会议工作细节审核一览表5篇

第一篇：会议工作细节审核一览表

公司年会流程和预算介绍

年末是年会的高峰期，各行各业，大大小小的公司都在召开年会，北京鼎涛阳光会议公司针对多年的年会举办经验，介绍一些年会的预算和流程。

企业年会有各种不同的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大会，所以在计划之前需要明确职责任务，不同的会议需要不同的环境，召开企业年会要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。

通常而言，年会预算包括以下几个方面：

1、交通费用

交通费用可以细分为：

(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为：

(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

(4)、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

(6)、其他——点心、水果及调制色酒

5、视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

●设备本身的租赁费用，通常按天计算

●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

6、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

7、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

第二篇：会议细节

会议细节

一．会前：

1．人员分配：会议中每个人都有自己的临时岗位及职责，主要分：场内布置、物资购置、会议资料、客户接待、礼仪团队等；

2．会场布置：按照会议的形式布置会场，如招商型、会议型、年会型等，根

据会场提前半天到一天的时间布置好会场，注意凳子的摆放，以方便走动； 在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

3．物资购置：提前一天到一天半的时间准备好现场所需物品，如袋子、纸、笔、水、零食类、礼品、现场布置所需用品（有特殊客人时需要加些特殊 布置）；

4．考虑会议是否需要安排住宿、吃饭，如需要则提前3天安排好酒店、饭店；

5.会议资料：会议所需资料需提前一天务必到位，如需装袋则提前半天装好；

6.专人负责机场、车站的礼仪、接站、攻关等服务；

7、礼仪团队：提前一周预约好礼仪团队，并签订合作协议；

二．会中

1．接待礼仪：礼仪人员岗位分配，电梯口、会议室门口、引位人员、礼品等；颁奖形式的一定要注意，如果多位颁奖嘉宾时，礼仪及时把奖项拿到颁奖 人前，务必注意不要出现让颁奖嘉宾空着，不知做什么的状态；

2．会议场所：专人负责主持人对接、灯光、音响、摄影、录制、茶饮等。

3．会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

4．会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

5．会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三．会后

1．收拾会场；

2.资料：会议后的资料、图片收集，根据需要制作会议通讯录或花名册、相

册之类。

第三篇：工作一览表

学社联各部门本周工作一览表

秘书处：

常规工作：1各类表格的更新2会议记录

3各部分工作

4办公室，办公桌打扫5社团办公室值班 常规工作：1档案盒，评估材料2

组织部：

宣传部：

公关部：

活动部：

第七届社艺节荣誉证书及申请表，登记表 社艺节活动更近重大活动新闻评论 晨读 歌舞青春下系下寝人员安排 歌舞青春海选 活动更近收拾小办公室 歌舞青春场地申请表 歌舞青春下系下寝申请书 歌舞青春海报 歌舞青春宣传单 精品展版制作 星期四的学习日 外联的跟班 英语集中营需要招商工作合作室的外联帮助 歌舞青春外联 值班安排 活动考评人员安排 上周信息反馈 歌舞青春策划书 社团活动更近游乐会场地布局

财务部：

1社团常规报账

2社艺节财务清算

网信部：

1歌舞青春的背景音乐及暖场音乐

2十月份部门资料整理

3第七届社艺节开幕式信息反馈总结

4重大活动更近

5常规活动

2012

年11月14日学社联秘书处

第四篇：酒店会议安排一览表

酒店会议安排一览表

2009年08月04日 来源：《会议》杂志 点击：1951

文 | Milton T Astroff James R Abbey | 编译 | 宿荣江

１、出席人数

会议预计出席总人数

２、日期

□ 团队到会日期

□ 团队离会日期

□ 最后订客数目确定期限

３、住宿

□ 大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房

□ 与会者的客房入住价格

□ 客房预订确认：与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间

□ 客房预订复印文件

４、免费设施与套房

□ 会议接待室－价格

□ 酒吧、小吃部等的开放时间及日期

□ 预订会议接待室客人的姓名、地址及电话

□ 检查房间、小费

５、宾客

□ 是否已邀请地方要人并收到回函

□ 随邀请函赠送入场券

□ 安排发言者及当地要人的交通往返

□ 是否提醒每位发言人做好发言准备

□ 安排迎接贵宾入场

６、设备及设施

□ 置于贵宾席上的专用便笺

□ 饭店提供的设备名单及使用价格

□ 登记处、会议接待室、“非会议代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志

□ 照明设备－聚光灯、泛光灯、操作人员

□ 舞台－面积大小

□ 黑板、法兰绒板、磁板

□ 图表架及板架

□ 有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板

□ 扩音设备－麦克风，其型号及数量

□ 录音设备、操作人员

□ 幻灯设备、灯光控制、操作人员

□ 特殊花卉及植物

□（已调好音调的）钢琴、风琴

□ 电唱机、唱片

□ 打印服务

□ 表演者化妆室

□ 停车及修车设施

□ 装饰品－检验其是否符合消防要求

□ 特殊设备

□ 额外服务的总体价格协议书

□ 电话

□ 摄影师

□ 速记员

□ 旗帜、横幅、标语

□ 广播及电视

□ 实况转播及操作费用

□ 闭路电视

７、会议

（会议前检查事项）

□ 提供会场平面示意图

□ 每次会议的正确日期和时间

□ 每一次的会议室：其租金数额

□ 会务筹委会总部

□ 每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌

□ 错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅

□ 演讲台－大小

□ 每次会议所需的设备（按照设备与设施列表核对）

□ 其他特殊要求（即将开会前核对以下事项）

□ 确保会议室已开放并配备了工作人员

□ 座位已按要求摆放

□ 会场座位充足

□ 制冷、加热糸统运转正常

□ 扩音设备正常运转、话筒齐备

□ 录音设备正常运转

□ 麦克风－数量、类型齐备

□ 演讲台就绪、照明设施良好

□ 小木槌、模具

□ 讲台上水瓶、水、水杯

□ 与会者用水瓶、水、水杯

□ 入口处警卫执勤

□ 烟灰缸、衣架、火柴

□ 投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命

□ 演讲提示机正常运转

□ 铅笔、笔记本、纸页

□ 图表支架、板架、黑板及相关设施就绪

□ 钢琴、风琴

□ 标记、旗帜、横幅

□ 照明设施齐备

□ 特殊花卉、植物齐备

□ 其他特殊设施

□（若会议室不易找寻）指向标记齐备

□（若临时更改会议室）通知已在显要位置张贴

□ 速记员到会

□ 摄影师到会

（会议结束后、立即分配人员办理以下事项）

□ 移走主办单位设施

□ 检查是否有被遗忘财物

８、展览信息

□ 展览数目及平面示意图

□ 展览开放时间

□ 开展日期

□ 闭展日期

□ 展览地点

□ 参展商名称

□ 日租金

□ 指向标记

□ 劳务收费

□ 电工及木工服务

□ 电力、能源、蒸汽、煤气、供水、排污一条龙服务

□ 电费

□ 屏风、背景幕布

□ 托运货箱的存放

□ 保安措施

９、报到

□ 报到时间

□ 登记表，其内容和份数

□ 登记桌，数量及大小

□ 坐椅

□ 烟灰缸

□ 打字机，数量及型号

□ 工作人员－饭店或会务机构人员

□ 水瓶、水杯

□ 照明设施

□ 布告牌，数量及大小

□ 标牌

□ 便笺、钢笔、铅笔以及其他文具

□ 收银柜，数量大小

□ 文件柜，数量及大小

□ 保险柜

（报到即将开始前检查以下事项）

□ 工作人员是否到位、是否熟悉报到程序

□ 文件柜，数量及大小

□ 收取支票的指导原则

□ 退款规定

□ 登记表应包含的内容

□ 代表证上的内容

□ 票券价格、相关规定

□ 客人及贵宾的接待

□ 节目及其他材料就绪

□ 单程票销售

□ 应急客房供给

□ 接待处

□ 废纸篓

□ 印刷的报到名单

（如果代表们自已填写登记表，准备好以下事项）

□ 接待站旁另设桌椅

□ 登记表、铅笔就绪

□ 填表说明张贴在易于填表人查询的位置

□ 填表桌要照明适度

（登记处应有人负责以下事项）

□ 能够做出原则性决定

□ 在登记结束时核对款额

□ 为在报到处工作结束前来登记入住的代表安排住宿

10、音乐

□ 招待会播放录音或者现场演奏

□ 宴会播放录音或者现场演奏

□ 特别活动播放录音或者现场演奏

□ 演出播放录音或者现场演奏

□ 表演者和管弦乐团的预演

□ 乐队或乐团的乐谱架

11、其他

□ 是否为男女老幼都安排了精彩的娱乐节目.□ 是否安排有临时照看小孩者

□ 是否提供租车服务

12、新闻宣传

□ 新闻中心、打字机、电话

□ 是否建立了强有力的宣传委员会

□ 亲自拜访报社主编、广播及电视节目编导

□ 准备一个综合性的旨在增加入会人数的宣传性节目

□ 准备有新闻价值的出版物

□ 为主办机构安排摄影并为公共宣传做准备

□ 预先印制发言稿

■《会展管理与服务》

第五篇：定期工作一览表

班组定期工作一览表

一、日定期工作

1、日报汇报，每天晚上19:00前完成；

2、日报汇总，每天晚上19:30前完成，汇总顺序为机务、综合、电气、热控四个班轮流汇报，每周轮流一次；

二、周定期工作

1、本周工作总结和下周工作计划，周五17:30前完成；本周工作总结要对未完成的项目说明原因，下周工作计划每项工作完成时间要具体明确。

2、本周消耗的备品配件和下周急需的紧急备品备件，周五17:30前完成；

3、本周工作总结和下周工作计划以及本周消耗的备品备件纸质版打印并让业主签字，每周六11:30前完成；

三、月定期工作

1、本月度工作总结和下月度工作计划，每月25日17:30前完成；

2、下月耗材计划，每月20日前17:30完成；统一发给冯静涛汇总后履行逐级签字审批手续；

3、遗留缺陷和隐藏缺陷处理情况，以及BOT检修后存在的缺陷处理情况汇总，每月25日17:30前完成；

4、培训月报，每月25日17:30前完成；

5、次月夜间值班表，每月28日17:30前完成；安排夜间值班时，一定要考虑值班人员的回国时间，回国后不再安排值班；

四、季度定期工作

1、每季度组织一次技术比武活动。