浅谈秘书在应酬活动中的文化素养

第一篇：浅谈秘书在应酬活动中的文化素养

浅谈秘书在应酬活动中的文化素养

-摘要：21世纪的秘书的职能也不仅仅局限于简单的办公室活动，各式各样的应酬和社交场合也渐渐成为秘书工作中的一部分。秘书在各种应酬活动中表现出来的文化素养既是其自身形象的综合体现，又决定着企业的发展前途。本文主要从餐饮文化，服饰文化，谈吐文化，风俗文化与禁忌几方面分析秘书应具备的文化素养。

关键词：秘书

应酬

新职能

礼仪

禁忌

用现代人的眼光来看，人与人之间的交际应酬，不仅是一种出自本能的需要，而且也是适应社会发展，个人进步的一种必不可少的途径。由此可见，具有较强的交际能力，是现代人立足于社会并求得发展的重要条件[1]。随着时代的发展，秘书的职能不仅仅只限于单纯的办公室事务，而且越来越看重人与人之间的交际。作为一名现代秘书，我们往往在应酬过程中处在一个组织和筹备的位置上，在整个应酬活动中秘书都起到了穿针引线的作用。能否让一场应酬在愉快的气氛中进行，既考量着秘书的人格素养，又决定着企业的发展前途。那么，秘书在各种应酬活动中应具备哪些文化素养呢？

一、餐饮文化

在人际交往中，“食”也占有一席之地。利用餐饮，不仅可以招待亲朋好友，解决实际问题，而且还可以作为社交活动的一种具体形式，展现个人的良好修养，表现对交往对象的尊重，友善和诚意。在社交活动中，不论自己是主人还是客人，离开了餐饮活动，或是不注重自己在餐饮活动中的表现，都难以取得社交活动的成功[1]。现代秘书在应酬时会遇到各个国家，各个地区的人，所以在中西餐方面都应该具备一定的知识，这样才能在各种场合中应付自如。

（一）时空的选择

吃正餐，特别是举办正式的宴会时，必须兼顾其举办的具体时间和地点。在确定社交聚餐的具体时间时，要优先考虑被邀请者，尤其是主宾的实际可能，如有可能，应先期与主宾协商一下，力求两厢方便，达成一致。对于用餐的时间，也有必要加以适当的控制。对于现代人来说，宴请不仅仅是为了“吃东西”，而且也讲究环境，强调“吃文化”。因此在空间选择方面，应考虑到环境，卫生，设施，交通等各个方面的因素，这样才能安排一个完美的餐饮宴会。

（二）菜单的安排

中餐历史悠久，光菜系就有八大种，名菜更是数不胜数，所以在菜单的安排上我们也需要注意。在社交聚餐时，点菜时都要善解人意，宽厚待人，体谅对方。一般而论，在准备菜单时，我们可以尽量选择具有中餐特色，本地特色的菜肴，或者所在餐馆的特色菜。这样便可以照顾到各方，而且不会出大的差错。但是要注意宴请方和被请方是否有饮食方面的禁忌。如果能考虑到这些，相信菜单的安排也不再是一件难事。

（三）座位的排列

作为一个秘书，帮助领导安排一场宴席是一件再平常不过的事，考虑到宴请各方的身份和地位，在宴席上的座位安排便是非常重要的。在中餐方面，主人大都应当面对正门而坐，并在主桌就坐。倘若主宾身份高于主人，为表示尊重，可安排其在主人位置上就座，而由主人坐在主宾的位置上。在座位的安排上也应该考虑到餐厅的布置和环境等各个方面的因素。在西餐用餐中，还必须考虑女士优先等问题。与中餐不同的是，西餐宴会在排列位次时，要遵守交叉排列，一个用餐者的对面和两侧往往都是异性。所以在座位的安排上我们也应该考虑到各式各样的因素。

（四）餐具的使用及用餐的表现

不同的国家，地区的菜肴，在用餐时借助的餐具往往大不相同。有的餐式要用筷子，有的餐式要用刀叉，有的则需要直接用手来取食。所以根据不同的就[本文来自第一公文网http://gongwen.1kejian.com]餐条件和菜肴我们也要选择合适的餐具。并且在使用这些餐具的时候也要了解它们的正确用法，以免造成误会。比如当暂时不用筷子时，可将它放在筷子座，或者放在自己所用的碗，碟的边缘上。在正式场合用餐时，不能端起碗来进食等等。在用餐时，我们也需要做到适度修饰，准时到场，各就各位等用餐礼仪。

（五）饮酒

在中国的应酬活动中，人们喜欢在酒桌上决定事情，中国的酒文化博大精深，酒桌上的文化也逐渐形成了一股新的文化方式。作为一个秘书，参加商务宴席是再平常不过了，但要想在酒桌上应对自如达到事半功倍的效果就必须熟悉并掌握这些文化要素[4]。

1、众欢同乐，切忌私语

大多数酒宴宾客都较多，所以应尽量多谈论一些大部分人能够参与的话题，得到多数人的认同。因为个人的兴趣爱好、知识面不同，所以话题尽量不要太偏，避免唯我独尊，天南海北，神侃无边，出现跑题现象，而忽略了众人。特别是尽量不要与人贴耳小声私语，这样会给别人一种神秘感，往往会影响喝酒的效果。

2、瞄准宾主，把握大局

大多数洒宴都有一个主题，也就是喝酒的目的。赴宴时首先应环视一下各位的神态表情，分清主次，不要单纯地为了喝酒而喝酒，而失去交友的好机会，也不要因为喝酒而忘了自己参加应酬的目的。

3、语言得当，诙谐幽默

洒桌上可以显示出一个人的才华、常识、修养和交际风度，有时一句诙谐幽默的语言，会给客人留下很深的印象，使人无形中对你产生好感。所以秘书在应酬过程中应该知道什么时候该说什么话，语言得当，诙谐幽默很关键。

4、劝酒适度，切莫强求

有的人总喜欢把酒场当战场，想方设法劝别人多喝几杯，认为不喝到量就是不实在。“以酒论英雄”，有时过分地劝酒，不仅会伤害身体，还会因醉酒而误事，留下不文明的印象。

5、敬酒有序，主次分明

敬酒也是一门学问。一般情况下敬酒应以年龄大小、职位高低、宾主身份为序，敬酒前一定要充分考虑好敬酒的顺序，分明主次。好使与不熟悉的人在一起喝酒，也要先打听一下身份或是留意别人如何称呼，这一点心中要有数，避免出现尴尬或伤感情的局面。敬酒时一定要把握好敬酒的顺序。有求于某位客人在席上时，对他自然要倍加恭敬，但是要注意，如果在场有更高身份或年长的人，则不应只对能帮你忙的人毕恭毕敬，也要先给尊者长者敬酒，不然会使大家都很难为情。

6、察言观色，左右逢源

要想在酒桌上得到大家的赞赏，就必须学会察言观色。因为与人交际，就要了解人心，左右逢源，才能演好酒桌上的角色。

7、锋芒渐射，稳坐泰山

酒席宴上要看清场合，正确估价自己的实力，不要太冲动，尽量保留一些酒力和说话的分寸，既不让别人小看自己又不要过分张扬，选择适当的机会，逐渐放射自己的锋芒，才能稳坐泰山，不致给别人产生“就这点能力”的想法，使大家不敢低估你的实力。

秘书在应酬时永远免不了喝酒，而中国也是一个酒桌文化特别发达的国家，中国人喜欢并且习惯在酒桌上解决各种各样的问题，所以保持一个或者培养一个好的酒品是秘书在应酬过程中所不能忽视的一个非常重要的方面。

二、服饰文化

在社交场合，服装在某种意义上好似每个人手持的一封无言的介绍信，时时刻刻向自己的每一个交往对象传递着各种信息。著名的意大利影星索菲亚·罗兰就曾深有感触地说过：“你的服装往往表明你是哪一类人物，它们代表着你的个性。一个和你会面的人往往自觉不自觉地根据你的衣着来判断你的为人。”正因为如此，在社交场合，只讲“穿衣戴帽，各凭所好”，显然是远远不够的。作为一个秘书，经常会陪伴自己的领导参加各种各样的社交场合，在这个时候能熟练的掌握各种服饰文化就变的非常重要了。

（一）场合现代的应酬多种多样，不仅仅只限于饭桌上的交际，休闲应酬也渐渐的受到了各界人士的青睐，应酬的场合也扩展到各个领域，所以不同的场合便有不同的服装要求，不然就容易闹出误会。比如说在公务场合，我们的服装就需要考虑到庄重，保守，传统等方面。在社交场合，秘书对于服装的要求就更加的严格，要考虑到典雅，时尚和个性等等。随着时代的发展休闲场所也变成人们交际应酬的首选场所，在轻松自然的环境中进行商洽更容易成功，所以作为一名现代秘书我们也应该掌握在休闲场合中的着装，在这个时候我们在办公室里经常穿的正装或其他正式场合所穿的晚礼服也变的不再合适。在休闲场合我们可以尽量穿的舒适，方便和自然。这样便可以在一个正确的氛围中进行交际活动。

（二）款式

在服装三要素之中，有关款式方面的礼仪规范最详尽，最具体，最严格。选择服装的款式，最重要的是要使之合乎身份，维护形象，并且对交往对象不失敬意[1]。作为一名现代秘书，参加各种各样的宴会或晚会是必不可少的，选择正确的款式也是非常重要的，所以我们应该加强在服饰款式方面的了解，了解服装款式的意义和用途。晚礼服或者正装都是在秘书工作中经常会接触到的服饰，正确的服饰有的时候也会让你在交际过程中加分不少。

（三）色彩

色彩，是服装留给人们记忆最深的印象之一，而且在很大程度上往往也是服装穿着成败的关键所在。世界著名服装设计师伊迪丝·里德说：“也许在取得衣着成功方面，色彩是最有帮助的要素。色彩可以是您最好的朋友，也可以是您最凶[本文来自第一公文网http://gongwen.1kejian.com]恶的敌人”。所以要想在应酬场合选择到正确的服饰，选择到正确的服装颜色是非常重要的。对于秘书而言，在服装的色彩上要想获得成功，最重要的是要掌握色彩的特性，色彩的搭配，色彩的调节以及正装的色彩选择四个方面的内容。在工作时秘书基本上是以正装为主，在正式的应酬场合，秘书的正装色彩应尽量采用三色原则，这也是正装色彩的基本原则。这样做，有助于保持正装庄重，保守的总体风格，并使正装在色彩上显得规范，简洁，和谐。当然在出席一些晚会或其他形式的晚宴时也可适当的选择一些比较鲜艳或时尚的颜色。这要根据应酬的形式而定。

（四）配饰

在社交场合，配饰尤为引人注目，并发挥着一定的交际功能。这主要体现于两个方面：第一，它是一种无声的语言，表达着使用者的知识，阅历，教养和审美品位。第二，它是一种有意的暗示，可借以了解使用者的地位，身份，财富和婚姻现状[1]。作为一名秘书，我们在应酬时会遇到各式各样的人，这其中也包括非常多的成功人士，在和这些人交往中，第一印象便变得非常的重要，如果在这个时候你有正确的服饰，并搭配了正确的配饰我相信在你进行应酬活动中一定可以达到事半功倍的效果。

三、谈吐文化

语言是人类的交际工具和思维工具，是人们沟通信息、交流思想、联络感情、建立友谊的桥梁。语言是我们所知道的最庞大最广博的艺术。在日常生活中，表达同样一个意思，在语言上却有美丑之分、文野之别。谈吐礼仪的目的是通过传递尊重、友善、平等的信息，给人以美的感受。语言礼仪与一般语言的不同在于它不能使用侵犯他人的攻击性语言，而是通过文明、礼貌的语言建立起情感沟通的纽带。在使用轻松、诙谐、明快、幽默、委婉、庄严、赞美的语言所营造的自然、愉快、兴奋、亲切、可敬和舒畅的氛围中培植和增进友谊[5]。秘书是一个与人打交道的职业，秘书的谈吐直接影响着秘书的形象和企业的文化形象。

㈠谈吐原则

言谈应该遵循一定的规律和原则，做到言之有据、言之有理、言之有情、言之有文，才能使交谈达到理想的效果。作为一个经常要运用到语言的秘书，我们也应该注意到以下几个原则：

1、目的性原则

作为一名秘书，我们应该坚持“有意而言，意尽言止”、“话由旨遣”的原则，明确谈话目的，是取得成功交谈的前提条件。只有目的明确了，才知道应该准备什么话题和资料，采取何种谈话风格，运用哪些技巧，从而做到有的放矢，临场应变。如果谈话目的不明确，漫无边际，不仅浪费了时间，而且也是失礼的。所以谈话之前，我们应该预先想一想要获得的效果，在根据结果来调整自己的方式和步骤，这样才能达到我们想要的目的。

2、对象性和适应性原则

秘书在应酬时会遇到各种各样的人群，除了领导还包括普通群众，所以和不同的对象相处时表达的方式也应该进行相应的调整。在谈话时要有强烈的对象意识，适应语言表达的环境—即适应语境，话因人而异，根据谈话对象的年龄、性别、职业、社会地位、文化知识水平及思想状况区别对待。话讲得好不好，不仅要看话语是否恰到好处地表达了自己的思想感情，尤其还要看谈话内容是不是符合谈话对象的需要，对方是否乐于接受。总之，交谈中多谈些对方喜欢听的话总是相宜的，人喜则语言易入，包括提建议，提出批评更要讲究方式、讲究艺术，注意环境与场合，让对方心悦诚服地采纳、接受。

3、分寸性原则

在人际交往中，谈话要有分寸，认清自己的身份，适当考虑措辞，哪些话该说，哪些话不该说，哪些话应该怎样说才能获得更好的交谈目的，是讲究谈话礼仪应注意的。秘书面对的人群多种多样，除了面对领导有时甚至还要接待来投诉或者提出批评意见的人群。在这个时候讲话的分寸性就是非常重要的了。所以我们在讲话时要尽量客观，实事求是，不夸大其词，不断章取义。讲话时尽量真诚，要有善意，尽量不说刻薄挖苦别人的话，不说刺激伤害别人的话。

4、忌谈话题

在应酬活动中，有很多话题都是不适合出现的，比如说年龄、婚姻、住址、收入、经历、信仰等一些个人隐私的问题。秘书是一个语言的组织者也是一个管理者，也经常会涉及到一些比较机密的文件。所以要做到人家不打听的消息，别随口乱提，人家不提的问题，别信口分析，私密文件的内容绝口不提等等。在一般的应酬过程中，不要涉及疾病、死亡灾祸等不愉快的事情，如果对方主动谈起，应诚意地表示关心、同情，说些有节制的劝慰语。不谈那些荒诞离奇、黄色淫秽的传闻等等。

㈡交谈艺术

在一切使人喜悦的艺术中，说话的艺术占第一位，只有通过它才能使感官获得新的乐趣。通过优化语言来提高表达效果的，这就是谈吐艺术。优化语言的具体方法可因人、因时，因地而异，其主要方法有：委婉法、幽默法、模糊法和暗示法。

1、委婉法

委婉是一种既温和婉转又能清晰明确地表达思想的谈话艺术。它的显著特点是“言在此而意在彼”，能够诱导对方去领会你的话，去寻找那言外之意。从心理学的角度来看，委婉含蓄的话，不论是提出自己的看法还是向对方劝说，都能比较适应对方心理上的自尊感，使对方容易赞同，接受你的说法。秘书是一个上传下达的职位，不管是面对领导还是面对比自己职位低的人 我们都应该将语言组织的尽量婉转化，使别人容易接受，这样也更容易达到我们想要的目的。

2、幽默法

幽默是在一定的语言条件下，通过语言反常组合来实现的，它与讽刺、否定性滑稽的不同之处在于它所持的是温和与宽容的态度，而后者则是尖刻、辛辣的，不友好的。莎士比亚说：“幽默和风度是智慧的闪现。”而秘书在与人交谈时也可以运用一些比较幽默轻松的语句，使整个应酬的气氛变的轻松愉快，这样也可以让应酬双方的情绪比较放松，也更容易达到双方想要的效果。但要记住：幽默是生活中的调味品而非食物。幽默多一分便成为油滑，少一分则成为做作。

3、模糊法

模糊性是语言的基本特征之一。模糊法是运用不确定的或不精确的语气进行交际的办法。在应酬过程中，并不是所有的事情都需要变的明朗化的，秘书在一些特殊的问题上也可以采用一些模糊的语言，这样可以避免一些尴尬和误会产生。而且有的时候模糊的语言也可帮助我们获得更多的思考时间，使事情 可以得到更好的解决。

4、暗示法

暗示法是通过语言、行为或其他符号把自己的意向传递给他人，并引起反应的方法。秘书在应酬过程中会遇到很多的情况，这些情况有的时候并不适合表明，在这个时候我们就可以通过暗示法来表明我们的观点。可以通过语言形式、表情或者一些动作来表明。暗示法是交际语言中也是很有效的艺术。

交谈是双向活动，是相互交叉谈话，而不是一方发表演说或“独白”。交谈要注意以下事项：

1、必须有平等的谈话态度

在现代社会中，每个个体都是平等的，而秘书也是一个从属辅助型的社会角色。所以在交谈时，我们要有一个平等的说话态度，不能唯唯诺诺也不能盛气凌人。在应酬中也是一样，使别人感觉到尊重才能让自己也同样获得尊重。

2、必须给别人说话的机会

交谈是双向的。在应酬过程中，有人健谈，口若悬河；有人木讷，期期艾艾，这种差别是存在的。但无论怎样，我们都必须给别人说话的机会。倾听别人的意见和观点在让别人感觉到你对他的尊重时也会让你学习到更多的知识。所以给别人说话的机会也是非常重要的。

3、态度诚恳亲切，充满热情

俗话说态度决定一切，谈话中要给对方一个认真、和蔼、诚恳的感觉。在应酬时，为了使交谈能顺利进行，双方都应以饱满的热情投入其中，不但要听，而且要讲，要坦率陈述自己的看法，秘书在应酬活动中也是要做到主动，热情，礼貌三点。这样也会帮助我们在应酬活动中获得成功。

秘书作为一个经常要与人交流的职业，我们应该把握好自己交流的态度和方式，用正确的方式表达自己的态度和立场，应酬的实质就是与人交流，相信掌握正确的谈吐文化也让秘书在应酬中如虎添翼。

五、风俗文化与禁忌

（一）风俗文化

风俗是某一国家或民族范围内人群自发重复并相沿承袭的行为，是一种大家共同遵守的，习以为常的，处之泰然的生活方式，习惯[2]。风俗可以包括人的一切生活方式和为满足这些方式所创造的事物,以及基于这些方式所形成的社会心态,道德观念和行为准则[3]。入境问俗，入乡随俗的提法，随着人类交往的日益增多，收到普遍重视。就像语言不通成为交往障碍一样，交往双方的风尚习俗也影响人们进行顺利，愉快的交往和合作[2]。秘书人员掌握大量的风俗是必需的。随着世界之间的联系越来越紧密，我们在应酬时会遇到不同国家不同种族不同信仰的人。可能在他们的心目中他们的风俗和习惯是神圣而不可侵犯的。所以在和他们交往中了解他们的风俗文化也就变的越来越重要，孙子兵法里有一句话叫做“知己知彼，百战不殆”。这句话也启示我们要想在应酬中获得自己想要的结果，了解对手有多么的重要。人们在交际和应酬时通常都希望获得尊重，如果我们在应酬中能过掌握各种各样的风俗文化便可以让应酬双方感受到你的真挚和诚意。另外，秘书在工作中经常要为应酬做一些准备工作，在这个时候能够很好的了解对方在一些风俗上的习惯也可以避开许多在交际时的误会。也可以帮助领导在应酬时可以针对对方的习惯进行交谈，避免发生一些风俗上的冲突。所以，随着时代的发展，对风俗文化的了解也渐渐的变成了现代秘书在应酬活动中所需要掌握的一项新职能。

（二）禁忌

与风俗习惯一样，不同的地区不同的人也有着不同的禁忌，在交往过程中触犯到对方的禁忌是一件非常不礼貌的事。

1、宗教禁忌

宗教是人类社会发展的产物。宗教的教义，信仰，理论以及禁忌制度在形成及传播过程中，对人的思维，观念乃至于对社会的发展都产生了巨大的影响，决定作用[2]。了解，尊重交际对象的宗教信仰，可以辅助交际活动的进行。

宗教博大精深，不同的地区不同的人群就有不同的宗教信仰，在这些宗教中也有着非常多的禁忌，并且对于宗教信仰者来说宗教是他们的精神支柱，甚至于比生命还重要。所以作为一个现代秘书在与这些人进行交际时了解他们的宗教禁忌就非常的重要了。如在信仰伊斯兰教的阿拉伯国家，女子一般不露面陪客[2]。又如穆斯林通常不食猪肉或未诵安拉之名宰杀之物，并且不饮酒。中国的佛教徒在饮食上禁食荤腥之物，它不仅指的是不吃肉食，而且还包括了葱蒜，韭菜等吃起来气味刺鼻的食物[1]。对此要是不求甚解，或是贸然犯禁，都会带来很大的麻烦。所以秘书在进行应酬时必须掌握相关的宗教禁忌知识，以免带来不必要的误会。

2、馈赠禁忌

所谓馈赠，即指为了向其他人表达某种个人意愿，而将某件物品不求报偿，毫无代价地给对方[1]。在应酬过程中，互赠礼品是一件再寻常不过的事，作为一名秘书，帮助领导准备礼品也是一项非常重要的工作，但并不是只要送礼品就是正确的，与宗教禁忌一样，在互赠礼品这个环节也有非常多的禁忌。

作为人际交往中的一项重要举措，馈赠要求认真，自愿，而且不可强人所难。成功的馈赠行为，应当能够借此恰到好处地向受赠者表达了自己的友好，敬重或其他某种特殊的情感，同时，它还应当能够让对方喜欢，并产生快感。所以选择正确的礼品是一件非常重要的事。

不同的国家不同的种族对待各种馈赠品都有属于他们的禁忌，所以了解这些禁忌对秘书在进行准备工作时也非常重要。比如在欧美国家，送人鲜花绝对不能是“13”支，而在日本，韩国，朝鲜，以及中国的广州，海南，香港，澳门，台湾地区，送“4”支鲜花给人，也是招人白眼的，因为其发音与“死”相近[1]。比如在意大利，千万不能送手帕。在传统习惯中，手帕是亲人离别时擦眼泪用的不祥之物。如果你想送一件衣料给对方，也不能送带菊花图案的料子。因为意大利人习惯于在吊唁时送菊花。日本人讨厌装饰着狐狸和猩图案的礼品，因为在他们心目中，狐[本文来自第一公文网http://gongwen.1kejian.com]狸是贪婪的象征，猩则意味着狡诈。陶瓷、玻璃制品也不宜作为礼品。日本人忌讳“破损”，他们认为这是非常不吉利的[6]。

应酬交际已经变成现代秘书工作中不可分割的一部分，对秘书工作的影响也是十分明显的。因此，提高秘书在应酬中的应具备的一些职能，使其能够正确的掌握应酬中应该具备的气氛和礼貌，让一个应酬活动在愉快的气氛中进行也是秘书在日常工作中应该特别引起注意的部分。只有这样才能成为一个真正优秀的秘书。而秘书也只有不断的完善自己，才能使应酬双方感受到对方的诚意，这样才能更好的达到一次应酬活动其背后所蕴含的目标。

参考文献：

［1］、《社交礼仪教程》 社交礼仪教程/金正昆著.2版-北京：中国人民大学出版社，200

5［2］、《公关礼仪》 公关礼仪/李兴国主编.—1版.—沈阳：辽宁教育出版，社，2004.10

［3］、《江南风俗》 江苏人民出版社 上海大学刘克宗，孙仪主编

第二篇：浅论秘书素养

浅论秘书素养

摘要：素养，孕育人才的土壤，素养愈厚，德才智能愈高。素养方面包括秘书人员的综合素养、法律素养、智能素养、语言素养、人际素养、心理素养等，它们虽然不是最直接的工作能力，却是一切工作能力有效发挥的根本保证，可以说是秘书人员的软实力。

关键词：素养

秘书人员

工作能力

工作质量

素养，孕育人才的土壤，素养愈厚，德才智能愈高。素养方面包括秘书人员的综合素养、法律素养、智能素养、语言素养、人际素养、心理素养等，它们虽然不是最直接的工作能力，却是一切工作能力有效发挥的根本保证，可以说是秘书人员的软实力。

（一）综合素养

秘书工作具有多元性、复合性的特点，作为领导身边的辅助管理人员，秘书常常是既要提供智力服务，又要亲自出面操持；既要运筹帷幄，又要捉刀代笔；对内是领导的左膀右臂，对外是单位的脸面喉舌。一个合格的秘书得是“出得厅堂，下得灶房”的角色，应是“通才”、“杂家”，也就是说要具有适应多方面工作要求的“综合素养”。

1、准、细、实、探——秘书的基本素质 秘书具有什么样的素质，对其工作质量有着至关重要的影响。在实践中我们体会到，要真正适应新形势，适应领导的高标准、严要求，广大秘书人员必须做到准、细、实、深。准就是反映情况、报告信息一定要准确无误，实就是观察问题、分析问题一定要细致周到，实就是工作态度、学习态度一定要“实”字当头，深就是参谋、服务一定要“深”人一等。

2、优秀秘书必备的四种素养

如何做一个优秀的秘书，怎样才能在秘书岗位上成才，这是很多青年秘书都在关心的问题。一个秘书人员要想在平凡的岗位上脱颖而出，需要具备以下四种素养：珍惜参与机会、善于张扬个性、从不轻言拒绝、勇敢接受挑战。

3、秘书道德“德仁义礼智信勇严”

中国古代大军事家孙武，在其著名的《孙子兵法》中，曾用“将者，智、信、仁、勇、严也”的警句，道出了作为将领应具备的素质，时下用“德仁义礼智信勇严”要求秘书工作人员，道也十分恰当中肯。

4、在领导身边工作“十要”

在日常工作中，每个人都要同领导打交道。特别是在领导身边工作的同志，更需要懂得一点与领导相处的艺术。重点把握以下十个方面：要谨言慎行严律己、要取长补短勤交流、要接受批评不猜疑、要是非面前不搬弄、要维护形象负责任、要正常交流等距离、要勇于实践挑重担、要勤于思考善总结、要思前想后找准位、要对上对下一个样。

5、秘书“十忌”

称职的秘书人员，在工作中必须注意“十忌”：忌说话简单粗暴、忌讲假话、大话、空话、忌架空领导办私事、忌作风漂浮、忌泄露机密、忌误传信息、忌打断他人讲话、忌报喜不报忧、忌无原则的承诺、忌办事虎头蛇尾。

（二）法律素养

随着我国法制社会和市场经济的日益成熟和完善，任何团体和个人的社会行为都要受到法律的约束。秘书的主要服务机构是党政机关和企事业单位，他们为领导出谋划策、替单位拟写文书、参与各类公务活动。这些工作或者关系国计民生，或者关系合法经营，无不与法律法规息息相关。因此，秘书的法律素养是依法行政和守法经营的重要保证，也是秘书素养的重点。

1、正确认识几个法律关系

法律意识是指依法办事、依法行政、依法律己、依法行使权利和履行义务的意识。秘书人员要当好领导的助手，必须依法办事、依法行政、依法律己，提高法律意识。秘书人员要提高法律意识，必须正确认识以下几个关系：必须正确认识“人治”与“法治”的关系、政策与法律的关系、权利和法律的关系。

2、秘书要严把保密关 由于工作岗位的重要性和工作环境的特殊性，领导秘书接触秘密多，知道秘密早，了解秘密深，因而保密的责任也就特别重大。在平常的工作生活中一定得收好自己的口，关好自己的门，把好报道的度。

（三）智能素养

总体而言，秘书对领导主要是提供智力上的服务，如沟通情况、协调关系、拟写公文、处理信息、出谋划策、辅助管理等等。这些工作要求秘书具有较高的知识与能力素养。知识是对客观事物及其本质规律的认识，能力是运用知识来解决实际问题的本领。前者偏于理论，后者偏于实践。秘书工作恰恰是在理论和实践两方面都具有较高的要求。离开智能素养，秘书将寸步难行。

1、秘书知识结构的合理化

知识结构是指一个人知识体系的构成情况与组合方式。文秘人员知识结构的合理化既是有效从事本职工作之必须，也是进一步发展与成才的基础。

知识结构合理化是在遵循目标整体原则、层次原则、动态原则、个性原则、外贮原则的条件下得以完善的。文秘人才的知识结构是多样的，成才的途径是广阔的。但在建造合理、高效的知识结构时，应注意以下几个问题，即循序渐进、系统完善、主辅结合、不断更新。

2、现代企业秘书的几种能力（1）经济工作能力：具有较高的政策水平、思想要敏锐、要通晓本企业情况、善于收集经济信息、搞好公关工作。（2）善于协调的能力：上下关系的协调、秘书与领导的关系协调、领导成员之间的关系协调、职能部门之间的协调。（3）敢于创新的能力：要有自强不息的进取心、梳理敢为人先的竞争观念、具有改革意识、具有获取信息的超前意识，即强烈的信息意识、具有换位思维意识、要有一种坚韧不拔的毅力。

一个优秀的秘书工作者，除了应具备观察能、协调能力、分析综合能力、写作能力、独立工作和管理事务的能力外，还应具备驾驭时间的能力。在现代社会中，随着管理职能的不断扩大，组织机构的日臻复杂，信息量的增加和社会的加速发展，作为管理者有力助手的秘书，能得心应手地驾驭管理时间，乃是提高工作效率的一项必不可少的能力。主要是能够分析自己的时间耗费、有效地计划和组织、保持自己的工作重点及消除时间浪费的方法。

（四）人际素养

人际素养其实是智能素养的一个方面。由于秘书的特殊地位，这方面的智能素养显得尤为重要。在单位内部，秘书岗位是当然的枢纽位置，起着沟通上下、协调左右的作用；在单位外部，秘书又被视为单位的形象代表和代言人，起着沟通内外的作用。要充分发挥这两方面的作用，秘书必须具备协调、合作、公关、礼仪等素养，有建立和维持良好人际关系的高超智能。

1、重视人际关系能力的培养

人们常说，最复杂的是人际关系，最难学的是关系学，而秘书人员恰恰最需要增强人际交往能力，处理好人际关系，而这时因为增强人际关系能力不仅是秘书职业上的需要，同时处理人际关系也是一种管理智能。

2、亲密有度，情感有节

秘书与领导在工作中接触的机会比较多，除了完成领导大脚板的事项之外，常常还需要照顾好领导的私人生活，如出访时生活物品的竹内，外出时个人生活的照顾等，这样，秘书与领导之间的感情也随之加深。但对于这种情感，秘书要处理恰当，应该做到与领导亲密有度，情感有节。近些年，秘书职业呈现女性化趋向，女性秘书在与领导相处时更要正确把握好这种关系，掌握好分寸。

（1）关系处理不当造成的危害：一是从工作上看，易对决策产生私情干扰；二是领导与秘书的关系容易产生错位；三是有损领导的尊严；四是秘书自身易导致感情的发展；五是容易引起周围同事的误解。

（2）解决办法：一是工作上尽职尽责；二是关系上服从领导；三是感情上尊重领导；四是空间上保持距离；五是利益上公私分明；六是心态上积极健康；七是人品上明白做人。

3、秘书与领导的有限合作

秘书与领导的关系，实质上是一种合作关系。有些同志有意无意地主张这是一种无限合作，但这应该是“有限合作”的模式。顾名思义，有限的合作是指在某一领域、某一方面、某种程度上的合作，而非广泛的无所不包的全面合作。

4、秘书的角色意识

社会学的角色概念是指在一定的社会关系中占某一社会地位或具有某种身份并遵守相应行为规范的一类人物。秘书作为一种社会角色，其独特的社会地位决定了必须遵循相应的行为规范。实践证明，秘书人员只有不断强化角色意识，才能顺利完成所承担的各项工作，做到游刃有余、得心应手。

5、秘书的认同意识

为领导服务是秘书工作的核心内容，秘书常常需要充当领导代言人的角色。因此，秘书人员必须对领导者这一特定的服务对象，具有自觉的认同意识。包括语言习惯认同、角色认同、理论水平认同。秘书人员的认同意识，是基本的工作意识，是每个秘书工作者必须具备的。认同意识的培养和运用，应该是主动的、积极的，并且是具有创造性的。秘书人员必须积极主动地增强自己的认同意识，创造性地工作，更好地为领导服务。

（五）语言素养

语言素养是人际素养的有一个方面，当然也是其中最重要的一个方面。建立和维持好的人际关系，需要懂得合作、识礼仪；但更重要的是长于沟通，尤其是语言上的沟通。现代秘书既要在撰写文件材料、领导讲话时善于“舞文弄墨”，又要在接听电话、接待采访、汇报工作、参与谈判时能够“巧舌如簧”，随着社会信息化程度的加深，秘书将面临越来越高的语言素养要求。

1、秘书与语言文字修养

语言文字工作关系到社会各行各业，促进语言文字的规范化、标准化、对教育、科学和文化事业的发展，加强国内外经济、文化的交流都有十分重要的意义。因此，全体秘书人员都应该努力提高自己的语言文字修养，注意用字用词规范。以下几个问题便值得一个秘书工作者高度重视，即滥用繁体字、写不规范的简化字、随便写错别字、文白混用、随便使用外来词语或方言词语、随意使用新词。

2、秘书的语言交际艺术

交际，又称交往，是人与人之间相互联系的一种行为；语言是人类最重要的交际工具，秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一。

（六）心理素养

秘书处于单位的枢纽地位，承担着复杂多元的工作。这些决定了在秘书身上外界的要求和自身的工作都是相当沉重的。在大多数情况下，秘书比本单位的其他职工承受着更多的压力。而且秘书始终处于领导的辅助地位，做的多半是幕后工作，业绩难以体现。这两方面的反差，常常另一些秘书心态失衡。因而加强心理素养，是做好秘书工作的基本保证。

1、性格

气质

能力

个性心理特征在个性结构中是比较稳定的构成物，主要包括性格、气质、能力。这三个要素是秘书扮演好自己角色的基础。

2、秘书的意志品质

意志就是自觉地确定目的，并根据目的来支配、调节自己的行动，克服各种困难，进而实现目的的心理活动。秘书工作在很多情况下是“人自为战”，上级领导对秘书工作人员的管理基本上是目标管理，主要靠秘书自觉地完成任务。因此，外界对秘书的强制管理力量相对比其他行业要弱一些，因而为了达到预期的工作目的，对秘书意志力的要求也就要高一点。而一个意志坚强的秘书则应该具备以下几种意志，即自觉性、果断性、坚持性和自制性。以上，便是我关于秘书素养做的浅要论述。

参考文献：

1、吕秀梅，张庆来主编《秘书》，机械工业出版社，2011-8-1

2、徐宪江编著《秘书的秘密2》，中国法制出版社，2010-09-11

第三篇：秘书的素养

第四章 秘书的素养

【教学目的】

1、通过学习，使学生了解秘书任职标准。

2、明确秘书任职标准与素质优化的区别与联系的。

【教学重点、难点】

1、秘书的能力要求的具体体现

2、秘书的职业道德

【教学内容】

1、秘书的政治思想素质，秘书的职业道德

2、秘书的知识与能力结构

3、秘书的心理品质

第一节 秘书的知识和能力

[案例导入]1：不可忽略的财富

一家公司招聘总经理助理，经过多次筛选淘汰，最后剩下5位竞聘者，决定胜出者的最后一轮考试，让他们终生难忘。

考场是座5层的办公楼，5位竞聘者由工作人员带进考场，当他们沿着阶梯逐级而上，最后进入5楼时，只见总经理和主考人员已经坐在办公室等候。当5位竞聘者坐下后，总经理宣布，考试已经结束，优胜者已经考出来了，就是走在最后面的这位先生。顿时，5位竞聘者大惑不解，总经理接着解释道：“你们进入办公室的过程就是考试。请看录像：你们走到第二层楼梯途中，地上有一枚一毛的硬币，前四位无动于衷，最后这位先生捡了起来。进办公室后，他就交给了我。在你们走到第三层楼的出入口时，有位员工捧着一大摞资料出来，不小心滑了一下，资料撒了一地，前四位先生视而不见，还是最后这位先生帮助捡了起来。这两件事虽小，却反映了一个人的修养，别忘了，修养也是一种宝贵的财富，也是一种竞争优势。

修养与知识的关系，就如同舵与桨的关系，有了好的修养和品质，才能为行为把好舵，才能把知识、智慧和能力正确地发挥到极致。

2：最好的介绍信

一天，某著名跨国公司在X市报上登了一则广告，要招聘一名办公室的秘书人员。近100人前来面试，其中不乏名牌高校的毕业生和很有些背景的应聘者。最终总经理却选中了一位普通学校毕业的、毫无背景的年轻人。这让不少人大为惊讶。总经理向大家解释到，“其实这位年轻人带来了最好的介绍信。他在门口蹭掉脚下带的土，进门后随手关上了门，说明他做事小心谨慎。当他看到残疾老人时，他立即起身让座，表明他心地善良，体贴别人。进了办公室他先脱去帽子，回答我的问题干脆果断，证明他既懂礼貌又有修养。”总经理顿了一顿，接着说：“其他所有的人都从我故意放在地上的那本书上迈过去，而这位年轻人却拣起那本书，放回桌上。当我和他交谈时，我发现他衣着整洁，头发梳得整整齐齐，指甲修得干干净净，难道诸位不认为这是最好的介绍信吗？我认为，这比介绍信更为重要?”

思考：

1、为什么修养也是秘书人员的一种宝贵财富？

2、作为一名秘书人员，至少应具备哪些修养和品质？

秘书的任职标准既是秘书人员的努力方向，也是对秘书工作的评价标准，同样也是考量秘书晋升的客观要素。

一、秘书的知识结构

知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。

秘书的知识结构应是：

（1）秘书应具备的基本知识

基础知识是所有秘书工作人员赖以工作，学习的基础，是吸收其他专业知识，相关知识和发展各种能力的前提条件。

（2）知识结构

A、秘书工作专业知识

主要包括：秘书学、文书学、档案管理学、办公室现代化知识等。

B、秘书人员所在行业的专业知识

秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。

例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。

C、建立最佳知识结构的方法

* 博与精相结构

* 理论与实践相结合* 定向积累与灵活调节相结合。

D、秘书知识的更新

秘书一定要努力地积累知识，成为广学博闻，专业精深的人才。

二、秘书的业务能力

1、办事能力

“知识面广，头脑清楚，思维敏捷，手脚勤快，经验丰富”。办事能力是多种能力综合成的，如理解和领会能力，分析能力，应变能力。

2、交际能力

3、表达能力

包括口头表达能力与书面表达能力，能说会道是秘书的“看家本事”

4、操作能力

办公自动化、驾驶、摄影技术等

三、案例分析：（1）跳槽

小丽刚毕业半年，最初在一家广告公司做文案，但她对这项工作并不满意。她请在猎头公司工作的好朋友为她特色一份更好的工作。在朋友的帮助和“包装”下，她成功地应聘到一份美资出口加工企业的总经理秘书的工作。但小丽在高兴之余，不免开始担心起来：我对秘书工作可是知之甚少，我能做得了吗，可是放弃这个机会又多可惜？几番往复，但她还是经不住那位“猎头”朋友的鼓动，辞职高就了。但是，接下来的两个月，她因为不懂基本的秘书技能，又加上不懂外贸函件的处理，工作陷入极度窘境，最终，她被辞退了。

思考：

1、请帮小丽总结一下跳槽失败的教训。

2、如果应聘秘书职位，你认为至少应具备哪些基本的素养？

（二）差距

同窗王芳和李兰几乎同昌应聘在某农产品超市当办公室文员。不久，李兰受到总经理的青睐，一再被提升，很快就做到了部门经理，可工作起来同样肯吃苦的王芳却一南在做着文员。终于有一天。王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈，并痛斥总经理用人不公。

总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说：“年轻人，别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的。”王芳很快从集市回来说：“只有一个农民拉了一车土豆在卖产。”“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问，王芳又跑回去，回来说有10袋。“价格是多少？”总经理又问，王芳欲再次跑回集市，总经理望着气喘吁吁的她说，“请休息一会儿吧，你可以看看李兰是怎么做的。”说完，叫来李兰对她说：“请你马上到集市去看看，今天有什么可卖的。”

李兰很快从集市上回来了，汇报说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，她带回几个让总经理看看。这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市，据李兰看价格还公道，这种价格的西红柿总经理可能会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还把那个农民也带来了，他现在正在外面等着回话呢！

面对着一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，于是她在工作上总会取得成功。

思考：

1、王芳和李兰的差距在哪里？

2、秘书应该如何为领导提供优质的服务？

（三）“开天窗”

在一次县长办公会议上，新上任的县长指着一份报告说：“这份东西开天窗的地方太多。”记录秘书百思不得其解，何谓“开天窗”？事后，他向别人求教，才知道县长所谓的“开天窗”意味着漏洞太多。

思考：

1、这个案例中，秘书的哪方面能力有所欠缺？为什么？

2、作为秘书应如何提高自己的听辨能力？

（四）提前退休的许大姐

许大姐是一家国家机关的老秘书了，工作非常认真，将办公室的事务安排得井井有条，深得领导的喜欢，领导总是夸许大姐是个得力的好帮手。前几年，办公自动化逐渐普及的时候，领导曾有意安排许大姐去接受培训，许大姐觉得那个东西没什么用，她心里想：秘书工作我都干了这么十几年了，驾轻就熟，完全应付得来。于是就委婉地谢绝了领导的好意，将机会让给了刚分到单位的小朱秘书。

许大姐的丈夫听说了，责备许大姐说：“好好的培训机会让给了别人，现在没有办法，那你就自己平时买点书看看，再利用节假日到电脑培训中心学习吧，这些东西多学学还是有用的，俗话说：技多不压身嘛。”可许大姐也没有把这些话放在心上，只是想：“你也不看看，我一作一天到晚多忙。

过了不久，机关里逐渐开始实现办公自动化，电脑、复印机都用上了，许大姐这下可傻眼了，她什么都不会，而小朱秘书工作起来越来越如鱼得水，领导也愈益重视小朱秘书了。

又过了一两年，国家机关精简人员，不会操作先进设备的许大姐不得不提前退休了。

思考：

1、许大姐为什么被淘汰？

2、为什么秘书人员也要提倡“终身学习”？

第四篇：第四章秘书的素养

第四章：秘书的素养

一、教学目标

使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。

二、教学重点、难点

秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。

三、教学设想

1、课时安排：4课时

2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法

四、教学过程：

我们通过前面几章的学习，对秘书的工作职能和工作要求有了大概的了解，可以看出秘书工作大概是世界上事务最繁重、工作最紧张的职业之一。因此，这就势必决定了秘书人员必须努力提高自身素养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手参谋作用。秘书工作的基本规律，决定着秘书人员应当具备以下几个方面的素养：政治素养、能力素养、智能素养、心理素养、职业道德素养。书上讲的很详细，条条框框讲了很多。对于要掌握哪些知识（基础知识、专业知识）、要具备哪些能力（协调能力、调研能力、操作能力）这些大家可以看书了解，我们今天结合一些实际的案例，从一些秘书人员的切身体会来谈秘书应该具备哪些素养，具体来说，可以用十个字来概括：就是识博、脑勤、嘴懒、手巧、腿快。

一、秘书的素养

识博，就是见识广博。见识广博是对每个人素质的共同要求，也是共同渴求；但对于秘书工作者来讲，这一要求就更高了。因为秘书除了正常的服务保障外，还要随时准备回答领导提出的问题。

最近看到纪东回顾自己给周总理做秘书时两次被提问的经历，很受启发。一次是总理突然问他：“唱歌和唱戏，什么事‘真嗓’，什么事‘假嗓’？怎么区分？中国的民歌唱法是不是真嗓？京剧行当很多，哪些是真嗓，哪些是假嗓？美声唱法是真嗓还是假嗓？”他没有相应的声乐知识，只能简单地回答：“总体上讲应该是发生部位和运气方法不同。”至于总理提出的那么多问题，他都答不上来。碰到这种情况，他一般都在事后查阅资料或请教有关专家，再找个方便的时间向总理报告。

还有一次，更让他尴尬。他替高振普值班，总理从大会堂去钓鱼台看范文同，外交部的韩念龙副部长也陪同前往。上车后，总理突然问他：“今天什么节气？”说实在话，因为总理对天气意向特别关注，二十四节气他背得滚瓜烂熟，但只会背诵，没有联系实际，一时反应不过来。正当他在心里倒腾的时候，韩念龙同志看他没有立即回答，马上接着说：“小雪！”也巧了，那天还真的是下着雪。

这样的经历其实做过秘书工作的都会有此经历。（“三湘四水”一词对中国人来说是非常熟悉的，无论是媒体还是人们在日常交流中都爱用“三湘四水”来代指湖南。“四水”是指湘江、资江、沅江、澧水；湘水发源与漓水合流后称漓湘，中游与潇水合流后称潇湘，下游与蒸水合流后称蒸湘，故名“三湘”。）所以，要达到领导的要求，就必须不断拓宽知识领域，改善知识结构，增强吸纳更新知识的能力，实现专博统一。

当然，实现专博统一也还有起码的要求，只有学会巧妙地运用，才能锦上添花。清代的纪晓岚就是一位既有学问又善于利用学问的人。有一次给慈禧太后题扇，写的是唐代诗人王之涣的《凉州词》（黄河远上白云间，一片孤城万仞山。羌笛何须怨杨柳，春风不度玉门关。）可由于心情紧张，书写者竟漏写了一个“间”字。慈禧太后看后勃然大怒，说这个书法家轻视讽刺她没学问，要推出午门斩首。纪晓岚集中生智，慌忙解释：“此处并非一楼，二是填写的一阕小词。”随即唱诵：“黄河远上，白云一片，孤城万仞山，羌笛何须怨？杨柳春风，不度玉门关。”慈禧听了觉得也是一番情趣，有感纪晓岚的聪明才智，便赐酒嘉奖。

由此可见，做秘书工作，如果能够做到学识渊博、运用自如、一派儒雅，那么这种自然而然流露出来的气质和风范，一定会得到领导的赏识。

脑勤，就是勤于思考。秘书要养成勤于思考的良好习惯，学会用全面的、辩证的、发展的方法，从不同角度、不同层面去思考问题，力争给领导提出最全面、最合理、最完善的意见建议。

有这样两个青年，一个叫爱若，一个叫布若，两个差不多同时受雇于一家超级市场。开始的时候大家都一样，都是从最底层干起。可没过多久爱若受到总经理的青睐，一再被提升，从领班知道部门经理。布若却像被遗忘了一般，还在最底层混。终于有一天布若忍无可忍，向总经理递交了辞呈，并痛斥总经理狗眼看人，辛勤工作的人不提拔，倒提那些吹牛怕马的人。总经理耐心地听着，他了解这个小子，工作肯吃苦，但似乎缺了点什么，缺什么呢？三言两语说不清楚，说清楚了他也不服，于是就想了个主意。“布若先生”，总经理说，“您马上到集市上去，看看今天又什么卖的。”布若很快从集市上回来说，刚才集市上只有一个农民拉了车土豆在卖。“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问。布若又跑去，回来说有40袋。“价格是多少？”布若再次跑到集上。总经理望着跑得气喘吁吁的他说：“请休息一会吧，看看爱若是怎么做的。”说完叫来爱若对他说：“爱若先生，您马上到集市上去，看看今天有什么卖的。”爱若很快从集市上回来了，汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆，有40袋，价格适合，质量很好，他还带回几个让总经理看。这个农民一会儿还将弄几箱西红柿上市，据他看价格含公道，可以进一些货。想这种价格的西红柿总经理大约会要，所以他不仅带回来几个西红柿作样品，把那个农民也带来了，他现在正在外面等回话呢。听到这里，布若惭愧地低下了头。

其实，爱若胜出的理由很简单，就是因为多想了几步。对于秘书工作，这恰恰是最难能可贵的。所以，对于秘书工作，要做到“学”与“思”相结合。

嘴懒，就是慎重说话。秘书岗位的特殊性，为说话提供了许多时机和场合，但因为秘书身份特殊，说话的分量又非同一般。所以，该说还是不该说，该多说还是少说，该先说还是后说，是大有学问的。总的一条原则是要少说慢说。有时，宁可少说或者慢说。有时，宁可少说或者慢说挨批，也比因多说或者抢说闯祸好。

有位秘书陪领导参加宴会，领导一个好友的孩子大学毕业想就业，正苦于没有门路，宴会相聚格外高兴，举杯之际，一再恳请这位领导帮忙，正在领导犹豫之时，秘书当即表态，说这事好办，无需领导费心，自己回去跟人事部门打个招呼即可。实际情况是，招聘计划已满，人事部门的招聘报告翌日上午就呈报给了领导。秘书抢答给领导造成的被动可想而知。记得看过吴建民在回忆录中谈对自己职业看法的一段话，受益匪浅。他说：作为发言人，他履行的是国家职责，不能随便发表个人的意见。如果没有高层的认可，任何重要信息都不能随便发布，更不能信口开河。“很多事情出去各种考虑，我可以不说，但我自己给自己定了一个规矩，就是绝对不能说假话，因为那样损害的不仅是我吴某人的声誉，更会损害国家利益。”如果发言人没有得到授权，就不能想当然地就自己可能并不完全知情的事情发表议论。“有一件事给我印象很深。某国有一位发言人在评论其国家领导人健康状况时候说得太慢，不料当天晚上该国家领导人就因病去世了。”

有些事情可能是巧合，但你说了，又因为你是敏感人物，可能造成的负面影响就无法挽回，就会留下终生遗憾。当然，笔者倡导嘴懒并非是要秘书不要说话，或者说起话来吞吞吐吐，二是要把握住度，需要说时一定要说的流畅、简洁、清晰。

手巧，就是要做事精细。心灵手巧、做事精细是对秘书最基本的要求。秘书如果想在事业上获得更大的发展空间，一项必不可少的重要指标就是具备较强的文字表达能力，也就是要写得一手好文章。

有“党内第一枝笔”之称的胡乔木，在做文章上堪称秘书的楷模。1941年，胡乔木担任毛泽东的秘书。不久，他开始为《解放日报》写社论，显示出很高的理论水平和极强的写作能力。在文风上，胡乔木和毛泽东有颇多共同之处。毛泽东的意图，胡乔木能够心领神会；对毛泽东所作的重要报告，胡乔木总能及时地通过社论的形式加以具体而透彻的阐述。为了开展整风运动，毛泽东在延安作了三次重要报告：《改造我们的学习》、《整顿党的作风》、《反对党八股》。对毛泽东这三次重要报告，胡乔木迅速作出反应，他在《解放日报》上连续撰写社论，论述整风运动的重要性。在众多社论中，有一篇的标题是《教条和裤子》，在这篇社论中，胡乔木写道：“毛泽东同志在他2月1日的讲演里，曾经说今天党的领导路线是正确的，但是在一部分党员中间，还有三风不正的问题，于是你也来呵，我也来呵，大家把主观主义、宗派主义、党八股的尾巴割下来呵，大叫一通，尾巴完事，那么我们的党岂不就十全十美了吗？可惜尾巴是叫不下来的。大家怕脱裤子，正因为里面躲着一条尾巴，必须脱掉裤子才看得见，又必须用刀割，还必须出血„„”胡乔木的这篇社论从标题到内容都是对毛泽东的一句话的具体阐述和进一步发挥。这样的社论，毛泽东当然满意。而胡乔木也凭借这些出色的社论，赢得了毛泽东的信赖。

关于毛泽东为何赏识胡乔木，新加坡《南侨日报》的剖析颇为精当：“在胡乔木担任毛泽东主席的政治秘书这一期间，他的思想、修养，获得极大的进步，深得毛的赏识。他的长处是思想周密，眼光透彻，才文并茂。他随毛氏到重庆期间，中共在政治上所遭受的各种歪曲的职责，都由他在《新华日报》上经常撰文予以驳斥。他的文章，紧凑锋利，短而有力，学的是鲁迅先生的作风，常把最精彩的意思用精炼的笔调描写出来，精辟动人。”

现实工作中，有的秘书认为领导的文字有机关保障，自己在中间做好协调，把领导的工作事务和私事办好就行。这恰恰是制约日后发展的主要因素。秘书因经常与领导接触交谈，对领导的思想领悟得相对较深，文字服务最能体现领导的思想和风格，也最能赢得领导的信任和赏识。

腿快，就是雷厉风行。秘书的作风事关领导决策的形成、传达与落实。秘书偶尔的一次懈怠所造成的损失，是多少努力都无法挽回的。纪东在回忆录中讲述了给周总理当秘书时经历的一件事，可以给我们很深的警示。事情的经过是这样的：一天中午，通讯员送来一份外交电文的手抄件，他看了看，不是急事，便放在一边。不到十分钟，通讯员又打来电话，说外交部又有一份挂“特急”的电报文件袋，是不是马上送来？他根据平时的情况判断，这个文件袋应是前一件的正式印件，不是新的特急件。况且是夏日的中午，他真想睡一会儿，再说总理还没起床，过一会再说吧。于是，他便对通讯员说：先放在你那里吧，需要时我给你打电话。然后他安然地躺在床上。当然，也就是闭会儿眼睛，咪上一阵儿。总理在家，哪敢真睡呵！事情就那么巧，越觉得没事越是有事，越觉得坦然越是麻烦，问题恰恰就出在自我感觉良好，自以为没问题的时候。

正在睡意朦胧之际，忽然听到总理在办公室按电铃叫他。他一下子惊醒了，总理什么时候到办公室了？他急忙跑过去，推门而进。总理问：“外交部的电报送来没有？”“就这份。”总理说：“还有一份”。他说：“通讯员打电话来了，我马上叫他送来。”

回到办公室，他让通讯员送来电报一看，傻眼了：并不是他以为的前一份电报的正式印件，二是姬鹏飞外长在欧洲访问期间发来的急电，其中请示的问题急需国内答复。外交部等不到总理的答复，乔冠华副外长不得不直接给正在睡觉的总理打电话。没办法，他硬着头皮进了总理的办公室。总理接过电报看了看，瞪了他一眼，生气地说：“你知不知道鹏飞同志在国外着急！本来你是很勤快的，不管我在哪里，有事都能及时报告。今天怎么了，是不是通讯员压了？”他赶忙解释说：“通信员告诉我了，和通信员没关系，完全是我的过错。”他把过程简单地向总理说了几句，并表示今后一定注意，不再犯类似的错误。总理见他承认了错误，气也就消了一些，说了一句：“不能这样主观臆断，想当然，对什么事都要搞实在，不然会误事的。”好在总理已经根据乔副部长的电话及时给予了答复，没有耽误大事，造成损失。所以，有人谈起秘书工作的体会时会说：“领导的嘴，秘书的腿”，这是有道理的。也就是说，秘书是不能腿懒的，凡领导交办的事，都要亲历亲为，尽量不要有中间环节，避免腿懒一时，误己一世。

我们再回过头来看这十个字，识博、脑勤、嘴懒、手巧、腿快，这其实就是我们书上所说到的秘书要具备相应的知识素养、能力素养以及职业道德素养。

首先，作为一个秘书，必须具备广博的知识，特别是现在要有获取新知识的能力。因为，当今的时代是知识爆炸的时代,知识更新速度加快,新的知识层出不穷,如果稍有懈怠就有可能落后于时代,导致知识落伍,难以胜任新时代的工作,特别是随着我国改革开放深入,新的方针政策不断出台、新的法令法规不断制定,新的工作大环境不断改变,这些都对秘书人员获取新知识的能力提出了高要求,秘书人员只有紧跟时代步伐,坚定“终身学习”信念,努力成为“复合型”通才,才能使自己胜任今天的秘书工作。为此秘书人员要不断拓展自己的知识面和更新知识结构。要改变过去只懂得秘书专业知识,其他专业知之甚少的局面,应该在精通秘书专业知识和业务知识的基础上主动努力学习其它相关知识,如经济学、管理学、心理学、社会学等,努力使自己成为一个知识较全面的“多面手”,以适应当今时代“需求多样化”的要求。另外，脑勤，秘书人员必须善于思考；嘴懒，说的是秘书人员必须能够忠于职守、严守机密，在说之前必须认真考虑这话能不能说，适不适合在那种场合说，尽量多听少说；手巧，主要是指秘书工作者要有书面表达能力，因为写作各类公文是各行各业秘书最为经常性的工作；腿快，其实更多是是指秘书要有兢兢业业、认认真真的办事态度，不能做到认真务实的话，少则可能贻误工作,多则会给单位带来不良影响,甚至造成严重损失。这些知识、能力和职业道德，尽管书上说了主要在工作实践中才能加深体会，巩固、完善和提高，但是，在学校中，我们可以不断加强学习，努力完善自己各方面的知识水平和能力水平等，为将来从事秘书工作打好基础。

二、秘书的性格与心理

性格与气质是心理学的知识，二者是相互制约、相互影响的，但是在实际生活中，人们经常把二者混淆起来，把气质特征说成性格，或把性格特征说成气质。例如，有人常说某人的性格活泼好动，有的人性子太急或太慢。其实是讲的气质特点，性格与气质是既有区别又有联系的两种不同的个性心理特征。

1、秘书的气质

气质是指人们比较稳定的心理活动特征，它更多地受个体高级神经活动类型的制约，主要是先天的。人的所有心理活动和行为都受气质的影响，气质具有稳定性。古希腊医生希波克拉底提出“四体液学说”，认为气质取决于人体内的四种液体，即血液、粘液、黄胆汁、黑胆汁的混合比例，并以何种体液占优势而把人的气质分为胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质。

胆汁质类型的人特点是性“急”，精力旺盛，性情直率，待人热情，但容易激动，易感情用事，性急、暴躁、爱发火，在行为上表现出极大的不平衡性。心血来潮时不怕困难工作热情很高，否则，情绪会一落千丈。心理活动具有迅速而爆发的色彩。多血质类型的人特点是性“活”，有很高的灵活性，善于适应变化的生活环境，适应性强，在集体中善于处事，显得朝气蓬勃，但注意力易转移，情绪易变；他们富于幻想，办事凭兴趣，不愿做耐心细致的工作，因而勇于创新，但难以持久。黏液质类型的人特点是性“稳”，稳重踏实，具有较强的自我克制力，生活有规律，不为无为的事而分心，做事踏实认真，有耐久力，不喜欢作空泛的清谈，交际适度，不卑不亢，但生气不足，有些死板，反应缓慢，思维言语动作迟缓，很适宜从事有条理和持久地工作。巴甫洛夫称之为安详的、始终是平稳的、坚定和顽强的实际劳动者。抑郁质类型的人特点是性“慢”，忸怩、怯懦、多愁善感，办事犹豫不决，优柔寡断；反应缓慢，但细心、谨慎、感受力强。生活中遇到波折易产生沉重的感情。善于觉察别人行动中的细微变化，情感细腻，富有自我体验。

上述是四种气质类型的典型特征。然而实际生活中，纯属于某种气质类型的人仅是少数，大部分的人是综合型的，即兼有多种气质类型的特征，但又都带有一定的倾向性。以前有种说法是认为胆汁质和多血质的人不适合做秘书，后来这种说法得到了反驳。事实证明，气质只是表现在人的情绪和行为活动中的动力特征(即强度、速度等)，无好坏之分，任何气质类型的人都适合做秘书。每种气质类型都有利有弊，就看你怎样扬长避短、取长补短。

2、秘书的性格

性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。性格更多地受社会生活条件的制约，主要是后天的。气质无所谓好坏之分，但是性格是指行为的内容，表现为个体与社会环境的关系，在社会评价上却有好坏之分。

因而，拥有好性格，是做好秘书工作的至关重要的条件之一，秘书性格也是秘书心理素质的核心部分。我这里归纳总结了几点，秘书健全性格的特点，大家可以朝这几个方面努力，培养自己良好的性格。（同P76-p77）（1）开朗随和而不孤傲。（2）敏捷灵活而不冒失。（3）坚毅执着而不固执。（4）幽默诙谐而不尖刻。（5）自制稳健而不轻佻。

3、秘书的心理健康问题

心理健康问题是当今世界越来越关注的一个话题。1992年，由世界精神病学协会发起、由世界卫生组织确定，把每年的10月10日定为“世界精神卫生日”。2003年世界精神卫生日的主题是：“抑郁影响每个人”。据专家介绍，随着社会竞争的加剧，轻度的精神疾病如抑郁症、孤独症、焦虑症等心理障碍病人像感冒一样普遍。流行病学调查显示：抑郁症的终身患病率高达3.2～5.9％；全世界每年有1000万个人有自杀意念，而其中50～70％为各类抑郁症患者，抑郁症自杀成功者达到100万人。抑郁症的核心症状包括情绪低落、持续性疲劳和内在动力缺乏、精力减退。抑郁症患者通常会感到心情压抑、焦虑、兴趣丧失、精力不足、悲观失望、生不如死等。统计显示，在我国每年以自杀方式结束生命的20万人中，有80％的自杀者患有抑郁症。台湾作家三毛、香港歌手张国荣、《歌德巴赫猜想》作者徐迟等等，都因为抑郁症缘故，他们各自以特有的方式离别了人世，留下了无穷的遗憾。此外，当今大学生的心理健康也是学校、家长及社会非常关注的问题。2002年卫生部召开的青少年心理健康问题座谈会显示：我国大学生中16％至25.4％的有心理障碍，以焦虑不安、神经衰弱、强迫症状等为主，因心理问题不能正常学习和生活而休学或退学的学生人数逐年上升，其中因为精神疾病休学的人数占因病休学人数的37.9％，因精神疾病退学的人数已经占到因病退学的总人数的64.4%。2004年7月4日《中国青年报》的一份调查结果显示，14%的大学生出现抑郁症状，17%的人出现焦虑症状，12%的人存在敌对情绪。此外，专家估计中国近年来每年至少有100名大学生轻生，而且这个数字呈上升趋势。因而，现在每个大学都要开设心理健康课程，还要专设心理咨询、心理辅导办公室。

可以看得出，容易引发心理健康问题的都是承受高压力、重负担的人群。而秘书工作相对而言是非常辛苦的，既累心又费力，它的紧张性、快节奏、负担重和高压力，都对秘书人员的心理品质提出了越来越高的要求。因而，秘书人员不仅应当具有知识能力素养和职业道德素养，还必须加强心理素养，使自己能够在成功与失败、荣誉与屈辱面前，保持心理平衡，顺利完成各项工作任务。

秘书心理素养主要包括两大方面：一方面是秘书人员心理健康的基本品质。也就是我们之前讲的秘书健全的性格，它包括忠诚、稳重、坚毅、随和、机敏和幽默等几方面，秘书心理健康的标志为智力正常、情绪成熟、行为协调、工作专注、关系和谐；另一方面是秘书人员的心理调适。善于控制自己的情绪与行为，是秘书人员具有良好心理素质的表现。秘书人员要控制和驾驭情绪，做情绪的真正主人。对于你们还没有进入这个行业的人来说，我们今天主要讲讲新任秘书容易出现的消极心理及如何调适的办法。新任秘书消极心理冲突的表现有四个方面：

（1）失落。刚从学校毕业从事秘书工作的大学生任职之初，大多都是带着神圣感和成就欲开始秘书工作的，对未来工作有着美好憧憬，对工作的重要性有着较为充分的认识，甚至有类似“天降大任”的感觉。但一段时间过后，与预想截然不同的现实则会使他们产生失望情绪，发出“怀才不遇”的感慨。因为绝大多数新任秘书事实上最初承担的往往都是既琐碎又繁重的事务性工作。“电话铃声不停，迎来送往不断；校对时念念由词，开会时默默无言；来得最早，走得最晚；整日头昏脑胀，成果遍寻不见”，这是对秘书工作的最好写照。这种情形与新任秘书原来的想象存在较大的反差，失落感油然而生。当现实与理想不一致时候，他们就从热情高涨转为悲观失望，觉得秘书工作“原来如此”、“不过如此”，有人甚至为自己的选择而后悔。这种心态导致工作积极性降低，对工作被动应付，遇到困难躲避退却，责任感、进取心不强，最后领导也不再把重要工作交给他去完成。长此以往，“恶性循环”，他的失落感只会越来越重。

（2）迷茫。一些新任秘书由于缺乏工作经验，工作不能从容以对，再加上没有作出自己的职业生涯规划，没有近期目标和长远打算，对工作缺乏方向感且毫无兴趣，所以就懒于花时间和精力去提高自己的职业技能和业务素养，产生“做一天和尚撞一天钟”的迷茫心理。例如一位刚参加工作的初级文员，打字排版工作效率低下，缺乏工作目标，且不愿意通过加班练习、参加电脑培训等方式提高自己的电脑操作水平，于是就产生了迷茫心理。这样一来，工作成绩必然无所作为，不能加薪、晋职，得不到领导的认可和赏识，但因摆脱不了对这份工作的依赖，于是就陷入自我矛盾的郁闷境地。

（3）自卑。自卑、信心不做是新任秘书常见的消极心理障碍。一是因为中国传统官本位的思想比较严重，秘书工作为领导服务，人们普遍对领导怀有一种神秘感，对为领导服务的秘书及秘书工作也有一种特殊的看法，认为秘书工作只有水平较高的人才能胜任。二是新任秘书对工作环境缺乏了解的情况下，说话做事甚为小心，担心自己知识或能力方面的欠缺会为领导所不容，不知道领导对自己的期望与要求，因而在兴奋期过后，普遍赶到信心不足，工作中表现拘谨、胆怯，瞻前顾后，有如履薄冰、如临深渊之感，唯恐做错事、说错话。（4）焦虑。焦虑是个体对环境即将出现的变故或需要做出的努力在主观上产生的一种紧张不安的情绪状态。它具体表现为：经常疑惑忧虑，经常怨天尤人，对微不足道的小事也会紧张不安等，这种情绪状态，主要是由于新任秘书对业务不熟悉、工作压力过大、先入为主的紧张或缺乏耐心等原因引起的。有这种情绪的秘书，在面对突发状况或领导、同事的批评指正时会比较敏感和不知所措，常常会沉浸在钻牛角尖的自我折磨中。这种焦虑情绪不仅不利于秘书职业性格的塑造，也不利于做好秘书工作。

失落、迷茫、自卑、焦虑是新任秘书消极心理冲突的典型表现，这种心态若不能既是调整，不但对工作不利，对秘书的身心健康也会带来损害，甚至会影响终生的发展。那么如何调适和消除新任秘书的这些消极心理冲突呢？书上78页介绍了几种有效的办法。第一是博览群书，开阔胸襟。实践证明，基于对秘书职业的了解，学习是尽快熟悉秘书职业、掌握工作方法、进入工作状态的捷径。除了专业知识以外，还要读万卷书，行万里路。第二是培养广泛兴趣，丰富业余生活。新任秘书除了做好本职工作外，还应当积极参加社交活动。一来可以结交新朋友，开阔眼界，学习他人成功的饿经验，培养豁达的性情和乐观的精神。二来有助于建立良好的人际关系。秘书工作具有综合性，在人际交往中认识不同行业的人士，学会与形形色色的人打交道，有助于培养新任秘书人际交往能力，让他们尽快与单位同事在工作上建立默契。第三是善于反省，自我调适。美国著名成人教育家卡耐基说过：“你要学习控制生活的机器，生活在独立的今天之中，确保你航行的需要。你要用铁门把过去——逝去的过去关在身后，用铁门把未来——还没有到来的明天给遮挡掉。”他形象地道出了一个简单的道理，就是要努力做好今天的事情。不要以为盲目地与别人比较，要敢于在具体的工作中不懈追求自我价值的实现。遇到困难挫折，第一不要想到怨天尤人，觉得老天爷不公平，而是想着要怎样克服这些困难。第四是倾诉、宣泄、调节情绪。这不管是秘书，我觉得是我们每个人都应该学会的一点，这有很多种有效的办法。一是倾吐式宣泄。有什么烦心、不顺的事，不要压在心理，向父母、恋人、兄弟姐妹、老师、亲朋好友、信得过的人倾吐真情，以便获得帮助，得到理解和感情的接纳，使自己的不良感情得以宣泄，精神得以解脱。二是出气式宣泄，用踢球、用木棒击打枕头、沙袋、撕碎废纸等，以物出气，达到心理平衡。郑州一中学设宣泄室，校长漫画供老师捶打。三是娱乐式宣泄，外出旅游、参加舞会、看电影、打麻将、玩扑克、下棋等娱乐，使不良情绪得以转移。四是哭泣式宣泄，哭泣是宣泄不良情绪常见的方式，尤其是女性。大声哭泣，发泄愤怒和不快，使心理得到平衡。五是求医式宣泄，找心理咨询部门或心理医生求治。

这样才能经得住种种失意和挫折保持良好的精神状态。健康的体魄是当好秘书的生理基础条件。秘书工作是相当辛苦的，既累心又费力。因此，秘书人员要保持身体健康、精力旺盛、脑力充沛，就应当做到工作起来有张有弛掌握好工作、学习和生活的规律并使之协调。同时，应保持乐观开朗、心胸开阔，不要让工作中的不愉快长时间地影响自己的心情。

三、秘书的性别特征

在第一章中我们在讲秘书的职业特征的时候就分析了，不管是中国，还是全世界范围内，秘书都有着明显的女性化特征。女性从事秘书工作，有其自身的优势，我们之前就归纳了，比如语言优势、交际优势、动手能力强、有亲和力等。但与此同时，女性从事秘书工作，当然也有劣势。有份报道显示，最容易遭性骚扰的有10个职业，分别是导游、护士、保姆、秘书、空姐、演员、学生、教师、的姐、售楼小姐，其中女秘书排第4。因为女秘书的身份很特殊，长期工作在公司管理者和行政领导的身边，因此与领导单独相处的机会很多，同时其升迁、奖惩、聘辞直接受到领导的左右。如今，在人们的心目中“女秘书”似乎与了情人的代名词。在这样的社会大环境中，她们可能面对很多的性骚扰。有些领导赤裸裸地在工作时间用语言、身体挑逗她们；以获得或者保持某种工作中的好处为条件，向她们提出性的要求；如果她们不服从其性要求，便以压制、打击相威胁。在这样的情况下，也许她们中的大多选择了默许。从而也将这样的这样的性骚扰演变成为一种“交易”，成为日后升迁一个重法码。因而，就这个问题，书上专门提到了女性秘书自我保护的意识和方法，特别是82页列举了15条具体的方法，大家好好看一下，总而言之，一方面要加强自身修养，自尊、自爱、自强、自立，能抵挡住外界的诱惑；另一方面，要有法律意识和自我保护意识，要确保自己的感情和身体都不受到伤害。最易遭性骚扰的10个职业：

1、导游。随着人们生活水平的提高，旅游成了人们生活的一种时尚。导游本身就是一个容易遭遇性骚扰的职业，更何况那些漂亮的女导游。当然大多是一些言语上的性骚扰，一些男游客经常用一些“荤段子”来骚扰女导游经常出现。也不怪有些导游在文章中写道：“难道遭遇性骚扰就是导游工作的一部分？难道我们导游员就不能用法律武器保护自己的权益？遇到性骚扰只能哑忍？！拒绝性骚扰就会被客人投诉？！”。

2、护士。护士被尊称为“白衣天使”，他们给人的印象永远都是那么体贴、温柔、细心。美丽的女护士在医院大受男病人的欢迎，浪漫、多金的追求者众多，当然，也自然少不了遇到很多的性骚扰。在医院，护士遭遇医生性骚扰的不在少数，当然都在各种掩护之下进行，如果护士不从，很容易被扣上“缺乏职业道德”的大帽子。

3、保姆。保姆属于家政服务业。随着生活水平的提高，人们对家政服务的需求也越来越多。现在的家政服务业虽然逐渐职业化，但从业者大多文化层次低、自我保护能力弱，很担心因让雇主不高兴而丢掉了工作，面对性骚扰往往不知所措。男性雇主也正是抓住了她们的这些弱点，从态度暧昧发展成性骚扰。这样报道也是屡见不鲜，其表现形式大致有：男雇主若无其事地向她们暴露身体、要求她们触摸身体、裸体或者穿内衣随意走动、找各种机会不怀好意地看她们甚至偷窥。

4、秘书。女秘书的身份很特殊，长期工作在公司管理者和行政领导的身边，因此与领导单独相处的机会很多。同时其升迁、聘辞直接受到领导的左右。如今，在人们的心目中“女秘书”似乎与了情人的代名词。在这样的社会大环境中，她们可能面对很多的性骚扰。有些领导赤裸裸地在工作时间用语言、身体挑逗她们；以获得或者保持某种工作中的好处为条件，向她们提出性的要求；如果她们不服从其性要求，便以压制、打击相威胁。在这样的情况下，也许她们中的大多选择了默许。从而也将这样的这样的性骚扰演变成为一种“交易”，成为日后升迁一个重法码。

5、空姐。空姐作为一种服务行业，以姣好的容貌体态为很多人注目，同时也会遭遇很多的性骚扰。这种性骚扰不仅仅来自飞机上不怀好意的乘客，甚至于空姐们上班途中都有可能。

6、演员。中国演艺圈的2006年，可谓是一个“潜规则年”。一起又一起的“潜规则”事件，其核心无疑是那些漂亮的女演员遭遇性骚扰的例证。N多的艺人在博客上张贴文章，大爆艺人饱受导演、主管、广告商性等等骚扰过程。当然，这些人中有演员，也有模特，还有N多的选秀选手。也不怪有人说：演员遭遇性骚扰是一个永恒但很难说清楚的一个话题。

7、学生。在女性遭遇性骚扰如此普遍的现实面前，青春亮丽的女大学生自然无法幸免。女大学生经常在家教时、在求职应聘时、在影楼拍照时、医院看病时、在公共汽车上、在泳池里都会遭遇不同程度的性骚扰。当然，还有一些来自于自己的老师或者是同学。

8、教师。在2003年，武汉女教师何某状告上司盛某性骚扰最终胜诉。据悉，这是全国首例“性骚扰”胜诉案。同样的报道也是比比皆是，如海口一女教师校内遭遇性骚扰愤而辞职等事件也频频发生。女教师所遭遇的性骚扰大多来源于那些身边的同事，当然还有一些也来源于部分品行极差的学生。

9、的姐。随着社会的进步，男女平等的思想体现得越来越充分。女性司机现在越来越多，“的姐”也成了一个新名词。的姐经常遭遇一些男性乘客的言语骚扰，甚至于性的侵犯。经常有报道称：的姐被强暴、抢劫等，甚至于遭到杀害。

10、售楼小姐。作为楼盘与客户的直接对接人，地产商对售楼小姐的形象、气质有较高要求，而这些美丽、干练的姑娘往往被心怀不轨的大款盯上，不幸的例子很多很多。

（廉洁奉公：近些年揭发出的许多官员腐败案件，往往是“拔出罗卜带出泥”，内中都少不了秘书的肮脏活动，引发了对“秘书腐败”这一问题的关注。影响较大的，有陈希同的秘书陈健受贿40.9万元，判刑15年；王宝森的秘书闫振利贪污1万元，判刑7年；铁英秘书段爱华受贿5.6万元，判刑5年；黄超秘书何世平受贿24.3万元，判刑16年。还有慕绥远的秘书，涉及远华案的一个省领导秘书等。原河北省省委书记程维高的秘书李真因受贿、贪污罪于2003年11月13日被执行死刑，其受贿财物折合人民币1051、09万元，另有巨额贪污，其贪婪远远超过他的前辈。这个“河北第一秘”，确创造了当今的“秘书腐败”之最。李真说秘书的权力来自三方面：一是领导默许，二是制度赋予，三是自己开辟。）

第五篇：秘书的基本素养

第二讲：秘书的基本素养与特征

秘书的基本能力表达能力2 办事能力3 管理能力4 应变能力5 社交能力6 操作能力

秘书的工作心态

（一）秘书要有干事业的心态

1.秘书的发展空间可大可小

2.秘书面临的是挑战，更是机遇

3.秘书要有一颗事业心

（二）秘书要细心和有悟性

1.细心决定秘书的工作业绩

细心地观察领导的日常工作

细心才能掌握领导的“禁区”

2.悟性让秘书工作富有灵气

悟性让秘书变被动为主动

悟性让秘书了解领导的真实想法

（三）秘书要树立锻炼自己的心态

1.多见世面，主动学习

2.增强素养，提高水平

3.积累才干，走向领导

（四）秘书要先称职再升职

1.把忠心献给组织

2.把放心献给领导

3.把热心献给同事

4.把真心献给客户

5.把恒心献给事业

6.把平常心留给自己

秘书的职业素养

（一）秘书应具备的个人素质

1.严明的纪律；

2.一丝不苟、尽善尽美的办事态度；

3.思想活跃，跟上时代变化。

（二）秘书应具备的职业道德

1、热爱工作甘于平凡

2、自尊自重，克己奉公

3、谦虚谨慎，平等待人

4、严密机密，提高警惕

（三）秘书应树立的职业观念

1.服从观念2.参谋观念3.全局观念4.信息观念5.创新观念6.效率观念

研究个性心理对秘书工作的意义

1.有助于搞好人际关系

2.有助于提高自己的职业素养

3.帮助减轻受挫折的压力

4.有助于保持身心健康

气质理论概述

（一）气质概念内涵

指一个人心理活动的稳定的典型的动力特征。具体表现为人的活动的速度、强度、持久性、灵活性、指向性。

（二）气质的特点

遗传性、稳定性、可变性、外显性、差异性。

正确地认识气质，坚持气质问题上的辩证法

（一）气质无好坏之分，名人的气质有其所长，也有其所短。

（二）气质不能决定人的品德、智力和成就。

（三）气质具有相对稳定性，又具有可塑性。

（四）我们提倡对气质要顺其自然，安之若素，扬长避短，促优弃劣，容人所短，克己所短，掘人所长，学人所长。

在生活中如何培养气质

1：沉稳

（1）不要随便显露你的情绪。

（2）不要逢人就诉说你的困难和遭遇。

（3）在征询别人的意见之前，自己先思考，但不要先讲。

（4）不要一有机会就唠叨你的不满。

（5）重要的决定尽量有别人商量，最好隔一天再发布。

（6）讲话不要有任何的慌张，走路也是。

2：细心

（1）对身边发生的事情，常思考它们的因果关系。

（2）对做不到位的执行问题，要发掘它们的根本症结。

（3）对习以为常的做事方法，要有改进或优化的建议。

（4）做什么事情都要养成有条不紊和井然有序的习惯。

（5）经常去找几个别人看不出来的毛病或弊端。

（6）自己要随时随地对有所不足的地方补位。

3：胆识

（1）不要常用缺乏自信的词句

（2）不要常常反悔，轻易推翻已经决定的事。

（3）在众人争执不休时，不要没有主见。

（4）整体氛围低落时，你要乐观、阳光。

（5）做任何事情都要用心，因为有人在看着你。

（6）事情不顺的时候，歇口气，重新寻找突破口，就结束也要干净利落。4：大度

（1）不要刻意把有可能是伙伴的人变成对手。

（2）对别人的小过失、小错误不要斤斤计较。

（3）在金钱上要大方，学习三施（财施、法施、无畏施）

（4）不要有权力的傲慢和知识的偏见。

（5）任何成果和成就都应和别人分享。

（6）必须有人牺牲或奉献的时候，自己走在前面。

性格形成的影响因素

1.生理因素的影响

2.家庭环境的影响

3.学校教育环境的影响

4.社会因素的影响

气质和性格

（一）相互区别

气质

1.无好坏之分，无优劣之分

2.行为速度、强度、持久性等

3.变化缓慢，可塑性小

4.无社会道德评价意义

5.先天因素起较大的作用

性格

1.有好坏之分，有优劣之别

2.惯常的态度和行为方式

3.变化较快，可塑性大

4.有社会道德评价意义

5.后天因素起较大的作用

（二）性格与气质的相互联系

1、两者同属个性心理特征，是个性心理的构成要素

2、气质使性格带上独特的色彩

3、气质对性格有不可或缺的影响作用

4、性格对人的气质具有改造作用

秘书的女性特征

1.秘书职业特点

综合性、服务性、程序性、保密性、体力要求低、技术要求不高、工作稳定待遇不低等

2.女性的特质

富于同情心、善于关心体贴人、容易给人温暖感和信任感、笑容多、文明礼貌、温柔、细心耐心等

秘书十忌

一忌说话简单粗暴

二忌讲假话、大话、空话

三忌架空领导办事

四忌作风飘浮

五忌泄露机密

六忌误传信息

七忌打断他人讲话

八忌报喜不报忧

九忌无原则的承诺

十忌办事虎头蛇尾

秘书的职业特征

1.服务性

2.知识化

3.年轻化.初级中级秘书女性化

5.高级秘书男性化

秘书工作的涵义：广义和狭义

即一般意义上的秘书工作与严格意义上的秘书工作。

一般意义上的秘书工作,既服务于领导工作，又服务于机关工作，服务的对象与范围较为广泛；

严格意义上的秘书工作，主要服务于领导工作，侧重于为领导者的决策与管理服务。

秘书工作的内容（任务）

（1）文书撰写（2）文书制作（3）文书处理

（4）档案管理（5）会议组织、会展工作

（6）调查研究（7）信息资料工作（8）信访工作

（9）接待工作（10）协调工作（11）督查工作

（12）日程安排（13）日常事务（14）办公室管理

（15）其他临时交办事项

简单地说：参与政务、管理事务、搞好服务。

秘书工作的性质

（1）辅助性：相对于主导，助手和配角，从属与被动

（2）服务性：属于第三产业，服务的直接性、稳定性和广泛性

（3）机密性：保守秘密和看管文书

（4）综合性：政务和事务；例行和突发

秘书工作的特点

综合性与专业性

事务性与政务性

文牍性与管理性

常规性与突击性

机要性与群众性

被动性与主动性

补偿性与潜隐性

做好秘书工作的要求（指导方针原则内容手段）

三服务方针：为上级、同级服务、为人民群众服务、为社会服务。三原则：准确、迅速、保密

三适度：时间适时、手段适当、规格适度

四转变

由单纯办文办事——既办文办事，又出谋划策；

由单纯传递信息——综合处理信息；

由被动服务——主动服务；

由凭老经验办事——科学化管理；

五依靠：机构建制、法规制度、办公设备、文书信息、领导授意

六强调：调研、信息、信访、协调、督察、政务

七趋势：职业社会化、任职资格化、职能脑力化、办公现代化、年轻化、初级秘书女性化、高级秘书男性化

秘书长、办公厅（室）主任的任务

有明确规定。1951年颁布的《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决议》规定了7项任务： 协助首长综合情况，研究政策，推行工作；

协助首长密切各方面的工作联系；

协助首长掌管机关内部统一战线工作；

协助首长掌管保密工作；

掌管机要工作；

支持日常行政事务（公文处理、会议组织、检查督促政府决议的执行等； 掌管机关事务性工作（机关财务、生活管理、学习文娱活动等事项）。