2018春管理思想史形成性考核册答案

第一篇：2018春管理思想史形成性考核册答案

管理思想史形成性考核册答案

作业1参考答案（绪 论、万里长城是秦始皇于公元前214年，命令大将蒙恬率兵30万北击匈奴时，役使40多万人把原来燕、赵、秦等国修筑的长城连接并加以扩建而成的。万里长城总长6000多公里，气势雄伟。长城建筑在地势险峻的山巅，工程复杂而浩大，而当时施工仅凭肩挑手抬，其困难可想而知。长城的建设，三、名词解释

1、甘特图

甘特特别出名的原因是他发明了甘特图，最早他绘制了一种日平衡图，在（8）控制幅度原则。这项原则的精神实质是，一个主管人员直属的下级人员的人数应有一定的限度。这同心理学中所讲的注意幅度有关。如果说下级人员的人数以算术级数增加，则需要上级主管注意他们之间的相互关系的排列和组合会以几何级数增加。古利克没有对直属下级的人数做硬性规定，而是试图确定一些能达到最佳控制幅度的因素。古利克十分强调：上级人员的个人特质、他同直属下级在地理上的距离、他的直属下级所执行任务的性质以及组织的稳定程度等因素。

2、行为科学产生的历史背景（详见教材P.135－136）

行为科学产生于20世纪20～30年代。它正式被命名为行为科学，是在1949 年美国芝加哥的一次跨学科的科学会议上。行为科学的产生是生产力和社会矛盾发展到一定阶段的必然结果，也是管理思想发展的必然结果。

（1）行为科学产生的政治背景。③实行激励性的工资制度。它包括三部分：通过工时研究进行观察和分析，以确定“工资率”即工资标准。差别计件工资制，即按照工人是否完成定额而采用不同的工资率，如果工人达到或超过定额，就按高的工资率付给报酬，通常是正常工资的125%，以表示鼓励；如果工人的生产没有达到定额，就将全部工作量按低的工资率付给，为正常工资的80%，并发给一张黄色的工票以示警告，如不改进就将被解雇。“把钱给人而不是职位”，即工资是根据工人的实际工作表现，而不是根据工人的工作类别支付。这样做的目的是克服工人磨洋工的现象，调动工人的生产积极性。（4）组织管理。

①把计划职能与执行职能分开，用科学的工作方法取代传统的凭经验工作的方法。泰勒认为，劳动生产率不仅受工人的劳动态度、工作定额、作业方法和工资制度等因素的影响，同时还受管理人员组织、指挥的影响。为此，泰勒主张明确划分计划职能和执行职能。计划职能归管理当局，设立专门的计划部门。其主要任务是：进行调查研究，以便为制定定额和操作方法提供依据。制定有科学依据的定额和标准化的操作方法、工具。拟订计划、发布指示和命令。把标准和实际情况进行比较，以便进行有效的控制。执行的职能由工作现场的工人和工长从事，他们按照计划部门制定的操作方法和指示，使用标准工具，从事实际的操作。泰勒把这种职能的分工作为科学管理的基本原则，使分工理论进一步拓展到管理领域。②职能工长制。这是根据工人的具体操作过程，进一步对分工进行细化而形成的。在泰勒看来，一位“全面”的工长应该具备九种品质：智能；教育；专门的或者技术的知识，手脚灵巧和有力气；机智老练；有干劲；刚毅不屈；忠诚老实；判断力和一般常识；身体健康。要找到一个具备上述三种品质的人并不太困难，但要找到一个能具备上述七或八种品质的人，几乎是不可能的。所以为了使工长能有效地履行自己的职责，还必须把管理的工作再加以细化，使一个工长只承担一种管理职能。泰勒设计出8个职能工长，来代替原来的一个职能工长。这8个工长，4个（工作命令工长、工时成本工长、工作程序工长、纪律工长）在计划部门，4个（工作分派工长、速度工长、修理工长、检验工长）在车间。在实际工作中，由于一个工人同时接受几个职能工长的多头领导，容易引起混乱，所以没有得到推广。但是泰勒的职能管理思想，是把总经理的权力交给低一级的专业管理人员承担的一种分权的尝试，为以后职能部门的建立和管理的专业化提供了启发和思路。

③例外原则。指企业的高级管理人员把一般的日常事物授权给下级管理人员去处理，自己只保留对例外事项也就是重要事项的决策权和控制权，比如有关重大的企业战略问题和重要人事的任免等。例外原则是泰勒做出的重要贡献之一，它至今仍是管理中极为重要的原则。

（5）心理革命。泰勒认为，真正的科学管理和只追求效率的一阵风式的做法是完全不同的，这种不同就在于雇主和工人之间都必须进行一场“心理革命”。这场伟大的革命就是双方把注意力从分配剩余的问题上移开，转向增加剩余上，以友好合作和互相帮助来代替对抗和斗争，共同使剩余额猛增，以致工人工资和制造商的利润都大大增加。

2、试述韦伯的理想官僚组织模式（详见教材P.121）

韦伯认为理想的行政组织是通过职务和职位来管理的。理想的行政集权组织的主要特点如下：(1)有确定的组织目标。人员的一切活动是为了实现组织目标。(2)明确的分工。每个职位的权力和责任都应有明确的规定。

(3)自上而下的等级系统。组织内的每个职位，按照等级原则进行法定安排，形成自上而下的等级系统。(4)人员的考评和教育。人员的任用完全根据职务的要求，通过正式考评和教育训练来进行。(5)职业管理人员。管理者有固定的薪金和明文规定的升迁制度，是一种职业管理人员。(6)遵守规则和纪律。管理者必须严格遵守组织中规定的规则和纪律。

（7）组织中人员之间的关系。组织中人员之间的关系完全以理性准则为指导，不受个人情感的影响。韦伯认为这种理想的行政组织是最符合理性原则的，其效率是最高的，在精确性、稳定性、纪律性和可靠性等方面都优于其它组织形式。而且这种组织形式适用于各种管理形式和大型的组织，包括企业、教会、学校、国家机构、军队和各种的团体。

作业3参考答案（1、《人类动机理论》

2、埃德加·沙因

3、非正式组织

4、社会关系计量学

5、对人的关心

6、“最好的”

7、发言人

8、计划

9、系统论 信息论 控制论

二、选择题1A 2B 3D 4A 5D 6D 7D 8A 9A 10A

三、名词解释

1、Y理论（详见教材P.166－167）

美国社会心理学家道格拉斯·麦格雷戈提出的一种人性假说理论。麦格雷戈把Y理论叫做“个人目标和组织目标的结合”，核心观点是人们并非天生就对组织的要求采取消极或抵制态度的，他们之所以会如此，是由于他们在组织内的经历和遭遇所造成的，人并非是生性懒惰，要求工作是人的本能，外来的控制和惩罚的威胁并不是促使人们为实现组织的目标而努力的惟一方法，对目标的参与是同获得成就的报酬直接相关的，在适当条件下，人们不但能接受，而且能承担责任。不是少数人，而是大多数人都具有相当高的用以解决组织上问题的想象力、独创性和创造力。企业管理当局应当负责把企业生产的各项要素组织起来，实现企业的经济目标。企业管理的基本任务是，安排好组织工作方面的条件和作业的方法，使人们的智慧潜能充分发挥出来，更好地为实现组织的目标和自己的个人目标而努力。

2、管理方格理论（详见教材P.203）

美国行为科学家布莱克等人在1964年提出的领导行为理论，认为企业中的领导方式，存在着“对人的关心”和“对生产的关心”两种不同的组合，横坐标表示领导对生产的关心程度，纵坐标表示领导对人的关心程度。他们提出的管理方格法，主要是为了避免在企业领导中趋于极端的方式。

3、突变理论（详见教材P.228－229）

突变论是研究客观世界非连续性突然变化现象的一门新兴学科，自本世纪70年代创立以来，十数年间获得迅速发展和广泛应用，引起了科学界的重视。“突变”一词，法文原意是“灾变”，是强调变化过程的间断或突然转换的意思。突变论的主要特点是用形象而精确的数学模型来描述和预测事物的连续性中断的质变过程。突变论的创始人是法国数学家雷内·托姆。

四、简答题

1、需要层次理论的主要观点（详见教材P.160－161）

马斯洛于1943年和1954 年先后发表了《人类动机理论》和《动机和人》两部著作，阐述了他的需要理论。马斯洛也认为，人有各类需要，人的行为过程就是需要满足的过程。

（1）人类需要是有层次的。马斯洛把人的各种需要归纳为五个层次即生理上的需要、安全上的需要、感情和归属上的需要、地位或受人尊重的需要、自我实现的需要。

（2）这些需要的层次并不都是一定按这个顺序，有时候人的需要是模糊不清的，对某种需要表现的强度也不一样，需要因人而异。

（3）人们一般按照这个等级系列从低级到高级地来追求各项需要的满足。

（4）一般讲来，只有在较低级别的需要得到合理满足以后，较高级别的需要才会发展起来，起推动作用。但当较低级别的需要受到威胁时，也会向相反的方向发展。

（5）人的需要还带有发展的、动态的性质。同年龄和地位的发展变化，以及社会发展的不同时期有关。

2、权变管理理论在组织结构方面的观点（详见教材P.196－197）

权变管理理论在组织结构方面的各种观点的共同点是，把企业看成是一个“开式系统”，是一个受外界环境影响而又对外界环境施加影响的系统。为了对企业的组织结构做进一步的研究，他们把企业分成一些不同的结构模型，并有不同的划分方法。主要的有以下几种：（1）伍德沃德分类法

英国女管理学家伍德沃德认为，每一种有着类似的目的和类似的工艺技术复杂程度的生产系统，都有其独特的组织模型和管理原则。她按照生产系统的工艺技术复杂性和连续性的程度，把企业分为单件和小

批量生产、大批量生产伴有单件生产、大批量和大量生产、大批量生产伴有流水生产、流水生产五种类型。这五种类型，再结合其他的目标，可以把企业归纳为三种类型：

①单件和小批量生产。它主要就顾客的“订货”或“定做”的产品进行生产。②大批量和大量生产。其产品大部分是标准化或统一的。只在最终外形上有些变化。③长期的流水作业生产。它所生产的标准产品是通过预先规定的工艺程序制造出来的。

把企业分成这样三类，就可以不必对各个企业所用工艺技术的渐进性进行比较，集中考察企业以下的一些组织特点：管理的层次、管理幅度、管理人员同其他人员的比例等。（2）皮尤等人的分类法

英国管理学家皮尤等人在20世纪60年代和70年代对英国企业的组织结构做了大量的调查研究后发现，不能采用单一的行政组织类型，而必须以可衡量并能够得到资料的一些结构上的变数来对企业组织进行分类。按结构变数把企业划分的七种类型即工作流程一行政组织型、人员一行政组织型、含蓄结构型、完全的行政组织型、前工作流程一行政组织型、萌芽状态的工作流程一行政组织型和萌芽状态的完全行政组织型。

（3）劳伦斯等人的分类法

劳伦斯等人的分类法强调外界环境的影响。他们用“分化”这个词来表示一个企业适应于外部环境而划分为各个小单位的程度；用“整体化”这个词来表示企业中各个小单位的协作或工作的统一。他们选了在稳定和变化情况上各不相同的三类环境进行分析比较：（8）强调“预见”能力。社会是迅速发展的，客观环境在不断变化，现代管理论强调运用科学的方法进行预测，以保证管理活动的顺利进行。

（9）强调不断创新。管理就是创新。现代管理理论认为管理者应该利用一切可能的机会进行变革，从而使组织更加适应社会环境的变化。

（10）强调权力集中。为了进行有效的管理，现代管理论认为组织中的权力应趋向于集中。管理者通过有效的集权，把组织管理统一化，以达到统一指挥、统一管理的目的。

五、论述题

1、联系实际论述期望理论的应用价值（详见教材P.183－184）参考答案：

（1）尽管期望理论研究的核心是内部心理过程，但这一理论在许多发达国家和发展中国家的管理活动中经常得到运用并升华。如北美企业（美国柴泰克公司）的全面质量管理措施中，运用“工作改进系统”，把重点放在职工内部心理过程和参与改进工作，通过这种持续改进来获得长期的绩效；拉丁美洲企业（巴西的桑托斯建筑公司）运用“亲近式”的管理方法，通过分析职员的内部心理过程，采取必要的措施解决企业与职员之间的冲突和摩擦；“斯堪的纳维亚式”的管理思想也注重对职员内部心理过程的研究，如瑞典1985年开始实行的“领导、组织和参与”综合规划，重点是强调丛职员的心理过程轨迹出发，激励职员参与企业管理。

（2）联系实际论述。（可联系企业或者自己的教学过程）

2、论述造成各种管理理论和管理学派相互盘根错节的这一现象的原因（详见教材P.229－230）参考答案：孔茨在他的《管理理论丛林》一文中分析了造成这一现象的原因，它们是：

1．语义上的混乱。在管理学中，存在着严重的语义混乱现象。如“管理”一词，多数人都同意是指通过别人或同别人一道去完成工作。但这里说的“别人”是指正式组织中的人，还是所有群体活动中的人，就有不同的解释了。

2．对管理和管理学的定义和所包含的范围没有取得统一的意见。这样，就降低了管理理论的科学价值，不能对实际管理人员起指导作用。

3．把前人对管理经验的概括和总结看成先验而加以抛弃。比如法约尔、厄威克、古利克等人将管理经验加以概括和总结，提出了一些非常重要的分析和见解，却被人认为是先验的假设而加以抛弃，这只会造成管理学理论上的混乱。

4．曲解和抛弃前人提出的一些管理原则。当代的某些管理学者往往把前人提出的一些管理原则加以曲解，认为只不过是老生常谈而予以抛弃，然后提出一些貌似不同的“新”原则。其实，这些“新”原则正是前人早已发现的基本原则，只不过是用不同的话语表述出来而已。

5．管理大师缺乏沟通。在本世纪早期从事管理理论的研究和著述的，都是有实际管理经验的人员。而从50年代中期以来，从事管理理论研究的主要是高等学府中受过专门训练但却缺乏实际管理经验的人。这有点像医学院中教外科学的教授，却从来不曾给病人做过外科手术，于是难免造成混乱，并失去实际管理人员的信任。

作业4参考答案（管理过程学派又称为经营管理学派、管理职能学派，是历史悠久并有巨大影响力的一种管理理论。管理学者一般认为法约尔是管理过程学派的创始人，管理过程理论渊源于法约尔的管理理论。管理过程学派把管理看作是一个过程，其研究对象就是管理的过程和职能。法约尔提出管理的五种职能，这五种职能形成一个完整的管理过程。管理过程学派认为，管理是通过计划、组织、指挥和控制诸因素来协调有关资源以达到组织既定的目标。

2、学习型组织（详见教材P.304）

所谓学习型组织就是指通过弥漫于整个组织的学习气氛而建立起来的一种符合人性的、有机的、扁平化的组织。这种组织具有持续发展的能力，是可持续发展的组织。

3、文化管理

是人性化管理的最高层次，它通过企业文化培育、管理文化模式的推进，使员工形成共同的价值观和共同的行为规范。

四、简答题

1、简述企业文化的功能（详见教材P.279－280）

企业文化的功能就是企业文化的性能与作用，也就是企业文化发生作用的能力，即企业这一系统在企业文化导向下进行生产、经营、管理中的作用。企业文化主要有以下几种功能：（1）企业文化的导向功能

企业文化的导向功能是指通过企业文化建设，把企业及企业成员的思想和行为引导到企业所确定的目标上来，使企业员工同心协力，自觉的为实现企业的共同目标而团结奋斗。（2）企业文化的凝聚功能

文化具有很强的凝聚力。企业的凝聚力指的是企业和职工的相互吸引力，具体说是指企业对职工的吸引力以及职工对企业的向心力。（3）企业文化的协调功能

企业文化能够协调企业和社会的关系，使企业与社会和谐统一。（4）企业文化的激励功能

激励是指通过外部刺激，使个体产生出一种情绪高昂、奋发进取的力量。企业文化的激励功能就是企业文化对文化行为主体能够产生激发、动员、鼓励和推动作用。这种文化功能作用的结果，往往可以起着某种放大（或缩小）的作用，使行为产生更剧烈、明显的效果。（5）企业文化的约束功能

企业的约束有两种：一种是硬约束，如企业的规章制度、企业责任制度等；另一种是软约束，即企业文化的无形约束，（6）企业文化的辐射功能

企业文化的辐射功能是指企业文化的作用可以向外辐射，对企业周围的社区乃至整个社会产生积极的影响。企业文化不仅在企业内部员工之间发挥辐射作用，而且还会通过企业文化力形象对企业外部以及社会发挥辐射作用。

2、简述科特的管理新规则（详见教材P.298）科特将美国经济的发展分为3个阶段：

（1）管理理念的人性化。所谓人性化管理，就是一种在整个企业管理过程中充分注意人性要素，以充分挖掘人的潜能为己任的管理模式。人性化管理具体包括以下几个方面：①感化管理。就是要注重人的内心世界，根据情感的可塑性、倾向性和稳定性等特征去进行管理，其核心是激发职工的积极性，消除职工的消极情感；②自主化管理。就是让员工参与决策；③自我管理。是指职工根据企业的发展战咯和目标，自主制订计划，实施控制、实现目标,即“自己管理自己”；④能人管理，就是要发现大批有能力的人才，并且要让能人管理好自己。⑤文化管理，是人性化管理的最高层次，它通过企业文化培育、管理文化模式的推进，使员工形成共同的价值观和共同的行为规范。

（2）管理形态的知识化。知识经济时代的企业需要新的企业管理形态。企业管理将进入知识管理阶段。而知识管理就是利用组织的无形资产创造价值的艺术。其管理的特点将更加注重企业知识的共享和创新，重视企业人才、企业创新、企业形象和企业文化发展战略，将知识和信息作为企业的战略资源，将是以可持续发展为导向的管理。

（3）管理组织的虚拟化。企业的组织模式自20世纪30年代以来，先后经历了等级制、职能制、分权制，最后进化到当代的虚拟制。虚拟企业是一种典型的动态联盟形式，它变传统的集权式组织结构为开放式网络组织结构，企业由“公司制”变为“联邦制”，以各种方式借以外力来进行整合，进而创造企业本身的竞争优势。

（4）管理手段和设施的网络化。网络管理同传统管理无论从管理主体和客体、管理时间和空间、管理内和形式，管理方式和手段、管理观念和文化、管理目标和使命等方面都发生了大跨度的变化。网络化管理要求在管理中：①要实现人力资源管理过程的柔性化和科学化；②要建立数字管理应用系统和扁平化管理结构；③要强化管理者的创新意识，建立有效的管理机制。

（5）管理文化的全球化。在管理文化上，取长补短，相互融合，是必然的趋势，这种趋势在21世纪将表现得特别突出和明显。世界经济的全球化要求企业尤其是企业的领导人必须加强企业文化层面的沟通与交流，以企业共同价值来凝聚广大员工的人气，只有这样的企业才真正是全球化的企业。

第二篇：办公室管理形成性考核册答案

办公室管理形成性考核册答案

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。办公室实务工作一览表

序号国内一般性国外一般性国内企业(含外企)1 [文书撰写] 按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容 2 [文书制作] 复印资料。打印文稿及表格 [文书处理] 在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4 [档案管理] 档案管理。[会议组织] 安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6 [调查研究] 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7 [信息资料] 准备好公司要公开的资料;收集及整理各种信息 [信访工作] 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9 [接待工作] 接待来访宾客;接待宾客和员工的来访。10 [协调工作] 以电话往来维持和外界的良好公共关系。11 [督查工作] 督导一般职员或速记员。12 [日程安排] 替上司定约会并做好记录;13 [日常事务"] 阅读并分类信件通讯事务、电话;14 [办公室管理] 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 15 [其他临时以速记记下上司交待的事项;执行上司交办事项

交办的事项 替上司申报交纳所得税及办理退税。17 外出办事，如银行、邮局等。18

同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学因为没有把内容基本相同的放在一起而失分。在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容;这种情况，可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。

二、办公用易耗品主要包括哪些?

办公用易耗品主要有：1.信封、纸张;2.软盘、光盘等;3.铅笔4.圆珠笔;5签字笔或钢笔;6.修正液或修正带;7.印盒;8.各种小型机器，如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等;9.小刀;10.日历等;11.其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。本题在书上有明确答案，得分率很高。主要认真阅读教材，就能答对

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何?本题主要考核本课程的第二章第1点的“文员工作指导思想”这一知识点。

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1.计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2.实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施;配合上司预期的期限。3.检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施 ——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。同学们在回答这道题时，需要注意本题一共有两个问题。不仅要求你阐述三个步骤是什么，而且还要说明三者之间的关系如何。

四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。本题主要考核本课程的第二章第1点的“按照‘优先顺序’处理工作”这一知识点。按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：1.将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事?B.是否做或不做都无所谓的事?C.是否不可以做的事?对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事(优先做);紧急但是并不重要的事(第二做);重要但是并不紧急的事(第三做);虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事(可以请他人代劳)。3.与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。1.请示方法和报告方法;2.计划方法和总结方法;3.受意方法;4.传达方法;5.进言方法;6.变通方法和挡驾方法;7.分工方法与合作方法。本题主要考核本课程的第二章第3点的“文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子，同学们按照这个思路作答即可：受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等)。

受意方法要注意：(1)善于领会上司意图，不要曲解上司意图;(2)备好记录本，记录下指示要点;(3)注意倾听，用心判断指示的用意(4)必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话;(5)如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度;6)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。2.结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点;事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答;而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。

办公室管理形成性考核册<二>

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

同：1.都应先问好，再传达自己的信息;2.都应保持耐性、热情的态度;3.通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情;4.都应简明扼要表达自己的意思。

异：1.打电话应首先查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2—4声就接听。2.打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。

二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。1.基本用途：“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。

2.两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。3.各自的优劣：

“电视会议”——优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象;劣：技术上的要求较高。

“交互式电话会议”——优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能;劣：费用高，技术含量高。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。(1)按照收件人的姓名分拣;(2)按照邮件的重要性分拣;(3)按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件?本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访?

答：1.上司正在开会时;2.上司繁忙时;3.上司即将外出时;4.远道来访或有重要事情的来访时。

办公室管理形成性考核册<<三>>

一、日程安排计划表的种类大致有几种?试以其中一种为例，编制一份××预定表。本题主要考核本课程的第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案： 1.日程安排计划表的种类：

(1)年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个的活动事项整理成表，再通知各部门。(2)月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

2.各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答本题。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面?本题主要考核本课程的第十章第3点的“文秘人员对上司主要工作的辅佐”这个知识点，本题答题思路如下：

1.提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2.私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：(1)特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。(2)纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3.财物管理。包括：(1)薪金收入管理 ——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续.(2)支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

4.其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。本题在教材上的答案非常明确，只需要同学们进行一定的归纳即可。另：第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本，同学们可以学习一下。最好能够根据这个范本，结合自己的工作实践，编写一个“工作任务单”.办公室管理形成性考核册<<4>>

一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。本题主要考核本课程的第十二章第1点的“口头语言的特征”和第2点的“敬语的用法”这两个知识点。以下为参考答案：

1.口头语言的基本特征：(1)语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中;所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。(2)有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。(3)有歧义。因为汉字一音多字。(4)口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些;休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。2.敬语使用的一般场合：(1)对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。(2)与并非熟悉的人或是在正式场合(生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话)也需要使用敬语。(3)敬语一般针对：年长或比自己辈分高者;具有较高职务、职称或社会地位者;给(给过)自己恩惠者;有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。同学们要注意，本题有两个问题：一是口头语言的基本特征;二是敬语应用的一般场合。其中第二个问题实际上就是考察“敬语的用法”这个知识点。

二、简要阐述社交话题的选择。本题主要考核本课程的第十二章第6点的“社交话题的选择”这个知识点，本题答题思路如下：

1.合适的话题包括：(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等;(2)一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等;(3)显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等;(4)比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等;.(5)积极、健康的生活体验的话题;(6)风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。_2.不合适的话题包括：(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。(2)令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。(3)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。(4)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。(5)夸耀自己的话题。(6)庸俗的、色情的话题。(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。本题在教材上有明确的答案，得分率很高。

三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?本题主要考核本课程的第十三章第1点的“印章的使用”这一知识点。

1.印章的使用的主要形式为：(1)落款章;(2)更正章;(3)证见章;(4)骑缝章;(5)骑边章;(6)密封章;(7)封存章。2.落款章、骑缝章、更正章的使用范围：(1)落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。本题在教材上有明确的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。

四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。本题主要考核本课程的第十四章第3点中的“收文处理”这一知识点。

1.收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。2.分送的基本原则：

(1)属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;(2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;)(3)分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批;(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理;(5)在文件份数少时，阅办阅知部门(或领导)多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。本题在教材上有明确的答案，得分率很高。要注意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行一定的说明。

五、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本含义。本题主要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一知识点。

1.类型：(1)按问题特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文种特征立卷;(4)按时间特征立卷;(5)按地区特征立卷;(6)按通讯者特征立卷。

2.按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时，应举例说明。

六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。本题主要考核本课程的第十四章第7点中的“档案的利用”这一知识点。

1.通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读;2.通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借;3.根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率;4.利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据;5.以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务;6.将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息;7.通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。同学们在回答本题时，一定要注意审题，本题实际上只有一个问题——“通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义”，本题实际上就是要回答“档案利用的意义”。弄清楚了这一点，同学们就能在教材上找到明确的答案了。

第三篇：办公室管理形成性考核册答案

办公室管理形成性考核册答案

作业1

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表

序号国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企）[文书撰写] 按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容 [文书制作] 复印资料。打印文稿及表格 [文书处理] 在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4 [档案管理] 档案管理。[会议组织] 安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。[调查研究] 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。[信息资料] 准备好公司要公开的资料； 收集及整理各种信息 8 [信访工作] 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。[接待工作] 接待来访宾客； 接待宾客和员工的来访。10 [协调工作] 以电话往来维持和外界的良好公共关系。11 [督查工作] 督导一般职员或速记员。12 [日程安排] 替上司定约会并做好记录； [日常事务"] 阅读并分类信件 通讯事务、电话； [办公室管理] 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 [其他临时 以速记记下上司交待的事项； 执行上司交办事项 交办的事项-] 16 替上司申报交纳所得税及办理退税。外出办事，如银行、邮局等。

二、公用易耗品主要包括哪些？

办公用易耗品主要有：

（1）信封、纸张；

（2）软盘、光盘等；

（3）铅笔；

（4）圆珠笔；

（5）签字笔或钢笔；

（6）修正液或修正带；

（7）印盒；

（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；

（9）小刀；

（10）日历等；

（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最 佳。

（2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的 工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

其次，说明三个步骤之间的关系。

三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。

四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计 划书，不要抄袭。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方 法的认识。

1．请示方法和报告方法； 2．计划方法和总结方法； 3．受意方法； 4．传达方法； 5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法； 7．分工方法与合作方法。

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文 件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易 于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显 得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根 本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识 点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学 们在回答本题时要加以注意。

作业2

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

（1）都应先问好，再传达自己的信息；

（2）都应保持耐性、热情的态度；

（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

（4）都应简明扼要表达自己的意思。

异：

（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

（1）按照收件人的姓名分拣；

（2）按照邮件的重要性分拣；

（3）按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

（1）上司正在开会时；

（2）上司繁忙时；

（3）上司即将外出时；

（4）远道来访或有重要事情的来访时。

作业3

二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。

日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年 度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的 会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从 早到晚的业务活动。

各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛 巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所 以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的 关系来协助他解决私人的事务。

财物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪 金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票 簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

作业4

一、简要阐述社交话题的选择。

合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；

（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人 情等；

（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；

（5）积极、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。

不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

（5）夸耀自己的话题。

（6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？

印章的使用的主要形式为：

（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自 行更正的凭信。

三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办— —注办。

分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告 之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行 公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

四、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本 含义。

类型：

（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征 立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。

按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联 系和处理情况，运用最广泛。

六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。

（1）通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；

（2）通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以 提供档案外借；

（3）根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；

（4）利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；

（5）以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提 供咨询服务；

（6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；

（7）通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。

第四篇：办公室管理2012形成性考核册答案

办公室管理形成性考核册答案（仅供参考）

作业1 1题P3.4

2题P22-23

3题P27-29

4题P29

5题P34-41 作业2 1题P45-52

2题P53-55

3题P63

4题P68-70

5题P89 作业3 1题P162-167

2题P172-176

3题P188-191

4题P208-210

5题P223-225 作业4

1题P249

2题P255

3题P276-278

4题P285-286

5题P317-318 作业1

1．将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表

序号 国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企）[文书撰写] 按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容 2 [文书制作] 复印资料。打印文稿及表格 3 [文书处理] 在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4 [档案管理] 档案管理。[会议组织] 安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6 [调查研究] 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。[信息资料] 准备好公司要公开的资料； 收集及整理各种信息 [信访工作] 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9 [接待工作] 接待来访宾客； 接待宾客和员工的来访。10 [协调工作] 以电话往来维持和外界的良好公共关系。11 [督查工作] 督导一般职员或速记员。12 [日程安排] 替上司定约会并做好记录； [日常事务"] 阅读并分类信件 通讯事务、电话； [办公室管理] 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 15 [其他临时 以速记记下上司交待的事项； 执行上司交办事项办的事项-] 16 替上司申报交纳所得税及办理退税。外出办事，如银行、邮局等。

2、公用易耗品主要包括哪些？

办公用易耗品主要有：

（1）信封、纸张；（2）软盘、光盘等；（3）铅笔；（4）圆珠笔；（5）签字笔或钢笔；

（6）修正液或修正带；（7）印盒；（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；（9）小刀；（10）日历等；

（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

3、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最 佳。

（2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的 工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

其次，说明三个步骤之间的关系。

三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。

4、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

（本题的例子请同学们见教材第29页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计

划书，不要抄袭。）

1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。2．对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。

5、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方

法的认识。

1．请示方法和报告方法； 2．计划方法和总结方法； 3．受意方法； 4．传达方法； 5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法； 7．分工方法与合作方法。

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文 件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易 于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显 得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根 本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识 点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学 们在回答本题时要加以注意。

作业2

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

同：（1）都应先问好，再传达自己的信息；

（2）都应保持耐性、热情的态度；

（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

（4）都应简明扼要表达自己的意思。

异：（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

二、怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些？

1、询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。

2、平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。

3、最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。

4、如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；

（3）按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

答：

1、如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报；

2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；

3、如果上司离开时间较长，应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他；

4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理；

5、把寄给上司的邮包连续编号(如3—

1、3—

2、3—

3、3—4)，这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；

6、如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复.7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司可能想读的各种各样的广告出版物)。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？（答案请在书上第89页找，已标注！）

作业3

一、提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。

答：为了提高会议的效率,有必要加强会议管理,做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个环节的工作。

1、会前准备：质疑会议的必要性明确会议的目标

2、确定会议议题：会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或决策的对象。

3、确定与会人员

4、确定会议的基本程序,就是明确会议先做什么,后做什么,再做什么。

5、会中控制有效控制会议的议题和进程

6、会后跟踪：会议结束后,应将会议内容整理成会议纪要,会议纪要中应包括相关部门，应承担的责任、责任人,完成时间及验收标准等内容。

二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。

日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年 度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的 会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从 早到晚的业务活动。

各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。

(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。

旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。

(2)制定约会计划。约会计划表应该包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。

如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。

(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。

(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。

四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

1．提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2．私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3．财物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

5、举办一般规模的宴会,需要做哪些工作,请列出相关要点,并选择其中某一项工作，作出较为具体的说明。

答：

1.根据参加宴会的人选地点，定档次 2.发请帖

3.确定参加人员，订餐

4.到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。不能到到的人员再次邀请。5.到时间正式进行。

文秘人员应在宴请开始的前一天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行，可以采用倒计时的方法，将以上内容再细化成更详细的表格，逐项确定时限，要求负责人完成进度，在宴请的当天，文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排，有否临时发生的问题，如有应尽快给予解决，文秘人员在宴会当日应负责招待的工作，迎客、带路，宴会结束分送纪念品礼物，以及送客，要提醒客人带回代办保管的物品，会后协助收拾会场。

作业4

一、简要阐述社交话题的选择原则。

合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；

（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人 情等；

（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；

（5）积极、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。

不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

（5）夸耀自己的话题。

（6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？

印章的使用的主要形式为：

（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自 行更正的凭信。

三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。

分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

四、按照文书立卷特征立卷，主要有几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。

本题主要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一知识点。1．类型：

（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。

2．按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。

（同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时，应举例说明。）

五、简要说明电子文件归档的基本方法。

1、将应归档的最终版本的文件存入磁、光介质上。

2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上。

3、将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上。

4、采用“双套制”归档，即同时保存电子文件及其纸质形式。

第五篇：办公室管理】形成性考核册答案(完整)

【办公室管理】形成性考核册答案

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。

办公室实务工作一览表

二、办公用易耗品主要包括哪些？第一章第5点 答：办公用易耗品主要有：

1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒； 8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

答：文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。

2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一

个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启

示。

四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。第二章第1点

本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。第二章第3点

1．请示方法和报告方法；2．计划方法和总结方法；3．受意方法；4．传达方法；5．进言方法；6．变通方法和挡驾

方法；7．分工方法与合作方法。

1．首先简要说明此种方法：

答：受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员

谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用

心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要

言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

结合实际谈体会。

《办公室管理》重难点(2)

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。以下为参考答案：

同：

1．都应先问好，再传达自己的信息；

2．都应保持耐性、热情的态度；

3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

4．都应简明扼要表达自己的意思。

异：

1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

二、怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些？

答：

1、询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。

2、平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。

3、最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。

4、如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。第四章第2点

（1）按照收件人的姓名分拣；这是最容易操作的一种标准，但实际分类时很不方便，只适合人数较少的公司或部门。

（2）按照邮件的重要性分拣；即按一个部门一类的方法进行分类，如邮件上写的部门本组织没设置，则归入相近的部

门，还可与第一中方法结合，先按收件部门分，然后根据姓名归类。

（3）按照收件部门的名称分拣。文秘人员可在两个方面判断出邮件的重要性：一是重要来信人的姓名和重要来信单位的名称

四、怎样处理上司不在时的邮件？第四章第5点

答：

1、如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报；

2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；

3、如果上司离开时间较长，应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他；

4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理；

5、把寄给上司的邮包连续编号(如3—

1、3—

2、3—

3、3—4)，这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。如果上司

外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；

6、如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信

中告诉对方何时可以得到回复.7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一

般阅读材料”(上司可能想读的各种各样的广告出版物)。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？第五章第3点

答：对于上司拒绝接见的来访者，应尽可能向对方表达上司不能接见的理由，以免来访者发生误会，并诚恳的看着对方的眼

睛致歉。

1．上司正在开会时——让您久等，抱歉。他正在开紧急会议，无法离开，可不可以让代理人与您先谈。

2．上司繁忙时——真对不起，某某（上司）现在正忙，放步下手边的事。您看这样好不好，改日再联系，是在麻烦您，很抱歉。

3．上司即将外出时——对不起，某某先生（上司）已经安排好有事玩出，现在正忙着，没法于您见面。我们上司是让

您白跑一趟，真是不好意思，能否有我转达留言。我叫|++，是他的秘书。然后将留言记录。

4．远道来访或有重要事情的来访时——线告诉来访者上司即将外出（）理由…..，在去通报上司。在根据上司指示办

理。使对方能充分了解情况。

《办公室管理》重难点(3)

一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。

答：一是遵循法律法规,二是合理确定会议目标.三是确定必要的与会者,四是减少会议数量,五是缩小会议规模,六是简化会

议程序,七是缩短会议时间,八是控制会议经费,九是分析会议成本.二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。第八章第4点以下为参考答案：

答：日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

年预定表（照抄书的可自己写）

三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。

计划要准备三份，一份给上司，一份给他（她）的家人，一份给办公室存档.答 ：（1）准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点、交通工具，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况.旅行

（2）制定约会计划.约会计划表应该包括：城市和省的名称，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。

资料,分类整理准备好.（4）决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单,避免遗漏.旅行用品一览表

·信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票

·笔记本

·地址目录：电话、传真等号码

·日历卡

·世界各地时间表

·国际电话号码表

·文件夹

·商业名片

·声像材料

·手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等

·现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡

·相关档案

·旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍

·日程表、约会安排表、时间表和计划表

·护照、签证等

·钢笔、铅笔

·回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子

·图章和印泥盒

·急救药盒（3）为商务洽谈收集资料.把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关

（5）行李问题.文秘人员通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人可了解这些关于行李携带的信息.要准备随身携带的行李要为每件行李准备识别标签，注

意每件行李里面还要放一套

（6）安排差旅费。旅行时，商务人员可使用下列方法带差旅费： a.预支差旅费，b.个人支票，c.旅行支票，d.信用证

（7）建立旅行——旅馆信息资料库。如果上司经常出差，文秘人员应该收集一些交通图、时间表和飞机时刻表，还要有一些介绍旅馆

方面的小册子，并随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库.（8）办理旅行保险.如意外伤害保险等.四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？第十章第3点

答：1．提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使

上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2．私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司

办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

3．财物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超

额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或

直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分

别收藏，以避免被盗用冒领。

4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

五、举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列出相关的要点，并选择其中某一项工作做出较为具体的说明.答：（1）客人的选择，文员应向各部门经办人收集客人的名单，再请上司核定，正选客人不能出席，应有候补的人选,并在头三天将完整的名单交给上司.（2）确定时间，如是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，避免对方的重大节日.确定时间后最好征询下客人的意见.（3）会场的选择，决定举行宴会后，要及早选定会场，应配合宴会的性质，客人的数目以及预算费用等进行选择.（4）拟定菜单，宴请的菜谱应符合对方饮食习惯，最好能咨询下客人有什么不喜欢的和宗教禁忌.（5）寄发请柬，宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人的姓名，被邀请人的姓名，宴请的目的、方式、时间、地点,以及着装要求、要求回函及其他说明等.（6）席次安排，坐席式宴会的座位安排其座次排列等于在人前表明了有关人士的社会地位，需要精心安排.关于席次安排这项工作：

需要了解每位宾客的相关信息，要以社会地位和年龄作优先考虑安排.席次安排的原则是：男女主人对坐桌椅两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐在女主人的右边；女主人坐在男宾客的右边；主人方面的陪客应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈.《办公室管理》重难点(4)

一、简要阐述社交话题的选择原则。第十二章第6点

答;1．合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；

（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；

（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；

（5）积极、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。

2．不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

（5）夸耀自己的话题。

（6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？第十三章第1点

答:1．印章的使用的主要形式为：

（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。

2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。

三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。第十四章第3点

答：1．收文处理的程序：P276（要注意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行一定的说明。）

签收和拆封（需要认真核对和清点）——登记（便于查考利用）——分送（注意文件的送达人）——拟办（供领导人批办时参考）——批办（根据领导批示内容拟定办文程序）——承办（按要求进行具体工作）——催办（根据承办时限的要求进行催办，并作好记录）——注办（注明其办理结果）。

2．分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

四、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。第十四章第6点？？？ 答;1．类型：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。

2．按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时，应举例说明。

五、简要说明电子文件归档的基本方法：

答：电子文件归档一般采用以下方法：

1、将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上。

2、压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。

3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上