做秘书的自我认识充电要求

第一篇：做秘书的自我认识充电要求

1、不明确自己未来职业发展方向是什么？

2、想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？

3、看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？

4、面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？

5、领导交办的工作，工作标准不明确？

6、工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对后勤工作缺乏基本的理论支持？

7、辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利；碰到“难缠”的下属，不知道如何奠定自己的“领导”地位？领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决？

8、与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用？如何把握和领导的距离，心中没底？

9、对公司的“潜”规则，不知该如何应对？

10、对领导交办的文书工作，却不知如何把握其权重？

诸如以上的问题，都是每个行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职

业素养，成了行政管理者亟待解决的问题。

课 程 收 益

→

明确各级行政管理人员的职业发展方向 →

学会编写自己的岗位说明

→

明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识，→

学会奠定非领导的“领导“地位

→ 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 →

有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率 →

规范文档管理为企业运营发挥重要作用

→

提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力 →

学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧 →

了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象

课程大纲curriculum introduction 第一部分 职业素养篇

一、秘书/行政助理职业特性与素质要求

1、秘书/助理人员的自我角色定位

◇ 初级秘书/助理：事务性文员

◇ 中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理 ◇ 高级秘书/助理：独立管理＋事务处理

——视频：为什么不提拔我？

——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

2、优秀秘书/助理人员的胜任素质

◇ 如何提升秘书/助理人员的素质 ◇ 优秀秘书与一般秘书的差异

——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？ 第一种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；

剖析她的成功路是怎么走的。

二、秘书/助理的职业生涯规划

1、什么是职业生涯规划？

2、为何要进行个人职业生涯规划？

◇ 分析自我，确立人生的方向

◇ 准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势 ◇ 看到秘书/助理职业发展规划的前景，提供前进的动力

——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

3、职业生涯规划的简单步骤

◇ 掌握SWOT分析工具进行自我分析 ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析

→ What I am? 我是什么样的人？ →What I want? 我想要什么？ →What I can do? 我能做什么？ →What fit I most? 什么是最适合我？ →What I can choose？我能够选择什么？

——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。”

运用SWOT分析工具认识自我

三、秘书/助理商务礼仪规范

1、塑造良好的个人职场形象

◇ 着装的TOP原则

◇ “拒绝”着装败笔——着装误区

◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

2、基本商务礼仪

◇ 办公室礼仪

◇ 接待礼仪

◇ 电话礼仪与应对技巧

——现场演示：如何着装让我更优雅和自信

四、办公室5S管理

◇ 5S的概念

◇ 推行5S的重要性

◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧

第二部分 工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

◇ 时间管理的误区

◇ 时间管理的原则

√目标管理与80/20法则

√缓急轻重的优先管理

√个人时间与领导工作时间计划与安排

◇ 时间管理小窍门

◇ 办公室接待与电话处理

◇ 上级的时间管理与安排

◇ 自我情绪控制与压力管理

◇ 上司出差日程管理与工作计划

——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”

我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？

二、会务组织与管理

◇ 成功组织会议的技巧

◇ 组织阶段的工作：

——会前准备 ——会中协助 ——会后整理

◇ 会议座次安排的学问

——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会

→ 案例：如何应对会议中的“漏洞”？

三、信息、文档管理与运用

1、信息收集

◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍

◇ 收集信息工作的三个诀窍 ◇ 信息的查实及传递 ◇ 信息的储存与保密

2、文档管理

◇ 文档分类及储存的工作规范 ◇ 文档查阅及分装的工作规范

◇ 文档销毁及保密的工作规范

——案例：李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

◇ 通用公文：

→ 报告

→ 请示

→ 批复

→ 函 → 决定

→ 公告

→ 通告

◇ 事务公文：

→ 工作计划

→ 工作总结

→ 会议纪要

◇ 礼仪文书：

→ 请柬

→ 介绍信

→ 推荐信

——案例分享：请示/报告混为一体

撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板炒你，赌气泄密。

（一）关于商务活动中的签字仪式

注意：迎客：秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。

（二）宴请

注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序；关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉。考试大提供

（三）有关商务旅行

注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

（四）有关沟通：可能员工家属来闹事

秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。

秘书的职业道德

秘书工作实践中，人们可以体会到：最能体现秘书职业的行为是：

1、上传下达的说话。

2、撰写公文、领导讲话等文章。

3、为领导或单位办事。因此，秘书的职业道德也可以从他的言德、书德和行德中得到充分的体现。秘书的言德、书德、行德应该包括哪些内容呢。

根据秘书工作的实践，可以进行这样的概括和总结：

1、言德。能直陈己见，实话实说，而且言之有物，言之有据，言之有理，言而有信；不搞言之无物，言过其实和阿谀奉承。

2、书德。能秉笔直书，实事求是，有喜报喜，有忧报忧。不做表面文章，不搞文字游戏，不矫揉造作，不粉饰太平。

3、行德。能令行禁止，有行必果，办事扎实，待人诚实，为人朴实，谦虚恭谨，礼让客气，自尊、自爱、自重，甘当配角，甘作绿叶，勇于奉献，淡泊名利。

简言之就是：勇于奉献，淡泊名利，直陈己见，实事求是。

一、忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

二、服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥(更多地限于建议、献策等方面)。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

三、兢兢业业，甘当无名英雄 兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

四、谦虚谨慎，办事公道，热情服务 谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

五、遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠〃的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

六、恪守信用，严守机密 秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。

七、实事求是，勇于创新 实事求是。秘书人员要坚持实事求是的工作作风，一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。秘书人员无论是搜集信息、汇报情况、提供意见、拟写文件，都必须端正思想，坚持实事求是的原则。在工作中，切忌主观臆断、捕风捉影，分析问题必须从客观实际出发，既不惟领

该文章转载自无忧考网：http://www.51test.net/show.asp?id=209449领导是听，也不惟“本本”是从。勇于创新。现在各行各业的劳动者，都在破除旧的观念，勇于开创新的工作局面。作为领导的助手——秘书人员更应具有强烈的创新意识和精神。勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。

八、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 各种不同的工作岗位对其工作人员都有相应的素质要求。作为新时期的秘书人员，这种素质要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。是否具有良好的素质，对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘书人员必须刻苦学习，努力提高自身的思想素质。秘书工作头绪繁多、涉及面广，要求秘书人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。现代社会科学技术的发展突飞猛进，知识更新速度加快，因此，秘书人员应该具有广博的科学文化知识，以适应工作的需要。

九、钻研业务，掌握秘书工作各项技能 从发展的角度看，新时期的秘书人员，必须了解和懂得与秘书工作有直接或间接关系的各项技能。

第二篇：秘书职能要求

1.全面负责董事长办公室的内务整理（包括董事长自用的资料整理、归档、保管等）工作；

2.负责董事长交办的各类事务性工作的协调及落实；

3.负责及时传达董事长的各项指示安排，起草、录入、打印董事长交办的信函、演讲稿、报告等各类文件；

4.负责协调和安排董事长的工作日程（出差、会议、商务活动等），合理安排时间，适时提醒；

5.负责董事长出差行程的安排（包括订票、交通、住宿、文件物品准备等）；

6.负责安排董事长的外联活动及董事长对外公共关系的维护；

7.根据董事长要求，公务或因其他事项外出陪同；

8.负责董事长客人的招待、外出用餐的联系、结算等；

9.负责为董事长接见访客做好预约工作，接待来访人员，并做好来访纪录；

10.负责接听和处理董事长日常电话及有关信函的接、转和回复及整理；

11.负责董事长办公室的安全和卫生管理工作；

12.负责董事长各项公务费用报销事宜；

13.完成领导交办的其它工作。

第三篇：秘书的职业道德要求

秘书的职业道德要求

道德是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系的思想意识和行为准则。职业道德是同人们的职业活动紧密联系的，具有自身职业特征的道德准则和规范。各行各业都有特殊的职业道德规范，如教师的诲人不倦、循循善诱；医生的救死扶伤、治病救人；售货员的文明经商、公平买卖等。秘书工作的从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书须拥有较高的人格，恪守职业道德。

（一）热爱工作，甘于平凡

秘书岗位十分重要，但秘书人员不处于社会活动的前沿阵地，其辅助性，“潜隐性”，决定了秘书人员的“幕后角色”。党政秘书主要不是去作报告，企业秘书主要不是去订货拍板，科技秘书主要不是去发明创造，秘书的全部成果多以其领导或所属组织的名义公之于众，自己却默默无闻。秘书只有充分认识到自己工作的这一性质，有甘当无名英雄的胸怀，才能做好这份工作。

（二）不辞劳苦，不计报酬

秘书工作特别是基层的秘书工作，涉及面广，工作量大，政策性强，责任重。秘书人员既要有脑力劳动，又要有体力劳动；既繁重又琐碎，必须做到大事要抓，小事要管，“眼睛一睁，忙到熄灯”，但他们的劳动价值不一定会得到社会的理解和承认。有人这样概括；“工作来了找秘书，出了问题怨秘书，福利待遇压秘书，功劳薄上没秘书。”这种状况估计短期内难以改变，因此，没有无私奉献精神，是做不好秘书工作的。

（三）自尊自重，克己奉公

秘书虽然权利不大，但用权方便，用权的渠道和方式比较多。因此，要自尊自爱，不能以自己的特殊地位谋取私利，处理各种问题也不能掺杂私心，更不能擅用领导的名义办各种私事，搞不正之风。此外，秘书还要在为政清廉中发挥作用。廉政是针对政权机构中的腐败现象提出的，廉政必须从领导干部做起。秘书作为领导的参谋和助手，要经常提醒领导，坚持原则，秉公办事。

（四）谦虚谨慎，平等待人

秘书接近领导，常常出面替领导办各种事情，故人们常把他们看成公司或机关的代表，领导的代言人。故此，秘书虽贴近领导，但也不能以“二首长”自居。他们本身待人接物的态度往往影响到单位或领导的声誉，因此，秘书必须宽厚谦和，吧自己摆在小学生的位置。对上固然要尊敬、请教，对下也要热情有礼，不可摆官架子，盛气凌人；听到不同意见不急躁，不反感；遇到困难不气馁，不埋怨；工作中出现差错不推诿，用于负责，迅速改正。

（五）严守机密，提高警惕

秘书经常接触和掌握机密，对其他部门而言，秘书是知密早、知密多、知密深的显要人物。因此，常有人向他们打探消息，他们甚至成为对手窃取情报的主要对象。而秘书经常与各种人打交道，出入大大小小的场合，这就给保密增加了难度。秘书失密、泄密大致有两种情况，一是有意泄密（这是政治问题），虽然此类人为数极少，但造成损失很大；二是过失泄密（这是工作态度问题）要减少此类失误，主要靠秘书人员的自觉性。秘书人员要随时提高警惕，加强保密观念，养成保密习惯；不该看的不看，不该听的不听，不该说的不说，不该写的不写。

以上的内容有人总结了当好秘书的秘诀；“吹吹拍拍不迎合，拉拉扯扯不下水，吃吃喝喝不沾边，谈谈聊聊不泄密，急急忙忙不粗心，稳稳当当不误事。”这也就是一个侧面体现了秘书修养与职业道德的作用。

第四篇：总经理秘书岗位职责及要求

《总经理秘书岗位职责》

文章《总经理秘书岗位职责》正文开始>> 总经理秘书顾名思义是总经理的秘书，也就是总经理的日常工作助手，最重要的职责就是为总经理服务，从这个意 义上来说工作也比较单纯，因为只有一个工作核心和重心，那就是围着总经理转。

一、总经理秘书岗位主要职责 ：

1、负责总经理的办公服务工作。

2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料；负责组织起草总经理会议材料。

3、负责公司文秘业务指导。

4、负责公司办公会的有关事宜，并办理会议议定事项。

5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及总经理办公会议定事项的办理工作。

6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。

8、负责纪录、整理总经理办公会会议纪要。记好大事记。

9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。

10、负责群众来信、来访的接待、办复工作。

11、完成领导交办的其他工作。

二、总经理秘书工作内容：

1.负责起草公司工作总结报告及总经理讲话稿。2.负责起草公司股东人和董事会的会议材料。

3.负责公司其它重要会议记录及会议纪要的整理。4.负责公司文件的起草、打印、登记和存档工作。5.负责公司印章及总经理签章的刻制和使用管理。6.总经理秘书岗位职责也要求秘书定期编辑《公司通讯》。7.协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。8.完成总经理和办公室主任交办的其他工作。

以上详细的列举了作为一名总经理的秘书日常的工作职责和总经理秘书工作内容。作为总经理秘书，要时刻注意避免以上的工作误区，以职业的态度对待自己工作，只有这样才能完成自己的工作职责，扮演自己的组织中应扮演的角色，发挥自己在企业中应发挥的力量。

第五篇：高级秘书期末考试要求

高级秘书期末考试要求

1、每人从下面的题目中选一个公文写作的命题，字数3000字以上。排版打印，18日下午递交给任课老师。

2、排版要求：有页眉页脚，标清楚姓名、班级、学号。

3、内容要求：按公文写作格式，依据所选题目，认真思考、分析、策划写出符合实际应用的文章。

4、130个同学，题目可以相同，但内容不得有相同，若有完全相同内容，一律视为不及格。

5、成绩分为五个层次：优、良、中、及格、不及格。

6、测评目的：训练学生把理论学习应用到实际工作中，提高写作水平及办事能力，符合高级秘书的要求。为学生步入社会打下良好的实践基础。

7、希望同学们认真对待所选题目，把该题目当做上级领导交给你的一项重要工作来完成。

公文写作题目如下：

1、总结（要求：总结自己大学期间，学习、生活、思想、实践、能力、心境的提高、收获、体会感想、成长等等）总结是刚才之父，激励你不断进步，早日成功！

2、招标书与投标书（例如：易泰商贸公司租赁新天地大

厦的楼层作为办公场地，需要对其进行全面装修。易泰公司准备采用招投标的方式选择能够承担该项工程的装修公司。请为该公司撰写一份招标书，并以投标企业的名义写一份投标书。）

3、可行性研究报告（例如：一名大学应届毕业生打算自

主创业，（创业内容可以自选）以社区便利店的形式 1

经营水果销售，已经筹措了约5万元作为开业经费。但他对这种经营形式没有深入的了解，无法确认该项目是否具有可行性。搜集相关资料，并进行必要的调查，撰写一份水果便利店创业项目的可行性分析报告，要求对该项目的市场前景、资金投入、预期盈利以及经营风险等方面进行深入论证分析，并得出是否可行的结论。）

4、公司年会策划方案。（200人规模的公司，要开年会，请你策划一个切实可行、详细周到的实施方案。具体包括：年会流程、年会场地选址、年会人员分工、奖品设置及购买、会场布置、住宿安排、餐饮安排、车辆安排、礼品选择、费用预算等等，越详细、越周到、越全面，成绩越高）

5、感谢信。（春节前夕，请你以公司总经理的名义，给

员工刘翔父母写一封感谢信。（达到让员工父母感动，支持公司工作，体现公司人性化。让员工有动力，给公司多做贡献的目的）刘翔的岗位可以自己虚拟设定）

6、公司旅游方案策划（50人的公司，每人公司出400

元钱，要求：不得超资，在北京周边玩两天的旅游。）请你根据公司年轻人多的实际情况，设计一套让80%人满意的旅游策划书。（越详细、越周到、越全面，成绩越高）