群发邮件需注意的礼仪

第一篇：群发邮件需注意的礼仪

在日常办公中，我们常常会遇到需要将同一内容的邮件群发给很多收件人的情况，这就需要使用到邮件的群发功能。

在邮件发送操作中有下面几个概念：

收件人

收件人是您所发送邮件的接收者，您可以直接填写他的邮件地址，或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。收件人可以并列多个，通常以分号隔开。

抄送地址

点击“添加抄送地址”打开抄送地址输入框，抄送地址也是您所发送邮件的接收者，您可以直接填写对方的邮件地址，或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。

暗送地址

点击“添加暗送地址”打开地址输入框，暗送地址也是您所发送邮件的接收者，您可以直接填写他的邮件地址，或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。对方收到邮件时，收件人和抄送人的邮箱中不会显示暗送人地址。

群发邮件时，可以采用“并列收件人”、“抄送”和“密送”三种形式。

如果您给某人和其他人一起发邮件时，不介意大家知道你在同时发给其他人，则可以使用“并列收件人”和“抄送”。信件的所有收件人都能够看到其他收件人、以及您指定为“抄送”的收件人地址，但看不到“密送”中所列的地址。

“密送”代表“不显示的副本”。这极相似于“抄送”功能，只不过“密送”的收件人名址不会被其他收件人看到，而“收件人”和“抄送”字段中的收件人地址彼此都能看见。

假如您给很多客户一起发邮件，此时就不应当使用“并列收件人”和“抄送”，否则原本不认识的客户之间，可能通过您的邮件，得到了其他不认识的客户的邮件地址。而泄露客户个人信息的人，就是您了。此时，使用“密送”更为妥当。

但是，即使是“密送”，也要慎重使用，因为对方的邮箱可能还有超级厉害的“全部回复”的功能。不同邮箱的“全部回复”功能不同。我们再来看两个回复操作中的概念：

回复：选择一封邮件，点击“回复”链接，将进入写邮件页，回复邮件给发件人。此功能是一对一形式，“谁发给我，我就给谁回复”。

全部回复：选择一封邮件，点击“全部回复”链接，将进入写邮件页，有的邮箱的“全部回复”功能，是只回复给“发件人”和“抄送”中的邮件地址。(在有些邮箱中“全部回复”不回复给并列收件人，所有并列收件人地址在收件人的收信页面中都能看到。抄送者可以被“全部回复”，并列收件人则不能直接“全部回复”。这就是某些邮箱“并列收件人”和“抄送”的区别。)

注意，有的邮箱的“全部回复”功能超级强大，是回复邮件给所有并列发件人和发件人在发送该封邮件时填写的所有“抄送”和“密送”中的全部邮件地址。如果对方邮箱具有密送“全部回复”功能，那么无论您是使用“并列收件人”、“抄送”还是“密送”，当对方点击“全部回复”时，您群发的所有邮箱姓名地址都将出现在回复邮件页面的“收件人”输入框中。也就是说，无论您是否“密送”，都无法真正保密。这样不但客户名址全部泄露，而且更严重的情况是，如果回复人也是个马大哈，随便点了“全部回复”而没有注意到“收件人”输入框中自动跳出了那么多人的地址，那么他给您一个人回复的邮件，有可能同时发给了一群不相干的人，这会给我们的工作带来极大的麻烦。

第二篇：邮件群发相关设置及技巧

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邮件群发相关设置及技巧

下面是邮件群发的一些常识的文章，可以参考一下

怎样填写群发邮件主题及内容？

群发邮件时，一定要注意邮件主题和邮件内容，很多邮件服务器为过滤垃圾邮件设置了垃圾字词过滤，如果邮件主题和邮件内容中包含有如：大量、宣传、赚钱...等字词，服务器将会过滤掉该邮件，致使邮件不能发送。因此在书写邮件主题和内容时应尽量避开你认为的有垃圾字词嫌疑的文字和词语，才能顺利群发邮件。另外标题尽量不要太商业化，内容也不宜过多(尽量小于7k)，如果一看就是推销邮件，效果就不会太好(有可能直接del了)，而内容过多就会使阅读者不耐烦甚至根本不看。

如何发送html格式的邮件？

大多数群发软件都支持此发送形式，有的软件是将网页格式的邮件源代码复制粘贴到邮件内容处，然后选择发送模式为html即可，如：亿虎、拓易等，有的软件则是直接指定该邮件在你电脑的路径，如：c:fp001.htm，然后直接导入到群发软件里再发送，如：商舟等，总之方法很多要根据实际情况而定，无法确定时可以先把自己的信箱地址导入做试验。

如何群发带图片(附件)的html文件

在邮件正文的html文档里插入要发送的图片绝对路径。例如：你的图片是c:photoa.jpg，那么你的html文档就必须写成

src=“c:photo01.jpg”>而不能写成

src=“001.jpg”>，如写成后面的方式，就不能显示出图片了。

什么是SMTP服务器？

SMTP服务器是具有“简单信息传输协议”的服务器，即发件服务器。例如我们有一个163.com的信箱，那么我们收信时用的是pop.163.com这个POP3收件服务器；发信时用的是smtp.163.com这个SMTP发件服务器。单SMTP的群发软件群发时使用单一的一个SMTP服务器；免SMTP群发软件群发时使用的是软件内置的SMTP服务器，即把本地电脑做为一个SMTP服务器；多SMTP的群发软件群发时可以连接多个SMTP服务器。单SMTP的软件现在基本上已经不用了。此类软件属于早期的群发软件，速度太慢。但发送少量的邮件时可以用。免SMTP群发软件由于是以本地电脑做为SMTP服务器故一般可以即时显示群发成功与否，速度一般。多SMTP群发软件是把广告邮件发到不同的SMTP服务器上，再由这些SMTP服务器转发，故速度很快，但由于是转发所以不能显示成功与否。

什么是DNS？如何填写？

DNS 服务器 ：人们习惯记忆域名，但机器间互相只认IP地址，域名与IP地址之间是一一对应的，它们之间的转换工作称为域名解析，域名解析需要由专门的域名解析服务器来完成，域名解析服务器即是 DNS 服务器。DNS在很多群发软件中的作用是寻找接收邮件的服务器，如果您的机器是直接连上 Internet 的，很多群发软件会自动寻找，即使不是，软件中一般也附带了几个 DNS 服务器，您可以不对此作任何设置。如使用的是不能自动寻找而软件中也没有附带DNS服务器地址的群发软件，可向当地Internet服务提供者询问

怎样提高定服务器搜索得来的邮件地址的群发成功率？

http://www.xiexiebang.com 发送失败，原因:socket error # 10060 显示：发送失败，原因ocket error # 10060如何解决？ 减少发送线程数在50以内就可正常发送。

发信ip有没有可能因发送太多邮件而被封掉？

不大可能，但在一段时间内向某些服务器发送邮件数量超过一定限制会被暂时封掉，如163.net 的邮件服务器，另外有些服务器会封掉用户使用的固定ip 地址。拨号上网等采用动态ip 地址的，据我们目前所知，还没有被封掉的

发送一定数量的邮件就不能再发送了？

现在很多邮件服务器采用了防垃圾邮件技术，即：同一ip地址连续向该邮件服务器发送邮件超过一定数量后，服务器不再接收，解决这个问题可用ip伪装或变换使用几个smtp发信，因为这是邮件协议先天的漏洞。“发送失败，原因:553 是什么意思？

您连接internet使用的可能是固定ip地址，解决此问题只需在“服务器管理设置”中把用户地址改成另外一个有效的电子邮件地址(可以自己编造，如abc@aol.com等)，使用一段时间后还会出现此问题，再改地址，如此循环。“发送失败，原因:555 是什么意思？ 对方邮件服务器交换时的错误。

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2-含有相同的邮件主题并短时间大量向服务器投送的邮件进行拦截。

解决方法：动太变换邮件主题。

3-相同的发件人短时间大量向服务器投送进行拦截。

解决方法：动态变换发件人。

4-发件人的IP地址不是发件信箱服务器的IP地址。

解决方法：申请一些不知名信箱服务器的免费信箱。5-对群发软件发出来的邮件进行拦截。

解决方法：设置群发软件X-mail选项为Outlook或Foxmail。6-SMTP服务器短时间内大量收到转发邮件进行拦截。

解决方法：使用不同的SMTP服务器。

为什么要使用不同的群发软件来发同一个地址库？

因为邮箱服务器对不同的群发软件设置的拦截条件不同，一个服务器可以拦截这个群发软件发出来的邮件并不一定能拦截另一个群发软件发出来的邮件。

群发时不设发信邮箱可以吗？

有时可以，有时不可以。但大部分是不行的，这要看接受邮件的服务器是怎样设置的。有些邮箱服务器在收信进会反向校验发信信箱的真实性，如果没有信箱或是个不存在的信箱，收信服务器会拒绝收信的。

为什么要申请一个免费的信箱用来做为发信信箱？

由于在群发时会有很多的退信或个别人的恶意回复会很快把你的信箱涨爆的。所以在群发时需要用一个真实存在而又不怕被攻击和涨爆的邮箱。你自己的业务联系信箱请在广告信内单独注明

哪款群发软件使用起来最方便？

以我们长年群发工作的经验而谈：免SMTP的群发软件推荐使用：超级邮件群发机； 亿虎群发大师 ；拓易邮件特快；奇志直邮圣手；亿虎邮差等软件

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二零零六年五月

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第三篇：邮件发简历需注意

邮件发送建立求职需注意——纳才网--无锡人才网（）

1.千万不要把简历只作为附件发出去

首先要提醒求职者的，就是千万不要把简历只放在附件里发出去，因为纳才网--无锡人才网认为这在很多时候，都相当于自己给自己的求职成功率上打了一个折扣。一个职位的招聘信息发出去后，会有大量的应聘邮件塞进邮箱，这对于HR来说简直是对耐心的巨大考验。当他好不容易熬到打开你的邮件，居然发现还要再打开附件才能看到简历。要知道，打开附件又需要一段“漫长”的时间，很可能就在这段时间里，HR终于不耐烦了，轻点鼠标“删除”了。

2.对照用人单位的要求写简历

如今教写简历技巧的书很多，其实，有一个最简单的窍门，就是对照着用人单位刊登的职位招聘要求写简历。很多求职者都忽视了这一点，罗罗嗦嗦写了很多，但其中对上用人单位胃口的却很少。用人单位要的是什么，不就是招聘广告上的那几点吗？所以，研究他的招聘要求是很重要的。

3.用私人邮箱发主题鲜明的应聘邮件

确实，每天都有大量的应聘信件，放眼望去，满目的“应聘”字眼。要在第一眼就和HR对上，建议在邮件主题上做点文章，突出自己的应聘优势。如要应聘的是市场部经理，对方要求是最好有4A广告公司经验，而你正好有，那么在邮件主题上就写上“具有5年4A广告公司市场部管理经验”。当然这种邮件是针对用私人邮箱发送的，如果是直接通过招聘网站上的系统发送，那么对方收到的只能是统一的“应聘**”的字样。所以建议应聘者，如果非常中意对方公司，不妨用自己的邮箱发送简历。

4.在招聘网站填写资料时姓名一栏加上简短的特长自述

如果是用招聘网站系统发送，建议求职者在填写招聘网站的资料，在姓名一栏加上非常简短的特长自述，因为他们是有字符限制的，所以只能是很简短的几个词。所以最好还是用自己的邮箱，发送的时候，可以不用附件形式。本文出处: 纳才网--无锡人才网（）

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第四篇：邮件礼仪

邮件礼仪

99%的职场人都没重视的邮件礼仪，这里说了

微信QQ沟通谈好的一件事情，明明之前记得沟通的很多细节已经谈好了，最后出了问题找了大半天的语音和图文记录才整理好； 接洽的重要项目或者客户信息，本来以为随手截图或复制粘贴信息给老板，他会记得，而结果并不是想象中的那样；

跟进的项目出了问题，到了追究责任的时候，这时候发现自己缺少了很多说明情况的证据；

遇到以上这些问题的时候，你有没有思考过，是你的某些环节没做，或者没做好？

而以上的这些问题，实际上在职场中可以通过邮件的方式来适当解决，可对于写邮件，大多数职场人是否会注意下面这些邮件礼仪？

一、主题清晰，用词规矩

主题，往往是绝大多数人对于邮件的第一印象。邮件的内容及其重要性，在主题上可以展现得淋漓尽致。

1、标题要简洁、干练

2、标题要符合邮件正文内容

3、标题绝对不可以空，除非是给自己发的。

4、标题可适当使用标点符号进行强化信息的重要性，譬如感叹号等。

5、若在多次回复过程中，讨论事情发生变化，要及时更换邮件标题。

二、谦虚客气，用好措辞

俗话说，“礼多人不怪”。尤其对生活在号称礼仪之邦的我们而言，更是如此。要在邮件中尽量表现得礼貌客气一些，这样即便处理事情有所不周，也能够增加对方宽恕你的可能性。

1、区别好上下级关系

倘若是高管，在措辞上，多用您来称呼对方，切不要直呼大名。如果是同事或者下属，为了不让邮件显得生分，尽量不要使用明显区别关系的你、我等词语。

2、开头和结尾的套路要把握好

对于开头，如果你和收件人很熟，可以用“Dear XX”。否则，尽量用“Hi”，就可以了。

此外，结尾用些“best regards”，或者祝好、一切顺利等词就行。

三、正文通顺，逻辑恰当 正文是邮件的核心内容，搞定邮件内容是很重要的事情。

1、将所有内容一次说清

考虑好如何将自己所有的内容组织在一封邮件中。不要等发出去邮件之后，继续补充更新邮件。

2、正文叙述流畅，逻辑性强。

如果正文很长，建议采用麦肯锡的结构化思维，结论先行。其次，对于具体的多事项说明，建议采用1、2、3、4条理性地去总结。

3、合理对正文内容进行强调

对正文通篇强调，等于没有强调。因此，在对正文书写的时候，一定要注意克制自己强调的欲望。只选择你认为最重要的地方进行强调即可。强调方式有很多，加粗、加文字背景色等。4.慎用表情

邮件代表商务，慎重使用表情。往往一个表情，会让整个气氛轻佻起来。当然，如果很有必要这么做，也是可以的。这里只是说慎用而已。5.避免错别字

这是对人最起码的尊重问题。并且，在发出邮件之前，要再三检查一下，以保证万无一失。

四、关于附件

有时候，工作的需要，不得不在邮件中上传附件。但，你必须要记住：

1、附件不要过大

比如outlook最大的文件大小为50M，但是不是说只有文件超过50M你才想其他方式解决。

一般情况下，邮件附件不要超过2M，当然适当大一些是可以的。必要时，可以考虑用云盘来代替附件直接放在邮件中。

2、有附件，必须要在正文指出。

倘若有附件，一定要告知收件人，有附件的存在。比如：如附件，是XXX。

此外，如果是百度云代替附件，请写好具体的链接和密码在上面。最后，还要注意附件名字要符合主题和正文的内容。

五、邮件回复

你是否觉得发送邮件比回复邮件要轻松。其实不然，回复邮件依旧有许多要注意的地方。

1、及时性回复对方邮件

一定要及时反馈，一般不要超过2个小时。如不能及时，要说明下原因。记住，及时反馈信息，是对发送邮件的人的尊重。

2、回复文字不要太少

其实，内容上文字过少，也会给人不尊重的感觉。所以，最好能控制在10个字以上。

3、回复和回复全部的区别

不要将这两个混淆！回复只是给发送给你邮件的那个人进行回复，而回复全部则不然。回复全部，是将邮件中相关干系人，都进行通知回复。

如果搞不清楚这两个区别，很可能你会将自己的邮件错发到CEO那里。

4、控制回复邮件的量

如果你发现，一件事情你发了多次邮件都没有解决，那就考虑开个会或当面进行沟通协商。等协商结束，再进行相关邮件的备忘等操作。

六、关于其他

除了上面讲的五个方面，还有一些微小的细节需要说明一下： 1.发送，或者抄送的时候，要注意职位的先后顺序。比如说你不能将一个普通职员放在CXO之前。2.主送人是必须进行回复的，而抄送人则没有义务强制性回复。3.跨部门合作时，一定要记得将相关领导抄送好。

第五篇：邮件群发如何避开反垃圾邮件机制

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邮件群发如何避开反垃圾邮件机制

邮件群发一直是营销圈内人的热点话题。大家赞誉邮件群发的高性价比，却又因群发邮件的时候的送达率差，阅读率少，邮件群发工具选取不当大量进垃圾箱等问题困扰。首先说说最近邮件营销的朋友都会频繁遇到几种情况：

1.邮件发不出去

2.邮件进垃圾

3.连垃圾都进不了(被拦截，主要针对QQ邮箱)

先说第一个问题如何送达群发邮件

一朋友，刚接触邮件群发软件的时候只用了一个邮箱号，然后弄了1W多个收件地址，最后的结果发了20封左右就不能发了，这个是必然的，无论哪个邮箱服务商都不可能让一个邮箱短时间内发送大量的邮件，这个限制比例大约是1:20,想发10000封邮件就得有500个发件箱，所以想群发邮件就得大量的购买邮箱，如果是企业邮箱发的会多一些，需要的邮箱数量会少些，但为什么都不肯用企业邮箱呢？我想后果多严重无需多在赘述。不过，U-Mail邮件群发系统在资源和发送机制上就找到了一个很好的契机。通过建立数百台邮件服务器进行群发。如此一来，通过邮件服务器进行邮件群发所需的邮箱问题就可以解决了，只需一个帐号就可以无休止的发送邮件。

第二个问题如何成功送达

由于邮件群发的高性价比营销，各路商家促销推广信息对用户邮箱可谓是进行了彻底的“狂轰乱炸”。大量垃圾邮件引发用户强烈不满，让网易、QQ邮箱、hotmail等各大邮箱服务商进行了反垃圾邮件的限制策略。比如，QQ邮箱的反垃圾邮件规则特别来历，甚至有一些正规网站，正规发信都会被认为是垃圾邮件，腾讯宁可错杀一千也不放过一个，所以我们就要了解QQ邮箱的一些发垃圾邮件的规则，相应的避开这些规则，正所谓“上有政策，下有对策”。

纵观各大邮件服务商对垃圾邮件做出的一些相应对策，无非就是从域名、邮箱地址、发件IP、邮件标题、邮件内容、邮件频率、关键字、超链接等这些问题的组合拦截邮件，只要越过了这些机制，我们的邮件就能顺利的到达目的邮箱。

对于U-Mail邮件群发系统的一个域名可无限制发邮箱功能，不少人会问一个域名给QQ邮箱发送邮件多了不会被QQ邮箱认为是垃圾邮件，拒绝接收，列入黑名单么?这个肯定是不会的，我举个最简单的例子，网易163.com这个域名每天要给QQ邮箱发几十万条邮件，QQ也不会把163列入黑名单，域名是不会被封的。

对于邮箱地址主要是注意避免过多的无效地址。当我们发邮件给一个无效邮箱时，邮件服务商都会自动回复相关投递失败的邮件。如果同一域名经常被服务商发出这类提醒，那就不会留下什么好印象了。

所以发送任务前，务必要先用U-Mail邮件群发系统进行下无效邮箱地址过滤。

不管是小作坊式邮件群发，还是专业的U-Mail邮件群发系统，发送IP都要常更换。其次邮件的标题和内容也是判断是否进垃圾的关键.像办证、聊天室、裸聊、发票等一些关键字最好不要出现，进垃圾的概率非常高。另外，还可以让每封的标题或内容都不能一样。这看似很大的功程，通过U-Mail的变量设置就可以实现了。如果根据邮箱地址信息，在发送内容中添加上用户名，即让每封内容不同，还能让阅读者更为亲切。

再就是我们的邮件群发频率不要太高，邮件发送频率太高了一样会被拦截，U-Mail邮件群发系统建议客户设置为6封/S.如果我们能遵从以上策略，再注意一些细节问题，那么我们成功避开反垃圾邮件机制，发送邮件的成功率会将会非常的高。其实如果掌握了发送的原理，和遵循这些技巧，成功邮件群发还是比较容易。