装订案卷的要求

第一篇：装订案卷的要求

装订案卷是将分类组合完毕的卷内公文去掉金属物，装订成册的活动。装订案卷避免卷内公文散失和损坏，对公文起到固定和保护作用。

装订的方法，按“卷”装订时，应下齐（地脚整齐）、右齐（裁口整齐），采用三孔一线的方法装订。按“件”或“份”装订的，可用缝纫机装订，也可用细线逐件装订。

第二篇：审核案卷装订要求

北京联合智业认证有限公司文件

UI认审普[2011]9号

关于归档审核案卷装订要求的通知

各位审核组长：

自现场审核资料由审核组长装订以来，很多审核组长都能够按公司要求和规定的审核资料顺序认真装订现场审核资料，由此不仅降低了认证档案整理工作的难度，也减少了审核资料发生缺失和混乱的几率。但近期发现个别审核组长交回的审核案卷不按规定的审核资料顺序装订或不装订，致使审核资料混乱或缺失，增加了认证档案整理的难度，进而影响了认证评定工作的效率，为减少审核资料接收人员为核对审核资料给审核组长打电话的频次，确保审核资料的完整性，要求审核组长按规定的审核资料顺序装订现场审核资料。

根据公司《UI-GZ-031 H3 认证审核人员责任界定规则》和《UI-GZ-032 H3 认证审核人员管理规则》的规定，审核组长对指定的审核项目应承担的职责包括：负责整理并及时上交审核资料。审核组长应按公司规定的时间和要求完成审核案卷的整理归档工作。对不按时归卷和不按要求装订的审核组长，公司将以每月通报的方式向审核员进行公告。连续两个月被通报的审核组长，将以扣除当次审核组长费用、严重者将暂停或撤销组长资格等方式追究审核组长的责任。

希望各位审核组长，认真履行组长职责，加强认证活动全过程的控制，以确保认证的符合性与有效性。

附件：初审/再认证/监审审核案卷装订顺序及要求

二〇一一年六月十五

初审/再认证/监审审核案卷装订顺序及要求

1． 第一阶段审核案卷装订顺序及要求 1.1 第一阶段到现场审核 1.1.1 资料按以下顺序排列（1）现场审核移交清单（2）认证人员公正性声明（3）审核任务书

（4）管理体系文件评审报告及文审整改资料

（5）申请评审信息现场确认表：需将组长签字的确认表及合同评审确定的确认表由档案室一同钉在卷中

（6）管理体系认证现场审核计划：2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料；如合同编号中含有H字母的，则需增加1份，并盖公章

（7）在建项目清单（固定/临时多现场所清单），并盖公章签字（8）专业培训记录

（9）现场审核首/末次会议签到表（10）首/末次会议记录（11）现场审核检查表

（12）企业资质、产品质量检验报告、环评、安评、环保验收、环境监测报告、守法证明、型式试验、排污许可证等证明文件及法律法规清单、重大环境因素清单、重大危险源清单等，相关复印件需盖章

（13）第一阶段现场审核问题清单（2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份)（14）一阶段整改资料，并盖公章

（15）一阶段审核报告（2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份)1.1.2 装订要求

（1）案卷按上述顺序排好、打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）（2）为了便于阅卷，每页的“字头”或“附件资料的画面”请向上或向左，以下边为基准打孔装订。（以A4纸标准居中打孔）

1.1.3 组长传给审核部调度由审核方案管理人员签批的资料包括（1）申请评审信息现场确认表（到现场时）（2）第一阶段现场审核问题清单（到现场时）（3）管理体系文件评审报告（4）一阶段审核报告

按此顺序排列，可用订书钉钉在一起。1.1.4 其他资料的排序要求

（1）管理体系认证现场审核计划（1份）（2）第一阶段现场审核问题清单（1份）（3）一阶段审核报告（1份）

上述资料按此顺序可用订书钉钉在一起。如合同编号中含有H字母的，则需按1.1.4要求加印一套资料并按要求钉在一起。1.1.5 其他散页的排序要求（1）审核组工作情况反馈表

（2）审核组长对组员现场工作质量考评表（3）专业审核员/技术专家现场审核质量考评表（4）审核实施记录

不需装订，用曲别针卡在一起即可。

1.2 第一阶段不到现场审核 1.2.1 资料按以下顺序排列；（1）认证人员公正性声明（2）审核任务书

（3）管理体系文件评审报告及文审整改资料

（4）一阶段审核报告（2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份)

1.2.2 装订要求

（1）案卷按上述顺序排好，可用订书钉订在一起，也可打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）。

（2）为了便于阅卷，每页的“字头”请向上，以下边为基准打孔装订。（以A4纸标准居中打孔）

2.再认证、第二阶段审核案卷装订顺序及要求 2.1 再认证、第二阶段现场审核资料按以下顺序排列：（1）现场审核移交清单（2）认证人员公正性声明（3）审核任务书

（4）管理体系文件评审报告及文审整改资料（再认证、外机构转入、扩项必须有。二阶段审核不需要。）

（5）申请评审信息现场确认表（再认证必须有，一阶段到现场审核的，则二阶段审核不要求有。）

（6）管理体系认证现场审核计划（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）（盖公章）

（7）在建项目请单（固定/临时多现场所清单）（盖公章签字）（8）专业培训记录

（9）现场审核首/末次会议签到表（10）首/末次会议记录（11）现场审核检查表

（12）企业资质、产品质量检验报告，环评、安评、环保验收、环境监测报告、守法证明、型式试验、排污许可证等证明文件及法律法规清单、重大环境因素清单、重大危险源清单等。（复印件需盖章）

（13）现场审核不符合报告（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）（14）企业不符合整改资料（纠正措施表后应附企业提供的整改关闭资料并加盖企业公章，组长在纠正措施表中必须填写验证结论）。（15）不符合项分布表

（16）受审核方业绩评价表（再认证必须有，二阶段审核不需要。）（17）审核报告（3份，单独装订，见2.3要求。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）2.2 装订要求

(1）案卷按上述顺序排好、打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）。(2）为了便于阅卷，每页的“字头”或“附件资料的画面”，请向上或向左，以下边为基准打孔装订（以A4纸标准居中打孔）。2.3 其他资料的排序要求 2.3.1（1）不符合报告首页（不包括企业整改措施）（2份）（2）审核计划（2份）（3）审核报告（1份）

上述资料按此顺序可用订书钉钉在一起。2.3.2（1）组织认证证书表达要求（签字盖公章）（1份）（2）审核报告（盖公章）（2份）按此顺序用订书钉钉在一起。2.3.3 审核报告（3份）可用订书钉装订。

2.3.4 如合同编号中含有H字母的，则按2.3.1条内容加印一套资料并按要求钉在一起。

（1）不符合报告首页（不包括企业整改措施）（3份）（2）审核计划（3份）（3）审核报告（4份）2.4 其他散页的处置（1）审核组工作情况反馈表

（2）审核组长对组员现场工作质量考评表（3）专业审核员/技术专家现场审核质量考评表（4）审核实施记录

不需装订，用曲别针卡在一起即可。

3.监督审核案卷装订顺序及要求 3.1 监督审核资料按以下顺序排列（1）现场审核移交清单（2）认证人员公正性声明（3）审核任务书

（4）管理体系认证现场审核计划（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）（盖公章）

（5）在建项目请单（固定/临时多现场所清单）（盖公章签字）（6）专业培训记录

（7）现场审核首/末次会议签到表（8）首/末次会议记录（9）现场审核检查表

（10）企业资质、产品质量检验报告，环评、安评、环保验收、环境监测报告、守法证明、型式试验、排污许可证等证明文件及法律法规清单、重大环境因素清单、重大危险源清单等（复印件需盖章）。

（11）现场审核不符合报告（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）

（12）企业不符合整改资料（纠正措施表后应附企业提供的整改关闭资料并加盖企业公章，组长在纠正措施表中必须填写验证结论）。（13）不符合项分布表

（14）监督审核报告（3份，单独装订，见3.3要求。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）3.2 装订要求

（1）案卷按上述顺序排好、打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）。（2）为了便于阅卷，每页的“字头”或“附件资料的画面”，请向上或向左，以下边为基准打孔装订（以A4纸标准居中打孔）。3.3 其他资料的排序要求 3.3.1（1）不符合报告首页（不包括企业整改措施）（1份）（2）审核计划（1份）（3）监督审核报告（1份）

上述资料按此顺序可用订书钉钉在一起。3.3.2（1）（有变化时填写）组织认证证书表达要求（签字盖公章）（2）监督审核报告（一份）（盖公章）按此顺序用订书钉钉在一起。3.3.3 监督审核报告（1份）可用订书钉装订。

3.3.4 如合同编号中含有H字母的，则按3.3.1条内容加印一套资料并按要求钉在一起。3.4 其他散页的处理（1）审核组工作情况反馈表

（2）审核组长对组员现场工作质量考评表（3）专业审核员/技术专家现场审核质量考评表（4）审核实施记录 3.5 其他要求

组长须按公司规定的时间将装订好的案卷及时交至公司。3.6.借阅文件的归还要求

（1)组长借阅的管理手册、程序文件请随卷还回，以保证档案卷宗的完整性。不需装订，用曲别针卡在一起即可。（2)往年的不符合报告，组长如借走请务必随卷及时归还，以便于监审案卷的阅卷与评定。

二〇一一年六月十五日

第三篇：案卷装订顺序

《关于修订全市工商系统行政处罚案卷装订顺序的通知》

2009年4月1日起执行

一般程序行政处罚案卷（正卷）按下列内容顺序装订：

一、行政处罚案件案卷封面；

二、卷内文件目录；

三、《立案审批表》；

四、《行政处罚决定书》及《送达回证》；

五、《行政处罚告知书》或《行政处罚听证告知书》；

六、告知后当事人陈述、申辩材料；

七、《先行登记保存证据通知书》及《财务清单》；

八、《实施行政强制措施通知书》及《财务清单》；

九、《实施行政强制措施物品委托保管书》；

十、《解除行政强制措施通知书》及《财务清单》；

十一、《询问通知书》

十二、《责令改正通知书》；

十三、《先行处理物品通知书》；

十四、行政处罚决定作出前对当事人制发的其他法律文书；

十五、《协助调查函》；

十六、《检查建议书》及《送达回证》；

十七、行政处罚听证申请书、《行政处罚听证授权委托书》、《行政处罚听证通知书》、《听证笔录》、《听证报告》（《听证报告》也可入副卷）；

十八、证据材料：1、2、3、4、5、6、7、8、当事人身份证明；

当事人委托他人的，其委托书及被委托人的身份证复印件； 《现场笔录》； 《询问（调查）笔录》；

证人证言（附证人身份证复印件）； 书证；

物证（或实物照片）；

视听材料（声音资料附有该声音内容的文字记录。视听资料体积较大时可另外存放）及计算机数据，收集复印件的附制作的文字说明；

9、当事人自述材料；

10、《抽样取证记录》、《委托鉴定书》及《送达回证》、鉴定结论；

11、其他证据材料。

十九、财务处理单据：1、2、3、当事人向银行缴纳罚（没）款的单据：

办案机关出具的《河南省罚（没）收入统一票据》； 分期（延期）缴纳罚款申请书、《行政处罚案件有关事项审批表》、《分期（延期）缴纳罚款通知书》；

4、罚没物资交由专门机关处理、送有关单位收购、拍卖、销毁或做其他处理的《物品处理记录》；

5、其他财务处理单据。

二十、其他有关材料

（一）《案卷来源登记表》；

（二）立案时案件来源材料：

1、投诉、申诉、举报等案源材料（实名材料可入副卷）及《行政处理告知记录》；

2、依职权检查发现案源的巡查笔录、监督检查报告等；

3、其他机关向本机关移送案件的《案件移送函》；

4、《指定管辖通知书》或上级机关交办案件的公文；

5、当事人提供的材料；

6、已经核查获取的证据；

7、立案时反映案件来源的其他材料；

（三）《行政处罚案件有关事项审批表》：

1、先行登记保存证据的有关事项审批表；

2、实施行政强制措施的有关事项审批表；

3、解除行政强制措施的有关事项审批表；

4、先行处理物品的有关事项审批表；

5、向其他机关移送案件的有关事项审批表；

6、涉嫌犯罪移送公安机关的有关事项审批表；

7、处罚告知或听证告知前局领导批准的有关事项审批表；

8、分期（延期）缴纳罚款的有关事项审批表；

9、违法物品销毁及变价处理的有关事项审批表；

10、没收物品依法拍卖或作其他方式处理的有关事项审批表；

11、其他有关事项审批表。

（四）《案件调查终结报告》（可入副卷）；

（五）《行政处罚建议书》；

（六）《案件审核表》（可入副卷）；

（七）《重大复杂案件集体讨论笔录》或本机关有关部门负责人参加的案件审理会议记录；

（八）《行政处罚决定审批表》；

（九）局领导签发批准打印处罚决定书的底稿；

（十）《行政处罚建议书》及《送达回证》；

（十一）《涉嫌犯罪案件移送书》；

（十二）本案执法人员的执法证复印件；

（十三）其他有关材料；

（十四）案卷封底。

一般程序行政处罚案卷（副卷）按以下内容顺序装订：

一、《行政处罚案件案卷封面》（载明“副卷”）；

二、《卷内文件目录》；

三、投诉、申诉、举报等案源材料；

四、《案件调查终结报告》；

五、《案件审核表》；

六、《听证报告》；

七、《重大复杂案件集体讨论笔录》或本机关有关部门负责人参加的

案件审理会议记录；

八、上级机关对本案件的批示、意见；

九、其他有关材料；

十、案卷封底。

正卷和副卷装订时，如卷中材料不涉及上述有关类、项、目则跳过该类、项、目，顺延装订。

同一类、项、目中有多分材料的，按材料形成的先后顺序排列装订，本规定自2009年4月1日起执行。

第四篇：案卷装订顺序

一、刑事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：

1、卷宗封面；

2、卷内目录；

3、立案信息表；

4、案件移送书（收案笔录）；

5、起诉书（自诉状）正本及附件；

6、送达起诉书笔录；

7、聘请、指定、委托辩护人材料；

8、自诉案件的逮捕决定、逮捕证及对家属通知单；

9、搜查证、搜查勘验笔录及扣押物品清单；

10、查封令、查封物品清单；

11、取保候审、保外就医决定及保证书；

12、撤诉书；

13、调查笔录或调查取证材料；

14、赃、证物鉴定结论；

15、审问笔录；

16、被告人坦白交代、揭发问题登记表及查证材料；

17、开庭通知、传票、提押票、换押票；

18、开庭公告底稿；

19、开庭审判笔录（公诉词、辩护词、证人证词、被告人陈述词）；20、判决书、裁定书正本（刑事附带民事部分的调解书、协议书、裁定书正本）；

21、宣判公告底稿；

22、宣判笔录（委托宣判函及宣判笔录）；

23、送达回证；

24、司法建议书；

25、抗诉书；

26、上诉案件移送书存根；

27、上级法院退卷函；

28、上级法院判决书、调解书、裁定书；

29、执行通知书存根和回执（释放证回执）；30、赃物、证物移送清单及处理手续材料；

31、备考表；

32、证物袋；

33、卷底。

二、民事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序（普通程序）：

1、卷宗封面；

2、卷内目录表；

3、立案信息表；

4、起诉书或口诉笔录；

5、立案庭风险告知书；

6、立案受理通知书；

7、缴纳诉讼费通知、免费手续及诉讼费预收、结算票据；

8、应诉通知书；

9、答辩状；

10、原、被告诉讼代理人、委托授权书、法定代表人身份证明书、企业营业执照；

11、鉴定委托书；

12、双方当事人身份证及证件（结婚证、婚姻登记证明）；

13、原、被告举证材料；

14、原、被告申请书；

15、询问、调查取证材料；

16、案件中止裁定书；

17、调解笔录；

18、当事人及代理人出庭通知书、开庭传票、开庭公告底稿；

19、开庭审判笔录；20、代理词；

21、撤诉书及告知笔录；

22、判决书、调解书、裁定书正本；

23、宣判公告底稿；

24、宣判笔录（委托宣判函及宣判笔录）；

25、送达回证；

26、上诉案件移送函存根；

27、上级法院退卷函；

28、上级法院判决书、调解书、裁定书正本；

29、物证处理手续；30、备考表；

31、证物袋；

32、卷底。

三、行政一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：

1、卷宗封面；

2、卷内目录；

3、立案信息表；

4、起诉书、口诉笔录及附件（行政处罚及处理材料）；

5、受理案件通知书；

6、缴纳诉讼费通知及预收、结算票据；

7、应诉通知书；

8、答辩状及附件；

9、法定代表人及诉讼代理人的身份证明及授权委托书；

10、询问、调查笔录及调查取证材料；

11、停止行政机关具体行政行为继续执行的法律文书；

12、开庭通知、传票、公告底稿；

13、开庭审判笔录；

14、代理词、辩护词；

15、撤诉书及告知笔录；

16、判决书、裁定书正本；

17、宣判公告底稿；18宣判笔录（委托宣判函及宣判笔录）；

19、送达回证；20、上诉或复核案件移送书；

21、上级法院退卷函；

22、上级法院的判决书、裁定书或批复；

23、物证处理手续；

24、备考表；

25、证物袋；

26、卷底。

四、再审、申诉案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：

1、卷宗封面；

2、卷内目录；

3、立案信息表；

4、指定再审裁定书、提起再审决定书；

5、申诉书；

6、原判决书、裁定书；

7、再审案件受理通知书；

8、缴纳诉讼费通知及预收、结算票据；

9、再审应诉通知书；

10、答辩状及附件；

11、法定代表人及诉讼代理人的身份证明及授权委托书；

12、提审、询问当事人笔录；

13、调查笔录或调查取证材料；

14、提押票、传票；

15、原、被告申请书；

16、案件中止裁定书；

17、调解笔录；

18、当事人及代理人出庭通知书、开庭传票、开庭公告底稿；

19、开庭审判笔录；20、代理词；

21、判决书、调解书、裁定书正本；

22、宣判公告底稿；

23、宣判笔录（委托宣判函及宣判笔录）；

24、送达回证；

25、上诉案件移送函存根；

26、上级法院退卷函；

27、上级法院判决书、调解书、裁定书正本；

28、物证处理手续；

29、备考表；30、证物袋；

31、卷底。

五、各类案件副卷诉讼文书材料的排列顺序：

1、卷宗封面；

2、卷内目录；

3、阅卷笔录；

4、准备庭笔录；

5、承办人与有关部门内部交换意见的材料或笔录；

6、有关本案内部请示及批复；

7、合议庭评议案件笔录；

8、审判庭研究、汇报案件记录；

9、审判委员会讨论笔录；

10、判决书、调解书、裁定书原本；

11、延长审限审批表；

12、审理报告；

13、审判监督表或发回重审意见书；

14、其他不宜对外公开的材料；

15、备考表；

16、卷底。

六、民事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序（简易程序）：

1、卷宗封面；

2、卷内目录表；

3、立案信息表；

4、起诉书或口诉笔录；

5、立案庭风险告知书；

6、立案受理通知书；

7、缴纳诉讼费通知、免费手续及诉讼费预收、结算票据；

8、应诉通知书；

9、答辩状；

10、原、被告诉讼代理人、委托授权书、法定代表人身份证明书、企业营业执照；

11、鉴定委托书；

12、双方当事人身份证及证件（结婚证、婚姻登记证明）；

13、原、被告举证材料；

14、原、被告申请书；

15、询问、调查取证材料；

16、调解笔录；

17、开庭公告底稿；

18、开庭审判笔录；

19、代理词；20、撤诉书及告知笔录；

21、判决书、调解书、裁定书正本；

22、宣判公告底稿；

23、宣判笔录（委托宣判函及宣判笔录）；

24、送达回证；

25、审理案报告；

26、上诉案件移送函存根；

27、上级法院退卷函；

28、上级法院判决书、调解书、裁定书正本；

29、物证处理手续；30、备考表；

31、证物袋；

32、卷底。

七、执行案件诉讼文书材料的排列顺序：

1、卷宗封面；

2、卷内目录；

3、立案信息表；

4、执行申请书；

5、执行申请费票据；

6、执行依据（判决书、调解书、仲裁裁决书、行政决定书）；

7、执行通知书；

8、诉讼代理人、委托授权书；

9、执行笔录；

10、和解笔录；

11、搜查证、搜查笔录及扣押物品清单；

12、查封令、查封物品清单；

13、裁定书及原本；

14、查询、冻结、扣划、解除冻结通知书；

15、合议庭笔录;

16、审委会笔录;

17、拘留决定书及原本;

18、收款、领款条据;

19、送达回证;20、执结报告;

21、结案审批表;

22、卷底。

第五篇：案卷装订顺序

案卷装订顺序

劳动监察的案卷每月结案后有专人及时装订，案卷分为长期和短期两种；装订后及时登记归档。

装订的顺序为：l、封面；

2、目录；

3、立案审批表；

4、受理举报案件登记表，举报材料；

5、劳动监察询问通知书，送达回证；

6、法定代表人身份证明书、授权委托书，营业执照副本；

7、调查笔录，及相关证据材料；

8、劳动监察责令改正通知书，送达回证；

9、被监察单位整改报告，反馈材料；

10、行政处罚(处理)告知书，听证告知书，送达回证；

11、被处罚(处理)人申辩材料；

12、案件处理审批表；

13、行政处罚(处理)决定书，送达回证；

14、罚款缴纳收据凭证；

15、行政复议(诉讼)决定书或判决书、裁定书副本：

16、结案审批表；

17、备考表；

18、封底。

劳动保障监察案卷文书材料的排列顺序：

（1）卷宗封面；（2）卷内目录；（3）受理举报登记表（附举报材料）、检查登记表、移送通知书、指定管辖通知书等案件来源材料；（4）立案审批表；（5）当事人及有关人员主体资格及身份证明材料；（6）调查取证材料（询问通知书及送达回证、调查笔录等各类证据材料）；

（7）限期改正指令书及有关材料（案件办理报批表、送达回证、改正情况材料）；（8）处理、处罚文书（劳动保障监察决定书、行政处罚告知书、行政处理决定书、行政处罚决定书）及有关材料（案件办理报批表、讨论案件笔录、听证程序材料、送达回证、当事人申辩材料）；

（9）结案审批表；（10）执行手续材料（罚款收据、强制执行申请书、人民法院关于执行的裁定书等）；（11）行政复议和行政诉讼材料（复议申请书或行政起诉状副本，答辩书（状）、复议决定书、人民法院的判决或裁定书等）；（12）卷内备考表及卷底。