ISO14001(2004版)信息交流控制程序修订二稿

第一篇：ISO14001(2004版)信息交流控制程序修订二稿

YEEP有关化学物质的毒性、安全数据体系运行的其他信息等

外部信息：-环境法律、法规及变化的信息

-外部相关方的环境要求信息

4410

信息交流控制程序

1:0 4/7页

5.1.2 信息交流分为内部信息交流和外部信息交流两种方式。

5.2 内部信息交流分为内部各层次和职能间的信息交流和内部与外部及相关方的信息交流。5.2.1 内部各层次和职能间的信息交流

5.2.1.1 在处理这种信息时，根据信息的来源由相关部门以文件或G-WARE内部网等形式向对方发放和传达，信息接收部门传达到有关人员。关于上级对下级部门的信息交流方面，上级部门以文件、G-WARE内部网、广播或通告的方式将信息通知到下级部门。

5.2.1.2 员工的意见和建议等信息，由其所属部门设置员工意见箱并将投放意见汇总或以提案形式提出建议交由总务部门。总务部门经过确认，由管理者代表批准后通过其所在部门予以答复。5.2.2 关于内部对外部及相关方的信息交流方面，在与产品有关的相关方或顾客进行信息交流时，由相关部门以INT网或协议等方式向其传达或告知；在与服务有关的相关方进行信息交流时，由相关部门将重要环境因素、环境方针以及环境目标和指标在协议里体现出来或根据需要将其以明示的方式通告，并具有《对供方和相关方影响控制程序》的要件。5.3 外部信息交流

5.3.1 外部信息向内部信息的转化

5.3.1.1 有关环境法律，法规方面信息的获取、传递和交流由总务部门进行汇总，并建立相应文件目录。

5.3.1.2 有关政府的相关文件或红头文件等方面信息的获取、传递和交流由总务部门进行汇总，并建立相应文件目录。

5.3.1.3 涉及相关方或顾客的有关信息、投诉，信息接受部门应及时向总务部门传递，并做好信息传递记录，由总务部门负责接收、调查、核实，一般的投诉和信息由管理者代表提出处理意见，并责成相关部门进行实施。

5.3.2 外部信息转化为内部信息后，按照5.2的要求进行内部信息交流。

5.3.3 各责任部门负责处理有关信息，并将处理结果及时向相关方答复或转达，总务部门负责组织宣传，其他各相关部门负责对外公布或传递，并做好发放记录。5.3.2 记录

各部门在接受和处理相关方信息时，应填写“相关方信息收集记录”YEEP-4410-02和“相关方信息处理记录”YEEP-4410-03。

5.4 对外宣传由总务部门编制宣传材料，材料以书面或电子版形式发布。

YEEP4410

信息交流控制程序

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理 况 情 ： 理 期 处日 处 复答 录 方 记理：理处者处责复负 答/集 ： 见期 收 意日 息门 部 信 务： 部 总字 内 签 集 容 ： 期 内 日 出 提 收 方 供 提 息： 信者出 提

YEEP-4410-01

YEEP4410

信息交流控制程序

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编制人： 编制日期： 审批人： 审批日期： YEEP-4410-03

第二篇：信息交流控制程序（共）

ISO/TS16949 程序文件

文件会签 □总经理 □常务副总经理 □ 生产总监 □研发中心 □人事行政部

□计划采购部 □内销部 □外贸部 □品管部 □各生产车间

□汽车 OEM 研发部 □市场部 □生产工程部 □财务部 □客服部

文件发放范围 □总经理 □常务副总经理 □生产总监 □研发中心 □人事行政部

□计划采购部 □内销部 □外贸部 □品管部 □各生产车间

□汽车 OEM 研发部 □市场部 □生产工程部 □财务部 □客服部

文件 更改 记录

版本 章节 页码 日期 内

容 备

注

1、目的：

规范公司内外沟通方法，在公司内部与外部建立适当的信息沟通过程，以确保对管理体系的有效性进行信息沟通。

2、适用范围：

本程序适用于公司内各层次和职能间的内部信息沟通，以及与外部相关方联络的接收、文件化形成和答复等沟通。

3、定义：无 4、管理职责：

各部门负责对工作范围内相关信息的收集、整理、传递、沟通与保存，及相关紧急信息的处理。

体系专员负责质量管理体系各类相关信息的收集、整理、传递、沟通与保存 5、工作程序：

输入 工作流程 权责 重点说明 支持性

文件 输出

（表单）

公 司 生产、服务等 活 动的 信 息交流

外部信息：

a)

政府部门、行政机构、上级主管部门发布的有关质量的政策法规、行政命令和指导性文件； b)质量技术监督部门、认证审核机构等监测或检查的结果及反馈的信息； c)国际、国家、地方或行业标准信息，如各种有关的产品标准、计量标准、行业规范等； d)来自外部相关反馈的质量信息及其投诉意见等，包括顾客、供方、服务方等； e)市场动态、竞争对手水平等； f)各部门直接从外部获取的有关产品方面的信息。

内部信息：

a)本公司质量管理的宗旨和方向，包括质量方针、质量目标和指标； b)本公司体系、过程和产品方面的信息，包括人员状况、资金、成本和风险；设备和工作环境方面的信息； c)各种证据笥和结论性信息，包括检验监测记录、内部审核报告、管理评审报告、质量目标完成情况报告、质量成本分析报告、顾客满意度评价报告、产品质量综合分析报告等； d)不合格和潜在不合格方面的信息，包括各种不符合报告、不合格品分析以及纠正和预防措施

信息分类 A A

等； e)内部员工的经验交流和合理化建议等； f)其他内部信息。

各部门

品管部

体系专员 研发中心

销售部

采购部

1、沟通和信息传递可采用书面资料、记录、会议、电子媒体、声像设备、通讯等方式进行。

2、外部信息的收集与处理 a)品管部负责产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等监测或检查结果及反馈信息的收集，传递到公司相关部门。当出现不符合情况时，按照《纠正措施控制程序》的要求进行处理； b)政策法规、标准类的资料信息由体系专案、研发中心负责、整理、保存，按《文件控制程序》要求执行 c)有关客户的信息，如：顾客要求、顾客满意度信息、顾客投诉的处理及市场信息由销售部收集、整理、保存按《顾客反馈及满意度控制程序》及《顾客要求与合同评审控制程序》； d)供方提供的记录及有关信息由彩钢负责传递到相关部门； e)各部门直接从外部获取的其他信息由其负责收集、传递到相关部门； 3、日常信息由各部门按相关文件 的规定定期收集并传递（如各类报表的上报等）

4、各部门要有效地利用所收集的信息，从信息中提取必要的数据加以利用，指导本部门质量活动有效运作 5、各部门要采取妥善措施，对具有保密要求的信息进行加密或分级审查，以确保信息的保密性和安全性。

纠 正 措施 控 制程序

文 件 控制程序

顾 客 反馈 及 满意 度 控制程序 顾 客 要求 与 合同 评 审控 制 程序 采 购 控制程序 文 件 和资 料 控制程序

法律法规及其它要求评价清单 顾客投诉处理单 客户满意调查表 问题解决8D 报告

内部联络函

1、各部门做好信息的接收、传递和归档儿，确保信息的完整与可靠 2、涉及的各类记录按《记录控制程序》要求执行 文 件 和资 料 控制程序 记 录 控制程序

信息的收集、传递和处理 信息的归档和保存 B B B

第三篇：协商、沟通与信息交流控制程序

协商与信息交流控制程序

一、目的：

通过与相关方及公司员工的协商、沟通与信息交流，确保有关质量、职业健康安全和环境的信息沟通，使所有受到质量、职业健康安全和环境影响的员工及其他相关方参与和支持公司的质量、职业健康安全和环境方针和目标的实现，并吸取相关方的合理建议和意见，进一步改进公司的质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系。

二、范围：

适用于公司质量管理、职业健康安全和环境管理体系的协商、沟通与信息交流管理。

三、职责：

1、最高管理者负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的决策。

2、管理者代表负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的处理。

3、综合管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部的信息交流、传递和处理。

4、工会代表员工参与职业健康安全和环境管理事务。参与有关职业健康安全和环境方针、程序等的讨论、决策。

5、各有关部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理，并向综合管理部或管理者代表通报传递和处理情况。

6、各有关部门负责相应职能范围内的质量、职业健康安全和环境信息交流。

四、管理内容与方法：

1、内部信息

⑴内部信息内容包括：

—— 质量、职业健康安全和环境方针、目标的实现情况； —— 法律、法规、规范、标准及其他要求；

—— 顾客要求过程、危险源和环境因素调查、评价及更改信息； —— 企业质量、职业健康安全和环境目标、指标及质量、职业健康安全和环境管理方案；

—— 各部门的质量、职业健康安全和环境职责： —— 质量、职业健康安全和环境培训的信息； —— 监测、测量结果；

—— 不符合与预防纠正措施的信息；

—— 质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系内部审核结果的信息； —— 管理评审结果的信息； —— 员工的建议与意见。

⑵综合管理部负责按规定要求将所要传达的企业质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中的上述各种信息及时、准确地传达至各部门主管。⑶工会作为员工代表机构，负责组织员工积极参与管理体系的有关事务，负责收集员工的意见和建议，并在员工与行政中建立沟通、协商交流的桥梁和渠道。

⑷部门的质量、职业健康安全和环境信息由各部门主管按规定要求负责将其汇总至综合管理部，各部门之间的质量、职业健康安全和环境信息交流由各部门间相互传达。⑸内部信息的接收和处理

①体系运行信息，包括企业的质量、职业健康安全和环境方针、目标、指标、管理方案等，由最高管理者公布或授权管理者代表公布，综合管理部向各部门发布，再由各部门传达。

②由下往上传递的信息，包括员工的意见、建议及投诉等，接收和处理的方式为：

—— 有关人员向各部门的主管汇报，将质量、职业健康安全和环境保护方面的信息转交至综合管理部，员工的建议与意见经研讨后，由综合管理部通过所在部门给予答复；

—— 员工向其代表机构工会反映或工会召开员工座谈会，收集有关意见、建议信息，向综合管理部或其他相关部门反映。③横向传递的信息，包括法律、法规、及其他要求，质量因素、危险源和环境因素的识别、评价与更改、监测测量的结果、不符合纠正措施等，由各部门与综合管理部之间进行信息传递。

④对信息交流中涉及的质量、环境和职业健康安全的重要问题要采取对策并及时传达到员工。

⑤全体员工应参与质量方针、职业健康安全和环境方针的制定、评审，工会作为员工代表，参与制定决策。

⑥全体员工应接受适宜的培训，了解掌握相应的质量管理、职业健康安全和环境管理技术、方法。

2、外部信息

⑴外部信息内容包括：

—— 质量方针、职业健康安全和环境方针的公开；

—— 与相关方沟通的信息，对合同方施加影响、控制、管理或进行调查的信息；

—— 质量、职业健康安全和环境法律法规获取或变更的信息； —— 应急准备与响应的信息；

—— 相关方的投诉，包括周围居民、上级主管部门、新闻媒体及质量监督、职业健康安全和环境保护主管部门。⑵外部信息的传达方式：

①质量方针、职业健康安全和环境方针：

由综合管理部负责提供质量方针、职业健康安全和环境方针样稿、登记备案并对外公布，同时作好发放记录； ②与相关方建立联络：

各职能部门负责各自职能范围内的与相关方联络。⑶外部投诉的接收与处理：

①当外部信息涉及对公司的重大质量事故、职业健康安全和环境事故或施工影响投诉时、或政府部门通过现场检查而提出的强制性要求，直接向公司投诉的，由综合管理部填写《信息交流表》，并调查核实，由管理者代表提出处理意见，责成责任部门或相关供方采取相应缓解措施，以削减由于事故或施工而造成的质量、职业健康安全和环境影响，并由责任部门向外部相关方就投诉的处理实施情况进行书面回复。

②直接向供方投诉的，供方应向综合管理部或工程部汇报，并由综合管理部或工程部填写《信息交流表》，负责调查核实，提出纠正措施，并由责任部门向外部相关方就投诉的处理实施情况进行书面回复。同时，应将有关处理情况向综合管理部通报。

③综合管理部可视情况的严重程度决定是否向管理者代表或最高管理者报告。管理者代表负责投诉实施过程中的协调工作。

对于因技术、资金等问题一时无法落实措施的，由整改部门提出书面意见，经管理者代表批准、并根据情况将其转化为目标与指标。

3、各类信息的传递方式

⑴有关相关方的投诉及政府部门的要求，由有关部门作好记录，并填写《信息记录表》，由综合管理部负责管理。

⑵有关内部信息由发出信息部门填写在《信息记录表》或其他有关表格上进行传递。

⑶各类信息也可由各部门通过文件、记录、电话、电于邮件等各种形式及时进行相互传递和沟通，但应确保信息传达的准确性和及时性，在必要的情况下，应能够出示信息传递的可追溯性证据。

4、工作会议

公司每年召开质量、职业健康安全和环境工作会议，通过工程协调会协商、交流、通报有关质量、职业健康安全和环境的动态和要求。在特殊或必要的情况下，应及时召集会议。对发生重大质量、安全和环境问题时，由管理者代表或总经理召集召开工作会议。

公司相关部门和工会的有关质量、职业健康安全和环境的工作会议，应形成和保持记录。

五、相关文件

《文件控制程序》 《法律、法规控制程序》 《记录控制程序》 《危险源辩识、风险评价和环境因素识别和评价控制程序》 《事故、事件、不符合控制程序》 《纠正和预防措施控制程序》 《监测和测量控制程序》 《工程安全管理规定》

第四篇：信息安全管理体系记录控制程序

信息安全管理体系记录控制程序 1.适用

本程序适用于本公司产生的记录的管理。

2.目的为支持信息安全体系的运作而明确记录的管理。

3.管理方法

3-1保管方法

（1）记录由各保管部门在可快速检索的条件下，决定保管场所，放在箱子、柜子等适当 容器中保管。

（2）对保管场所的环境，本程序没有特别指定。由各保管部门考虑记录媒体的特性做适 当处理。

（3）以电子媒体保管的场合，为预防意外，需做适当的备份。备份的安全要求执行《信息备份管理程序》。

（4）记录保管部门应建立《记录清单》，明确规定保管记录类别、记录保存期限等。记录的保存应符合有关法律法规的要求，保存期限参考本规格书第 4 条款。

（5）因工作需要，借阅其他部门的秘密记录，应获得记录保管部门负责人授权后方可借 阅，并留下授权记录和借阅记录。借阅者在借阅期内应妥善保管记录，并按期归还；机 密记录只准在现场查阅。

（6）记录的字迹应清晰、真实、文字表达准确、简练，记录不得随意修改。确需修改时，必须在修改处作标识，并由修改人签名确认。

3-2废弃 超过保管期限的记录，由保管部门作为秘密文件处理废弃。废弃应采用安全可靠的处置 方法（如书面记录采用粉碎方法、电子媒体采用格式化方法等)，处置记录应予以保存。但若保管部门认为必要时，仍可继续保管超出保管期限的记录。

4.记录的分类和保存年限

记录类型 测试报告

关于合同内容确认的记录 购买管理

保管期限（年)3 年 合同

保管部门 技术部 行政部 集成部

行政部 集成部

质量保证书 定单

供应商变更申请书 供应商清单 购买需求单 购买合同

购买质量保证书 供应商评价表 供应商检查表 5 年

合同结束后 3 年

文件管理 内部审核 员工教育履历

信息安全管理评审会议记录以及纠正措施记录 信息安全目标以及分解 预防措施 影响分析报告业务持续性计划业务持续性计划测试报 业务持续管理 告

业务持续性计划评审报 告

信息资产识别表

重要信息资产清单重要信息资产评估表风险评估报告 资产识别和风险评估 风险处理计划

调查报告

信息事故、异常处理记纠正措施 录 信息设备更改申请书 变更管理 软件安装/升级申请书

采购记录

维护记录 授权记录 访问记录 访问保密协议 用户访问授权记录 用户访问权限评审记录

审核日志（电子媒体)参见档案 管理规程年 5 年 2 年 3 年 1 年 2 年 10 年 10 年 行政部 行政部 行政部 行政部 行政部 各部门 集成部 集成部年 集成部年 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年年 3 年

设备使用期间保 管 2 年 2 年 3 年

保持至员工 离职 3 年 1 年 参见档案 管理规程 5 年

信息处理设备相关记录

集成部 行政部 集成部 集成部 集成部 集成部 行政部 集成部

集成部或技术部 集成部 集成部 集成部 技术部

系统开发相关记录

用户逻辑访问相关记录

技术部

技术部 集成部 集成部 行政部 行政部

人事相关记录 财务相关记录

第五篇：文件化信息控制程序

X XX 有限公司

文件编号：

QEHS ／ COP13

标题：

文件化信息控制程序

版

号：

C/0

页

码：

1/71、目的规范质量安全管理体系有关的文件、资料和记录（电子档）管理控制过程，确保公司部门运作和各过程方法间的沟通，提高整体管理水平，保持质量安全体系文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性以及受控和最新版本。2、范

围

适用于本公司质量安全管理体系相关的文件、资料和记录（电子档）以及外来文件。3、权

责

3.1 总经理：负责批准《管理手册》、《合格供应商》以及其他财务制度和合同（金额超过 5000 元及以上）等。

3.2 管理者代表：负责质量安全体系相关文件化信息（除报总经理批准外）的批准，为我司体系文件的主控责任人。

3.3 （品管）体系文控员：负责体系文件化信息的编号、发放、回收、保存、归档以及作废和销毁具体处理。

3.4 各部门：负责本部门相关文件化信息的编制、领取、使用和保管，并对本岗位流程和操作文件化信息评审和更新。4、定义

4.1 文件化信息：组织需控制和保持的信息及其包含它的介质。

4.2 手 册：第一层次文件，包括管理手册、员工手册、财务手册、产品手册等，即本公司的经营宗旨、方针和策略等，为公司的管理提供方向、框架和纲领性文件。

4.3 程序文件：第二层次文件，即本公司工作流程，体现过程方法的规定和说明。

4.4 支持性文件：第三层次文件，包括作业指导书、管理规定、操作指引、图纸和影像等，即本公司为确保产品质量安全，人员、产品、卫生、工艺及设备操作等方面所规定的具体过程方法（在什么时间、什么地方、谁负责，怎么操作，谁监督检查、效果如何、异常怎么处理等）。

4.5 记录：第四层次文件，包括培训记录、会议记录、检验记录、卫生记录、操作记录等，即可证实本公司质量安全管理体系建立、运行、验证和审核有关的证据，要求“及时、真实、准确、清晰”。

4.6 外来文件：通过本公司收集适用的法律法规、产品标准和顾客要求等。

4.7 受控文件：本公司编制或转化，统一分发和回收的，盖有本公司“受控文件”章的文件或记录。

4.8 保密文件：涉及本公司机密，未经总经理授权，一律不得复印和借阅的产品配方、工艺技术、财务以及重大合同等。

X XX 有限公司

文件编号：

QEHS ／ COP13

标题：

文件化信息控制程序

版

号：

C/0

页

码：

2/75、流程图

5.1 新文件编制

申请取号

评审（会签）

定稿签批

分发

回收

作废或销毁

文件修订

5.2 新记录编制

填写

收集

审核

统计

整理

报废

记录更新 6 6、文件管理控制程序

6.1 文件的分类与编号 6.1.1 本公司质量安全体系文件从内容上分为四级：一级为管理手册；二级为程 序文件；三级为支持性类等；四级为记录、图纸等，其他类为外来文件。

6.1.2 部门编号（分发号）：总经理—000、管代（体系）—002、管理部—003、营销部— 004、财务部—005、生产部—6006、质安环部—007、研发部—008、采购组—009 6.1.3 文件编号

6.1.3.1 管理者代表根据《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》对手册、程序文件进行编号。

6.1.3.2 其他文件，由文件编制者从部门文件管理员处取得文件号(文件取号参照《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》及《技术文件编号规则》)。

6.1.3.3 取号时，应填写“文件取号登记表’’记录文件名及文件号。

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文件编号：

QEHS ／ COP13

标题：

文件化信息控制程序

版

号：

C/0

页

码：

3/7

6.2 文件的制定、审查、批准及分发层次 文件名称 制定/收集 审

查 批

准 分发单位 管理手册 体系制定 管代（组长）

总经理 各部门 程序文件 管代（组长）

各部门 三级文件 操作负责人 制定 部门负责人 管代（组长）

需求部门及岗位 记录表格 体系编号存档 外来文件 体系收集 管代（组长）

体系存档分发 备

注 所有文件化信息必须由体系文控统一编号、分发和回收 6.3 文件的制定格式 6.3.1 体系文件格式：文件封面、表头（详见本文件表头，包括公司名称、文件名称、编号、版本号、修订号、制定人（部门）、审查人、批准人、生效日期等）、目的、范围、权责、定义、流程图、工作程序、注意事项、相关文件化信息、附录等，其中个别可依据实际情况设定。

6.3.2 体系记录格式及：公司名称、记录名称、日期、产品名称、规格、批号、数量、填写内容（时间、温度、数量、过程异常等）、判定、签名、审核、记录编号等。

6.4 文件制定或换版 6.4.1 新编制体系文件由责任部门或制定人编制草案（可电子档），经相关权责人审查或统一评审会签，出正式文件，报批准人签批后，管代（组长）同意交文控人员复印、盖章、分发和回收旧版。

6.4.2 文件制定的格式依 6.3 进行作业。

6.5 文件的修订 责任部门或修订人标准更新或整改要求等，填写《文件变更申请表》，说明原因及变更内容后，由相关权责人审查、批准,将《文件变更申请表》交至文控人员，将原文件作文件修订并于修订记录中作登记，同时分发。

5.6 外来文件收集 外来文件由相关部门收集，确认后，统一交管理者代表进行审查，交文控登记、分发需求部门；每年定期向政府部门索取或正规网站查找下载最新版本的法律法规和标准，并及时更新替换。

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文件编号：

QEHS ／ COP13

标题：

协商和沟通控制程序

版

号：

C/0

页

码：

4/7

6.7 文件的分发与销毁 6.7.1 受控文件的分发统一由文控进行，分发时需加盖“受控文件”章，并要求接收 方在《文件分发及回收表》上签名确认。

6.7.2 文控统一回收变更后的文件，在文件上盖“作废文件”章以做识别，除原稿保 留作参考外，其它定期（2 年一次），报管代（组长）批准作销毁处理，（如作 废文件用于再生纸，每一页须盖上“作废文件”章或写上“作废”字样或者打 叉，只限内部文控使用）。

6.7.3 依据文件编制或修订部门，参照该文件权责，给予分发，文控保存分发记录。

6.7.4 文控负责文件的发放和回收、变更以及原件等记录的保存。

6.8 文件的版本、修订号、变更、编号与作废 6.8.1 新文件的制定由各部门提出申请，管代（组长）同意后，交相关部门评审，报 管代（组长）或总经理批准后，最后交文控分发。

6.8.2 如因流程改变或整改要求，需变更文件及编号。

6.8.2.1 轻微变更：文件个别语句的修改，不影响文件结构、流程和内容，只在原文 相应更改处变动，签名确认，并注明更改日期。

6.8.2.2 小变更：文件的局部修订，不涉及标准更新或职能更改，文件修改号升级，如“A/0”变更为“A/1”、A/2„„, 按新文件制定要求进行。

6.8.2.3 大变更：参照标准换版或公司组织结构大的调整，需更改文件版本号如“A/0” 版本变更成“B/0”、C/0„„版本，依次类推，按新文件要求进行。

6.8.3.4 文件在变更时，由提出奴们或人员填写《文件变更申请表》说明原因及变更 内容后，交管代（组长）批准后，将《文件变更申请表》及初稿交至文控，文 控按新文件的要求进行评审、签批、分发并回收旧版，保存《文件分发及回收 表》。

6.9 文件的调阅与补发 6.9.1 文件破损或遗失，须填写《文件申领表》说明申领原因，并由管代（组长）

批准后，携带破损文件到文控处办理申领手续用，文控将损坏的文件作废销毁，并在《文件申领表》中注明。

6.9.2 因业务需要需借用文件，须经管代（组长）同意后才可借用，文控保存《文件 借用登记表》，保密文件一律不得借阅。

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⑤其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息。

4．2．1．2

内部信息

①内部日常信息，指正常情况下的各类信息。

②内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如质量、环境、职业健康安全不符合信息。

③紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等紧急情况。

④其他内部信息(如员工的建议等)。

信息可通过报告、记录、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。

4.2.2.1 外部信息的交流

①质安环部(QEHS)、办公室、营销部负责对环保局、安全生产监督管理局、劳动局、产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等监测或检查结果及反馈信息的收集。这类信息汇总到质安环部(QEHS)，由质安环部(QEHS)传递到公司相关部门。当监测或检查结果出现不符合情况，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。

②政策法规、标准类的资料信息由开发部、质安环部等相关部门负责收集、更新、整理，交文控中心保存。详见《文件化信息控制程序》、《法律法规和其他要求控制程序》。

③生产部负责与工程合同方、采购组负责与供应商、营销部负责与运输公司、质安环部(QEHS)负责与社区居民等相关方进行沟通。对这些相关方传来的信息，各责任部门应尽快处理。如问题严重，相关部门应及时将信息传达到质安环部(QEHS)、管理者代表等有关部门。

a)如是书面信息，直接将其复印件分发有关部门。

b)如是口头信息，则应将其填写在“信息联络单”上，复印后分发有关部门。

质安环部(QEHS)组织相关部门针对相关方反映的问题，采取纠正措施，详见《纠正和预防措施控制程序》。

当相关方要求答复时，应将处理结果通告对方。

④市场信息、顾客不满意信息、客户投诉的处理由营销部负责。对客户反映比较严重的问题，营销部应及时转达给质安环部(QEHS)、管理者代表等有关部门。参照《顾营销部务控制程序》执行。

⑤各部门直接从外部获取的其他信息，以“信息联络单”的方式反馈到质安环部(QEHS)等有关部门。

4.2.2.2 内部信息的交流 ①日常信息由各部门按相关文件的规定收集并传递。

②异常的不符合信息，由发现者填写“信息联络单”交由责任部门处理。如问题严重，则应将“信息联络单”送质安环部(QEHS)、上级主管一份。质安环部(QEHS)应据此适时向有关责任部门发出“纠正和预防措施要求单”，详见《纠正和预防措施控制程序》。

③火灾、伤亡、环保设施失灵等紧急情况，执行《应急准备和响应控制程序》。

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QEHS ／ COP13

标题：

文件化信息控制程序

版

号：

C/0

页

码：

6/7

6.9.3 受控文件用于供应商、外发加工商、客户或认证机构时，经管代（组长）同 意后，由文控办理相关手续，并填写《文件分发及回收表》。

6.10 文件印章的管理 6.10.1 文件印章分为受控文件、作废文件、外来文件、非受控文件，并由文控管理。

6.10.2 印章遗失，重新刻制时应与原印章区别特征，并在涉及范围内通报。

6.11 文控及各部门须编制《文件/记录总览表》，以方便查阅和核对。7、记录管理控制程序

7.1 记录表格的控制

各责任部门根据质量安全体系控制要求和如实反映产品生产、质量、卫生和安全状况，便于追溯，编制适合的表格，部门主管审批，提交文控员编号并备案登录。记录在功能方面应该具有针对性，为完成某项具体工作而设计；在使用方面具有独立性，尽量由单个人员或单一岗位使用，避免数人数岗位共用一份记录； 记录尽量是单页，避免使用合订本，不得采用在簿子上划线或划格子的作为记录。

7.2 各部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，并按本文件执行。

7.3 文控员负责建立并动态保持反映整个体系的《文件/记录总览表》，将公司所有与质量安全管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期限、使用部门、分发部门等内容，并汇集备案记录的原始样本。

7.4 文控员负责对记录进行编号。

7.5 记录表格的印制，由各使用部门提出计划，文控员核对，印刷后统一分发。

7.2 记录的控制 7.2.1 记录的填写 7.2.1.1 记录的填写要及时、真实、完整、准确、规范、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，将该项用单杠划去，签字确认，必要时说明理由，各相关栏目负责人签名不允许空白。记录必须现场使用，操作一步记录一步，不得追记、补记或预先记录；操作人员应当亲笔签名，不得使用姓名印章。

X XX 有限公司

文件编号：

QEHS ／ COP13

标题：

文件化信息控制程序

版

号：

C/0

页

码：

7/7

7.2.1.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，由记录者本人在现场进行修改。不得采取涂抹、描粗的方式修改数据，不得根据某种需要而去任意修改数据，影响数据的真实性；应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖印章或签上更改人的姓名，不同日期时，要注明修改日期。

7.2.1.3 各部门的记录填写要求采用蓝色或黑色的圆珠笔、水性笔或钢笔填写，不得使用铅笔或红笔填写。

7.2.1.4 各部门在体系运行过程中产生的记录，应在月末由该过程的直接管理者复核，确认无食品安全方面的问题后，归档保存。

7.2.2 记录的审核 7.2.2.1 记录正常情况下于生产或质量活动结束的次一个工作日审核完毕，发现异常及时

纠正； 7.2.2.2 记录审核的签名必须手签，不得使用姓名印章； 7.2.2.3 记录审核人员的资格须经确认。

7.2.3 记录的保存及防护 7.2.3.1 各部门负责资料收集的人员，必须把所有记录分类整理，妥善保存，所有的记录应保持清洁，字迹清楚。各部门按规定的期限保存，所有质量记录至少保存 2 年（产品的保质期后 1 年）。对保存期超过一年的记录可进行封存。

7.2.3.2 记录应防止损坏和丢失，在保存期内损坏的记录，应按原样予以修补。

7.2.4 记录的调阅 7.2.4.1 记录保管单位应拒绝非相关人员调阅记录。

7.2.4.2 外单位调阅记录应获得管代（组长）的批准，机密和绝密文件、资料内部借阅必须经总经理批准。一律不得外借。

7.2.5 记录的检索 由相关部门按产品、记录编号、时间范围实施检索，并定期由与该过程有关的直接管理者复核。

7.2.6 记录的销毁 各记录部门将超过保存期限的记录，做好登记，报管代（组长）的批准，由文控员监督销毁过程，并做好记录。

7.3 外来记录的控制，由相关部门保存，期限确定后上报体系文控，可自行销毁。8、注意事项：