物业回访管理制度

第一篇：物业回访管理制度

接待来访投诉及回访工作制度

为加强管理处与住户的联系，及时为住户排扰解难，把管理工作置于住户监督中，从而集思广益，及时总结经验、教训，不断改进管理，提高服务质量，特建立接待来访投诉工作制度。

一． 接待来访投诉工作

1．管理处应宣传接待投诉的办公地点、电话，让住户投诉有门。

2． 管理中心主任在遇到住户来访投诉时，应给予热情接待，主动询问，耐心、细致地做好解释工作，当住户有不理解住宅区的管理规章制度时，要晓之以理，动之以情，让住户理解并支持管理处的工作。

3． 对住户投诉、来访中谈到的问题，接待人员应及时进行记录，当天进行调查、核实，然后将处理结果汇报管理处主任处；不能解决的，要将问题和意见向公司分管经理汇报，分管经理处理不了的，由分管经理向总经理汇报，及时处理问题。

4． 当住户主动前来提合理化建议时，要详细、认真地做好记录，并及时向管理处主任汇报，由主任决定采取或制定整改计划，并公布整改措施。

5．管理处主任及下属在处理来访、投诉时，要热诚、主动、及时，要坚持原则，突出服务；不得推诿责任、做到事事有着落、件件有回音。

6． 小区所有工作人员要认真负责，做好本职工作，为住户提供满意的服务，尽量减少住户的投诉、批评。将住户的不满消解在投诉之前。

二． 回访工作

1． 回访要求：

（1）管理处中心主任把对住户的回访列入职责范围，并落实到每年的工作计划和总结评比中。

（2）回访时，虚心听取意见，诚恳接受批评，采纳合理化建议，作好回访记录。

（3）回访中，对住户的询问、意见，如不能当即答复，应告知预约时间回复。

（4）回访后对反馈的意见、要求、建议、投诉，及时逐条整理综合、研究、妥善解决，重大问题向公司请示解决。回访处理率达100%，有效投诉率力争在1%以下。

2． 回访时间及形式：

（1）管理处中心主任每年登门回访2~3次。

（2）护卫人员采取不定时、不定方法的回访小区业主。

（3）根据小区情况召开大小不一的住户座谈会，征求意见。

（4）利用节日庆祝活动、社区文化活动、等形式广泛听取住户反馈。

（5）有针对性地对住户发放住户调查问卷，作专题调查，听取意见。

第二篇：物业回访管理制度

明馨园二期接待来访投诉及回访工作制度

为加强管理处与住户的联系，及时为住户排扰解难，把管理工作置于住户监督中，从而集思广益，及时总结经验、教训，不断改进管理，提高服务质量，特建立接待来访投诉工作制度。

一． 接待来访投诉工作

1．管理处应宣传接待投诉的办公地点、电话，让住户投诉有门。

2．遇到住户来访投诉时，应给予热情接待，主动询问，耐心、细致地做好解释工作，当住户有不理解住宅区的管理规章制度时，要晓之以理，动之以情，让住户理解并支持管理处的工作。

3． 对住户投诉、来访中谈到的问题，接待人员应及时进行记录，当天进行调查、核实，然后将处理结果汇报管理处负责人处；不能解决的，要将问题和意见向公司分管经理汇报。

4． 当住户主动前来提合理化建议时，要详细、认真地做好记录，并及时向管理处负责人汇报，由负责人决定采取或制定整改计划，并公布整改措施。

5．在处理来访、投诉时，要热诚、主动、及时，要坚持原则，突出服务；不得推诿责任、做到事事有着落、件件有回音。

6． 小区所有工作人员要认真负责，做好本职工作，为住户提供满意的服务，尽量减少住户的投诉、批评。将住户的不满消解在投诉之前。

二． 回访工作

1． 回访要求：

（1）回访时，虚心听取意见，诚恳接受批评，采纳合理化建议，作好回访记录。

（2）回访中，对住户的询问、意见，如不能当即答复，应告知预约时间回复。

（3）回访后对反馈的意见、要求、建议、投诉，及时逐条整理综合、研究、妥善解决，重大问题向公司请示解决。回访处理率达100%，有效投诉率力争在1%以下。

2． 回访时间及形式：

（1）管理处中心主任每年登门回访2~3次。

（2）护卫人员采取不定时、不定方法的回访小区业主。

（3）根据小区情况召开大小不一的住户座谈会，征求意见。

（4）利用节日庆祝活动、社区文化活动、等形式广泛听取住户反馈。

（5）有针对性地对住户发放住户调查问卷，作专题调查，听取意见。

第三篇：物业客户回访相关内容

客户回访物业相关内容

一、物业相关费用

物业服务费缴付的起始日期

根据政府有关规定及《商品房预（销）售合同》，从业主房屋交付之日起，业主将承担所购房屋的物业管理服务费。

物业服务费的缴付方式

物业管理费缴付实行年预缴制，入住手续办理时预缴纳一年的物业管理费，购买车位的业主需同时预交一年的车位服务费，其后的由业主在到期前一个月至管理处直接缴纳下一年的物业管理费。

管理处设有收费服务，周一至周日为业主提供服务，业主可以现金形式缴纳也可以支票或转帐方式缴纳。

物业服务费的运用

为保障各业主在本物业的长远利益，达到投资保值和升值的效果，因此各业主需要承担本物业的保养、维修及日常管理开支，按时缴纳物业管理费。物业管理费主要用于支付下列各项开支： 公共秩序维护、安全防范服务费用

共用部位的清洁服务费用

公共部位的绿化养护费用

共用设施、设备和公共场所的日常养护和运行、管理费用

管理及其他服务人员的酬金、津贴、福利及办公费用

用于业主服务的固定资产折旧费、公共区域所投保的公众责任险费用

就管理工作而聘请的专业公司及其他聘请人员的费用

管理公司的酬金、法定税费、必要的社区活动费用及其他管理支出

注：管理费收支情况由物业服务中心按规定公布。管理费收取标准根据购房合同约定标准收取，如需调整，调整标准需与业主大会讨论决定，并在调整前告之业主。

物业服务相关费收取标准

1、物业服务费，由甲方根据物业不同类型，按建筑面积向业主或物业使用人收取，具体收费标准如下： 高层1.8 元/平方米/月花园洋房 1.8 元/平方米/月

双拼排屋2.5 元/平方米/月商业用房 3.0 元/平方米/月

公寓2.2元/平方米/月

2、停车场停车收费标准见如下:

私家所有权、使用权车位需交纳车位物业服务费,按个数30元／个／月计收；公共配套（共用）车位租用为200元／月／辆；智能化地下室内车位租用为300元／月／辆；机动车临时停车位按停放时间收费，收费方法：2小时内免费，2-4小时内2元／次，4-8小时内5元／次，8-24小时内10元／次；

3、装修相关费用标准如下：

装修管理保证金1000元/户（装修结束后退还）；装修垃圾清运费按建筑面积5元/平方米收取；装修许可证及装修施工人出入证工本费10元/张。

二、装修咨询

装修程序

1、宣传、资询

业主准备装修前，将安排专人进行现场咨询装修程序，并强调注意事项，使业主和装修施工人员有一个清晰地认识。

2、申报

业主在进行装修前在物业服务中心填写《装修施工审批表》，连同装修图纸，施工单位的《营业执照》、《承建资格证书》及《税务登记证》副本、装修合同副本、施工人员资料及专业证明等资料交物业服务中心（注：所有证件、合同副本应加盖公章）。装修申请心须由业主（如非业主使用人，则需提交该房屋业主委托书）提出。

任何装修申请，在未获正式批准前，切勿先行动工。对未经批准而进行装修的业主，物业服务中心会遵照有关规定处理，而一切责任由业主承担。

3、审批

对符合指定要求的装修申请，我司将在三个工作日内进行审批并给予申请人回复。

4、办理入场

装修申请一经批准后，需要到物业服务中心办理以下事宜：

核准业主在交房时交纳的物业管理费、装修管理保证金、装修垃圾清运费，办理《装修施工许可证》、《施工人员出入证》并交纳工本费及押金。领取《装饰装修管理手册》，签署《装修管理承诺书》。

5、施工监管

物业巡查监管装修施工过程，监管施工人员行为规范、装修材料、装修垃圾清运、装修施工安全及防火等。施工整个过程必须遵守《装饰装修管理手册》中《装修管理规定》、《装修管理协议》《装修特别提醒》有关条文及协议内容。

6、完工申报及验收

装修竣工后，由业主（或其授权委托人）通知物业服务中心安排对装修户周围公共设施验收及装修完工的确认，如无违章装修或渗、漏、堵、损坏等情况，服务中心将在此次验收2个月后组织复验，复验合格后5个工作日内无息退还装修保证金。

装修特别提醒

1、为了维护整个小区的外观统一、美观、整齐，凡统一安装的设施，如窗、阳台、栏杆、排水管等，不许进行任何改装。各业主不得在外墙、屋顶及业主拥有使用权的平台上安装任何遮蓬、旗杆、花架、招牌、独立天线或其它伸出物、悬挂物，不得堵塞任何窗户，改动门窗之材料和外观颜色。禁止以任何方式封闭阳台及设备阳台、露台；禁止安装太阳能热水器；禁止安装伸缩式晾衣架和外置花絮。

2、小区内禁止安装防盗窗，如业主住户出于安全考虑安装防护栏，须以书面形式向物业提出申请，经物业审批同意后须在玻璃窗、推拉玻璃门内侧按物业要求，统一款式进行安装。

3、空调墙外主机要求在预留空调位及设备露台内安放。因设计原因未考虑到的空调位，则须预先到物业服务中心申请，并按服务中心指定的位置安装且该空调排水须往室内及落水管排放。

4、为防止日后发生渗漏现象及避免造成损失，在装修时，请勿打凿破坏厨、卫的防水层，各户的厨、卫地板须再次做好防水层，并在铺贴瓷砖前先做闭水试验（24小时）后由物业服务中心派人检查且做闭水试验记录。厨卫的墙裙须做至少1.8米高的防水层和不小于30度的墙角防水斜坡。

5、禁止随意改动电表箱、可视对讲系统、电话、有限电视、煤气等管线；整栋楼宇的管线是连通的，如果各户改动隔墙（特别是厨、卫的隔墙）露出管线时，一定要先包封好管线接口处并做好防水措施，由于自身施工出现的各种问题均由业主自行承担。

6、任何人不得在小区公共区域堆放河沙、水泥等装修材料，散装材料需袋装后放可进入小区，并立即运到装修室内，以免对小区道路、环境产生污染。

注：因小区产品及户型设计需要，花园洋房Y1、Y2户型下沉式花园可安装阳光顶棚；排层、Y5、Y6户型已有无顶阳光房可安装阳光顶棚；装修安装阳光顶棚前须向物业提出申请，审批同意后按物业要求统一款式、规格进行安装。

装修材料及垃圾运送

运送材料、清运垃圾，须采用编织袋袋装，按服务中心指定位置堆放。任何人不得在小区公共区域堆放河沙、水泥等材料。散装材料需袋装后方可进入小区，并立即运到装修室内。运载材料之货车应停放在指定起卸区，对车身不洁、有可能污染小区环境之车辆，管理员有权制止其进入小区，以免对小区道路、环境产生污染。

装修期限及时间

1、装修期限

装修期限原则上控制在90天之内，如需延期，业主应提前向物业提出申请，经过批准后方可继续施工。

2、装修时间

装修施工应安排在上午8:00—12:00，下午13:30—18:00时间内进行，星期

六、星期日时间早9:00—12:00，下午13:30—18:00，以免影响他人正常生活。

注：晚上18:00后施工人员须撤离小区。装修时请注意噪音控制，周末装修应禁止进行有噪音的施工项目，法定节假日装修应该符合物业服务中心的统一规定。

房屋用途的限制

本小区的业主（使用人）不得随意变更房屋的用途。根据政府相关文件规定，业主所购得的所属住房单元只能作为住宅作用，不能做为工业、商业或其它用途，不得非法转让、出租、转售及从事非法或不道德的活动。

水、电、燃气等业务办理

1、本小区的供水、供电实行“一户一表”制度，水、电管线已接驳到户，业主交房后自行到自来水公司、供电公司办理缴费及登记手续。

2、煤气已接驳到户并已挂表，业主自行缴费或办理银行托收。注：改装燃气管道或装修时涉及到燃气管理问题的请直接与燃气公司联系。

3、有线电视、电话及宽带端口已接驳入户，业主可直接到营业厅办理开通手续。

搬家指引

1、当您乔迁新居时，请预先通知道物业服务中心，遵守工作人员的指引，以便为您提供使用道路、电梯的方便。搬运后请注意将废弃垃圾清理干净，保持小区的环境卫生。

2、当您迁离小区或大件物品搬出时，请到物业服务中心办理物品放行手续，秩序维护员在出口处对物品、手续验证后才予以放行。租户搬迁必须要业主确认后方可搬迁。

豢养宠物指引

本小区业主所饲养宠物应符合当地饲养宠物的相关要求及规定，严禁无证养狗。住户如豢养其它宠物时也应对其行为负责，严禁在楼梯间、走廊、绿化等任何公共场地便溺。日常控制宠物的声音、行为，以免滋扰邻居，造成邻里纠纷。如有其他业住户对该宠物这行为做出合理投诉，则该宠物必须迁离本小区，如宠物造成人身或物品的的伤害或损失的，由宠物主人承担全部责任。

报修指引

房屋维修类报修，请拨打0792-8350777或至物业服务中心前台，报修时请留下电话或房号，物业将安排工程人员现在查看并报施工单位上门维修。如已超出质保期限及范围报修，物业服务中心可提供有偿维修服务。

空调安装指引

房屋设计为每套物业的厅房预留了空调机位，空调墙外主机要求在预留空调位及设备露台内安放。因设计原因未考虑到的空调位，则须预先到物业服务中心申请，并按服务中心指定的位置安装且该空调排水须往室内及落水管排放。

电梯使用指引

严格遵守电梯使用规定，用电梯运载大件物品时请事先与物业服务中心联系，做好轿厢保护措施后方可使用。电梯发生故障停运时，请保持镇静，立即用警铃报警，耐心等待救援，以免发生意外。遇电梯停运检修时，请勿强行使用电梯或移动检修标识牌。勿让儿童在电梯附近玩耍，以免发生危险或影响电梯使用，学龄前儿童乘坐电梯时需有成人陪同。如遇火警，请勿使用电梯。

沟通联络指引

小区内秩序维护员和保洁员对本职业务比较熟悉，对安全和清洁以外的问题未必能全面了解，并给予准确解答指引，为了避免不必要的误会或阻延，除紧急事件外，业户若有不明之处或有任何意见、投诉，请直接致电物业服务中心或前往物业服务中心前台咨询。

第四篇：公司回访管理制度

青岛中远物流仓储配送有限公司

程序文件主题：回访管理制度 编制部门：网络运营部 文件编号：LWD-0301

回访管理制度

一、目的：加强与客户间的沟通，随时了解客户各分公司对RDC服务质量、基础管理、响应速度是否可以达到分公司的满意，对RDC管理方面的意见及建议。

二、适应范围：网络运营部和各RDC

三、具体操作：

3.1 回访内容

3.1.1 对公司管理的所有客户各分公司：

配送及时率、发货及时率、回单及时率、货物安全性、服务态度、分公司对目前RDC运作意见及建议。

3.1.2 对各分公司前十位的经销商：

到货及时率、货物安全性、驾驶员服务态度

3.2 回访具体要求

3.2.1 回访频次及方式：海信客户每周至少一次电话回访、其它客户每二周一次电话回访、所有客户每月以沟通函方式进行一书面回访。3.2.2 客户分公司的回访流程：

3.2.2.1各区域主管定期对客户分公司物流接口人员、主管经理进行回访，回访结果登记《回访记录台帐》，该台帐要求每个客户分公司建立一套台账，每周由网络部负责将回访出现的问题进行汇总后报部门经理、公司领导，由网络部各区域主管对回访出现的问题进行跟踪落实整改到位的情况，并在下一次回访中将结果反馈客户。

3.2.2.2 对《回访记录台账》中一个月内连续两次客户提出问题，部门经理助理以上领导应及时与分公司的经理进行电话沟通，对分公司提出的问题解决方案及进度与分公司经理进行确认。

3.2.2.3 对RDC客户满意度的考核，回访记录作为参考依据。3.2.3 对商家的回访流程：

3.2.3.1 RDC每天根据配送情况对所配送的商家进行电话回访，落实货物到达的情况和到货及时率、货物安全性、驾驶员服务态度。

编制： 王林君 批准：朱天聆

青岛中远物流仓储配送有限公司

程序文件主题：回访管理制度 编制部门：网络运营部 文件编号：LWD-0301

3.2.3.2 如回访中出现问题，跟踪落实处理结果，重大问题及时反馈RDC经理，RDC经理根据情况及时反馈网络运营部部门经理及以上领导。

四、附表 《回访记录台账》

编制： 王林君

批准：朱天聆

第五篇：物业回访工作管理规定

回访工作管理规定

第一条 回访形式

1．上门回访。

2．电话回访。

3．信函回访（公开信）。

第二条办公室应对下列三类工作进行回访

1．业主意见征询的回访：按《业主意见征询控制程序》的规定进行发放、回收和回访工作。

2．对投诉的回访：日常工作中接待的投诉、上级单位转呈的投诉等。

3．对意见、建议的回访：房管员在日巡视中收集的住户意见和建议；办公室接待过的业主（住户）的意见和建议等。

4．向业主（住户）提供维修服务的回访：维修质量的回访，执行《维修工作手册》的“维修过程的检验”中规定每月抽查派工单的5%（当月抽查总量≤总户数的5%），由维修主管和房管员进行电话回访，将回访情况记录在《回访记录》中。

第三条回访工作的要求

1．责任人：办公室事务助理、维修主管和房管员。

2．上门回访必须有业主（住户）的签名，电话回访不做此项要求，但应在《回访记录表》中写明“电话回访”。

3．办公室事务助理对房管员的回访工作进行检查并签署意见。

4．对回访中，业主（住户）又重新提出的意见、建议或投诉等，不能当即解释清楚或暂时无法做出明确答复的，应告知预约时间回复；对需要进行第二次回访的必须进行第二次、第三次甚至更多次的回访，在第二次以后不属于第三类投诉的回访可采用电话回访形式。

5．当需要对同一问题进行回访时，可以用公开信的形式答复住户，公开信应存入回访档案。

6．对业主（住户）反映的问题做到“件件有着落，事事有回音”，回访处理率达100%。

7．对同一问题多次投诉（指投诉人向不同部门投诉），应做一次记录。

8．对投诉人没留下姓名或上级部门只要求复函的投诉，可不进行回访，但应将复函情况附在投诉表后。

第四条回访频率

1．“业主意见征询”和投诉的回访处理率应该达到100%，有业主（住户）签名的上门回访记录不少于40%。

2．意见、建议的回访率，管理处可根据需要进行调整。

3．电话回访率和信函回访率不超过年回访总数的70%。

第五条相关记录

相关记录有《回访记录》和《投诉处理表》。