公司往来邮件发送礼仪

第一篇：公司往来邮件发送礼仪

公司往来邮件发送礼仪

关于主题

1.2.3.4.5.6.7.一定不要空白，这是最失礼的 简明扼要，不宜太长 写明来自“云智通”，不用注明时间

标题要反映文章内容和重要性，切忌使用含糊不清的标题，如“王先生收” 一封邮件只针对一个主题

回复邮件时，应根据回复内容更改标题，不要RE：RE：太多 千万不可出现错别字和不通顺

关于称呼与问候

1.恰当称呼收件人：先尊称对方职务，不清楚职务尊称“先生、小姐”，英文名可用“Hi.XX”但不熟的话不要都用“Dear xxx”.2.最简单的开头可用“Hi”，“您好”“你好”问候语是称呼后换行空两格 3.结尾常见“Best Regards”“祝您顺利”“此致敬礼等

正文

1.2.3.4.5.若是第一次通信，首先说明自己身份，然后说明事由，然后简明扼要说清楚事情。

如果事情复杂，最好用1.2.3.4的罗列几个段落进行明确说明，确保每段简短表达明确。一次邮件把相关信息全部说清说准确，避免再发“补充”“更正”之类的邮件。

尽可能避免拼写错误和错别字，发送之前务必自己仔细阅读一遍，这是对别人的尊重。在较长的邮件中，重要信息如：时间、金额、需要确认的信息用粗体或醒目的颜色进行提示，但不要过多，影响阅读。6.不要使用：）等字符表情，除非你确实需要强调轻松气氛的场合。

7.字体要用系统自带字体，中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial，字号用五号或10号，不要用稀有字体，不要用背景信纸。

附件

1.如果邮件带附件，应在正文中提示收件人查看。2.附件名应按内容命名。

3.如果多个附件，正文中应对附件内容做简要说明，如果特殊格式文字，正文明说明打开方式。结尾签名

1.设置电子签名档 2.不要只用一个签名档

回复技巧

1.及时回复邮件，销售人员设置手机邮箱，技术人员设置来件提醒，理想回复时间是2小时内，最晚不要隔天。

2.如果无法及时确切回复，应及时回复邮件说明“邮件收到，我们正在处理，有结果会及时回复”，要及时作出响应，哪怕只是确认收到了。

3.如果出差或休假，应设定自动回复，或事先把相关工作转交给其它人代理。

4.针对性回复，在一个事件上回复邮件时要确保之前的往来邮件内容信息完整，在对方列出问题时，需要把问题复制再在后面加上你的回答，最好用颜色区分一下。

5.回复内容不得少于10个字，但对于较为复杂的问题也不要内容太多，可用电话沟通。6.区分回复Reply和回复全部Reply All，如果对方邮件发送你还抄送了其它人，提出要求作出结论响应，应该回复全部，不要让对方帮你完成这件事情，如果问题不清楚或仍有不同意见，则应与发件人单独沟通，不要把你们沟通过程发给他人。7.主动控制邮件的来往，回复时在正文末加上“盼复”“全部办妥”“仅供参考，无需回复”等语句。

正确使用发送TO、抄送CC、密送BCC及转发FW

1.TO是受理这封邮件所涉及的主要问题的人，应对邮件做出回复响应。

2.CC 是只需要知道这回事，没有义务对邮件做出响应，一般是发件人的团队同事、直属领导或邮件内容相关的人。

3.BCC 是不想让收件人知道这封邮件发给了BCC的人。

4.TO和CC中各收件人应遵循一定规则排列，按部门、职位等级从高到低。5.只给需要信息的人发送邮件。

6.转发邮件要突出信息，转发前要确保所有收件人需要此信息，此外，转发敏感或机密信息要小心谨慎，如商业信息、公司信息、帐户信息等。不要把公司内部消息转发给外部人员，转发前要进行修改和整理。

工作邮件往来利于信息的留存和查询，更是事情进展的记录，发送邮件时要明确邮件的目的，重要事情一定要邮件确认，以避免口头沟通后期无证可查，如需要同事或领导知晓、支持可CC给他们，事情开始、阶段性发展和结论一定要CC直属领导和相关同事。养成良好的收发邮件习惯是一个人专业程度的直接体现，也是一个公司整体形像的重要组成部分。

第二篇：发送邮件传作文

2011素质教育开放周四年级教学设计《发送邮件传作文》

北塘小学谢军

一、教学目标

1、知识性目标：

了解电子信箱地址的组成部分，复习书写信件的格式，学会在电子邮件中插入附件，成功发送电子邮件

2、技能性目标：

回忆三年级所学习的因特网功能，引出本课教学内容：以“发送作文”为任务妪动，领悟电子 邮件的优点，提高 学生的信息处理能力；与语文学科整合，培养学生的实践能力和解决问题的能力

3、情感目标：

鼓动学生进行实践操作

二、教材分析

1、教学背景：

在三年级下学期，学生也已经掌握使用因特网浏览信息、搜索信息，保存网上信息，同时在语文课中，学生初步了解了书信的书写格式和基本要求

2、教学内容：

本节课主要学习申请电子信箱、发送电子邮件、发送带附件的电子邮件、了解电子邮件的优点

3、教学重点：

申请电子信箱、发送电子邮件

4、教学难点：

了解电子邮件的优点、发送带附件的电子邮件

三、教学形式

网络教学环境，并利用网络教室的软件授课。教师一边演示，一边讲解，学生在教师的引导下，看演示、分组开展操作，及时练习。

四、教学过程

（一）回忆旧知识，引入单元教学内容

教师：带学生回忆三年级下因特网内容：因特网具有浏览信息、搜索信息的功能

教师：进一步提出，通过因特网还可以进行网络交流，目前网络交流的形式有很多，如：电子邮件、论坛、在线聊天等。本单元就是学习如何利用因特网来进行交流和学习

（二）导入新课

大家想一想，要想把刚才的普通信件准确无误地邮寄给对方，最重要是在信封上写清什么内容？

学生讨论回答：邮寄地址和收信人的姓名

教师：如何才能保证准确无误地通过因特网把电子邮件发送给别人呢？这里必须知道电子信箱地址。不过这个电子信箱不同于生活中的普通信箱，这个电子信箱需要在网上申请。

（三）自主学习，申请电子信箱

教师：目前提供免费的电子邮箱服务的比较多，请同学们打开网站：申请电子信箱

教师：在学生操作过程中，提醒学生注意三个方面：用户名、密码、验证码 学生申请成功后，教师提问：如果教师想给你发信，你能告诉我你的电子信箱地址吗？

学生：看教材，思考。

教师：介绍电子信箱地址的格式，它是两部分组成，用户名@提供电子信箱服务的地址（教材知识窗中的1、电子信箱），要求同学都记住自己的电子信箱和密码。

课件展示：以下哪些邮件地址格式是错误的？

（四）教师示范指导，发送电子邮件

教师：演示发送电子邮件（加入开心的一天）附件。

教师注重讲解以下内容：发给框中应该输入对方的电子信箱地址，而不能是姓名、住址等；主题要能体现邮件内容的精华，最好不要没有主题或主题过于简单。当别人收到你的邮件后，只要他上网登录电子信箱，即可看见你发给的邮件内容。

学生：观看、演示

（五）强化练习，巩固如何发送电子邮件

教师：请座位相邻的同学组成小组，互相发送邮件，允许发送带附件的邮件。教师事先把附件素材发到每个人的电脑中。

学生：练习发送邮件

（六）归纳总结，得出电子邮件的优点

教师：通过前面发送电子邮件的过程，我们知道了邮件发送的简单过程 写信--发送—接收阅读邮件。和普通信件相比，它的操作简单。整个过程全部由电脑完成，而且速度非常快。

（七）自我评价

对照教材中“评一评”的内容，进行自我评价。

第三篇：邮件发送格式设置

关于 RTF 文件格式答疑

遇到“收到一封很大的邮件，实际上发件方发送时是有正常附件的，但收件方在WEBMAIL上查看这封邮件时，确发现附件变成了Winmail.dat，通过客户端OE（Outlook Express简称）接收下来这封邮件，发现连Winmail.dat这个附件也不存在了”的情况，经查询发件方是使用Microsoft Outlook或Microsoft Exchange Server发送的RTF格式邮件。1.什么是RTF格式：

RTF格式是Microsoft专有的邮件格式，如果从Microsoft? Outlook或Microsoft Exchange Server中发送 RTF 格式的邮件，收件方在WEBMAIL上查看附件均会显示为“Winmail.dat”，通过OE收取邮件后，看不到附件；使用低于Foxmail6.0 Beta5版本的Foxmail收信会将附件显示为“Winmail.dat”；

2.发送方 RTF格式常见问题的解决方案：

1）发件方一次性给多个人发信，只有个别人收到的邮件为RTF格式的邮件（可以根据RTF格式邮件的特征来判断）：

在Outlook中可以针对具体的收件方设置发送的邮件格式（具体的操作办法可以参见http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;zh-cn;290809地址），如果发件方将某一收件人的发送邮件格式设置为RTF格式，则会出现这种问题； 2）使用Outlook软件，设置取消RTF格式：

启动Outlook软件，打开 “工具”－“选项”－“邮件格式”，把“邮件撰写格式”设定为 HTML 或纯文本。并在该选项页面的“Internet格式”中的“Outlook RTF 选项”强制把发送到 Internet 的 RTF 邮件转换成 HTML 格式。

3.接收方解决方案：

1）如果可能，向发件人建议不要使用Outlook或者至少让他/她发送邮件时不要使用RTF格式，纯文本或HTML均可。（注意如果修改全局设置没有效果的话，可能还需要单独修改每一个存在通讯录里的联系人。）

2）如果没办法让邮件的发送人对他/她使用的邮件客户端作任何调整，你也可以下载winmail.dat阅读器，如http://www.xiexiebang.com.br/winmail/winmail-reader-setup.exe，或者通过Google寻找其他类似工具。

第四篇：邮件往来规范标准

邮件往来规范标准 目的

为了更好地提升工作效率，塑造和谐文化，树立良好的办公及沟通形象。根据公司标准化的战略要求和领导要求，特制订往来规范标准，规范公司的语言及格式。2 适用范围

本标准适用XXXXXXXXXXX公司XXXX。3 内容与要求 3.1 称呼

3.1.1 开头需称呼收件人。

3.1.2 如果收件人有职务，应按职务尊称对方，如“X主任”、“X主管”等。

3.1.3 不熟悉的人不宜直呼其名，如果不清楚职务或无职务，则应按通常的“X工”、“X先生”、“X女士”。

3.1.4 多个收件人的情况下，可称呼“各位领导、同事”。3.2 问候语

3.2.1 开头可使用“您好”、“来函收悉”等问候语。3.2.2 结尾可使用“祝工作顺利”等问候语。3.3 主题

3.3.1 主题应简短、明确，不宜冗长。

3.3.2 主题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。3.3.3 一封，只针对一个主题，不在一封内谈及多件事情。

3.3.4 回复对方时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE:RE一大串。

3.3.5 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出主题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。3.4 正文

3.4.1 正文要简单扼要、重点突出，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

3.4.2 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

3.4.3 选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语。3.4.4 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现晦涩难懂的语句。尽可

能避免拼写错误和错别字。

3.4.5 合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用。

3.4.6 最好在一次中把相关信息全部说清楚，说准确。不要轻易发“补充”或者“更正”之类的。3.4.7 发送至多人时，如有必要，需在正文中明确指定一个收件人给出回复。3.4.8 正文字体大小要适中、字体应统一。3.4.9 不要向上司频繁发送没有确定结果的。3.5 附件

3.5.1 如果带有附件，应在正文里提示收件人查阅附件。3.5.2 附件命名应概括附件内容。

3.5.3 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。3.5.4 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

3.5.5 附件最好采用大家通用的文件格式，如果附件是特殊格式文件，请在正文中说明打开方式，以免影响使用 3.6 结尾签名

3.6.1 在结尾一般应有签名。

3.6.2 根据接收对象的熟络程度，合理选择签名信息。可包括姓名、职务、电话、时间等发件人的信息。对于熟悉的收件人，签名应该简化，避免生分。3.7 发送和抄送

3.7.1 发送的人，是需要受理并回复所涉及的主要问题。3.7.2 抄送的人，是有必要知道内容，可根据情况回复。

3.7.3 发送、抄送中的各收件人，应遵循一定得规则排列。例如，按部门排列，或按职务排列。3.7.4 发送,必须明确发送人与抄送人，不遗漏需要发送的人，杜绝发送与内容无关的人。3.8 回复

3.8.1 收件人应及时查看，并根据事件的优先级及时回复，最迟不应超过24小时。

3.8.2 如果事情复杂，无法及时确切回复，需及时回复“收到了、正在处理，一旦有结果就会及时回复，等”，不应让发件人一直等待无果。

3.8.3 回复应针对性进行回复，不可笼统。最好把相关的问题抄到回件中，然后附上回答。回复不能太生硬，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.8.4 回复字数，一般不得少于10个字。

3.8.5 不要就同一问题多次回复讨论。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，应采用电话

沟通等其他方式进行交流后再做判断。

3.8.6 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人。如果是对发件人提出的要求作出结论性响应，应该群发给相关人员，让大家都知道。

3.8.7 如果对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。

3.8.8 为避免无谓的回复，可在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。3.9 转发

3.9.1 转发，应对转发的内容进行修改和整理，以突出信息。

3.9.2 转发之前，确保所有收件人需要此消息。只给需要信息的人发送，不要占用他人的资源。3.9.3 转发敏感或者机密信息，要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

3.10其他注意事项

3.10.1群发只适合于公司公告、通知等事项，除此类外，不应群发。3.10.2

工作时间勿发与工作内容无关的。

3.10.3

只是沟通方式的一种，日常沟通不要完全依赖。应保持必要的面对面交流和电话沟通。3.10.4

对重要沟通事项，在发送后最好电话提醒对方关注或确认。3.10.5

除常规报表外，发送以外的信息，需发领导审核后方可发送。

3.10.6

应灵活使用的自定义群组功能，在选择自定义群组功能时，应点开，将所有人姓名显示。当有员工发生异动时，应及时重新自定义群组。

本标准主要起草人：XXXX 本标准主要修订人：

本标准审核人：

本细则批准人：

第五篇：英语回复往来邮件格式

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