办公室管理论文

第一篇：办公室管理论文

《办公室管理》课程综述及个人应用研究

企业的行政办公管理人员是企业管理的重要力量。他们所受的教育和培训直接影响其工作效率和专业技能，并进而决定企业行政管理的成效，乃至企业的发展和未来。本文从企业行政办公管理人员的工作内容、素质要求和办公室协调能力的提高入手，办公室是单位和部门的枢纽，功能多、任务重。作为一个沟通上下、联系各方的综合管理机构，办公室要善于统筹兼顾，围绕工作中心，充分发挥办会室系统的协调功能，提高其协调能力。就企业行政办公管理人员的高等教育和职业培训的三级模式，阐述几点粗浅的见解。

一、《办公室管理》课程的主要内容

第一单元讲述了企业行政办公管理人员的主要工作内容企业行政办公管理人员的工作主要分如下三个层面：日常事务性工作办公环境管理、办公用品管理、小额现金管理、时间管理、流程管理、值班工作、电话工作、接待工作、文书信函工作、保密工作、立卷归档工作、客户投诉工作等等。司指派性工作信息工作、辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、差旅准备工作、操办各种事务、应对突发事件等。主动创造性工作辅助决策的调查研究工作、信息的开发与利用、制度的建设和落实、传播企业文化、有效沟通、公关工作、组织咨询专家队伍等。

第二单元讲述了三级企业行政办公管理人员的工作职责对于高级、中级和初级的企业行政办公管理人员来说，由于他们在企业中承担的任务和所起的作用不同，因此在以上三方面工作中的侧重点也有 所不同。企业高级行政办公管理人员的任务，是根据企业的总体战略目标制定办公管理的目标、流程和规章制度，协调各职能部门和下级组织。他们的工作重点主要在主动创造性工作层面。企业中级行政办公管理人员的任务，是辅助企业高层或中层管理者，将后者制定的计划、工作流程、规章制度转化为可供操作执行的方案和具体的工作事项，主要是起承上启下、沟通左右的中介和桥梁作用。他们的工作不仅包括日常事务性工作层面，而且要重点完成好领导交办的事项，同时，还涉及主动创造性层面的许多工作。企业初级行政办公管理人员主要从事日常事务性工作，他们主要担负的是第一个层面的工作，强调的是实践能力和动手能力。

第三单元讲述了三级企业行政办公管理人员的素质要求不同级别企业行政办公管理人员的职责不同，工作内容不同，因此，企业对他们各自的素质要求也不同。总体来说，三级企业行政办公管理人员各自的素质要求：企业行政办公管理人员的培养模式企业行政办公管理人员必须掌握岗位所需的各种专业知识和专业技能，熟悉管理科学和市场学的相关知识，了解规定的职业标准，具备与岗位相匹配的素质和能力。

第四单元讲述了办公室协调能力的提高，所谓协调，就是连接、联合、调和所有的活动及能量，使之统一起来。换句话说，协调是一项综合性的管理工作，其目的是消除管理过程中各环节之间的不和谐现象，使之协调一致、相互配合、同步发展。办公室工作的性质、地位和作用要求办公室人员要具有较高的理论水平和较强的业务素质 与应变能力。随着改革开放向纵深发展，办公室系统要在新形势下完成自己的工作使命，有所作为，还要开拓新的思路，采用新的方法，在办文、办会和办事上，在综合、协调、运转上发挥更大的功能和作用。为此，办公室干部平时要注意系统学习和掌握现代管理科学理论并指导实践，主动深人实际，调研分析，当政策的“灵通人士”和情况的“百事通”，只有这样，才能增强做好协调工作的素质和本领。

二、个人应用

办公室作为一个综合性的办事机构，其承担多方面职责和任务的同时间也担负着日常性的行政事务及繁重的服务工作，起到承上启下、协调左右的中心枢纽作用。以下为我对公室的协调功能的认识。

所谓协调，就是连接、联合、调和所有的活动及能量，使之统一起来。换句话说，协调是一项综合性的管理工作，其目的是消除管理过程中各环节之间的不和谐现象，使之协调一致、相互配合、同步发展。办公室作为管理系统的中枢，其所处的位置决定了办公室的工作必须经常地、大量地、直接地协调各种关系，其协调工作的主要方面是上下级间的协调和左右间的协调。

（一）上下级间的协调

首先，作为领导的参谋和助手，办公室人员要深人开展调查研究，经常给领导提供有关的统计数据和业务管理信息，并依据党的方针和国家的政策法规结合实际情况，适时地提出可行性建议，撰写出客观全面的、具有前瞻性的调研报告供领导参考，为领导作出正确决策服务。办公室是领导的左膀右臂，参谋作用十分明显。其次，办公室所处的位置自然要求办公室要在领导和群众之间起到桥梁和纽带作用。为此，办公室要认真对待和妥善协调好上下级之间可能存在的矛盾，善于做好群众工作，积极维护领导之间、领导和群众之间的团结。在协调处理政务、事务时，仔细倾听对方的意见，该解决的要及时向领导反映并积极配合解决。

再次，领导之间由于各自分管着几个方面的工作，往往会从分管的工作出发，给办公室提出不同的要求，发出不同的指令，对此办公室人员要胸有全局，分清主次和轻重缓急。要以正职领导为中心，对大是大非、事关全局的问题，必须多请示主要领导，按主要领导的意见去沟通和落实，努力使整个组织建立起融洽和谐、相互支持、相互信任的关系。

（二）左右间的协调

首先，在实际工作中，由于各个部门所处的位置不同，使得部门之间、人与人之间对一些问题的认识和处理不一致，不能形成最佳的合力。对此各级办公室要通过联系、沟通、调解、协商等方式来有效地统筹协调左右之间各方面的关系，弄清楚问题的来龙去脉，绝不能把遇到的矛盾简单地上交给领导。

其次，办公室在发挥协调功能中，要站在全局的立场和高度对各部门进行综合平衡，集中多方意见，多方协商，求同存异，秉公处理，要以公正平和的心态调整、理顺和改善各单位之间、人际之间的关系，解决工作中的矛盾，并且建立和健全各种协调制度，使协调工作逐步规范化、程序化。再次，办公室的协调工作要纲举目张，否则就会被事务所淹没，有可能顾此失彼、事倍功半。事实证明，办公室的协调工作一定要有重点，要紧紧围绕领导关心的重点和群众关注的热点及改革发展中碰到的难点问题，通过牢牢抓住重大事项，去带动办公室协调工作的开展。

（三）协调工作中应该注意的几个问题

1、有权不越权。办公室是综合管理部门，是协助领导施政、指挥和管理的左右手，但要切实摆正位置，既不能越权，更不能滥用职权。要始终牢记自己是参谋导，做到尽责不越职，出谋不决策，参与不干预，在任何时候都不能忘记按章办事，按领导意图办事，按照工作程序办事，有请示，有汇报。凡遇到超越职权范围的事，不擅自作主，不乱表态，不乱办事。

2、有功不居功。办公室的工作多数是协助、辅助其他部门的，杂事、小事多，协助、辅助多，台下、幕后多，没有轰轰烈烈的场面，没有引人注目的动作，因而工作干了不少，但总结起来，似乎又没几件能显示成绩的事情。面对这种情况，办公室人员一定要高姿态，不争功，不居功，淡泊名利，忘我超我，乐于干默默无闻的小事、杂事，甘当配角，当好配角。

3、有苦不叫苦。办公室的特点是事杂(繁杂、复杂)面广(头绪多、范围宽)，什么工作都可以归到办公室办，作为联络上下左右的“中枢”，办公室经常处于矛盾的交叉点，稍不注意不是上不满意就是下有意见。面对误解和委曲，办公室人员要受得住、不气馁，认真对待，有则改之，无则加勉。不能因为领导要求严、批评多，就闹情绪，也不能因为矛盾多、事难办，就畏首畏尾，不敢办事。

4、办公室协调能力的提高。办公室工作的性质、地位和作用要求办公室人员要具有较高的理论水平和较强的业务素质与应变能力。办公室系统要在新形势下完成自己的工作使命，有所作为，还要开拓新的思路，采用新的方法，在办文、办会和办事上，在综合、协调、运转上发挥更大的功能和作用。为此，办公室干部平时要注意系统学习和掌握现代管理科学理论并指导实践，主动深人实际，调研分析，当政策的“灵通人士”和情况的“百事通”，只有这样，才能增强做好协调工作的素质和本领。

我是学管理的，在书本上学过很多套经典管理理论，似乎通俗易懂，但从未付诸实践过，即使在办公室中也很难处理一些令人措手不及的事情。也许等到真正管理一个公司时，才会体会到难度有多大;我们在老师那里或书本上看到过很多精彩的谈判案例，似乎轻而易举，也许亲临其境或亲自上阵才能意识到自己能力的欠缺和知识的匮乏。工作这两年，我拓宽了视野，增长了见识，体验到社会竞争的残酷，而更多的是希望自己在工作中积累各方面的经验，为将来自己走上工作岗位做好准备。

三、学习体会

办公室作为一个单位的综合办事机构，不仅担负着为领导决策进行参谋和为全局提供服务的重要职责，而且还要与社会各界打交道，7 是一个单位窗口形象的重要体现，许多工作虽然看起来是小事，却都要牵动全局、影响全局。

在刚到单位的时候，我开始是忐忑的，怀疑自己的能力，也不知道具体的要做什么，都说万事开头难，我深刻的体会到这句话的意思，只有从头开始学习，从了解公司的历史，具体的业务范围，前半个月的时候一直是找不到方向的，等到开始熟悉公司情况后就知道自己的位置在哪。

我所在的科室为综合办公室，日常主要的工作范围是贯彻实施检测公司管理方针，管理目标，管理体系文件和各项管理标准，确保管理体系有效的运行。负责检测实验人员的教育培训和组织实施并对实施过程进行控制；负责技术人员档案，员工劳动合作、工资等管理；负责体系文件、检测试验资料和行政资料的整理归档和档案管理，负责检测公司日常工作所用技术标准的有效版本收集、文件管理。

在实习中我了解到了该部门对人员的能力、意识和培训的具体要求；我们根据公司的管理方针、目标和业务发展需要制定人员长期培训计划，经理和总工程师根据培训规划结合检测公司当前的和预计的任务提出要求，由综合办公室制定具体的，内容完整的，可实施的人员培训计划，经总工程师的批准后负责组织实施。对于员工的岗前培训共走也是由综合办来进行的，凡是新进的员工，要先了解公司的管理体系和有关的法律、法规。在掌握操作技能经检验合格后上岗。我从一开始的摸不着头脑到后来的一点点学习积累，这期间是一个很难熬也有些痛苦的过程，也曾怀疑过自己的能力，不过在有这些负面情 绪的时候就不断的告诫自己，这是必要的过程，等过几个月后就不是这个摸样，人们总要有一个适应的过程，最主要的是要调整好自己的心态，和看事请的角度。

一切认识都来源于实践。实践是认识的来源说明了亲身实践的必要性和重要性。但是并不排斥学习间接经验的必要性。自身实践的发展不断促进自我认识能力的发展。而这一次的实习生活恰恰就是一种实践，只有自己知道自己该干什么的时候，人生的意义才会体现出来，人生的价值才会最大化。有时候同学可能不理解，为什么要在最后的时间安排我们去实习，我们也可以在毕业了以后再去的，但后来明白了，资源就要在最需要的地方用，年轻就算失败了也可以重新来。只学不实践，那么所学的等于零。理论应该与实践相结合，通过这段时间的学习，思想和思维方式上因为环境的不同，接触的人于是不同就有所转变了，因为从中学的东西就不一样，接受到的信息开始印象一些观念。要学会从实践中学习，从学习中实践。我们不止要学好学校里所学到的知识，还要不断从生活中，实践中学其他知识，不断地从各方面武装自己，才能在竞争中突出自己，表现自己。

第二篇：办公室管理—调研论文专题

摘要

办公室在各级党政机关和企事业单位，历来有着十分重要的地位。它是各级各类部门制定、实施和修正决策的“中枢神经”，是收集、加工、传递与反馈信息的综合网络，是沟通上下、协调四方、保证机关正常运转的重要“枢纽”。办公室的主要任务就是为领导、为基层、和部门服务。围绕这“三个服务”办公室必须发挥好参谋助手、督查督办和综合协调“三个作用”。

关键词：办公室工作管理作用

浅谈如何提升选矿厂办公室工作的几点想法

办公室是组织干部职工从事日常工作和参加社会活动的协调机构。它不仅是公司领导者的参谋和助手，还是沟通上下左右的桥梁和枢纽，也是公司的门面、窗口和后勤部。办公室工作的好坏，直接关系到整个机关政策的落实、制度的执行、工作的开展和成效的取得，对于一个企业单位的管理方式和管理效率具有不可估量的决定性作用。

一.办公室工作在企业发展中的主要作用

1.发挥参谋助手作用，增强主动性

发挥好办公室的参谋助手作用，是实现决策民主化、科学化的重要环节和前提。主要体现在四个方面：一是为各级部门及时、准确、全面地提供信息；二是围绕企业的中心工作组织调查研究；三是根据领导的意图做好重要文稿的起草工作；四是就重大的处理提出对策性建议。

2.发挥督促检查作用，注重实效性

督促检查是推动决策落实的重要手段，也是办公室工作的一项重要职能。办公室的督促检查作用，主要体现在协助各级各部门确保企业决策的贯彻执行。主要任务有三项，即围绕企业的重大决策、重要工作部署重点查办；对领导同志批示和交办事项专项查办；抓住职工反映较多和群众反映强烈的问题主动查办。

3.发挥协调综合作用，把握全局性

协调综合是办公室的一项基本职能，也是保证两级机关工作正常运转的客观要求，是贯穿办公室工作各方面的一项重要任务。办公室处在沟通上下、联系左右的枢纽位置，通过办公室这个运转枢纽，切实做好全局性的协调工作，促使上上下下围绕中心、方方面面形成合力，同向运转，协力推进。要通过办文、办会、办事等日常工作的高效运行，及时向基层和部门传达企业的工作意图，使企业的决策部署得以迅速贯彻落实，搞好协调综合工作，对于办公室职能的有效发挥起着非常重要的作用。

总之，办公室工作作用发挥的好与坏，直接关系到领导和机关的办公运行，关系到企业决策的部署和落实，要充分认识到办公室工作的重要性和艰巨性，高标准、严要求，提效率，促成效，推动企业管理水平的不断提高。

二.目前办公室工作的几点不足

作为一名办公室工作者，要想真正做好办公室工作，就要不断更新思想方式方法，不断学习借鉴好的工作形式，不断充实自身的业务素质能力，要明确工作目标，清醒的认识到自身的责任和定位，培养工作的激情与活力。现在，就多年的办公室工作经验，就办公室工作人员工作中存在的问题浅谈几点不足，希望对从事办公室工作的同事有所惊醒和帮助。

1.工作目标不明确。一是办公室整体工作缺乏总体目标和规划，不清楚办公室工作应该做到什么程度，什么样子，向一个什么方向发展。二是办公室人员个人对自己的岗位也缺乏正确定位，上级安排一件事就做一件事，缺乏自己工作规划和目标。不会积极主动去思考，去构想以后的工作。工作中处于被动状态，缺乏主动意识。

2.服务对象不清。办公室人员服务对象不仅仅是单位领导，还有全局干部职工和整个单位形象。许多人很多时候都是认为只要领导交办的眼前事情做完做好就行，对基层干部和职工的需求不急、不管、不问，欠缺工作重心下移服务大众的心态。

3.自身职责定位不准。办公室人员没有明白办公室工作就是服务的基本职责，认为办公室是机关中枢，是指挥机构，什么都作单方面决定，而不是先向干部职工征求工作意见和建议，造成制订的许多办法和措施，得不到领导的肯定和职工心悦诚服的执行。

4.工作措施创新不够。目前，办公室的工作措施基本上是延续以前的工作措施，依样画葫芦，其管理方式也基本是按照岗位职责上面规定的主要事项而进行。办公室没有根据时间、地点、人员、机构、工作要求和社会形势等客观环境的变化而完善相关措施，更没有提出新颖的创新举措来提高工作效率。

三.产生问题的根源分析

以上问题的存在，形成了目前办公室工作的按部就班和办事效率较低的直接后果，直接影响了办公室工作整体质效，究其产生问题根源主要有五点。

1.思想认识缺位。办公室人员没有认识到办公室工作的重要地位和作用，没有认识到办公室既是一个科室，也是一个指挥机关。作为指挥机关，它需要具有协调全局，协调内外和前瞻性工作的思想意识和工作举措。更没有认识到办公室工作的好与不好将直接关系到一个单位的好与不好问题，也关系他自己的能力、水平在别人心中的地位问题，这是问题产生的根本因素。

2.规章制度不严。规章制度不严，或者是规章制度执行不严也是造成办公室工作效率不高的重要原因。对于出现的许多违规、违纪问题，由于过多地考虑到人与人之间的关系等问题，没有严格按照规章制度进行责任追究，有了第一次，就会有第二次，有了第一人，就会有第二人，如此行之，便失去了制度对人的约束，失去了人对制度的遵从，也失去了办公室人员努力做事的工作责任压力基础。

3.竞争激励机制缺乏。缺乏对干部职工工作积极性的调动，除一些客观因素外，在很大程度上，源于干部人事岗位上下及淘汰的竞争机制缺乏，这个问题也是办公室工作不能大步前进的重要影响因素。

4.人员技能不能满足工作需要。办公室工作覆盖面宽，业务项目多，工作要求高，因此办公室人员需要具有较宽的知识面和专业技能基础，比如：文秘、保密、档案、责任追究等工作，都需要相当的工作水平和工作技巧，而目前办公室人员基本上都不是相应专业学校出身.5.部分人员缺乏激情与活力。工作不紧不慢，不讲速度，人员精神面貌萎靡不振，没有进取之心，不积极主动地承办工作。对待来人来客不热情，协助工作不热心。不积极主动为领导建言献策，不积极主动做好自身工作，遇事拖沓，办事推诿。甚至有部分人觉得工作创新思路提得越多就是自己给自己增加更多麻烦，有认为是自找苦吃的心态。

四.如何提升办公室工作能力的几点想法

根据在厂办室多年以来的工作。我深知厂办室不仅仅是一个科室机构，更是选矿厂的一个很重要的形象“窗口”，是沟通和联系其它部门的“纽带”，也是为领导决策服务，为其他各部门服务的综合性部门。对于如何提高办公室工作能力，仅我个人有以下几点想法：

1.明确工作目标。平时的工作应紧紧围绕这一阶段的重点工作来做，围绕着每一阶段的重点工作的完成情况来布置和安排工作，实时了解公司当前的工作中心任务和存在的主要问题，不断提高办公室工作人员的认识水平和判断能力。办公室有许多比较紧急的事和杂事，还有些比较复杂难完成的工作，所以我个人认为必须集中精力从主要到次要合理安排人员搭配，处理好完成重要工作和次要工作的关系，使大家能做到做事坚持原则但又不呆板。

2.明确服务对象。厂办室有一个最大的工作特征，那就是有许多服务性的工作，其主要也就是两个方面：第一就是“政务”，主要是上传下达、综合协调、督促检查等工作，在这一方面，需要做到的就是能帮领导处好主意，或是想办法给领导好的建议，把领导交代的事情办好，能迅速准确的贯彻领导的意图。第二个就是“事务”，主要是辅助性、手段性和事务性的工作，在这一方面，我们要做好的就是让其他部门“满意”，再麻烦的事情也要任劳任怨，学会埋头苦干但又要经常总结，做到任何工作都有布置、有检查、有督促、有落实。在做好以上服务性的工作的同时，还要有宽阔的胸襟、良好的心态，有甘愿为普通职工群众服务的热情，不烦不厌的做好每一项服务细小的工作。

3.准确定位自身责任，立足本职，提高素质。每天上班时，都应先把一天的工作梳理一下，明确今天必须要完成那些事情，那些事情完成到什么情况，要心中有数。因为办公室很多工作人员并不是专业人员，有许多工作我们都是在边学习、边实践、边总结，所以这就要求我们平时从细节方面要严格要求自己，时时明确自身责任，平时多看相关书籍、资料，多练笔写作，不断提高自己公文写作的能力。在沟通协调性的工作方面能多观察，平时多动脑子，相互之间能经常提醒并给一些好的建议加以改进，通过不断的自我完善来提升自身工作素质。

4.在突破中求进步，在创新中求发展。办公室的工作复杂多变，这就要求办公室的工作人员要有一定的创新意识。我想首先应该做到的就是观念创新，必须要适应形式的变化和发展，开拓思维，勇于在各项工作中实践新的方式方法。其次还应该具备的就是创新管理，要学习随着环境和形式的变化及时的改进以前工作中落伍的管理方式手段，要做好办公室的工作，就要会在工作中不断总结、改进和创新，这样才能把工作水平推向一个更高的高度。

最后，办公室部门是一个团队，细节上虽然大家都有各自不同工作分工，但

平时还是应该注重工作经验交流。长期的相互交流中，能够帮助对方在工作中快速找准定位，理清思路，快速进入工作状态。“三人行，必有我师”，同事间有着许多可以学习的地方，经过合作主动去发现彼此的优点、长处和不足，在这个基础上来寻找自己的不足，并以此为动力学习别人的长处。还在平时的工作中能做到有张有弛，劳逸结合，这样一来工作能力也自然会有所提高。注重加强团队凝聚力的形成意识，通过团队合作来做到个人或者局部力量无法完成的事，提升办公室工作效率，减轻个人在工作中的压力。

以上有许多不足之处，希望领导读者多多包涵见谅！

第三篇：医院办公室电子文件归档管理论文

【关键词】 电子文件;档案

近年来，随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作。以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件。这些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利。然而，如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想。因此，探讨研究电子文件归档的方法，确保电子文件的安全，是当前医院信息化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。电子文件在归档方面的现状与分析

1.1 从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题

1.1.1 原稿被忽视，随意遭删改

在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

1.1.2 归档程序不明确，存贮载体不安全

电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

1.1.3 归档不鉴定，真伪不辨别电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作

对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

1.1.4 人员素质低，专业人才缺

电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

1.2 造成上述问题的原因主要有两个方面

1.2.1 思想认识问题

传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。

1.2.2 管理工作滞后问题

目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。

然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之二。对电子文件归档的几点建议

电子文件归档的目的就是要使人类活动的真实历史记录在电子信息时代更好的、更完整的、长期的保存下去。为此，笔者建议要做好如下几个方面的工作。

2.1 更新观念，适应形势

做好电子文件的归档管理工作，既是信息化建设的必然要求，也是档案信息化建设的重要组成部分。目前，发达国家已有60%以上的政府行政工作是通过因特网和其他电子通讯方式实现的。因此，作为当今信息时代的一名档案工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。要紧跟形势、更新观念、接受新事物，积极参加专业技术培训，熟练掌握各种操作技能，以适应新时期档案管理工作的需要。

2.2 认真收集，保护原稿

不论纸质档案或是电子档案，收集工作总是第一关，是做好归档管理工作的基础。收集工作是否到位，对后续各环节有着很大的影响。如果该收集归档的文件没有收集，不仅影响到档案的完整性，更不用说开发与利用。对文件在处理过程中曾修改的，在附件上要有该文稿历次修改的标记，各种修改信息应予以保留，不可任意进行删除，要保护好原稿。

2.3 做好鉴定，确定价值

电子文件在归档之前，鉴定小组要对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。第一要辨别电子文件的真伪;第二要确定电子文件的价值;第三要确定电子文件的完整性。只有真实的、有价值的电子文件才有保存的必要。

2.4 按照程序，做好归档

电子文件的归档，必须按照程序进行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理;其次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题;再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。设有虚拟电子档案室的，可用邮件的形式传递到档案室。在格式上，一般采用通用格式。如文档文件采用doc格式，数据文件采用dbf文件等。在时间上，由各单位自定，按期限进行归档。在保存数量上，一般保存两套以上同版本的电子文件，其中一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。对网络环境下生成的大量的业务电子文件也要做好备份，但不要将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。

2.5 加强防患，确保安全

存储载体的安全与否，关系到电子文件归档工作的成败。因此，对归档的电子文件，要采取可靠的措施，确保电子文件存储的安全。及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传、下载安全等和访问权限等的防患工作。控制环境的温度和湿度，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全与稳定。

2.6 加强培养，提高素质

电子文件是一种新型的信息载体，其归档技术、编排技术、信息安全保护技术、毒防治技术等都是医院信息化建设的重要内容。因此，培养和造就一大批具备档案管理专业知识和计算机操作技能的人才是当务之急。解决人才问题，一方面可以直接吸纳档案管理、电子计算机或数字通信等专业技术专业人员，另一方面是加强在职人员的业务培训，选送进修学习，使他们迅速掌握档案管理知识和计算机操作技能，以解决目前人才缺乏的难题。

综上所述，电子文件作为一种新型的信息载体，它以其自身独特的记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高。它的产生给传统的档案工作理念、技术和方法带来严峻的挑战，是档案管理工作的一场新的变革。尽管电子文件也存在某些不足与缺点，然而，其利远远大于弊。因此，只要我们辩证地分析问题，有针对性地采取有效措施，不断地改进和完善各项管理工作，电子文件的归档工作就一定能够做好。

第四篇：办公室管理

办公室日常管理制度

暂行办法

第一章

总 则

办公场所是职员从事生产，经营及管理的工作场所，公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境。

目的：为规范办公区域的管理，创造文明、整洁的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，利于公司各项工作的开展，特制定本制度。

第一章

员工行为规范

第一条 ：职业道德

忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。

第二条 ：行为言举规范

一、公司员工日常着装应以端庄大方、整齐清洁为标准。员工衣着应当合乎企业形象及部门形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落，服装正规、整洁、完好、协调、悦目。

二、仪容要以干净、整洁、素雅为标准，不得浓妆。

三、行为举止要文明、礼貌，不得打架，斗殴，酗酒，从事违法乱纪的活动。

四、说话要和气、谦逊，要使用“请、您好、谢谢、对不起、再见”等文明用语。为集体创造团结、友善的氛围。

五、语音清晰亲切、谦虚，语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确言简。

六、与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。

七、严禁说脏话、忌语，使用文明用语。

八、同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，委婉。

九、汇报工作时应简洁、明确。

十、为了建立公司形象，同事之间称呼应以职称为准，下级不得直呼上级姓名。

十一、遵守考勤制度，准时上班、下班，不迟到、早退。病假、事假需及时申请或通知本部门负责人，填报请假单。

十二、上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。

十三、对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。

十四、开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。

十五、热情接待每一位客人，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如另有客人来访需等待时，应主动端茶道歉。

十六、出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间随手关门。

第三章 办公现场管理规范

一、工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。

二、工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。

三、办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放。

四、桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净。

五、室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁。

六、办公室墙面除了张贴必要的文件或图表外，应保证墙面清洁。

七、办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。

八、保证所属办公区域的设备设施完好，做到人走关停所有设备电源。

九、要节约用电，下班后及时关闭计算机及显示器；开启空调时按要求调整温度，人员长时间离开办公室时应关闭空调。

十、会议桌上不允许存放杂志和报纸；办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。

十一、未经行政部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。

十二、工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。

十三、公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先提出申请，经批准后方可使用。

十四、公共及洗手间卫生由行政人事打扫，各自办公桌桌面由各自打扫，每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。

十五、员工应自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域、卫生间内吸烟，乱扔烟头现象，严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶

渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。

十六、在使用传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，须及时处理，重要文件应予以销毁，非重要文件应回收再利用。传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。

第四章

公 共 财 产

一、每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。公司发放的办公用品，员工须妥善保管，如有遗失，自行负责。

二、复印机、打印机和传真机的管理与清洁及一般的维护由专人负责。

三、电脑的日常维护由使用人负责，如遇故障影响正常使用的情况，将由工程部派专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理。

四、公司所购的书籍资料等，由行政部指定的专人进行登记、编号，并加盖章。若要借阅须事先在行政部办理借阅手续，借阅最长期限为两周，超出期限须办理续借手续。

五、发现设备、设施有问题时，及时通知行政部，由行政部向维修单位说明情况，并协调好维修时间，然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。

六、为了维护公司正常的工作秩序，保证公司公共设备和设施正常运转，提高维修的时效性，每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向行政部报告的责任。

第五章

罚

则

一、本制度的检查、监督部门由公司行政部执行。公司管理层将不定期对公司规章制度的落实情况进行督检，如发现有未落实或违规之处，将直接问责行政部。

二、本制度适用于公司所有人，请大家严格执行并落实。

三、若有员工违反此规定，公司将以口头警告、通报批评、罚款、降薪、辞退为体现方式。

四、根据规定，各种处罚项目除按上述规定处罚外，均计入当月绩效考核项目。

第六章 附

则

第三条

本规定由公司行政部负责解释、修订。第四条

本规定自二〇一八年六月十五日起执行。

陕西澳美广告文化有限公司

2018年6月16日

第五篇：办公室管理

第一章 办公室实务概述

★

一、办公室的两大职能：政务（或业务）服务和事务管理。询问什么时候发送最合适。（3）每一份传真也许会经过许多人的手才能送达当事人，文员应注意保密，所以最好不用传真发送一些私人或机密的图文。如要罚，应请对方站到传真机前去等待收件。（4）事务管理是为政务服务而展开的辅助性工作

二、事务管理的特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。

★

三、办公室实务：就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。

四、我国文秘工作内容可以分为15项：

1、文书撰写（上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等）；

2、文书制作（打字、复印、编排、装订等）；

3、文书处理（收发、传递、办理、立卷等）；

4、档案管理（归档、坚定、管理、提供等）；

5、会议组织（准备、记录、文件、善后等），6、调查研究（计划、实事、分析、研究等）；

7、信息资料（收集、整理、提供、储存等）；

8、信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）；

9、接待工作（日常工作来访与计划来访接待、安排、服务等）；

10、协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）；

11、督查工作（政策推行或决议实施的监督、检查等）；

12、日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）；

13、日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）；

14、办公室管理（环境、设备、经费等）；

15、其他临时交办的事项。

五、国际文秘人员工作内容：

1、以速记记下上司交待的事项；

2、执行上司留在录音机中的吩咐；

3、档案管理（个人的、机密的）；

4、阅读并分类信件；

5、以电话往来维持和外界的良好公共关系；

6、替上司订约会并做好记录；

7、按上司的口头或书面指示完成信函；

8、在权限内按自己的意思发出信函；

9、接待来访宾客；

10、替上司接洽外界人士，例如记者、工会职员等；

11、自动处理例行的事务；

12、为上司安排旅行或考察；

13、替公司宾客订饭店的房间、定机位、发电报、打电话；

14、准备好公司要公开的资料；

15、替上司收集演讲或报告的资料；

16、协助上司准备书面的财务报告、研究报告；

17、整理并组织好粗略的资料；

18、替上司保管私人的，财务的或其他的纪录；

19、协助上司申报交纳所得税及办理退税；20、督导一般职员或速记员；

21、安排会议事务，并做好会议记录或纲要；

22、复印资料。

其中8、10、15、16、18、19、20属于高级秘书的职责，其余15项文员涉及或部分涉及。

六、我国外资企业或合资企业办公内容：

1、办公室环境的布置和整理；

2、通讯事务、电话、信函和邮件处理；

3、执行上司交办的事项；

4、照料上司身边的琐事；

5、接待宾客和员工的来访；

6、记录上司指令及会谈、会议内容；

7、打印文稿及表格；

8、收集及整理各种信息；

9、保管办公室设备及用品；

10、外出办事，如银行、邮局、税务所等。

七、主要办公器械的使用

1、★传真机的使用：应注意：（1）发送前邀监察原稿的质量，纸张太厚或太薄的文件，有皱褶、卷曲、潮湿或切边不齐的文件不宜发送，以免发生堵塞、损坏等现象，还应将文件上的紧固件如回形针、订书钉、胶带等除去，以防出现机器故障。（2）如果要发出的文件很长，那会占有对方的传真机很久，应该先打电话给对方，文员不要以为什么信息都可以用传真机来传送，如感谢信、祝贺信或吊唁信，或者是给一个尊敬的、有潜力的客户，最好手写在信纸上，或寄明信片。

八、办公用品的准备

1、★办公用易耗品主要有：（1）信封、纸张。（2）软盘、光盘等。（3）铅笔。（4）圆珠笔。（5）签字笔或钢笔。（6）修正液。（7）印盒。（8）个中小型机器。（订书机、切纸刀、计算器等）（9）小刀。（10）日历等。（11）其他。（直尺、绳带、大头针、粘胶带等）

★

九、办公室和接待室的管理：

1、要建立器具和备用品的台帐，简明记载购入时间、修理经过。

2、器具和用品脏了、坏了时，应立即找有关部门安排更换或修理。

3、注意保持室内的清洁，经常打扫。

4、注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话的使用方法，以及灾害发生时的避难途径，对遇有紧急情况需要拿走的文件也要放好。

5、对橱柜、房门等的钥匙，要认真管理，防止丢失，注意保密。

第二章 文员实务

★

一、文员工作指导思想：

1、计划的步骤。2实施的步骤。3检查的步骤。

★★

二、按照“优先顺序”处理工作（怎样决定工作的优先顺序）：（1—3）

1、先将自己想做的工作以重要程度为标准

（1）是否应该做的事？（2）是否做或不做都无所谓的事？（3）是否不可以做的事？

2、其次以紧急程度和重要程度为标准

（1）重要且紧急的事；（2）紧急但并不重要的事；（3）重要但并不紧急的事；（4）虽然有做的价值，但并不重要也不紧急的事。

3、同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。在考虑上司意向的时候，有必要先了解上司决定优先顺序的习惯；不能决定优先顺序时，最好直接找上司商量、请示。

三、文员管理时间的方法（略）

★文员怎样管理好自己的时间取决于工作性质。

四、文员的工作方法： ★★

（一）请示方法与报告方法

1、请示方法：

（1）文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示；（2）无权处理时，向上司请求批准；（3）上司必须作出答复或批复；

（4）请示必须事先。

2、请示注意：

（1）请示要对口；（2）请示要单一；(3)请示要简要。

3、报告方法：

（1）文员向上司反应情况；（2）文员向上司提出建议；（3）报告可以在事先、事中、事后；

（4）工作中发生的重大问题，让上司及时做出处理；（5）上司不一定作出答复或批示。

（二）计划方法和总结方法 ★★

1、计划方法：

文员对自己的工作要做到有计划地事先予以安排。

（1）要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。（要素）

（2）分清轻重缓急，决定工作次序，有条理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定的余地。

做到：整段时间---做复杂、需连续进行的工作（如文件拟写）； 零星时间---做简单、可间断的工作（如信件处理、查阅资料）； 要善于控制某些工作（如接待来访者、通电话）时间的弹性。应养成过一段时间就记录自己工作时间的使用情况，再结合工作成绩、效率作适当调整。

（三）受意方法

受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意；另一种是间接受意。

★要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。

要做到：

1、备好记录本，记录下指示要点。

2、注意倾听，用心判断指示的用意。

3、必要时可以提问，直至明了以图为止，但不要打断谈话。

4、如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。

5、接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

（四）传达方法

要做到：

1、传达不走样，不可夹进自己的意见。

2、必要时可形成文字材料，照本宣科。

3、如果有些指示不便直说，可以根据上司授意，只传达大致意思。

4、注意保密。不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示。

5、重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。

（五）进言方法

1、进言的意义和作用：

（1）参谋作用。（2）补缺作用。（3）增进关系的作用。

2、进言的方法和要求：

（1）适事。（2）适时。（3）适地。（4）适度。

（六）变通方法和挡驾方法

（七）分工方法和合作方法

1、分工方法 ★应贯彻“集中领导，分工负责”的原则。

第三章 电话、电子通讯

一、打电话的方法：

1、将要谈的内容及说话的顺序记录下来，并准备必要的文件（因为使用电话必须付费，同时不可浪费对方太多时间，因而事先要做准备，谈话也应简明扼要）。

2、查清楚对方的电话号码，再拨电话（将常用的电话号码整

理成卡片，以便使用）。

3、当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、姓名，并请问对方姓名。

或：（代上司打电话给上级或长辈）3-1：对方也由文秘人员接听

3-2：在电话已拨通，对方尚未讲话时，便将话筒交给上司。3-3：如对方以讲话，就道歉说：“对不起，请稍 等一下”。

4、“我想与某某谈些关于某方面的事，不知是否方便。” 或：（对方不在时）4-1：再打。

4-2：留言：（1）告知简要的内容。

（2）方便的话，请对方回电。

（3）告知自己的姓名，并问清传话人的姓名。

5、将要讲的话，简明扼要地告知。

6、谈完话，将重点部分再确认一遍。或请对方再复述一遍。或：（电话中途断掉）

6-1：由打电话的那放再打，可表示：“对不起，刚才电话突然断了”。

7、最后，说些礼貌的结束语，在轻轻地挂上电话。

二、接听电话的方法：

1、电话铃响两遍，立即接听；如没能立即接听，应向对方道歉“让您久等了”。

2、左手持话筒，右手准备记对方的留言。或：（两个电话铃同时响起）

2-1：接听其中一个电话，让另一个电话稍等或再打，待接听第一个电话完毕，向另一点华表示：“刚才让您久等了，很抱歉！”

3、拿起话筒，先说出自己单位的名称，或自己的姓名，使对方确知是打对了电话号码。

或：（听不清对方声音时）

3-1：把这种情形告诉对方：“抱歉，听不清楚，请再说一遍好吗？”

3-2：如周围很吵，切换到安静处的分机收听。3-3：如由于电话本身的问题，则该用另一线电话。3-4：请对方调整说话的音量。

4、与对方寒暄几句：“承蒙您的惠顾，谢谢！” 或：（对方打错电话时）

4-1：告诉对方自己的电话号码，已确定对方是否打错。对方致歉时回答：“不用客气。”

5、接到打给上司的电话，留心确认对方的目的，不遗漏要点，如不清楚再加确认。

上司在会议或面谈中，如有紧急电话，可用便条传递给上司。或：（上司不在时）

5-1：如对方要求留言，则需问清留言的内容，需否回电，回电给谁，联络对象，并将内容复述一遍以便确定，并报上自己的姓名。

6、文秘人员将对方来电目的简要传达给上司（某某公司某某先生因合同事打电话来。）以胜对方复述。

或：（对访问上司私事时）

6-1：确认对方身份，并询问理由，不可随意告知。6-2：电话结束时，以结束语致意。6-3：等对方挂上电话，在轻轻挂上话筒。

7、如上司不能立即接听，则请使对方：“他现在有事，要稍等片刻才能接听，可否请您稍等，或请他回电。”

8、电话结束时，以结束语致意。

9、等对方挂上电话，在轻轻挂上话筒。

三、接电话要点：

1、电话铃响二至四声就应接听，如果有事耽搁，最好不要超过四声，否则会让人觉得机关或企业管理不善。

2、接到电话首先应传达必要的信息（例如公司名称、本人身份等）。说话声音清楚，语气应热忱、亲切，并且对来电者说的事感兴趣，迅速提供消息或满足他（她）的需求。

3、如果上司不在办公室，文秘人员询问来电者的姓名前，先告知他要找的人不在。

4、即使受到通话对方极大的责难，如投诉电话，也要保持礼貌和耐心。

5、通话结束时，应流露出很高兴接到对方来点的语气，应该用快乐的声音说“谢谢”，即使来电者态度很不友好。

四、打电话要点：

督促上司准时打电话给上级或要人、忙人。

文秘人员代替上司传达不利消息时，无论当这个信差有多么不舒服，你还是必须立即行动。

文秘人员传达上司的信息要有分寸。

五、因特网服务：

1、电子邮件---E-mail 2阅读新闻---USENET 3远程登录---TELNET 4文件传送---FTP2、5浏览---BROWSING(1)信息浏览Goopher(2)高级浏览服务WWW(3)ARCHIE(4)WAIS(Wide Information Server)

六、交互式电话会议：一种方便、省时、高效的会议形式。

第四章 邮件收发

一、邮件的拆封应注意：（P67共10点，以下为重点注意的部分）

1、公务信件是不允许手撕的。

2、信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。

3、文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。

4、文秘人员经授权阅看信件时，应把其中的重点部分用红笔划出，并提醒上司注意有关问题。

二、上司不在时邮件的处理（P71共8点，以下为重点注意部分）

1、文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已受到，告诉对方何时可能得到答复。

2、上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。

第五章 接待实务

一、初见来访者

★文员不要首先主动伸手去和客人握手，但是如果客人首先作出了握手的表示，文员则必须与其握手。（社交场合的礼仪：年长的、职位高的、女士一方应该先伸手，年轻的、职位低的、男士一方才能与其握手）。

二、如何接受对方的名片：★遇到名片上有较罕见的字时，不

可轻率地错读，可诚恳的请教对方。

★三传达时应注意的事项（P85以下为重点部分）

1、问清来访者的单位、姓名后，应该就其来访的目的、性质作全面的了解，再决定要不要向上司传达。

2、对接待来访者的工作，要怀着一生只有这次见面机会的心态去应付，珍惜每一次接待的机会。

3、根据上司健康状况及繁忙程度，对上司会客的次数与时间作好谈性调整。

4、牢记上司的日程安排计划，切勿作重复安排。

5、以谦和的态度聆听对方来访的目的，不可使用盘查的口气。

★

四、引见（P91,以下为重点部分）

1、来访者如带有物品，可以礼貌地为其服务。

2、到转弯处或楼梯口，停下来说：“往这边走”，并手掌朝上指示方向。

3、乘坐电梯的带路法：

二位客人：用一只手按着电梯门，可人进入电梯后自己再进电梯，站在电梯的按钮边；等到下电梯时，手按电梯门让客人先出去，自己随后出去。

来访者三位以上：“对不起，我先进去”。进了电梯站在按钮位置，按着“开”钮，并用手按电梯门，让客人陆续进入电梯；出电梯时，也同样按“开”钮，待客人都已出去，自己再出去。

五、内宾的接待程序：

1、接受任务

2、了解来宾

3、制订计划

4、预订食宿

5、迎接来宾

6、商议日程

3、按排会谈

8、陪同参观

9、送别客人

10、接待小节

六、外宾接待的程序

1.接受任务

2、了解来宾

3、制订计划4.预订食宿

5、欢迎来宾

6、商议日程7.礼节性拜访

8、宴请

9、正式会谈

10、签订协议书

11、陪同参观游览

12、互赠礼品

13、欢送来宾

14、接待小节

第六章 信访实务

一、对下列情况的信件，不再承办：

1.结案处理的，本人要求过高并明显不符合政策规定的； 2.病患者的来信；

3.具体内容和情节的匿名信；

4.激言论或谩骂领导、上司而无须转公安部门查处的匿名信；5.经过认定不再承办的信件。★★

二、接待来访的注意事项：

1、组织领导应该定期或不定期地亲自接待群众来访。

2、企事业单位一般都有接待室。

3、接待人员应该有比较高的思想修养和较强的业务能力。

4、接待者要做好登记，记录来访处理的全过程，并要签署接待者、承办者（单位）、姓名（名称）。

★★第七章 会议及会谈实务

一、会议的计划和准备（11项）： 1.举行会议的决定

2、参加会议的人选 3会议日期、时间的决定。

4、会议场所的选择。根据会议的性质及人数做决定。程表制作和执行方法。文秘人员必须配合议程，详细检查接待方式，会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处。

旅行----旅馆信息资料库。8办理旅行保险。

二、办理签证：旅游签证：需要有效护照、两张一寸免冠照、签证申请表、旅行及在该国逗留期间费用担保证明（担保人或银行存款证明）、无不法滞留可能性的情况证明、已预定的往返机票的复印件。

5、会议通知的写法和传达方式：公司内部会议一般应在一周或十天以前通知；而公司外的人员也参加的会议，至少要在会前两周用正式的文书寄出通知。

6、会议资料的准备。（1）文秘人员要向上司确定会议需要的材料（2）重新收集资料。（3）制作复印件，为参加者准备好需要的份数。

（4）制作资料时，尽可能逐项列出要点或绘制成图表，以便能很快地掌握议题要点。（5）资料如果和通知一起送出，有关部门或人员就能提前知晓情况，要作什么准备，更能节省会议的时间。会议议程包括：

1、宣读议程。

2、宣读并通过上次会议的会议记录（或备忘录）。

3、财务主管报告。

4、其他报告。

5、复议旧的议题。

6、讨论新的议题。

7、委员会人事任命。

8、提名并选举新的负责人。

9、通知。

10、休会。

7、会议场所的布置。

8、出席者的位置。

10、会议用品的准备。

11、为来宾安排膳宿等。

二、会议结束后的处理：

1、出席者离去时。：要替搭车回去的人安排车子。

2、文秘人员离去前：要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如油，则必须加以熄灭。打扫卫生。通知会场的管理单位，会议已经结束。

★★

三、会议后的工作：

1、制作议事录并分发；

2、如有必要，应寄答谢卡给出席者，应立即制作、发送；

3、将议事录和开会的各项资料分发给会议缺席者；

4、会议有关文件的整理和保管。

四、会议记录的制作方法(P136以下为重点部分)

1、迅速作出一张座位图，便于你识别会议上的发言者。

2、要一份议程表和其他文件。

3、重要声明、决定和结论等要一字不差地记录下来。4.文秘人员漏记了什么或需要额外的信息，可提示主席。

第八章 日程安排

一、日程安排计划表的种类：（表格制作为重点）

1、年预定表。2月预定表。3周预定表。4日预定表。

二、日程安排计划管理

日程安排计划表的制作、变更、调整是管理工作的主要部分。文秘人员经常要提醒上司在什么时间做某事，可以使用提示系统，包括电子提示系统和人工提示系统。

第九章 差旅事宜

一、文秘人员的职责：（为上司安排的准备工作）

1、准备旅行计划和旅馆信息。2制定约会计划。3为商务洽谈收集资料。4决定旅行用品。5行李问题。6安排差旅费。7建立

1、办理签证必须注意的是：

（1）所需文件不齐备的话，申请会不被受理。

（2）所有材料最好为原件，并随附复印件一份（中文材料英翻译成相应的英文或法文）。

（3）利用伪证或欺骗手法企图获得签证者，可能导致永远被拒签或禁止进入该国。

（4）拿申请表应提早，可在驻华使馆门口的箱内取到。（5）各驻华使馆收取申请、签证费时均不备零钱，只收取准确数目。

（6）有的大使馆申请签证需预约，如美国、德国。

（7）各国签证从申请到签发所用的时间不同，所有应根据自己的出发时间提前申请。

三、旅行结束后的工作：

1、整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。

2、回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

3、尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。

4、把在出差时结识的有关人士、单位等情况做 好记录，以便将来有用。

5、对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

第十一章 交际与礼仪

一、喜庆的处理：（P210以下为重点部分）

得知有关人士获奖或受到表扬时必须尽早安排。如是上司亲近的朋友，则由上司亲自表达贺意。

上司收到请帖后，无论参加与否，都应该送礼给对方。

二、参加宴会礼仪：（P214以下为重点要求）

应准时到达酒宴场所，见到熟人应落落大方地打招呼，对生人要微笑致意。祝酒时，应由主人和主宾先碰杯。

第十二章 办公室用语

一、敬语的用法（敬语是针对）：

1、年长或比自己辈分高者； 2有较高职务、职称或社会地位者；3.给（给过）自己恩惠者；4.有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者； 敬语应按照说话者和对方的人际关系分别使用。

二、敬语的种类：一般分为尊敬语、谦虚语、客套语三种

三、接待用语的使用：接待用语方面，必须能够使用适当的敬语，口齿清楚地表达出尊重对方，并保持自然大方的态度。

四、听对方说话常用5W2H加以整理。5W就是：when(何时)、where(何地)、who（何人）、what(何事)、why(何故)；2H则是how(如何)、How much(多少)或How many(多少)。

★★

五、报告的方法：

1、不要失去报告的适当时机。2不要弄错报告对象及顺序。

2、文书立卷标准（立卷特征）：

（1）按问题特征立卷。（2）按作者特征立卷。（3）按文种特征

五、说服的要领：

1、清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么。2具体了解对方的立场和意向。3.以诚恳的态度为对方着想而发言。

六、拒绝的方法：

1、即使已经决定“拒绝”，也要很有耐心地倾听，让对方把话说完。

2、用诚恳的表情缓和对方的情绪，在言词及态度方面都要直率地表达出自己因无法答应对方的请求而觉得很抱歉的心情。

3、清楚而客气地拒绝。

4、告知补救方法 ★★

七、听话的方法：

1、用认真的态度集中精神聆听。

2、听话时一面在脑海里想5W2H,把对方所说的话整理好，并且能精确扼要地理解内容。

3、在适当时机适当地“附和”，如“是”、“嗯”、“我明白”等。

4、在对方谈话告一段落后再发问，若发问事项很多，就逐项列举，依照谈话的内容顺序发问。

5、对方说话时，不要挑语病或抢话。

第十三章 印信、值班工作

一、值班工作的任务：信息沟通和通讯联络。2 办理来访接待。3处理突发事件。4确保安全。5承办领导交办事项。

第十四章 文书和档案实务

一、公文的完全格式包括18项：版头；发文字号；印刷顺序号；密级；紧急程度；签发人姓名；公文标题；主送机关；正文；附件；发文机关；成文日期；机关印章；注释；阅读（发送）范围；主题词；抄送单位；印发说明。

二、收文处理（程序）：

1、签收和拆封。

2、登记。

3、分送。（重点：在进行文件传阅时，应以秘书为轴心，进行轮辐式传阅，即一位领导阅后直接退回给秘书，注销后再由秘书送给另一位领导阅读，而不是让领导与领导之间直接传阅。）

4、拟办。

5、批办。

6、承办。

7、催办

8、注办

三、发文处理的过程：

1、拟稿。

2、核稿。

3、签发。

4、编号。

5、缮印。

6、校对。

7、用印。

8、登记。

9、分发。

四、文书的保密管理：确定密级和保密期限。应该区分国家秘密、商业秘密、组织内部秘密。

五、立卷归档的标准和做法

1、立卷归档要求：

（1）归档范围。具有保存价值的各种文件材料，均应归档。（2）归档时间。应该在第二年上半年内交由档案室或档案人员归档。

（3）归档要求。必须分类立卷，排列有序，表格齐全，填写无误，编号科学和符合要求。

立卷。（4）按时间特征立卷。

（5）按地区特征立卷。（6）按通讯者特征立卷。

3、立卷类目主要由类名和条款两部分组成。

4、案卷标题的结构及标法：通常应当标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分。标明卷内文件的问题是案卷标题的核心。

5、案卷归档：（1）案卷目录的编制。（2）文件检索工具的编制。（3）案卷的归档。文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”。

六、档案的保管和利用

文书档案的保管期限分为永久、长期（16至50年）、短期（15年以下）三种。

1、档案的利用途径和方法有以下几种：

（1）设置档案室，提供档案原件或复印件，方便借阅或直接阅读。

（2）通过一定的制度和手续，提供档案外借，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等。

（3）根据档案原件制发各种复印本，实行档案的有偿交流，提供档案利用率。

（4）利用所收藏档案中的有关记载和资料，对申请者提供核实某种事实的书面证据。

（5）以档案为依据，文秘和档案人员对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务。

（6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，以交流信息。（7）举办档案展览，充分发挥档案的作用。