关于企业知识管理的发展与重要性（共五则范文）

第一篇：关于企业知识管理的发展与重要性

论文摘要：文章从知识管理的发展与重要性展开论述，说明了企业知识管理的出发点是应将知识视为企业最重要的战略资源，把最大限度地掌握和利用知识作为提高企业竞争力的关键，管理知识的能力处于企业战略的中心，拥有高超的驾驭知识的能力，这样企业才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。

论文关键词：知识管理；企业文化；企业竞争力；企业战略

对知识的管理是社会经济发展的主要驱动力和提高企业竞争力的重要手段。知识和信息正在取代资本和能源成为最主要的资源，知识经济迫切要求管理创新。近几年来，一种新的企业管理理念——知识管理正在国外一些大公司中形成并不断完善，其中心内容便是通过知识共享、运用集体的智慧提高应变和创新能力。知识管理的实施在于建立激励雇员参与知识共享的机制，设立知识总监，培养组织创新和集体创造力。总结和研究知识管理的做法和成功经验将有利于我国企业管理的创新，有利于引导我国企业步人知识经济时代。

一、企业知识管理的发展

由于经济发展的需要和管理实践的发展，知识管理逐渐从信息管理中独立出来，从而形成一个崭新的管理领域，此时，知识管理已有了不同于信息管理的内含和外延，知识管理的主要内容是对人的管理。知识作为认知过程存在于信息的使用者身上，只有在人际交流的互动过程中才能创新，知识管理要求把信息与信息、信息与活动、信息与人连结起来，实现知识(包括显性的和隐性的知识)共享，运用集体的智慧和创新能力，以赢得竞争优势。从信息管理到知识管理的转化，是管理理论与实践中“以人为本”的管理主线进一步体现。知识管理有助于信息处理能力与员工创新能力相互结合，进而增强企业或其他组织的应变能力和预见能力，现代科学技术日新月异的发展，全球化以空前未有的速度推进。这一切都改变着社会、经济和文化，也改变着人们的生产方式、生活方式和思维方式。在这样的背景下知识管理的目标和任务就必然体现为提高组织的应变和创新能力。

二、企业知识管理的重要性

(一)知识管理的目标与核心

通过提高人的发明和创新能力来实现企业创新，知识管理为企业实现显性和隐性知识共享提供了新的途径，显性知识易于整理和进行计算机存储，而隐性知识是则难以掌握，它集中存储在雇员的脑海里，是雇员所取得经验的体现，任何组织要在知识经济中求得生存，就必须把信息与信息、信息与人、信息与过程联系起来，以进行大量创新。但决不能将知识管理简单等同于信息管理。二者的关系体现在：信息管理是知识管理的基础，知识管理是信息管理的延伸与发展。

(二)知识管理也是网路新经济时代的新兴管理思潮与方法

所谓知识管理是在企业中建构一个量化与质化的知识系统，让企业中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与企业的知识成为企业智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以应对市场的变迁。[!--empirenews.page--][1][2][3]下一页(三)知识管理是技术，因为知识管理系统的实现，依赖于知识管理技术

这些技术包括知识管理的关键技术：知识收集分类存储标记技术，知识搜索技术，以及辅助的交流沟通技术：即时通信，电子邮件，企业门户，等等。我们在直观上感知的，能够把握的知识管理，其实就是这些技术和技术的产物。正是这些技术，将知识管理从理论变为了实践。

(四)知识管理是管理

知识管理同以往的任何一种管理理论一样，发现了企业中的稀缺和关键的资源，并将它们管理起来，以求更有效率、更有效果的利用这些资源。这个资源，就是企业拥有的知识。既然是管理，自然就有计划、组织、领导、控制和创新，对知识这种资源的规划与组织、导向与激励、评估与控制，以及不断的创新、演进，就是知识管理。

(五)知识管理是哲学

知识管理同以往的管理理论的不同还在于它的世界观和方法论是不同的，以往的管理哲学、管理理论看什么是企业，同知识管理的观点是不同的，如科学管理就把企业看成是一部自动化的机器，各种生产资料从一侧进入这部机器，另一侧则源源不断的涌出产品和服务，机械性和自动化就是企业的核心，知识管理看企业，是把它当作关于自身规律和顾客价值的知识的聚合体，如果不拥有这些知识，企业就不存在，企业为顾客创造价值、实现自身价值的过程，就被理解为企业寻找知识、运用知识、创造知识的过程，在方法论上，就表现为围绕企业知识，进行组织的运作，各个层级的人员都依靠知识管理系统，发展业务、管理企业。

(六)知识管理是文化

在组织中实践知识管理，就要培养与之匹配的组织文化。知识管理强调创新，强调共享，强调协作。组织的文化就要围绕这些作强有力的导向，让每个人都了解怎么做是对，怎么做是错，一定要把做事的知识共享出来，每个需要的人都有机会学到它，寻找新的方法，创造新的知识，组织中的每个人都围绕着知识管理，调整自己的行为、做事的方式方法，从而形成知识管理导向的价值观。这就是知识管理是文化的涵义。一般来说，知识管理是一种漫长的经营策略，带给企业的好处为创造企业新竞争价值，增加企业利润，降低企业成本，提高企业效率，建立企业新文化。

(七)知识管理是知识经济时代企业的核心竞争力管理，是企业适应知识经济的微观基础

现代企业运营的核心是培养组织的学习能力，实现企业内部个人知识资本的保值、增值，信息技术是企业知识管理的基础。知识管理能够为企业知识创新注人强大的动力，实现企业健康持久地发展。

知识管理是通过知识共享，运用集体的智慧，提高企业的应变和创新能力，企业知识管理和生产管理的出发点都是把知识视为最重要的资源，最大限度地掌握和利用知识，这是企业竞争力得以提高的关键，由于人是知识的重要的载体，从而人力资源管理是知识管理的重要组成部分。

企业要想在经济知识化的浪潮中取得竞争的优势，必须进行知识管理的尝试，在发展知识战略、重塑企业知识文化、实现知识度量、设立知识主管等方面进行有益的探索。在进行知识管理的探索实践中，企业必须有一个以知识为中心的实体、目标和知识共享价值体系，围绕这一价值体系，企业能够进行自组织和对知识以及企业知识化进行管理和整合。[!--empirenews.page--]上一页[1][2][3]下一页(八)企业知识管理对员工的作用

企业知识管理具有以重视对企业员工的精神激励，赋予员工更大的权力和责任，充分发挥员工的自觉性、能动性和首创性；重视企业知识的流动、共享和创新，运用集体的智慧，提高企业的应变能力和创新能力，增强企业的竞争能力，重视企业知识和人才，促使企业成长为学习型组织，重视企业文化的建设，在实现企业自我价值的同时，注重向传统产业的渗透，提高社会整体的知识化水平。

(九)企业知识管理的共享

企业知识管理把知识共享作为核心目标，知识管理的核心目标之一是鼓励相互协作，培育知识共享的环境，知识只有通过互相交流才能得到发展，也只有通过使用才能从知识中派生出新知识，知识的交流越广效果越好。只有使知识被更多的人共享，才能使知识的拥有者获得更大的收益，对一个企业来说，迎接知识经济必须首先促进本企业的知识化包括生产过程的知识化、劳动者的知识化、管理的知识化和生产产品的知识化。促进企业知识化的重要举措就要进行知识和技术创新、大力引进知识和技术、激发员工学习和利用知识技术与经验、加大科技投入、开展员工知识与技术培训等。

三、结语

1．成功的知识管理实践往往在于恰当地运用知识管理技术，企业知识管理与应用信息技术相辅相成，信息技术为企业知识管理提供了保证，知识管理水平的提高又会促进企业对信息技术的应用。企业只有在知识管理和信息技术实践都很成功的情况下，才可以在激烈的市场竞争中持续地生存下去。

2．企业的每一项业务工作都与知识管理有关系，或者在创造知识，或者在使用知识。因此，建立完整的知识管理体系成为企业获得持续竞争优势的首要目标，将知识视同资产进行管理，凡是能有效增进知识资产价值的活动，均属于知识管理的内容，结合个体与团体，将个体知识团体化，将内隐知识外显化，结合组织内部与外部，将外部知识内部化，将组织知识产品化，则属于知识管理的过程。

3．对于企业来说，研究知识管理，充分利用知识提高竞争力和创造经济价值，已成为生存和进一步发展的关键，知识管理成为企业在新形式下战略管理的重要内容，知识经济催生了知识管理，而唯有以知识管理来迎接知识经济，才能应对知识经济所带来的挑战。

第二篇：知识管理对企业与发展的重要性

知识管理对企业与发展的重要性

现在是快速发展的时代，经济全球化、区域化总会让人感觉到措手不及。随着科技的进步，越来越多的企业实现了自动化，但这也带来了一些新的问题。新的员工由于一切依着自动化的规定去做事，他们不会去理解、观察和感受。而自动化的计算机系统又只知道遵守计算机告诉他的一切事项。

造成以上的局面是因为企业对知识管理的不良所造成。因此知识管理对企业的发展有着莫大的意义。

科学技术是第一生产力，而知识造就了科技。在知识经济时期，决定一个地区经济增长的关键因素是知识因素，知识管理是企业未来财富创造和维持竞争优势的重要因素。企业为预见市场、技术、产品中的各种变化，需要积极从外部收集知识，累积于内部而进行广泛的分享与储存，以提供从事开发新技术和新产品的人员利用。然后，再以新的产品、服务、或各种有系统的方式，响应于外部环境，而促使企业提升竞争优势。而这种转化的过程——从外部到内部，然后再以新的产品、服务、或各种有系统的方式回到外部——即是知识管理。这种管理形成永不间断的累积个人与企业的知识成为企业智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以应

对市场的变迁，由内而外的推动企业的发展。另外一方面通过知识管理寻求能有效地从组织管理中创造价值的方法，更加高效地推动企业的运行。

综上所述，知识管理对于企业应对多变的世界的机遇与挑战，对于企业的生存与发展有着无可比拟的重要意义。

第三篇：企业知识管理与永续发展重点

企业知识管理与永续发展 从明基说开去

IT行业是人才高速流动的行业，企业发现，不能奢望自己培养出的人才一辈子留为己用，而较高的专业知识要求，又注定了该行业员工离职给企业造成的成本很高。在这种情况下，明基集团则采取了最实务的做法：利用信息化优势，对企业内外的显性知识和隐性知识进行统一管理，最大限度地积累企业的智力资本，员工离职时把项目所需的技术、经验、信息与知识成果留下。正所谓人走，茶不凉。

明基拥有一个强大的知识管理体系（简称KM），每个部门在KM地图上都有自己的分支，所有在该部门工作过的员工的工作文档、报告、模板、客户资料都在这里留有记录，新进员工马上就能接手，过去员工在工作中遇到的问题和解决办法、心得等很多宝贵经验也被分享出来，为后来者提供工作借鉴的依据。久而久之，员工们都习惯去KM上分享自己的新思想、新知识。人力资源部门更从KM中获益良多。明基集团内事业部门、分公司众多，3万多名员工的常规、非常规培训名目繁杂，通过知识管理体系，人力资源部门把培训工作的成功积累下来，更可在各部门进行讨论、交流和分享，大大提高了知识传递的效率。

员工每进行一项工作，创造一些价值，明基都要求把他的知识分享出来，这就等于把他的头脑留住，然后再鼓励他继续学习，创造更多的价值。知识管理体系的建立，在很大程度上弥补了员工流失对公司造成的无形损失，并把这种损失降到最低，而这种在公司内部形成的学习氛围和分享氛围，更使得任何新进员工都可以很快地融入公司，创造价值。

那么，如何才能将员工头脑中零散的知识挖掘出来，并最终形成企业不竭发展的核心竞争力——智力资本为企业创造最大价值呢？ 工欲善其事 必先利其器

知识梳理与定义。实施知识管理，首先要对企业知识进行梳理和定义，明确企业真正需要哪些知识、目前具备哪些知识、尚缺乏哪些知识、如何获取外部知识以及如何自己创造知识，建立企业知识地图。为便于知识的梳理，姑且简单地把知识定义分为个人知识和集体知识两种形态。个人知识的梳理一般以岗位为中心，由部门经理配合人力资源部门执行。首先为各岗位知识能力的形态与程度建立架构，明确每个岗位工作所需要的核心知识；再与目前岗位上员工的知识掌握情况进行比对，了解该岗位目前具备哪些知识、尚缺乏哪些知识。

集体知识是指储存在团队内部的由成员彼此商量、贡献、作用和分享而产生的一种具有整体性和不可分割的知识。相对与个人知识，集体知识更为隐性、复杂，更易流失。集体知识的梳理一般以项目为中心，由项目经理配合人力资源部门执行。首先确认项目流程、里程碑、执行方法步骤，再定义每个执行关键点所需的

知识、技能、文件与表格，并结合项目团队的执行情况，总结项目成功应具备的因素及容易失败的地方，最终形成该项目的知识地图。

隐性知识显性化。企业内部的知识分为显性知识和隐性知识两种形态。显性知识是指可以用文字、数字、图形或其他象征物清楚表达的知识，如手册、书本等；隐性知识是指高度

个性化、只可意会，难以记录、编码或表述的知识，如直觉、经验等。较之隐性知识，显性知识较容易被大多数企业采集和使用；而隐性知识的获取，则需要企业花些心思。

隐性知识显性化，通常可以从以下三种形式中实现。围绕知识地图，有目的地开展培训，并强化学员实务讨论和作业的环节，要求员工以培训作业的形式，将其头脑中的隐性知识表述出来。营造知识分享氛围，在员工日常工作、尤其团队合作中，鼓励员工积极探索新知识、新技能，乐于分享自己的经验与知识，并从他人的分享中获得进步。打造多渠道的知识采集方式，譬如通过企业内部刊物、简报的邀稿，让员工将其隐性知识记录下来；通过读书会、茶话会等形式，让员工在放松身心的状态下，畅谈自己在某一专题工作中遇到的问题和解决方式。显性知识结构化。显性化的企业知识，尚不能成为企业的智力资本和财富。它需要业务精英和专家团队配合企业的知识管理专家按照知识地图进行梳理，去粗取精、去伪存真。这是企业知识管理最为关键的一环，也是决定知识管理成败与效率的最重要的一环。因为大量采集上来的显性知识如果不经过梳理，不仅会使员工的信息处理能力减弱，还会引起让员工无所适从的反面效应。

显性知识结构化，首先要对显性化的知识进行过滤。从组织知识战略方向上，选择知识地图中的核心知识、稀缺知识、关键节点以及SWOT知识缺口上的具有储存分享价值的知识。对于这些企业所需的核心知识，从知识特性上，选择那些创新、独特、具有潜力的从外部很难获取的最佳实践或标杆知识。在二次过滤的显性知识中，还可以结合市场导向、决策支持效果以及员工离职损失估算等因素，进行三次过滤。由此而获取对于员工成长和企业发展最具价值的知识，并按照企业知识地图上的门类，逐一配对，分类索引，最终形成结构化的企业知识。结构知识数位化。知识，始终是要为员工成长和企业发展服务的。结构化了的知识，如果没有正确的标准去定义、没有合适的形式去推广，这些知识也不会快速、有效地上升为公司的智力资本。所以，在隐性知识显性化、显性知识结构化后，需要企业对知识的正确性进行提纯，对知识获取的方便性进行美化，即所谓结构知识数位化。通过现代化的信息技术，将具有价值的结构化的知识形成数位资料，保存在企业的知识管理系统中，并不断更新、完善。

知识提纯，首先要对知识上的前后矛盾与冲突、不一致与重复进行处理，对知识的正确性进行规范，并保持知识的时效性；然后为知识定义标准的语言、格式与表现形式，形成正确、标准化的知识储备。在此基础上，配合企业所接受的、有

效的多媒体技术，形成易于推广和使用的数位化知识形态，如电子文本资料、影音资料、电子课件、Flash动画等，储备于企业的知识管理系统中，便于员工随时提取。

知识分享与智力资本转化。由于知识具有很强的依附性、多维性、实践性和时效性特点，所以企业知识管理系统中所形成的知识库需要得到有效的分享和及时的应用，才能转化为企业的智力资本，甚至通过实践与应用，创造出新的知识，产生更大的价值。

知识分享与智力资本的转化，是由组织内各层次间以及组织与外界之间的知识转化而实现的。组织内各层次间的知识转化，主要是指在企业内部形成一种知识分享与积极获取的氛围。在日常工作发现瓶颈时，在项目执行遇到困难时，在团队配合出现分歧时，每名员工都会积极主动地从企业知识管理系统中检索获取有效知识，协助工作任务的执行，从而对企业发展产生积极的效果。而通过将个人知识转化为企业知识，再延伸到企业外部，进而影响企业的合作者、竞争者和客户，并对企业产生经济效益；同时，企业通过学习、吸收外部合作者、竞争者、客户的知识，增强企业知识库储备，再被个人吸收应用，进而激发创新意识、提升工作效率。这种知识循环过程，则是实现企业知识与智力资本转化的另一个重要途径。

打破常规 寻找企业发展的不竭动力

波兰尼在其耗费十年心血的巨著《个人知识》中指出，“所有的知识最终都是个人的”。而大多数人出于对自己竞争优势的保持和尚未养成的知识存储与分享习惯，即使给予其很好的知识分享和学习环境，他们也很难将自己的知识分享出来，这也是目前任何一个企业执行知识管理所必须首先面对的问题。

打破常规，建立知识绩效机制、知识薪酬制度、甚至实行知识股权期权奖励等措施，都能很好地帮助企业采集珍贵的隐性知识，并协助企业更快地建立起知识管理机制。取之于个人，用之于个人，并以个人带动团队，对知识进行不断完善与创新，才是企业永续发展的不竭动力，才能帮助企业始终立于不败之地。

第四篇：知识管理的重要性

知识管理，被忽视的增长利器

作者:库艳君 AMT咨询咨询顾问 李明 AMT咨询咨询顾问 发表于:2011-07-28推荐度:

近年来，随着经济的发展，越来越多的成长型企业开始接受和应用管理咨询，我们在和成长型企业管理人员交流的过程中，发现他们在管理过程中常常会碰到以下几种困惑：  企业运作多年，但能留下来的东西非常有限，许多事情都是一遍遍重做，许多错误也是一遍遍重犯；

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 企业的成功很大程度上是个人的成功，企业的发展太过依赖于个人；没有核心的运作体系，许多业务开展是在走野路子，大多时候在救火，效率非常低；企业老总在进行重大经营决策时，往往依赖的是个人的经验和直觉，缺乏较好的数据和案例支撑。这些困惑其实都与企业的知识管理水平相关，知识管理作为一种相对新兴的管理思想和工具，已经被越来越多的大型企业接受和应用，随着应用的深度和广度逐渐增加，其效果也越来越显著。良好的知识管理可以降低人才风险，防止人才断层，传递最佳实践，降低运作成本，支撑企业业务战略的实现，同时也能实现员工的自我发展。如果企业能够重视并实施知识管理，可以在一定程度上解决或缓解这些问题。而成长型企业由于其自身发展的特点，对于知识管理还处于相对陌生的阶段。很多人可能认为，成长型企业还刚刚处在起步时期，生存状态都难以得到确保，他们的发展可能更多依赖的是机会、关系、需要将注意力重点集中在市场、营销、销售这几个环节上，相对于生存保障和发展压力，知识管理的作用是微不足道的。恰恰相反，笔者认为，成长型企业更需要知识管理，更需要将知识管理作为进一步增长和壮大的利器。

什么是知识管理？

关于知识管理，学术界和实践界有多种定义。AMT咨询认为，知识管理是协助企业组织和个人，围绕各种来源的知识内容，利用信息技术，实现知识的生产、分享、应用以及创新，并在企业个人、组织运营、客户价值以及经济绩效等诸方面形成知识优势和产生价值的过程。组织中的信息与知识通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，形成永不间断地累积个人与组织的知识，成为组织智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以应对市场的变迁。

成长型企业实施知识管理常遇困难

1．缺乏知识管理的文化。

部门保护主义严重，各部门之间知识无法共享，尤其是对于以产品线来设置组织结构的销售型公司，不同部门间的知识共享与积累就显得尤为重要，但却无法做到知识共享。

2．缺乏知识管理的方法与工具。

（1）企业人员流动性较高，且由于不断地发展，需要新招人员缺口也越来越大。由于这两个原因的同时存在，使得企业长期面临较多新员工的加入。由于企业没有较好的知识沉淀，导致新员工接受知识进度比较慢，可能长时间无法熟悉前任的工作；

（2）成长型企业一般都有自己发展成长的“独门秘笈”，但如何把这种业务方式做成一种相对简单和可复制的工作，从而形成批量生产力，是成长型企业比较头疼的问题。

（3）成长型企业一般没有专门的人员对公司的制度、知识进行管理，经常出现资料放在少数几个人电脑里，公司不能做到统一管理和更新，一旦这个人离职了，企业的知识就随之流失，这也是很多大型企业为什么会开展和重视知识管理的原因之一。

3．成长型企业老总在进行重大经营决策时，往往依赖的是个人的经验和直觉，缺乏较好的数据和案例支撑。

由于上述种种困难与问题的存在，我们认为成长型企业逐步推行知识管理，可以使得企业能够在合适的时候把合适的知识传递给合适的人（也即“知识传承”），这种“知识传承”的策略，一方面可以有效帮助企业沉淀知识和经验，降低因人员流失对企业的巨大影响，同时还可以解决企业扩张时的人才稀释问题，在最大程度上弥补人为因素造成的对企业的破坏性，使得成长型企业能够减少犯错误的风险，可以在发展的道路上更加稳健。

成长型企业如何做知识管理

从长远的角度而言，企业的知识管理最终能够发挥其应有的作用，应该是能够在企业中推动知识管理的IT实现。但成长型企业由于资金与人员等方面的限制，可以先从以下三个方面做起，等到发展到一定阶段后再考虑引入知识管理系统。

1．企业文化内化：推广知识管理的价值，将知识管理内化为企业文化。企业应该从高层开始，利用一切可能的机会，向员工明确阐述知识管理对个人和组织的价值，使每位员工认识到知识管理不仅是一件对组织有利的事情，而且对个人的发展也是必不可少的，达成实施知识管理的共识。知识管理系统本身是工具，它只有和企业日常管理生产相结合，才能提升到管理高度；也只有和文化转变促成相结合，知识管理才能内化为企业文化。

2．逐步开展：从标准化手册开始梳理和积累企业知识，不能一蹴而就，不必要一下子建立大而全的知识管理系统。

（1）从企业的业务发展需要入手。成长型企业在快速扩张的过程中最容易面临知识与经验无法复制的问题，我们可以从企业面临的难题入手，思考是否可以从知识管理的角度去

解决这些难题。我们在某成长型药业公司做知识管理时，首先从业务发展需要出发，组织相关人员编制了详尽的代理商管理手册、销售人员工作标准化手册，处方药学术推广手册、KA管理手册，使得企业在向省外扩张时，新入职人员能通过这些手册快速了解工作要点，尽快独立有效开展工作，极大支撑了企业对新员工的能力要求。

（2）从企业的业务难题入手。例如，在某成长型企业，项目组经过调研发现，企业由于急剧扩张和人员离职率较高，人力资源部每月面临的招聘任务量相当巨大，基本上每月都有50人以上的招聘量。在这种情况下，如何能够保证企业招聘的质量与效率，同时能够利用招聘这个渠道向外部应聘人员传达企业形象，是人力资源部面临的一个难题。项目组和人力资源部招聘管理组共同工作，通过总结经验与教训，学习标杆企业的最佳实践，编制了从招聘信息发布、简历如何筛选、如何组织面试等等非常详细的招聘管理工作手册，提高了工作效率。

3.组织保障：建立知识小组。

（1）在知识管理的初期，可能企业并没有专门的人员去从事系统化的知识管理工作。建议根据不同的部门建立一些非正式的知识小组，让大家起码能做到关于部门内的知识能很好地共享。不要在开始就试图对组织内的所有知识都能很好地管理，找一个突破口，先从一部分做起，先从最能看到效果的部分做起；不要认为实施知识管理一开始就可以把每个人的技能和知识全部管理起来，这是不切实际的。只有当大家能够看到知识管理的效果和好处时，知识管理才可能在企业中继续推行下去。

（2）当部门内部的知识管理做到一定程度时，可以考虑在公司成立正式的知识管理组织，逐步把整个组织的知识系统管理起来，使得知识管理能够在最大程度上发挥作用。

第五篇：企业档案管理与知识管理

企业档案管理与知识管理

无论是企业还是政府都会经常遇到这样的问题： 以前自己撰写过或见过别

人整理的一份非常有价值的报告和资料，在需要的时候却找不到了； 随着一位 关键员工的离职或休假，同重要合作伙伴或客户的良好关系受到损害，联系甚至 被迫中断，同时也失去了非常宝贵的实践经验；新员工加入某项目组，因没有相 关背景资料而很难上手，也不能充分借鉴前人的经验和智慧；在项目的开发和进 展过程中，员工需要向具有某种专长的专家咨询，却不知组织内部谁有这样的专 长。

英国知识管理大师安妮·布鲁金在《企业记忆——知识管理战略》中谈到：

“一家提供计算机服务的大公司近年来开发了7个文件管理系统——每一个开

发部门都认为他们是第一个开发者。他们还发现他们有51个同一客户的协议版 本！许多公司存档的专利被忘记了，得重新制作。一家石油公司的勘测记录被忘 记了，一位老雇员的偶然谈话告诉管理部门这一地区的勘探工作在20年前就完 成了，这为公司节省了数百万美元。公司依赖长期为其工作的雇员作为它们的‘企 业记忆’，可是当这些人离开，连接过去的纽带就被永远割断了。”①

比尔·盖茨在《未来时速》中也提到一个类似的例子：数年前，微软公司

在雷德蒙园区现存大楼的蓝图不见了，而这些蓝图是制作下一阶段建筑工作的背 景。于是有关人员打电话找刚退休的原微软房地产和设施部的主任，他让大家去 找一个电工，果然蓝图在这个电工那里。事实上，这个电工是世界上惟一拥有微 软所有建筑平面图的人。微软房地产和设施集团被这次事件惊动，从而决定利用 一个数字的存档系统来保存在20年间建筑工作中所积累起来的所有知识。②

传统社会往往依赖一两个人来记住这个群体的历史和传统，而现代组织却

需要用更好的方法来记录和传递他们的传说。上述案例实际上反映了企业记忆的 重要组成部分——档案及其管理工作与企业知识管理的关系，而过去我们对这两 者之间的相互影响却没有予以特别关注。在许多企业管理或企业知识管理的研究 中，鲜有企业档案管理的踪影。因此，笔者试图作一些创新性、补充性的研究，以起到抛砖引玉的作用。

一、企业档案是企业重要的知识资源

企业知识资源是指企业在其生产、经营活动中积累的知识及其管理体系。

因此，它实际上包括两个方面的内容：一是知识本身，它是知识资源的核心；二 是知识管理体系，包括企业知识管理观念、思想和文化、知识管理模式和组织流 程、知识管理技术与方法等。知识的分类方法有多种，根据其表达、传递方式，知识一般被划分为显性知识（Explicit Knowledge）和隐性知识（Tacit

Knowledge）两种类型。显性知识是指可以用正式语言清楚表达和传播的知识，主要存在于企业文献如图书、情报、档案之中。隐性知识是指不易用语言表达的、隐藏在组织层次或个人头脑中的知识，如企业的文化、思想，员工的技能、解决 问题的思路等。经济合作与发展组织（OECD）在《以知识为基础的经济》一书中

*本文系国家社会科学基金项目(03CTQ005)“现代企业制度下的企业档案信息管理研究”、北京市档案局科

研项目“企业档案管理与知识管理”成果之一。

2将知识归纳为四种类型：事实知识（Know-what），原理知识（Know-why），技能 知识（Know-how），人力知识（Know-who）。

企业档案是企业在生产、经营活动中直接形成的保存备查的原始记录，其

构成是以科技档案为主体，包括党群工作、行政管理、计划统计、经营销售、物 流管理、财务管理、人力资源管理等方面的档案。企业知识大量地沉淀在企业的 档案之中，美国Delphi咨询集团的一项调查表明：在组织所获取的知识中，大 约46%是以文本和电子文档的形式存在的。③ 企业档案是企业生产、经营活动的 真实的历史记录，不仅记录了企业发展的历史，而且记载了企业所形成和积累的 知识，是企业重要的知识资源。

二、企业档案管理是企业知识管理的重要内容

知识经济是以知识为基础的经济，是建立在知识的生产、分配和使用之上的经济。在知识经济时代，知识是企业最重要的战略性资源。知识管理则是企业 适应知识经济发展而作出的战略性的反映，正如美国德尔集团创始人之一卡 尔·弗拉保罗认为知识管理是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，是为企 业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。从一定意义上讲，知识管理就是 企业管理其所拥有的知识和运用知识进行管理的过程。

既然企业档案是企业重要的知识资源，那么，企业档案管理本身就是对知

识的一种管理活动和过程。企业档案管理工作，包括对企业文件形成、积累、整 理和归档的监督、协助和控制，以及对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。这一管理过程，实际上是对企业文件档案这种显 性知识的获取、积累、储存、保护、控制和开发。企业档案管理对于积累和保存 企业知识，维护企业发展真实的历史面貌，保护企业合法权益不受侵犯，保持企 业核心竞争力等方面，都起到了重要的作用。笔者曾接受过国内某知名房地产公 司关于企业档案管理方面的咨询。该公司就是因为原来档案管理混乱，档案没有 实行集中统一管理从而导致一些客户档案遗失，公司因此接连在几起相关的房地 产诉讼中败诉，经济上蒙受重大损失。

运用知识进行管理是企业知识管理的又一个重要内容。可以说，企业对其

知识的管理是基础和手段，而运用知识服务于企业各项管理工作则是知识管理的 根本目的和归宿。企业档案中凝结着企业经营管理、科学研究、生产建设的经验，对企业各项管理工作具有直接和间接的凭证和参考价值。它为企业经营决策提供 现实和可靠的依据，是科技、生产活动的直接依据和参考。但是，档案中积累的 知识如果不被管理者开发、不能有效地被运用，那么，其价值只能是潜在的而非 现实的。因此，如何实现档案价值、实现档案知识共享是档案管理部门和人员必 须面对的重大理论和实践难题。面对日益剧增的、动态的电子文件和企业对档案 信息的大量、及时的需求，许多企业管理者发现，忠诚的档案“保管员”并不能 充分实现现代档案管理目标，档案管理者“必须停止扮演实体保管员的角色，而 成为概念、知识的提供者”④。运用档案中记载的知识服务企业各项管理，可以 有多种方式和方法。如一些企业将过去的产品开发档案编辑成“学习型历史文 献”，从中发掘过去的经验和教训，发现成功与失败背后的逻辑，并将其内在的 思想应用到自己的创造活动，用于新产品的开发，取得了显著的效果。如波音公 司在其737和747飞机项目受挫后，就要求开发人员从失败中获得教训。于是，开发人员利用档案，对737到747的开发过程进行了对比，从中得出许多有价值 的结论，并利用这些结论进行757和767飞机的开发。由于有这些历史经验的指 导，他们创造了波音公司历史上最成功、无差错的开发记录。

三、知识管理对企业档案管理的影响及我们的对策

随着经济全球一体化进程的加快和科学技术的迅猛发展，知识成为社会经济 发展的主要资本和动力。知识更新的加快以及非线性变化的环境迫使企业不得不 设计出非线性的战略以求生存和发展。因此，知识管理越来越成为众多企业适应 新经济时代要求的一种获取和保持竞争优势的重要选择。美国Delphi公司在一 项调查中发现，截至1998年4月，51%的美国公司已经实施了知识管理。KPMG 公司的一项调查也表明，在英国100家大公司中，已有43%的公司开始推行知识 管理。⑤ 我国一些企业也开始进行知识管理的实践。因此，探讨和研究知识管理 对企业档案管理的影响及我们的对策，是新时代档案学发展的现实要求。

（一）知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能

作为一种新的管理思想和方法，知识管理对企业战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着企业 知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也在发生相应的转变，企业需要拥有全新的档案管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认 为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并 强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资 源的共享。正如冯惠玲教授所指出的：“这种角色转变的要求导致档案人员将职 能重心从实体管理转向信息管理、知识管理，这是一种由外向内、由浅入深、由 物理控制向智能控制的转变，目的是保证数字时代社会记忆的完整和向人们提供 高质量的信息和知识服务。”⑥ 这就要求我们要转变观念，将档案管理真正看成 是企业知识管理的重要组成部分，在企业知识管理的整体要求和规划下完善档案 管理职能。职能的转变赋予企业档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色 的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。加拿大档案学者特里·库克认为：“如果我们在理论上作出科学可行的回应，那 么我们就可能抓住一个绝妙的时机，来提高我们的地位，受到现代档案工作者从 未受到过的礼遇，像古埃及中档案司神（THOT）一样，重新坐回上帝的身边，而 不是坐在凄凉冷清的文件办公室或是寂静的档案架前”⑦

（二）知识管理要求企业实现档案管理业务流程再造

业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设

计。1990年，美国的Michael Hammer 博士首先提出了“业务流程再造”（BPG, Business Process Reengineering），并将它引入企业管理领域。作为一种基于

信息技术的、为更好地满足顾客需要服务的、系统化的企业组织的工作流程的改 进思想及相关活动——业务流程再造突破了传统的劳动分工理论的思想体系，为 企业管理提供了一个全新的思路。

业务流程再造，既是企业知识管理的要求，也是实现企业知识管理的重要手 段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间 层次将逐渐减少并最终消失，企业将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的 组织。同时，企业对信息技术高度依赖和应用使企业产生大量的电子文件，电子 文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了企业档案管理 业务流程再造。

对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把企业文件档案看 作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企 业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运 转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强企业的知识

4管理，同时强化了对企业各项业务管理工作的服务功能，提高了整个企业的工作 效率。冯惠玲教授认为：在这一流程中需要两种“嵌入”，即将业务活动的要求 和档案管理的要求同时嵌入文件管理系统中。“在现代社会的机构中，业务流程 和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，也反映了该机构 的业务流程。在文档一体化系统中把这两个流程有机地融合起来，即在文件流程 中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，可以减少流程的中间 环节，提高流程中的并行程度与合作程度，从而提高业务工作效率，改善文件质 量。”“将档案管理的要求嵌入文件档案管理系统是实现文档一体化管理的重要 措施，体现了前端控制和全程管理的现代文件、档案管理理念，可以有效地提高 档案管理的质量和效率。”⑧

（三）知识管理对档案管理技术提出新要求

随着企业信息化程度的提高，企业的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智

能化，如：CAD、CIMS、ERP，电子商务等现代信息技术的在企业中的应用，导 致了大量电子化、数字化文件的出现，这对企业的档案管理提出了新的挑战。传 统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开 发，所以很难适应企业知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在企业生 产、管理中的大量应用，又为企业的档案管理提供了一个很好的转变契机，促使 企业档案管理从传统的实体管理向运用信息技术，积极开发档案信息资源，挖掘 档案中蕴涵知识的方向转变。目前，运用在知识管理中的主要技术有：数据仓库（data houseware）,群件（groupware），知识地图（knowledge map），超文 本技术（hypertext），元数据（metadata）等。所以，我们必须积极利用各种

信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动企业知 识管理水平的提高。

（四）知识管理要求强化档案知识智能化服务意识，实现档案知识共享 提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是企业档案知识管理的 最终目标，也是档案部门与企业其他部门和外界联系的纽带。

信息技术的发展，为企业档案管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独 有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设企业知识仓 库，提供知识导航，知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务 的方式将更容易实现，在企业内部，可以通过构建企业内部网(intranet)来实现 知识的传递和共享。企业内部网是建立在网络互联的基础上，实现将企业内部原 本各自封闭的信息孤岛互相连接起来的目的，实现知识的传递和共享。对于企业 外部的知识传递，可以构建相应的企业外部网（extranet），实现企业和客户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户 则可以通过档案管理机构的主页或者企业的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。如施乐公司的内部知识库建立在企业的内部网络 上，由安装在服务器上的一组软件构成。员工可以利用该系统阅读公报和查找历 史事件，并彼此在虚拟的公告板上相会。该知识库里的内容包括：公司的人力资 源状况、公司内每个职位需要的技能和评价方法、公司内各部门和各地分公司的 内部资料、公司历史上发生的重大事件等历史资料、公司客户的所有信息、主要 竞争对手及合作伙伴的详细资料、公司内部研究人员的研究文献和研究报告。⑨

（五）知识管理要求提高档案管理人员素质，塑造“知识人”形象

现代企业管理飞速发展，在企业许多管理职位从业人员的素质都在不断提

升，而企业档案管理人员的素质一直是影响企业档案管理水平的重要制约因素。