第一篇：文书档案学
第一节 文书和档案
一、文书、文件、档案
文书，就是人们在实际事务活动中为了凭证、记载、公布和传递等的需要而形成和使用的内容系统、体式特定的文字材料。
文件，是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何
－－国际档案理事会电子文件委员会 问题：
文件生命周期理论
“在文件管理的领域内像在人类遗传学的领域内一样，也能够发现‘节制生育’它帮助确定何种文件应该打入火化炉的‘地狱’，何种文件应该升入某个档案馆的‘天堂’，或者，偶尔让它先到某个文件中心的‘炼狱’或‘挽留所’去呆一个时期。”
文件在不同的运动阶段内呈现不同的价值，因而要采用不同的存放地点和不同的管理方式来处置文件。
现行期
半现行期
非现行期
现行价值
凭证价值
历史研究价值
(形成使用文件部门)
(文件中心或档案室)
(历史档案馆)
二、档案的定义、种类及价值
《清太宗文皇帝实录》在崇德三年（公元1638年）正月甲午日的记载 “他物皆记档案，独金数未经登记”（王金玉，王永.档案词源新证.中国档案）
杨宾的《柳边纪略》(1707年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木牌故也，存贮年久者曰档案，曰档子，积累多，皮条挂壁若档故了。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子，档子矣。”
“档案”一词显然并没有一个不可更动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义，它的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的需要。
－－（美）谢伦伯格
档案，是在执行法律和处理事务中制成或收到的因具有永久价值而保存起来的文件的有机体，包括文稿、簿册、地国、录音带和其他文献材料在内。
－－《美国大百科全书》 任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案
－－法兰西共和国档案法
本法所指的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录
－－中华人民共和国档案法
（一）定义
档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
档案是各种机关组织和个人在其特定的社会活动中形成的档案是保存备查的历史文件-档案的形式是多种多样的档案是原始的历史记录-档案是保存备查的历史文件：
使用完毕或办理完毕的文件才能作为档案
具有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存 按照一定规律保存起来的文件才能最后成为档案 注意：资料与档案的区别
一般说来，凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称为资料，而无论其具体是什么，文书、档案、图书、报刊、文章、录音录像乃至文物等，只要对于人们研究解决某一问题有信息支持价值，都可看成是资料。档案可以被看作资料，但资料不能作为档案看待并使用。
（二）档案的种类、纸质档案、非纸质档案
2、文书档案、科技档案与专门档案
文书档案
科技档案.工程档案：竣工图
专门档案：人事档案
3、历史档案（旧政权档案、革命历史档案）
与现行档案 奏折
旧政权档案
旧政权档案
革命历史档案
（三）档案的基本价值 案例：
东京巨额遗产案追踪
赵欣伯
赵碧琰
赵宗阳（赵重光）
《第三帝国的兴亡－－纳粹德国史》
美国记者 威廉.夏伊勒
凭证价值
参考价值
问题：
档案真实性指什么： 档案是真实的历史记录？ 档案内容的真实？
档案内容的真实等于记录形成者观点的正确？
汪伪档案中的罪恶一页
第二节 文书工作与档案工作
注意：
文书学与档案管理学的传统理论认为：以归档为界，归档以前是文书处理工作，归档以后便开始了机关档案管理工作。
一、文书工作
文书工作，也称文书处理工作，是指文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。
文书处理主要内容
文书的制作形成（拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、盖章等）文书的传递（收发、登记、分发、传送等）
文书的办理（拟办、批办、承办、催办、查办等）文书的管理（保管、保密等）文书的整理归档或销毁
文书工作机构及其组织形式 集中形式
除承办外，其他环节集中由办公厅（室）统一处理。分散形式
由办公室（厅）和各业务单位的文书部门或专职、兼职的文书人员来分工负责。
二、档案工作
通常所说的档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案。
档案管理工作从理论上划分为两个基本方面：
实体管理
档案内容信息的开发利用
档案工作基本内容包括以下八项：
档案的接收和征集
档案的整理
档案价值鉴定
档案保管
档案编目与检索
档案编辑与研究
档案利用服务
档案统计
简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。
档案工作机构
档案实体管理机构：
（1）档案室、档案信息中心
（2）档案馆
（3）文件中心
（4）档案寄存中心
（5）档案事务所 档案行政管理机构
如:档案局
组织内档案工作机构的组织形式:分立型、综合型。
三、文档一体化系统 文档一体化，就是从文件和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。
课程内容： 文书处理工作 文件整理归档工作 档案整理工作 档案保管工作 档案检索工作 档案开发利用工作
声像档案的管理 电子档案的管理
参考书籍：
赵映诚：文书工作与档案管理.高等教育出版社
陈祖芬：职业秘书资料与档案管理教程.清华大学出版社 靳古隆：机关文书与档案管理模拟训练.陕西旅游出版社 陈琳：档案管理技能训练.机械工业出版社
孙淑扬、邱晓威：档案计算机管理教程.中国人民大学出版社 刘家真：电子文件管理理论与实践.科学出版社
第一章 文书处理工作
文书处理工作，是指文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。
登记
收文登记簿
填写文件处理单
宏远电机股份公司公文处理单
交办公室主任拟办
宏远电机股份公司公文处理单
交王总批示
宏远电机股份公司公文处理单
将通知交信息中心李主任，请他负责办理（承办）。5月10前催办一次
李主任会议后填好办理结果、日期和其他有关内容，和文件一起送回陈秘书 归档整理
取回后送机要室盖章 填写发文登记簿
发文登记簿
一、文书处理工作主要程序
收文程序：签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、查办、整理归档等程序。
发文程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、整理归档等程序。
第二节 文书处理具体程序简介
一、签收
秘书在送来的《文书投递单》或《送文登记簿》上签字，需要认真核对和清点。
二、登记
文件登记是机关管理与保护文件的一种工具，用它记录文件的收进、发出和运转情况，统计文件的数量和检查文件的处理周期。
收文和发文一般应分别进行登记，密件和平件应分开登记。
登记的形式有簿式、卡片式和联单式。簿式登记易于保存，是一种普遍使用的登记形式。
三、分发与传阅
分发是指文书工作人员将文件分送给有关领导人、有关部门或承办人员。
传阅指单份或份数不多的文件，需要经许多位领导人和部门阅知与处理时，由文书工作人员组织先后在他们中间传递和阅读工作
分发给本机关领导人和各部门的文件，均应履行签收手续。
注意：
传阅工作应以负责组织传阅的文书工作人员为中心点，各个阅文对象收退文件均应直接与组织传阅的文书人员联系，以利保密和安全。
传阅工作必须建立登记手续，阅文人应在阅读文件后签全名和签注时间。
四、拟办与批办
拟办是部门或承办人对于某份文件准备如何办理所提出的初步意见，以供机关领导人或有关负责人审核定夺。
拟办的意见，相当于一种请求或建议。案例： 拟办者
“来文内容违背ⅩⅩ文件精神，不宜批准。刘 Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日” “此件提法不妥，建议慎重处理。王 Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”
“该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或请Ⅹ Ⅹ处再了解一下。刘 Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。” 程序性拟办与实质性拟办
“请Ⅹ Ⅹ 同志阅。张Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”
“该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或请Ⅹ Ⅹ处再了解一下。刘 Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”
拟办多由具体的承办人、秘书部门负责人、业务部门的负责人承担。
拟办的意见应写在“文书处理单”上。
批办是机关领导人或部门负责人，就某份文件应如何处理，对有关承办部门或承办人所作出的批示意见。
批办意见宜写在“文书处理单”上。
批办这一程序，在次序安排上有两种：
一是先批办后交承办人承办
一是先由承办人拟办，然后批办
五、催办、查办
文件的催办、查办工作指的是对于需要办复的文件，根据缓急情况和承办时限的要求，适时对承办工作进行督促检查，以防止积压和延误。
六、发文审核与签发
审核（核稿）是由秘书部门负责人或单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发作好准备。
审核是文书处理的关键环节之一，也叫做“把口”或“把关”。
（一）审核要做到“六查”：
1.查是否需要行文，以什么名义行文，是否符合行文规则要求； 注意：行文制度的基本规则
分清隶属关系，领导与被领导关系。
党、政、工、青、妇等不同系统机关之间，无论级别如何悬殊，都是不相隶属关系。
行文关系，是发文机关与收文机关之间依据组织辖属和职权范围而形成的关系。
根据系统和级别两个因素可以把社会各机关间形形色色的行文关系归结为三类：
隶属：领导与被领导，指导与被指导，决定因素就是同一系统的不同级别。平级：同一系统相同级别；不同系统的相同级别。不相隶属：不同系统的不同级别机关之间的关系。
党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文；
其他部门和单位，不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。
需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的机关部门行文。
党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文
案例中地委统战部该怎样行文才是合适的，才能实现目的？
一是向地委请求以地委或地委办公室名义向各县（市）委发文并起草代拟稿；
二是地委统战部行文指示各县（市）委统战部提出贯彻落实意见报县（市）委批准。
一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
上行文行文方式：
行文方式，是将文书运行到终极收文机关的方式。
逐级行文-
越级行文
多级行文
《关于将我市列入全国“优化资本结构”试点城市的请示》（德阳市政府向四川省政府行文，请求报转国务院审批）
下列几种特殊必要情况下，才可超级向上行文：
由于情况特殊紧急，逐级上报会延误时机造成损失的问题； 上级机关交办的并指定越级直接上报的事项； 对直接上级机关进行检举、控告的问题；
直接上下级机关之间有争议而无法解决的事项； 需要直接询问、联系的极个别的具体问题等。
涉及多个部门职权范围之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当应当责令其纠正或者撤销。
同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。
同级党的机关、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；
政府及其部门与同级党委或军队机关及其部门可以联合行文；
政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。
向上级机关行文，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
“请示”应一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
2.查文稿内容与法律、法规和政策及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门的已有的规定是否矛盾；
3.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；
如：撞车与顶牛
4.查要求和措施是否明确具体，切实可行；
5.查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范； 6.查公文格式是否符合规定。
注意：
“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘书部门应当进行审核。”
－－《行政机关公文处理办法》
签发指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。
一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由秘书长、办公厅（室）或部门负责人签发。
联合发文或内容涉及其他部门的公文，要实行会签。
签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见，签署姓名、日期。
签发人对文稿的内容和行政效力负责。
七、其它
复核、缮印、校对、用印、留注、整理归档等。
一、归档文件的整理与归档
归档文件的整理与归档是文书工作的最后一个环节。
归档文件的整理是指将处理完毕、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“卷”或以“件”为单位进行整理使之有序化的过程。
立卷整理
按“件”整理
归档，狭义的概念指文书部门将系统整理好的文件（案卷或案盒）定期移交给本单位档案室，以便集中保管。
在我国归档工作已成为一项制度，即通常所说的“归档制度”。
注意：
文书学与档案管理学的传统理论认为：以归档为界，归档以前是文书处理工作，归档以后便开始了机关档案管理工作。、文件整理归档的范围
1、一般情况下整理归档文件范围
注意：是否与本单位工作有关；是否有保存价值。上级来文
本单位形成的各种文件
下级报送的文件
其它文件（不相隶属单位、平级单位等来文）
2、不归档的文件范围
未定稿的文件和一般性文件的历次修改稿
上级任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件 无查考利用价值的事务性、临时性文件 来访者的介绍信
非隶属单位发来的不需要办理的文件 重份文件
无特殊保存价值的信封
等
3、不同系统、不同单位应根据自身情况制定本单位的“文件归档范围”、“文件保存期限表”或“文件废弃规定”
注意：
确定文书整理归档的范围，应以国家档案局2006年12月18日，第8号令发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》-（1987年12月颁发的《关于机关档案保管期限的规定和》 《机关文件材料归档和不归档的范围》 已废止）的基本思想为指导，结合本机关形成档案的实际情况来确定。
三、归档文件整理的步骤和方法
（一）编制分类方案类目
分类方案是文件整理归档的计划，是根据组织工作活动的规律，在研究组织的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测每年可能形成的文件，按照文件整理的原则拟制出来的归档文件的类别和条目。
档案分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间和内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
注意： 每年形成的文件材料只能组合成 10 个左右案卷的小单位 , 也可以不分类。
1、基本分类方法(分类的单一标准)。
现行机关常用的档案分类方法(分类的标准)
(1)年度分类法
判定下述文件应分别归入哪一年度立卷。
注意：跨年度文件的立卷归属年 新的规定
跨年度一般应以文件签发日期为准。
对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。
当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
P96旧的规定
①一般文件放在写成年来立卷。如果是年终写成，在第二年初批准、通过和发出的，则可放在批准和通过的年度立卷。②对年度计划、总结、报表、预算、决算一类文件，由于它们的时间针对性很强，一般要放在针对年度来立卷。跨年度的或多年的计划，如五年计划、三年计划等，放在开始的年度立卷；跨年度或多年的总结，则放在最后的年度立卷。
③经过跨年度处理完毕的文件或案件，可放在办毕或结案的一年立卷。如第一年末来文到第二年年初才办完的，可以放在第二年度立卷。
④跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷。
⑤为某项工作或某次会议收集的有关文件材料，不按文件原来的写成年度或内容针对年度，而应放在使用的年度立卷。即作为附件、参考材料或会议印发的学习资料，应考虑与该项工作或该次会议的文件一起立卷。
⑥跨三年以上的工作、工程建设等形成的文件，如数量不多，可把从开始到结束的文件材料立在一起。数量大的，也可以分开年度立卷，但全部材料一般应集中在一起保管。
⑦转发或批转的文件，应按转发时间立卷；被批转的文件原件，在原件作者单位仍按原来文件的写成年度立卷。
⑧因工作需要临时设立的机构，存在时间不长，文件又比较少，工作虽跨年度，也可不分年度立卷，放在工作结束年度或工作活动的主要年度立卷。2)组织机构分类法
它是按机关内部的组织机构对档案分类。一个机关内部的每一个组织机构名称，就是档案的一个类名。
适用于：
内部组织机构比较稳定、分工明确的机关。
主要用于对文书档案的分类。
注意：
①类别的顺序
如：按先党、工、团后行政，先综合性办公部门后专业部门，先主要部门后次要部门的方法排序。
②对跟几个机构都有关的文件材料确定归类范围。(3)问题分类法
它指按照档案(文件材料)内容所说明的问题(事由、主题)进行分类。
一般是参照内部机构的不同职能按问题分类。
若档案数量不太多 , 职能相近的内部机构的档案(文件材 料)可合并为一类问题。
若档案数量太多，可在各类下仍按问题设置属类。
适用于：
机构小，内部机构只有简单分工，各机构的职责范围界限划分不太清楚，工作常有交叉；
一些大中型机关的内部机构不稳定，变动频繁且较大。
主要用于对文书档案的分类。
（4）型号分类法，即按产品或设备的各类与型号来划分单位的产品档案或设备档案的类目。（5）课题分类法，即按独立的研究课题（或称专题）来划分科研档案的类目。（6）工程项目分类法，即按独立的基建工程来划分基建档案的类目。
（7）专业性质分类法，即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分档案的类目。（8）档案形式分类法，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分档案的类目。2.复式分类法
一般机关大多采用复式分类法。复式分类法，指把两种以上基本分类法结合起来的分类方法。
《机关档案工作业务建设规范》第四条规定：“分类一般采用年度一组织机构（问题）进行分类。”
（1）年度－组织机构分类法
1985年 党办
纪检委„„
l986年 党办
纪检委„„
„„„„„„
若各部门内档案数量大，可按组织机构或问题设置三级类目，多数机关采用“年度－机构－问题”复式分类法。
(2)年度一问题分类法
3.结合保管期限的分类方法
文书档案，按照结合保管期限的复式分类方法进行分类。
“期限－年度”分类法
1985年
1985年
永久
1986年
长期
1986年
1985年
短期
1986年
“年度－期限－机构（或问题）”分类法 “期限－年度－机构（问题）”分类法
（二）初步整理 即平时整理。
（三）系统整理 立卷
按“件”整理
（四）归档
第二节
文书立卷的原则与方法
一、立卷的概念
立卷，是指将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
案卷，也称卷宗，是经过系统整理的具有共同特征、紧密联系的若干文件材料的组合体
立卷所组成的案卷是传统文书档案管理的基本保管单位和统计单位
凡是需要立卷的文件，必须按照文件在自然形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
二、文书立卷的原则
文书立卷必须遵循的原则是： 保持文件之间的历史联系 便于保管和利用 区分保存价值
(一)保持文件材料之间的有机联系
文件材料在内容特征方面的联系
文件材料在责任者或形成者特征方面的联系
文件材料在时间特征方面的联系
文件材料在文种、载体等形式特征方面的联系
文件材料的地区特征方面的联系
文件材料的通讯者特征方面的联系
(二)便于保管和利用
分类整理文件材料进行立卷
案卷厚薄适度。最薄的案卷不宜少于 20 页 , 最厚的案卷不宜多于 200 页。使用“互见法”
针对文件材料的特点立成“活卷”或“死卷”
（三）应当区分文件材料的保存价值
根据国家档案局1987年12月4日颁发的关于文书档案保管期限的规定，案卷应划分为永久、长期（16－50年）和短期（15年以下）保存三种保管期限。文书档案保管期限表(1987年）
7、本机关召开会议的文件材料
7.1本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料
7.1.1通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料 永久 7.1.2典型材料、代表发言、简报 长期 7.1.3小组会议记录、参考材料 短期
2006年新规定为永久和定期。定期为30年和10年。
永久保管的文书档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关机构房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
保存时间的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。
机关形成的人事、基建、会计及其他专门档案保管期限，国家另有规定。
各机关在使用国家档案局制定的《文书档案保管期限表》时，不可机械套用，应当结合本机关的实际情况，编制出本机关或本系统的档案保管期限表，经本机关领导人审查批准后执行，并报同级档案行政管理部门备案。
三、文书立卷的方法
1、根据文件的特征立卷。
根据文件本身的特征组合案卷是公文立卷的主要方法。
“六个特征”立卷法
问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯者特征。
将文件按这六个特征进行组卷，称为“六个特征”立卷法
（1）按问题特征立卷
①海滨市教委关于加强学生思想工作的指示；
②育才学校关于当前学生思想状况的调查报告；
③育才学校关于加强学生思想工作的决定。
共同特征：同一个问题 “关于学生思想工作”。
案卷的标题：《海滨市教委、育才学校关于学生思想工作的指示、调查报告、决定》。
问题特征是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、人物、工作性质等具有的共同特点。
关于处理某某贪污盗窃案件的文件材料
关于某工厂扩建购买设备问题的文件材料。
某大学关于评定老师业务职称问题的文件材料。
关于统战工作的文件材料
思考：
按问题特征立卷，在立卷工作中已经成为一种常用的、主要的立卷方法。有人主张立一事一卷的“小卷”。为什么在机关的实际立卷工作中，按问题特征立成的案卷占多数呢？
一是方便查调档案。
二是按问题特征立卷有很大的灵活性。举例：
关于中小学教育问题的文件
市人民政府的文教办公室
立一个关于中小学教育问题的文件案卷。
市教育局
分立成人事调配、教学情况、学生思想教育、财务管理、勤工俭学活动等若干案卷（2）按时间特征立卷。
时间特征是指文件形成的时间和文件内容所针对的时间。
现行机关的公文立卷，一般都是分开年度进行的，所立成的案卷也可以说都具有文件形成年度的特征。
按时间特征立卷，要正确划分文件的所属年度，这是立卷前需要解决的问题。
（3）按名称特征立卷。
《××地区九县(市)档案局工作计划》
文件按名称特征立卷，就是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷的方法。
人们通常将工作计划、总结报告、工作简报、会议记录、合同、统计报表等文件材料按名称特征立卷。
名称特征立卷的灵活运用
①在文件数量不多时，人们通常将名称相近和保存价值相近的文件合并立卷。
比如决定和决议，条例、办法和章则，指示、意见和带有指示性质的通知，计划、安排、工作要点和规划，报告、总结与工作情况等，可以合并立卷。
②有的文件名称使用范围很广，有些文件虽然名称相同，但实际性质又有年所不同。
如，“通知”这一文种，既有政策性、指示性通知，又有一般事务性通知，它们的性质和作用不同，保存价值也不同，不宜合并在一起立卷。
（4）按作者特征立卷。
按作者特征立卷，就是将反映同一作者制发的文件组合在一起立卷的方法。《新港市工业局党委关于党风廉政责任制、干部年度考评的意见、实施细则》
注意
作者特征的灵活运用:
收文按上级机关
非隶属的有关机关
下级机关、平级机关等
文件作者类型分别立卷
（5）按地区特征立卷
按地区特征立卷就是将内容涉及同一地区的文件组合在一起进行立卷的方法。
（6）按通讯者特征立卷
通讯者特征是指文件的收发或问答双方。
按通讯者特征立卷，就是将针对一个或几个问题双方机关的总的往来的文件，组合在一起进行立卷的方法。
如：《××区教育委员会关于招生工作与市教育委员会的往来文件》
《铁路局关于水陆联运问题与长航局的往来文件》
不能将通讯者特征与作者特征混合使用，二者有所不同。
2、“六个特征”在组卷时的灵活运用
在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学的可行办法。例如：
《中共××区委组织部1995年关于干部任免的通知》
这个案卷，就具有作者、时间、问题、文种四个特征。问题特征是主要的，其他三个特征是结合使用的。
结合运用责任者和问题特征立卷
结合运用责任者、时间、问题特征立卷
结合运用责任者、时间、问题、文种特征立卷 《中央电大2000年教师职称评定和聘任审批表》
《新港市第一机床厂2001年新产品研制的计划、总结、报告》
《新港市工业局关于整顿企业的计划、报告、通知、规定》
结合运用责任者、问题、文种特征立卷
结合运用通讯者、问题特征立卷
《 ××大学与××工厂关于新产品开发的往来文件》。
《××省劳动局关于劳动力调配的报告》
在机关的实际立卷工作中，对“六个特征”的使用频率也是不相同、不平衡的。问题、作者、名称三个特征比较常用，而地区、通讯者特征使用不多。
3、根据文件类型组卷
是针对文件材料的类型特点，采用的相应的组合案卷的方法
会议文件
多的一会数卷
少的一会一卷
如：《某市轻工局1993年轻工科技工作会议文件》
例行会议文件材料，分会议种类组成数卷，其中会议记录一本一卷。
如：《中共某县委常委会议记录》
统计报表、预（决）算、名册、凭证，党、团、工会、人事劳动部门开出的通知书、介绍信及其存根等材料，一般按同一名称、格式组成一卷或数卷。
如：《某县工业系统专业技术人员花名册》
《某市1990年财政收支情况统计报表》
工作计划、总结等文件，一般按时间、问题、文种等特征组卷
如：《某局1990的年工作计划》
非诉讼案件（纪检监察案件）材料。一个案件可组合成一卷；多的可分保管期限组成几卷，少的可同类案件合并组卷。
如：《某贪污案件材料》
人民来简报、刊物。可按名称数期组成一卷或一期组成一卷。
科研、生产、建设等管理工作中形成的图表和说明材料。可一个项目或一个项目不同阶段的材料组成一卷或数卷。
专业机关（单位）专业文件材料。如税务机关的税收征管文件材料、房地产部门的房地产文件材料可按针对的对象将文件材料组成一卷或数卷。如一个单位、一幢房子的文件材料分别组成一卷或数卷
4、适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限。
信来访材料。可按反映的问题或作者或处理形式组卷。注意：
立卷工作的承担者、组织形式和时间 注意一： 立卷归档的承担者
国家规定由文书部门立卷归档。采用分散立卷形式的单位，由文书部门和业务部门立卷归档。组织形式：
集中立卷形式；分散立卷形式；集中与分散相结合形式
注意二：文书立卷的分工
分清文书立卷的范围，还要明确文书立卷的分工。
一般来说来，应该立卷归档的文件材料，应以本机关、本部门为主。原则上以什么名义发的文件就放在哪里立卷，是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里立卷。一般作如下处理：
（1）党委讨论决定而以机关行政名义制发的文件，划归行政办公室。（2）业务部门起草而以机关行政名义制发的文件，划归业务部门。（3）几个部门联合签署的发文，划归主办部门。（4）综合性会议的文件材料 , 划归机关办公室。
（5）以机关名义召开的专业性会议文件材料 , 划归承办业务部门。
（6）上下级党政机关、单位发来的文件 , 划归承办的办公室或业务部门。（7）上下级机关、单位业务部门之间往来的文件 , 划归对口的业务部门。
注意三： 立卷归档的时间
文书档案的文件材料的立卷时间在年终,即在第二年初将上一年的文件材料立卷。
文书档案的归档时间在第二年上半年,即6月底以前将案卷移交给档案室。
其它门类档案的文件材料的立卷归档时间另有规定。
第三节 文书立卷的准备工作（平时整理）
文书立卷工作不能等到一年终了才开始动手，而应该在当年工作进行的过程中，随时为立卷做好必要的准备。事先编制好立卷类目； 做好平时归卷工作。
一、编制立卷类目（归卷类目）
立卷类目也称归卷类目、案卷类目。
立卷类目，是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。
机关文书处理部门应当在上年未，本年初拟制或修订本机关的立卷类目。
作用：
立卷类目是平时收集、鉴定、分类整理、组合文件材料进行立卷的工具。立卷类目是查找利用归卷文件材料的工具。
（一）立卷类目的构成 立卷类目，由类、目、号三部分组成。
（二）编制立卷类目的方法、要求
1、设类
立卷类目的类(属类)应当跟本机关全宗内档案分类方案的类(属类)一致。
2、拟写条目
立卷类目的条目是预先拟写的在新年度可能形成的案卷标题。
注意：
比较准确的预计新的一年可能形成的案卷(文件材料的组合), 是拟写好条目的首要问题。
3.编号
编号指对划分出来的类(属类)和各类(属类)内的条目进行系统排列，然后选择使用一种编号方法编定顺序号。
条款的顺序号又称为文书处理号。编号目的：
便于固定类目的顺序以及卷宗的放置秩序；
便于采用“对号入座”的方法将文件材料归入卷宗。
二、文件材料的平时归卷
平时归卷，是指机关的文书立卷人员依据已经的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。
（一）平时归卷的方法、要求
1.准备平时归卷使用的卷宗和文件柜
（1）卷宗的准备
①卷宗的数量应比归卷类目中条目的数量稍多一些。
②标注卷宗的封面和背脊的标签
卷宗封面标签
保管期限：
类：
条目：
③在每个卷宗里放入一张或几张文件目录。
文件目录(2)文件柜的准备
文件柜的数量,应当根据每年形成案卷的数量多少来确定。一个五层文件柜,大约可排列存放 200－300 个文件盒。一般机关准备一个五层文件柜就够用了。
(3)将卷宗排列放置在文件柜里
文件柜各层标签
层号：
保管期限：
类：
.将处理完文件材料归入卷宗
平常对各部门返回的每份文件材料的内容和形式特征随时进行分析,依据归卷类目，采用“对号入座” 的方法将文件材料归入对应的卷宗里。
(l)对照归卷类目 及档案保管期限表，鉴定每份文件材料。文件材料若没有保存价值,可以放入“不应归档的文件材料”的文件盒里。
(2)对照归卷类目，分析每篇文件材料应当归入哪一个类及其属类和条目，明确该条目的编号(文书处理号或归卷号)。
(3)找出该条目的卷宗，文件材料按归入卷宗的先后顺序，在文件目录上登记,在卷宗里依次存放。
文件目录放在卷宗内首页位置。
（二）平时归卷的灵活处理
当某一条目的归卷文件材料太多时 , 应增加卷宗。
当文件材料因没有相应的条目无法归卷时，可将文件材料暂时放入“待归文件”的卷宗里。
平时归卷实质上是对收集来的应归档的文件材料进行分类整理、鉴定和初步组合案卷的过程，也是积累、保管应归档文件的措施。
意义
(1)有利于文件材料的安全保存(2)有利于文件材料的查找利用
(3)有利于提高年终立卷的质量和效率 三、五步突击分组“（五步分类法）”
有的机关如没有编制立卷类目，未进行平时归卷，对收集齐全的全年文书，甚至历年积存的凌乱文书进行突击清理立卷，应依循《文书立卷程序》的要求，实行“五步分类法”，按以下步骤，将全部文书逐项分开：
1、分年度。按文书形成年度或内容针对年度分开。
2、分级别。按文书作者与立卷机关的行文关系分成上级、下级、本级。对本机关请示与上级批复，或下级请示与本机关批复，为保持文书之间的紧密联系，则放在一起。
3、分机构。按本机关撰写或承办的部门分开。
4、分问题。按文书内容所反映的问题分开，注意优先保持内在的、本质的、有机的联系。
5、分期限。根据《文书档案保管期限表》的规定，按不同保管期限分开。
四、归卷文件材料的日常管理 借阅利用
查找方法：
查阅归卷类目或收发文登记簿 → 查出归卷号 →文件柜和卷宗标签→ 卷宗 →卷宗内文件目录 → 所要借阅文件
借阅应制定有关规章制度，办理借阅手续，填写《文件借阅登记簿》 文件借阅登记簿
定期检查
第五节 文书按件整理与
《归档文件整理规则》
一、文书立卷改革的争论
文书立卷一直处于改革中，只是每个时期，改革的角度、幅度、力度不同而已。经过十几年的探讨，最后形成了两种做法、两派观点的争议： 立“卷”派。
以“件”整理派。
改革思路：“简化整理、深化检索”
二、《归档文件整理规则》的出台
我国档案主管部门从1997初开始，着手《归档文件整理规则》的起草和修改，并进行反复的调研和论证，1998年成立课题组进行研究，历时四年的反复争论和修改，直到2000年12月6日才由国家档案局档案馆发布，并于2001年1月1日起正式实施。
《规则》的出台并未结束关于文书立卷改革的争论。中华人民共和国档案行业标准
归档文件整理规则
The arrangement rule of filing documents
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2015年国家档案局又发布新版DA/T 22—2015 《归档文件整理规则》
（自2016年6月1日起实施，代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》）
新版对旧版做了一些修改，并增加了一些内容。
标准适用范围扩展：纸质和电子文件材料（文书档案，其它类型档案参照执行）思考：
与传统立卷工作比较，新的文件归档整理做法有什么根本不同，你是如何评价的？ 《规则》中的“件”与“自然件”是否是一个概念？ 新旧版本《规则》有什么不同？
三、归档文件整理基本步骤（程序）将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等 纸质归档文件还包括：修整、装订、编页、装盒、排架；
电子文件还包括：格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。
1、组件
归档文件的整理单位－－件
自然件
非自然件
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，正本与翻译本，中文本与外文本为一件
转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，简报、周报等材料一期为一件；
会议记录一年一本的，一本为一件；
注意：
来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。文件排序
纸质文件修整并装订
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制（如传真件）。
按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；
正文在前，附件在后；
原件在前，复制件在后；
转发文在前，被转发文在后；
来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
文件处理单在前，收文在后；
汉文文本在前，其它文字文本在后。
应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。装订的材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。
禁止使用：回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封
永久保管的归档文件 宜采取线装法装订 直角装订
缝纫机轧边装订 “三孔一线”装订
使用不锈钢订书钉、浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。定期保管的归档文件
需要向综合档案馆移交的，装订方式同永久保管。
不需要向综合档案馆移交的，可同上，也可使用不锈钢夹或封套装订。纸质文件编页
一般应以件为单位编制页码。逐页编制。
标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。可以保持原有页码不变： 已印制成册并编有页码的；
拟编制页码与文件原有页码相同的。
2、归档文件的分类 一般采用三级分类：
年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）年度—保管期限等两级分类
可用于规模较小、公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位
按年度分类
将文件按其形成年度分类
按保管期限分类
将文件按划分的保管期限分类。
按机构（问题）分类
将文件按其形成或承办机构（问题）分类。
3、归档文件的排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
注意：
确定最低一级类目
如：在 年度—机构（问题）—保管期限分类方案中
保管期限即为最低一级类目
4、编号、加盖（生成）归档章
归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。
在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
档号结构
档号：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001
档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。
上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。
档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。
如“2013”。
保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识。
如：办公室代码
BGS
件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。
应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
归档章构成
必备项：全宗号、年度、保管期限、件号、页数 选择项：机构（问题）
5、编目
归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录
归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。
归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
序号：填写归档文件顺序号。档号：档号按照规定规范编制。
文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况。
注意：
归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置
除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面
归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。
纸质归档文件装盒
将归档文件按顺序装入档案盒 填写档案盒盒脊及备考表项目。
注意：
不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。视归档文件的总厚度选择厚度适宜的档案盒。
档案盒只是归档文件的装具，不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内。
起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；
盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。备考表式样
备考表项目：盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。整理日期：归档文件整理完成日期。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。检查日期：归档文件检查完毕的日期。
纸质归档文件排架
上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。
按年度—机构（问题）—保管期限分类
每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。按年度—保管期限—机构（问题）分类
每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。
归档电子文件的整理要求 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目要求同上。
电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）等标准执行。
归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）等标准的应用系统。
三、两种整理方法的优劣比较(一)传统立卷方法 优点 :
1、便于管理 , 不易散失。、在手工检索下 , 便于连锁查找。能够提高手工 检索的查全率和查准率。
缺点 :
1、人为因素过多。其后果势必造成利用效率的低下。
一 是易造成立卷思想的不一致。
二是案卷标题拟写复杂。
2、手工劳动量大 , 工作效率过低。、有时利用不方便。
(二)改革后的整理方法优点 :
优点：、新整理方法简单、易学、易用。
2、简化了整理工作程序 , 减少了不必要的手工劳动和财物的投入 , 提高了工作效率。、方法更适应计算机文档一 体化管理需求 , 能充分发挥计算机存储量大、快速检索的优点，提高了档案检索利用的效果。
缺点：
1、档案实体易散失 , 不便于利用管理。
2、对于手工检索 , 利用时稍显繁琐。
3、排列编号易出错，修改麻烦。
4、档案归档检查、移交清点存在难度。
第六节 归档工作与
不归档文件材料的销毁
《机关档案工作条例》指出：“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案,交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。” 《公文处理办法》指出：“没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。”
一是归档
案卷归档，案盒归档 编制移交目录
办理移交归档手续
二是不归档文件材料的销毁
一、编写移交目录
案卷移交目录是立卷部门对经过整理排列的案卷逐一编号登记所形成的案卷名册。归档文件移交目录（可用归档文件目录）
采用分散整理形式或者集中与分散相结合形式的机关 , 必须编制移交目录并办理移交归档手续。
归档文件移交目录
归档单位：
文件年度：
文件数量：永久
件，长期
件
短期
件，共计
件 移 交 人：
接 收 人：
移交日期：
****年**月**日
移交目录应当编制一式两份(或三份）, 办理完移交归 档手续后 , 移交双方各存一份。
二、办理移交归档手续
档案室接收归档的案卷、文件时 , 应当对照目录清点检查验收移交的案卷、文件，然后 , 交接双方填写档案交接文据并签字盖章 , 即办理移交归档手续。
(一)档案的接收
1.接收的范围
2.案卷、归档文件整理质量要求
3.接收时间
文书档案在次年 6 月底以前接收完毕。其它门类和载体的档案的接收时间 , 应按有关规定执行。
注意：
按活动结束时间归档 按工作阶段归档 随时归档
(二)办理接收归档案卷、文件的手续
档案室对归档案卷、文件检查验收完毕 , 交接双方应填写“档案交接文据”，并签字盖章。
档案交接文据，是在变更档案保管者或所有者的过程中形成的具有法律效力的文件。
档案交接文据一式两份分别由交接方和接收方保存。
档案室接收立卷（归档文件整理）部门的档案 , 双方填写了交接文据并签字盖章 了, 立卷（归档文件整理）部门便完成了归档任务 , 档案室便对接收的档案负有不可推卸的责任。
三、不归档文件的销毁
文件材料的销毁 , 指将没有归档和存查价值的文件材料和资料经过价值鉴定和主管领导人批准进行定期销毁。
（一）确定需要销毁的文件材料
（二）定期销毁文件材料的时间
一般在做完归档工作之后销毁文件材料。
有人认为剔除的没有保存价值的文件材料在文书部门和业务部门保存一二年后销毁。
（三）销毁文件材料的方法、要求 1.清理鉴定。2.登记造册。
文件销毁登记表
文件销毁清册封面
文 件 销 毁 清 册
编制人员：
批准领导：
销毁方式：
监销人员：
销毁日期：
3.审核批准。应销毁的文件材料登记后，应将登记表送秘书部门负责人审核，再送本机关主管领导人审核签批。
4.销毁。本机关主管领导人批准签字后，文件材料方可销毁。
(l)销毁的方式。
(2)严格执行监销制度。对保密文件实行二人监销制度,保证不丢失、不漏销、不泄密。个人不得擅自销毁保密文件。需要销毁的文件材料,不准当废纸出售给废品收购部门或个人。
5.签字存档。
文件材料销毁后,监销人要在文件销毁清册上注明销毁方式、销毁日期并签字。文件销毁清册应当存档。
档案整理的任务：
区分归档的档案全宗
对全宗内档案进行系统排列和编号
编制目录
建立档案实体的管理秩序、全宗（Fonds）
全宗是一个具有社会独立性的组织或者著名人物在其社会实践中形成的全部档案。
组织全宗
人物全宗
二、立档单位（全宗形成者）
立档单位指形成全宗的独立社会组织或著名人物，也叫全宗形成者。
形成全宗的组织机关，称为“全宗构成者”。（1995年改为“立档单位”，二术语一直并用）
确认全宗，实质上是要确认立档单位，这就需要明确构成立档单位的条件。
(一)组织全宗立档单位的构成条件
（1）可独立行使职权，并以自己名义单独对外行文。
（2）设有会计部门或经济核算部门，自己可以编造预算和财务计划。
（3）设有管理人事的部门和人员，并有一定的人事任免权。
一个法人单位是一个独立的从事社会活动的组织，是一个立档单位。
(二)人物全宗形成者的构成条件
人物全宗形成者，应是主要以个人名义从事社会活动的著名人物，并且其档案较为完整系统地由档案室（馆）保存。
问题：区分全宗
某年5月，某市政府撤销第一轻工业局和第二轻工业局，将两局合并组成某市轻工业局。某市的一轻局、二轻局和某市轻工业局的档案是属于1个全宗还是2个或3个全宗。
三、全宗（立档单位）的区分
1、一个独立的机关、企事业单位内部机构的党组织、团组织、工会和行政机构的档案构成一个全宗。
2、新成立的机关（单位），一个机关（单位）分为两个以上的机关（单位），几个机关合并为一个机关（单位），一般都应分别建立新的全宗。
3、一个机关（单位）改变了领导关系或名称，但其工作性质和业务范围末发生变化，仍继续原来全宗。
问题：区分全宗
某年5月，某市政府撤销第一轻工业局和第二轻工业局，将两局合并组成某市轻工业局。某市的一轻局、二轻局和某市轻工业局的档案是属于1个全宗还是2个或3个全宗。
4、临时机构一般不建立全宗，其档案应纳入其主管机关全宗，但属于政府、党委直接领导、执行全局性任务，为期较长的机构应建立全宗。、全宗号
全宗号是档案馆（室）给定每个全宗的代码。
如：J004
用四位代码标识，第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。第二节
档案的系统排列及编目
档案的系统排列即按一定的方法，确定不同类档案和类内档案的前后次序和存放位置。
编目是指对一个全宗内系统排列后的档案，将文件或案卷逐一登记到案卷目录或文件目录上的工作过程。
编成的目录是最基本的档案检索工具。
编目分为两种情况，一是按《归档文件整理规则》编文件目录；
二是编案卷目录
一、全宗内档案的排列
指按照档案分类方案和整理归档文件的要求对归档档案进行系统排列，以确定全宗内档案的顺序。
要求：保持档案文件的历史联系，便于保管和利用。
（一）排列各类档案应当注重以下几点：（1）不同载体的档案分别单独排列。（2）不同门类的档案分别单独排列。（3）不同保管期限的档案分别单独排列。
（4）按照结合保管期限的复合式分类法和档案分类方案中类的顺序排列。
二)类内档案排列
若移交时各类内档案采用的排列方法合适，就不必对类内档案文件重新排列；
若原来的排列顺序不合理，应进行调整或重新排列。
二、案卷目录的编制
案卷目录是按照案卷号的顺序逐卷地登记案卷的有关特征而编制成的表册。
编制目录前，应当先对系统排列的归档档案进行统一编号。
（一）编案卷号
对排列后的案卷编流水顺序号，案卷的顺序号称案卷号。
注意：案卷号应在001-999号以内，超出999号时应从头编案卷号序列。
年度－期限－机构分类法文书档案案卷编号
使用分编卷号法，文书档案每年要编制永久、长期、短期三个案卷目录。
使用统编卷号法，文书档案需要若干年编制永久、长期、短期3册案卷目录。
使用“年度－期限－机构”分类法的案卷目录 二)案卷目录的结构成分 封皮 目次 序言
简称表 案卷目录表 备考表
填写案卷目录表
编写目次 编写序言 编写简称表
简称表指本册案卷目录里所用简称与原称（正式全称）的对照表。
例如
“装行办－装饰行业办公室”
如果只需要介绍少数的简称与原称，可以在序言里交待。
编写备考表
案卷目录里的备考表的栏目（目前尚无统一规定），可设置：情况说明、编制人、编制时间。
填写案卷目录封面
案卷目录封皮采用规格为275mm×190mm（长×宽）的漆皮或塑料面夹板纸。
将案卷目录装订成册
封面－目次－序言－简称表－案卷目录表－备考表。
三、编案卷目录号
案卷目录册的代号，即案卷目录号，简称目录号。
注意：
1、一全宗内不应有重复目录号，即一个目录号应当对应一册案卷目录。
2、目录号可以3位阿拉伯数学标识。档号是档案实体管理编号的总称（以字符形式赋予档案实体、用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。）主要包括：全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、年度号、保管期限号、案卷号、件号、页（张）号、间隔号等。
档号编制得合理、清楚是档案实体管理有序的标志之一。
二、档号的结构和编制方法
档号采用层次码，即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码。
档号结构大致可分为以下几种：（1）全宗号——案卷目录——案卷号——件或页（张）号
（2）全宗号——类别号——案卷号——件或页（张）号(3)年度号——类别号——案卷号——件或页（张）号
(4)全宗号——档案门类代码——年度号——保管期限号——件号
（5）全宗号-档案门类代码-年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。
类别号：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成代码标识。
类别号应根据档案的内容及数量设置，一般不超过三级。类别之间可用间隔符“.”，“—”分开。
需要时可在类别后注明项目代号，项目代号可引用产品、工程、课题、设备等的代字或代号。
第四章
档案的保管工作
档案保管工作，指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。
第一节
保护档案的方法与措施
一、档案损毁的原因
1、人为损毁：
（1）政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏。
（2）管理与利用接触档案的有关人员麻痹大意或玩忽职守或不遵守规章，及缺乏档案学知识等，导致管理或使用不善造成对档案的丢失、损坏或档案系统的紊乱。
（3）管理和利用中，难以避免地发生档案的老化。
2、自然损坏
（1）内因。
档案载体和记录材料（档案制成材料)
（2）外因。
档案所处的环境和保管档案的条件。
二、保护档案的方法和措施
有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
„„
－－《档案法》第二十四条
《中华人民共和国档案法》－
（一）健全保管制度、规范、标准
人员进出档案库房的管理
档案入库、出库的管理
档案利用行为的管理
档案库房、设备和库房档案秩序的管理
（二）选择优质档案制成材料 影响纸的耐久性的因素：
（1）与造纸原料、造纸方式有关
造纸的原料很多，麻、皮、稻草、竹棉等，根据所形成的纸张的耐久性，纸桨可分为四级：
第一级
棉桨
麻桨 第二级
亚硫酸盐木桨 第三级
草桨 第四级
磨木桨
从一级到四级，纸张耐久性依次递减，每一级中也有差别。磨木桨造出的新闻纸，寿命大约只有50年，棉桨、麻桨造出的纸张可保存500年以上。
造纸方式
手工
机器（2）与所处保存环境有关
湿度 温度 酸性 氧化性 灰尘等
影响字迹材料耐久性的因素
（1）色素是否稳定是影响字迹褪色的重要因素
字迹材料
色素：使字迹显示出颜色的物质
辅料：帮助色素渗透到纸张中的物质
炭墨
颜料
（人造
天然）
染料
（合成染料
天然染料）
（2）字迹的形成是色料与纸张的结合，字迹的耐久性与结合方式有关
粘附方式；
粘附并结膜（如静电复印机）；
渗透干燥（如各种钢笔墨水形成的字迹）；
渗透干燥并结膜（如中国墨）（3）保存环境的影响
（三）采取合适的装具设备并存放专用库房 四）做好“八防”
防火与防高温 防水与防潮 防霉 防虫 防鼠 防光 防尘 防盗
霉的防治
霉菌对档案纸张的破坏表现
（1）分解纸张纤维素，使纸张强度下降，腐朽，无法使用。（2）分解出有机酸，使纸张酸度增加，纸张发黄发脆。（3）分解出色素，污染纸张，霉迹斑斑，影响阅读。（4）使纸张变湿，变粘，使档案很易变成档案砖。
防治措施
（1）库房相对湿度控制在45-60%，可消除霉菌的浸染。（2）搞好卫生防疫工作，防止档案受感染。
（3）放置除霉剂，以防霉菌感染。
常用的有：香叶醇长效抗霉灵，五氯苯酚及其纳盐，对硝基苯醇等。
（4）已有霉菌的可采取化学灭菌和物理灭菌法
害虫防治
防治措施：
虫子生长的环境要合适的湿度、温度、空气等，破坏其生态环境。
（1）首先控制库房温湿度
温度22度以下，湿度60%以下，害虫停止发育。
库房
湿度标准为45-65±5%，温度14-24±2度。
（2）入库前检查杀虫，搞好档案及其库房的卫生防疫工作。
（3）驱虫杀虫。
防光措施
光能促使纸张纤维素长链的断裂、发脆和破损，加速纸张的氧化反应，使字迹褪色。
防光措施：
（1）库房窗户要小而少，在窗上加设遮阳的设施，以阳光不直接照射到档案架上为宜。
（2）窗户应安装毛玻璃或花纹玻璃，减少光的照度，还可在窗户上安装百叶窗或厚窗帘，以防光直射，减少紫外光的透过量。
（3）在窗户上涂上一层滤紫外光的涂料或薄膜。
（4）使用人工光源，以白炽灯为好。
（5）档案受潮或被水浸湿后，不能在阳光下晾晒，应在通风处晾干或用空气去湿机逐渐将纸张中水分除去。
库房温湿度的调控
温度、湿度的不适对档案载体、字迹等有危害，会使档案发霉，发脆等，所以库房内温湿度要控制。
一般库房的温、湿度标准是
14-24±2度（14－20度）
45-65%±5%（50%－65%）。
调控措施
（1）采用空调设备
（2）使用其他调节温湿度的设备
去湿机
（3）采取密闭、通风、吸潮相结合的措施
（五）采取有效的修复技术
1、纸张去污：
干法去污
湿法水洗去污（温水
明矾）
有机溶剂去污（苯、汽油、四氯化碳）：油斑、脂肪斑、蜡斑、染水斑、漆斑
氧化剂去污（高温酸钾等）：铁锈斑、蓝黑墨水
2、去酸：
测酸
去酸：碱性水溶液（氢氧化钙等）；
碱性有机溶液（去酸剂与有机溶剂组成）；
气相去酸（干法去酸）
3、加固。高分子聚合物薄膜或它们的单体溶液。
4、恢复、显示档案字迹。
化学试剂使其恢复；
物理方法：摄影法，数字图像处理技术。
5、修复。
托裱
纸桨修复
第三节
库房档案秩序的管理
一、库房管理的内容
（1）进出库制度
（2）库房温湿度的调节
（3）“八防”措施
（4）库房与装具的有序化
（5）档案在装具中的存放方式
（6）档案存放秩序的维护与管理
（7）定期检查、清点
（8）全宗卷
二、库房与装具的有序化
档案柜（架）摆放要求：
1、避免阳光直射，并注意不要防碍通风。
2、在最大限度地利用地面和空间的同时，要注意存取、搬运方便。
3、在潮湿的地方，档案柜架不宜靠墙摆放。
4、为便于管理，柜架宜摆放整齐，排列一致，并编排号码，库房多的单位，库房也要编号。
可按自左向右或自外向内的走向顺序编柜（架）的列号（架号）和每一列档案柜（架）的柜号（栏号）
按自上向下的走向编每一个柜（栏）的格（层）号
在每一列、每一柜(栏)、每一层（格、箱）装具外面的醒目位置设置标牌 标识牌
档案柜标识牌
第1列第6号档案柜存放的档案是目录号为
10、案卷号为1号至252号的案卷
三、档案存放方式和存放秩序的维护与管理 档案在装具中的存放方式：
平放，有利保护，竖放，存放、检索容易。档案存放位置索引
是用来指明档案存放地点的检索工具，通过它可以迅速存取档案。
主要有两种形式： 指明档案存放地点
指明各档案库房保存了哪些档案
档案存放位置索引（以全宗档案为单位编制）档案存放位置索引（以库房及装具为单位编制）
四、档案代理卡及其管理
档案代理卡是一种反映档案流动情况的卡片式管理工具，也称代卷卡，有代替案卷的意思。
当档案出库房时，填写一张统一格式的卡片存放于档案原位置，卡片上注有档号、拿出日期，送往何处，归还日期，可做成不同颜色，用以代表不同类型的档案，以便一目了然。第五章
档案检索工作
第一节
档案检索工作概述
一、档案检索工作内容
（一）建立档案检索体系（存储档案信息，编制档案检索工具）
即对具有检索意义的档案特征进行描述与标识,形成检索工具的过程。
1、著录标引
图书在版编目(CIP)数据
秘书文档管理/陆予圻等编著.－上海：复旦大学出版社，2005.8（新编秘书学教材系列）
ISBN 978-7-309-04615-1
I.秘书„ II.陆„ III.文书档案-档案管理-教材 IV.C275.2
档案著录标引指对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录,并借助检索语言将档案主题转换成规范化的检索标识的过程。
案卷目录
卷内文件目录
2、组织检索工具：即对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工具，或输入电子计算机，建立机读文档及数据库。
（二）档案信息查询服务（使用检索工具查找档案）
1、接受查询，确定查找内容，制定检索策略
2、查找操作
如：
查上海市有关文物保护的档案文件
检索策略：
检索工具：上海市档案信息网网上查档数据库
检索途径：主题词 文物保护
三、评价档案查检的指标
评价档案查检的指标是用以衡量使用检索工具（系统）查检档案的质量高低和工作效率，即检索过程满足利用者的全面性和准确性程度。
指标有：查全率（检全率）
漏检率
检准率
误检率 如：
查上海市有关文物保护的档案文件
检索策略：检索工具：上海市档案信息网网上查档数据库
检索途径：主题词 文物保护
检全率是指满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部有关档案的百分比。
漏检率指末检出的有关档案与全部有关档案的百分比。
检全率与漏检率的公式为：
检全率=检出的有关档案/全部有关档案 ╳ 100%
漏检率=末检出的有关档案/全部有关档案 ╳ 100%
例如：
某一利用者要求查找有关党风党纪方面的档案，机关档案室保存的有关专题档案是40件，检索时检出其中30件，有10件漏检。则
检全率=30/40 ╳ 100%=75%，漏检率=10/40 ╳ 100%=25%。
检准率是指满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比。
误检率指检出的不相关档案与检出的全部档案的百分比。如：
查：关于抽调上海电景机械厂副厂长冯咸萃赴北京幻灯片厂工作的通知
检索策略：检索工具：上海市档案信息网网上查档数据库
检索途径：主题词 干部调配
电影制片厂
检准率与误检率的公式为：
检准率=检出的有关档案/检出的全部档案╳ 100%
误检率=检出的不相关档案/检出的全部档案╳ 100% 例如
某一利用者要求查找有关离退休干部待遇方面的档案，机关档案室共检出30件，利用者查阅后认为其中20件是相关的，10件是不相关的。则
检准率=20/30 ╳ 100%=67%
误检率=10/30 ╳ 100%=33%
英国情报学家克勒维当根据1963年美国情报专家7万篇文献的研究结果，做出检全率和检准率这两个指标之间存在着互逆关系的结论。
如果放宽检索范围以追求较高的检全率则检准率就会下降，反之，若是限制检索范围以改善检准率时，检全率则会下降。
设计档案检索系统以及制定每一次检索策略时，应该从利用者的不同需要了出发，确定适当的检全率、检准率指标。
第二节
档案的著录标引
图书在版编目(CIP)数据
秘书文档管理/陆予圻等编著.－上海：复旦大学出版社，2005.8（新编秘书学教材系列）
ISBN 978-7-309-04615-1
I.秘书„ II.陆„ III.文书档案-档案管理-教材 IV.C275.2
一、档案著录标引的含义
档案著录是档案馆、室编制检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
档案著录条目
案卷目录
在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识(检索语言）的过程，称为档案标引。
赋予其分类号标识的过程称为分类标引。
赋予其主题词标识的过程称为主题标引。案卷目录
二、档案著录规则
《档案著录规则》规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标引符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
《国际档案著录规则（总则）》
三、著录项目
档案著录项目共分七项，每项分若干小项。
档案著录条目
(一)题名与责任说明项
题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。
1.正题名。
2.并列题名。
3.副题名及说明题名文字。
4.文件编号。
5.责任者。
6.附件。档案著录条目
档案著录条目(二)稿本与文种项
l.稿本。它指档案文件的文稿、文本和版本。
稿本包括草稿、定稿、手稿，草图、原图、底图、蓝图，正本、副本，原版，试行本、修订本、影印本、各种文字本等。2.文种。
档案著录条目(三)密级与保管期限
1.密级。
2.保管期限。它指根据档案价值确定的档案应该保存的时间。
档案著录条目
（四）时间项
时间项视不同的著录对象分为文件形成时间、卷内文件起止时间等。
档案著录条目(五)载体形态项
1.载体类型。它分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。
2.数量及单位。
3.规格。它指档案载体的尺寸及型号等。
档案著录条目
（六）附注与提要项.附注。它指档案中需要解释和补充的事项。
.－中间缺 3 页 ；
.－新疆区统计表因污渍大部分不清；
.－责任者根据笔迹考证
2.提要。它指对文件和案卷内容的简介。
档案著录条目（七）排检与编号项
它是目录排检和档案室(馆)业务注记项。
1.分类号。
2.档案馆代号。
3.档号。
4.电子文档号。
5.微缩号。
6.主题词和关键词。
四、著录用标识符
档案著录条目 图书在版编目(CIP)数据
秘书文档管理/陆予圻等编著.－上海：复旦大学出版社，2005.8（新编秘书学教材系列）
ISBN 978-7-309-04615-1
I.秘书„ II.陆„ III.文书档案-档案管理-教材 IV.C275.2
标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志。
标识符号分为著录项目标识符和著录内容识别符两种。
著录项目标识符
注在每个著录项目之前的标识符号..－ 各大项
置于下列各著录项目之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。= 置于并列题名之前。
天津市污染气象要素的研究 =Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin
3.： 置于下列各著录小项之前：副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。
国家机关公文格式:中华人民共和国国家标准
4./ 置于第一个责任者之前。
5.； 置于多个文件编号之间、多个责任者之间。
6.，置于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。
如：
如：
/ 徐吕林(编剧,导演)；舒适,项坤,上宫云珠(主演)； 陈哥辛(作曲)7.+
置于每一个附件之前。
档案著录条目 著录内容识别符
表示对著录项目中需要解释、补充说明、考证、存疑、缺字、起止连接事项等含义的符号。
1.[] 置于下列著录内容的两端:自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。
“通知 [共青团中央关于纪念一.二九的通知]”
/国家计委[ 等 ]
2.()置于下列著录内容的两端:责任者所属机构名称、责任者的真实姓名、责任者的职责或身份、外国责任者的国别及姓名原文、中国责任者的时代,历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转化后的公元纪年。
“/ 陈毅(外交部长)”
/（清）李鸿章
/ 茅盾(沈雁冰)
3.?
用于不能确定的著录内容,一般与 “[]” 号配合使用。
“/[ 张治中 ?]”
4.－
用于下列著录内容之间:日期起止、档号、电子文档号、微缩号各层次之间。
5.„
用于节略内容。
档案著录条目.囗
用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一个数字。未考证出来的责任者及难以计数的残缺文字用三个“囗” 号。
.-1945口口口口[19450815]
/ 口口口
.－口口口口口口口口
五、著录条目格式
著录条目格式,也称著录格式,指著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
(一)著录条目格式的类型
1.段落符号式条目格式
分类号
档案馆代号
档号
电子文档号
微缩号
正题名=并列题名:副题名及说明题名文字:文件编号 / 责任者 + 附件.一稿本:文种.一密级:保管期限.一时间.一载体类型:数量及单位:规格.一附注
提要
主题词或关键词
段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。
著录卡片示例见下图。
档案著录条目 2.表格式条目格式
当实际工作需要使用表格式条目时,其著录项目应与段落符号式条目格式相同,其排列顺序可参照段落符号式条目格式。
作业：
1、某校档案室有关教育改革专题的档案50件，利用者在查找有关教改专题档案过程中，查出40件，阅读后认为其中30件是相关的，10件是不相关的，这一检索过程的检全率和漏检率，检准率和误检率分别是多少？
1、检全率：30/50 ╳ 100%=60%
漏检率：20/50 ╳ 100%=40%
检准率：30/40 ╳ 100%=75%
误检率：10/40 ╳ 100%=25%
2、写出下面著录条目中1－16项目名称
D193（1）
04267（2）
2－17－18－28（3）
32－46（4）
吉林省人委、吉林省军区关于协助测量部队进行国防测量的联合通知（5）：吉办丹字[1961]44号（6）/吉林省人委；吉林省军区（7）＋国防测量业务要求协助事项（8）.－正本（9）：通知（10）.－秘密（11）：永久（12）.－19610209（13）.－2页（14）：16开（15）
国防测量 地形志貌（16）
六、著录用文字和著录信息源-
七、著录项目细则
(一)题名与责任说明项 1.题名(1)正题名
①符合规范的正题名,照原文著录。
②单份文件没有题名,依据其内容拟写题名,并加“[]”号。例如 :“[金川设立办事大臣管理地方事务事 ]”。
③当单份文件题名不能揭示文件内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,外加“[]” 号。例如 :“通知 [共青团中央关于纪念一.二九的通知]”。
④当单份文件的题名过于冗长时,在不丢失重要信息和损伤原意的情况下,可删去冗余部分, 被节略的内容用 “„” 号表示。
⑤当案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时,一般应重新拟写案卷题名,将原题名修改好后再著录。
(2)并列题名
必要时,并列题名与正题名一并著录。并列题名前加“=”号。
例如:天津市污染气象要素的研究 =Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin”。
(3)副题名及说明题名文字
副题名一般参照原文著录。当正题名能够反映档案内容时,副题名不必著录。必要时,说明题名文字照原文著录。副题名、说明题名文字前加 “：” 号。
2.文件编号
(l)文件编号除了年度用 “[]” 号外 ,其余照原文字符号抄录,其前加 “:”号。例如：“：中发[1980]16号”、“:GB/T13968-92”。
(2)联合发文或档案上有多种文件编号时,一般只著录一个文件编号。立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号,中间用 “；” 号隔开。
3.责任者
例如:“/国家计委；国家科委；国家档案局”
“/国家计委[ 等 ](l)责任者只有一个时,照原文著录,其前加 “/” 号。
(2)责任者有多个时,须著录列居首位的责任者,其余视需要著录。立档单位本身是责任者的,必须著录。被省略的责任者用 “[ 等 ]” 表示。第一个责任者之前加 “/” 号,责任者之间以 “；” 号相隔。
“ :/ 徐吕林(编剧,导演)；舒适,项坤,上宫云珠(主演)； 陈哥辛(作曲)”
多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时,可将职责或身份置于最末一个责任者后 的 “()” 号中,责任者之间以 “,” 号相隔。
同一责任者有多个职责或身份又必须著录时,可将多个职责或身份置于责任者后的 “()”号中,职责或身份之间可以 “,” 号相隔。
(3)机关团体责任者
①必须著录全称或者不发生误解的通用简称。
例如 :“/ 中国共产党中央委员会” 或 “/中共中央”；“/ 中华人民共和国外交部”或 “/ 外交部 ”。
②历代政权机关团体责任者,著录时其前冠以朝代或政权名称,并加 “()”。
例如 : “/(清)内阁”、“/(民国)外交部 ”。
(4)个人责任者
①个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责,并加 “()” 号。
例如 :“/ 陈毅(外交部长)”。
②文件所署个人责任者有多种职务时,只著录与形成文件相应的职务。
例如 :“毛泽东(中共中央主席)”。
③清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称 , 并加 “()” 号。
例如 : “/（清）李鸿章”。
④少数民族个人责任者的称谓,不同民族有差异,应依照该民族的署名习惯著录。
⑤外国责任者,姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称,其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加 “()”。
例 如 :“(美)爱因斯坦(Einstein,A.)”
(5)文件所署责任者为别名、笔名时,均照原文著录,但应将其真实名称附后,并加 “()” 号。
例如 : “/ 茅盾(沈雁冰)”。
(6)未署责任者的文件,应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者,并加 “[]”号，考证无结果时,以三个 “口”代之。
例如 :“/ 口口口”。
(7)文件责任者不完整时,应照原文著录,将考证出的完整责任者附后,并加 “[]”号。
例如 :“周 [ 周恩来 ]”。
(8)文件责任者有误,仍照原文著录,但应考证出真实责任者附后,并加 “[]” 号。
例如 :“/ 王国央 [王国英 ]”。
(9)考证出的责任者根据不足时,应在其后加 “?” 号,一并著录于“[]”内。
例如 :“/[ 张治中 ?]”。4.附件
(l)只著录附件题名,其前面冠 “+” 号。
(2)文件正文后有多个附件时,应当逐一著录各附件题名,各附件题名前冠以 “+” 号。若附件题名过长,也可节略,其被节略内容用 “ „ ” 表示。自拟附件题名外加 “[ ]”
号。
档案著录条目
(3)若附件题名具有独立检索意义，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说明。
第二篇：档案学
第一章
一、1、档案室类型与任务：主要有普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室、综合档案室、联合档案室、档案信息中心。基本任务是，集中统一管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。具体任务是，对本机关文书部门或业务部门文件材料归档工作进行指导和监督；负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用；定期把具有长远保存价值德尔档案向档案馆移交。
2、档案馆类型与任务：国家档案馆、部门档案馆、企事业及其他社会组织单位档案馆。基本任务是，收集、保管和利用档案，维护档案的完整与安全，维护历史的真实，服务于现实和未来。
3、档案工作机构的设置：单位档案室、文件中心（集中保管并提供利用的机关、事业单位处理完毕的文件的机构）、各级各类档案馆、各级档案局（《档案法》的执法主体）
4、A、世界上现存最大的一份纸草档案：公元前1164年，埃及法老拉美西斯四世制成，现存伦敦不列颠博物馆。B、世界上创刊最早的档案专业刊物：1876年，德国《档案杂志》。C、世界上第一个提出“档案学已成为一门独立学科”观点的人：1884年法国朗格鲁.D、世界上唯一的档案专业出版社：1982年1月3日，中国成立了档案出版社E、世界上唯一的档案专业报纸：1995年《中国档案报》
5、档案馆是集中管理档案的文化事业机构，是保存档案史料的基地，是社会各方面利用档案资料的中心
二、1、档案的定义表述为，国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案就是国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图像、声音以及其他各种形式的历史记录。
三、1、档案的价值和作用：凭证价值（这是由档案的本质属性—原始记录性所决定的）、参考价值（基本价值）。作用：（1）机关工作的查考凭证（2）生产建设的参考依据（3）政治斗争的必要工具（4）科学研究的可靠资料（5）宣传教育的生动素材
2、档案的基本分类：按生产领域，文书档案、科技档案和专门档案；按制成材料，甲骨、竹简、缣帛、纸质、胶片、磁带、光盘、食物档案等；按单位性质，政党机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案、农村档案等；按形成时期，建国档案（历史档案）、建国后档案（现实档案）
3、档案工作8大环节：档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案检索、档案利用、档案的编研 第二章
一、1、归档时间应注意：向档案室移交的时间一般应该在第二年6月底以前，由文书部门立好卷向档案室归档。
2、文书档案保管期限划分：永久和定期，定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。
二、1、归档：机关各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。
2、归档范围：是指本机关哪些文件应该立卷归档，哪些文件资料可不立卷归档。
3、归档制度：就是确定归档范围、归档时间以及归档案卷质量要求和手续的一种实用文。基本内容包括：归档范围、归档时间、归档要求
4、档案征集公告：是指政府或机关团体向社会公众宣布档案征集目的、范围、方式等事项的一种应用文体。基本内容包括：征集范围、征集方式、联系方式
三、1、归档要求：（1）归档总要求，遵循文件资料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用（2）归档注意点，电话答复重要问题、会议记录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来的形成文字，并要标明作者、时间、地点、办理情况等；注意基层单位的收集工作，一般收集会议记录、决议、请示和报告、计划和总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务账簿、单位的简史等；要求归档制度的标准化，即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。
2、永久保管的文书档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件；本机关召开的重要的会议，举办重要活动等形成的重要文件；本机关职能活动中形成的重要文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复批示，以及重要的报告总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关业务的重要性文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
3定期报管的文书档案范围：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一半文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制法的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料
4档案保管期限表的类型：通用档案保管期限表；专门档案保管期限表；同系统机关档案保管期限表；同类型机关档案保管期限表；机关档案保管期限表
5档案销毁制度的内容：销毁的档案必须是经过严格的鉴定后确认失去保存皆知的档案；销毁档案，应以全宗为单位编制的”销毁档案清册”,写出销毁档案报告，报请主管机关或上级档案管理机关批准。未经鉴定和批准，不得擅自销毁档案；对已经批准销毁的大难，如无特殊情况，一般可存放一段时间在销毁；销毁档案，应派两人以上监销，监销人员要认真履行职责，并在’档案销毁清册“上签字盖章，注明“已销毁’字样和销毁时间、地点、方式；销毁数量大，要送指定的工厂进行监销，严禁出卖或改为他用；’档案销毁清册’及批准手续，要归入相关的全总卷妥善保存 第三章
一、1、全宗：是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。全宗从形成角度看有组织和个人两类。
2、立卷说明：又称案卷文件目录序言，就是文件处理部门在立卷工作告一段落后，为了便于向档案室移交，方便日后的保管和利用，对机关当年的职能活动、立卷情况和文件材料的大体内容作出的叙述式的文字简介，其形成的文字材料就是立卷说明。
二、1、档案整理的原则：A、充分利用原有基础（1）充分的重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。（2）在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况B、保存文件之间的历史联系，文件在来源方面的联系、文件在时间方面的联系、文件在内容方面的联系、文件在形式方面的联系C、便于保管和利用。保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。
2、以“件”为单位与以“卷”为单位整理的区别：（1）取消案卷，界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，实现文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可。（2）分类方法固定为、保管期限、机构，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次（3）取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。以件为单位装订，不用拟写案卷题名，跨盒编流水件号，不编页号只记页数（4）归档章的位置不限，同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目（5）文件排列方法灵活，便于查阅，利于保密（6）归档文件直接装盒保管，档案盒的项目设置有了较大变化。无须撰写案卷题名和填写案卷封面，只须填写盒脊。第四章
1、档案登记：就是对档案管理活动中出现的所有重要的事实、行为和数据进行随时随地的记录。
2、档案统计：就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作呢的有关情况。
3、全宗名册：是对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。
4、全宗单：详细登记每一全宗情况的登记形式，主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。
5、全宗登记表：是一种比全宗单内容更详细的表格。
6、档案统计的类型：档案构成统计、档案利用统计、档案工作人员情况统计、档案馆建设状况统计、档案室建立情况统计 第五章
一、1、档案检索工具：是揭示和介绍档案馆保存档案内容和成分，记录、报道、查找档案资料的手段，是开发档案信息资源的工具
2、档案著录：是指档案馆室编制检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3、档案标引：就是对文件或案卷内容进行主题分析，从自然语言转换成规范化得检索语言过程，即对内容分析结果赋予检索标志的过程。档案标引是档案著录最核心内容。
二、1、检索工具的分类：A、按编制方式分：（1）目录。案卷目录、案卷文件目录、归档文件目录、全宗目录、分类目录、主题目录、专题目录（2）索引。文号索引、人名索引、地名索引（3）指南。档案馆指南、全宗指南、专题指南；B、按载体形式分：可以分为以纸张为载体的、以胶片和磁带为载体的两大类，其中以纸张为载体的又可分为卡片式、书本式，以以胶片和磁带为载体的包括缩微目录和机读目录；C、按检索范围分：全宗范围检索工具、若干全宗范围检索工具、以若干个档案馆的全部或部分档案为对象的检索工具；D按功能分：馆藏性检索工具、查找性检索工具、介绍性检索工具；E、此外，按信息处理手段可分为手工检索工具和机械检索工具；按使用对象的不同可分为恭维性检索工具和开放性检索工具；按排检方法的不同可分为分类法的检索工具和主题法的检索工具
2、档案排检方法：按作者排检法、按文号排检法、按字序排检法、按地序排检法、主题法 第六章
一、1、档案保管：是指根据档案的成分、状况所采取的存放和安全保护措施，包括日常工作管理、流动中保护、专门保护等。
2、档案利用：是开发档案信息资源，服务经济建设的直接途径，是档案工作中最富有活力的一个环节
3、全宗卷：是档案馆或档案室在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件资料所组成的专门案卷
4、档案用户调研工作：就是根据档案工作的目的和要求，在广泛收集和积累有关用户对档案信息的各种反应，以及进行实地调查和考察的基础上，运用科学的分析研究方法，通过分析、对比、判断与综合等逻辑思维过程，提出相应对策与措施的一项工作
二、1、全宗卷的主要内容：全宗指南、大事记、档案的收集、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管、档案的统计、档案的利用、计算机在档案管理中的应用
2、档案利用工作的基本要求：有正确的服务观念和良好的服务态度；充分研究和了解社会需要，熟悉馆藏档案；正确处理基础工作与利用工作的关系
3、档案利用基本方式：提供档案原
件、提供档案复制件、根据馆藏档案内容制发档案证明 第七章
一、1、档案编研：是档案馆（室）以档案馆（室）藏档案为主要对象，满足社会利用的需要为主要的目的，在研究档案的基础上编辑史料，编写档案参考资料，参加编史修志以及撰写专门著作的工作
2.全宗介绍：也称全宗指南，是以文章叙述的形式揭示和介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的一种检索工具
3、大事记：是用简明的文字按时间顺序扼要的记载一定历史时期内发生的重大事件，揭示重要事件和活动的发生、发展过程以及他们之间的关系参考资料
4、组织沿革：也称组织机构改革，是系统记载一个机关、一个地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种档案参考资料
5、基础数字汇编：也称基础数字汇编，是以数字形式反映一个地区，一个单位或某一方面的基本情况的档案参考资料，是根据实际工作需要，从档案资料中选取有关统计数字汇编而成的6、专题概要：是用文章叙述的形式简要说明和反映某一方面的工作、生产或其他现象的发展和变化情况的一种参考资料。
二、1、编研工作的内容：汇编档案文件、编辑档案文摘汇编、编写参考资料、编史修志
2、现行档案文件汇编类型：法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报政报、其他专题文件汇编 第八章
1、人事档案：是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其各种形式的历史记录材料
1、查阅的要求：1）利用党委组织部门的人事档案必须是中共党员。2）组织、人事、劳动部门查阅人事档案须有手续完备的信件；其他部门应该持有本单位领导签字的正式查档介绍信或《查阅人事档案审批卷》。3）查阅人员不得查阅本人及其亲属的档案。4)未经领导批准，不得查阅同级人员档案，下级不得查阅上级人员档案。5）本单位组织、人事部门一般不得查阅本单位领导人的档案。6）只准查阅介绍信或审批表中提到的有关内容 第九章
一、1、会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据
2、电子档案：是指人们在各种活动中以电子计算机为工具产生的一类数字化形式的具有保存价值的电子文件
3、声像档案：是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录，是全宗档案的重要组成部分
4、照片档案：是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，具有保存价值的以感光材料为载体的图像资料。
5、照片档案的归档范围：本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；领导人物或著名人物参与某单位某地区重大公务活动的照片；反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片；本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片；与本单位的其他载体档案有密切联系的照片；外单位形成但经本单位选用的照片；其他有保存和利用价值的照片
6、家庭档案：是以婚姻关系和血缘关系为基础的一种社会生活组织形式的家庭或家族所形成的档案。
7、家庭档案的作用：教育作用、依据作用、传承作用、宣传作用、参考作用
第三篇：档案学概论
第一章
档案概论与档案现象
第一节
档案的定义及其分析
一、对已有档案的定义剖析
（一）直观描述型档案定义的优势与劣势 定义：档案是某种文书、文件或文书材料
优势：直观，易理解，能让人在现实生活中识别什么是档案（档案大部分是由文书、文件转换而来。档案的实存形态主要是过去的文书、文件。）
劣势：没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在
（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势
定义：档案是一种信息或历史记录、原始记录、记忆工具 优势：有利于人们对档案本质的深入认识与揭示
劣势：抽象度较高，理解难度大，确指性差，易产生学术分歧
二、档案的本质及其定义表述
1、档案的本质特性：档案本质是社会生活的原始记录，即原始记录是档案的本质特性 档案的定义：
①国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成有价值的各种形式的历史记录（中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》）
②档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固定化信息（档案是清晰、确定的原始记录性信息）
③“社会记忆”说。认为档案的本质是“社会记忆”或“人类社会文化的历史记忆”
④“归档保存”说。认为档案的本质是有意识的“归档保存”或“保存备查”
⑤“积累物”说。认为档案是“一种文化的积累”
⑥“副产品”说。认为档案是社会活动过程中形成的一种“副产品”或“分泌物”
三、对档案定义的理解
（一）社会性
档案是人们在社会生活中直接形成的，其内容是对社会活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。
（二）历史性
从时态上讲，档案时已经形成的，而不是正在形成或尚未形成的东西
“让过去告诉现在”“让历史告诉未来”
（三）确定性 档案内容信息具有清晰性、确定性，依附于一定的物质载体形式而存在的，二者缺一不可
没有载体形式的原始记录（如人的口语）不能为档案
没有清晰、确定的信息内容的原始记录（如纯粹的文物，器具）不能为档案
（四）原始记录性
档案是人们在社会生活中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用
例：文章、图书不是档案，但其手稿、书稿即是档案；报刊不是档案，但其文稿和发排稿是档案；电影，电视节目不是档案，但其脚本、场记、拍摄图片、播发稿等记录物是档案
从信息论和人类之所以保存、使用档案的心理根源及实践需求讲，档案实际是人类追求信息的确定性、可靠性的产物，是社会实践必须有确定、可靠地信息支持方能有效进行的现实需要产物。
档案的本质特性——原始记录——不仅是档案区别与其他事物的根本所在，而且从根本上决定着其管理方法的基本取向
当今世界各国均以“来源原则”为核心的历史主义方法作为管理档案（尤其实体）的基本方法
四、档案的实存形式及其形成过程
（一）档案的实存形式
档案的实存形式是指档案在现实中具体存在形式，也就是在各种各样的具体事物中，究竟什么东西是档案的属性，什么是档案，什么不是。
凡是对历史事实具有某种清晰，明确的原始记录作用的东西都是档案的实存形式，均可成为档案。
档案的实存形式：a、文书，文件类
B、非文书类：文稿、书稿、录音、录像制品、文件的底稿、照片的底片、图纸的底图、影片的母片等一般被认为是程度最高的档案。
（二）档案的形成过程
档案的形成过程是指各种形态的文件，从被制出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的
过程
档案形成的过程有两种类型： A、在其被制作时就是档案，制作者有明确的档案意识，其制作的目的就是让其在时间上传递，为日后的查证、使用，为自己或后人留下明确的历史记录。如：个人档案、会计凭证、日记、照片、录音、墓碑等。优势：制作材料较好、耐久、格式严格、规范、便于长久保存且留存状况较安全、完整。
劣势：内容难以客观、真实，有虚假不实甚至有作伪、抑恶扬善、报喜不报忧等内容偏差、错误。
B、被制作时并不是档案，无档案意识，其目的是为解决处理现实生活、工作中的具体问题。途径：处理——鉴定——立卷归档 优势：内容较客观真实
劣势：材料质地、耐久性差，书写不规范、留存不好
五、档案的真实可靠性
（一）档案的内容若没有失误、歪曲、作伪之处，那么在同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实最可靠的
（二）档案若有失实、歪曲、作伪之处，那么失实、歪曲、作伪之处乃至伪造，这之一客观事实也恰恰是有档案这一实存形态来已记录，固化并示之于世人的，它依然有其另一意义上的真实性与可靠性。
因此，档案只要其自身存在就没有“假”的，而都是真的，“假”的也是“真”的第二节 档案与相关事物的关系
一、档案与信息
档案信息是信息的一种存在形式，档案是人类社会的一种重要信息资源
档案是一种最真实最可靠最权威性与凭证性的原生信息资源 信息的确定性与可靠性是信息的根基所在，没有确定性和可靠性就没有价值
档案是一种最重要的信息，档案是人类所拥有的一种非常重要的信息资源
二、档案与文献
区别：
1、本质不同。档案是社会的原始记录，是第一手的原生信息；文献则不论是否是原始记录，都可成为文献
2、文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值又注重现实性的查考，实用价值
3、文献内容一般系统、完整，档案则包括大量的片段、零星记录在内。如测试记录、发票、账单、登记表单等
三、档案与文书
文书因其定稿具有较强的原始记录性，可直接转化为档案 区别：
1、档案的实存形态不仅仅是过去的文书，还有大量非文书一类的原始性记录物，同时过去的文书只有原始记录性强、查考价值高且处理程序完毕的
2、文书虽然有原始记录，但原始记录并非文书的本质，其本质是人们处理、解决现实性具体事务、问题信息的传递工具；档案本质是以往社会的原始记录，主要是在时间上的传递
四、档案与图书
区别：
1、本质不同。图书的本质是系统知识的结晶，是人类对自然及社会现象进行系统认识研究的结果
2、社会功能不同。档案是解决现实中的实际问题，为了解、研究历史事实，图书是为了学习系统知识，陶冶情操
3、图书记载不是直接原始记录，经过加工的系统知识
五、档案与资料
资料是一个相对性、动态性极强的概念，其外延极为广泛；档案可被视为资料，但资料不能
作为档案看待并使用
六、档案与文物 档案因其既有原始记录的作用，又有突出的历史文化作用，可看作是文物，但文物不能称为
档案；大部分文物是实用性物品，其所记录的历史事实的内容、信息是不清晰，不确定的
第三节 档案的种类 档案分类涉及三个层面：
一、对档案的认识性分类（概念分类）即档案的种类认识
二、档案实体的管理性分类（实体分类）
三、档案内容信息的管理性分类（信息分类或检索分类）
（一）公务档案与私人档案
公务档案：主要是过去的公务文件，如法律、法规、行政公文等 私人档案：主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函等 私人档案中的公文档案：私有组织（企业或事业单位）
（二）历史档案与现行档案
历史档案：形成时间早，离现在较远且主要起历史文化作用 现行档案：形成时间晚，离现在较近且主要起现实考查作用
（三）文书档案、科技档案与专门档案 文书档案：实际指行政管理档案，在社会行政管理活动中形成的，实质突出行政性、政治性
科技档案：在科技、生产活动中直接形成的具有一定保存价值的科技文件。如图纸、设计任务书、科研报告
专门档案：通过创造性劳动选择并保存下来以备考察的各种专门文件组成的有机系的总称
（四）中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案、旧政权档案
中华人民共和国成立后的档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之后形成的国家所有的档案
革命历史档案：1949年10月1日中华人民共和国成立之前有中国共产党及其领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国所有的档案
旧政权档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之前除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案
（五）纸质档案与非纸质档案 纸质档案：以纸张为载体的档案
非纸张档案：新型载体档案（声像或音像档案：照片、影片、录音、光盘、录像）、电子档案
第二章
档案的源流
档案的起源和演变发展与人类社会物质文明、精神文明的发祥和进步程度密切相关，反映了人类记忆发展脉络和水平。
第一节
档案的起源
一、档案起源诸说
中外档案起源观点：
（一）文字是产生档案的必要条件
（二）文字和国家的出现是档案产生不可缺少的条件
（三）以原始记事方法形成的记录就是
档案（结绳、刻契、编贝、结珠、图画等）
历史事实表明，档案是人类社会发展到一定阶段的文明产
物，档案是人们社会实践活的原始
记录
二、中国档案的起源
中国古代文字的产生和应用不仅标志着中国古代社会文明的发展水平，而且为产生文字记录 的档案提供了重要的条件。
（一）仰韶文化陶器上的符号
（二）龙山文化甲骨文
（三）大汶口文化陶尊上的符号
三、外国档案起源
（一）古埃及石刻档案、纸草档案、泥板档案
（二）幼发拉底河和底格里斯河楔形文字
从中外档案起源过程来看，档案是人类历史发展到一定阶段的产物，它的形成经历了一个长
期发展的过程，他以社会的生产发展和人类交往的扩大及文
字的发明为基础产生于原始公社
向奴隶制过渡的时期
第二节
档案的演变
一、纸张前的中国档案
1、甲骨档案
2、金石档案
3、简牍档案
4、缣帛档案
二、纸张前的外国档案
1、石刻档案
如：梅腾自传（迄今为止最早的传记性档案）
巴勒莫时刻（埃及最古老的纪年石刻档案）
汉谟拉比法典（两河流域阶级社会第一部完备的成文法典）
2、泥板档案
如：拉伽什泥板、西帕尔泥板、哈图萨什泥板、埃勃拉泥板
3、纸草档案
如：哈里斯大纸草（是以出土之草档案中最大的一件）伊浦味陈辞
4、羊皮档案
如：美国第一部宪法、独立宣言、人权宣言
5、蜡板档案
6金属档案
如：罗马“十二铜表法”
7、棕榈树叶档案 如：贝叶经
8、桦树皮档案
如：婆罗门手稿、白桦树皮请愿书（美国1849年）
三、纸质档案、音像档案、电子档案
（一）纸质档案：
1、由于经济实用，书写和印刷方便，档
案数量大为增长
2、随着档案数量的增长和传递频繁，档
案管理活动的复杂程度也加大，这使档案的鉴定、分类、保管、编目等工作都
提出了性的要求，很
多国家档案管理的科学化、规范化程度提高
（二）音像档案（声像档案或视听档案）
1、音像档案具有更强的直观性
2、易受光、热、潮湿、污染物等环境因素影响，记录在其
上的音像信息会随载体的损失而
失真、减弱甚至消失
3、易于复制，对母本的认证以及对文件件的原始性、真实
性的鉴别需要专门的程序和技
术
（三）电子文件/电子档案
凡作为“档案”接收和保存的电子文件均被称为“电子文件”
而不是“电子档案”
特征：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体
之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可
操作性等
档案发展方向：高密度、易传递、易查找、多媒体
第三章 档案的价值与作用
第一节
档案的价值与作用概述
（一）档案的价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，它是主体（档案利用者及其利用需求）与客体（各不同时代产生的各种类型载体内容档案）之间的关系范畴
档案价值作为一种关系，是主体需要和客体属性的统一结合，主体的需求构成档案价值的前提条件，而客体的属性是构成档案价值的基础
档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用，档案的作用通常是指档案对人们从事的社会实践活动的影响 “价值”通常是从总体上，一般意义上表示档案的有益性、有用性，而“作用”往往是从具体的、个别的意义上表述档案的有益性、有用性。
档案具有比较稳定的特征，而作用则可以根据社会的发展需求的变化呈现出多种形式，但二者实际上都包含了档案及其属性、主体及其需需要（或社会需要）两个方面
第二节
档案的价值形态
档案的价值形态是指档案价值的具体表现形式
（一）档案的凭证价值和情报价值 凭证价值
1、档案是历史的真凭实据，他的这种可资为凭的特征构成档案的基本价值之一——凭证价值
2、档案的凭证价值是档案不同于其他各种资料的最基本特征
3、档案是确凿的原始材料和历史记录，它可成为查考、研究和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的证据以及政治斗争、外交斗争、和教育人民的工具
4、档案之所以有凭证价值是由与档案形成的过程中及其结果的内容和形式特点决定的 从内容上看：它是从当时直接使用的文件转换而来，并非事后使用另行编制的，因此他客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据
从档案的形势与特征来看：文件上保留着真切的历史标记
情报价值
档案是事实、知识和经验的记录，他的这种可靠的、广泛的、可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值——情报价值 档案记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在各种活动中的思维过程，所以它能给人以互有联系的、系统的、广泛的情报信息
档案的情报价值体现在不同层次的档案集合中：
1、体现在一个档案馆（室）以致国家档案馆的档案材料中
2、体现在一定数量文件的单位组合中
3、体现在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨迹中
（二）档案的现实价值和长远价值
1、档案的现实价值又称为现行价值，是指档案对现实的社会实践活动锁具的有用性
2、档案的长远价值是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面需要的性质
（三）对于形成者的价值和对于社会的价值
1、档案对于其形成者所具有的价值类似于文件的第一价值，其价值主体是档案形成者
2、档案对于社会的价值类似于文件的第二价值，其主体是非档案形成者
文件的双重价值指其文件的原始价值和从属价值或档案价值
第三节
档案的作用
（一）行政作用
档案是一个政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府赖以建立的基础
档案中包含机关、企事业单位行使职能的法律依据、处理事务的结果、重要事实的记录和大量的工作经验，各级机构需要借助这些依据和经验去制定政策，处理社会、组织、程序等方面的问题
（二）业务作用
1、档案记录了各行各业的运营发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件
2、在各项业务活动中形成的档案，不仅可以维持业务活动的正常进行，有时还可以产生明显的社会效益和经济效益
（三）文化作用
档案的文化作用主要是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及它对与人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能
1、档案是民族文化积累的集中的体现。档案是一个民族、一个国家历史真实的记录，是民族文化的“根”和民族文化心理的情感寄托
2、档案是历史文化的积累。档案中凝聚了历史经验，蕴涵着社会和事物的发展规律，档案的保存和流传实质是人类文化的延续
3、档案是文化创新的基础。这不仅表现在人们可从档案中吸取历史文化的精髓，作用于社会意识形态，形成新的文化价值判断，也表现为人类可以在借鉴已有文化成果的基础上创造新的文化
（四）法律作用
档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中发挥的证据作用，法律作用是档案凭证作用的重要体现
1、在政治、经济、军事、外交、领土争端上档案的法律作用明显
2、档案在维护国家。集体、个人合法利益方面的法律作用也明显
（五）教育作用
档案是一种教育资源，他以第一手原始资料见长，详实的记录了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹，形象生动的反映了社会生活方方面面，其真实性不容质疑，具有不可抗拒的说服力和感染力
第四章
档案事业及其构成
第一节
档案工作的内容
档案工作包括：档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作
一、档案管理工作
档案管理工作是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业的工作
基本内容包括：档案的收集与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、统计和利用服务
二、档案的行政工作 档案行政工作是以国家各项事业的需要为目标，对全国以及地方的档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动。档案的行政工作的目的是不断调节档案事业系统的内部关系和外部关系，促进那档案事业的发展，为国民经济和社会发展服务。
档案的行政工作的主要内容是：以档案行政部门为组织协调中心，培训和提高档案工作人员的行政能力和水平，依法行政，通过调查研究和加强管理，完成规划制定、统一制度、行政监督、组织协调、业务指导和咨询服务的任务，提高档案的行政效率，从而促进档案事业整体水平的提高。
三、档案教育工作
档案教育是档案事业的重要组成部分，档案事业的建设需要发展档案教育，培养档案专业人才
（一）我国当年教育的历史与现状
1934年，私立武昌文华图书馆专科学校设立档案管理特种教席，标志着我国档案教育事业的问世，1939年该校兼办一年制档案讲习班，1940年正是该为两年制档案专科，1947年后又改为三年制，1946年3月殷仲麒等人在重庆创办一所私立充实档案函授（崇实档案学校）。
1950年9月至1951年1月中南军政委员会和湖北省人民政府曾联合委托原武昌文华图书馆专科学校开设档案训练班，1951年北京大学图书馆专科办过档案专科班，1952年辽西省委曾举办过档案工作短期研究班，1952年11月15日中共中央和政务院联合决定，批准中国人民大学设立档案专修班，这标志着新中国档案事业的正式创立，1953年7月改为专修科，1955年9月扩充为历史档案系，1974年被迫停办，1978年重新恢复并更名为档案系，1985年进国家教委批准成立了中国人民大学档案学院，成为全国档案教育与档案学研究中心和培训高等学校档案师资基地，进入80年代后，我国档案教育进入了一个大规模、实质性发展的阶段，至今我国档案基本形成一个多层次、多渠道的较为合理的全国档案教育网络体系。
(二)档案教育结构
档案教育的目的是造就不同水平、不同层次的各类档案专门人才。档案教育结构是一个多层次、多系列的复合结构 从宏观上看，我国的档案教育体系一般包括高等教育（我国档案教育的核心部分）、中等教育、在职继续教育和社会教育四个部分
1、档案的高等教育包括研究生、本科生、专科生三个教育层次。
2、档案中等教育是培养初级档案管理人员、技术人员的主要途径，他办学的形式主要有中等专业学校、职业学校两种
3、档案在职教育是对以从事档案工作人员进行档案专业知识的提高性教育
4、档案的社会教育是指向社会各方面宣传档案学知识，增强档案的社会意识
四、档案宣传工作
（一）档案宣传的涵义
档案宣传是向人们传播档案、档案工作有关信息、思想，从而影响人们行为的过程
档案宣传工作的目的是通过宣传动员、教育和激励档案工作者，使他们积极投身于档案事业的建设和发展。同时，通过宣传扩大档案工作的社会影响，增强档案的社会意识，是社会各方面都能关心档案，重视和支持档案事业的发展，并有效的服务于社会主义现代化建设
（二）档案宣传的内容
1、宣传档案
2、宣传档案工作
3、宣传档案人员
（三）宣传档案的形式
1、口头宣传
如：举办各种座谈会、讲座、报告等
2、运用大众媒体传播
如：报纸、期刊、广播、电视等
3、档案陈列与展览
如：档案实物、照片、图标等
4、档案专业报刊
5、档案网站
五、档案科学技术的研究工作
档案科学研究工作是通过调查、观察、实验、比较、分析等手段，把档案工作实践的感性材料加以研究、提炼，上升为理性成果的一项创造性工作
我国档案研究工作的主要指导思想和根本任务：运用科学的世界观与方法论，理论联系实际，全面总结我国档案事业发展的经验，批判性的继承中外档案科学技术遗产，探索我国档案事业改革、发展的规律以及实现档案管理现代化的理论、技术与方法，为档案事业的进一步发展服务
我国的档案研究工作按其研究对象的性质划分包括以下内容：
1、档案科学的基础理论研究
档案科学理论基于实践又高于实践，因此理论研究具有前瞻性和引导性特点
2、档案科学的应用理论研究
档案工作是一项管理性、操作性较强的工作
3、档案科学的应用技术研究 档案管理工作是一项专业技术性工作
六、档案国际合作与交流工作
参与档案国际交流与合作工作，是我国社会主义档案事业的一个重要组成部分，是发展我国档案事业的外部条件
第二节
档案工作的基本原则
基本原则：集中统一的管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用
一、档案工作基本原则的内容
（一）全国档案工作实行统一领导、分级管理原则 统一管理、分级领导，既是社会主义制度决定的也是档案工作发展的客观需要
第一，国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理
第二，全国档案工作在各级人民政府的领导下，有各级档案行政机构同意、分级、分专业管理 第三，对党政档案和党政档案工作实行统一管理
（二）维护档案的完整与安全
维护档案的完整与安全是档案工作的基本要求
1、维护档案的完整
档案的完整包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面
2、维护档案安全
档案安全包括档案的实体安全和档案的内容安全两个方面
（三）便于社会各方面的利用
我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的有机整体，统一领导，分级管理是核心，维护档案的完整与安全是手段，便于社会各方面的利用是目的
第三节
档案事业的管理体制
一、档案事业管理体制
档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及隶属关系，权限划分等
（一）分散式档案管理体制
分散制，指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督。采用分散制的大多为联邦制国家 主要形式有：
1、英国式
2、瑞士式
3、美国式
（二）集中式档案事业管理体制
集中制，指一些国家的地方按档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督
主要形式有：
1、中国式
2、法国式
3、瑞典式
二、我国档案事业管理体制的发展变化
变动的主要特点：档案事业由分散管理逐步向集中统一管理体制发展过度，集中式管理体制也处在不断完善之中
尽管我国档案事业的领导体制经历几次变化，但始终坚持党政档案工作统一管理的基本原则，重视党对档案事业的领导，重视政府部门对档案事业建设与发展的支持，这对我国社会主义档案事业的顺利发展具有重要意义
第五章
档案机构
第一节
公共档案馆
我国档案馆主要可以分为各级国家档案馆、专业档案馆（专门档案馆、部门档案馆）、企事业档案馆
一、国家档案馆
我国国家档案馆一般可以分为历史档案馆和综合档案馆两类，历史档案馆包括中国第一历史档案馆（主要保存明清中央机构的档案）和中国第二历史档案馆（主要保存民国时期各个政权中央机构档案）。综合档案馆一般隶属于各级党和政府，收集保存党和国家在各方面活动中形成的档案，根据其所处的层次不同，可以分为中央级和地方级两种类型，其档案馆数量众多，是我国国家档案馆和档案事业的主体
（一）综合档案馆的性质
我国国家综合档案馆是统一保管党和政府机关的管理部门，它既是党的机构，又是国家的机构
综合档案馆的科学文化事业性质，主要表现在：
1、从档案管理对象来看，它管理的是历史上政治、经济、军事、文化和科学技术等活动记录，是一种重要的历史文化遗产和精神文化财富
2、从档案馆的活动方式和工作成果来看，档案工作一项研究性工作
3、从档案管的职能来看，他不仅肩负科学管理档案的重任，而且致力于社会文化服务工作，在繁荣国家文化事业、促进社会进步和建设社会主义精神文明中具有重要的作用
（二）综合档案馆的基本职责与具体任务
基本职责：集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务
基本任务：1,、接收与征集各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学的管理
2、通过多种方式，积极的开展档案资料的利用工作
3、参与编史修志
二、专业档案馆
(一)专业档案馆的基本含义及其发展历史
专业档案馆是指国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆
我国的专业档案馆从设置形式来可以分为：全国性专业档案馆、地方性专业档案馆和某一专业系统建立的专业档案馆
我国最早建立的专业档案馆是1952年成立的集中管理全国地质档案资料的地质馆，1958年9月中国电影资料馆成立，同年测绘资料馆成立，20世纪60年代后又建立机械工业部档案、铁道部档案馆、外交部档案馆、测绘档案馆、气象档案馆、交通部档案馆、邮电部档案馆、中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆等一系列专业档案馆
专业档案馆具有专业技术性强、数量庞大等特点，这决定了对专业活动中形成的档案有必要进行集中统一管理。
（二）专业档案馆的类型
1、特殊载体档案馆
如：照片档案馆、电影资料档案馆
2、城市建设档案馆
城市建设档案馆是指在城市规划、建设及其管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料、3、部门档案馆
部门档案馆是指在某一专业系统内，为保管某类专门档案而设置的档案馆类型
如：外交部档案馆、公安部档案馆、铁道部档案馆、交通部档案馆等
第二节
内部档案机构
内部档案机构主要是在某一机关或组织内部设立的，保管本单位形成的档案，并作为本单位提供服务的档案机构，主要有企事业档案管、档案室两种类型
（一）企业档案馆
企业档案馆是20世纪80年代中后期以后出现的一种档案馆类型
1、企业档案馆的含义
企业档案馆是收藏和管理本企业档案的档案馆
A、企业档案馆具有档案馆的一般属性，企业档案馆作为档案馆的一种类型，应是保存企业档案的基地，是利用档案史料的中心
B、企业档案馆收藏和管理本企业档案 C、企业档案馆主要是服务本企业
2、企业档案馆的特点 A、综合性
企业档案馆是保存本企业档案的基地，企业管理中形成的档案有：党政工团文书档案、科技档案、会计档案、经营管理档案、生产管理技术档案等 B、专业性
企业档案构成中，科技档案所占比重极大 C、企业档案馆的职能 a、向本企业和社会提供服务
b、负责本企业档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作 c、编研档案信息，开发档案信息资源 d、宣传教育职能
（二）企业档案馆的设立 企业档案馆设立应具备的条件：
1、企业必须是大型以上企业和企业集团
2、企业档案馆的设立必须考虑到企业档案工作的基础状况
3、企业档案馆在设置机构上应是企业的内部结构，经费由企业自行解决
4、企业档案馆在设立时可以考虑实现档案、图书、情报资料的一体化管理，从而实现信息资源的综合开发利用，有利于企业提高信息管理的效率
二、档案室
档案室是各机关统一保存和管理本机关档案的内部结构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构
（一）档案的性质
1、档案室是机关内部组织机构
2、档案室是保存档案的过渡性机构
3、档案室的主要任务是服务本机关
（二）档案室的作用
1、档案室是机关内部具有参谋和咨询作用的部门，他是机关工作的助手，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持
2、档案室是全国档案工作的基础
（三）档案室的任务
档案室的任务是：集中统一的管理本机关各部门形成的各门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料
1、对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督
2、负责管理本机关单位的全部档案和相关材料，并积极组织提供利用
3、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交
（四）档案室的类型
1、普通档案室
普通档案室即机关档案室、文书档案室，主要负责管理机关的党、政、工、团文书档案
2、科技档案室
科技档案室是指保管科技档案的专门档案机构
3、音像档案室
保存照片、影片、录音带等特殊载体的档案室
4、人事档案室（干部或职工档案室）
5、综合档案室
这是机关建立的综合性档案管理机构，他统一管理本机关形成的各种普通档案、专门档案和特殊载体档案
6、联合档案室
在同一市镇内的一些机关联合起来设置一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案
7、档案信息中心
将档案、图书、情报一体化管理，在原有的图书机构、档案机构、情报机构的基础上设立的统一的信息管理实体机构
第三节
档案行政机构
一、档案行政机构的责任与任务
1、档案行政机构的职责
档案行政机构是党和国家指导和管理档案工作的部门，由于我国党、政档案工作实行统一管理，因而各级档案机构及适当的机构又是国家机构。
档案行政机构的基本职责：在统一管理党指导、政档案工作的原则下，分层负责的掌管全国档案事物，对全国档案工作实行监督、检查与指导。
2、档案行政机构的具体任务
A、拟定档案工作的规章、办法，建立国家档案工作制度，制定档案工作的发展规划
B、指导和监督各机关、部门、团体、企业、事业单位的档案工作；规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作 C、研究和审查有关档案保存价值、档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题
D、组织和指导档案工作业务经验交流、档案工作干部专业教育和档案科学研究
E、组织和参与档案工作的国际研究
二、档案机构之间的关系 档案室、档案馆和档案局是我国档案机构的三种基本类型。三种档案机构之间的关系：上级档案行政机构对下级档案行政机构具有业务上的指导和监督关系；档案行政机构对同级档案行馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；机关档案室和档案馆之间具有档案交接关系，各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，但有一定的协作关系
第四节
新型档案机构
一、文件中心
（一）文件中心的涵义及产生的背景
1、文件中心的涵义
文件中心是一种社会文化、集约化和专业化的档案管理机够
2、文件中心产生的背景
诞生于二战期间，政府文件量急剧膨胀，大大加重了文件管理的负担，为保护文件档案，在档案界的倡导和支持，美国军事部门创建的一种新型文件管理机构——文件中心 1988年我国甘肃永靖县成立第一个文件中心
（二）文件中心的特征和特征
1、文件中心的特征
a、文件中心主要是一种实体性管理机构
b、文件中心是一种社会化、集约化和专业化程度较高的档案管理机构 c、文件中心对其保管的处于休眠阶段的文件只有保管权，无所有权，文件的所有权仍属于形成机构
d、文件中心是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构，他要对双方负责
d、文件中心可以同时承担文件管理咨询与培训职能
2、文件中心的类型 a、政府性文件 b、商业性文件
二、档案寄存中心(一)档案寄存中心的涵义
档案寄存中心是指由国家综合档案馆或其他独立法人设立的，为各类企业、社团以及个人提供档案寄存有偿服务的机构。
（二）创办档案寄存中心的背景
1、国企改革中，国企档案存在管理不善乃至无处可归的情况
2、非国企档案管理大多比较混乱
3、社会团体和个人不具备档案保管的充分条件
三、档案事务所
（一）档案事务所的涵义及其产生的背景 档案事务所是适应近年来我国档案工作中出现的一些新情况而建立的一种新型档案机构
背景：
1、档案业务数量增加，档案行政部门不堪重负
2、档案行政部门人员编制少，档案局不能完全履行职责
（二）档案事务所的服务对象和服务范围
对象：企事业单位、行政机关、社会团体、个人等等 范围：指导、咨询、档案整理、装订，档案抢救等等
（三）档案事务所的性质及其管理
档案事务所是独立经营、独立核算、自负盈亏的企业型单位
四、现行文件资料中心
（一）现行文件资料中心的涵义及其管理
涵义：现行文件资料中心也称“现行文件阅览中心”“现行文件开放中心”等，他是公共档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基础任务，方便社会各界，特别是普通公共查询、了解政府在社会事务管理各方面现行政策规定的内部机构。
（二）现行文件资料中心的运作机构与发展前景
1、从其运作来看，其基础工作：a、收集、集中一批与用户查询要求有关的法规性和政策性的现行文件或现性文件信息；在收集、集中现性文件的基础上，对现行文件保密与非保密的界限进行审查 从其发展来看，需进一步解决的问题：进一步确认现行文件资料中心的合法性地位；建立现性文件报送、收集和管理的常规性与强制性，保证现性文件开放活动的持久深入开展；制定合理的、科学高效的开放工作制度与管理规范，明确现行文件资料中心的权力与义务；尝试现性文件开放服务方式与手段的创新等
第六章
档案工作的特点、规律与发展
第一节
档案工作的特点、地位与效益
一、档案工作特点
档案工作的特点是指档案工作区别于其他事物的内在规定性。档案工作就其本质来说，是管理档案和开发档案信息资源为各项社会活动服务的工作
档案工作就其基本特点来说，是一项服务性、文化性、管理型、政治性与科学性的工作
（一）档案工作的服务性
档案工作对生产力的发展和社会全面进步有着不可低估的的作用；档案工作实现自身价值的这种特殊途径，决定了它是一项服务性工作；服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本因素；档案工作区别于其他服务性工作在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊服务工作
（二）档案工作的文化性 档案工作，特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性 档案馆工作的文化性表现在：
1、档案室社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用；档案信息资源是重要的生产因素、无形的资产和社会财富，档案馆作为社会文化的聚集地，汇集了具有重要文化内容的档案
2档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用；档案馆是人类文化财富的宝库，必然在社会历史的各个阶段为一定的政治、经济、文化服务
3、档案馆具有社会文化教育的作用；教育是人类所创造的文化得以延续和发展的主要途径
4、档案馆具有发展科学文化的作用
（三）档案工作的管理性
档案工作始终都应以维护和确认档案的原始性为基本任务 档案的管理性表现在：
1、档案工作是一项管理档案的专门业务
2、档案工作是信息资源管理的重要内容；信息资源管理是为确保信息资源的有效利用，以现代信息技术为手段，对信息资源实施计划、预算、组织、指挥、协调、控制的一种人类管理活动
3、档案工作是社会管理活动的组成部分
（四）档案工作的政治性 档案工作是一种社会现象，在阶级社会中，档案工作体现这一定的阶级关系和阶级利益；首先，档案工作的服务方向是档案工作 政治性的集中表现；其次，档案工作的开放程度的大小也是档案工作政治性的之一；档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一
（五）档案工作的科学性 档案工作的科学性表现在:
1、档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作
2、档案工作实践中包括着特殊的规律和丰富的科学内容
3、档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果
二、档案工作的地位
档案工作在社会历史发展进程中占有十分重要的地位：
1、档案是反映人类社会实践活动的原始积累，是人类文明史的见证
2、档案是重要的信息资源，是实现科学管理的重要资源条件
3、档案作为信息资源的重要组成部分，也是一种重要的生产要素、无形资产和社会财富，他是推动经济发展必不可少的资源条件
三、档案工作的效益
档案工作的效益是指社会对档案工作的投入与档案部门社会档案信息需求的有效满足程度之间的比较关系 档案工作的效益区别其他工作的特点表现在：
1、社会性
档案工作是一项提供档案、为社会服务的专门性工作（规定其效益具有社会性和公益性）
2、隐蔽性
3、滞后性
第二节 档案工作的发展规律
一、档案工作的分化与整合规律
（一）档案管理一体化
“文档管理一体化”是指将目前机关中的“文书处理”和“档案管理”工作，整合成为一个即统一有分工、既有联系又有区别的管理过程
运用新技术对文书与档案管理流程进行重组有着极其重要的意义，具体表现在：
1、有利于将文件与档案管理作为一个整体进行总设计和通盘考虑从而提高文件管理质量
2、可以为文档管理一体化软件设计提供新的设计思想
（二）档案、图书、情报管理一体化
二、档案工作智能化发展规律
（一）运用电子计算机实现档案管理的自动化
（二）运用计算机及其相关技术和现代通讯技术，实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化
（三）档案微缩化与档案保护水平的提高 档案智能化带来的问题：
1、对档案的原始记录性提出新标准
2、由于电子文件的证据性尚无保障，管理方法亦无规定，其内容的原始性通常要借助于形式的原始性来证实和确认，原件成为集两种原始性于一身的代表
3、来源原则又成为档案学者关注的理论热点
4、档案管理工作中前端控制思想的提出
5、文件管理体制和档案部门的职能将可能发生变化
三、档案工作发展与社会环境变化互动性规律 档案工作发展与社会环境变化互动规律表现在：
1、社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展
2、档案工作也在参与社会事务的工程中，也对社会环境变化，特别是社会精神文明与物质文明的建设作出的贡献
（一）影响档案工作生存与发展的社会环境因素
1、社会物质生产与档案工作
社会物质生产活动不断对档案工作提出新的任务与要求 物质生产的发展决定着档案工作的基本物质条件和技术条件
2、社会经济政治制度与档案工作
社会经济政治制度决定着档案工作的目的和性质 社会经济政治制度决定了档案工作的基本原则
3、科学文化事业与档案工作
科学文化的繁荣使人们在科学研究和各种创造性劳动中产生了更多的档案信息要求，从而对档案工作提出了新的要求 科学文化活动的发展能够推动档案学理论的研究与普及，档案在良好的科学文化环境中，能够与其他学科相互推动、相互影响，加快发展步伐
科学文化事业的发展能够为档案工作提供新的管理理念和科学技术
4、社会档案意识与档案工作
档案意是人们对档案和档案工作的认识水平与敏感度
社会的档案意识作为一种观念存在，是现实社会发展水平的反映 我国社会档案意识淡薄表现在：
1、重视档案的史料价值，忽视档案的决策参考价值
2、重视档案的凭证价值，忽视档案的情报价值
3、不少管理者将档案工作看作一种单纯消耗性、辅助性和事务性的工作，对档案工作缺少必要的投入
（二）档案工作的社会贡献与档案部门的公共关系
1、档案行政机关的职能拓展需要良好的公共系
2、档案馆的科学文化性质决定了档案部门必须建立良好的公共关系
3、机关档案业务的扩大需要良好的社会公共关系
4、新时期档案事业的发展需要树立档案部门的良好形象，开展公共关系建设
档案部门公共关系活动开展途径：
1、利用档案工作系统内部的专业报刊和系统外的大众传媒工具进行档案宣传活动
2、通过策划新闻事件制造公关时机，扩大档案工作的影响
3、定期联系社会公众，协调各方面的关系
4、宣传档案工作的效益
四、档案工作的社会变化发展规律
档案工作的社会发展规律表现在：随着人类社会活动领域的扩大、社会分工的细化和社会文明程度的提高，档案的来源与形式日益广泛和多样，档案信息服务逐步社会化，档案管理越来越具有广泛的社会意义
档案服务信息的社会化是指档案部门在保证国家和公民个人的根本利益不受损害的前提下，最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息
第三节 档案工作的国际合作与交流
一、档案工作国际合作的基本形式
（一）参加国际理事会组织的活动
国际档案理事会是国际性的档案专业组织，1950年8月成立，总部法国巴黎
任务：定期召开国际档案大会；建立和加强各国档案工作者之间以及档案管理有关的机构、团体之间的联系等
（二）国家间建立双边的档案工作合作关系
（三）开展国际档案学术交流活动
二、收集散失档案、解决国际档案纠纷的档案学理论基础和国家法律依据
档案是一个国家和民族的历史文化遗产，又是维护国家主权和历史面貌的重要工具
（一）收集散失档案的档案学理论基础
1、“来源原则”或“全总完整原则”
2、职能所有原则
3、主权追溯原则
4、历史连续性原则
（二）档案归还原主权国的国际进展
第一阶段：1922——1954年提出战时不得占有他国的档案遗产和战后必须归还原主权国的法律依据
第二阶段：1966——1978年提出档案是属于文化财产的重要组成部分，并解决了流失档案归还原主权国的方法问题和理论问题
（三）国家档案保护、归属和继承问题的国际公约
1954年《海牙公约》、1970年《巴黎公约》、1983年《维也纳公约》
“三个公约”的特点:
1、各国对档案的保护、归属和继承问题有强烈的敏感性
2、档案的国际立法经历了从保护岛归属再到继承，每个阶段从开始到结束又都相隔了十余年
3、国际法的主体，即权利和义务的承担着是国家而不是个人，没有统一的立法机构和集中统一的强制执行机关
4、国际上涉及档案立法时，往往会论述或涉及档案和档案工作的新知识和新观点，这具有档案学理论和实践的研究价值
第四节 档案信息化建设
一、档案信息化建设的涵义
档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务
二、档案信息的数字化
（一）档案信息数字化涵义与原则
1、涵义
档案信息数字化是指可利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库
2、原则
规范性原则、效益性原则、安全性原则
（二）档案信息数字化的内容和形式 档案信息数字化的内容两个不同层次：
1、档案目录信息数字化
2、档案全文信息数字化
（三）档案信息数字化的困难
1、档案信息数字化的技术还不够成熟且不经济
2、数字化的对象问题
3、合作问题
三、档案网站建设
档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，他是档案部门联系社会的重要窗口 档案网站功能：
1、服务功能
2、宣传功能
3、交流功能 档案网站的内容：
1、档案工作信息
2、档案机构信息
3、档案资源信息
4、档案利用服务信息
5、地方特色文化信息 档案网站建设的问题：
1、目标不够明确
2、提供内容信息不够丰富
3、访问率较低 对策：
1、设立龙头网站、门户网站、样板网站
2、逐步丰富上网档案信息
3、注重档案网站建设的策划设计，配备专门人才
四、数字档案馆建设
（一）数字档案馆的含义
数字档案馆是利用网络技术将分布不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用实现档案信息资源共享，实质就是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境
（二）数字档案馆的特点
1、存在方式上的特点
数字档案馆不是一种物理存在实体，是一种无形的信息组织与利用环境
2、运行方式上的特点
数字档案馆运行方式是存取档案信息的网络化
3、功能定位上的特点
（三）数字档案馆与实体档案馆的关系
1、实体档案馆的馆藏档案是数字档案形成的基础 数字档案馆形成的三要素：用户、档案信息资源、通讯网络
2、数字档案馆的出现对实体档案馆的馆藏建设提出新要求
3、数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制
五、档案信息化建设的基本对策
档案信息化建设以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标
（一）制度完善
1、档案信息管理制度标准
数字档案信息的采集和存储标准：数字档案信息化建设的重要资源基础
数字档案信息的来源：伴随着管理进程而形成的电子文件与电子档案；对纸质档案的数字化转换
档案信息网络标准：档案信息网络建设可以有三种类型，局域网、城域网、广域网
2、档案信息安全标准
档案信息内容安全、档案信息载体安全、档案信息网络安全
3、档案业务技术标准
业务技术标准是对电子文件、档案业务处理的规范，包括：档案信息化建设相关术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准
（二）资源建设 注意问题：
1、确定纳入档案信息化目标的信息类型
2、档案信息数据库的的共建
档案信息数据库包括目录数据库和内容数据库
（三）强化管理
1、信息化咨询监理机制的建立
2、项目管理
3、规划制定
4、外包管理
（四）风险控制
1、组织风险
2、信息安全风险
3、知识产权风险
第四篇：档案学理论基础
选择题：
1、按档案形成时间，可分为历史档案和当代档案。错误
2、资料与档案的区别在于来源不同，作用不同，机密程度不同。正确
3、科技档案是科技成果转化为生产力的中介和条件。正确
4、档案工作的效益是社会对档案工作的投入和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度两者之间的比较关系。正确
5、私立武昌文华图书馆学校档案管理专科的创办使我国近代档案学开始接受西方档案学影响，对促进我国档案学研究起了积极作用。正确
6、档案一般表现为一次文献，图书一般表现为一次文献，二次文献，三次文献。错误
7、宋代开创了架阁库制度，规定各级国家机关设置架阁库作为保管现行档案的专职机构。正确
8、档案全宗理论是档案馆对实体管理中必须遵循的一个重要原则，对于同一形成者所形成的所有档案，归集为一个全宗，不得分散；对于不同形成者的档案，不得混杂。正确
9、档案室建立情况不属于档案行政管理机关基本统计内容。错误案价值是物质与精神的综合价值正确档案属于文献，是派生文献。错误
12、案价值具有潜在性的特点，档案价值的实现过程，就是使其由潜在价值转化为现实价值的过程。对 13档案与资料不可以相互转化。错误案信息开发利用的主体是政府部门错误按档案所属权，可分为公务档案和私人档案。正确我国档案事业管理不使用计划方法错按档案形成时间，可分为历史档案和当代档案错皇史成是明代建造的档案库房，达到了我国古代档案库房建设的最高水平，是我国古代石室金匮之典范建筑，其建设布局的各个方面都充分考虑到了档案文件的保护要求对
4、《江苏省档案管理条例》自1998年11月1日起正式施行对
5、科技档案是科技知识储备的一种形式，对经济建设和科技进步起着决定性作用对档案作为存贮和传播知识的原始记录，它在传播知识功能方面，由于受原本、原稿的限制，而高于其它文献错 7 资料与档案的区别在于来源不同，作用不同，机密程度不同对电子文件的管理不遵循来源原则错档案鉴定不包括对档案真伪的鉴定错档案室建立情况不属于档案行政管理机关基本统计内容错专利档案、人事档案、艺术档案、司法档案等都是专门档案对档案价值是物质与精神的综合价值对秦朝是我国历史上第一个统一的中央集权的封建国家，统治者将文书档案工作紧紧纳入巩固和发展专制皇权的轨道，开创了我国2000多年的封建档案工作先河。文书的抬头制度、避讳制度、用印制度、一文一事都产生于秦代错1911年辛核革命抢劫了我国文书档案工作的迅速近代化，孙中山领导的南京临时政府颁布了公文程式条例，革除了封建文书工作的旧习，其中文书的种类有令、制、呈、示、状等错档案业务机构中最基本的工作内容有管理档案实休，开发档案信息资源，提供档案服务，处理反馈信息对
多选题：
1、档案价值具有ABCD等特点
A、客观性B、多元性C、交错性D、共享性
2、可以作为档案载体使用的材料有ABC
A、无酸纸B、复印纸C、传真纸
3、档案事业的统筹规划必须考虑ABC
A社会发展总目标B国情C应对社会信息资源需求D国外环境
4、著录条目的编排要遵循ACD原则
A科学性B统一性C系统性D实用性
5、我国档案事业管理的方法包括 ABC
A计划方法B行政方法C法制方法D思想政治工作方法6、1911年的辛亥革命推动了我国文书档案工作的迅速近代化，孙中山领导的南京临时政府颁布了公文程式条例，革除了封建文书工作的旧习，其中规定文书的种类有ABD等
A令B咨C制D呈
7、科技档案转化为现实生产力的主要途径有ABCD
A与管理体系结合B直接进行生产过程C转化为生产技能D缩短加速转化过程
8、来源原则基本内容有ABCD
A 自由来源B尊重来源C尊重全宗完整性D尊重全宗内的原始整理体系
9、档案编目要经过ABCD环节
A整理B分析C著录D条目组织
10、档案宣传的形式有ABCD
A报刊杂志B档案知识展览C利用广播等公共传播媒介D利用档案资料创作文学、影视作品
11、下列档案机构属于汉代的有ACD
A石渠阁B架阁库C东观D宣明
12、档案学学科体系由BCD等理论知识单元组成A信息管理学B应用档案学C理论档案学D档案管理技术
13、档案信息资源开发的意义有ABCD
A实施科教兴国的重要途径B进行科学决策和科学管理和必要条件C经济建设发展的需要 D建设社会主义精神文明需要
1415、档案部门提供档案信息为社会服务的方式途径有著录的原则有：
著录格式一致著录符号一致著录项目一致著录文字简明
2、来源原则基本内容有 尊重来源、尊重全宗完整性、尊重全宗内的原始整理体系
3、档案编研成果种类有大事记组织沿革企业年鉴科技成果简介
4、档案价值能否顺利实现，取决于
档案本身价值档案的科学管理水平及开发程度档案属性社会因素
5、档案价值具有客观性、多元性、交错性、共享性等特点
6、档案价值规律表现为ABCD
扩展律共享律机密程度递增律和科学作用递减律转化律
7、电子文件提供利用的常见方式有BCD
就地阅览提供咨询网站服务局域网服务
8、全宗内档案的分类方法有ABC
时间分类法来源分类法内容分类法形式分类法
9、以下属于新型档案机构的有ACD
私人收藏室文件中心档案寄存中心档案事务所
10、常用的普通档案分类法有ABCD
主题分类法分类法问题分类法组织机构分类法
11、档案信息资源开发的意义有BCD12、我国档案事业管理体制是集中统一、条块结合13、档案部门提供档案信息为社会服务的方式途径有借阅、编研出版、宣传、网络
14、档案信息提供利用的原则有服务至上原则、开放原则、法制原则、来源原则
单选题：
1、归档文件质量的基本要求有和文件使用纸张等材料符合档案保护要求。
大小一致必须装订有归档章文件齐全完整
2、下列不属于档案事业经济管理必须遵循的原则是：与政治思想工作结合充分利用现有资源厉行节约以我为主
3、档案工作标准按实际法定效力，可分为强制性标准和
参照标准推荐性标准区域性标准技术标准
5、一文一事制度是文书工作中必须遵循的基本行文规范，它起源于 代
6、根据已有的发现，档案一词起源于明代
7、架阁库是 代开创的用来保管档案的机构
8、档案记载各行业运营发展的有关情况、成果、经验和教训，所表现的作用是行政作用业务作用文化作用教育作用
9、我国档案界及社会上应用最为普遍的是将档案分为三大类，即科技档案、专门档案现行档案历史档案私人档案文书档案
10、我国最早的档案保管机构是
11、我国档案的开放期一般为自档案形成之日起满
12、楔形文字是发明的，因其是用木棒在未干的泥板上书写的，形似箭头，故亦称箭头文字。年发布的《关于统一管理党、政档案工作的通知》，明确规定了党政档案统一管理的原则，具有重大意义。
14、全引目录分类目录卷内文件目录主题目录
15、下列不属于常用普通档案分类法的是
组织机构分类法分类法问题分类法地域分类法
16、下列不是档案管理现代化所用的技术是计算机技术通信技术保密技术网络技术
17、属于档案信息提供利用的正式渠道是
利用因特网上档案机构站点
查看档案部门编辑出版的档案文献编撰书籍
从档案部门举办的展览上获取信息
到档案管理部门调档查阅
18、年5月中央书记处作出了开放历史档案的决定，由此，我国的档案馆开始真正走向社会，成为名副其实的科学文化事业机构。
19、文件生命周期理论有点基本内容
1、纸草档案是古代
2、档案最主要的来源是资料文书图书
3、档案的根本属性是
原始记录属性信息属性价值属性
4、档案价值的实现过程，就是使其
潜在价值凭证价值参考价值
5、以石材为载体，记录史事所形成的档案，称
6、档案记载各行业运营发展的有关情况、成果、经验和教训，所表现的作用是
行政作用业务作用文化作用
7、文件归档整理的修整工作不包括超大纸张折叠修改文字错误文字修裱破损文件
8、我国档案界及社会上应用最为普遍的是将档案分为三大类，即科技档案、专门档案历史档案私人档案文书档案
9、来源原则起源于
10、全引目录分类目录主题目录唐朝的档案机构是
12、我国档案的开放期一般为自档案形成之日起满
13、将文字刻写在龟甲及各种兽骨上的古代档案，称
14、一文一事制度是文书工作中必须遵循的基本行文规范，它起源于 代
15、档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可参考的特征，构成了档案的又一价值
16是将具有共同的上位分类号的若干著录条目按照一定次序编排而形成的检索工具
分类目录卷内文件目录主题目录属于档案信息提供利用的正式渠道是我国档案学产生于下列不属于档案管理技术的学科是档案统计学比较档案学档案保护技术
第五篇：档案学论文
浅谈更新档案管理理念 实现档案管理科学化
随着各项制度的改革，人事制度改革也日益深入。人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析。
一、人事档案现状及存在的问题
1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
2对人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。3 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。
4档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
5档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。
二、人事档案管理对策及思考
人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考，为人民服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。
1.严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原
因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。
2强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。
3健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
6.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。
7.加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档
案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。
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