我市公交系统会计内部控制问题

第一篇：我市公交系统会计内部控制问题

我市公交系统会计内部控制问题

摘 要：城市公共交通的公益性决定了公交企业在经营过程中承担了重要的社会职能。城市公共交通企业的健康发展具有社会效益和经济效益双重效应，而完善的内部会计控制是公共交通企业健康发展的必要条件。随着我市公交企业内外部环境变化、自身规模的扩大和管理链的延伸，管理难度大大增加。如何完善和加强公交企业会计内部控制，建立规范有效的会计内部控制的方法，形成一种自我调整、自我约束、自我完善、自我发展的制衡机制，确保筹资、投资、经营等经济活动合法、安全和有效地进行，确保资产的保值增值，已成为当前提高公交企业管理水平和促进公交企业可持续发展的重要课题 关键词：公共交通 会计内部控制 公交公司问题对策

随着我市公交车辆规格的提高，油料、材料价格的上涨，以及去年快速公交的开通，使公交车辆的营运成本不断增加。同时公交票价执行国家指令性计划，与成本差距不断拉大，政府虽对公交行业有一定的补贴，但不足以弥补高成本带来的亏损，企业的经营面临着严峻的考验。所以舟山市公交公司应根据公交运营线路的布局和企业组织结构的特点，结合公共交通企业会计核算的特殊性，认真分析我市公共交通企业会计内部控制现状，建立规范有效的会计内部控制的方法，提高经营效率和效果，努力向 “一年打基础、两年出成效、三年大提升”的发展目标前进，把“公交事业”做精做优。为市民提供“安全便捷、经济舒适、智慧环保”的优质公共交通服务，打造“高品质新区公交”。

一、公共交通企业会计核算的特殊性

由于城市公共交通企业具有社会性和经济性两重特性，不仅要考虑企业的生存和发展，同时也担负起了市民日常出行的运输服务。公共交通企业的发展好坏直接影响城市的运行秩序．另一方面，公共交通作为交通运输业不可或缺的一部分，其经营过程和管理模式与一般工商企业有明显的区别。同时，由于公共交通企业生产经营的特殊性，公共交通企业在会计核算的对象和内容上也具有特殊性，主要表现在以下三个方面：

1.资产构成的特殊性

固定资产比重大是公共交通企业资产构成的显著性特征。公共交通企业的生产经营过程是通过公交车辆为广大市民提供运输服务，而市民作为公共交通企业的劳动对象，无需公共交通企业垫支流动资金。因此，在公交企业的资产总量中，固定资产占的比重较大，流动资产占的比重较小。具体来说，公共交通企业的资

产可以分为固定性固定资产和移动性固定资产，公共交通企业的固定资产大多数是公交车辆，因此掌握公交车辆的动态，提高其运用效率，这是公共交通企业固定资产管理的一项重要内容。另外，在公共交通企业流动资产中，则主要是备品配件这一低值易耗品性质的流动资产占有较大比重。

2.成本费用构成的特殊性

固定性费用比重大是公共交通企业成本费用构成的主要特征。公共交通企业所提供的服务的特性要求公共交通企业必须保持必要的运载能力，使市民出行在方向上和时间上得到保证。为此，公共交通企业发生的建筑物和公交车辆的折旧费、车辆的修理费、固定资产保险费，以及其他为固定资产保持正常营运状态而发生的费用相当多，这些设备性费用以及驾驶人员和管理人员的工资费用等都属于与运输量没有直接关系的固定性费用。除此之外，公共交通企业营运过程中的燃料消耗费用以及运输工具其他的一些必不可少的费用，也都跟运载的客户量没有绝对的直接关系。在某种程度上，这些费用是必然产生的。一辆只载有一名乘客的公交车和一辆载有50名乘客的公交车所耗用的燃料费并没有太多明显的区别。可见，公共交通企业成本费用中与运输量直接相关的变动性费用相当少，这与一般的工业企业中直接材料费用和人工费用等变动费用占较大比重的费用结构有非常明显的区别。

3.业务款项的特殊性

公共交通企业业务款项的特殊性主要表现为收入零散、结算对象多。公交收入大都是大量的零星收入，一方面加大了货币资金管理的复杂性，另一方面也给收入的会计核算提出了更高的

要求。公共交通企业需要根据具体情况，选择科学合理的账务处理方法来及时无误地解决有关营运款项的结算问题。

二、企业现状及资金管理情况

舟山市公共交通有限责任公司自2008年1月1日起正式运作。2012年底分设组建，成为一家主要从事公交运营的国有公益性企业，隶属于舟山交通投资集团有限公司。公司现有员工1496人，其中：一线公交司机734人，修理工58人；拥有各类营运车辆605辆（空调车比例为100%），客位32114座；营运线路90条，线路总长1957公里，其中一条为快速公交1号线。日承运旅客约14万余人次。公交线网覆盖定海、新城、普陀城区主要街道，初步形成了由走廊线、组团间线、组团内线和城乡线分工组织的线网格局，行政乡村公交通车率达100%。目前，公司在本岛城乡拥有首末站场20个，站点1498个，停保场9个。目前公司紧紧围绕“公交优先，必须公交优秀”的经营理念，在市委、市政府的大力扶持下，以适应群岛新区发展要求和满足广大市民出行需求为己任，在构建完善公交系统、增强公交运行能力、改善公交服务质量，管理体制、线网结构、场站建设、车辆购置、智能公交发展等诸多方面做了大量工作，但随着公交车辆规格的提高，油料、材料价格的上涨，固定资产投资膨胀、基建增多、项目庞大，四面出击，使公交公司成本不断增加。而公交票价执行国家指令性计划，与成本差距不断拉大，政府虽对公交行业有一定的补贴，但政府对公交公司的补贴远远满足不了城市公交发展的需要，公交公司又缺

乏其他资金来源，流动资金得不到补充，不能满足企业经营的需要，企业流动资金缺口只好用银行贷款补充，致使企业每年利息支出翻番，造成企业资金严重不足。固定资产投资规模大，回收期长，向银行又不能取得流动资金的足额贷款，使生产经营举步艰难。同时，固定资产不能充分利用，造成资金严重浪费。企业的经营面临着严峻的考验。

三、我市公共交通企业会计内部控制现状

1.控制环境薄弱，会计内控制度不健全，还远远没有达到管理上的要求，主要缺乏科学性和完整性。如会计制度内容不全面，条款残缺，只重核算，忽略事前控制等，削弱了公共交通企业内部会计控制的效力。

2.贯彻不力 我市公共交通企业对内部会计控制制度的执行还不够重视，会计制度多数流于形式。对其实际的运行和控制不重视，从而导致会计内部控制制度失控，会计信息失真，资产核实不清。3.缺乏完善有力的监督评价机制

目前，我市公共交通企业普遍缺乏对内部会计控制制度的评价标准。公交系统会计内部控制制度的评价标准和评价方式都没有统一的规范性法规。因此，建立公交系统会计内部控制制度显得尤其重要．

四、建立公交系统会计内部控制目标

内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。具体目标为

1）战略目标。合理保证企业战略管理的合理性。

2）经营目标。合理保证企业经营的有效性和效率，包括业绩目标和盈利性目标，根据管理者对企业结构和经营选择的不同而变化。3）报告目标。合理保证企业报告的有效性，包括内部和外部报告，既涉及财务信息，也涉及非财务信息。

4）合法性目标。合理保证企业的生产经营活动符合相关的法律和法规。

五、建立公交系统会计内部控制对策

1）以人为本进行资金管理

过去在西方管理理论的研究中，普遍重视对人的研究，并主张在管理中实行严格的规章制度，建立严密的组织程序，推行以物质刺激为主的管理方法。在管理中通过不断满足人们不同层次的需要来调动他们的积极性。那么在今天经济发达社会，任何一家企业管理更应主张实行参与性或灵活多变的管理，以适应日趋民主化、复杂化的管理环境。所以在资金管理中要首先树立人本观念，强调人始终处于管理的核心和主导地位。现代管理是以人为中心的管理，以人为本，事在人为，充分发挥人的主动性、积极性和创造性，在广大干部职工中树立起“资金是企业血液”的观念，把资金的使用责任到人，把资金的管理列入各级领导的重要议事日程，采取多种手段提高管理人员的素质，实现资金的合理运筹和优化配置，从而实现系统整体功能的目标化，取得最佳效益。当下，企业管理以人为本已成为许多企业的共识。海尔、海信、青啤、澳柯玛等许多企业已经成功地将以人为本的管理理念融入了企业的各项管理程序之中，并取得了显著的成效。所以一个企业要想获得成功，离不开以人为本的企业管理，这已经为许多成功的中外企业所佐证。

2）健全企业内部资金管理制度

任何一家企业的管理必须由两个基本要素构成：第一是管理必须要有自己的硬约束体系，即刚性体系，这就是制度文化、法律体系等，这些没有弹性可言；第二是管理必须要有软约束，即相对刚性约束而言，具体地说，不是通过制度而是通过观念形态、情感、价值取向等来约束人们的思维行为。因此，我们在资金管理中要科学地将这两个“要素”很好地结合起来。管理中的软约束牵涉范围较广，在此不赘述。这里主要强调资金管理中应采用的硬约束，即制定各种资金的内部管理制度，强化管理人员的管理意识，促使财会人员在工作中贯彻执行会计法律法规、规章制度。坚决抵制违法乱纪的行为，对违反资金管理制度及规定的人要追究责任，做到奖惩分明。财务部门和审计部门除了定期和不定期的检查外，还应从以下几个环节来抓好：第一，建立统一的会计核算办法，严把财务报销审批审核关。第二，中层领导干部的离任审计关。第三，经济责任指标完成与奖惩制度。第四，抓好财务公开等几个环节，实行加强财务管理的群众民主监督，坚持标本兼治，努力从源头作起，将会起到良好的效果。

3）强化固定资金管理

1.做好固定资产投资的预测和决策。固定资产投资是企业长期投资，并且投资数额大，所以事先应对它的合理性进行充分论证，使建设项目建成后能达到预期的经济效益和社会效益。此外，要从审批、用途、现状、效益状况、回收期限上对固定资金的使用予以全方位监控，责任到人，定期查收，将有限的资金用到有效的经营上。

2.企业有关部门应监督组织好固定资产的验收、使用、保管、报废工作。正确及时地反映企业固定资产增减变化情况，并定期对固定资产进行清查盘点。

3.提高固定资产使用率。有关部门应经常了解固定资产的增减变动、日常保管、维修及使用状况等方面的情况，采取措施使固定资产

保持最佳使用状态，尽量增加生产经营性固定资产在全部资产中的比重，提高固定资产的完好率，充分发挥固定资产使用效能，减少资金占用。

4.正确核定固定资金需要量。合理配置固定资产资源，在保证企

业正常生产需要的前提下合理占用固定资产，节约资金占用，提高企业的经济效益。同时，正确核定固定资产需要量，还能够为固定资产投资决策提供基础数据。

4）加强企业流动资金管理

1.企业必须要有一个高度集中的资金调控中心。按照核定的流动资金需要量，每月按指标进行考核，严格做到奖惩分明。对未达到规定指标任务的一律扣发，各路队的所有收入一律纳入总公司的财务进行统一的核算，再由财务根据各路队、部门、分公司的完成情况，发给各路队、部门、分公司，使有限的资金得到了高度的集中运用，充分发挥了资金的规模效益。

2挖掘内部潜力，寻找一切可能降低成本途径的过程。燃料在公交企业经营成本中占20%以上，比重较大。降低车辆的百公里能耗和压缩无效里程是减少燃料费用的关键；严格定额管理和推行合理的奖罚制度，是降低燃料消耗的重要手段。通过调节收入来提高驾驶员的节能积极性，促使日常驾驶操作更加规范，从而达到减少燃料费用的目的。另一方面，科学规划行驶线路和对车辆进行合理调度，根据客流

变化及时调整营运方案，减少空驶里程，降低无效里程；合理调配车辆夜间停放点，有效减少车辆到站空程，从而也能有效地节省能源。积极推进维修保养资源整合和物资采购一体化管理，在车辆保修材料采购方面，积极推进规模化的采购，通过建立统一完善的物资供应管理平台、统一采购，减少中间环节，达到降低材料采购成本的目的；同时对各种材料，严格审批物资领用，有效地保证材料物资的低成本控制。依据各线路客流量情况和时段，配备适合的车型，通过合理配置和整合资源，建立最佳资源组合，提高资源配置效益，降低经营成本。

3.审计部门要加强控制和审核，尤其对财务会计工作薄弱的生产部门及三产部门要形成定期检查制度，杜绝私设小金库。在公交企业，三产部门是财务会计工作最薄弱的环节，因其有独立的银行账户，其经营项目与总公司的主营项目完全不相干，在生产经营上往往缺乏专业经验，也缺乏该方面的专业人才，极易造成投资项目不合理，投资回收期长，经营状况差，经济效益不好的情况。所以，不仅是企业的审计部门要加强控制和审核，企业的主要领导，特别是主管领导，要将该问题提上议事日程，随时检查制度的落实情况，对故意违反有关财务管理制度的人和事，要坚决予以制止和打击。

5）做好人力成本控制。人力资源成本控制指的是对人力资源的取得成本，开发成本，替代成本，使用成本和日常人事管理成本的发生数额和效用进行掌握、调节的过程。人力资源成本范围包括开发成本、替代成本、使用成本、日常人事管理成本。具体内涵如下： 开发成本：岗前指导费；在职培训费；正规或脱

产培训费；出国考察费；组织开发费等费用。替代成本：内部调动；下岗遣散费。使用成本：工资；奖金；福利。日常人事管理成本：专职人员的薪水；日常办公费等。

同时人力成本控制必须围绕调动人的积极性、创造性而展开。企业如何设计适当的激励制度以调动全体员工的能动性是管理者运用现代成本管理方法首先要考虑的问题。为了提高员工的工作效率，充分发挥其积极性，就必须对员工的工作做出公正的评价,并以此为依据对他们做出恰当的奖励或惩罚。加强对职工的培训工作，培训要有实用性、专业性，切实提高职工素质、工作效率和工作质量，充分挖掘职工的工作潜能。现代企业竞争越来越激烈，要想在竞争中取得优势，降低成本是企业可以选择的一种方式。而在企业的成本中，人力资源成本是很关键的一部分内容，因此，加强企业人力资源成本的管理，对现代企业有着重要的战略意义。

6）做好现代信息技术的管理。充分利用智能公交监控调度系统，对车辆和驾驶员实行即时监控，及时掌握车辆的位置、行驶速度、超速警报、行车记录等，使车辆的投放密度更适应客流的变化，从而降低能耗、减少驾驶配员，提高营运生产效率，降低经营成本。把有效的资金管理规章制度体现到计算机的应用管理程序上来，实现财务系统与运营、保修、后勤等系统的信息集成和数据共享，使预算、结算、监控等资金管理工作规范、高效。

综上所述，内部控制的范围遍布内部控制各大要素所触及的方方面面，即企业上上下下、左左右右所有大大小小的事项，大到公司治理结构，重大对内对外决策，小到一笔现金的支付，或者一张“对账单”的索取。而且是一个长期的、动态的、与时俱进的、不断总结与完善的过程，我市公交系统只有建立合适的会计内部控制，才能在打造“高品质新区公交”的同时使有限的资金发挥出最大的经济效益和社会效益，使企业不断发展，职工生活水平得到不断提高。

１．王德敏.企业内控精细化管理全案[M].北京人民邮电出版社，2009.2.张银芳，坚持与时俱进，构建和谐公交，城市公交研究，2005，3.蒋义.企业成本控制手册[M].上海：立信会计出版社，2009.４.李琦．企业财务管理目标与社会责任．经济研究导刊 2011 ５.彭晶晶，2005：《企业内部控制制度》，冶金财务

６.程磊、张顺伟，2009：《浅谈现代企业制度内部会计控制》，现代商业。

７.张宜霞，2007:《企业内部控制发展的总体战略》, 东北财经大学出版社。８.彭升,龚珞君.“两型社会”视角下的武汉公共交通事业发展政策思考 论坛(社科教育版)2009.08.01

９.张晓达 武汉市交通发展战略研究 华中科技大学 2006

第二篇：浅谈电算化会计系统的内部控制

浅谈电算化会计系统的内部控制

使用计算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但是，也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题，对企业内部控制制度造成了极大的冲击，需要建立一整套适合电算化会计系统特点的内部控制制度。

一、电算化会计系统对内部控制的特殊要求

1．计算机的使用改变了企业会计核算的环境

企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了很大的变化。一是会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。二是会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。三是随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，原先应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成；原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此，企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要，内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，更加复杂。

2．电算化会计系统改变了会计凭证的形式

在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化。一是各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了变化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了，有些甚至消失了。二是由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。三是原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上。因此，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主的，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。

3．计算机的使用加大了控制舞弊、犯罪的难度

由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，加以数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据，因此，计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂，而且还要有各种控制的计算机技术手段。与手工会计系统的内部控制制度相比较，计算机会计系统的内部控制是一个范

围大、控制程序复杂的综合性控制；控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制，是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。

二、电算化会计系统内部控制的主要内容

从计算机会计系统的建立和运行过程来看，计算机会计系统的内部控制制度，可分为对系统开发和发展的控制、对各个部门的管理控制、对运行过程的日常控制。

（－）系统开发、发展控制

计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发过程中的系统分析、系统设计、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业发展需求，系统更新的可行性研究，更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几方面。

1．授权和领导认可

计算机会计系统的开发项目一般投资金额都比较大，对企业整体管理目标的影响也比较大，往往需要对原有的管理体制进行较大的改革，是牵一发动全身的重大举措，因此必需得到授权和领导认可。计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进，同样会对企业管理体制造成较大的影响，同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠，因此也必需得到授权和领导认可。

2．符合标准和规范

不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使企业计算机会计系统更加可靠、更加完善，有利于对系统的维护和进一步的发展、更新。

3．人员培训

应在开发阶段就要对使用计算机会计系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。在系统运行前对有关人员进行的培训，不仅仅是系统的操作培训，还应包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度，计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。

4、系统转换

新的计算机会计系统在投入使用，替换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统，必需经过一定的转换程序。企业应在系统转换之际，采取有效的控制手段，作好各项转换的准备工作，如旧系统的结算、汇总，人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导入等。在系统转换之际，需要新旧系统并行运行一段时间，以便检验新的计算机会计系统。并行运行的时间一般不少于三个月。

5、程序修改控制

软件的修改是难以避免的。对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。

（二）管理控制

管理控制是指企业建立起一整套内控制度，以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。

1．组织机构设置

为适应计算机会计系统的要求，原有组织机构的调整必须适合企业的实际规模，符合企业总体经营目标，并且，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。企业可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室；也可以按

会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。

2．职责划分

与手工会计系统一样，内部控制的关键是不相容职务的分离。在计算机会计系统中，不相容的职务主要有系统开发、发展的与系统操作；数据维护管理与电算审核；数据录入与审核记帐；系统操作与系统档案管理等。企业为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时，还应建立起职务轮换制度。

3．上机管理

企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情，使计算机尽可能是专用的。一般来讲，企业对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等。此外，会计软件也应该有完备的操作日志文件。

4．档案管理

计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料使用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。

5．设备管理

对硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。

（三）日常控制

日常控制是指企业计算机会计系统运行过程中的经常性控制。日常控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输出控制和数据储存控制等。

1．业务发生控制

业务发生控制又称“程序检查”，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业务发生时。通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制，如表示业务发生的有关字符、代码等是否有效、操作口令是否准确，以及经济业务是否超出了合理的数量、价格等的变动范围。企业还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能正常运行。

2．数据输入控制

由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，一旦出错，影响极大，因此，企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查；其次，应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验，如总数控制校验、平衡校验、数据类型核验、重复输入校验等。

3．数据通讯控制

企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠，以防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生。如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应顺序编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈，每批数据传输时要有时间、日期记号等等。

4．数据处理控制

数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。

5．数据输出控制

输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定，要建立标准化的报告编号、收发、保管工作等。

6．数据存储和检索控制

为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存，便于调用、更新和检索，企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号，文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明，对整个修改更新过程都应作好登记。计算机会计系统应具有必要的自动记录能力，以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。

第三篇：会计电算化系统的内部控制研究

龙源期刊网 http://.cn

会计电算化系统的内部控制研究 作者：舒 俊 葛 勇

来源：《财会通讯》2005年第05期

第四篇：电算化会计系统内部控制的研究

龙源期刊网 http://.cn

电算化会计系统内部控制的研究

作者：黄晓丽 陶启萍

来源：《沿海企业与科技》2005年第02期

[摘 要]随着IT技术，特别是以Intemet为代表的网络技术的发展和应用，电算化会计信息系统进一步向深层次发展；技术变革无疑给企业带来了巨大的效益，但同时也给内部机制带来了新的问题和挑战。文章针对在会计电算化的推广应用过程中内部控制出现的新情况，阐述了电算化会计系统内部控制的主要内容。

[关键词]电算化会计；内部控制；系统

[中图分类]F23

[文献标识码]A

第五篇：浅谈电算化会计档案以及系统的内部控制

编号：

中国农业大学现代远程教育

毕业论文（设计）

浅谈电算化会计档案以及系统的内部控制

学 生 指导教师 专 业 层 次 批 次 学 号 学习中心 工作单位

2012年3 月

中国农业大学网络教育学院制

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摘要

新时期下，随着计算机在会计领域的普及和应用，会计电算化的工作越来越现代化，给企业带来了巨大的利益，但会计电算化内部控制还存在着许多问题。本文就着眼于会计电算化档案的内部控制问题，介绍了电算化会计档案管理的新特点，深入分析会计电算化档案管理存在的问题及成因，探讨会计电子档案的保管措施。电算化会计系统对内部控制的特殊要求，同时对系统开发和实施的系统发展控制、对计算机会计系统各个部门的管理控制、对计算机会计系统日常运行过程的日常控制。随着计算机在企事业会计核算系统中应用的普及，会计电算化已成为会计工作的一种重要手段，是重要的会计基础工作。会计电算化的发展虽然给企业带来了巨大的效益，但给内部的控制和管理也带来了新的问题和挑战。会计电算化电子档案管理已经成为一个新的研究课题，本文就面对管理工作中的诸多挑战，拟出完善电算化会计档案内部控制的对策和建议。

关键词：会计电算化 内部控制 管理

目录

一、电算化会计管理的特点及存在的问题············2 1.电算化会计管理的特点························2 2.会计电子档案管理存在的问题···················2

二、会计电子档案的保管措施······················2 1.提高思想重视·······························2 ２.建立严格的内部控制制度······················2 ３.实行专人专岗······························2 ４.降低会计电子档案毁损和丢失的风险··············2 ５.实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化······2

三、电算化会计系统对内部控制的特殊要求···········2 1.计算机的使用改变了企业会计核算的环境············2 2.电算化会计系统改变了会计凭证的形式··············2 3.计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度···········2

四、计算机会计系统的内部控制制度·················2 1.日常控制··································2 2.管理控制··································2 3.系统开发、发展控制··························2 五．结论·····································2 参考文献：··································2

一、电算化会计管理的特点及存在的问题

1．电算化会计管理的特点

（1）会计电子档案具有技术性。技术性文档是解释会计电子档案的运行和设计情况，与会计电子档案的设计和使用紧密相关。

（2）会计电子文档缺乏直观可视性。会计电子档案主要存储于磁性介质上，与传统的具有直观可视性的会计档案不一样，会计电子档案须在特定的计算机软件和硬件环境中才能可视。

会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案须依赖于计算机的软件和硬件系统才能使用，而且它对储存的周围环境要求较苛刻。磁性介质不仅要求环境防火、防水、防尘、防磁，而且对温度也有一定的要求。磁性介质对环境的高要求增加了数据的脆弱性。

会计电子档案对会计信息使用者的安全操作提出新要求。会计电子档案的管理要求会计信息从事人员除了需具备会计专业知识，同时还得掌握必要的计算机操作和维护知识。

会计电子档案管理缺乏有效的安全和保密措施。在网络时代，新型磁性介质档案管理是一种新型的管理方式，它取代了传统的纸质管理。电子数据因其具有数据高度集中的特点，非常容易被泄密。电子数据是以数字编码的程序的形式储存在各种磁性介质上，但磁性介质具有体积小，存储容量大的特点，正因为此特点以致电子数据资料泄密容易，而且范围广，涉及时间长，危害性也较大。

2.会计电子档案管理存在的问题

会计电子档案管理存在的问题主要有：（1）会计档案载体；（2）认识不够，理解偏差；（3）会计档案管理制度不完善；（4）缺乏计算机维护、网络安全的相关人才。

二、会计电子档案的保管措施

1、提高思想重视

单位领导和从事会计人员应提高对会计电算化的重视程度。特别是主管会计财务的领导应当充分认识到科学化管理电算化会计档案资料的重要性，并督促建立健全的管理制度。应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，切实落实会计磁性介质档案管理资料的管理。

2、建立严格的内部控制制度 一个企业或单位为保护资产的安全性、会计资料的可靠性和准确性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列方法、制度和手续，即为内部控制制度。内部控制范围的相应扩大是会计档案信息化的要求，如对调用和修改程序的控制、数据编码的控制以及系统开发过程的控制等。这些控制内容都与传统的内部控制不同，是一些手工会计系统中所没有。程序化控制是内部控制的主要手段，信息化会计档案的内部控制应多样性。要想有效地保证会计电子档案的安全和可靠，我们必须制定严格的内部控制制度。

3、实行专人专岗

对不同的岗位根据责、权、利、效相结合的原则，设立不同的岗位，如系统主管、管理员、操作员等，同时赋予不同的权限，承担不同的责任。岗位的职责应明确，不能出现盲点、交叉和重复，相同岗位间可相互牵制和监督，严格岗位责任制。

4、降低会计电子档案毁损和丢失的风险

磁性介质（如光盘、磁盘、磁带等）中集中存储着大量数据，若发生水灾、火灾、盗窃等突发事件，这些数据就极有可能毁损会丢失。因此，电子档案室可选择干燥防水并远离磁性的地方，室内还可安装温度感应设备，并保持通风透光。同时，还要请工作人员定期清理电子档案室，以防蛀虫。若采用电子计算机进行会计核算时，应当将打印出的纸质会计档案与会计电子档案一起保存。

5、实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化

会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯。应用质地优良的关盘刻录所有的会计电子档案，以保证数据的安全。为防止磁性介质的毁损导致信息丢失，管理人员应根据会计数据业务量的多少定期对档案进行检查和拷贝，年终要将当年的档案进行归类，标明日期、内容目录、操作员编号，用于存档的光盘还需系统管理员和财务负责人签字。最后应定期的采用等距抽样或随机抽样的方式，对会计电子档案进行检测，以便及时做好数据维护工作。

三、电算化会计系统对内部控制的特殊要求

1.计算机的使用改变了企业会计核算的环境

企业使用计算机后，企业的会计核算的环境发生变化，如财务部门从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。

2.电算化会计系统改变了会计凭证的形式 原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了。甚至交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上。

3.计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度

由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失可能比手工会计系统更大。

四、计算机会计系统的内部控制制度

1.日常控制

（1）业务发生控制。是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业务发生是，通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制。

（2）数据输入控制。企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查；其次，应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验。

（3）数据通讯控制。数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。

（4）数据处理控制。数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。

（5）数据输出控制。数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定。

（6）数据存储和检索控制。为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存，便于调用、更新和检索，企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号，以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。

2.管理控制

（1）组织机构设置。企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。组织机构的设置必须适合企业的实际规模，符合企业总体经营目标，并且，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。

（2）职责划分。内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。

（3）档案管理。计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。

3.系统开发、发展控制

（1）授权和领导认可。计算机会计系统的开发和发展必需经过有关领导的认可和授权。计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进，同样对会对企业管理体制造成较大的影响，同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠，因此也必需得到授权和领导认可。

（2）符合标准和规范。计算机会计系统的开发和发展项目，不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。

（3）系统转换。企业应在系统转换之际，采取有效的控制手段，作好各项转换的准备工作，如旧系统的结算、汇总，人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导入等。新的计算机会计系统是否优于旧系统，还需要进一步接受实践的检验。因此企业在系统转换之际，采用新旧系统并行运行一段时间，以便检验新的计算机会计系统。

（4）程序修改控制。企业经营活动变化及经营环境变化，可能导致使用中的软件进行修改，计算机会计系统经过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方。对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。

五、结论

电算化会计的独特个性代表着未来会计现代化和规范化的发展方向，它的存在是必然。会计电算化系统的产生和发展极大地提高了会计工作效率。加强电算化会计档案安全管理是一项长期的、艰难的、必须的工作。我们应建立和完善健全的会计电算化档案管理内部控制制度，提高相关人员的素质和技术水平，加强对电算化会计档案的管理和控制，提高企业的经济效益。

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