浅谈事业单位档案装订整理工作

第一篇：浅谈事业单位档案装订整理工作

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浅谈事业单位档案装订整理工作

作者：张薇

来源：《科技创新导报》2012年第36期

摘 要：在档案整理的过程中为了固定和保护卷内文件，避免散失和损坏，需要根据不同情况对文件或案卷进行装订。这里的装订是指对不符合档案保护要求的文件材料，如使用铁质订书针或其他需要重新整理的文件材料进行装订，以利档案的保存，防止文件丢失。关键词：事业单位 档案 归档整理装订

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（c）-0-01

装订工作是档案整理过程中的一个必要环节，装订的目的主要是便于管理和保护档案。装订之后，既固定了文件页的顺序位置，又使档案整齐美观、利于保管。档案装订是档案整理中的一项工作。档案装订方式对于日后档案的保管、检索利用、复制和鉴定销毁，以及档案信息数字化转换等许多方面都具有一定影响，采用何种档案装订方式，同时决定着工作效率。评述了传统的档案装订方式后，从档案管理现代化需要出发，提出了新的档案装订方法。1 事业单位档案装订前准备工作

在档案装订前，需要拆除文件材料上原有的容易发生锈蚀的大头针、订书针等金属性物质；对文件材料逐页复查核对，避免漏页、倒置、文字不清晰等现象。对纸张破损或大小不一的文件材料采取必要的补救措施；按照文件右边、下方整齐的要求将需要装订的一组文件洗整齐，用铁夹在右边将文件暂时固定。事业单位档案装订方法

实际工作中往往会采用多种方式装订档案，以“件”为单位装订时，文件的排列按以下顺序：正文在前，定稿在后或正文在前，复印稿在后，针对某一问题韵上级批复在前，原文在后，不论采用何种装订法都要避免在装订时压字的现象，在装订后要进行检查，以“三点一线”装订时，线要紧固，以防止在利用者翻阅档案时发生掉页的现象。目前常用的归档文件装订方法有以下几种：（1）盒装法：主要用于无法进行装订或不宜进行装订的档案材料，如锦旗、印章、证书等，对这类档案采取直接装入档案盒中收藏。（2）机械法：即使用专门的装订机具在文件材料左边1厘米内将文件固定在一起。这是一种通用的装订法，主要用于单份归档文件的装订，对装订5～10页厚度的归档文件效果较好。由于通常所使用的订书钉存在生锈的问题，而且过去是采用案卷级归档，单份文件不采用订书机装订。随着不锈钢文件夹、不锈钢订书针的出现，装订法使用起来方便、省力，且不影响文件的复印、扫描，所以，现在档案装订均已普遍采用此方法。（3）粘贴法：即采用传统的胶水或粘和剂将每页归档文件粘贴起来。凡单件在5页之内比较薄的文件材料，宜采用粘贴法。粘贴时沿文件的装订边刷1～2 mm的胶水粘贴固定。（4）线装法：即将归档的档案固定后在左边装订线内用针式装订机打出孔，然后采用“三孔一线”进行固定。这种方法主要用于10页以上成卷的，不能采用普通装订机装订的档案。（5）缝纫法：对厚度在5页以上的文件，采用缝纫机沿装订线进行缝纫。使用这种方法装订时要注意先把缝纫针脚调至最大，因为密集的针脚很容易导致将纸张扎断。（6）塑钉法：是采用先在归档文件上打孔，然后穿上塑料螺钉进行紧固。用这种方法时还可以采用三种颜色的螺钉分别标识永久、长期、短期的档案。不过，采用这种方法装订也将相应地增加档案的体积和重量，而且塑料钉也存在老化的问题。事业单位档案归档编排装订方法

（1）归档排列：在同一年度内，将归档文件材料区分类别后按不同的保管期限排列。这里，归档文件的排列是指在最低一级类目内，对归档文件的先后次序进行定位排列，每年都按顺序排，以便于查找。如果是同一事由不同作者，按时间先后顺序排列。不同事由，则以事情办理完结时间先后排，将主要职能活动或重要的文件排在前面，对有共同属性的文件，例如所属各部门报送的工作总结等，可按照部门的顺序排。对相互有联系的文件要尽量放在同一个档案盒内排列，对归档过程中需要说明的事项填写在备考表中，主要包括：归档文件的完整性、质量情况、材料调整补充情况、档案检查情况，归档人、检查人、时间以及其他需要说明的问题。（2）编号和标识：档案的分类编号是用汉语拼音字母和阿拉伯数字来指代表示不同类型档案的自然形成规律和相互间的有机联系的工作。（3）选择编目方法：编目采取分号制。党政类文件材料，包括党群类、行政类两大类别的文件材料的保管期限分为永久、30年、10年三级，保管期限应为最低一级类目。在编号时，对不同保管期限的归档文件分别编制流水件号。要求按“年度、类别、保管期限”分类编号。在实际工作中常用的档号编制模式有：①全宗号十年度号十分类号十件号；②全宗号十年度号十分类号十案卷号十件号；③全宗号十年度号十分类号十保管期限十件号；普遍采用的档号结构、模式为：年度号—分类号—案卷号。在以上这三种模式中，可以看出，“全宗号十年度号十分类号十保管期限十件号”的档号模式既能反映出单份文件的形成时间、所属类别、保管期限等因素，有利于将档案管理工作实行有效的衔接。”符合文件形成的自然规律。（4）编页号及编盒号：对归档的文件按照其原有的页数注出页数。不过，也有的省级标准规定既要编件号，也要编页号。以卷为保管单位装订后，在有文字的卷内文件页面右下角从1开始顺序编写页号。以件为保管单位装订的归档文件材料，则编写在每份文件的右上角所盖的归档章相应的栏目内；盒号是档案包装入库排列上架的顺序号。编号时按照永久、30年、10年的保管期限顺序排列，也可以采用不同的颜色的标签分别标识保管期限，加以区别。永久、30年、10年保管期限的归档文件是要分别编衬流水件号的，30年、10年保管期的归档文件不允许混编一个流水号。（5）计算机存储：对归档文件分类编号后，将每份归档文件标题等特征信息输入计算机，在输入计算机的同时由计算机自动编排产生“件号”。根据“淡化整理、深化检索”的要求，尽可能按照文件级管理办法进行归档整理工作。将文件题名、、文号、责任者、文件形成日期、主题词等档案内容要素充分反映出来，以扩大检索途径，优花检索方式。在输入数据的同时在文件上编写件号。（6）装盒：用统一制作的案卷皮把排列好的文件材料装订起来后，填写卷面，包括：全宗号、目录号、分类号、文书处理号、单位名称、主题名、卷内文件形成起止时间、本卷张数、保管期限及卷号等项目。然后，在备考表中注出：卷内需要说明的情况、立卷人、检查人、日期等，最后打卷内张页号

码。根据归档的文件选择好适宜的档案盒，将整理完毕不同类别和保管期限的文件按顺序排列好分别装入相应的档案盒内。结语

档案管理工作能否贯彻落实到位能否被各行文单位所认可，关键在于我们档案工作者自己对档案工作的重视程度和宣传力度。档案工作虽然无法与嫦娥工程相比，却也是一项功在当代，利在千秋的事业，只要人们稍加重视，就可以收到事半功倍的效果[1]。档案事业就一定能取得飞跃的发展，我们的各项工作就一定能够得到贯彻与落实！

参考文献

[1] 李振浦.谈档案的装订工作应该从文件的装订抓起[J].兰台内外，2012（1）：35-35.

第二篇：档案装订

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第三篇：课题档案装订顺序

课题档案装订顺序

立项卷1.目录

2.课题申报表

3.任务下达书

4.课题责任书

5.开题报告（实施方案）

6.初期研究资料、数据、问卷等

研究卷

1、目录

2、课题研究过程中各成员关于本课题的相关材料积累,包

括论文、调查问卷、课题成员集体研究记录、阶段性成果、阶段性小结、市、区、校级的检查记录等。结题卷1.目录

2、课题主持人结题报告(3000字以上)

3、课题参加者的论文或结题报告(2500字以上)

4、结题验收表（一式两份，一份装订在结题卷内，一

份上交）

备注：各校按进度应结题的课题，需上交立项卷、研究卷、结题卷及一份独立的结题验收表，进行验收，评审验收结束后三卷及相关证书返回。

第四篇：会计档案的装订保管

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会计档案的装订保管

(1)会计档案的整理立卷。会计终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类

会计档案按各卷顺序编号。

①分类标准统一。

一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

②档案形成统一。

案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

③管理要求统一。

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建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按排序汇编装订成册。

(2)会计档案的装订。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。

①会计凭证的装订。

一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

A.会计凭证装订前的准备工作：

会计凭证的装订

a.分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全;

b.按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;

c.摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持

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d.整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;

e.记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

B.会计凭证装订时的要求：

a.用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅;

b.凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证;

c.装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。

会计凭证装订后的注意事项。

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a.每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

b.在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

②会计账簿的装订。

各种会计账簿结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：

A.账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

B.活页账簿装订要求：

a.保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。

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b.多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

c.在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章。

C.账簿装订后的其他要求：

a.会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。

b.会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。

c.封面应齐全、平整，并注明所属及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账。

d.会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

③会计报表的装订。

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会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订;第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;第三，按保管期限编制卷号。

(3)会计档案的保管。《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：

①会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：

A.开列清册，填写交接清单;

B.在账簿使用日期栏填写移交日期;

C.交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

②会计档案的保管要求。

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A.会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材;

B.采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞;

C.会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀;

D.会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿;

E.设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密;

F.会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

③会计档案的借阅。

A.会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。

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B.外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

C.借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。

D.借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

④会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起，如：1996终了日为12月5日，保管期限按1997年元月1日开始计算。

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为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有效、不出差错。

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哪

些

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利的取

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第五篇：会计档案的装订

会计档案的装订

一、会计凭证的装订要求

（一）凭证按日装订。

1、一般情况下一个营业机构一天的凭证装订成一册传票；

2、如果一天凭证过多的可分若干册装订，过少的可将同一月份若干日（一般不超过10个工作日）的凭证合并装订（用封面隔开），但须按日期序时排列。用封面隔开时，每天的封面也应进行统计，最后再做一个汇总封面。注意：不同月份的会计凭证不能装订在一册内

（二）按柜员顺序排列

一天的传票中，柜员按先库柜员后其他柜员排列，其他柜员按柜员号从小到大排列。网点汇总记账凭证排列所有柜员传票的后面，按凭证号码从小到大顺序排列。

（三）同一柜员的会计凭证按流水号从小到大顺序排列。(四)加编顺序号，也就是说的卡号

卡号的作用在于，一是表明本册传票共多少张，二是可以和封面填写的凭证、原始凭证及附件张数进行核对。

（五）必须加装统一规格的传票封面，封皮和封底

1、传票封面应规范填写。凭证日期要填全，如从某日到某日，即使一册传票只装订了一天的凭证，也应填写为从某日到某日。

2、保管编号从年初开始到本册的编号，如果一天凭证装订两册以上，则该两册传票顺序编号，不能编成相同号或相同号“-1”“-2”区别。

3、分册装订的必须注明“第几册、共几册”要素。

4、共几册指的是本日传票共几册，第几册指的是本册传票在本日本次的排号。

5、如一天的凭证装订了三本传票，则第一本应填写为“第一册、共三册”，第二本应填写为“第二册、共三册”，第三本应填写为“第三册、共三册”。

二、账簿的装订要求

（一）总账按月打印，按月装订。

（二）分户账按月打印，按月装订，账页过多的可分若干本装订，账页过少的营业机构可采用按季或按年的方法装订，排列顺序以账号从小到大排列。

（三）装订成册的账页，在装订处加封，登记账簿封面，注明账簿名称、及编号，由装订人员和会计主管人员在加封处盖章，登记《会计档案保管登记簿》入库（柜）保管。

（四）手工登记簿

1、连续使用、永久保管的登记簿以一本使用完了为立卷装订时间，封面注明**年**月**日至**年**月**日。

2、除连续使用、永久保管的订本式登记簿之外的登记簿按年整理装订。登记簿应保持原样，空白页不能拆，但须在记录账页的最后一行画一斜线，表示结束使用。在登记簿封面上注明、保管期限等内容。

（五）机打登记簿

计算机打印输出的登记簿按规定顺序排列、按年装订，页数过多的可分册装订，页数过少的，可以几种合订，但必须是相同保管期限的装订在同一册，不同登记簿之间用封面隔开。

三、清单的装订要求

（一）各类清单按日打印，按月装订，于月后5个工作日内完成装订。

流水清单按时间顺序排列，每日按柜员号从小到大排列装订，装订时必须加装封面和封底；装订后，在封面的相应位置填写名称、、档案编号；在装订处加封，由装订人员和会计主管在加封处盖章，登记《会计档案保管登记簿》入库（柜）保管。

四、报表的装订要求

日报表按月装订，月报表按年装订，年终决算报表单独装订。

装订时加封面、封底、并在装订处加封。封面注明报表名称、及编号，由装订人员与会计主管人员在加封处盖章，登记《会计档案保管登记簿》入库（柜）保管。

五、其他介质保存的会计档案

保存会计档案资料的磁、光盘、微缩胶片等介质，应按档案资料的/保管期限/类别加以分类、编号，张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、编号，由经办人在标签和介质封套上盖章，登记《会计档案保管登记簿》归档保管。

注意事项：严禁将不同保管期限的会计档案混装在一册内。

如将《开销户登记簿》和《重要空白凭证登记簿》装订在一起。

严禁将不同类的会计档案混装在一册。如将账簿和报表装订在一册内。