第一篇：400客服电话管理及接线员工作管理规范
400客服电话管理及接线员工作管理规范
1．总则：
1.1为提高公司对外的礼仪形象，高效传答重要电话事件，提高400电话服务质量，特制定本规定。
1.2 400电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不得打私人电话，禁止利用办公电话闲聊。1.3本规定适用于本部门全体员工。2．电话的拨打：
2.1在拔打电话前，应做好准备工作，即确认拨打电话对方的姓名、电话号码，准备好要讲的内容、说话的顺序和所需要的资料、文件等资料，并明确通话所要达的目的。
2.2电话接通后，首先要问候、告知自己的姓名
“您好！我是xx”，讲话时使用礼貌用语，且应尽量简洁、明确，以减少通话时间。
2.3通话时，应先将想要说的结果告诉对方，如是比较复杂的事情，请对方做记录，对于时间、地点、数字等进行准确的传达，说完后可再次总结所说内容的要点。
2.4结束时使用 “谢谢”、“麻烦您了”、“那就拜托您了”“祝你工作愉快”等等语气诚恳、态度和蔼的礼貌用语。
2.5通话结束,电话听筒需等对方放下电话后再轻轻放回电话机上。3．电话的接听: 3.1 400所有来电，务必在三响之内接答，并使用电话的标准用语：“您好，南京北斗星”。
3.2必要时做好记录，通话要点要问清，然后向对方复述一遍通话中的要点，如人物、时间、地点、事件等信息。
3.4通话完毕，方可放下听筒，但任何时候不得用力掷听筒。
3.5当400电话响起，而值班不在时，旁边的同事应主动帮对方接起，并给予妥当回复。
3.6对于外部客户打进来的咨询或报障电话，应该主动询问对方至电的需求、目的，并根据客户实际需求迅速做出反应，遇到不能直接电话处理的问题，应与其他相关技术工程师及时沟通，迅速做出问题处理方案。
3.7对于外部客户索取公司总经理、副总经理等高层领导的相关信息时，不可随意告知。
4、接听电话时的言谈规定
4.1声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免对方听不清楚。
4.2不准讲粗言，使用蔑视和侮辱性的语言。4.3不开玩笑。
4.4多用敬语，注意“请”、“谢谢”字不离口。4.5任何时候不准讲“喂”。
5、接线员管理规范
5.1 为保障工作时间400电话的正常接听，设立专职接线员一名。
5.2 接线员在日常工作中，按照要求接听400报障电话，整理报障记录，并向部门负责人汇报报障情况。
5.3 除负责接听400电话以外，平时外出人员的派工单的填写及归档、数据整理，部门会议的记录及各类培训资料的整理工作都交流接线员完成。
5.4 完成上级领导交办的其他事务。
第二篇：电话客服管理系统
电话客服管理系统
在激烈的商业竞争中，在保证产品质量的前提下，提高客户服务质量已经成为企业生存和发展的重要因素。很多企业都越来越重视客户服务，在很多企业家的眼中，“客户服务质量”甚至比“产品质量”更重要。随着产品“同质化”，产品种类及价格已经不再是企业间竞争的热点，“客户”已成为企业争夺的焦点。如何提升客户满意度、保证客户的忠诚度与对企业的黏着度，已经成为现今企业的目标。在实现这个目标的过程中，网讯兆通电话客服管理系统为很多企业立下了汗马功劳。
电话客服管理系统仅仅是一个企业与客户接触的界面，为了做好对客户的服务和为了企业能很好地利用客服中心保存的客户信息，就必须有一个完整的客户流程管理系统。一个完善的客户服务流程管理系统，可以包括客户回访管理、客户投诉管理、客户维修(安装)管理、配件管理、客户服务配件管理、客户关怀管理等等。系统还应该能够根据系统里保存的客户数据，自动生成派工单、回访单、费用单等单据，以“任务”的形式流转给相关的客户服务人员。同时，系统还应该能够对所有的服务数据进行统计和分析，更为高级的系统，还能提供数据挖掘、相关性分析，为企业决策提供第一手的资料。网讯兆通电话客服管理系统的功能：
1、自动报工号
电话接通坐席后呼叫中心系统自动播报：xx号客服代表为您服务。
2、客户资料自动弹出（SCF）
呼叫中心来电同步自动弹出客户详细资料及历史服务记录并提供客户资料保护设定功能，还可与现CRM客户管理系统或订单管理等软件相结合，直接弹出其他信息系统的操作界面。
3、自动话务分配（ACD）
呼叫中心系统智能识别来电，并根据预先设定的呼入规则，自动将来电分配给相应的座席、队列或语音信箱来处理。
4、电话排队管理（TWM）
呼叫中心软件可提供智能、高效的队列管理功能。可设定灵活的队列振铃策略以及队列间的优先顺序，并具备队列位置告知、队列通告等功能。
5、通话录音（REC）
无需添加任何专用录音设备，呼叫中心即可实现对所有来电、去电实时录音并可设定录音策略。对电话录音可以方便的备份、下载、回放等。
6、智能话务管理（PBX）
呼叫中心可灵活实现来电转接、通话保持/恢复、点击拨号、三方通话、通话监听、强插、强拆、示忙/示闲、呼出DID号码设定等通讯控制功能。
7、通话详细报告（CDR）
实时提供通话详单，并针对各分机、队列提供详细的话务分析报告和图表，使您对整个呼叫中心系统的使用情况及坐席绩效一目了然。
8、坐席权限管理（Rights management）
可根据坐席的不同级别方便的设定呼叫中心各级别坐席的操作权限及查看权限。
9、工作流程（Work Flow）
呼叫中心系统内置工作流模块，可根据客户需要，轻松定制企业内部的服务流程，坐席人员可以高效受理客户的服 务请求并将服务请求第一直接转化为工作事件。
10、满意度调查
通话结束后，坐席可选择推送满意度调查，客户根据客服服务情况选择按键。呼叫中心系统自动统计调查结果。
11、多方电话会议
无需额外投资专用的电话会议设备，呼叫中心就可实现30-50方的免费电话会议。
12、分机远程部署（VOIP）
用户不但可以在同一个办公区域内部署坐席，还可以在有网络接入条件的其他办公地点，通过互联网登陆系统，从而实现呼叫中心坐席的远程部署。
13、留言通知功能
来电时电话无人接听会请对方留言，有留言会自动拨号通知相应手机，并支持远程听取留言。
14、报表统计
通过系统提供的日/周/月/年等对客户服务评价统计和话务统计分析报表数据，为企业领导的业务调整等决策提供强有力的依据。
15、CRM客户管理功能
支持Excel表格的客户信息列表导入，可以分别导入客户名称和客户地址。
适用行业：
1、电话咨询物流、快递业用于与客户的快速交流、如准确的地址和服务等
2、送煤（气），送水，小区超市、花店、牛奶店用于顾客电话订货送货服务
3、快餐店用来自动记录送餐电话,并快速显示地址,也可实现记帐服务
4、美容店、宠物医院用于电话预约登记、咨询服务 小区物业管理处用以建立业主信息库,并高效实现电话投诉、询问服务
5、运输公司的调度室可以跟踪每辆车的运作进程,电话自动录音记录工作量和业务进展，保存车辆的运输信息
6、培训机构、学校用来建立学生家长联系簿,电话跟进式记录与学生有关的联系事宜，还可以用电话招生，主动宣传介绍。
7、公共事业单位用于接受顾客电话投诉、处理维修记录、售后跟踪服务等
8、连锁店与总部、报刊发行部与销售点、各类配送站和销售点之间的业务联系和服务
9、装饰公司用于电话营销、客户资料的管理。
俱乐部、协会用电话来建立会员联系 并可以实时记录相关事宜。
10、汽车4S店、客户服务中心热线
第三篇：客服电话管理规定
客服电话管理规定
1.目的：统一规范客服电话的保管和使用，提高电话沟通的质量和效率，树立良好的企业形象。
2.适用范围：适用于所有与客户间的电话沟通（客服中心热线0312-5901357、部门配置手机，注：部门包括客服中心、保护监控部、FACTS设备部、电力拖动部。
3.职责：服务人员有维护公司形象、客户服务形象的义务，并对各自行为负责，对客户负责。4．规范内容
4.1客服中心热线由客服中心专人负责管理，并做好记录，如热线负责人必须离开办事，应提前交接给他人临时负责管理。
4.2客服中心热线只针对外部客户开放，禁止用于其它。
4.3部门配置手机由各部门安排专人进行管理，并做好管理相关记录。4.4部门配置手机要做到分配合理，禁止闲置和浪费话费资源。
4.5部门配置的手机严禁长时间接打私人电话，避免耗时占线和浪费话费。4.6电话在使用过程中如果人为损坏、丢失，由借用人承担全部损失。4.7手机管理者要定期监督手机话费消费状态，保证手机通话主要用于工作联系用且不停机。
4.8客户服务首问负责制：
4.8.1服务人员能通过一次电话当场处理的，要一次完成。4.8.2不能当场处理或不属于职责范围内的，应做到： a.向对方说明原因，给予必要的解释。b.将来电转到相关人或部门处理。
c.可联系相关部门及时解决，对处理情况进行跟踪，直至问题处理完毕，客户得到最终答复。
4.8.3答复问题时，要坚持实事求是的原则。
4.9接听客户电话应保持平和的心态，用心认真倾听客户意愿，尤其不能推托责任。
4.10客服中心热线（5901357）、部门配置手机要求24小时开机，不允许有关机现象。当来不及接听客户电话时，要及时回电，并向对方致歉。
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5.相关文件：《办公电话接打规范》 UNT/QG-09-2010-V01。6.相关记录：
6.1《客服中心热线记录》
7.实施日期：文件批准的次日起实施。
拟制： 审核： 批准：
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第四篇：电话客服规范用语
客户服务电话服务规范用语
客户服务电话服务规范用语
一、开头语以及问候语
1、接听问候语：“您好，欢迎致电XX客户服务热线，客服专员XX很高兴为您服务，请问有什么可以帮到您？” 不可以说：“喂，说话呀！”
❤、打出：您好！(早上好/下午好/晚上好！)请问您是XX先生/女士吗？非常抱歉打扰到您！我是XX客服专员XX，今天致电给您是关于您的订单……..①、想和您确认订单信息(收件名址、订单信息)；
②、您要买的是…….海外直邮商品，另外要补运费XX元，请问我们是否需要帮您订购，如果您需要订购的话，能否麻烦您登陆我们的官网拍下运费链接并付款，以便于我们及时给您订货！（客人如果说，运费要这么贵，我不要了，我们就告知客户：好的，我们帮您操作退款，所退款项会在3个工作日内退还到您的支付账户。）
③、您要求的是货到付款，想和您确认下是否要发货，另外需要提醒您的是，货到付款除了要支付货品所需费用外，需再支付20元货到付款手续费，不知您是否清楚这些？
④、您需要商品型号我们目前没有库存，XX型号有库存，不知道您是否同意更换？
2、客户问候客服专员：“小姐（先生），您好。”时，客服专员应礼貌
客户服务电话服务规范用语
回应：“您好，请问有什么可以帮助您？” 不可以说：“喂，说吧！”
3、当已经了解了客户的姓名的时候，客服专员应在以下的通话过程中，用客户的姓加上“先生/小姐”保持礼貌回应称呼：“某先生/小姐，请问有什么可以帮助您？” 不可以无动于衷，无视客户的姓名
4、遇到无声电话时：客服专员：“您好！请问有什么可以帮助您？”稍停5秒还是无声，“您好，请问有什么可以帮助您？”稍停5秒，对方无反映，则说：“对不起，您的电话没有声音，请您换一部电话再次打来，好吗？再见！”再稍停5秒，挂机。不可以说：“喂，说话呀！再不说话我就挂了啊！”
二、无法听清
5、（因用户使用免提而）无法听清楚时：客服专员：“对不起，您的声音太小，请您拿起话筒说话好吗？” 不可以说：“喂，大声一点儿！”
6、遇到客户音小听不清楚时：客服专员保持自己的音量不变的情况下：“对不起！请您大声一点，好吗？”若仍听不清楚，客服专员：“对不起！您的电话声音太小，请您换一部电话挂来，好吗？”，然后过5秒挂机。不可以直接挂机
7、遇到电话杂音太大听不清楚时：客服专员：“对不起，您的电话杂音太大，听不清，请您换一部电话再次打来好吗？再见！”稍停
客户服务电话服务规范用语
秒，挂机。不可以直接挂机
8、遇到客户讲方言客服专员却听不懂时：客服专员：“对不起，请您讲普通话，好吗？谢谢！”当客户继续讲方言，不讲普通话时，客服专员：“对不起，请您找一个可以讲普通话的人来，好吗？谢谢！”。不可以直接挂机
9、遇到客户讲方言，客户能听懂客服专员的普通话时：客服专员应该在听懂客户所用方言的基础上，继续保持普通话的表达。不可以转换成客户的方言
10、遇到客户抱怨客服专员声音小或听不清楚时：客服专员：“对不起，（稍微提高音量），请问有什么可以帮助您？” 不可以直接挂机
三、沟通内容
11、遇客户来电找正在上班的客服专员：客服专员：“对不起，公司有规定，上班时间不允许接听私人电话，请您下班后再与她联系，谢谢您，再见！”或请其留下联系电话。不可以直接挂机
12、若没有听清楚客户所述内容要求客户配合重复时：客服专员：“对不起，麻烦您将刚才反映的问题再复述一遍，好吗？” 不可以说：“喂，什么？！你说什么？”
13、提供的信息较长，需要客户记录下相关内容时：客服专员：“麻
客户服务电话服务规范用语
烦您记录一下，好吗？” 不可以语速过快而没有提示
14、遇到客户挂错电话：客服专员：“对不起，这里是XX客户服务中心，请您查证后再拨。”(若有可能请根据客户的需求，引导客户拨打其它号码。)不可以说：“喂，打错电话了！请看清楚后再拨。”
15、遇客户想直接拨打本公司内部其它部门电话时：客服专员：“对不起，您能否将具体情况和联系电话告诉我，我帮您联系好吗？ 不可以说：“喂，说话呀！再不说话我就挂了啊！”
四、抱怨与投诉
16、遇到客户投诉热线难拨通、应答慢时（包括电话铃响三声后才接起）：客服专员：“对不起，刚才因为线路忙，让您久等了！请问有什么可以帮助您？”
不可以说：“喂，我也没办法，刚才线路忙啊！”
17、遇到客户情绪激烈，破口大骂：客服专员：“对不起，先生/小姐,请问有什么可以帮助您？”同时客服专员应调整好心境，尽量抚平客户的情绪，若无法处理，应马上报告现场业务主管。不可以说：“喂，嘴巴干净一点，这又不是我的错呀！”
18、遇到客户责怪客服专员动作慢，不熟练：客服专员：“对不起，让您久等了，我将尽快帮您处理。” 不可以说：“喂，不好意思，我是新手啦！”
19、遇到客户投诉客服专员态度不好时：客服专员：“对不起，由于
客户服务电话服务规范用语
我们服务不周给您添麻烦了，请您原谅，您是否能将详细情况告诉我？”认真记录客户的投诉内容，并请客户留下联系方式，提交组长或主管处理。
不可以说：“喂，刚才的电话不是我接的呀！”
20、客户投诉客服专员工作出差错：客服专员：“对不起，给您添麻烦了，我会将您反映的问题如实上报主管,并尽快核实处理,给您带来的不便请您原谅！”并记录下客户姓氏、电话及复述投诉内容，如客户仍不接受道歉，客服专员：“对不起，您是否可以留下您的联系电话，由我们的主管与您联系处理，好吗？”迅速将此情况转告现场业务主管，现场业务主管应马上与客户联系并妥善处理。
不可以说：“喂，这不关我的事，我不清楚，您挂××电话吧。”
21、遇到无法当场答复的客户投诉：客服专员：“很抱歉，先生/小姐,多谢您反映的意见，我们会尽快向上级部门反映，并在2小时之内(简单投诉)/24小时之内(复杂投诉)给您明确的答复，再见！” 不可以说：“喂，我不清楚，您过两天再来电话吧。”
22、对于客户投诉，在受理结束时：客服专员：“很抱歉，xx先生/小姐，多谢您反映的意见，我们会尽快向上级部门反映，并在xx小时(根据投诉的类别和客户类别的不同而不同，见服务时限标准)内，给您明确的答复，再见。” 不可以说：“喂，没事了吧，您挂××电话吧。”
五、软硬件故障
客户服务电话服务规范用语
23、遇到操作界面反应较慢或进行相关资料查询时或需要客户等待时应先征求客户的意见：客服专员：“对不起，请您稍等片刻，好吗？”在得到客户的同意后按静音键，取消静音后，客服专员：“对不起，让您久等了。” 不可以没有抱歉和感谢！
24、遇到设备故障不能操作时：客服专员：“对不起，线路正在调整，请您稍后再来电，好吗？”或请客户留下联系方式，等设备正常后及时与客户联系。不可以没有抱歉以及后续工作！
25、遇到客户询问客服专员个人信息超出话术标准时：客服专员：“对不起，我的工号是×××号。”若客户坚持要求，可告诉客户公司规定只能通报工号。
不可以责怪以及不礼貌的直接挂断电话！
26、遇到客户提出建议时：客服专员：“谢谢您，您提出的宝贵建议，我们将及时反馈给公司相关负责人员，再次感谢您对我们工作的关心和支持。” 不可以没有感谢或赞扬！
27、需请求客户谅解时：客服专员：“对不起，请您原谅。”或：“对不起，很抱歉。” 不可以没有抱歉口气！
28、遇到客户向客服专员致歉时：客服专员：“没关系，请不必介意。” 不可以没有回应！
客户服务电话服务规范用语
29、遇到骚扰电话时：客服专员：“对不起，您的要求不在我们的服务范围内，请您挂机。”若客户仍纠缠不休不肯挂线, 客服专员应将来话转接到自动台或报告现场业务主管。不可以责怪以及不礼貌的直接挂断电话！
30、遇到客户善意的约会时：客服专员：“非常感谢！对不起，我不能接受，再次谢谢您！”
不可以责怪以及不礼貌的直接挂断电话！
31、遇到客户提出的要求无法做到时：客服专员：“很抱歉，恐怕我不能帮助您！”或“很抱歉，这超出我们的服务范围，恐怕我不能帮助您。”
不可以说：“喂，不可能的吧。”或“不可以，完全不可以！”
32、遇到客户向客服专员表示感谢时：客服专员必须回应：“请不必客气”或“不客气”，若客户进一步表扬，客服专员：“请不必客气，这是我们应该做的或这是我们的工作职责，感谢您对我们工作的支持，随时欢迎您再来电。” 不可以以生活化的词语口气回答
33、遇到无法当场答复的客户咨询：客服专员：“对不起，请您留下您的联系电话我们查询后将尽快与您联系，好吗？”客户：“„„”。客服专员：“先生/女士：请问您贵姓？”客户：“„„”。客服专员：“谢谢您的合作，再见！” 不可以随意回答或自以为是的回答
六、结束语
客户服务电话服务规范用语
34、向客户解释完毕后，应向客户确认是否明了：客服专员：“请问我刚才的解释您是否明白/是否清楚？”若客户不能完全明白，应将客户不明白的地方重新解释，直到客户明白为止。不可以说：“喂，听懂了吧？”
35、通话终了时，应询问客户是否还有其它方面的咨询：客服专员：“请问还有什么可以帮助您？”在确保客户没有其它方面的咨询后礼貌地说：“感谢您的来电，若有问题请再次来电，谢谢再见！祝您生活愉快！”
不可以说：“喂，没事了吧，您挂电话吧。”
36、遇客户通话完毕仍未挂机：客服专员：“请问还有什么可以帮助您？”若客户仍未有回应，客服专员：“对不起，我挂线了。”然后过5秒挂机。不可以直接挂机。
第五篇：淘宝客服电话沟通规范
一、电话客服用语规范
1、语音语调基本要求：
语气：语气亲切，态度自然诚恳，体现出专业而不“职业”的风格；
音量：音量适中、悦耳，以客户听清为宜；
语速：语速适中，要求与客户的语速相匹配，比客户的语速稍慢一点；
声调：自然、清晰、柔和、多用升调。
2、服务禁用语：
（1）
我就这态度，你要怎样？（2）
你问我，我问谁？（3）
你有没有搞错？（4）
你搞不清楚就不要搞了。（5）
用不起就不要用。
（6）
刚才不是说过了吧，怎么还问啊？
（7）
不是都说了好几遍了吧，记不住不会拿支笔记下来啊？（8）
喂！喂！说话呀？（9）
不知道（不清楚）
（10）不是我办的，我不清楚，你找***。（11）不是我办的，我也没有办法。（12）听不到，大声一点。（13）你快一点讲。（14）怎么这么啰嗦啊。
（15）不能给你发布就是不能发布信息。（16）你到底要不要发布信息啊，快说！（17）这不是我的错，根本就没这回事。（18）找领导也没用。
（19）随便你到哪里去投诉，就是打官司也可以，这是你的权利。（20）其他服务禁用语言。
二、客服电话工作规范
1、您好，请问是“xx先生/女士吗？我是淘宝 倍思旗舰店的店小二，您xx月xx日在我们店购买了xxxx，我想了解下 您有收到货吗？
（1）收到了（满意）
： 嗯嗯，那 “xx先生/女士” 您对我们的产品满意吗？——> 谢谢，您对我们产品的认可，如果您在使用产品的过程中遇到什么问题或者疑问可以联系我们的在线客服或者是拨打我们给您的来电号码，我们都会尽全力帮助您哦，也希望您多多关注我们倍思旗舰店！——> 请您在签收的时候别忘记给我们5分好评哦，非常感谢！——>
（2）收到了（不满意）
： 嗯嗯，那 “xx先生/女士” 您对我们的产品满意吗？ —希望您每天都是好心情！
再见
—> 您有什么意见和建议吗？ ——> 谢谢，您的意见和建议，我这边已经进行了登记，很抱歉给您带来不便，（有必要退换货，让他与客服联系，并且马上帮助处理）
我们一定会把我们的产品做得更好！——> 希望我们的服务能让您满意 也希望您多多关注我们倍思旗舰店哦！——>
（3）没有收到：您好，“xx先生/女士” 我们通过物流订单已经查询到被人签收了，——> 如果确定不是，我这边会帮您与物流公司核
希望您生活愉快，再见！
您看看是否是您的朋友签收了呢？实请您放心哦！
（4）其他人签收的
：您好，“xx先生/女士” 如果是您朋友（家人）签收的，记得让他们检查好商品再签收哦！——> 原因„„。——>如果您对我们的产品满意的话 记得给我们一个5分好评哦，——> 如果不满意的话请及时与我们的在线客服联系哦，或者拨打我们给您的来电号码，再见！
（5）正准备去签收：“xx先生/女士 您记得检查好商品再签收哦！——> 原因„„。——>我们都会尽全力帮助您的哦！——>
希望您生活愉快，如果您对我们的产品满意的话 记得给我们一个5分好评哦，——>如果不满意的话请与我们客服联系哦，或者拨打我们给您的来电号，我们的服务能让您满意！
（6）对于不方便接听电话的人（说话异常小声的、很吵闹的），要提前说，请问您方
我们都会尽全力帮助您的哦！——>希望
祝您生活愉快哦！再见便现在接听电话吗？ 如果不方便接听具体要知道什么时候拨打！（再备注 方便下次拨打）
（7）对于长时间（3天）无法拨通的必须通过旺旺留言告知对方！
2、礼貌的接听客户电话：
（1）呼入：客户电话铃响二声之后三声之前必须应答。问候语：“您好！这里是倍思旗舰店，很高兴为您服务。”
（2）主动询问客户的姓氏：“您贵姓”、“请问怎么称呼您”并在后面通话中至少两次称呼客户“XX先生/女士”
（3）呼出：“xx先生/女士，您好，这里是倍思旗舰店。”
2、礼貌的结束通话：
（1）呼入：当客户即将结束通话时，要再次询问客户“请问您还有其他问题吗？”或“请问还有什么可以帮助您的吗？”如果客户表示有，继续通话。如果没有则回答“感谢您的来电，请您先挂机。再见”
（2）呼出：当结束对话时，“打扰您了，感谢您的支持，再见。”总之，挂机时要等听到对方挂电话后方可轻轻挂机。
3、礼貌的让客户等候：
“我立即为您查询，请您稍等”。接起电话后“感谢您的耐心等待”。或“对不起，让您久等了”如需要等候时间较长需提示用户“大概需要X分钟左右，您是等待还是我稍后回电给您。”
4、当电话接起无声音或听不清用户说话时：
（1）无声电话 重复两次：“您好！很高兴为您服务！”再无声音时：“对不起，我听不到您讲话，请您稍候再拨。再见！”稍等五秒后，挂机。不可以直接挂机，或只是“喂，喂。”（2）无法听清 当客户来电声音太小听不清或杂音太大听不清时，回复：“您好，对不起，您的声音太小，我无法听清您讲话，请您拿起话筒说话好吗？”或者“您好，对不起，您的声音太小（您的电话杂音太大），我无法听清您讲话，请您换一部电话再打过来好吗？再见。”等待五秒钟，自行挂断。
5、当用户咨询的问题较为特殊时：
（1）当用户坚持自己的要求时“我很理解您现在的心情，您看这样好不好？„„”（将话题引开。）
（2）当用户要求提供某项服务，却不愿意按照相关规定提供必须的证件时“为了我们更好地为您服务，请您提供XX证件，避免他人可冒用您的名义要求服务。”（错误的表达是：“这是公司规定，必须提供”）
（3）当用户提出的问题不在你的权限之内或者你不会回答时“对不起！您所提出的这种情况我们现在暂时无法答复您。我已经将您的问题做了记录，您的意思是„„（简短的重复客户问题）。待问题有准确答案后，我会立刻与您联系？”。
（4）当用户要求找上一级领导解决问题时尽量取得客户信任，建立非对立基调，可以给用户一些你职权范围内的承诺。但是你的承诺一定要做到，千万切记不要给客户过多的承诺。取得信任：“您好，您所提出的问题正好由我负责。”表示同情，建议非对立基调：“如果我碰上您的问题有可能也会有同样的心情。您能打电话给我们就是对我们的信任。”（5）当遇到与工作无关的电话时“您所说的问题，我已经记录下来了。如果您要是没有其他事情的话。您可以挂电话了。”
6、用户向我们提出意见或建议时：（1）用户提出建议：
“感谢您给我们提出的宝贵意见或建议，我已做好记录，会及时反映给相关部门。”（2）用户提出批评：
“您的心情我非常了解，你所提出的问题，我们会给你及时解决，稍后给您回复。”或“你提出的问题我们将及时修改，不断提高服务水平，感谢您的批评指正。”（3）用户提出表扬与感谢：
“谢谢，我们会更加努力做好的。”或“不客气。这是我们的职责。感谢您对我工作的支持。”（4）无法解决问题或用户对解决不太满意但不再追究时：
“谢谢您的理解与支持，我们将不断改进服务，让您满意。”（5）用户提出合理要求：
“我们将您的要求报给相关部门，并尽快给您答复。”（6）用户提出不合理要求：
“对不起（很抱歉），这超出我们的服务范围，恐怕我不能帮助到您。”
7、回复客户问题时：
“您好，这里是*****，请问您是在*月*日查询过****吗？”
“您在×月×日的时候曾向我们反映过有关„„的事，像您所描述的这种问题，一般是由以下原因引起的：„„”
“如果您还有什么问题欢迎再次致电*******。” “感谢您的支持，欢迎再次使用***，再见！”
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