行政办公系统培训文件专题

第一篇：行政办公系统培训文件专题

洛阳峰尚装饰工程有限公司存：办公室

(行政序列)200 年 月版行政文件XZ-7下发：各部门

行政办公系统培训文件

（一）行政秘书岗位职责

1、电话的接听

行政秘书最直接、最重要的工作便是接听公司电话。因为每个来电很可能就是公司一个潜在的客户。同时接听电话的质量直接反映了公司的形象与文化，所以行政秘书接听电话必须严格按照公司规章制度进行。

（1）一律使用标准普通话，绝对禁止使用方言接听电话或地方口音严重。

（2）接听电话一律回答“您好，北京鼎尚为您服务！”（建议在分公司使用“您好，北京

鼎尚为您服务！”这样更加能够突出北京品牌）。声音要亲切，口词要清楚，一定要

使用“您”“请问”“贵姓”“请稍等”“您方便留下电话或姓名吗？”“我一定帮您转

告”等礼貌用语，这样才能留给客户公司全心全意为客户服务、作为京城品牌公司的风范。

（3）询问对方来电目的，如是客户咨询电话行政秘书负责将客户的详细情况仔细记录，每天将汇总表交到设计部经理与市场部经理个人1份，由市场部与设计部经理负责

追访。如是客户投诉的电话，一定小心谨慎的接听，并迅速将电话转接到客服部，通知客服部电话为客户投诉电话。如是找总经理电话，一定要客气、耐心的询问对

方是否和总经理有约，仔细询问对方的姓名与单位，然后将电话接听到总经理办公

室告之总经理来电的详细情况，询问总经理是否接听此人电话，如接听转入电话，如不接听则告之来电话者现在总经理不方便接听电话，请其留下来电目的，做好详

细记录上报总经理。

（4）对于接听的每一个电话一定要采用“首问负责制”，即谁接听的电话，谁负责到底，绝对禁止将电话转接后就置之不管，不再过问了。

（5）对于一些来自“消费者保护协会”“工商”“税务”“版权局”的麻烦电话，一定要客

气、耐心的接听，然后将其转接到办公室主任处，先告之来电为何方。如主任不在，详细作好记录，报告给办公室主任。

（6）行政秘书还要对每个打出的长途电话进行详细的记录，绝对禁止用公司电话拨打私

人电话，每一个长途电话的拨打都要有详细的记录。

2、接待客人的来访

（1）对于客户的来访一定要热情的接待，先询问客户是否和设计师有约，如有约，将客

户带领到会客室，通知该设计师出来接待，同时及时倒水，让客户感到公司的热情、周到，如该设计师有事外出，让设计部经理接待。如客户是初次来访，则先作好客

户的登记，将登记表交予设计部经理，让设计部经理安排工作室主任进行接待，及

时倒水。

（2）对于来访总经理的客人，一定要客气、耐心的询问对方是否和总经理有约，仔细询

问对方的姓名与单位，请客人落座，稍等，然后到总经理办公室告之总经理来访客

人情况，询问总经理是否接见此人，如接见即带客人入总经理室，及时倒水，如总

经理不见，则告之来访者现在总经理不方便接见客人，请其留下来访目的，做好详

细记录上报总经理。

（3）对于一些来自“消费者保护协会”“工商”“税务”“版权局”的麻烦来访，一定要客

气、耐心的接待，然后将其报告到办公室主任处，让办公室主任接待，如主任不在，详细作好记录，报告给办公室主任。

（4）对于接待的每一个客人一定要采用“首问负责制”，即谁接待的客人，谁负责到底，绝对禁止将客人接待后就置之不管，不再过问了。

3、办公用品的保管与领用

办公用品的入库与领用一定要有详细的记录，分部门归类，严格领用制度，该领的领不该领的不领，实领多少，登记多少，严禁少登记或不登记，同时每月要对办公用品进行盘存，与行政助理进行对帐，上报办公室主任，同时监督各部门对办公用品的使用，行政秘书对于任何浪费现象有监督、批评权利，对于严重现象上报办公室主任进行严肃处理。

4、对于公司办公设备的管理

行政秘书对于公司办公设备要进行日常保管与维护，并且有义务将办公设备的正确使用方式告之公司每一位员工，监督其他人员是否正确使用办公设备，并且详细记录每一办公设备的保养时间，协助行政助理对办公设备进行日常保养。

5、负责公司文件的打印、编号、复印、发放。

对于公司各个部门的文件与各种表格或资料，行政秘书负责打印并分门别类的电脑归档，同时按照文件规范下发接收部门，并且作好接收登记，同时将文件移交行政助理处做好文件归档处理。

6、协助领导做好外联工作

协助领导做好外联工作，例如票务、工作餐、饮用水的预定等等。

7、作好公司全体员工考勤登记

详细作好公司全体员工的考勤登记，准确、如实的填写，每月将原始记录上交行政助理进行汇总登记，最后交由办公室主任依据考勤评定工资，考勤表每日9：00收起，严禁代签到及提前签到。

8、维护公司公共区域卫生清洁

行政秘书必须维护公司公共区域的卫生整洁，并有权监督其他员工维护公共区域的清洁。

9、协助办公室主任与行政助理做好本部门的日常工作，同时做好领导交办的其他工作。

（二）行政助理岗位职责

1、负责监督、检查各部门对公司各项批示、决定、决议的贯彻执行情况。

行政助理有权监督、检查各部门贯彻执行公司各项批示、决定、决议的情况，同时有权督促各部门认真贯彻执行，并对于不认真贯彻情况有上报办公室主任并协助其处理权利。

2、负责起草上报总公司的各项文件，由办公室主任审核并呈总经理签字后报送总公司，以

及公司各项行文工作，同时作好各类文件的归档工作。

行政助理负责根据各部门具体上报内容起草分公司上报总公司的文件，交予办公室主任审核，呈总经理签字后报送总公司，同时公司各部门的发文均由行政助理进行起草行文，并作好各类文件的分门别类的归档工作，同时电子文件的消档必须要有办公室主任的签字。

3、办公用品的保管与领用

行政助理负责办公用品的入库登记，核查各部门办公用品的领用情况，每月协同行政秘书在财务人员监督下对办公用品进行盘存，与行政秘书进行对帐，上报办公室主任，同时监督各部门对办公用品的使用，行政助理对于任何浪费现象有监督、批评权利，对于严重现象上报办公室主任进行严肃处理。

4、负责出具每月汇总考勤表格

行政助理每月月底根据行政秘书上交的原始考勤记录，进行每月考勤统计、分析，上报真实的考勤汇总表给办公室主任。

5、负责制定公司规章制度及实施程序与监督各部门对于规章制度的遵守情况

行政助理负责制定公司规章制度与实施程序，并且监督各部门对于各规章制度的遵守情况，行政助理有权将各部门对规章制度的实施情况上报办公室主任，并协助办公室主任对其进行处理。

6、负责组织实施员工培训，考核，并拟订培训纲要。

行政助理负责组织行政办公系统的培训，并监督和考核其他部门的培训情况，编制报表留档，并拟订培训资料。

7、负责公司办公设备的管理

行政助理对于公司办公设备要进行日常保管与维护，并且有义务将办公设备的正确使用方式告之公司每一位员工，监督其他人员是否正确使用办公设备，并且详细记录每一办公设备的保养时间，特别督促电脑设备的日常维护和管理。

8、负责公司固定资产的管理的妥善保管及合理分配使用并登记造册。

行政助理必须对公司所有固定资产负责妥善保管，并合理进行分配、调动，并登记造册，同时重要资产必须单独建档管理。

9、负责公司人力资源招聘、建档及辞职（退）档案的管理。

行政助理负责负责协助办公室主任进行人力资源的招聘、建档，人事档案必须齐全（完整填写的入职表格、各类证件复印件、尤其身份证要看原件、1寸照片、其他调职登记表），做到一人一档，同时任职、调岗、升职记录必须清楚，跟随个人档案调整，同时辞职及辞退人员单独建档，1年以后报办公室主任消档。

10、负责公司车辆的管理

行政助理负责对公司车辆及司机进行管理，所有车辆资料单独建档，并负责交纳各种费用及及时督促司机对车辆进行常规保养，平时派车必须有办公室主任的派车单，一切派车工作围绕业务进行，星期六日任何人不得用车，车辆作为用户参观样板间用途。行政助理对司机必须进行家访，同时车辆下班前一律归回公司，绝对禁止开回家。

11、对公司各类证件、执照的管理

行政助理负责对公司各类证件、执照进行管理，必须有相关登记表格，同时各部门需要各类证件、执照或证件、执照复印件时必须先报请办公室主任批准，同时必须有各部门主管签字方可领用。

12、负责公司钥匙的管理

行政助理必须对公司各类钥匙进行管理，各类钥匙领用明细必须有表可查，同时每类钥匙必须有备用，一定要管理得清清楚楚。

13、员工福利的管理

行政助理必须对员工的个人情况登记造册，同时员工生日礼物的发放与特殊节日礼物的发放都必须要严格登记造册。

14、协助办公室主任与行政秘书做好本部门的日常工作，同时做好领导交办的其他工作。

（三）办公室主任岗位职责

1、协助总经理作好公司日常管理工作。2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、责任：1、2、3、4、5、6、负责总公司领导的各项批示文件的收转及呈办结果的督促，并及时做好汇报工作。负责督促、检查行政部门对公司各项批示、决定、决议的贯彻执行情况。负责组织总经理主持的工作会议，并安排好会务工作。负责公司机要文书、档案及印章管理工作。有权向各部门索取必要的资料和了解情况。对公司决议和总经理批示的贯彻执行情况，有权检查督促。有权催促各部门按时按要求完成公司下达的工作任务。有权按总经理指示，协调各部门之间工作关系。对各部门以公司名义起草的文件有审核和校正权。负责办公用品以及其他固定资产的购买。在得知公司经营、行政管理工作出现异常情况，未及时向总经理反映以造成重大损失负责。对公司行文造成差错，收集整理的资料失真造成的严重后果负责。对机密文件和文书档案管理不善，发生失密、泄密和丢失负责。对总公司领导指示文件传递不及时，或发生丢失、误传现象而影响工作运转负责。对公司印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成的不良后果负责。对因管理疏漏造成的公司固定资产的丢失和严重损坏负责。

第二篇：办公行政系统业务培训主持词

会议主持11月17日下午今天上午进行了三项议程：一传达工作会议精神；三对VI进行了培训；上午大家与会都非常认真，希望下午可以再度保持。为继续保持会场纪律，开会之前请大家将手机调置到振动位置。今天下午会议的议程有二项：一是公文处理培训；二拓展活动，然后合影留念。现在进行第一项，请科长主讲《公文处理》，大家欢迎。下面进行第二项，拓展活动11月18日上午昨天一天，我们进行办公行政系统业务培训，大家与会都非常认真，今天上午各单位进行办公室总结交流工作新经验，探讨研究办公室工作中的新问题及其解决办法，是推动各单位办公室工作不断前进的强大力量。因此，各单位办公室主任汇聚一堂，沟通各自工作新情况，总结交流新经验，很重要，也很有必要，希望今天上午交流发言能更加热烈。今天上午会议的议程有二项：一各单位交流发言；二是作会议总结。首先进行发言的是物业公司；同志们：本次行政系统工作会议传达系统工作会议精神及办公行政系统业务培训，各单位对办公室工作进行了总结交流，并且主任做了会议总结，本次会议的议程已经圆满完成，会议开得很好，内容丰富，形式别样，生动活泼，成果明显，特别是卢主任的讲话，总结了前段工作，指出了目前存在的问题，并对今年后两个月的有关工作提出了指导性意见（对今后的工作作出了部署和安排）。

第三篇：OA办公系统文件办理流程

第三节 发文流程

本节主要介绍学院发文的各种规范化操作，包括发文拟稿、发文审批、文件印发、领导签阅、文件拟办、文件归档、文件分发等几个步骤。

2.1 发文拟稿

发文程序第一步是要进行发文拟稿，可以通过“左边工具栏”——“公文管理”——“发文管理”——“发文拟稿”进行发文拟稿的操作。如图3-1所示。

文字输入区

图3-1

注：如果上述操作后看不到“文字输入区”，出现“请安装OFFICE控件”的提示，请参考说明第一节1.4小节操作即可。

进入法文拟稿后就可以对文件进行拟稿操作，一般来说最好严格按照顺序要求进行填写相应的内容，特别是必须先填写“发文类型”和“模板”选择后再进行其他的操作，否则会造成拟好的文件消失的错误，请特别注意。如图3-2所示。

图3-2 发文类型：两办、教务处、科研设备处选择自己的发文类型，其他部门都选择“其他部门发文”。

模 板：每个发文类型只对应一个的模板，选择即可。

秘密等级：如果为“非密级”就选择“非密级”，也可以不选。但是不选的话任何人都可以到档案管理看到这份文件，而不需要任何审批手续。选择了“非密级”的话必须经过档案室审批才能借阅该份文件。因此最好选择“非密级”。

紧急程度：可以不填，如果紧急或者特级才填写。

发文机关：输入部门名称，注意：部门名称不要加“院”。如“院办公室”就是错误的。主送机关：主送机关就是表示这份文件是给哪个部门看哪个部门就是主送机关，主送机关不能写个人姓名，必须是机构名称。例如你这份文件是主送给“XX院长”的，你就不能直接把院长的姓名写在主送机关上，而应该写“学院领导”。一般来说，主送机关就是公文正文中的抬头，如图3-3所示，学院领导就是主送机关。

图3-3

抄送机关：除了主送机关外还需要抄送的其他单位。没有可以不填。附件名称：填写附件的标题，没有可以不填。

主题词：根据公文主题词表填写文件的主题词，每个词中间空2个格。

发文字号：选择发文字号，然后核对序号是否正确，一般来说，OA系统具有记忆功能。上次如果通过OA系统发了42号文，这次会自动生成43号，请注意核对。

共印几份：可以不填。档案室：必须选择“档案室”。

输入完上述内容后，就可以进行正文部分的排版了。一般来说，OA系统会根据用户前面所输入的内容自动生成文件模板，只需少许改动就可以生成一份规范的公文了。如图3-4所示。

“下载”按钮：可以把拟稿的文稿下载到电脑指定位置。

查询设置：设置文件归档后有权查阅该文件的用户范围。不选即默认为全体用户。

图3-4 注意：在输入正文和调整文件内容的时候，必须只能保留这一个窗口。例如当你拟稿的时候如有人用网络寻呼你，千万不能选择“回复”按钮，否则，所有的拟稿内容都要重新输入。如果拟稿中途实在有重要事情要用OA系统进行其他操作，也应该点击上方的“暂存”按钮，保存成功后再进行其他的操作。如果要再次编辑该文件，可以在OA系统首页的“待批事项”里打开文件进行编辑。如图3-5所示。

图3-5

文件拟稿完毕后点击“转部门领导”按钮转部门领导审批。如图3-6所示。

图3-6 选择提交领导后，可以在“办理提示”栏输入需要注意的问题。单击“确定”按钮。

2.2 部门领导审批

当拟稿人选择好部门领导点击“部门领导审批”后，发文程序进入“部门领导审批程序”。部门领导会在首页弹出该文件办理提示窗口，同时在“待批事项”里显示该文件名称。如图3-7所示。

单击文件名称就可以进入审批程序了，进入审批程序后应该对文件的各项内容进行仔细的校对检查，然后填写办理意见，最后选择相应当办理流程。如图3-8所示。

图3-8

图3-7 在看完文件的各项内容后并作出相应修改后（可以修改包括文号、标题、主送机关、主题词、正文、日期等各项内容），可以根据需要作出三种选择，如上图所示：“退回修改”、“转印发”、“删除”操作：

退回修改：如果拟稿人所拟稿件存在多处错误，没有达到发文要求，可以选择“退回修改”，把文件返回给拟稿人修改，修改好后再次提交。退回的文件会出现在拟稿人首页的“待批事项”内。转印发：如果文件没有什么错误达到发文要求，同意印发文件可以单击“转印发”，然后选取一个“印发人”，单击确定。如下图所示：

删除：如果文件不需要印发了，也无需再退回拟稿人，可以点击“删除”按钮删除该文件。打印：可以把文件的正文部分打印出来校对。

印发前，部门领导可以对文件各项内容进行修改，每次修改都会在OA系统中留下“修改痕迹”，可以进行修改前后的对比，如果不需要看修改痕迹，可以选择“隐藏痕迹”按钮，如下图所示：

图3-10

图3-9 2.3 印发文件

当部门领导审批同意转印发后，指定印发文件的用户便可以收到系统办理提示的寻呼并在首页的“待批事项”中显示文件的名称。如图3-7所示。

注意：印发文件的用户无权更改任何文件内容的信息。所以上一步部门领导审批的操作务必检查校对好文件。印发文件这一步骤是整个发问流程中最复杂的一步操作。因此建议各部门指定一名专人负责此项操作，以免出错。印发文件操作之前必须搞清楚文件印发的几个类型：

1、发文需要院领导签阅意见

2、发文需要其他中层部门领导签阅

3、发文属于部门内部事务，不再需要任何人签阅

4、发文只需要部分人阅读知晓该文件，但是不需要他人签意见 单击首页“待批事项”中的文件名后，以上4种类型的操作分别如下：

（1）需要院领导签约意见的发文选择“转院领导意见”，根据学院公文处理规定，单击“转院领导意见”后文件发送到院办，院办根据文件内容转院领导签署意见。如图3-11所示。

图3-11（2）发文只需要其他中层干部或其他部门人员签阅意见可以单击“其他部门阅办”，然后在弹出的对话框中选择需要签阅该文件的用户的姓名，同时还可以填写“办理提示”（也可以不填写），最后单击确定按钮提交。注意：不能在该对话框中选择提交给院领导。如图3-12所示。

图3-12 当单击确定按钮提交后，文件就会提交到所选用户的系统中，当所选用户看完文件或已经签署意见后，印发文件的用户可以通过“部门阅办情况”查看你所提交用户签署的意见。如图3-13所示。注意：一般情况下要等所有需要签阅意见的其他用户都签阅意见后才能点击“完成归档”，如果提前点击“完成归档”，那其他用户就不能再签署意见了。

图3-13

当提交的所有用户都阅办完以后，点击“完成归档”进行存档。存档以后的文件可以在个人的“发文管理”中查阅、打印，也可以在“档案管理”中查阅、打印。

（3）发文是属于部门内部的日常事务，无需其他部门和院领导签阅意见。这时可以直接完成归档操作，单击“完成归档”。如图3-14所示。

图3-14(4)分发文件：发文需要他人阅读知晓该文件，但是不需要他人签意见，只是阅读的过程，这就是分发。分发文件在印发文件过程点击“完成归档”（上述第三点的操作）归档后，弹出的对话框中单击“分发”，选择分发范围，单击确定。如图3-15所示。分发文件不会影响文件的存档过程。

图3-15 注意：即使文件已经存档，如果发现还需要其他人阅读该文件，也可以在“左边工具栏”——“公文管理”——“发文管理”中选择该文件打开，然后选择上方的“内部分发”，选择分发范围即可。如图3-16所示。

以上是发文的基本操作流程，也是行政部门常用的操作流程。下面介绍下办公室拟办和院领导签阅意见的操作。

图3-16

2.4 办公室意见

如果部分发文时选择了“转院领导意见”提交后，文件即转到院办办理，院办根据文件内容单击上方的“转学院领导”，选择一名领导后提交即可。如果文件不符合要求，或者没有办理的必要性也可以选择上方的“退回”按钮，把文件退回到“文件印发”的流程重新办理。

2.4 学院领导意见

院办公室提交文件后转到学院领导办理，院领导阅读文件签署意见后单击“转办公室拟办”提交即可。也可以点击“打印”把文件输出。

2.5 办公室拟办

办公室接到院领导签阅意见后开始拟办领导意见，在窗口上方选择“部门拟办”，选择拟办部门名称后单击“拟办确定”即可。

2.6 各部门办理文件

各部门中层干部如果接到院办拟办的文件，可以查阅文件后签署意见，并单击“拟办完成”即可。注意：如果拟办完成不能点击的时候才能点击“最后归档”按钮。

2.7 查阅文件

如果用户想查阅学院各部门的发文，可以到“左边工具栏”——公文管理——档案管理中选择文件的分类进行借阅查询。

第四篇：OA行政办公系统用户操作手册全解

OA办公系统用户操作手册

一、前言

为充分发挥信息化平台作用，提高工作效率，学校启用了新行政办公系统（OA），将公文处理、表单审批、学校通知公告等业务模块部署到电子系统上，方便各部门对工作进行信息化、规范化管理。本手册是学校行政办公系统软件（OA系统）的用户使用手册，主要是为指导用户使用本产品而编写的。希望本手册能够帮助您在短时间内对 OA系统有一个概括的了解，让您亲身体验到它所带来的方便与快捷。

二、登录系统

OA行政办公系统为网络版，登录形式简单方便，只需在浏览器中输入服务器地址，即可访问系统。目前学校OA行政办公系统服务器支持内网、外网访问，无论在学校还是在校外，只要可以上网，即可通过浏览器登录办公系统进行工作处理。同时OA行政办公系统配备有手机客户端，通过下载安装手机客户端，亦可登录学校行政办公系统处理工作。登录系统入口如下：

学校官网行政办公系统入口；

服务器内网地址：http:// 192.168.168.104:5007； 服务器外网地址：http://58.47.177.160:5006； 手机客户端服务器地址：58.47.177.160:5005。登录页面如下：

各用户的登录帐号详见通知，初始密码为123456，首次登录系统，请修改个人密码，防止他人盗用。

三、系统首页

1.个人空间

个人空间用于展现与个人工作紧密相关的信息，如待办工作、表单审批、跟踪事项、我的模板、日程事件、我的计划、常用文档等。用户个人可自行配置，预置的个人空间如图所示：

个人空间的管理：若单位管理员设定用户可以自定义个人空间，则用户自身可对个人空间的管理，进入【个人事务】--【空间栏目】，同样可以设置布局，并进行栏目设置。如图，用户设置个人空间：

四、功能模块介绍

1.公文管理

本节详细介绍公文应用部分的具体操作：【发文管理】、【收文管理】、【公文查询】功能操作。

 公文处理：第一步：点开待办列表，选择要处理的公文，进入处理界面：

 发文管理：用于完成发文件笺的拟文、审核、审批（或会签）、签发、复核、封发和归档的处理过程，形成公文单与正式公文。所有这些处理节点的名称和权限，用户均可自行定义，由此保证了系统的灵活性。同时提供公文的催办、督办等操作，保证公文流转的严肃性。发文管理首页如下图：

功能键：

【拟文】具有发文拟文权的用户才显示【拟文】按钮，进行公文文稿的起草。【已发】列表显示已经发送出去的公文。

【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。

【在办】列表显示【暂存待办】过的公文。【已办】列表显示当前节点已经办理完毕的公文。拟文操作步骤：

 第一步:点击【调用模板】，选好模版之后点击确定，直接调用公文发文流程模板。如下图：

 第二步：填写发文单。根据设置的文单信息进行填写，如文件标题等信息。送往单位可以自行选择。

 第三步：书写公文内容。点击【正文】，系统支持word、excel、wps等格式，也可以点击左上角【文件F】，直接选择打开本地文件，或者可以直接在编辑页面编辑内容，编辑完成，点击菜单栏“绿色箭头”，保存退出。如下图编辑正文：

 第四步：按实际需要增加附言和附件。点击【发送】，即可发送到下一个节点的人员。

 收文管理：用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记，以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自定义。收文管理首页如下图：

【收文管理】页面下各功能键说明如下：

【待登记】对公文进行登记，可以通过【登记纸质公文】来进行公文登记。【待发】暂时不想发送的公文被保存在这个列表中。【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中。

【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。

【在办】列表显示【暂存待办】后的公文。

【已办】已经办理了公文操作的文件保留在这个列表中。

操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，进入收文管理界面， 第一步：登记。点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，通过待登记公文列表，选择公文，点击【登记】，按以下步骤进行公文登记。

 第二步：收文处理：文件登记发送后，下一个进行公文办理的人员会收到公文的提示信息，在系统的首页的【待办事项】中显示该公文。办理人员可以直接点击打开进行办理，同时在公文管理中【收文管理】的待办事项中也列出了所有要办理的公文。办理者可以对文件内容以手写批注，手写批注等方式进行文件的批阅，批示等操作。

2.会议管理

会议是针对某些议题进行讨论、研究和解决的过程，起到沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学决策的目的。会议管理将会议通知，召开过程以及会议纪要集合在一起，规范了工作，协同提升了工作效率。会议管理涵盖了视频会议，会议纪要，登记会议室，会议室使用统计等功能，达到灵动管理，高效工作之目的。

功能菜单：包括【会议安排】、【待开会议】、【已开会议】、【会议资源】四个子菜单。会议室申请操作步骤：点击菜单【会议管理】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

 第一步:申请会议室,点击【会议资源】-【申请会议室】页签，打开会议室申请页面；

 第二步：点击“会议室”输入框，弹出会议室选择窗口，鼠标拖动选择空闲区域，如图：

 第三步：会议室选择窗口点击【确定】按钮，选择的会议室和对应的时间会自动录入会议室申请信息，如图：

 第四步：点击确定完成会议室申请操作。待会议室审核员审核通过后，即可使用。

新建会议操作步骤：点击菜单【会议管理】-【会议安排】，点击新建会议，进入新建会议页面，填写相关会议信息，点发送即可。如下图：

3.文化建设

文化建设模块是单位内文化建设的发布平台，也是学校内部员工交流沟通的平台。如学校发布公告、通知，值班安排，校历、作息时间表等。

操作说明：点击页签【单位空间】进入通知公告页面，或者点击菜单【文化建设】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。公告类型、公告管理员和公告审核员由管理员设定，管理员可对该类型的公告进行归档、删除、置顶、设置精华贴等操作，并可将该类型的发布权授予其他普通用户。普通用户可以查看单位空间各模块内容，被授权的用户具有发布信息的权限。

发布通知公告操作步骤：

 第一步：点击横向菜单【文化建设】，选择【公告】下的【单位公告】或【部门公告】。

 第二步：选择一个公告板块，点该板块下面的【发布公告】按钮。 第三步：点击【新建】按钮，编辑通知标题、发布范围、公告格式等内容。

 第四步：点击发布，发布通知。

4.文档中心

文档中心应用于单位、个人管理文档、公文及其他模块的归档信息和历史公文的查询，支持自定义文档库，提供文档推送到单位、个人的学习区及文档中心等功能。文档中心包括【我的文档】、【单位文档】。

我的文档：存储个人的文档，提供文档的新建、修改、移动、查询等操作；支持文档发送到个人空间，支持转发协同和邮件。

新建文档夹的操作步骤：

 第一步：单击【新建—文档夹】，弹出新建文档夹的窗口，输入文档夹名称。 第二步：单击【确定】，在我的文档中显示新建的文档夹。新建文档的操作步骤：

 第一步：单击【新建】，出现下拉菜单，选择要新增的文档类型。 第二步：进入文档编辑界面，填写名称、高级属性、编辑正文，上传本地文件及关联文档，保存退出。

 第三步：编辑要修改的文档，进行修改，保存。上传文件的操作步骤 ：

 第一步：点击【上传文件】，弹出上传本地文件对话框。 第二步：点击【浏览】，选择本地要上传的文件，确定。

单位文档：单位文档主要用于学校各部门存储各自的文档，由学校的单位文档库管理员管理及向下授权；单位文档也可以在文档库管理中共享给其他单位。新建文档、上传文件等操作与我的文档中相应操作类似。

查看历史公文步骤：点击菜单【文档中心】-【单位文档】，进入文档中心，选择单位文档，查看相应的历史公文。如下图：

5.协同工作

协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理,协同工作一般用来进行非公文类业务的处理，如：表单审批、需其他部门配合处理的工作、部门工作计划、工作总结汇报等。

功能菜单：包括【新建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办事项】、【已办事项】、【督办事项】子菜单。

操作步骤：点击菜单【协同工作】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

【新建事项】 ：以调用模板方式或自建流程方式来发起一项跨组织的协同工作。选择【协同工作】【新建事项】，进入新建事项界面；或者通过左侧快捷键【新建】【新建协同】进入新建事项页面，如图所示：

 新建事项中的具体操作：（以自建流程方式新建协同的具体操作）

 第一步：依数据项的说明，在新建事项界面，填写协同标题、正文信息等。 第二步：建立流程，点击流程输入框中的<点击新建流程>，在弹出的选人界面，选择接收人员。

在下拉框中显示系统设置的所有组织结构，有部门、组、岗位、外部人员、关联人员五个选项卡显示对应的信息；左边区域罗列该组织的所有人员；右边区域是选定需要在协同流程中执行的人。鼠标点击左边区域，选择部门，根据选定的组织人员，选择人员，按【→】，选定到执行人区域。如果直接选择右边的【→】，表示整个部门被选定；按【↑】【↓】进行已选项顺序的调整。根据工作的具体情况选择【并发】、【串发】。

1、并发：发起人发起流程后，各节点同时收到信息。

2、串发：发起人发起流程，流程中每个节点依次处理（上一节点处理完毕后，下一节点才能收到）。

流程中如有需要调整的地方，可选中某个流程节点进行修改，如【增加节点】：可以在当前节点后面增加一个或多个节点，也可以在会聚节点后面再增加新节点，可增加空节点。【删除节点】：可以删除选中的节点。【替换节点】：可以重新选择该节点人员或部门。【节点属性】：可以对选中的节点权限进行修改。修改完成后，按【确定】按钮，确认流程后，自动退出该页面，回到【新建协同】操作页面，同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。

 第三步：根据工作情况，可以将该事项选择预归档，选定预归档的目录，协同发送后，该协同会自动归档到预归档目录里。

 第四步：根据工作需要，设定其他数据信息，设置流程期限、提前提醒、关联项目、高级数据项设置等。

 第五步：点击【发送】，所建立好的协同事项进行处理发送，页面自动跳转到已发事项下，发送后的协同显示在已发事项列表页面中。 以调用模板方式新建协同的具体操作：

用户新建协同时，可以直接调用已经建立好的系统预置的模板和个人建立的模板。其中，系统模板是公用的模板，由单位管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实现规范化管理；个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加易用性。

第一步：在【新建事项】页面，点击【调用模板】，弹出调用模板网页对话框。

第二步：在左边列表中选择模板，如选择表单模板中类别下的行政审批【公务接待清单】，点击【确定】按钮。

 第三步：选择的模板将显示在新建事项中，包括标题信息、流程信息。 第四步：用户可以根据需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等数据项。

 第五步：点击【发送】，所建立好的协同事项进行处理发送。发送之后该协同显示在已发事项列表中。

已发事项：系统列出当前用户所有已经发出的协同事项，可以实时查看协同处理情况及处理人员意见，可以给未处理人员发送催办消息；还可以对已发协同进行转发、归档、撤销流程、重复发起、删除等操作。

待发事项：存放新建协同事项过程中【保存待发】、或被处理人【回退】、【撤销】、【指定回退】的协同事项。用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看、编辑、发送、删除等操作；也可将该事项以协同或邮件的形式转发给相关的人员。待办事项：主要是查看、处理待办协同事项，以及通过关键字对待办事项进行查询。用户可以对接收到的协同进行流程查看，可以进行转发、加签、知会等处理操作，并可以对其他处理人的意见进行回复。

已办事项：支持用户对已经处理的协同事项处理情况进行查看，也可对该事项进行转发、归档、取回、跟踪、删除等操作。

督办事项：督办是保证政府、机关、事业单位政令畅通，各项决策贯彻落实，完善工作秩序，改进工作作风的一项重要工作。通过督办，可以使各项工作责任到人，做到事事有人承办、有人负责，避免推诿扯皮，提高工作效率。协同督办由协同发起人设置督办人员，可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员，可以更换处理人员或处理流程，并查看处理情况。

6.计划日程

计划日程：计划日程用于制定工作计划、工作任务、安排工作事件。计划管理的目的在于和领导与同事之间，明确目标达成共识，有步骤可检查地去完成各阶段的任务。日程事件不仅对个人时间做有效管理，也是为了和其它同事达成协调的需要。功能菜单：包括【时间视图】、【工作计划】、【日程事件】子菜单。 【时间视图】：时间视图可以直观地看出时间的具体安排情况，可以从日视图、周视图、月视图分别看出某一天、某一周以及某一月的时间安排情况。 【工作计划】：用于建立个人目标计划、查看他人报送给“我”的计划以及进行表单计划的查询和统计，包括【我的计划】、【他人计划】两个页签。 【日程事件】：用于安排日常的工作事项。可以建立个人的、安排他人的，或委派事件给他人。系统是从起止时间、重要程度、优先级、工作类型等几个纬度帮助用户提升时间管理能力。

同时，通过事件的公开属性，使相关成员知晓该事件，达到信息沟通与协作的效果，避免时间安排上的撞车。包括【个人事件】、【共享事件】、【事件视图】、【统计】四个页签。

操作步骤：点击菜单【计划日程】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

五、系统设置

菜单设置：设置系统菜单栏菜单显示、菜单顺序等。如图：

个人事务：用于对个人信息、日常事务进行管理，包括对个人登录密码修改、消息提醒设置、系统菜单导航设置等功能。功能菜单：包括【应用设置】、【关联应用设置】、【栏目设置】、【首页设置】、【个人设置】等五个子功能模块。如下图：

六、支持与服务

各用户如在系统使用操作过程中遇到问题，可以同事之间相互请教指导或联系系统管理员协助解决。

第五篇：办公行政管理制度

第一章 总 则

第一条 为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。

第二条 总公司办公室负责本制度的组织管理监督。

第二章 经理办公会议

第三条 总公司经理办公会议分为管理工作会和业务工作汇报会。

第四条 每月第一、二、四周的周一上午8：40分召开管理工作会议，由总经理（或指定其他总公司领导）主持，总公司其他领导及各管理部门正副职总经理（主任）参加，必要时指定人员列席。主要研究公司重大事项，如经营战略、重大经营决策、重要规章制度；决定重大投资或贸易项目、重要对外关系、主要工作部署以及需要经理办公会议讨论研究的其它事项。

第五条 每月第三周周一上午8：40分召开业务工作汇报会，由总经理（或指定副总经理）主持，总公司其他领导、各部门、各专业公司负责人参加，必要时指定人员列席。业务工作汇报内容包括：组织机构建设情况、职工思想状况和具体业绩、业务发展情况等。汇报单位应于会前认真准备，届时全面汇报。

第六条 各部门及各专业公司需要提请经理办公会研究的事项，应在会议召开的上周五前以书面形式提出并附背景说明，送办公室汇总筛选后，报总经理确定会议议题。议题确定后，由办公室通知有关部门做好会前准备（包括会议材料等）。

第七条 经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，总经理有最终集中决策及决定权。

第八条 办公室指定专人作好经理办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。办公室对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。

第九条 总公司领导会议由总经理主持，总公司其他领导参加，不定期召开，必要时由办公室主任负责记录和督促会议议决事项的协调落实。

第三章 公文处理

第十条 各部门原则上不得以部门名义对公司系统外的单位制发正式文件。

第十一条 凡以总公司名义发出的公文、函件及用总公司印章的，办公室对内容和文字有权审核，并负有把关责任。

第十二条 办公室负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作。

第十三条 办公室负责制定总公司保密工作条例并指导全系统的保密工作。

第四章 内部呈批

第十四条 总公司各部门、各专业公司、子公司等以书面形式向总公司领导汇报工作或请求批准有关事项，须使用呈批件。

第十五条 总公司各部门的呈批件，由该部门直送分管领导，领导签批后直接退该部门办理。属于分管领导权限之外的，必须交由办公室呈报总经理阅批，批后经分管领导阅后退呈报部门或根据领导批示处理。

第十六条 专业公司、子公司的呈批件，按呈报内容自行送交相关管理部门或分管领导。需报总经理审批的，应交由办公室负责呈送，批后按领导批示处理。

第十七条 呈批件由总公司领导签批后，原件交办公室归档存查，呈报单位必要时可留复印件。

第十八条 办理呈批件必须打印，按规定填写，规范用表，由承办人及呈报单位负责人签字；如有附件应齐全有效。一般应一事一呈。需要一事多批的，第二次呈报时应附上次批示意见。

第十九条 承办部门要认真负责，收、交、转、送要做到快速、准确、交接手续齐备，应建立收发文和交接制度，指定专人负责登记和存档。

第二十条 各部门及各专业公司应指定一名正式职工作为联络员，负责联络工作。包括签领文件、接听通知并向本单位领导及人员传达、报迭呈批件及其他相关事务。

第五章 印章使用

第二十一条 凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件，须经法规室审核，报总经理签批后用印。

第二十二条 涉及总公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由办公室秘书处审核，经分管领导签批后用印。

第二十三条 除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由办公室主任批准后用印。

第六章 机要文书

第二十四条 机要室主要负责总公司文件和有关材料的打印。打印内容须经办公室主任（或分管领导）审核签字。

第二十五条 各单位需制发的业务公文、函件及其他材料等均应自行打印。

第二十六条 办理复印、传真等应填写“机要室业务申请单”，经部门负责人签字后，送机要室办理。每季未由办公室统计费用后转财务本部，计入部门费用。

第二十七条 一般业务性外发传真由部门负责人签字；重要传真件外发由总公司分管领导签字。

第二十八条 收到传真件应及时通知收件人签字领取。

第二十九条 各部门及个人的邮件自行发送或领取，属于总公司领导的，办公室负责办理。

第七章接 待

第三十条 凡客人来访的，登记后由被访单位派人接见并引入。

第三十一条 总公司领导的客人来访由办公室接待员负责接待，其他来访客人由被访单位自行安排接待。

第三十二条 业务谈判需用会议室或谈判间，应提前与办公室联系，由接待员负责安排。

第八章 其 他

第三十三条 处以上干部每隔周六上午8:30——11:30应到公司集体议事。临时有事或有病的，须向总公司分管领导请假。

第三十四条 总公司各部门、各专业公司正副职以上（含）领导每日应于晚六时下班、临时有事的，须向总公司分管领导请假。

第九章 附 则

第三十五条 本制度由总公司办公室负责解释。

第三十六条 各专业公司、子公司在贯彻执行本制度的同时，可根据实际情况，制定实施细则。