第一篇：不温不火做秘书
大学毕业，我到了一家医院的院长办公室工作。说实话挺窝囊的，一个学外语的大学毕业生，成天价不是处理个医患纠纷，就是给别人发法传真、复印个文件。每次有来办出国手续的医生，我就觉得心里那滋味比药房里的中药还苦。其实，我当时的工作说白了就是秘书，只不过名字不这么叫罢了。日复一日地耽误青春，我有点想走。在一次加班但不被办公室主任承认之后，我把一大摞文件响亮无比地摔在了他的面前，第二天，一纸辞职信让我彻底解放了。现在想，当时也就是因为在大锅饭单位，加上年轻，天不怕地不怕，所以才敢如此造次，因为我知道办公室主任最多是给我穿穿小鞋，而不敢把我开了。在告别聚会上，几位好心、有经验的大姐提醒我：到了外企，这脾气得改改，别那么火，会惹事的。到了现在的这家外资公司，我是中方老板的秘书。说是外企，其实有中国人在的地方，该什么样还什么样，只不过薪水是大踏步地提高了。我牢记那几位大姐的话，对谁都是不温不火、不卑不亢，我很清楚自己在公司的地位。虽说是老板的秘书，可跟人家具体干事的人还是不一样，秘书的地位很微妙，离老板最近，也离老板最远。你干得好，人家会说这是你份内的事情，发发传真、接接电话就领几千块钱的薪水；够便宜的了，更有那好事的，还会风言风语地传你和老板的故事，有影没影都说得跟真的似的；你干不好，完了，就有人能指着你的鼻子说三道四。就连化妆都有人说。除了前台，总经理秘书是公司的第二大门面，我不能不每天有一个好形象。可居然有人背后议论，说什么老板大概是嫌自己老婆老了，所以弄个漂亮妞儿摆在办公室外面装点、养眼。开始，我很为这些事生气，后来一想只有那些业务上不怎么样的人才这么无聊，也就不往心里去了。我人老实，不愿意得罪人，但也不是任人宰割的小羊羔。该配合别人的我都配合，但该反击的时候也别太客气。总经理不会理会你和其它的人相处如何，他只要你把分内的工作做好，所以，自己的环境还得自己维护。因为你不可能到老板那里哭诉你的委屈，那样只会让老板心生疑虑：怎么我以前的秘书就没有这么婆婆妈妈的？你的工作可就不保了。做秘书的几点经验：
1、与老板太太保持良好关系：这既会让老板知道你是个体贴、懂事的姑娘，又会堵住那帮无事生非的人的嘴。替老板给她太太买结婚纪念日礼物、老板太太有事而老板又不能分身时，替他们到幼稚园接小孩，这些事情尽做无妨；但尽量不要单独跟老板参加场面上的活动，这个露脸的机会是他太太的，你只要订好酒店、约好时间就可以下班去跳健美操了。
2、待人接物不卑不亢，既别让人以为你因为是老板秘书所以惹不起，也别让人当你是花瓶所以看不起。
3、尽量多学些业务，只是不要在公开场合说出来而已。如果别人说什么你都听不懂，那么会议记录的质量就成问题了。
4、在国外，秘书越老越吃香；而在国内，我总觉得秘书不是可以托付终生的职业。还要为自己再也掩饰不住眼角皱纹的时候早早考虑，早做准备。来源：中华秘书网
第二篇：做秘书需要哪些基本功底
做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。从我的多年体会看，在秘书这个岗位上，起码要打好六个方面功底，就是政治理论功底、逻辑思维功底、政策法规功底、经营管理功底、专业技术业务功底和公文写作功底。政治理论功底，是说秘书应当懂一点儿哲学和政治经济学的知识。有些人觉得企业秘书懂不懂哲学和政治经济学，对其工作并没有多大关系。我认为这个看法不大正确，我倒觉得秘书必须要懂哲学和政治经济学，这是秘书功底基础的基础。其中的道理很简单，因为秘书是需要有一定思想水平和理论水平的，否则无法把文章写好，而哲学和政治经济，是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。我年轻的时候在这方面没少下工夫，主要靠自学，看一些教科书，涉猎一些原著，由于文化低，好多问题弄不明白，但有一股钻劲儿，硬啃，逐渐明白了一些原理。现在回过头看，没有白学，对我做好秘书工作起到了终生受益的作用。所以我劝搞秘书工作的朋友，在学习哲学和政治经济学上应当下一番大的工夫。逻辑思维功底，是说秘书要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。一个文章写得好的秘书，他的脑袋肯定逻辑思维能力很强，所以我觉得逻辑学知识就向哲学和政治经济学知识一样，是秘书缺不了的一门知识，也可以说是秘书功底基础的基础。我在当年念“中国逻辑与语言函授大学”的时候，有一门教材，叫“形式逻辑”，我学得津津有味儿，虽然很抽象生涩，但细细咀嚼，真是味道好极了，我后来的写作水平能够不断提高，“形式逻辑”实在是功不可没呀！所以我希望做秘书工作的朋友，一定要好好的学学逻辑学知识。政策法规功底，是说秘书要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业有关的基本法规、特定法规。举个例子说吧，如果你在电信企业做秘书，就要了解熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大决策，就要了解熟悉信息产业政策、通信行业政策、电信体制改革政策，就要了解熟悉“劳动法”、“消费者权益保护法”、“合同法”“公司法”、“电信条列”等。只有掌握了这些东西，你才能保证所写的文章有正确的政治性和有“政治高度”，并且使文章符合法律法规所设定的“游戏规则”。很难想象，一个“政策盲、法盲”的秘书能把文章写好，所以，政策法规知识是秘书应当掌握的必要知识。企业经营管理功底，是说秘书要有丰富的企业经营管理知识。这方面的知识包括两个部分，一部分是一般的企业经营管理理论知识，这里面也包括现代企业制度知识；另一部分是你所在企业的经营管理知识，比如你在电信企业，就要有电信企业经营管理知识，在其他的企业，就要有其他企业经营管理知识。这个方面的知识越丰富，对把文章写好越有好处。因为你在企业当秘书，所写的文章都是有关企业经营管理的事情，如果企业经营管理知识很缺乏，是无法把文章写好的，所以，学习企业经营管理知识，也是秘书的必修课。专业技术业务功底，是说秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识，说白了，秘书对本企业的技术业务应当是个行家，而不应当是个外行。为啥呢？因为如果你不了解、不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的东西净说外行话，甚至会造成错误，闹出笑话儿，外行当不了秘书。当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知识要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的技术业务应当是个通家。公文写作功底，是说秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功，秘书就是靠这个家什儿吃饭的。公文写作知识包括了三个部分，一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础，有了这个理论基础，你才能迈进秘书这个行当的门槛儿。但光有了理论基础并不一定就能把文章写出来，或者写出来也不一定就能写的好，还有个在实际写作中摸索总结写作知识问题，这部分的知识摸索总结的越多，经验积累的越多，你的基本功就越厚实。这六个方面的功底，是对秘书的基本素质要求，或者说是秘书能够把文章写好所需要具备的基本功。我敢肯定的说，凡是写作水平比较高、文章写得好的秘书，他的这六个功底肯定是很深厚的。
第三篇：做秘书的5个细节
做秘书的五个技巧
社会是复杂的，人也是复杂的。要把一件事情搞清楚是很不容易的。秘书人员由于在工作过程中接触的人多而且杂，所以在处事过程中更需要很多的技巧。这些技巧包括：学会洗耳恭听；处处留心；一目十行；百问不烦；不可轻信等。
1、洗耳恭听：秘书是办事的，听懂事情是办好事的前提。在听的过程中秘书要注意不要随便打断别人，不要漫不经心，不要强加于人。这些都是秘书与同事相处时候必须掌握的。作为秘书，经常接触领导，如何倾听领导的谈话，接受指示，领会意图，也是非常重要的。所以秘书要学会注意听，拼命记，听不明白一定要及时请示，以免执行中出现偏差。平时多注意事情的来龙去脉，避免听不明白。此外，秘书还要尽可能站在领导的角度去想问题，这样才能深切领会他们的意图。
2、处处留心：越是烦杂的工作就越需要细心。秘书在平时的工作生活中如果不能做到处处留心，办事能力肯定不会提高。
3、一目十行：有的秘书在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧对于他们来说是必需的。有经验的秘书面对大量文稿时不会认为这是坏事，文件多，接受的信息也就多。看大量文件时候的技巧主要是抓住头尾，先看提要，记住要点，注意但是等转折词等。一目十行的能力需要逐步培养，不可操之过急。
4、百问不烦：秘书人员为了工作要经常与人打交道，要弄明白一些事情就难免要向人提问。问得不好，一句话就可能把局面弄紧张；问得不妙，几句话就可能让对方厌烦。所以在这个过程中也是要掌握一些技巧的：
了解谈话对象的身份、年龄、经历、文化程度、脾气性格等。不同的人区别对待。
向对方交代自己的身份、来意，特别说明为什么找对方，尽快建立融洽关系。
问题要问得简单明确而具体，对方能够回答。
给对方留下思考的时间，不要紧追不舍，引起对方的反感。关键地方请对方讲清楚，不可争辩，更不可说教。
要认真倾听，不要轻易打断对方。
要边听边想，发现有价值的问题继续深挖下去。
尽量缩短时间。
注意给对方保密，尤其在取得对方的信任后就更需要如此。
5、不可轻信：要注意分析自己的谈话对象。在没有弄清楚情况的前提下，不妨把谈话对象所说的东西简单记录下来，以便分析。
作为一个秘书人员，在办事过程中要掌握一些技巧和艺术，这些艺术包括一次完成的艺术、化繁为简的艺术和委曲求全的艺术。
所谓一次完成的艺术就是指在办事工程中尽量在办事前把细节想好，一蹴而就。一次完成是处理艺术的一个高峰，同样一件事情，有的人一下就解决了，有的人需要两次、三次乃至拖拉上很长时间也办不完，严重影响工作效率。要锻炼出一次完成的办事能力就需要秘书平时多看多想、全面了解情况。
有一个经验丰富的司机，开车来到一座桥下的时候发现桥身比车略矮了一些，司机施尽浑身解数仍然不能通过，正准备绕道而行的时候一个小孩子告诉他：把车胎放一些气就行了。司机恍然大悟，原来很简单的事情却被自己搞复杂了。小孩的头脑比大人要简单，想的办法也是简单的，然而却是可行的，生活中、工作中有许多问题其实都是可以化繁为简的。秘书人员在工作中有许多事情要处理，如果用复杂的方法，很可能越处理越复杂，不妨换个角度想想，用最简单的方式去处理最复杂的问题。作为秘书，有的是侯很需要自己受点委屈，求得问题的解决。这里的委曲求全指的是”自亏处理”，有句话说：神仙打架，百姓遭殃。当事情涉及秘书人员本人和其他人的利益关系时，切不可死活不让步。秘书必须具备整体效益的观念。
第四篇：做秘书的三条秘诀
秘书有三方面值得学习：
一、先做人，后做事。也就是说要成就一番事业，必须先具备做人的优秀品质。当然先做人后做事，是从主次地位上说,应该把两者统一起来,看成同一过程不同层次或方面。只有做事过程不同层次或方面。只有做事过程中见贤思齐、从善如流，才能夯实做人的基础，从而把事做好。
二、敏于事，慎于言。敏于事即要手勤、腿勤、设想周到，起拾遗补缺的作用。慎于言即一定要以高度的责任感管好自己的嘴，不该问的不问，不该讲的不讲，工作中切忌夸夸其谈、言过其实。当然这与善于进谏，做领导诤友是两回事。
三、博学不穷，笃行不倦。是否勤于学习，善于学习，学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。人的一生就是一个不间断的学习与实践过程，也就是中国传统说法“博学之，审问之，慎思之，明辨之，笃行之，”只有这样才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求。来源：中华秘书网
第五篇：怎样做办公室主任和秘书
怎样做办公室主任和秘书
一、办公室主任的职能
办公室主任直接隶属于单位一把手，是领导的参谋和助手，其指导思想应是：为直接领导服务，为有关的各级领导服务，为客户服务，其工作的基本原则是：准确、迅速、保密。办公室主任的主要职能是：
1、办文：起草各种文件，做好文秘处理；
2、办事：办理会务、处理事务，安排领导的公务活动，搞好接待、信访、催办、查办，安排后勤生活和领导交给的其他工作；
3、当好参谋助手。配合领导决策开展调研、信息分析，提供有价值的建议，经常搜集汇总各方面情况，搞好信息反馈，为领导筛选文件、资料，提供参考使用，为领导办文、办事、办会提供预案。
二、办公室主任及其所属工作人员工作中的九个注意
1、注意明确部门的职责、权限和人员的分工及岗位职责；
2、注意科学地安排各项工作秩序；
3、注意遵守保密纪律，守口如瓶；
4、注意加强各个环节工作之间的联系；
5、注意时效，保证各项工作按时有效的完成；
6、注意办文、办事，又出谋划策；
7、注意收发、传递信息，又给予处理信息；
8、注意既不断总结办事经验，又实行科学管理；
9、注意服从领导安排指挥，又积极主动服务。
三、秘书（内勤）职责
作为办公室秘书要做到“二个吃透”（上头意见和下头实际）、“四个勤快”（脑勤、手勤、笔勤、腿勤）、“五个善于”（思考研究、分析、综合、公关接待、协调各方、应急处置）。具体工作有十项：
1、文稿的草拟、缮写、打印、送达；
2、来客的登记、接待、引见；
3、信访的受理和答复；
4、会务的安排与会议记录；
5、企业大事的记载及资料、电文、文件、函件、档案的受理与提供；
6、人事聘用、任免、调动、奖惩手续的办理；
7、汇总考核、考勤、考绩情况；
8、保证企业档案的完整与安全；
9、负责企业印鉴的管理和正确使用；
10、根据领导意愿和指令，协助处理日常事务和交办工作。
四、拟文要求及办文、收文程序
1、拟文要求：符合法律法规、方针政策、情况完整、观点明确、条理清楚、层次分明、文字精练、引用准确、时间具体、用词准确、规范、书写清楚。
2、办文程序：
拟稿——审核——会签——复核——签发——编号——打印——装订——用印
3、收文程序：
签收——拆封——登记——拟办——分发——传阅——承办——催办——办复
五、办会要点
1、会议要素：名称、日期、时间、地点、主持人、规模（参加范围）、参加人、组织议程、活动安排、经费名称、开支办法、目的和指导思想、议题和议程、方式方法、文件、商、最终结果。
2、会务工作的任务
（1）会前准备：
组织班子、处理会务、安排议题、提出议程、起草文件、打印装订、制作会议证件、组织活动、布置会场、安排座次发出会议通知准备食宿、安全保卫、车辆安排、接送代表等。
（2）会中活动：
签到分组、会议记录、文件发放、简报编发、组织讨论、安全保卫、生活医疗服务、新闻报导、文娱活动。
（3）会后服务：
会议纪要、文件清退、立卷归档、返程车、机、船票，会议总结，会议决议执行情况，会议信息反馈、研究。
六、印鉴管理制度
1、单位行政印章由办公室秘书管理，法人印章由出纳管理，财务印章由会计管理，部门负责人、主管名章由本人自行管理或内勤管理，专用章由部门负责人或内勤管理；
2、严格用印制度，凡单位呈报上级和平行单位的重要行文及单位对所属职能部门发布的指令、通知、批复等文件，经单位法人或主管领导在底稿上审批签字后，方可加盖单位印章；
3、属于工作计划、统计报表、财务预决算等上报或归档材料，可按常规加盖法人及主管名章。加盖名章，需有用印人签字，以备查考；
4、单位各部门对外联系业务，出具介绍信和职工探亲等由办公室用印出具证明；
5、凡是用印，原则上要有存根备查，特殊情况无存根用印，经主管领导批准，由办公室秘书用印，并做好登记手续，由批准人及秘书在登记本上签字；
6、单位所属各部门印章的制作、启用、作废，统一由办公室扎口承办，各部门无权私自改动；
7、下列情况，不予盖章：
（1）审批手续不全，按规定应有领导签字而没有签字的；
（2）公示文件不符合要求，不合规范，字迹不清，表达含糊，标点错误者；
（3）有可能涉及法纪，影响本单位荣誉者；
（4）非单位工作、业务事宜；
（5）与本单位工作、业务无关的其他单位证明；
（6）空白介绍信、空白信件、文件空白页。
七、文件档案管理规定
1、管理责任：文件档案管理由办公室秘书负责。部门文件材料由部门管理、需归档者，填报归档登记表，交办公室管理。凡文件的原件，由办公室秘书统一保管，避免灭失，部门业务需要只留复印件；
2、公文归档、立卷的要求：分类登记、按序排列，及时清理，定期归档，按立卷，年终装订，制作索引，便于索查，保证档案的完整和安全。
3、归档的内容与范围：
（1）政府及有关部门对本单位的指示、批文与批转的文件材料；
（2）单位制定的重要文件、指示、决定、规章制度；
（3）会议的重要文件、工作计划、总结、调研报告、重要的请示报告、信息反馈及各种全局性的上报表格和大事记；
（4）有关机构变动、人事任免、奖惩等文件材料；
（5）签订的各种合同、协议及重要的电文、信函、电话记录；
（6）荣获的各类荣誉、证书、奖状；
（7）法人证书等各类资格资质证书。
4、借阅规定：
（1）一般情况下，档案只能室阅，不得外借，在必需的情况下，经负责人批准并办理借阅手续后，才能借用，并限时归还；
（2）人事档案，除法人、主要领导和组织人事部门外，任何人无权查阅，业务档案经主管领导批准后，方可查阅；
（3）借阅人必需爱护档案，保证档案的完整、保密，不得擅自涂改、删节、剪裁、翻印、移借和损坏。
5、复制规定：
（1）人事档案禁止复制；
（2）一般性文件、材料经办公室主任或部门主管批准可以复制，但需要办理登记手续；
（3）涉密文件、材料，经法人批准，在办理登记手续后，方可复制。
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