行政办公综合管理办法

行政办公综合管理办法

第一章

总

则

第一条

为加强公司治理，规范公司行政办公及综合管理秩序，做好来宾接待管理、员工言行规范、钥匙管理及卫生管理工作，制定本办法。

第二条

本办法适用于公司及其分、子公司。

第二章

来宾接待管理

第三条

做好来宾接待管理工作利于树立公司良好形象，展示公司精神面貌，改善公司内外环境，争取各届支持合作。来宾接待管理工作包括：主要任务、基本原则、程序规范、有关要求等。

第四条

主要任务有：

（一）安排客户实地考察、调研交流等活动。

（二）安排业务合伙人的业务交流、意向签约等活动。

（三）安排有关企业的业务合作、意向签约等活动。

（四）公司重要会议的会务工作。

（五）协助公司公关工作。

第五条

基本原则是：

（一）坚持顾全大局原则。

强化公关意识，加大工作力度，注重公司形象，提高公司声誉。

（二）坚持规范化、标准化原则。

按制度和程序办事，克服随意性，既使用通俗易懂的有效沟通方式，又注重公司形象、礼仪和程序性，做到有礼有节、规范标准。

（三）坚持厉行节约、量力而行原则。

应根据来宾身份、人数和目的，确定公司陪同人员数量和招待物品配置，既要热情周到，又不能铺张浪费。

（四）坚持对口接待原则。

综合事务部负责保障一般性接待工作，重要接待任务和其他部门联系的接待任务，由相应领导和部门对口接待，综合事务部予以配合。

第六条

程序规范包括：

（一）日常接待工作程序

1、接待前的准备工作有：

（1）了解和熟悉来宾基本情况。

（2）制订和落实接待计划，商定活动日程。

（3）做好其他细节工作。

2、接待中的服务工作有：

（1）安排专人迎接来宾。

（2）引导来宾进入接待房间。

（3）安排领导与来宾见面会谈。

（4）按照领导要求组织相关工作。

（5）按照领导要求安排就餐、送行等。

3、接待后的收尾工作有：

（1）诚恳征求来宾对接待工作的意见，并询问有无需要接待人员办理的事项。

（2）请示领导是否安排电话、登门等回访。

（二）日常接待工作规范

1、接打电话时，要使用文明语言，如“您好”、“请问贵姓”、“您找哪位”、“请稍候”、“谢谢”等礼貌用语。

2、打电话之前，要准备好记录用纸、笔或其他所需文件资料，不能等电话接通后再去找上述物品，让对方拿着听筒等候。

3、当来宾到访时，应热情迎接，主动引导来宾参观或到会议室交谈，要防止出现让来宾长久等候无人过问的情况。如本人有事离开工作岗位，应将办公桌上的文件资料保管好，以免泄密或丢失。

4、宴请来宾时，应根据宴请性质和规模不同，分为工作餐、聚餐和宴会，并根据来宾身份，确定不同人员陪同，按标准执行。

第七条

有关要求：

（一）周密计划、顺畅高效。

根据领导意图及来宾要求，认真设计流程图、日程表，做到严谨细致、安全圆满。

（二）严守规定、严格标准。

授权范围以外，任何人不得擅自向来宾做出任何决定和承诺，未经领导批准，私自安排的宴请等接待费用，一律不予报销。

（三）注重形象、展示风貌。

着装整洁大方，谈吐风趣幽默，举止优雅得体，服务热情周到，以展示公司的良好形象和精神风貌。

（四）定期培训、提升素质。

公司定期组织全体员工进行相关培训，熟悉接待常识，掌握礼仪规范，了解风土民情，提高能力素质。

第三章

员工言行规范

第八条

员工个人形象是公司整体形象的重要组成部分，每个员工的言行都是公司形象的反映与体现。热情礼貌的言行不仅体现出公司员工的综合素质，更体现出公司深厚的文化底蕴。员工言行规范主要包括：言谈规范、介绍规范、握手规范、名片使用、引导客人规范、吸烟规范、电梯使用规范等。

第九条

言谈规范应做到：

（一）恰当称呼他人。

在社交场合，无论新朋友还是老朋友，都应称呼对方姓氏加头衔或职称，这是对他人最基本的尊重。

（二）使用礼貌用语。

在受到对方赞扬或帮助时应当表示感谢；在打扰或妨碍别人时，应表示歉意；在指称陌生的第三者时，应使用“那位先生”、“那位女士”等称呼。

（三）适时寒暄问候。

正式交谈前的寒暄问候是展开话题的重要手段。寒暄问候时应选取大家共同感兴趣的话题，避免涉及个人隐私或敏感话题。

（四）注重交谈礼仪。

态度诚恳、语言亲切，不要插入、打断、讽刺、模仿他人说话；语气平和、语调平稳，不要言语过激或玩笑过分；掌握分寸、注意忌讳，切记交谈六不问（年龄、婚姻、住址、收入、经历、信仰）。

第十条

介绍规范应做到：

（一）介绍时，应将被介绍人的姓名、单位、职务、职称等介绍清楚，如“某某经理，这位是某某公司某某部经理某某先生”。

（二）介绍时，应先将职位低者介绍给职位高者，先将主人介绍给客人，先将男士介绍给女士。

（三）介绍时，应将手心向上、五指并拢，指向被介绍者。

第十一条

握手规范应做到：

（一）初次见面握手时，不应握满全手，仅握手指部位即可。

（二）握手时，伸出右手，上身直立微向前倾，目光平视对方，点头致意。

（三）握手力度应适中，力度太轻给人感觉无诚意，太重给人感觉过于鲁莽。

（四）握手时间一般在3秒钟以内，握一两下即可。

（五）如戴有手套，一定要脱掉手套再与对方握手。

（六）通常由年长者、职位高者、上级先伸手发出握手信号，年轻者、职位低者、下级再伸出手与之呼应。

（七）平级男士和女士之间，一定要女士先伸出手，男士再握其手。

（八）握手时切忌抢握，或者交叉相握。

第十二条

名片使用应做到：

（一）与他人交换名片时，应双手递上，身体微向前躬，手臂高度略与胸齐，并使用规范用语：“我叫××，这是我的名片”。

（二）若想得到对方名片，可使用的规范用语为：“如果您方便，请留张名片给我”。

（三）接受名片时，双手接过对方名片仔细看一遍，细心收好，切忌随意丢放。

（四）若发现名片上有不认识的字或不理解的内容，应虚心求教，避免引起误会。

第十三条

引导客人规范应做到：

（一）引导途中，引导者应走在客人侧前方，若被引导的是一群人，引导者应灵活处理，一般应在最前面的人的侧前方。

（二）指引方向时，右臂伸出，小臂与上臂略成直角，掌心向上，拇指微向内屈，四指并拢伸直，指向所去方向。

（三）上楼梯时，引导者应走在客人后面。

（四）下楼梯时，引导者应走在客人前面。

（五）若有我方人员不认识的客人来访，引导者应相互介绍，顺序一般是先介绍我方人员给客人，再介绍客人给我方人员。

第十四条

吸烟规范应做到：

（一）工作时间不能在公共办公区内吸烟，可以到总裁室、事业发展部办公室或楼前等地方吸烟。

（二）若有访客欲吸烟，在征得对方同意后，可到总裁室、事业发展部办公室吸烟。

（三）在公共活动场合不宜吸烟，若要吸烟，先看有无禁烟警示及烟缸等，再考虑是否吸烟。

第十五条

电梯使用规范应做到：

（一）进入电梯时，让客人或领导先入，如果人较多，应注意用手按住电梯按钮以使所有人顺利进入。

（二）在电梯内尽量站成凹形，以方便后入者。

（三）电梯内空间较小，一般不宜交谈。

（四）出电梯时，应让客人或领导先行，若自己站在门口而同行者

又较多，则应先出电梯，按住电梯按钮，等候他人出来。

（五）不得在电梯内丢放垃圾。

第四章

钥匙管理

第十六条

公司钥匙由综合事务部统一管理、配制，各子公司和各部门钥匙由各子公司和各部门负责人指定专人保管。

第十七条

公司门禁外安全锁钥匙配制若干把，由公司领导和指定的专人保管。

第十八条

档案柜钥匙由各部门指定专人保管，不得随意配制或借给他人使用，否则负连带赔偿责任。

第十九条

各部门办公区内钥匙由各部门指定专人保管。

第二十条

各工位的抽屉钥匙由所在工位人员负责保管。

第二十一条

各工位的抽屉备用钥匙由综合事务部统一保管，以备急需。

第二十二条

钥匙保管人应遵守以下规定，否则公司所受损失由保管人负赔偿责任，并视情节轻重给予处罚：

（一）离职时应将公司钥匙交回综合事务部。

（二）钥匙遗失时，应立即报告所在部门负责人。

（三）未经综合事务部负责人同意，不得随意配制钥匙。

（四）不得随意把钥匙借给外人使用。

第五章

卫生管理

第二十三条

舒适、优美、整洁的工作环境，可以展示公司良好形象，激发员工工作活力，不断提升工作质量。卫生管理工作主要包括：

卫生标准、个人工位卫生、公共卫生维护、卫生区域划分等。

第二十四条

卫生标准是：

（一）门窗(玻璃、窗台、窗棂、窗帘)上无浮尘，地面无污物、污水、浮土。

（二）四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘。

（三）水杯、文件夹、文件柜等桌面物品摆放整齐，办公桌上无浮尘，椅子摆放到位，个人隔断干净整洁。

（四）个人柜、公用柜内外无浮尘、污迹，柜内物品排列整齐、无灰尘，柜顶及表面保持洁净、无灰尘、无污迹。

（五）电脑、打印机等设备保养良好，摆放端正，无灰尘、浮土。

（六）办公室墙面、地面清洁干净，无杂物、无异味。

第二十五条

个人工位卫生应做到：

（一）员工上班前5分钟打扫个人工位卫生，整理文件及物品，保持办公桌及桌面、个人柜物品整洁整齐。

（二）个人物品、办公桌椅、文件柜、更衣柜等卫生由个人负责。

（三）离开个人工位时，应将座椅复位放好，桌面物品摆放整齐，下班时关闭电脑等电源插座。

（四）公司保密文件或资料应及时入柜保管，不得长时间放置在办公桌上。

（五）公司墙壁不得悬挂、张贴个人物品。

第二十六条

公共卫生维护应做到：

（一）注意保持地面、墙面及公共区域环境卫生，保持办公环境干

净整洁，不得乱丢垃圾，不得随地吐痰，不得胡乱张贴。

（二）保持室内空气清新，不得在公共区域内抽烟、脱鞋、吃有异味的食物等。

（三）使用会议室人员要爱护会议室设施，保持会议室整洁，结束使用后要把座椅复归原位、摆放整齐，及时清理使用产生的垃圾，关闭电脑、投影、照明、空调等电器。

（四）上班前各区域负责部门应把开水烧好。

（五）不能乱倒茶水，不要把水洒到桌面和地面上。

（六）垃圾桶必须套上垃圾袋使用，并及时倾倒。

（七）抹布使用后必须清洗干净、叠好归位，笤帚、簸箕、吸尘器等器具用后复位。

（八）每日最后离开公司的人员，负责检查电源、电脑、照明、空调等是否关闭，关好窗户，锁好大门。

（九）办公区内摆放的绿植由综合事务部每周进行一次修剪、浇水、清洁等日常维护。

（十）地毯清洗由综合事务部每季度安排一次，各部门留人配合。

第二十七条

卫生区域划分：

（一）各部门负责的卫生区域每日上班前打扫一次，并倾倒垃圾，空工位由同一部门人员负责打扫。

（二）每周五下午，公司组织一次大扫除，全员参加。

（三）区域划分情况：

负责部门

卫

生

区

域

战略企划部

战略企划部办公室

事业发展部

事业发展部办公区

综合事务部

会议室、前台、会客处、综合事务部办公区

团队建设部

事业发展部办公室、团队建设部办公区

科技信息部

科技信息部办公室

财务中心

总裁办公室、财务中心办公室

第五章

附

则

第二十八条

本办法的制定、修改、解释由综合事务部负责。

第二十九条

本办法自发布之日起执行。