行统筹安排，导致出现漏洞与偏差，存在管理真空现象。

3、会议期间无组织性和纪律性，相关安排工作都比较乱，无序。没有一个核心的指挥中心，没有精干有力的执行层，缺少了一个主要的“头”，形成了多“头”领导。一声喊不到底，执行力差。对领导的现场指挥有抵触情绪。

4、安排计划不紧密，工作流程不详细，造成工作混乱，没有详细安排。会议期间安排了事先无计划的活动，造成最后很多客户怨声载道，没有达到理想效果。下级有情况不向上级请示，上级的指示下级拖的现象比较严重。突发事件的应变处理不到位。如：就餐、游玩和休闲均未能处理得恰到好处，导致费用过分浪费，效果却不理想。

六、生产工艺：

1、参展产品基本上为新品，因为新品的开发计划并不是根据参展计划来制定的，出现赶工期、质量不过关问题，为应付而造车，无法

保证生产出真正的精品车。违背了产品开发规律，结构老套、工艺粗糙、可靠性差。新品展示成为中大汽车缺陷汇总展示，展示的应是设计制造水平。

2、参展产品迟迟得不到确认，有不同的渠道提出近十个参展产品计划，市场部没有能统一扎口，及时确定五个参展产品（提出六选一方案），制造部门应以市场部的通知准备参展车辆。

3、设计工艺不尽合理，尤其是6126HG，由于靠近中门的走道一半的宽度下降成了中门踏步，而顾客往往在走道走的时候忽略这点，易导致事故，另外导游椅安装位置也偏高，高个（1.8米）坐上去，脚也掂不到地板，缺乏人性化设计。

4、公交车内饰的方面不豪华且没有新意。

七、参与评奖：

1、本次BAAV奖活动送评的型，还是04年的老车型，其造型同其他厂家今年送评的新车型相比，显得很一般，并没有太大的优势。如果6129或6139车型去参加评比，效果要好许多。

2、评奖方面我司没有做好前期的准备工作，尤其是对评委会的公关，我们参报的奖项竞争对手太多，没有像丹东黄海公司（报最佳底盘奖）、厦门金旅（报出口客车评委特别奖）等厂家为确保获奖，报的均是冷门奖项，获奖几率大。

李萍

2005年3月27日