会议筹备工作备忘

第一篇：会议筹备工作备忘

公务接待工作要点

接待工作一般按照举行会议、举办专项活动、进行商务洽谈、考察参观、商务出差等类型安排相应的接待工作内容。

一、接待工作的基本内容：

行、住、吃、各项活动工作安排，条件允许的也可以适当安排参观当地的名胜古迹、民俗风貌等。

二、接待工作的基本要素：

1、明确、统计人员

确切的人员统计对交通工具、住宿、就餐尤其是对主要活动的安排等整个接待工作方案的制定都是非常重要的一项工作。因为几乎接待工作的整个过程在很大程度上都是围绕人员来作出安排的。

统计人员时不但要明确接待对象的人数，还要注意了解掌握性别、年龄、健康状况、职位、到达及离开的时间。

同时还要注意明确主办方在各个接待环节中的参与人员。必要的还要考虑是否邀请上级领导等嘉宾参加。

2、安排接送的交通工具

详细了解到达离开的航班、车次信息，直达还是需要中转，起飞、到达机场或始发站的选择，性价比如何，考虑有否不同职位人员的舱位区别要求，提前预定及临时应急处置。要时刻注意出发地和到达地的雷暴、洪汛等气候情况及有否空管等特殊情况的发生。必要时及时做好应急调整安排。

落实机场、车站接送车辆和人员及行驶线路的安排。如自备车不能满足需求，则要联系外借或外租。注意做好团队中推迟到达或提前离开人员的安排。

3、安排住宿

酒店的选择

星级、价格，能否餐宿一处，与接待方和主要活动的安排场所的距离是否便捷等。

注意有否按照职位级别安排套房、单人房、双人标准房不同的房型，除夫妻关系等特殊因素注意性别千万不能混搭。

酒店要及时做好预约和尽量在客人到达前办理好入住手续，使客人一到酒店即可拿卡入住。

4、安排就餐

就餐地点的选择要考虑兼顾风味特色、性价比、美誉度、与主活动场地的交通、停车便捷。

确定就餐人数，男女、老少比例，主客比例。一般情况下10人左右一桌就餐为通行安排。超过12人就餐,尤其是要安排15-20人之间同一桌就餐的，一般要事先联系好酒店包厢。

了解客方的地区饮食口味，民族饮食习惯，如回民信奉伊斯兰教禁忌食用猪肉等。

座位安排 除特别的领导和长辈外，一般情况下由招待方出席宴请的最高领导或长辈落座主位。主位一般都是正对宴会厅正门的位子。主位的右手位为主宾位，主位的左手位为副客宾位，主宾位的右手位为副主位，副客宾位的左手位为第二副主位，其他位子安排以此类推。主宾及其他客宾的顺序安排一般按照职位高低或年长辈分来确定。不了解客方人员情况时可以事先交由客方有关负责人员来确定。

掌握就餐标准 一般综合客人规格、酒店档次、领导意见来掌握就餐标准范围。

菜肴数量 一般情况下，冷菜数量为就餐人数的二分之一。热菜数量为就餐人数加1-2个。以10人一桌为例，冷菜一般安排5个左右，荤素各半。热菜一般安排12个左右。

荤素及烹饪方法的搭配及比例和当地特色菜肴的安排

菜肴的荤素比例要协调安排，尤其是在宁波安排10人以上的宴请，荤菜中海鱼、螃蟹、虾、螺类基本可以每样安排一个。肉类至少一个，其他蔬菜5-6个。同一桌的菜肴一般情况下不要重叠，尤其是水产品。除客人在十几个人时鱼类可以安排2-3种，如黄鱼、石斑鱼、带鱼、鲨鱼等，其他一般不能出现蟹、虾、螺类重叠。

一桌菜肴中，还要注意清蒸、清炒、红烧、盐水、腌卤、炸烩、煲汤、羹汤等烹饪方法的搭配。

一桌中如有来自不同区域的，要兼顾不同口味的搭配。酒水、饮料、烟品、主食的安排 红酒要及早醒十几分

钟，鲜榨饮料也要提早安排。

招待贵宾必要时预先安排好菜单呈领导过目点头。

5、制定活动工作方案

在得到有关需要安排接待工作的信息后，或及时向领导请示汇报，或根据不同活动先草拟接待及工作方案后向领导请示汇报。

拟定活动及接待工作方案的要点 时间节点 活动项目名称

相应工作安排具体内容 各项工作的负责人及经办人 完成时间要求

场地的大小、形状要求，会议桌的摆放形式，空调温度控制

水果及饮用水 一般公务场合食用的招待水果可以考虑三方面的因素。一是尽量考虑本地特产；二是时令性；以上两点如杨梅、水蜜桃之类。三是食用方便，食用后最好不用洗嘴、洗手。首先是水果本身，如香蕉、橘子、车厘子、葡萄之类。其次是像西瓜之类要预先加工切分好。

三、不同类型接待工作的重要节点：

会议筹备工作要点

工作项目

落实时间

经办人

一、确定会议

1、会议名称：

2、确定时间：

3、落实地点：

4、确定参会对象人员：

5、确定会议主要议程、主持人 及各位领导的文件宣讲内容

6、确定邀请参会人员

二、文字材料

1、制发会议通知

2、有关讲话报告材料

3、会议议程表

4、会议主持词

三、奖品制备

1、奖状、奖牌制作

2、证书

3、奖金确定领发

四、人员统计

1、核准参会人数，落实回执工作

2、会场人数

3、主桌人数

4、就餐人数

五、会场布置

1、会议横幅

2、主席台领导座次及姓名牌、鲜花、话筒、证书放置 领导的文件及奖牌、3、各单位、部门人员座位区域分布安排

4、花木、红灯笼、中国结等点缀品

5、参会领导入场前休息场地及果品的落实

六、住宿安排

七、餐饮安排

1、菜单及标准核定

2、烟酒饮料购置及服务费谈定

3、就餐场地

4、餐桌区域分划和桌号分配

5、主桌的落实安排

6、司机、会务人员就餐安排

八、音像器材

1、会场灯光

2、音响

3、国歌及颁奖等乐曲的选定

4、录音机、录音笔

5、摄像设备及人员落实，镜头分组编制

6、照相机、电池、磁带等

7、集体照、场地、座次

8、照相相片的分组镜头编制

9、空调温度的控制

九、车辆安排

1、自备车辆人员的落实

2、落实会议地点的停车场地及车位

十、经费及其他

1、会议经费预算

2、备用金领用

举办专项活动筹备工作要点

工作项目

落实时间

一、确定活动项目

1、活动名称：

2、确定时间：

3、落实地点场地：

4、确定参加活动对象人员包括邀请参加活动人员：

5、确定活动主要议程、主持人

经办人

二、文字材料

1、制发活动通知

2、有关讲话发言材料

3、活动议程表

4、活动主持词

三、奖品制备

1、奖状、奖牌制作

2、证书

3、奖金确定领发

四、人员统计

1、核准参会人数，落实回执工作

2、参加活动人数

3、主桌人数

4、就餐人数

五、场地布置

1、活动横幅、背景制作

2、主席台领导座次及姓名牌、鲜花、话筒、证书放置

领导的文件及奖牌、3、各单位、部门人员座位区域分布安排

4、花木、花篮等点缀品

5、参加活动领导入场前休息场地及果品、饮用水的落实

六、住宿安排

七、餐饮安排

1、菜单及标准核定

2、烟酒饮料购置及服务费谈定

3、就餐场地

4、餐桌区域分划和桌号分配

5、主桌的落实安排

6、司机、会务人员就餐安排

八、音像器材

1、活动场地灯光

2、音响

3、国歌及颁奖等乐曲的选定

4、录音机、录音笔

5、摄像设备及人员落实，镜头分组编制

6、照相机、电池、磁带等

7、集体照、场地、座次

8、照相相片的分组镜头编制

九、车辆安排

1、自备车辆人员的落实

2、落实活动地点的停车场地及车位

十、经费及其他

1、活动经费预算

2、备用金领用

十一、活动安排在室外的要注意天气情况，预先安排好各类遮阳及雨具

商务洽谈筹备工作要点

工作项目

落实时间

经办人

一、确定洽谈项目

1、确定时间

2、落实地点

3、确定各方参谈对象人员：

4、确定洽谈主要议程、主持人

二、文字材料

1、制发洽谈联系函

2、有关洽谈文字材料

3、洽谈议程表

三、人员统计

1、核准参谈人数，落实回执工作

2、主桌人数

3、就餐人数

四、会场布置

1、会场横幅或屏幕

2、人员座位区域分布安排

3、花木、等点缀品

4、水果等果品安排

5、参会领导入场前休息场地的落实

6、空调温度的控制

五、住宿安排

六、餐饮安排

1、菜单及标准核定

2、烟酒饮料购置及服务费谈定

3、就餐场地

4、餐桌区域分划和桌号分配

5、主桌的落实安排

6、司机、会务人员就餐安排

七、音像器材

1、会场灯光音响

2、空调温度控制

3、录音机、录音笔、照相机、摄像设备及人员落实，4、集体照、场地、座次

八、车辆安排

1、自备车辆人员的落实

2、落实洽谈地点的停车场地及车位

九、经费及其他

1、经费预算

2、备用金领用

考察参观接待工作要点工作项目

落实时间

经办人

一、确定考察参观活动

1、确定时间：

2、提前与考察参观所在单位和部门联系，确定考察参观地点线路：

3、确定考察参观对象人员：

4、确定陪同考察参观人员，包括考察参观所在单位和部门的陪同人员

二、文字、影像材料

1、拟制考察参观接待方案

2、准备好有关文字、影像介绍材料

三、人员统计

1、参加考察参观人数

2、主桌人数

3、就餐人数

四、考察参观现场布置

1、欢迎标语或屏幕

2、考察参观人员休息场地的落实

3、水果及饮用水的安排

五、住宿安排

六、餐饮安排

1、菜单及标准核定

2、烟酒饮料购置及服务费谈定

3、就餐场地

4、餐桌区域分划和桌号分配

5、主桌的落实安排

6、司机、会务人员就餐安排

七、音像器材

照相机、摄像设备及人员落实，八、车辆安排

1、车辆及司机的落实

2、人员和车辆较多时，要安排专人指挥调度，注意人车相对对应固定，安排熟悉行驶线路的司机作为打头车和殿后车辆，打开车后闪光灯。

3、落实考察参观地点的停车场地及车位

九、经费及其他

1、经费预算

2、备用金领用

商务出差接待工作要点

工作项目

落实时间

经办人

一、确定商务出差活动

1、确定商务出差时间：

2、确定商务出差对象人员

3、确定接待陪同人员

二、拟制来客接待方案

三、人员统计

1、来客人数

2、主桌人数

3、就餐人数

四、住宿安排

五、餐饮安排

1、菜单及标准核定

2、烟酒饮料购置及服务费谈定

3、就餐场地

4、餐桌区域分划和桌号分配

5、主桌的落实安排

6、司机及服务人员就餐安排

六、音像器材

照相机、摄像设备及人员落实，七、车辆安排

1、自备或外借、外租车辆及司机的落实

八、经费及其他

1、经费预算

2、备用金领用

第二篇：处理废旧物资会议备忘

处理废旧物资会议备忘

2006年12月12日，生产技术部根据公司领导的布置，召开了由生产技术部、财务部、监审办、企划部、物资公司五部门参加的设备仓库报废设备及零部件处理专题会议，参加处理废旧物资会议的人员：宗文勇、陈超运、高建民、胡顺玲、刘业香、周忠清。会议研究确定的处理意见如下：

一、本次废旧物资的处理分类招标 具体分类如下：

（1）废电机、电机壳体及转子一类。（2）废电缆铝线、铜线一类。（3）废旧机床、机具类。（4）锅炉废旧附件类。（5）就推土机一类。（6）废旧变速箱和壳体、水泵一类。

二、废旧物资处理的指导低限价格

1、废电机的价格不低于4000元/t，电机壳、转子（不含带铜部分）价格1600元/t。

2、废电缆铝线价格不低于6000元/t（含皮重）、铜线的价格不低于25000元/t（含皮重），不含皮重50000元/t。

3、废旧机床、机具的价格，按台进行逐台报价，但价格不低于1900元/t，出售按以最高价格确定。

4、锅炉附件的价格，在锅炉生产厂家进行招标，价格不底于1600元/t。

5、旧推土机按台进行报价，但不得低于2000元/t。

6、废旧变速箱和报废的旧壳体、报废的水泵不低于1600元/t。

三、本次废旧物资处理的工作要求：

1、以公示招标的方式进行，并遵守公开、公正、公平的招标原则，按最高价处置。

2、以公示的方式召集参标单位。

3、公告后，集中参标单位统一时间查看废旧物资。

4、发布招标单位有权将低于内部标底价的标书视为无效标书，并将重新招标。

5、每一类废旧物资应至少三家以上的单位参标。

6、招标书以最高价格中标。

7、中标单位将所购物品的手续办理后，必须先到财务部办理付款手续，由财务部开具出门证，方可放行。

8、废旧物资处理应分批、分部进行。

四、废旧物资处理的工作分工

1、废旧物资的处理招标工作由物资管理部负责，生产技术部、财务部、纪监审工作部、物资管理部、发展策划部参加。

2、生产技术部组织对废旧物资、资产的评估和对废旧物品、资产的处理申请的办理，并对废旧物资进行登记，列出明细表。

3、发展策划部负责对废旧物资处理过程进行监督。

4、纪监审工作部参与废旧物资的评估和处理过程的监督。

5、物资管理部负责对废旧物资的招标工作和具体交易处理过程的办理。

五、公司资产处理领导小组： 组长：徐夕芳

副组长：臧国松

吴殿民

成员：高敏华

丁华峰

陈传文

宗文勇

陈超运

孙超

曹庆岩

周忠清

高建民

根涛

鲁青松

资产处理办公室设在 生产技术部

2006.12.12.

第三篇：2011.8.16.水岸二期营销策划案 会议备忘

水岸二期营销策划案

会议备忘

会议时间：2011年8月16日星期二11︰40

会议地点：云南古德投资有限公司会议室

会议主持：王金叶

参会人员：杨昊天董事长、熊琦、王金叶、刘明秋、杨晓娅

记录整理：杨晓娅

会议纪要：

会上，营销公司总经理王金叶向参会人员详细介绍《水岸二期营销策划案》内容，杨昊天董事长对《水岸二期营销策划案》作出指示如下：

一、水岸二期栋号要从18栋开始编排；

二、策划中要明确交房时间，尽可能拉长，建议在2012年11月30日以前；

三、销控绝对不能以拆迁与否为标准；

四、开盘前售楼部不对外开放；

五、目前所使用的家具，除电视外，其他的都需要更换；

六、赠品是红酒和茶叶；

七、所有销售人员必须下周内到位，首先进行礼仪培训，二楼的销售人员需学习茶艺；

八、所有宣传软文必须公司内部拟稿；

九、8月30日前做好所有资料的准备工作；

十、内刊不需要做，楼书可在九月份制作；

十一、整个营销活动以“寻找小天使”为题，于8月22日正式启动。1

第四篇：工作汇报（备忘）

意见和建议现将我对信用卡业务的意见建议汇报如下，不妥之处，请批评指正，工作汇报（备忘）。

一、信用卡业务的工作重点后四个月信用卡业务的工作重点：一是集中精力组织、督促发卡，二是夯实基础做大专项分期业务，力争完成信用卡客户净新增计划、中间业务收入计划。

二、采取的工作措施（发卡）1.将网点作为发卡主渠道：力争后四个月网点预审批营销成功率提升到25%，网点日均进件提升到1.3件，网点渠道实现信用卡进件40000件；——加大网点营销发卡情况通报的频次（包括预审批营销、网点“五个一”活动、汽车卡营销推广）；——加大网点渠道督导的深度、广度，通报过程中发现问题，及时与网点沟通；对进度不理想的网点，通过电话进行督导，争取每月至少和20%的网点电话沟通一次；——将新产品（汽车卡）方案、总行促销活动资讯等信息，转化提炼成最短篇幅的学习资料（一页以内），下发网点晨会学习，电话抽查学习情况，保证业务信息有效传导；——如能得到办公室、企划部支持，拟将适合在网点渠道推广的5—8类重点信用卡产品及2010年信用卡积分兑换等内容，制作成视频宣传片（采用动画形式），在网点液晶频播放，营造营销氛围；——重视网点的意见，从服务的角度出发，尽可能反映并解决网点提出的问题，为网点营销提供指导、支持和保障。2.做好汽车卡营销推广组织工作：在同业产品同质化的市场大环境下，此次我行推出的龙卡汽车卡相对具有一定的市场热点和竞争力，今年后4个月的推广成效，对汽车卡能否成功发行具有决定性的作用，一项有优势的产品，如果不能借上市初期一鼓作气打响品牌，随后务必会跌入市场和内部推广的疲软状态，后4个月，力争通过“网点+团队驻点（驻店）+全员营销”等多渠道，实现8000张汽车卡进件。——进行密集的市场广宣投放；——迅速动员网点渠道，将汽车卡作为今后一段时期主推的信用卡产品之一，向符合条件的目标客户营销推荐；——发挥客户经理能动性，对私客户经理主动向AUM20万以上客户进行邀请式营销；房贷客户经理对存量房贷客户进行电话回访并营销；对公客户经理通过单位客户财务人员（联系人）获得关联信息后积极上门营销；——省分行与兰内6个二级行密切联动，梳理目标客户集中的场所（车管所、4S店、高档住宅区、洗车服务商、加油站、优质企事业单位等），确定目标区域，组建专门营销团队，积极联系驻点、驻店营销事宜，确保团队人员落到实处、驻点（店）场所落到实处、营销计划落到实处；——兰内员工全员动员，号召每人营销一张汽车卡，口口相传，加大营销宣传力度；——在汽车卡营销推广的关键时期，配套以一定的激励措施，调动营销人员积极性。

三、如何缩短办卡周期汲取兄弟行先进经验，结合我行业务处理模式（资料录入、审批已全部移交上海审批中心，我行重点需控制“申请资料传递”流程），建议对信用卡申请资料传递流程进行再造：减少传递节点、缩减重复环节、减轻前端工作量、释放一定的人力，最终达到缩短办卡周期、申请资料质量可控、内外部客户满意度提升的目的，工作汇报《工作汇报（备忘）》。具体流程改造建议如下：

（一）兰外原流程：网点送件二级行邮寄省分行邮寄总行邮寄新流程：网点送件二级行邮寄总行邮寄优点：减少一个传递节点，减少一个邮路，将兰外进件预检、预登记下沉到二级行（基本不会增加工作量），可缩短资料传递时间2-3天，同时可释放省分行本部操作性工作环节中一部分人力资源，转移到其他条线管理性工作之中。需注意的事项：兰外各行每天将发送给总行的《进件交接明细表》抄送省分行进件管理岗，以便分行统计通报营销效能；对进件审批通过率进行通报考核，督促兰外各行对自己的进件质量负责。

（二）兰内原流程：网点送件二级行送件省分行邮寄总行凭证包新流程：网点凭证包省分行邮寄总行优点：减少一个传递节点，统一兰州城区网点交件模式，为网点每日交件创造可行条件，减少压件，可缩短资料传递时间1-2天，同时可减轻二级行主办人员整理进件且每日往返省分行送件的工作量，释放精力到督导网点营销。需注意的事项：为了有效控制进件质量，省分行进件登记、预检人员发现问题要及时与交件网点沟通，并定期向二级行反馈其所辖网点进件情况。

四、如何开展有效的培训今年以来，省分行信用卡条线举办的业务培训数量和频次足够，但质量、广度、形式需要进一步改进。1.要提高师资水平。保证培训内容的精炼性、针对性、可借鉴性；2.要扩大培训参与人员的广度。个人认为：领导重视是巨大的生产力。要组织各级领导人员（二级行行长、主管行长、条线业务经理、网点经理）参加培训，要保证培训内容和质量，使得业务真正得到重视。3.要改进培训的形式。例如，大规模的培训前先下发调查问卷，了解哪些人员需要参加培训，希望通过培训了解什么内容等，根据具体需求制定培训计划，每一次培训都不能轻率对待。如果是集中到省分行的培训，要对参培人员有一个的选择，确保参培人员回去有能力进行转培训，能将培训内容转化为工作实际；如果是到二级行进行的实地培训，要找出该行业务方面的短板或操作上的突出问题，培训中进行真诚的沟通和探讨，达到好的培训效果。4.要注重培训效果。每一次培训，都应该对培训结果进行追踪和评估，根据培训效果与培训目标间偏差度，及时调整下一步培训计划，提高培训的效率。

五、存在的问题缺乏业务数据统计、分析应运系统，缺乏管理的有效性。信用卡业务作为零售业务，对外面对的是几十万、几百万个人客户；对内面对的是6000余名营销人员，准确的数据统计与科学有效的分析系统是支持业务发展的基础，系统内业务领先的兄弟行，均自己开发有信用卡数据统计、报表应运系统，数据信息做到及时沟通和反馈，为营销前端提供了有利的支持，保障了管理的有效性。我行在信用卡业务数据获取和利用方面，始终处于2005年总行CARDLINK系统上线初期的原始水平（我行为CARDLINK系统非上线行），目前数据整理、统计、分析基本上全是人工操作，工作量巨大，但效率很低，且传递到二级行、网点、营销人员时，信息层层消减，营销前端普遍反映信用卡业务数据存在很大不对称性（例如考核买单、条线任务统计、网点发卡统计、消费交易额、中间业务收入等），目前省分行计划财务部、信息技术部正在整合资源开发绩效考核系统，但仅仅只能解决其中一部分问题。建议，借鉴兄弟行的经验，开发信用卡数据分析、应运系统，且在部门配备专岗人员从事业务综合岗位工作。

第五篇：关于会议筹备工作的若干思考

关于会议筹备工作的若干思考

会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂，但实际上还是有章可循的。结合工作实践，谈些粗浅的做法和体会。关于会议筹备具体要做好以下九个方面。

一、确定会议名称

会议名称也就是会议的题目，比如“**集团2016年服务工作会议”“**单位效益工作会议”等。规范的会议名称一般由三部分组成：一是会议范围，二是会议内容，三是会议性质。其中，会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。

二、确定会议步骤

会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序作出的安排。日程是对会议的活动逐日作出的安排，是程序的具体化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导批准，不可随意变动。

三、草拟会议通知

会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、材料的数量、打印规格、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由会议主题相关的人员起草，这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议，报送请示时，要附上会议通知的代拟稿。

四、办理会议报批

重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议议程、会议时间、地点、参会人数和人员级别和准备情况等。

五、下发会议通知

会议通知务必经过部门领导审核，主管领导签发。下发会议通知要专人负责，避免遗漏、错发和重发。下发会议通知应当注意两点：一是会议通知下发要及时。下发过早，参会人员容易遗忘；下发太迟，与会人员收不到会议通知，即使收到通知，难于安排手头的工作，也会降低会议的出席率。二是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执，内容包括参会人员姓名、职务、联系电话、车次和航班号以及返程日期、车次和航班号等。会前1-2天还要再次联系，以确保与会人员能按时参会。

六、准备会议材料

会议材料主要有三种：一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件；二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料；三是会议主持词。在这里重点讲一下主持词的准备。主持词的起草要注意三点：一是要力求文字口语化。因为主持词仅供主持人使用，其他与会人员没有主持词的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出现晦涩难懂的古诗词，或过分华丽的辞章。二是要注意会议程序的衔接。讲话要承前启后，简明扼要地总结前面发言人的讲话要点，顺理成章地引出下一个发言人。语言要力求简洁，避免重复和啰嗦，切忌话中套话，使人听不出头绪。三是主持词的内容要提纲挈领，不要有论述性的话语，篇幅不宜太长，以免冲淡会议的主题。

七、选择布置会场

开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理会起到不可忽视的作用，直接影响到会议的效果。因此，要重视会场的选择和布置。

会场的大小要根据参会人数的多少来定，还要根据会议的需要考虑会场的设备，如会场的空调、音响、录音、多媒体等设备。会场的布置是办会的一项重要内容，主要有：一是会标的布置。会标应与会议的名称一致，字数要少而精，如“**集团2016年工作会议”。二是桌签的摆放。主席台上摆放桌签的原则是“左为尊，右为次”。主席台上就座的人数最好为单数，最主要的领导居中，其他桌签按照先左后右的顺序分别依次摆放。三是座位的安排。安排座位一般根据会议的性质，如果是座谈会，座位摆成回字形，回字的两边和底边可以多摆放座位；如果想向检查组、检查团汇报情况的汇报会，座位摆成回字形，但是回字的顶部和两边各摆一排座位，底边可多放几排座位。此外，还可以根据会议的气氛和会场的本身条件安排座位。

八、明确人员分工

会议的会务人员可分为三个小组，一是秘书组，负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、校对、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作；二是材料组，负责会议材料的打印、分发以及会议的签到等工作。三是接待组，负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排，如礼仪人员、服务人员和摄影人员等。

九、会前全面检查

会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节。会前检查一般分为三个步骤，一是听取会议所有筹备人员的口头汇报；二是到会议现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置情况；三是针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。会前检查一般邀请有关的领导亲临现场给予指导。（完）