如何正确使用公文格式中的“主题词”

第一篇：如何正确使用公文格式中的“主题词”

如何正确使用公文格式中的“主题词”

如何正确使用公文格式中的“主题词”

主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。

从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。《国务院公文主题词表》把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”（这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面），然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。类属词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，标注的第二个主题词是“公文”。这个主题词就在“文秘工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引”。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，标引的类别词是“农业”，类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。《国务院关于“九五”期间深化科技技术体制改革的决定》，类别词是“科技”，但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面，“改革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。

如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再在这个类别词下找到类属词“企业”、“破产”；然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。

当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面加“?荭”以便区别。

相对来说，标注类属词难度最大。它首先要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。

说它难，一是因为它的数量多。《国务院公文主题词表》第一层仅分了15类，但属于类属词的主题词就有1049个。其次是找到类别词后，并不是在每种类别词后都能找到相应的类属词，有些还要到其他的类别词下去找，就如前面提到的《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》一样。因此我们前面说“要熟悉主题词表的内容”。

公文中标注的最后一个（或两个）主题词（也即“形式”，此前的都属“内容”）最好找，因为它就是该公文的文种，而且就在公文的标题上。如《国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定》，标题中的“决定”，既是该公文的文种，也是该公文要标注的最后一个主题词。

值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、发布文件的文种呢？

如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词是“文秘工作公文 办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。

国务院公文主题词表

为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，特编制《国务院公文主题词表》(以下简称词表)。词表主要用于标引国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门上报国务院及其办公厅的文件。

一、编制原则

(一)词表结构务求合乎逻辑，具有较宽的涵盖面，便于使用。

(二)词表体现文档管理一体化的原则，即词表中主题词的区域分类别词可分别作为档案分类中的大类和属类。

二、体系结构

(一)词表共由15类1049个主题，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词，如“体制”、“职能”、“编制”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。

(二)1988年12月和1994年4月修订的词表中曾列入本词表中而不再继续用作标引的主题词，用黑体单列在区域分类的最后部分。

三、标引方法

(一)一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。

(二)标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。

(三)一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。

(四)根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。

(五)当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。

(六)列在区域分类最后，用黑体标出的主题词只供检索用，不再用作标引。

(七)附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力，标引方法相同，不同的是，如果附表中所列的国家、地区的实际名称发生了变化，使用本表的各单位可先按照变化后的标准名称进行修改和使用。国务院办公厅秘书局将定期修订附表。

四、词表管理

(一)本词表由国务院办公厅秘书局负责管理和解释，具体工作由档案数据处承办。

(二)本词表自1998年2月1日起执行，1994年4月修订的词表同时废止。

国务院公文主题词表

01综合经济(77个)第一层，主题词区域

01A计划 第二层类别词，对主题词的具体分类

规划 统计 指标 分配 统配 调拔

第三层 类属词

01B经济管理

经济 管理 调整 调控 控制 结构 制度 所有制 股份制 责任制 流通 产业 行业

改革 改造 竞争 兼并 开放 开发 协作 资源 土地 资产 资料 产权 物价 价格

投资 招标 经营 生产 转产 项目 产品 质量 承包 租赁 合同 包干 国有 国营

私营 集体 个体 企业 公司 集团 合作社 普查 工商 商标 注册 广告 监督 增产

效益 节约 浪费 破产 亏损 特区 开发区 保税区 展销 展览 商品化 横向联系

第三产业 生产资料

02工交、能源、邮电(69个)

02A工业

冶金 钢铁 地矿 机械 汽车 电子 电器 仪器 仪表 化工 航天 航空 核工 船舶

兵器 军区 轻工 有色金属 盐业 食品 印刷 包装 手工业 纺织 服装 丝绸 设备原料 材料 加工

02B交通

铁路 公路 桥梁 民航 机场 航线 航道 空中管制 飞机 港口 码头 口岸 车站

车辆 运输 旅客

02C能源

石油 煤炭 电力 燃料 天然气 煤气 沼气

02D邮电

通信 电信 邮政 网络 数据 民品 厂矿 空运 三线 通讯 水运 运费

03旅游、城乡建设、环保(42个)

03A旅游

03B服务业

饮食业 宾馆

03C城乡建设

城市 乡镇 基建 建设 建筑 建材 勘察 测绘 设计 市政 公用事业 监理 环卫

征地 工程 房地产 房屋 住宅 装修 设施 出让 转让 风景名胜 园林 岛屿 03D环保

保护区 植物 动物 污染 生态 生物 风景 饭店 城乡 国土 沿海 04农业、林业、水利、气象(56个)04A农业

农村 农民 农民负担 农场 农垦 粮食 棉花 油料 生猪 蔬菜 糖料 烟草 水产 渔业 水果 经济作物 农副产品 副业 畜牧业 乡镇企业 农膜 种子 化肥 农药 饲料 灾害 以工代赈 扶贫 04B林业

绿化 木材 森林 草原 防沙治沙 04C水利

河流 湖泊 滩涂 水库 水域 流域 水土保持 节水 防汛 抗旱 三峡 04D气象

气候 预报 预测 烟酒 土特产 有机肥 多种经营 牧业 05财政、金融(57个)05A财政

预算 决算 核算 收支 财务 会计 税务 税率 审计 债务 积累 经费 集资 收费 资金 基金 租金 拨款 利润 补贴 折旧费 附加费 固定资产 05B金融

银行 货币 黄金 白银 存款 贷款 信贷 贴现 通货膨胀 交易 期货 利率 利息 贴息 外汇 外币 汇率 债券 证券 股票 彩票 信托 保险 赔偿 信用社 现金 留成 流动资金 储蓄 费用 侨汇 折旧率 06贸易(62个)06A商业

商品 物资 收购 定购 购置 市场 集贸 酒类 副食品 日用品 销售 消费 批发 供应 零售 拍卖 专卖 订货 营业 仓库 储备 储运 货物 06B外贸

对外援助 军贸 进口 出口 引进 海关 缉私 仲裁 商检 外商 外资 合资 合作

关贸 许可证 驻外企业 贸易 倒卖 外向型 议购 议售 垄断 经贸 贩运 票证 外经 交易会

07外事(42个)07A外交

对外政策 对外关系 领土 领空 领海 外交人员 建交 公约 大使 领事 条约 协定 协议 议定书 备忘录 照会 国际 涉外事务 抗议 07B外事

国际会议 国际组织 对外宣传 出访 出国 出入境 签证 护照 邀请 来访 谈判 会谈 会见 接见 招待会 宴会 外国人 外宾 对外友协 外国专家 涉外 08公安、司法、监察(46个)08A公安

警察 武警 警衔 治安 非法组织 安全 保卫 禁毒 消防 防火 检查 扫黄 案件 处罚 户口 证件 事件 危险品 游行 海防 边防 边界 边境 08B司法

政法 法制 法律 法院 律师 检察 程序 公证 劳改 劳教 监狱 08C监察

廉政建设 审查 纪检 执法 行贿 受贿 贪污 处分 侦破

09民政、劳动人事(85个)

09A民政

基层政权 选举 行政区划 地名 人口 双拥工作 社会保障 社团 救灾 救济

募捐 婚姻 移民 抚恤 慰问 调解 老龄问题 烈士 纠纷 残疾人 基地 殡费 社区服务

09B机构

驻外机构 体制 职能 编制 精简 更名

09C人事

行政人员 干部 公务员 考核 录用 职工 家属 子女 知识分子 专家 参事 院士

文史馆员 履历 聘任 任免 辞退 退职 职称 待遇 离休 退休 交流 安置 调配 模范 表彰 奖励

09D劳动

就业 失业 招聘 合同制 工人 保护 劳务

第二职业 事故

09E工资

津贴 奖金 福利 收入 老年 简历 劳资 人才 招工 待业 补助 拥军优属 丧葬 奖惩

10科、教、文、卫、体(73个)

10A科技

科学 技术 科普 科研 鉴定 标准 计量 专利 发明 实验 情报 计算机 自动化 信息 卫星 地震 海洋

10B教育

学校 教师 招生 学生 培训 毕业 学位 留学 教材 校办企业

10C文化

文字 文史 文学 语言 艺术 古籍 图书 宣传 广播 电视 电影 出版 版权 报刊

新闻 音像 文物 古迹 纪念物 电子出版物 10D卫生 医院 中医 医疗 医药 药材 防疫 疾病

计划生育 妇幼保健 检验 检疫

10E体育

运动员 教练员 运动会 比赛 馆所 院校 校舍 地方志 软科学 社科

11国防(24个)

11A军事

军队 国防 空军 海军 征兵 服役 转业 民兵 预备役 军衔 复员 文职 后勤

装备 战备 作战 训练 防空 军需 武器 弹药 人武 退伍

12秘书、行政(74个)

12A文秘工作

机关 国旗 国徽 机要 印章 信访 督察 保密 公文 档案 会议 文件 秘书 电报

提案 议案 谈话 讲话 总结 批示 汇报 建议 意见 文章 题词 章程 条例 办法

细则 规定 方案 布告 决议 命令 决定 指示 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要

12B行政事务

行政 工作制度 纪念活动 庆典活动 休假 节假日 着装 参观 接待 措施 调查 视察

考察 礼品 馈赠 服务 出席 发言 转发 名单 批准 审批 信函 事务 活动 纪要 督察

13综合党团(54个)第一层

13A党派团体 第二层 类别词

共产党 民主党派 共青团 团体 工会 协会学会 民间组织 文联 学联 妇女 儿童 基金会 类属词

13B统战

政协 民主人士 爱国人士

13C民族

民族区域自治 民主事务

13D宗教

寺庙

13E侨务

外籍华人 归侨 侨乡

13F港澳台

香港问题 澳门问题 台湾问题

13G综合

整顿 形势 社会 精神文明 法人 发展 其他 试点 推广 青年 政治 范围 党派

组织 领导 方针 政策 党风 事业 咨询 中心 清除

附表

01中国行政区域(54个)

01A华北地区

北京 天津 河北 山西 内蒙古

01B东北地区

辽宁 吉林 黑龙江

01C华东地区

上海 江苏 浙江 安徽 福建 江西 山东

01D中南地区

河南 湖北 湖南 广东 广西 海南

01E西南地区

四川 贵州 云南 西藏 重庆

01F西北地区

陕西 甘肃 青海 宁夏 新疆

01G台湾

01H香港

01I澳门

哈尔滨 沈阳 大连 青岛 厦门 宁波 武汉 广州 深圳 海南岛 西安 单列市 省市 自治区

02世界行政区域(244个)

02A亚洲中国

蒙古 朝鲜 韩国 日本 越南 老挝 柬埔寨 缅甸 泰国 马亚西亚 新加坡 文莱 菲律宾 印度尼西亚 东帝汶

尼泊尔 锡金 不丹 孟加拉国 印度 斯里兰 卡马尔代夫 哈萨克斯坦 兰卡 吉尔吉斯斯坦

塔吉克斯坦 乌兹别克斯坦 土库曼斯坦 格鲁吉亚 阿塞拜疆 亚美尼亚 巴基斯坦 阿富汗 伊郎 科威特

沙特阿拉伯 巴林 卡塔尔 阿联酋 阿曼 也门 伊拉克 叙利亚 黎巴嫩 约旦 巴勒斯坦 以色列

塞浦路斯 土耳其

02B欧洲

冰岛 法罗群岛 丹麦 挪威 瑞典 芬兰 爱沙尼亚 拉脱维亚 立陶宛 俄罗斯 白俄罗斯 乌克兰

摩尔多瓦 波兰 捷克 斯洛伐克 匈牙利 德国 奥地利 列支敦士登 瑞士 荷兰 比利时 卢森堡

英国 爱尔兰 法国 摩纳哥 安道尔 西班牙 葡萄牙 意大利 梵蒂冈 圣马力诺 马耳他 南斯拉夫

斯洛文尼亚 克罗地亚 波黑 马其顿 罗马尼亚 保加利亚 阿尔巴尼亚 希腊

02C非洲

埃及 利比亚 突尼斯 阿尔及利亚 摩洛哥 西撒哈拉 毛里塔尼亚 塞内加尔 冈比亚 马里

布基纳法家 佛得角 几内亚比绍 几内亚 塞拉利昂 利比里亚 科特迪瓦 加纳 多哥 贝宁

尼泊尔 尼日利亚 喀麦隆 赤道几内亚 乍很 中非 苏丹 埃塞俄比亚 吉布提 索马里

肯尼亚 乌干达 坦桑尼亚 卢旺达 布隆迪 风果民主共和国 刚果 加蓬

厄立特里亚 圣多美和普林西比 安哥拉 赞比亚 马拉维 莫桑比克 科联罗 马达加斯加

塞舌尔 毛里求斯 留尼汪 津巴布韦 博茨瓦纳 纳米比亚 南非 斯威士兰 莱索托 圣赫勒拿

02D大洋洲

澳大利亚 新西兰 巴布亚新几内亚 所罗门群岛 瓦努阿图 新喀里多尼亚 斐济 基里巴斯

瑙鲁 密克罗尼西亚联邦 马绍尔群岛共和国 帕劳 北马里亚纳群岛自由联邦 管道

瓦利斯群岛和富图纳群岛 图瓦卢 西萨摩亚 美属萨摩亚 纽埃 托克劳 库克群岛 汤加

法属波利尼西亚 皮特凯恩群岛

02E美洲

格陵兰 加拿大 圣皮埃尔岛和密克隆 美国 百慕大 墨西哥 危地马拉 伯利兹 萨尔瓦多 洪都拉斯

尼加拉瓜 哥斯达黎加 巴拿马 巴哈马 特克斯群岛和凯科斯群岛 古巴 开曼群岛 牙买加

海地 多米尼加 波多黎各 美属维尔京群岛 英属维尔京群岛 圣其茨和 尼维斯 安圭拉

安提瓜和巴布达 蒙特塞拉特 瓜德罗普 多米尼克 马提尼克 圣卢西亚

圣文森特和格林纳丁斯 巴巴多斯 特立尼达和多巴哥 荷属安的列斯 阿鲁巴 格林纳达

哥伦比亚 委内瑞拉 圭亚那 苏里南 法属圭亚那 厄瓜多尔

秘鲁 巴西 玻利维亚 智利 阿根廷 巴拉圭 乌拉圭 苏联 民主德国 联邦德国 捷克斯洛伐克 扎伊尔

圣赫勒那岛和阿森林松岛等 留尼汪岛 贝劳 马绍尔群岛 北马里亚纳群岛 东萨摩亚

圣皮埃尔和密克隆群岛 百幕大群岛 多米尼加共和国 多米尼加联邦 荷属安的列斯群岛

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第二篇：公文中主题词的用法

列表中没有的项需要添加的用δ表示（例：人事 干部任职δ 通知）

01．综合经济（77个）

01a 计划

规划 统计 指标 分配 统配 调拨

01b 经济管理

经济 管理 调整 调控 控制 结构 制度所有制

股份制 责任制 流通 产业 行业 改革改造 竞争

兼并 开放 开发 协作 资源 土地 资产资料

产权 物价 价格 投资 招标 经营 生产转产

项目 产品 质量 承包 租赁 合同 包干国有

国营 私营 集体 个体 企业 公司 集团合作社

普查 工商 商标 注册 广告 监督 增产效益

节约 浪费 破产 亏损 特区 开发区保税区 展销

展览 商品化 横向联系 第三产业 生产资料

02．工交、能源、邮电（69个）

02a工业

冶金 钢铁 地矿 机械 汽车 电子 电器仪器

仪表 化工 航天 航空 核工 船舶 兵器军工

轻工 有色金属 盐业 食品 印刷 包装手工业 纺织

服装 丝绸 设备 原料 材料 加工

02b交通

铁路 公路 桥梁 民航 机场 航线 航道空中管制

飞机 港口 码头 口岸 车站 车辆 运输旅客

02c能源

石油 煤炭 电力 燃料 天然气 煤气沼气

02d邮电

通信 电信 邮政 网络　数据

民品 厂矿 空运 三线 通讯 水运 运费

03．旅游、城乡建设、环保（42个）

03a旅游

03b服务业

饮食业 宾馆

03c城乡建设

城市 乡镇 基建 建设 建筑 建材 勘察测绘

设计 市政 公用事业 监理 环卫 征地工程 房地产

房屋 住宅 装修 设施 出让 转让 风景名胜园林　岛屿

03d环保

保护区 植物 动物 污染 生态 生物

风景 饭店 城乡 国土 沿海

04．农业、林业、水利、气象（56个）

04a农业

农村 农民 农民负担 农场 农垦 粮食棉花 油料

生猪 蔬菜 糖料 烟草 水产 渔业 水果经济作物

农副产品 副业 畜牧业 乡镇企业 农膜种子 化肥 农药

饲料 灾害 以工代赈 扶贫

04b林业

绿化 木材 森林 草原 防沙治沙

04c水利

河流 湖泊 滩涂 水库 水域 流域 水土保持节水

防汛 抗旱 三峡

04d气象

气候 预报 预测 烟酒 土特产 有机肥多种经营 牧业

05．财政、金融（57个）

05a财政

预算 决算 核算 收支 财务 会计 税务税率

审计 债务 积累 经费 集资 收费 资金基金

租金 拨款 利润 补贴 折旧费 附加费固定资产

05b金融

银行 货币 黄金 白银 存款 贷款 信贷贴现

通货膨胀 交易 期货 利率 利息 贴息外汇 外币

汇率 债券 证券 股票 彩票 信托 保险赔偿

信用社 现金 留成 流动资金 储蓄 费用 侨汇 折旧率

06．贸易（52个）

06a商业

商品 物资 收购 定购 购置 市场 集贸酒类

副食品 日用品 销售 消费 批发 供应零售 拍卖

专卖 订货 营业 仓库 储备 储运 货物

06b外贸

对外援助 军贸 进口 出口 引进 海关缉私 仲裁

商检 外商 外资 合资 合作 关贸 许可证驻外企业

贸易 倒卖 外向型 议购 议售 垄断经贸 贩运

票证 外经 交易会

07．外事（42个）

07a外交

对外政策 对外关系 领土 领空 领海外交人员 建交 公约

大使 领事 条约 协定 协议 议定书备忘录 照会

国际 涉外事务 抗议

07b外事

国际会议 国际组织 对外宣传 出访 出国出入境 签证

护照 邀请 来访 谈判 会谈 会见 接见 招待会 宴会

外国人 外宾 对外友协 外国专家 涉外

08．公安、司法、监察（46个）

08a公安

警察 武警 警衔 治安 非法组织 安全保卫 禁毒

消防 防火 检查 扫黄 案件 处罚 户口证件

事件 危险品 游行 海防 边防 边界边境

08b司法

政法 法制 法律 法院 律师 检察 程序公证

劳改 劳教 监狱

08c监察

廉政建设 审查 纪检 执法 行贿 受贿贪污 处分 侦破

09．民政、劳动人事（85个）

09a民政

基层政权 选举 行政区划 地名 人口双拥工作 社会保障 社团 救灾 救济 募捐 婚姻 移民 抚恤 慰问 调解

老龄问题 烈士 纠纷 残疾人 墓地 殡葬社区服务

09b机构

驻外机构 体制 职能 编制 精简 更名

09c人事

行政人员 干部 公务员 考核 录用 职工家属 子女

知识分子 专家 参事 院士 文史馆员履历 聘任 任免

辞退 退职 职称 待遇 离休 退休 交流安置

调配 模范 表彰 奖励

09d劳动

就业 失业 招聘 合同制 工人 保护劳务 第二职业 事故

09e工资

津贴 奖金 福利 收入 老年 简历 劳资人才

招工 待业 补助 拥军优属 丧葬 奖惩

10．科、教、文、卫、体（73个）

10a科技

科学 技术 科普 科研 鉴定 标准 计量专利

发明 实验 情报 计算机 自动化 信息卫星 地震 海洋

10b教育

学校 教师 招生 学生 培训 毕业 学位留学

教材 校办企业

10c文化

文字 文史 文学 语言 艺术 古籍 图书宣传

广播 电视 电影 出版 版权 报刊 新闻音像

文物 古迹 纪念物 电子出版物

10d卫生

医院 中医 医疗 医药 药材 防疫 疾病计划生育

妇幼保健 检验 检疫

10e体育

运动员 教练员 运动会 比赛 馆所 院校校舍 地方志

软科学 社科

11．国防（24个）

11a军事

军队 国防 空军 海军 征兵 服役 转业民兵

预备役 军衔 复员 文职 后勤 装备战备 作战

训练 防空 军需 武器 弹药 人武 退伍

12．秘书、行政（74个）

12a文秘工作

机关 国旗 国徽 机要 印章 信访 督查保密

公文 档案 会议 文件 秘书 电报 提案议案

谈话 讲话 总结 批示 汇报 建议 意见文章

题词 章程 条例 办法 细则 规定 方案布告

决议 命令 决定 指示 公告 通告 通知通报

报告 请示 批复 函 会议纪要

12b行政事务

行政 工作制度 纪念活动 庆典活动 休假节假日 着装

参观 接待 措施 调查 视察 考察 礼品 馈赠 服务

出席 发言 转发 名单 批准 审批 信函事务

活动 纪要 督察

13．综合党团（54个）

13a党派团体

共产党 民主党派 共青团 团体 工会协会 学会 民间组织

文联 学联 妇女 儿童 基金会

13b统战

政协 民主人士 爱国人士

13c民族

民族区域自治 民族事务

13d宗教

寺庙

13e侨务

外籍华人 归侨 侨乡

13f港澳台

香港问题 澳门问题 台湾问题

13g综合整顿 形势 社会 精神文明 法人 发展其它 试点

推广 青年 政治 范围 党派 组织 领导方针

政策 党风 事业 咨询 中心 清除附表

第三篇：“决定”与“同意”在任免干部公文中的正确使用

“决定”与“同意”在任免干部公文中的正确使用

“决定”与“同意”是任免干部公文中必须使用的两个词。当前，在任免干部公文中存在着滥用“同意”一词的现象。不少秘书工作者和组织部门的同志，无论是起草对特定会议如党代会、人大会、团代会等人事选举结果的批复公文，还是起草对届中干部职务调整的任免公文，都是使用“同意”一词，基本上没有使用“决定”一词。这种现象有损于任免干部公文的严肃性与准确性，必须予以纠正。

从“决定”与“同意”两个词的词义可以看出，二者之间存在着主体同客体的必然关系，即“同意”是主体，“决定”是“同意”的客体，应该是“同意”某“决定”。由此来看，对特定会议如党代会、人大会、团代会等人事选举结果的批复使用“同意”一词是正确的，“同意”的客体是会议“决定”，这种会议“决定”是符合我党的干部管理原则的，而在届中干部职务调整的任免公文中使用“同意”一词是错误的，试举一例分析：《中共××县委关于×××同志任职的通知》是这么写的：“县委同意：×××同志任中共××乡党委书记。”按照我党的干部管理原则，“×××同志任中共××乡党委书记”应该是县委作出的决定，这一任免公文显然成了县委“同意”县委的“决定”。正确的写法应该是“县委决定，×××同志任中共××乡党委书记。”

第四篇：公文中字体字号与数字的正确用法[定稿]

公文中字体字号与数字的正确用法 第一，公文写作对字体字号的要求：

我国现行党政机关公文所使用的字体字号，总的要求是要做到统一规范，无论是正文部分还是构成公文的其他组成要素，其对字体字号的使用都具有很强的规定性和约定俗成性。《党政机关公文格式》中对行政公文的字体字号使用问题做出了十分明确具体的规定。其总的原则是“如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。” 有特殊说明的包括：

公文标题使用2号小标宋体字；发文机关标志推荐使用小标宋体字，字号由发文机关以醒目、美观、庄重为原则酌定；份号用3号阿拉伯数字；密级和紧急程度用3号黑体字；签发人用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名；抄送机关、印发机关和印发日期用4号仿宋体字。第二，数字的正确用法：

一，公文中结构层次序数的规范性要求：

结构层次序数往往见于内容复杂、篇幅较长的公文。它的使用是否规范、正确，直接关系到公文的条理是否清楚，外在结构是否合理。关于这一问题，《党政机关公文格式》中作了明确规定：“文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1．”“(1)”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。”这种结构层次序数标识方法，可以使人清楚地看出一篇公文大的层次及里面所包含的小层次，便于把握公文的脉络，从而为准确地理解和办理公文打好基础。在具体使用时，需要注意把握如下几点：(1)要准确，不要写错。第一层次“一”之后应是顿号，第二层“

（一）”之后不加任何标点符号，第三层“1”之后应是下点号即小圆点，第四层“(1)”之后也不加任何标点符号。实践中常见的诸如“

（一）、”“

1、”“(1)、”之类的写法都是不符合规范的，应分别改为“

（一）”“1．”“(1)”。

(2)要适度，不要过细。公文中使用的结构层次序数一般不超过四层，法规中所规定的四个层次，一般而言即已够用。因此，应当尽可能地控制在四层以内。实践中有些公文所使用的诸如“①”、“1）”，甚至A、B、C、D之类的层次序数均为不妥。公文中使用的结构层次序数过细过多，往往会给人以散乱、零碎之感，显得很不紧凑。

(3)要有序，不要越级。公文中的结构层次序数，一定要按照法规中规定的层级顺序使用，一般而言不能越级套用。因此，实践中所见的诸如“

（一）、(1)”之类的表述，是不合规范的。但如果一篇公文的结构层次只有两层，则第一层用“

一、”，第二层既可以使用“

（一）”，也可以使用“1．”。

(4)要合格，不要旁骛。是指对于结构层次序数的使用，应当采取序数显示的形式，尽可能地不用诸如“首先”、“其次”、“再次”，“第一”、“第二”、“第三”，“此其一”、“此其二”、“此其三”之类的结构层次序数表示法。二，表示比例关系的数字的正确表达：

公文中要经常涉及对有关比例关系的表述问题，撰写时要注意讲求规范。例如降低到过去的70%，是指过去为100，现在为70;提高到过去的130%，是指过去为100，现在为130，现在比过去提高了30;比过去提高了80010，是指过去为100，现在为180;比过去降低80%，是指过去为100，现在为20;由过去的60%提高到80%，是指过去和现在两者的基数均为100，过去为60，现在为80;由过去的80%降低到60%，是指过去和现在的基数均为100，过去为80，现在为60。三，“零”和“点”的规范表达：

“零”和“点”在公文中经常用于表示事物的数量。应当注意的是，凡用汉字并加位数词的数字，除年份可用“零”外，其他应一律用“零”。如“二零一二年”；但“二百零三公里”，不能写成“二百零三公里”。“点”仅用于汉字数字，阿拉伯数字不用。例如“零点六”或“0.6”，不能写作“零．6”或“0点6”。

四，公文写作中必须使用小写汉字数字的情形： 主要包括：

一是前两层结构层次序数。

二是在词语中作为词素的数字，如一律、星期二、三三两两、五湖四海、七上八下、三六九等、小九九、三下五除

二、不管三七二

十一、春打六九头。

三是由相邻两个数字并列连用表示概数，此时两数字间不用顿号“、”隔开。如二三天、四五个月、六七个人、一千七八百元、略知一二、十之八九。

四是用带有“几”字的数字表示约数。如几十天、几千年、几万分之一。

五是中国干支纪年、夏历月日、清及其以前的历史纪年、各民族的非公历纪年。如甲子年九月八日、正月初

二、清道光二十年（公元1840年）。

六是用日月简称表示节日、事件等内容的词组。如果月份是一月、十一月、十二月，应该用间隔号“．”把月与日隔开，并外加引号，以免产生歧义。其他词组，知名度高的不必在月日之外加引号；不然则需使用引号。如五一国际劳动节、五四运动、七七事变、“一二·九”运动、“九一三”事件。

五，公文写作中必须使用阿拉伯数字的情形： 主要包括：

一是保密期限中的年份。二是发文字号中的数字。三是印发日期中的数字。

四是正文中的公历纪年的世纪、年代、月、日。如20世纪90年代、1997年7月1日。五是正文中表示时间的时、分、秒。如19时30分。六是多位整数与小数。

七是其余应使用阿拉伯数字的地方。至于公文标题中的数字用何种形式标注，可根据标题字数的多少及版面美观大方的需要来灵活决定。

六，公文写作中计量单位的规范用法：

《党政机关公文处理工作条例》第十一条规定：“公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。”一般而言，公文中常用的法定计量单位有：

(1)质量（重量）单位：千克或公斤(kg)、吨(t)、克(g)、毫克(mg)，不能用斤、市斤、两、钱。(2)长度单位：千米或公里(km)、米(m)、厘米(cm)、毫米(mm)，不用里、尺寸、公分。(3)功率单位：千瓦(kW)、瓦(W)，不用马力。(4)功、热单位：焦耳，不用卡、千卡。

(5)体积（容量）单位：升(1)，毫升(ml)，不用公升、立升。也可用立方米、立方厘米。(6)电量单位：千瓦·时(kW．h)，不用度。

(7)土地面积单位：平方米(m2)、公顷(hm)，平方公里(km2)，不用亩、分、厘、平方丈。(8)力的单位：牛(顿](N)、千牛[顿](kN)，不用公斤力、千克力。

第五篇：正确标引公文主题词

如何正确标引公文主题词

李步其

浙江警官职业学院 浙江杭州310018

摘要：目前公文处理中大量存在主题词标引不规范的现象。正确标注公文主题词已成为公文处理过程中的一个难点。本文就公文主题词的涵义、主题词表的体系结构、标引方法、标引程序及标引主题词应注意的几个问题提出粗浅的看法。

关键词：公文写作主题词标引

为适应办公现代化的要求,便于计算机检索和公文管理的科学化程度,提高办公效率,《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号文件）中明确规定：‚公文应当标引主题词。上行文按照上级机关的要求标引主题词。‛同时，《中华人民共和国国家标准国家行政机关行政公文格式》（GB/T9704-1999），进一步明确了制作公文主题词标识的要求。因此，主题词也就成为各级行政机关公文中的重要组成部分，其标引越来越受到文秘人员的重视。但是，从各级行政机关公文主题词标引的现状来看，普遍存在着标引质量不高的问题，存在着许多不规范的现象，诸如主题词缺标、错标、漏标、超标、粗标、组配不当、层次混乱、生造乱造主题词等。鉴于此，笔者拟就主题词的涵义、主题词表的体系结构、主题词标引的方法、程序以及标引中应注意的几个问题提出一些粗浅的看法。

一、公文主题词的涵义

所谓公文主题词，‚是一些以概念为基础的、规范化的、具有组配性能的、能体现公文主题特征及其归属类别，并为计算机所识别的名词或名词性词组‛①，是公文版记部分的构成要素之一。主题词既要体现公文的主要内容，使每一个公文都能区别开来，又要指明其归属类别，便于立卷归档。标引主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。

二、公文主题词表的体系结构

目前各级行政机关使用的主题词表共由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有 1

2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层次是对主题词区域的分类，如‚综合经济‛、‚财政、金融‛类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，主要是以政府各部门职责范围内的工作内容划分，其特点是内涵大、覆盖面广，具有确定性，如‚工交、能源、邮电‛类中的‚工业‛、‚交通‛、‚能源‛和‚邮电‛等。第三层是类属词，是反映公文具体内容的词，如‚体制‛、‚职能‛、‚编制‛等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。

三、公文主题词标引的方法

1、一份文件一般标三五个主题词为宜，除类别词外，最多不超过五个。

2、主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。词目之间不加顿号，而是空一字。

3、标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词‚农业‛，再标类属词‚水土保持‛，最后标上文种‚通知‛。

4、一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如《关于要求落实杭州钢铁厂二号焦炉精洗煤货源及铁路运输列入国家计划的函》，先标反映第一个主题内容的类别词‚能源‛，再标类属词‚煤炭‛；然后标反映第二个主题内容的类别词‚交通‛，再标类属词‚运输‛，最后标‚函‛。

5、根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。也就是说，不同类别的主题词可互相借用标引。如《国务院关于加强农业生产资料价格管理以及对其主要品种实行最高限价的通知》，主题词标为：‚农业物资物价管理通知。‛类别词‚农业‛属于04A，而其后的三个类属词依次属于06A、01B、01B。

6、当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引，也就是说，类属词的选择不受类别区域的限制。确定一个类别词后，如还需要其他类别词来反映公文内容，其他类别词可充当类属词使用，需要注意的是在该词的后面加‚△‛以便区别。如《关于要求解决宁波北仑港区口岸查验单位机构设置、人员编制和办公生活设施的请示》，可标‚交通机构△编制设施请示‛。

四、公文主题词标引的程序

公文主题词的标引要求较高，难度较大，在标引过程中，不仅要掌握正确的标引方法，而且要遵循正确的标引程序，才能提高主题词标引的质量与水平。一般说来，公文主题词标引的程序大致如下：

1、阅读公文，提炼主题概念。主题词是公文主旨的体现和表达，它和公文的关系是反映与被反映的关系。要使主题词准确地体现和表达公文的主旨，标引者一定要认真阅读公文，了解主要内容，吃透基本精神，准确提炼主旨，并在此基础上提炼公文的主题概念。‚提炼主题概念是将文献主题中有机结合的概念或概念组合加以提取，并用精炼的自然语言表达的过程。‛②提炼主题概念要对公文主旨进行剖析，分析出组成主题的主要成分和次要成分。遵循主要成分为主、次要成分为辅的原则，按正确的概念逻辑关系，抽取那些最重要的、专指性最强的主题概念，并用科学精炼的语言加以表达，以利于主题概念的转换。

2、查表选词，转换主题概念。查阅主题词表或范畴表、附表，将主题概念转换为本表中的主题词。转换主题概念，就是将表达公文主题概念的自然语言转换成规范化的主题词语言的过程。如果词表中的主题词与公文主题概念字面或涵义一致时，就可直接进行标引；如果选定的主题概念在词表中没有相应的主题词，就可以通过概念组配或概念相交组配的方法来解决。如《关于经济技术协作的办法》，主题概念为‚经济技术协作‛，它在词表中无相应的主题词，但有‚经济‛、‚技术‛、‚协作‛这些相关的主题词，因而可将‚经济技术协作‛分解为‚技术协作‛、‚经济协作‛两个概念成分，其中‚技术协作‛这个概念可通过‚技术‛与‚协作‛这两个主题词去组配，而‚经济协作‛这个概念可通过‚经济‛与‚协作‛这两个主题词去组配。当组配标引仍无法达到要求时，可选定最直接的上位主题词来标引。如将‚扫盲‛主题概念用主题词‚教育‛标引。如上位主题词仍不合用时，可临时选择一个适当的自由词来标引。总之，选定的词要直接地、客观地反映出公文所论述的主旨，并根据公文所表述的主题内容依次标引，同时要注意体现公文的思想性。

3、著录标引，审核校验。主题概念转换后，要将转换的主题词按照规定的形式标引于公文主题词标识区域内。‚主题词的用词不考虑语法上的结构，不考虑词与词之间的搭配连接，仅将各个词依次罗

列出来。‛③为保证标引质量，在结束主题词标引之前，要进一步审核主题概念提炼是否准确、全面，主题概念的转换是否符合标引规则和组配规则，同类型公文所选用的主题词是否一致，著录标引有无遗漏等，如发现问题，应及时加以补救。要建立岗位责任制，实行目标管理，把标引质量作为考核的主要内容，以充分调动文秘人员的工作积极性。

五、公文主题词标引应注意的几个问题

1、公文主题词与标题不能等同。二者都用极精炼的语言概括公文的主旨，但二者的作用不相同：公文标题是为了便于读者概括地了解公文的性质和要求，便于根据公文所反映的问题进行公文处理（如登记、分送、阅读、批办等）；主题词不仅要能准确反映公文的主题，更重要的是根据公文的类别、内容和表现形式为检索查询提供方便。‚公文标题一般写成以文种为中心词、以发文机关和事由作为限制词的偏正词组的形式，重在以内容反映问题，以文种标明性质，充分发挥公文的现实效用；主题词则先要依内容区分类别，以文种来反映文件形式，以便于日后查找利用，重在发挥公文的历史效用。‛④有些公文撰制者对主题词停留在表面理解，把主题词和标题简单等同起来，往往认为主题词就是对文件标题主要词素的简单切分和照搬引用。这种只看标题不看内容的做法是非常片面的，不可能准确的掌握公文的基本观点和基本思想，无法正确地提炼出公文的主旨。

2、注意主题词排列的顺序。前面提及，主题词的排列应按照从类别词到类属词、从内容到形式的顺序排列，换句话说，也就是按范围、内容、文种的次序排列。如《关于煤炭价格调整的通知》，主题词可标为：‚能源煤炭价格调整通知。‛这里需要注意的是，对反映文种以外的主题词，则应按其涵义由大到小进行排列。如果揭示文件主题的主题词能够井然有序地排列出来，就会使人一看就明白文件的主要内容和中心思想，而如果杂乱无章地随意处置，就使人难以看懂，也不利于电子计算机的存储和检索。

3、正确进行概念组配。行政机关丰富的职能活动仅靠上千条正式主题词来涵盖是不大可能的，这就导致了公文主题概念找不到相对应的专指主题词。因而，可考虑利用词表中最直接相关的两个或两个以上的主题词组配成新的主题词进行标引。尤其要注意的是不能越级组配，在满足专指性规则的条件下，优先考虑交叉组配，然后再考虑

非交叉组配。如《关于加强黄河水利工程管理的通知》中的‚黄河水利工程‛，如组配标引为‚黄河水利‛、‚工程‛就不能准确地表达主题概念，应用‚黄河水利‛、‚水利工程‛才对。为保证主题词的专指度，必须选用与公文主题关系最密切、最相近的词进行组配，不能采用太泛指的主题词组配。

4、标引用词要规范。在公文处理过程中，不少文秘人员缺乏主题词标引方面的知识，没有认真研读过《国务院公文主题词表》，往往只靠自己的理解，掺杂个人的观点，随意用自然语言（非正式主题词）标引代替主题词，用词不规范或自觉不自觉受方言口语的影响。如《浙江省教育厅厅高等学校精品课程申报评审办法的通知》（浙教高教[2003]186号），其主题词标为：‚高等教育精品课程申报办法通知。‛其中，类别词‚高等教育‛和类属词‚精品课程‛、‚申报‛便不够规范。更有甚者，一些基层文秘人员常常撇开《国务院公文主题词表》而自行生造乱造‚主题词‛，如《浙江省教育厅关于印发浙江省教育系统预防与控制传染性非典型肺炎应急预案的通知》（浙教体[2003]222号）将‚防控‛当作主题词，《浙江省教育厅关于调整非典型肺炎防治工作领导小组成员的通知》（浙教体[2003]221号）将‚非常设机构‛作为主题词等，这就难免形成各行其是，标准不一，质量不一的局面，不能正确地反映出公文的内容和主题，失去了主题词标引的实际意义和作用。

5、适当增加部分主题词。国务院办公厅为了规范公文主题词标引，特制定了《国务院公文主题词表》，收录国家级主题词，上报国家的各类公文只允许使用国家级主题词标引；省级人民政府也编制有公文主题词，作为省政府下发文件以及省内各机关上报各类公文的标引依据。如《浙江省人民政府公文主题词表》中，根据浙江省实际情况，增加了109个省级主题词，如‚联营‛、‚评估‛、‚公交‛、‚防台‛、‚集团购卖‛、‚来料加工‛、‚职业病‛等。不少文秘人员参照《国务院公文主题词表》、地方政府公文主题词表标引公文主题词时，总觉得主题词数量太少，不能满足需要。因而，该单位可根据资料管理方面的特殊需要，在《国务院公文主题词表》、地方政府公文主题词表的基础上，适当增加一些类别词或类属词，以满足本单位公文管理的需要。如《浙江省监狱管理局公文处理暂行办法》根据监狱工作特点，在下行文中增加‚狱政‛、‚教育改造‛、‚生活卫生‛、‚创建工作‛等

类属词。

6、正确标引印（转）发公文的主题词。印发的公文，一般都是规范类或指令类文书，如规定、条例、意见、办法等,其正文一般是阐述印发的缘由和提出一两句指示性意见或要求，其目的是为了贯彻执行‚附件‛的内容。对印发文件的公文进行标引，要以附件内容为主要依据，先标类别词，再标类属词，只不过反映文件形式的词由两个文种名称构成而已。如《关于印发〈浙江省罪犯奖惩考核办法〉的通知》（浙司[2003]61号），其主题词可标为：‚司法监狱罪犯考核办法通知。‛但转发文件的通知就没有这么简单，这是因为被转发的文件不是本机关的文件，或者被转发的文件很多时候也是通知。‚对于这样的文件来说，如果简单地按印发文件的通知那样标引主题词（不标出‘转发’一词），则很容易与本单位直接制发的关于某一事项的通知混同。‛⑤.因此，标引转发公文主题词的时候，如果被转发的公文属非法规性文件，则其文种可不作为主题词标引，但要注意将‚转发‛作为主题词标引于‚通知‛之前，而不应将‚转发‛置于类别词的位置。如《关于转发〈浙江省委组织部、浙江省人事厅关于进一步完善党政机关考核办法加大考核工作力度的意见〉的通知》（浙司政[2003]16号），其主题词可标为：‚人事考核转发通知。‛

① 《公文主题词标注问题浅析》，林永煌，《福建教育学院学报》2003年第4期，第74页。

② 《公文的主题词标引》，张兆春，《档案天地》1998年第3期，第17页。③ 《公文主题词标注问题浅析》，林永煌，《福建教育学院学报》2002年第4期，第76页。

④ 《公文主题词不等于标题要素的简单叠加》，刘西成，《秘书之友》1997年第2期。

⑤《主题词标注技巧初探》，张学岚，《铁道部郑州公安管理干部学院学报》，2001年第2期，第59页。