邮件礼仪大全

第一篇：邮件礼仪大全

邮件礼仪

99%的职场人都没重视的邮件礼仪，这里说了

微信QQ沟通谈好的一件事情，明明之前记得沟通的很多细节已经谈好了，最后出了问题找了大半天的语音和图文记录才整理好； 接洽的重要项目或者客户信息，本来以为随手截图或复制粘贴信息给老板，他会记得，而结果并不是想象中的那样；

跟进的项目出了问题，到了追究责任的时候，这时候发现自己缺少了很多说明情况的证据；

遇到以上这些问题的时候，你有没有思考过，是你的某些环节没做，或者没做好？

而以上的这些问题，实际上在职场中可以通过邮件的方式来适当解决，可对于写邮件，大多数职场人是否会注意下面这些邮件礼仪？

一、主题清晰，用词规矩

主题，往往是绝大多数人对于邮件的第一印象。邮件的内容及其重要性，在主题上可以展现得淋漓尽致。

1、标题要简洁、干练

2、标题要符合邮件正文内容

3、标题绝对不可以空，除非是给自己发的。

4、标题可适当使用标点符号进行强化信息的重要性，譬如感叹号等。

5、若在多次回复过程中，讨论事情发生变化，要及时更换邮件标题。

二、谦虚客气，用好措辞

俗话说，“礼多人不怪”。尤其对生活在号称礼仪之邦的我们而言，更是如此。要在邮件中尽量表现得礼貌客气一些，这样即便处理事情有所不周，也能够增加对方宽恕你的可能性。

1、区别好上下级关系

倘若是高管，在措辞上，多用您来称呼对方，切不要直呼大名。如果是同事或者下属，为了不让邮件显得生分，尽量不要使用明显区别关系的你、我等词语。

2、开头和结尾的套路要把握好

对于开头，如果你和收件人很熟，可以用“Dear XX”。否则，尽量用“Hi”，就可以了。

此外，结尾用些“best regards”，或者祝好、一切顺利等词就行。

三、正文通顺，逻辑恰当 正文是邮件的核心内容，搞定邮件内容是很重要的事情。

1、将所有内容一次说清

考虑好如何将自己所有的内容组织在一封邮件中。不要等发出去邮件之后，继续补充更新邮件。

2、正文叙述流畅，逻辑性强。

如果正文很长，建议采用麦肯锡的结构化思维，结论先行。其次，对于具体的多事项说明，建议采用1、2、3、4条理性地去总结。

3、合理对正文内容进行强调

对正文通篇强调，等于没有强调。因此，在对正文书写的时候，一定要注意克制自己强调的欲望。只选择你认为最重要的地方进行强调即可。强调方式有很多，加粗、加文字背景色等。4.慎用表情

邮件代表商务，慎重使用表情。往往一个表情，会让整个气氛轻佻起来。当然，如果很有必要这么做，也是可以的。这里只是说慎用而已。5.避免错别字

这是对人最起码的尊重问题。并且，在发出邮件之前，要再三检查一下，以保证万无一失。

四、关于附件

有时候，工作的需要，不得不在邮件中上传附件。但，你必须要记住：

1、附件不要过大

比如outlook最大的文件大小为50M，但是不是说只有文件超过50M你才想其他方式解决。

一般情况下，邮件附件不要超过2M，当然适当大一些是可以的。必要时，可以考虑用云盘来代替附件直接放在邮件中。

2、有附件，必须要在正文指出。

倘若有附件，一定要告知收件人，有附件的存在。比如：如附件，是XXX。

此外，如果是百度云代替附件，请写好具体的链接和密码在上面。最后，还要注意附件名字要符合主题和正文的内容。

五、邮件回复

你是否觉得发送邮件比回复邮件要轻松。其实不然，回复邮件依旧有许多要注意的地方。

1、及时性回复对方邮件

一定要及时反馈，一般不要超过2个小时。如不能及时，要说明下原因。记住，及时反馈信息，是对发送邮件的人的尊重。

2、回复文字不要太少

其实，内容上文字过少，也会给人不尊重的感觉。所以，最好能控制在10个字以上。

3、回复和回复全部的区别

不要将这两个混淆！回复只是给发送给你邮件的那个人进行回复，而回复全部则不然。回复全部，是将邮件中相关干系人，都进行通知回复。

如果搞不清楚这两个区别，很可能你会将自己的邮件错发到CEO那里。

4、控制回复邮件的量

如果你发现，一件事情你发了多次邮件都没有解决，那就考虑开个会或当面进行沟通协商。等协商结束，再进行相关邮件的备忘等操作。

六、关于其他

除了上面讲的五个方面，还有一些微小的细节需要说明一下： 1.发送，或者抄送的时候，要注意职位的先后顺序。比如说你不能将一个普通职员放在CXO之前。2.主送人是必须进行回复的，而抄送人则没有义务强制性回复。3.跨部门合作时，一定要记得将相关领导抄送好。

第二篇：商务邮件礼仪

邮件礼仪

一.邮件正文内容

（一）邮件正文包括称呼，问候语，正文，结束敬语，个人签名。

1.称呼：首行顶格写，要注意自己和收件人的亲密程度和上下级关系。不能太亲昵，但是要充分表示尊重。在不知道对方性别时，可以称呼职务。

2.问候语：隔一行顶格写，语气要注意自己和收件人的亲密程度和上下级关系，表 示充分尊重。

3.正文：（1）隔行首字空两格。

（2）如果附有文件，简要介绍文件内容。

(3)正文要内容简洁，注意语气，注重上下级关系，表示尊重。当正文内容较多时，可以分段，标注，列条。务必保证正文条理清晰，内容有序。正文内容要全面，不能追补邮件。重要的信息可以采用加粗，彩色的方式来凸显。正文中不可使用表情符号，以免给对方留下不好的印象。

4.结尾祝福语：正文隔一行顶格写，语气同问候语。（通常可用祝好）

5.个人签名：顶格。表明自己所属部门，项目组，电话，QQ|/MSN/微信号。内容一般不超过四项。

6.全文字体为五号宋体。二．附件

（一）附件应首先做，并且在正文中提醒对方查收。特殊文件的打开方式应予提示。

（二）附件名：【个人姓名】--附件内容

（三）附件数不多于四个。附件大小不大于2MB。三．邮件回复

（一）紧急邮件：2小时内回复。

一般邮件：24小时内回复。

（二）回答邮件问题：列出原文问题，然后回答。

（三）收到对方邮件及时回复，回复字数大于10个。四．传送方式

（一）抄送，无需回复。

（二）密送时要记得给自己送一份以检验对方是否接收到。

第三篇：商务邮件礼仪

邮件礼仪

一、关于标题——电子邮件的灵魂所在

主题要提纲挈领，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1.一定不要空白标题，这是最失礼的。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。

2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用„才能显示完你的标题。

3.附上邮件出处。对外邮件，最好写上来自**公司的邮件，如：分点渠道陈节雷，以便对方一目了然又便于留存；对内邮件，要加上部门和姓名，如：运营管理部陈节雷。4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”。

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

7.主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

示例：

有错别字

标题太长

乱码 无主题 无发件人

空白

无发件人



主题简短明了 有发件人

二、关于称呼与问候——细节中体现尊重

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

1)邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼如：“各位同事”、“各位领导”„„

2)如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

3)不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。4)称呼是第一行顶格写。

2.Email开头结尾最好要有问候语

1)最简单的开头写一个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。2)结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

示例：

无任何内容

称呼没有顶格，问候语没有换行空两格

无称呼和开头问候语

无问候语

落款没有空两格

三、正文——关乎成败的主干部分

1.Email正文要简明扼要，行文通顺 1)若对方不认识你，第一件应当说明自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。2)Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述

3)正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2.注意Email的论述语气

1)根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

2)尊重对方，请、谢谢之类的敬语要经常出现。

3)电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论 4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度 6.选择合适的语言和字体

中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。

8.不要动不动使用 :)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。9.附件

1)如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；

2)附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理； 3)正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时； 4)附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；

5)如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用； 6)如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

示例：









四、结尾签名——彰显你的职业化

1.结束语必不可少，如果你怕忘记了，不如把这部分内容设计在签名里 2.签名信息不宜过多

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。

3.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

4.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

五、正确使用发送，抄送，密送

要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!4.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 5.转发邮件要突出信息

1)在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

2)如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十

层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。3)不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

示例：

收件人与正文称呼不对

收件人排序不对

六、发送前的注意事项

电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所使用的的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信箱和外部信箱。

七、回复邮件

忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者，都是不好的网际行为，因为发信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀疑信件是否到达了该去的地方?如果收信者能从信件内容看出正确的收信者，应迅速转送出去。若无法辨认，也应即刻回复发信人并简单解释传送的错误。直接回复对方发来的邮件时，称号和署名也是必要的。

第四篇：商务邮件基本礼仪

商务邮件基本礼仪

电子邮件又称电子函件或电子信函。近年来，随着在商务往来中已成为一项重要的沟通方式。在撰写商务邮件时有几点是必须要注意的礼仪。现整理如下，仅供大家学习讨论。

一、邮件主题：

主题应简明概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1、标题要提纲挈领，切忌使用含义不清、假大空的标题，例如：你好、请查收等；

2、主题一定不要空白；

3、主题应简短概括出邮件的内容和重要性；

3、一封邮件尽可能只针对一个主题；

4、主题不可出现错别字和语句不通顺的情况；另外，针对回复的邮件，要重新添加或更换邮件主题。

二、称呼与问候

1、邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确题型收件人，此邮件是面向他的；在多个收件人的情况下可以称呼：各位同事、各位工程师、各位领导等

2、恰当称呼收件人。如收件人有职位，应当称呼其职务，如X经理；同事之间也可以直呼其名；

3、称呼是第一行，应顶格写；

4、邮件开头和结尾最好有问候语

例如：开头：您好、你好、大家好

结尾常见的写个“祝工作顺利”之类的即可，若是尊长应使用“此致敬礼”。

三、正文部分

1、正文简明扼要，行文通顺；

2、注意邮件语气，请、谢谢之类的语句要经常出现；

3、尽可能避免错别字，合理提示重要信息；

4、少用表情符号，在商务信函中显得轻佻；

5、注意字体、字号及颜色，应该清晰可读。

四、附件

1、在正文中提示收件人查看附件；

2、附件文件命名应该能够概括附件的内容；

3、正文中应对附件做简要说明，特别是带有多个附件时；

4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；

5、如果附件较大，建议分割成几个小文件分别发送

五、结尾签名

1、每封邮件在结尾都应签名；

2、签名不宜过多，可包括姓名、职务、公司、电话、传真及地址等信息；

3、签名档字体应与正文文字匹配，字号一般应该选择比正文字体小一些；

第五篇：商务邮件礼仪

邮件礼仪

目录

一、关于标题——电子邮件的灵魂所在

二、关于称呼与问候——细节中体现尊重

三、正文——关乎成败的主干部分

四、结尾签名——彰显你的职业化

五、正确使用发送、抄送、密送

一、关于标题——电子邮件的灵魂所在

主题要提纲挈领，在主题栏利用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1.一定不要空白标题，这是最失礼的。如果在未写明标题的情况下不小心点了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。

2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用….才能显示完你的标题。

3.附上邮件出处。对外邮件，最好写上来自**公司的邮件，如：分点渠道陈杰雷，以便对方一目了然又便于留存；对内邮件，要加上部门和姓名，如：运营管理陈杰雷。4.标题要真能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“黑！”或是“收着！”。

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。

7.主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

示例：

有错别字

标题太长

乱码 无标题 无发件人

空白

主题简短明了 有发件人

二、关于称呼与问候——细节中体现尊重

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

1）邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼如：“各位同事”、“各位领导”......2）如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应该按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

3）不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。4）称呼是第一行顶格写。

2.Email开头结尾最好要有问候语

1）最简单的开头写一个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

2）结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应该使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

示例：

无任何内容

称呼没有顶格，问候语没有换行空两格

无称呼和开头问候语

无问候语

落款没有空两格

三、正文——关乎成败的主干部分

1.Email正文要简明扼要，行文通顺

1）若对方不认识你，第一件应当说明自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以表示对对方的尊重，点名身份影丹简介扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁害的拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式这类与正文无关的信息应在签名档中表明。

2）Email正文应简明扼要的说清楚事情：如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

3）正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才看完你的邮件，千万不要学唐僧。2.注意Email的论述语气

1）根据收件人与自己的熟络程度、等级关系：邮件是对内还对外性质的不同，选择恰当的预期进行论述，以免引起对方不适。2）尊重对方，请、谢谢之类的敬语要经常出现。

3）电子邮件可轻易的转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.一次邮件交代完整信息

最好才一次邮件中巴先关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5.尽可能避免拼写错误和错别字，这会让人很反感

合理提示重要信息。不要动不用就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。

6.选择合适的语言和字体

中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。8.不要动不动使用：）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。9.附件

1）如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人看附件；

2）附件文件应该按有异议的名字命名，最好能够概括福建的内容，方便收件人下载后管理；

3）正文中对附件内容要做简要说明，特别是带有多个附件时； 4）附件数目不宜超过4个，数目较多适应打包压缩成一个文件；

5）如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用； 6）如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

示例：

四、结尾签名——彰显你的职业化

1.结束语必不可少，如果怕忘记了，不如把这部分内容设计在签名里。2.签名信息不宜过多

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。

3.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户邓群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方闲的疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。4.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

五、正确使用发送，抄送，密送

要区分To和CC还有BCC（区别收件人、抄送人、密送人）

1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3.To，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列：按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象！4.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 5.转发邮件要突出信息

1）在你转发信息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部转发给外部人员或者未经授权的接收人。

2）如果有需要还应对转发的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。3）不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

示例：

收件人与正文称呼不对

收件人排序不对