浅谈秘书角色的定位

第一篇：浅谈秘书角色的定位

浅谈秘书的角色定位

摘要 进入21世纪，随着我国改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，秘书工作者的角色也由传统向多样化转变，文章从秘书一词的定义而引出秘书的角色定位问题，了解社会对秘书工作者职业道德、工作伦理、社交礼仪及办文、办事能力的要求以及秘书工作者在与领导相处过程中产生的心理问题作出分析，以便更好的实现其角色的转化，更好的融入工作环境，成为一名专业而成熟的秘书工作者。[ 关键词] 秘书； 角色；定位

进入21世纪，特别是中国假如WTO后，我国的改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，社会对秘书工作者的要求也随之提高，而如何成为一名专业而成熟的秘书人员所需的第一步就是做好秘书的角色定位工作。

在社会中，有相当大一部分人对秘书的角色存在着错误的理解，认为秘书是领导的高级保姆，认为其不需要专业的技能，学会察言观色即可，而在现代社会中，方国雄教授曾经在《秘书学》一书中提到：秘书是领导者，主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事等为主要这能，是领导者的参谋和助手。因此，秘书作为一种特定的社会角色，不仅有自己重要的工作内容，而且有自己独立的人格，秘书人员是依靠自己的知识、能力和勤奋的工作塑造自己的人格形象的，而秘书人员由于处在一个单位中的中枢位置，要参与单位的许多重要活动，秘书人员对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研、也可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽中，因此有人形容秘书人员应该是“眼观六路，耳听八方”的这并不是一种夸张，而是秘书工作的真实写照，因此如何定位秘书角色成为其关键。而秘书的角色定位要从做人和做事做起。

一、做人

做人首先强调两个方面，分别是人品和人样，所谓人品就是人的品质和道德修养，俗话说：要做事先学做人，而在职场上强调的做人的关键环节就是职业道德。秘书人员的职业道德则显得尤为重要，秘书是公司服务的办公室人员，最关键的是要以公司为荣，为公司效力，为公司尽力，即所谓的“尽仁”、“尽义”、“尽礼”、“尽智”、“尽信”。有了这个态度秘书在本职岗位上将是兢兢业业，任劳任怨。在这个社会中，一旦走上岗位，去扮演一名秘书的角色，就必须民明白自己作为公司的一员，要遵守公司的职业道德，俗话说:“做一天和尚撞一天钟”，一个负责任的和尚即使中午要还俗，早上该撞的钟也不该漏，这就是职业道德、职业伦理，也是秘书人员所必须遵守的。如果你是卖瓜的，即便卖的是老板的瓜，既然拿了老板的薪水为他工作，就应当尽量说瓜甜，即便瓜不甜，也不该当着顾客的面说“别买这瓜，其淡如水”。这么说，不是希望每个人都帮老板去赚不义之财，也不鼓励大家去参加骗人的行当，“道不同，不相为谋”“君子绝交，不出恶声”。你可以因为理念不同而求去，最少不能穿着人家的制服，站在人家的屋里，吃这人家的饭，却砸人家的锅，也许不少刚走上工作岗位的年轻人年轻气盛，接受不了这样的结果，那么即便是选择离开也要在位一天，遵守一天，职业道德是你作为一名秘书人人员走上工作岗位要遵守的第一条游戏规则，要遵守职业道德必须做到以下两个方面：（一)要遵守职业道德，必须时刻维护公司的利益和顾客的权益。

（二）要尽忠职守，维护工作岗位和工作伙伴的权益，不能吃里扒外，资奸通敌。

其次，在人事问题上我们必须面白自己的身份，秘书职业只是领导工作的辅助人员，我们不能代替领导作出决策，这是很容易被忽视也是领导很忌讳的问题，所以不挂把你认为你的决策是多么正确，领导的决定是多么的荒谬，我们能做的最多的只是在领导作出决策之前尽最大努力的提醒他，而不是你带他作出决定，即便事实证明你是对的，那你也休想再在他身边待下去了。

刘墉曾在其作品中提到这样一则例子，张小姐是王经理的一名秘书，张经理遥望小姐发一封信给某公司，将其骂一顿，并称其为骗子，后来张经理发现使自己误会了此家公司，要亲自过去道歉，王小姐却说不用了，那封信她没寄，王经理如释重负的松了口气，半晌，突然说“我当时不是叫你立刻发的吗？” 张小姐浅笑：“是啊!但我才到您会后悔，所以压下了。” “压了三个礼拜 ？” “对啊，您没想到吧?

“我是没想到，可是我叫你发，你怎么能压，那么我叫你发南美的那封你也压了？” “我没压，我知道什么该发什么不该发…”

“你做主，还是我做主？”王经理沉声问，后来，张小姐被记了一过，后到孙经理的办公室诉苦，希望调到他的部门，“不急，不急！”孙经理笑笑“我会处理。”隔了两天，张小姐被开除了。

我们肯定会说：明明张秘书挽救了公司，他们非但不感激，还恩将仇报，对不对，那么你错了，正如王经理所说-“你做主还是我做主”

假使一个秘书，可以不听命令，自由心证的把主管要他发出去的信压了三个礼拜不发，她岂不是成了主管？如果有这样的“黑箱作业”以后交代他做事谁还可以放心？

再进一步说，自己部门的事，跑去跟别的主管抱怨，工作的忠诚又在哪里？如果孙经理收了她。会不会跟王经理对上，孙经理会不会想“那天她会不会有倒伐，跟别人告我一状？”

所以，你必须明白，在不该佐助的时候做主，就得付出代价，还有你无论帮老板管了多少事情，也不论老板多糊涂，甚至依赖你，到了没你在，他连电话都不会博的地步，但他毕竟还是你老板，也早该他做主。此外，老板永远向着老板，就算工作上对立，你的魅力也不会大到让他为了你与别的老板翻脸，因为老板在立场上也一致，正所谓一个不忠于自己老板的职员也不会得到别的老板的欣赏。所谓人样，也就是职场礼仪。

职场礼仪包括仪容、仪表、仪态。从你走进公司的那天起，你的角色就发生了转变，你已经不再是每天素面朝天

T恤、牛仔、运动鞋的学生，也不是每天浓妆艳抹、头发五颜六色、大耳环、穿着暴露随便的时髦女郎。作为一名秘书人员，往往是以上司代表和企业发言人的身份与外界接触，秘书的整体形象象征了企业的形象，因此，塑造一个良好的秘书形象，不仅给人于好感，而且有助于你的工作和提升公司的信用度。

（一）、仪容

作为一名文秘人员一般不素面朝天，化妆是为了对自己容貌上的某些缺陷加以弥补，以期扬长避短，使自己更加美丽，更为光彩照人。经过化妆之后，人们大多可以拥有良好的自我感觉，身心愉快，振奋精神，缓解来自外界的种种压力，而且可以在人际交往中表现得更加放松，更为自尊、自信，更加潇洒自如。在社交场合中，通过恰到好处的化妆，可以充分展示自己容貌上的优点，维护自己的形象，反映一个人对某种活动的重视，因其他人好感，对他人表示尊重，而优雅清淡的淡妆会增加你的自信心与亲和力，更好的与对方沟通。

（二）、仪表

仪表多指穿衣。服装被称为人的“第二肌肤”，其可美化人体，扬长避短，展示个性，反映精神面貌，体现生活情趣，发挥多种装饰性功能。孔子曾经说过：“人，不可不饰，不饰无貌，无貌不敬，不敬无礼，无礼不立。”其“饰”则指服装，而在一般生活中，别人对你的第一印象取决于你的服装，在企业中，尤其作为一名代表上司与公司形象的秘书人员，在服饰上的要求则更加严格，它是社交取得成功的重要前提，因此，在公司或与外界沟通适应船公司规定的制服、套装、套裙、工作服等。注重着装的系统性，整体考虑精心搭配。着装是整个部分应各个部分相呼应、配合。在整体上尽可能的完美和谐，恪守服装本身约定俗成的搭配，并且好的职业服饰应具有实用性、审美性和象征性等职业服饰的基本特征，能体现人的责任与义务，使人产生庄重、自尊的心理，并且利落、大方、干练，更一波的客户的信任。但此时必须注意一点，在服装上也有禁忌，风头切不可盖过老板，遵守自己的秘书角色。

（三）、仪态

仪态，强调的是坐姿、站姿、及走姿的问题，要做到站有站相，坐有坐姿，行有风度，因为仪态是一个人意识的直接显露的直接反映，也是外界对一个人的形象、气质、修养判断的一大方面。因此，作为一名秘书人员，并且是时时带边上司与公司形象的职业秘书来说，优雅的仪态显得尤为重要，在很多时候，它甚至会是一笔生意成败的决定因素，收起你自以为耍酷、另类、帅气的姿态将肆无忌惮的大笑变成优雅的微笑，优雅的仪态会让你在与外界的沟通和社交上大大提分，增加你的魅力与亲和力，增加你业务成功的几率。

二、做事

做事即在企业中的办事能力，随着时代发展的要求，对秘书要求掌握的技能也越来越严格，因此一名合格的秘书人员必须具备以下基本能力：

（一）、写作能力（办文能力）

办文在秘书工作中主要指文稿的撰拟、运行及保管利用，因此写作成了秘书工作极为重要的内容，即使在信息化时代的今天。并且要求秘书在撰文的基础上学会网络化的文字处理技术，采用以计算机为主要工具的秘书办文也是领导和管理者不可缺少的辅助环节。秘书撰文应注意以下几点：

1、明却自己代笔者的地位，明确表明组织或领导意图，不掺杂个人情感。

2、准确使用规范文种，选用恰当的文体种类并严格按照其格式要求草拟成文。

3、要选用准确庄重的语言表达，并且充分考虑到领导的个人风格及现场氛围。

4、要根据领导要求反复修改。

5、要一据可靠，禁止违法。

只有这样，才能不辜负领导与组织对执笔秘书的信任。

（二）、执行能力

执行能力在秘书的工作中主要表现为办事与办会能力。

1、办会

办会是秘书的一项经常性工作，不仅要求能够操办具体的会务工作，而且还要根据领导意图拟定大中型会议的筹备计划，具有组织会务工作有序进行的管理和协调能力，作为一名刚走上工作岗位的秘书人员，应虚心向本单位的老职工学习，掌握会务管理技巧，诸如会前拟定会议筹办方案和应急方案；检查审核会议状况并及时与领导沟通；汇中队会议进展、经费使用的监督及对突发事件的处理；会后对会议的总结等等。

2、办事

办事是秘书的重要任务，要高效周密的按程序办理日常办公事务。如:办公室环境管理、办公室日常事务管理、办公用品和设备管理及信息管理。还要忠诚可靠、不折不扣的完成领导交办的事项和协助领导处理各种突发事件。领导活动安排往往是秘书的重要工作内容，此项工作需要较强的组织协调能力和总结工作的经验。在管理信息网络中，秘书往往处于枢纽位置，需要敏锐的洞察和敏捷的分析综合能力，是上司得到一手的有效信息，便与其做出正确的决策，要有效的进行人机配合具体操作管理信息系统的运作。

在秘书办事过程中，秘书人员要随时接受指派去完成临时交办的工作，这就要求其准确、规范、有序的完成交办事项，并且积极、灵活、机敏、准确把握办事原则和领导意图。此外，秘书必须具有综合性管理知识和综合办公能力，熟练掌握打字、速记、电脑操作、办公室软件、音响设备等专门技术，只有这样秘书在组织运转中才能发挥应有作用。

从执行能力看，其共组内容都是具体而琐细的，其作用在于减轻领导者的事务工作负担，要有熟练的办公技巧，接待、应对电话等方面的技巧，还要有良好的服务态度和敬业精神，注重礼仪，善于处理人际关系。

（三）、沟通能力

成功沟通是秘书开展工作的基础，是人际环境产生活力的源泉，也是形成企业凝聚力的根本。而秘书的辅助性工作大多涉及办文、办事办会，其具体的工作必须从有效的沟通开始，由此看来，秘书的沟通对象不外乎三种：上司、同事和客户。秘书以上司沟通时应在日常工作中摸清领导的脾气、性格，寻找拾到的沟通方法，投其所好，但必须尊重领导的身份，尊重但不吹捧，请示但不过分依赖，主动但不越权。

秘书与同时沟通有助于营造公司同事之间真的有好和谐信赖关系形成和谐的工作氛围，因此要关心同事，不轻视嘲讽同事。

与客户沟通时要学会区分和确认不同的客户及其需求，及时发现客户需要。

三、最后，秘书人员虽时常陪领导外出，但更多的时间是在平凡的岗位上默默无闻的工作，秘书工作的内容不仅十分繁苦，无名无利，如果想成为一名合格的秘书人员，必须具备良好的心理品质和良好的素质修养，吃苦耐劳，甘当配角，敢做无名英雄，否则是不会干好这项工作的。

作为一名文秘专业的学生，面对严酷的就业压力，我们必须学会如何定位自己的秘书角色，成为一名专业而成熟的秘书工作者。

第二篇：秘书的角色定位

（浅论）秘书的角色定位

摘要：当前，随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。面临新形势，我们秘书怎样才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？我认为很重要的一个方面就是要具备正确的角色定位。关键词：角色

角色定位

培养

对于秘书这个词，目前还没有一个明确的表述，但民间却有着各家之说。狭义的秘书定义是：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。广义的秘书定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务的助手”。领导工作少不了秘书,而要做好一个秘书就必须顺利完成领导交给的各项工作。了解秘书职责，注重培养秘书的角色定位，加深秘书对自己的认识，对开发自身潜能，促进领导活动，改善机关作风，提高办公效率，都具有很强的现实意义和理论意义。

（一）秘书角色定位的概念

秘书角色定位是指基于角色知觉对秘书在社会组织中扮演角色的衡量和确定。秘书角色定位因指向的不同而包括两方面的内容：一是个体自身的角色定位，二是组织或领导对秘书角色的定位，这种定位更多以角色期待和组织具体的角色规范呈现。

一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会对秘书角色的期待，是能否进入秘书角色、适应岗位的关键。因此，秘书的角色定位是秘书人员对秘书角色的心理体验，是秘书工作活动中的心理活动。淡化和削弱了这种心理活动，秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器”，不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。例如人家说秘书是领导的“高级保姆”这就贬低秘书工作，工作性质误判；秘书是“花瓶摆设”这就轻视了秘书的工作。

因此，一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的职业素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色定位更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。因为秘书每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，只有端正了态度，摆正了位置，定位正确的角色，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应对，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。

（二）秘书角色定位的过程

秘书的角色定位是一个动态发展的过程。随着秘书角色的持续扮演，在秘书与角色情境不断碰撞与互动的过程中秘书通常要经历角色知觉、角色初始定位、角色冲突、角色再知觉、角色再定位等反复循环的五个环节。

1、秘书的角色知觉

秘书的角色知觉指的是秘书对其承担角色在组织中所处的位置、其社会地位以及由此规定的职责的认识和判断。秘书的角色知觉不只作用于秘书对规定性内容的认识，通常在进入组织具体担当这一角色时，秘书必然需要思考这些问题：组织或领导需要我做什么；角色赋予我什么；我在组织中处于怎样的位置、占有怎样的地位；我应该做什么等等。

秘书角色的定位不但包括对常规性内容的认识，也包括对特定任务及情境下秘书角色的衡量与确定。然而，实际应用中对特定任务及情境的角色知觉往往容易不加区别地被常规工作中形成的惯性思维所取代，角色行为也往往表现为惯性使然的行为，从而导致角色偏离。因此在特定任务及情境下对秘书角色加以衡量与确定时一定要注意防止惯性思维，形成不同任务不同情境下秘书应起不同作用有不同角色表现的意识。

2、秘书的角色初定位

秘书的角色初定位，是秘书基于初步的角色认知，结合组织常规的工作情境，对其承担角色的组织地位、职责内容、行为规范等基本内容的初步确定。每个人遇到的工作、扮演的角色都不尽相同，就像世界升没有两片相同的叶子一样，就算相同的工作岗位，都需要从自身实际包括个性特征、知识能力素养，自身的兴趣爱好与职业理想来定位。这些都具有鲜明的个体差异性，所以自身实际切实地影响着秘书的角色定位，都是秘书角色定位过程的重要因素，无论是秘书对自身进行角色定位还是组织对特定秘书的角色定位都不可忽略秘书的自身实际。

3、秘书的角色冲突

角色冲突是指当一个人扮演一个角色或同时扮演几个不同的角色时，内心产生的矛盾与 冲突。角色冲突大体可以分为两类：角色间冲突和角色内冲突。角色间冲突和角色内冲突。角色间冲突是指一个人所担任的不同角色之间发生的冲突。角色内冲突，是指同一个角色，由于社会上人们对其期望与要求的不一致，或者角色承担者本人对这个角色的理解的不一致，而在角色承担者内心产生的一种矛盾与冲突。

自身期望的角色定位和现实的工作有一定的偏差，在现实生活中对事业满怀憧憬，面对的却是大量琐碎事务的秘书大有人在，秘书遭遇这种角色冲突是非常普遍的。

4、秘书的角色再知觉

秘书的角色再知觉指的是秘书来到企业，通过一定时间的角色互动后，对其承担角色进一步的认识和判断。秘书的角色再知觉受时间阶段、情境、个体主导的影响。是个体对不同阶段情境下角色的认识和判断。

5、秘书的角色再定位

秘书角色再定位是秘书角色再知觉的必然结果。经过对秘书角色认识与判断的进一步调整，秘书重新确定自己在组织中的位置、应发挥的作用、工作的职责等。从而完成秘书角色的再一次定位。

在定位的时候，要考虑到自身能力的问题，在工作中要不断的学习充实自身，角色的定位应该有次序的，要一步一个脚印，在定位的角色不一定要优于之前的角色，最重要的就是还要根据情景、岗位、自身素质来定位。

（三）秘书角色定位应注意的角色与情景规则（不同的舞台、不同的角色需求）

1、分析常规环境，定位角色

通过对秘书所服务的特定的组织和特定组织具体的工作环境的分析，把握环境对秘书的角色规定从而定位角色。

2、分析特定关系，定位角色

同一个角色在不同的关系中具有不同的角色要求。分析关系，定位角色，就是区分不同关系，确定秘书在特定关系中特定的角色位置，从而启用符合这个角色位置的行为模式。

3、分析任务情景，明确角色任务

分析情景，明确角色任务就是要求通过对时间、地点、事件的特性加以分析，把握特定任务情景下自身的角色职责与角色规范。

（四）定位后的自我提升

要对自身的能力进行不断地提升，要不断的修正对角色的认知，提升角色的能力，提升个人的素质、职业道德修养，培养多元化发展的角色，使秘书的角色知觉合理，角色定位更准确。

（五）现代职业秘书应定位的几种角色

概括地说，秘书的基本角色就是领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动，实行组织、和社会管理。秘书与领导的关系是秘书最重要、最基础的社会关系。秘书在工作中所承担的角色，体现在领导活动中及秘书与领导的关系中，具体表现为：

1、领导的助手。

协助领导处理事务，在领导的授意下处理事务。

2、领导的帮手。

秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动。为领导解决，协助

3、领导做重要的事。

让领导从庞杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考,秘书是领导的咨询人员和决策参谋。秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。

4、政策活动中的纽带。

在上级与平级、下级，在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用。

5、决策中的监督员。

在领导的决策、决定颁布实施以后，秘书具有负责检查、督办、催办落实的义务和权利。

6、领导的资料库。

秘书具有搜集、掌握、储存经济、行政、社会方面的信息，及时向领导提供必要的信息，管理单位的档案和文书，保管与工作相关资料的责任。

7、领导的随员和具体事务的组织者。

秘书是领导的组织者，在正式活动场合要做好领导的随员，在公关形态的表现中领导活动和事务活动，比如：宴请、接待来访、应酬等。

总而言之,一个秘书想要干好自己的工作，首先必须清楚自己所担任角色的社会地位、身份及行为，必须深刻了解自己的角色本质，才能在头脑中形成一个秘书角色的立体形象，而秘书角色定位具有主观能动性能够驾驭其他心理活动的特殊功能。秘书角色定位是对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识自己周围人的种种角色关系的理解与协调。秘书的角色定位是做好秘书工作的关键所在，在现实的秘书工作中，只有把握秘书的角色特征，深入分析秘书角色定位并培养秘书角色意识，才能充分地发挥秘书人员的主观能动性，才能定位正确的角色，从而成为优秀的秘书工作者，塑造良好的秘书人员形象。

第三篇：论高校教学秘书的角色定位和素质

论高校教学秘书的角色定位和素质

高校教学管理规范化是高校规范教学管理、提高教学质量的必然要求。如何做好教学管理工作,是高校教学管理者必须研究的重要课题。而想要做好教学管理工作，首先要建立一支素质好、能力强的教学管理队伍,这是是实现高校教学管理规范化的关键。教学管理队伍素质的高低，不仅直接关系到教学水平、教学质量和办学效益的高低,甚至关系到学校今后的生存和发展。因此，要选拔工作能力强、有事业心、责任感、踏实肯干的管理干部充实该队伍。

作为一名教学秘书，应该是高校教学管理队伍的重要组成部分，通过一定的组织形式、管理手段使教学活动达到预定目标的过程，在高校教学管理规范化中起着重要而特殊的作用。他们是基层管理者、组织协调者、检查监督者,也是管理本院、系教学教务工作的得力助手，从组织、落实教学计划到协调配置教学资源这些方面都起着桥梁作用，同时也是学校教务处、教师、学生及相关部门联系的纽带。教学秘书的职业素质和业务能力直接影响着学校的教学管理水平、管理效率和教学质量。他们既是管理者又是服务者，是教学工作正常进行的保证。在教学管理系统中发挥着重要作用。因此教学秘书的业务水平与基本素质直接影响到教学管理规范化的水平。本文强调教学秘书必须适应现今信息化教学管理的新形势，从基本能力和专业能力方面不断地完善自己，并提出了提高教学秘书素质的具体措施。

近年来，随着各高校的扩大招生，大力引进师资，学校对教学管理工作的要求逐渐完善，要求效率不断提高，教学秘书想要提高自身综合素质来适应现今信息化教学管理的新形势，首先要了解自身工作的特点，要具有创新精神和求实作风，这样才能面对繁杂的工作游刃有余，从而提高工作的效率。以下为本人总结的部分观点。

1．服务性

教学秘书承担着向全系教师宣传系部、学院及上级主管部门所制定的各项规章制度的职能，同时也负责向全系教师传达各类教学管理文件、主动征求和虚心听取教师对学院教学管理工作的意见和建议、及时反馈信息和意见等工作，所以说教学秘书是上情下达、下情上达的服务者，这里教学秘书服务的对象都是有思想、有知识的人，他们的年龄、职称、性格、地域等都会有所不同，面对这些不同的教师和学生，都使教学秘书的服务对象有了特殊性，服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。

2．管理性

教学秘书从事的是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从每学期的开学初至期末，始终围绕着教学，负责处理具体的教学事务，从而保证教学活动正常、有序的开展。

3．责任性

教学秘书工作是一项对责任心要求非常高、容易出现责任事故、又很难出成绩的工作。这项工作琐碎、繁杂、事多，必须认真负责,稍有不慎就会影响到教学秩序，甚至造成教学事故。所以，基于这样一个责任性的特点，要求教学秘书要始终保持认真仔细、一丝不苟的精神，事事具有高度的责任心，以保证教学工作的正常进行。

4．原则性

教学秘书工作虽平凡，却是一项原则性很强的工作，在工作过程中，难免遇到这样或那样的问题，这就要求教学秘书要严格按规章制度办事，实事求是，冷静客观地反映和处理问题 ,原则性与灵活性相结合，既要维护学院的权威和规章制度的严肃性，又要做到公平公正和公开，使领导、教师和学生信赖，放心和满意。5．繁杂性

从工作的内容来看，教学秘书工作几乎涉及全院教学管理的各个方面，范围广，工作量大，具有繁杂性的特点。既有常规性的教学管理工作，又有突发性的教学异常情况，工作面面俱到，繁琐而复杂。这就要求教学秘书面对多样和繁杂的工作，能沟通协调，合理安排，使得每一项工作都顺畅、正常的进行。

6．形象性

教学秘书工作与其它各相关部门有着密切的联系，担当着上传、下达，联系全院各相关部门的重担。所以，教学秘书的言行和工作作风代表着系部的整体形象。这就要求教学秘书不仅要作风正派、言行稳重、落落大方，而且还要体现出积极向上的良好工作作风和较强的协调能力，在工作和各项活动中都要起到表率作用。

教学秘书在高校整体工作中具有非常重要的作用，切切实的认识自身，对自身工作有深刻的认识和正确的理解，这对进一步做好教学秘书工作，具有非常重要的意义。同时，我们也能从工作的特点以及针对性总结对教学秘书自身综合素质的要求。

首先，教学秘书工作的重要性要求教学秘书必须时刻保持高度的责任心和事业心。竭尽所能将各项工作做好，树立“服务领导、服务老师、服务学生”的意识，服务在教学工作的第一线。在工作过程中要虚心、热心、细心、耐心。

第二，要具有一定的教育理论知识。在教学管理中，教学秘书要经常接触学生，那么就必须了解学生的心理和生理特征，掌握一定的教育理论知识，只有这样才能按照教育规律，达到管理育人、服务育人的目的。

第三，要做好参谋助手工作。教学秘书由于其工作特点，获取信息准确、快速，在工作中应及时地向系主任反馈信息，让系主任对各方面情况有个总体的了解，从而更好地采取合理化措施进行有效的管理。当然，教学秘书还有必要将以往的信息进行总结，从中得出一些回溯性、经验性的东西，供系主任参考。只有这样，才能辅助系主任对教学工作作出正确的决策，使得上级的指令能够更快更准确地下达，得到更有效率的回馈。

第四，具备学习意识，持续性地提高自己的业务水平。教学秘书工作看似只是简单的资料收集、传递信息等。其实不然，教学秘书其实就是教学管理秘书，要想使庞杂的工作变得井井有条、处理得有条不紊，教学秘书不仅要有学习的意识即利用多种渠道，而且还要善于总结，模索科学合理的工作方法，将工作项目理清头绪，按分阶段划分成若干条目，令其富有条理性、可操作性，甚至提出合理化建议，从而大大提高工作效率。

第五，良好的身心素质。良好的身心素质包括健康的身体素质和良好的心理素质。心理素质是指人的意识、思想、情感、意志等心理方面所具备的基本条件。心理素质对人的工作、学习、生活各方面都会产生很大的影响。良好的心理素质是高校教学秘书能够胜任、完成教学管理工作任务，协调人际关系等的必备条件。而强健的体魄是做好工作的基础条件。教学秘书在紧张繁重的工作之余要注意锻炼身体，养成良好的饮食生活习惯，才能保证身体处于健康状态，为更好地工作打下良好的基础。

总之，教学秘书工作是高校教学管理工作中的重要环节，教学秘书的工作质量直接影响学院的教学质量，在高校教学管理中具有举足轻重的地位。随着高等教育事业的不断发展，教学管理工作将更加繁重和复杂，教学秘书将面临更大的挑战,在实际工作中要不断提高自身的综合素质和管理水平，不断完善自己，强化服务意识和奉献精神，提高管理水平，为高教事业的发展发挥其应有的作用。

第四篇：高校教学秘书的角色定位与素质要求解析

收稿日期：２００７－１２－０２

作者简介：徐巧娣（１９７４－），女，江苏盐城人，南通大学教育科学学院助教，硕士。

２００８年６月南通大学学报（教育科学版）Ｊｕｎ．２００８第２４卷第２期

ＪｏｕｒｎａｌｏｆＮａｎｔｏｎｇＵｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（ＥｄｕｃａｔｉｏｎＳｃｉｅｎｃｅｓＥｄｉｔｉｏｎ）Ｖｏｌ．２４，Ｎｏ．２

高校教学秘书的角色定位与素质要求 徐巧娣

（南通大学教育科学学院，江苏南通２２６００７）

摘要：教学秘书主要负责院、系教学事务，在教学管理系统中发挥着重要作用。国家对高校教学工作日益重

视，教学秘书必须具备与之适应的多方面的良好素质。

关键词：教学秘书；角色定位；素质要求中图分类号：Ｇ６４５．１８ 文献标识码：Ａ

文章编号：１００８－２１９０（２００８）０２－００７５－０３

一、高校教学秘书的角色定位

高校教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分，主要负责院、系教学事务，在教学管理系统中发挥着重要作用。然而长期以来，人们对教学秘书缺乏正确的认识和评价，认为教学秘书的工作是一项琐碎、繁杂却又不足挂齿的简单劳动，教学秘书就是“勤杂工”，这是认识上的一个误区。对教学秘书的准确定位，有助于

我们正确认识、了解教学秘书工作，了解这项工作的重要性。高校教学秘书处于管理与教学的中间地位，是学校领导者进行教学管理决策的得力助手，是保证教学工作正常运转、教务师资得以完善管理的重要力量。［１］其工作职责是在教务处与学院领导的调控下，按照一定的教务管理原则，运用各种管理手段，组织和协调各项教学活动，为顺利完成教学任务、实现教学目标提供必要条件。教学秘书既是教务管理的具体执行者、实施者，又是各项教学活动的组织者、安排者，同时还是教务处与学院之间、教师之间、师生之间开展教学活动的桥梁和纽带。因此，教学秘书的工作至关重要，是高校教务管理的重要组成部分，在教学过程中起着不可忽视的作用。

（一）教学秘书承担了最基层、最具体的教学管理工作 在高校教学管理中，教学秘书的工作内容涉及

面广，内容繁杂。从课程来看，教学秘书的工作经过落实教学计划规定课程，包括教学大纲的编写、教材选定、试题库的建立和完善等，然后组织学生选择自己所修的课程，通过排课落实教学任务，合理配置教师、教室、设施设备等教学资源。通过备课、授课、听课和评课等形式检查并反馈教师教学准备情况、课堂教学组织情况以及学生的课堂表现；组织考试，登载成绩，反映课程教学效果。这样一个过程不是交替而是交叉推进的，因为课程性质和教学任务下达与开课时间有时间差，有时候这个过程的周期长度会达到一个学期至一个半学期。从学生的学习经历来看，教学秘书的工作要经过学生入学登记注册、每学期成绩登记、每学期报到注册到毕业成绩的统计和毕业证的发放这样一个过程，而这个过程则是由培养目标和规格决定的。无论从课程的过程还是从学生经历的过程来看，它的预备阶段都是教学计划的制定期，即经过调查研究和充分论证，确立人才培养方向、目标和规格，以此为依据来整合课程，构建学科基础平台和专业课程模块，并确定各教学环节的时间占用及进程。在此阶段，教学秘书往往还需要参与教学计划的制定。

（二）教学秘书既接受教务部门的领导又接受学院的领导 《高等学校教学管理要点》指出系（院）可设教学

秘书和教务员，在教学系主任（院长）领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。这明确界定了教学秘书的行政关系和岗位职责范围，教学秘书的行政关系隶属于各教学单位，教学秘书的岗位职责是教学管理。而教务部门是教学管理的“调度室”和中心枢纽，而且教学秘书的任职条件一般也是由教务部门制定的。教学秘书一方面接受学校教务部门领导，完成由教务部门分配的诸多的教学管理事务，另一方面，教学秘书还要完成学院领导或办公室交办的事情。因此，教学秘书必须接受教务部门的领导和指导，同时也受行政隶属关系的教学单位的领导的管理和指导。

（三）教学秘书既是教学管理者又是教学管理研究者 “教学管理是一门学问，教学管理这门学问也需 要人们去研究。”［２］在《普通高等学校本科教学工作 随机性水平评估方案（试行）》 的一级指标“教学管理”中设有“管理队伍”二级指标，该二级指标项有两个主要观测点，第一个观测点为“教学管理队伍的结构与素质”，它注解明确了教学管理队伍的构成，教学管理队伍包括学校主管教学的校长、教务处专职教学管理人员、院（系、部）主管教学的院长（主任）、教学秘书及教务员等。第二个观测点为“教学管理及其改革的研究与实践成果”。它规定了教学管理人员不仅必须研究教学管理这门学问，而且必须有一定的成果产出，否则就无法达标。从教学管理人员数量结构看，教学秘书“三分天下有其一”，研究教学管理责无旁贷，“

教学秘书，理当成为这门学问的研究者。”［３］事实上要切实担负起自己的业务工作，教学

秘书也非成为这门学问的研究者不可。教学秘书在贯彻执行党的教育方针和学校及各自教学单位的教学指导思想的过程中，在结合自己的日常管理工作辅助领导进行教学管理的决策过程中，都会碰到许多新情况、新问题，这就需要教学秘书勤于学习，善于调研，及时提出新的对策以适应形势的变化。越是快速发展的高校，越是办学层次高的学校，对教学秘书教学管理研究的水平和能力要求就越高。可见，教学秘书从事的专业就是教学管理和教学管理研究。无论是高校整体管理工作需要，还是从教学水平评估达标考虑，教学秘书的管理工作和研究工作都应该占据应有的地位，并应该为其创造和提供一定的条件、提出相应的要求。因此，教学秘书既是教学管理者又是教学管理研究者。

二、高校教学秘书必备的素质要求随着高等学校教学改革的不断深入，教学管理要向信息化、现代化发展，这给教学管理工作带来了新的机遇和挑战。要使教学秘书发挥应有的作用，胜任和保质保量地完成工作任务，其素质要求成为关键因素。

（一）教学秘书应该具备良好的政治素养《中国教育改革发展纲要》明确提出：“高等教育肩负着培养高级人才、发展科学技术文化和促进现代化建设的重要任务”，人才的培养在于教育，高校教学管理人是教育队伍的重要组成部分，教学管理人员同时也是教育者，必须具备高度的政治责任心、社会责任感、良好的职业道德和情操。首先要以“三个代表”的重要思想武装自己的头脑，保持自我的先进性，树立正确的人生观、价值观、道德观；其次，要忠诚于人民的教育事业，具有强烈的事业心和责任感，协助教师研究探索培养人才如何适应社会需要，这是每个教学管理者的职责。同时还应树立服务、协调、管理、改革的思想和不计名利得失的献身精神。第三，具有较高的思想修养和境界。高校的教学秘书要做到以礼待人，以诚相待，较高的政治思想素质是做好这一工作的保证，是做好管理工作的先决条件。高尚的道德情操对青年学生起着楷模作用，教学秘书只有把教育青年学生的愿望和思想，具体细化到日常管理工作中，才能做到以身作则，为人师表，达到培养人才的目的。

（二）高校教学秘书应具有稳定的心理素质和强烈的责任意识

良好的心理素质对教学秘书工作才能的发挥起积极作用，同时又是善解人意的心理保障。这就要求教学秘书不断提高自身修养，顾大局、识大体，从不同的角度观察问题，一方面可以开阔胸襟，增强心理承受力；另一面要能以需求定服务，化被动为主动，以积极的心态投入工作。教学秘书处于教学最前线，范围广、事情杂、任务重，十分辛苦、劳累，而教学秘书在领导决策和决策执行实践中起着承上

启下、上联下达的中介、枢纽的作用。［１］所以它无时不在提示和要求我们必须具有强烈的责任意识。教学秘书对任何一项工作都要严肃认真，大到传达上级指示、小到书写黑板报通知，事无巨细，都要一丝不苟、十分细心地及时处理好每一项具体工作。教学秘书的工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响教

・

学的顺利进行，如：新学期课程的安排、教学计划的调整、教材的征订，期末学生考试的安排、任课通知书的下发等都非常具体、非常细致和繁杂，稍有不慎，可能就会发生教学事故。

（三）高校教学秘书应具有优秀的业务素质高校教学管理工作的规范有序、科学高效，对高校教学秘书提出了很高的要求。首先，教学秘书必须具有广博的知识，具有复合型的知识结构。教学秘书作为教学活动的组织管理者，除了要懂得教育科学，如高等教育学、教育心理等基本原理，教学过程、教学方法及师资队伍建设管理知识外，还应掌握专业建设、课程建设、教材建设必须懂得的相关知识。第二，教学秘书不仅要有一定的科研能力还要有写作表达能力。教学秘书工作的学术性很强，如参与改造课程计划的制订与修订，教学内容与教学改革，教学质量的评价与管理，教材的选用等，这些都有较高的学术性要求。教学秘书在工作中要做到上情下达、下情上达、解释原因、交涉事宜等，这就要求注重方法，讲求表达的艺术，并具有较强的工作能力。教学秘书作为院领导的参谋和助手，要将自己的聪明才智融进领导的决策之中，这就需要教学秘书要有较强的工作能力：一方面教学秘书要具有极强的统筹能力。学校的教学事务头绪繁多，教学秘书要通晓各学年、各学期、各时段的常规性事务，做到事前有计划、计划有余地，要考虑院、系与学校整体的关系，妥善安排，分清轻重缓急。另一方面，教学秘书还要具有协作、沟通能力。教学秘书要经常与教务处、院系部领导、教师和学生打交道，很多工作的顺利完成都得益于几方面人员的共同努力。因此，教学秘书在工作中应具有与他人协作共事的观念，处理问题时要从多角度考虑，妥善处理好交办和催办的事情。教学秘书要经常与上级沟通，接收学院有关教学方面的信息，同时与教师和学生充分交流，搜集相关信息，了解院系部的教学状况及发展势态并将其及时汇报，使两者形

成合力。［２］教学秘书需要有现代化管理技能。以计算机及网络为核心的现代化管理手段在各高校的教学及教学管理工作中已逐渐普及，在此情形下教学秘书要能熟练使用计算机进行字表处理、网上办公等，在为师生提供快捷、优质服务的同时也减轻了工作强度，提高了工作效率。

（四）高校教学秘书应具备创新意识和良好的服 务意识

创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。高等教育日益具有开放性和国际性，教学管理人员应吸收和借鉴国内外院校的成功管理经验，树立开放、创新意识，改革过去那种“封闭、保守、静止”的思维方式，具有现代意识。

教学秘书是连接院领导和师生的桥梁，是协调部门之间的纽带。这一客观地位就决定了其工作的基本职责是服务。教学秘书工作必须以服务为主。服务是教学秘书的天职。为顺应高校体制改革和市场经济发展的需要，高校教学秘书必须增强服务意识，并从以下三个方面做好工作：

１．为学院领导服务。所谓为学院领导服务，主要

是要当好学院领导的参谋和助手：参谋就是为学院领导出谋献策；助手就是协助学院领导办理具体事务，如课程管理、学籍管理、教学计划制定与调整、收集、反馈、传递信息，为学院领导决策提供信息和依据等服务，使之民主化、科学化。

２．为教学科研服务。教学秘书是学校教学计划 的主要执行者，也是学院领导组织教学、管理教学的参与者和助手，而高等学校的主要任务是教学、科研，其中心工作是培养德、智、体全面发展的社会主义建设人才。因此，教学秘书必须围绕学校这一中心工作，为教学、科研服务。

３．为学生服务。教学秘书管理过程中要协调好

各方面的关系，使每项工作得以顺利开展，执行规章制度的同时，要考虑到各项因素。在链接协调的过程中处理不当，就会导致工作不能如期完成，堵塞信息沟通，因此要依据事务的轻重缓急进行处理，选取易于接受的柔性策略，换位思考，择优决策，善于抓住解决问题的适当时机和渠道。坦诚地面对问题，平和地调解矛盾，使教学管理工作良性循环。

参考文献：

［１］陈文贵，杨玉林．教学秘书在高校教学管理中的作用及队 伍建设［Ｊ］．天津职业技术学院学报，２００２（４）． ［２］陆靖等．以能力培养为核心、技术为主线，建立化学实验课程新体系［Ｊ］．高等理科教育，２０００（６）．

［３］王诚怡．关于做好高校教学秘书工作的几点思考［Ｊ］．黑龙江 高等教育，２００３（３）． ［责任编辑］金男

第五篇：秘书的角色定位关系着企业领导者的工作效率及效果

秘书的角色定位关系着企业领导者的工作效率及效果,并且还影响着企业的发展,正确的角色定位不仅可以提高领导者的工作效率,还可以促进企业发展。秘书工作在企业管理中的性质针对秘书角色定位,我们首先要了解秘书工作在企业管理中的作用与意义。秘书在我国的历史其实很久远,当新中国建立后,秘书的角色也随着经济、文化的改变而进入新的阶段,涵盖了新的内容,在市场经济的调控以及世界经济的冲击下,秘书工作逐渐规范化、合理化。在现在的企业管理中,秘书的工作具有几个显著的特性,其一就是机要性。秘书在企业中是与领导者最为亲近的员工,并且对领导的活动也最为了解。而秘书与其他员工的交涉也比较多,这就导致秘书所知道的秘密最多。所以,当秘书缺乏纪律约束力的时候,就会泄露秘密。其二就是辅助性。企业管理的主导核心就是企业的领导者,秘书则为辅助外围。秘书的工作作用是需要领导者来发挥的,其工作是服务于领导需要的。所以,只有两者的工作相辅相成,和谐共振,才能够有效地提高工作效率和企业的效益。其三就是综合性。秘书的工作就是服务于领导,其工作内容较为琐碎,要管理负责领导工作的各个方面,涉及面较广