人才档案信息化管理的必要性论文

第一篇：人才档案信息化管理的必要性论文

摘要：随着社会不断发展和人才逐渐走向市场，传统封闭式的人事档案管理模式已不能适应经济发展和社会变革的需要，应建立一种开放式的人才档案管理模式。人才管理的社会化、信息化程序已成为国家或地区综合竞争力的重要因素，也是争得人才竞争优势的关键。而人才档案信息化管理是实现人才管理社会化、信息化的必要条件，也是新世纪人事档案管理的必然趋势。

关键词：人才；档案；信息化

一、坚持人才档案信息化的原则

人才档案的信息化，要以人才学和人力资源管理与开发理论及人事档案管理学为指导，在吸取我国传统档案制度的合理成分和借鉴国外人力资源管理的先进经验基础上，设计出符合时代特征、中国特色的人才电子档案，并形成计算机信息系统。人才档案信息化研究属于应用研究，档案信息系统的研制，在理论上要依据现代管理科学的原则，力求科学性、系统性和完整性，在实践上则要解决传统档案和目前人才市场求职者履历存在的问题和实际应用的难点，形成可供人才市场操作的人才档案信息系统，因此人才档案的信息化应遵循以下原则。

1.客观性原则。人才档案信息系统的建设必须以客观实际和需要为依据，具体地说，要能正确描述人才个体素质特征，符合单位择人的需要。

2.实用性原则。人才档案信息化的最终目的是为了有利于人才的评估、选拔和合理使用，因此要考虑到可操作性和实用性。有些指标理论上是必要的，可在实践中却很难准确地采集和科学地描述，比如社会交往能力、竞争能力与合作精神等，因此这些不适用的指标需要将其摈弃。

3.全面性原则。因为人才学术背景各异，职业不同，所取得的成果和做出的贡献也是多样的，所以具体指标设立要尽可能做到综合、全面和系统，具有通用性。

4.以业绩为主要的原则。学历只能在一定程度上反映一个人的学识水平，不能代替能力，对于能力的检验主要是看一个人的工作业绩。所以人才档案信息系统的内容要突出业绩成果。

二、做好人才档案信息系统的措施

1.建立开放人才档案管理服务方式。开放式人才档案管理服务，要适应市场经济的特点，要利于人才流动的方便、简捷且符合新形势下人事管理体制的要求，更要遵循档案管理自身的规律。建立人才档案信息系统最终的目的是打破人才“单位所有、部门垄断、条块分割”的传统配置模式，实现人才社会所有、资源共享、市场配置和动态开放体系。为此，必须把先进的计算机和网络通信技术应用到人才档案信息系统中，同各种类型市场中介组织沟通组成全国性联网的人才信息互联网络，使人才档案信息资源真正实现社会共享，可以灵活运用，随时提取各种情况和数据，满足社会需要。

2.建立多元化的信息采集机制。人才档案信息系统是否拥有信息量，直接关系到该系统的权威性和功能的发挥，但是传统模式下的人才归属条块分割、单位所有的体制仍严重阻碍着人才档案信息化的实施和推行，而对人才实行统筹管理和管用分离，又是一个极其复杂的进程。基于此，人才电子档案实施应采取先易后难、先点后面以及错落推进的策略。首先，可实行会员制，会员单位义务提供其专业技术人员的有关信息，并有查询电子档案相关信息的优惠权，也可为会员单位提供人事管理的跟踪服务；其次，可与有关高校合作，在有关高校中推行毕业生档案登记制度。

3.实行雇佣单位人才推荐证明责任制度。凡流动人才，其求职前必须提供雇佣单位负责人或直属主管的推荐证明材料，统一按人才档案指标要求填写，并承诺推荐责任，以防止徇情作假。

三、人才档案信息化在人才管理中发挥的作用

1.为人才建设提供信息保障。党中央明确提出人才强国战略，加强人才资源能力建设，深化人才工作体制改革，优化人才资源配置，建立完善人才市场服务体系。人才档案的信息化、网络化管理是达到这一目标的有效途径，为政府了解、掌握人才信息提供基本平台，为人才在更大范围内的合理使用和流动提供信息渠道。

2.为健全人才资源市场化配置体系提供条件。传统的人事档案制度以服从政治和组织的需要为重点，特别是封闭式的档案管理方式事实上已成为制约人才流动的瓶颈。人才档案的信息化要实行人才信息社会化集中管理，推行信息采集与分离的会员制度，这就克服了因单一的政治性档案造成对人才合理流动的障碍性的局限，从而为建立社会化、开放化以及信息化的人才资源市场配置体系提供了条件。

3.为用人单位选人提供可信有用的信息依据。一直以来，传统的人事档案制度为人员的使用、培养和流动提供了支持，发挥了重要作用，但其不足也是显而易见的。首先，以政治表现内容为主的评语式的鉴定具有相当主观性。其次，缺乏对人才知识、才能、成果与业绩的信息存录。

4.为人才流动提供便捷的途径。目前人才信息的传递方式主要有人才招聘会、广告和中介机构提供等，但是诸如此类的信息传递方式都不同程度上受时空制约，不能适应人才流速加快的趋势。人才档案信息化将突破现有人才信息传递的局限性，以大容量和高效率的信息满足人才流动的需要，提高市场交流的效率。

四、结语

当前，人才档案信息化还面临着各方面的问题，在市场经济条件下，靠行政命令推行实施是不能使其健康发展的，根本对策是根据市场经济的要求，深化人事制度改革，强化人才社会化管理职能和服务职能，有步骤地对人才实行统筹管理和管用分离，只有这样，才能保证人才档案信息化管理制度的顺利推行。

作者:王利华 单位:威海职业学院

第二篇：人才市场档案信息化管理研究论文

摘要：社会经济的发展对人才的要求越来越严格，人才的流动所造成的人事档案管理模式也在不断的更新，因为它要满足不断发展的现代社会需求。计算机网络技术的发展逐渐的提升社会对信息的处理能力，因此，在计算机技术被广泛应用的年代，通过建立有效的网络化人事档案管理系统和机制，使得我国各类型的人才能够逐渐被发觉，他们的人事档案管理也能实现更好的人事档案互联与共享。

关键词：档案管理；人才市场；信息技术

1人才市场档案信息化管理

人才市场档案信息化管理就是在国家档案行政管理部门对人事档案信息管理的过程中，通过对人才市场档案信息的统一规划和管理，并利用现代信息技术的发展成果，对人事档案信息的相关资源进行信息化的管理和处置，使得人事信息能够更好的服务于社会企事业单位和个人。通过以下三个方面对现代的人才市场档案信息化管理进行建设：首先，是信息化管理基础设施的建设。基础建设的最重要的是计算机软硬件设施的建设和计算机应用系统的建设。这是档案信息化管理当中必不可少的基本条件和技术保障，只有当信息技术发展到一定程度，人事档案的信息化管理才有依托，这也是为人事信息信息化管理提供一个信息化的标准。同时，在局域网中做好数据备份系统及灾难应急工作，保证意外发生时能自我修复。毕竟人事档案的管理中对信息是大众和公开的，当所有人都是通过Internet互联网查询的时候，信息技术的发展才彰显其重要作用。第二，是人事档案信息化管理的人才队伍的建设。具有现代化意识和科技化意识的档案管理人员在信息化不断发展的时代是急需的，他们过强的专业知识能够作为档案信息管理的坚强理论基础，同时他们也应该具备较广的知识面，如对现代信息管理技术的学习和掌握，他们既能熟悉人事档案管理业务的基础理论知识又懂得如何将计算机信息化管理技术应用到人事档案的管理中，这就是社会所最需要的双重知识结构复合型人才。例如人事档案中存在较多的纸质档案，如何有效的将其转化为电子档案，如果掌握了较好的OCR技术就能达到这种目的。操作自动识别、文字能够顺利转化成TXT或DOC文档格式，这样能够更有效的进行电子档案的编辑和管理。

2人才市场档案管理与信息技术发展

2.1信息技术是档案管理工作的手段

要实现高效的人才市场档案信息化管理机制，首先要在一定程度上冲破传统人事档案的利用效率，通过更加开放化的管理模式进行档案的管理。例如，将信息管理层面的传统保管、利用职能逐渐的转化成服务职能，进行合理的人事档案信息资源配置，是人事信息档案的管理更加人性化，追求服务的高尚。

2.2信息化管理更有效进行决策和管理

为了保证人才市场档案信息化管理能够实现完整、可靠性，信息技术的快速发展为其提供契机。人机合一，信息处理能力的人为干扰准确性，都成为信息处理能力的有效手段，人才市场档案信息的一次性投入，能够通过计算机技术的加工和整理，实现信息的多次而准确的产出，同时能够提供更加准确及时的远程服务，实现的是一种远程和面对面式的交互作用模式。

3人才市场档案信息化管理的意义

对人才市场的档案信息进行信息化管理，使其在充分展现信息化技术应用的广泛性的同时，能够调动人才市场档案信息的数字化和网络化的有效结合，能够使得人事档案信息在当事人与企业、社会的接收、传递、存储上实现一体化的管理。同时，这也面临一个较大的问题，就是人事档案信息的安全性，这是最主要的方面。一旦信息泄露，不仅对个人，对企业还是社会，都会造成一定的负面影响。因此，不断地对信息技术在人事档案管理上的创新，加强安全性的创造是最重要的方面。人才市场档案信息化管理的过程也就是信息处理的自动化、实时化和网络化三者的有效转换。例如，在这样的体系下，相当一部分疏浚信息的输入与输出更加的迅速和便捷，同时在确保信息安全的情况下能够实现信息的多次循环利用，并大大提高整个人才市场档案信息管理的工作效率。

4结束语

人才市场档案信息管理的方式一定要结合现代信息技术的发展，实现的是将长期、全面而具体的工作转变成新工作效率更高的、全面而又准确的信息处理过程。不仅仅是信息技术在本方面的应用，同时也是档案管理人员的积极参与与配合。因此，人才市场档案管理信息化管理机制的实现，既要提高工作人员的计算机技能，又要逐步的加大对档案部门信息管理的监督。

参考文献：

[1]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化,2008,123.[2]程超.人才市场档案信息化管理探讨[J].黑龙江史志，2015，07.

第三篇：档案信息化管理问题及建议论文

第一篇：院校基建档案信息化管理对策及建议

摘要：随着我国城镇化进程的加速，院校对基建档案信息使用率的提高，多年的信息化建设，显著提高了我国院校基建档案管理水平，保证发挥其应有的作用，表明了在院校基建档案管理过程中若能够合理、科学运用先进的计算机软件，对院校基建档案信息化建设具有重要意义。本文试阐述院校基建档案信息化的作用，并提出了可行的对策建议。

关键词：院校；基建档案；信息化管理

随着网络化的日益完善，在院校基建档案管理中应充分利用先进的计算机软件，这是信息时代对院校基建档案管理工作提出的要求。基建档案能够如实记录院校工程建设情况，在整个院校档案管理中有着重要地位，主要服务于院校的整合、发展、建设、管理、维修及改扩建。因此，需要提高重视并综合采用多种措施提高院校基建档案信息化管理水平。

一、院校基建档案信息化的作用

（一）提高管理人员工作效率

以前，档案实体管理是院校基建档案管理的重点，基建档案的收集、整理、管理和利用都靠人工完成，管理人员工作量很大，效率也不高。而通过实行基建档案的信息化管理，能够实现档案管理的网络化、实时化和自动化，在录入数据后能够多次反复利用，并在档案管理内部得到共享。通过建立基建档案信息数据库，可以让检索查询利用更加简便。以往的检索方式为管理人员在目录中寻找，然后根据目录记录到库房中查找，费时又费力，院校基建档案信息化后，能够利用网络实现即时的检索查询。院校各部门若是需要某些建筑项目的信息，可以直接进入校园网，按照规定权限来检索查询，不必通过档案管理员，减少了管理员的工作量。此外，还可以提升基建档案的利用效率，为院校决策机构提供准确可靠的依据。

（二）提高管理人员业务水平

服务是档案管理工作的关键，因为院校服务对象主要为行政人员、教师和学生，所以这对档案管理人员的素质提出了更高的要求。档案管理人员要加强学习，掌握更多新的技术，紧跟时代发展的步伐。院校基建档案管理工作的准确性、严密性、知识性和服务性，要求管理人员要具备较强的服务意识，积极开拓创新，运用更加科学、更先进的管理手段，实行科学的、标准化的管理模式，实现档案管理工作水平的提升。院校基建档案信息化后，能够减轻管理人员的工作量，节省大量的时间，使档案管理人员有足够的时间钻研业务，学习先进的管理知识，提升管理能力。

（三）保护基建档案纸质载体

作为原始的证据材料，基建档案纸质载体客观性极强。院校对基建档案的利用率极高，很多时候都要对某项工程的建筑施工图纸、立体图和平面图等进行查阅，因为图纸尺寸大小不同，幅度尺寸普遍很大，必须折叠存放，多次反复查阅，这样容易损坏图纸，不利于图纸档案的完整性，也无法满足院校对图纸档案的利用。而在实现基建档案的信息化后，改变了以往纸质文件分散存放的管理模式，而是按照基建档案管理要求，在数据库中统一存放，让基建档案管理更加科学，确保了档案的安全和完整。此外，还避免了管理人员和借用者直接接触原始材料，有效地保护了基建档案纸质载体。

二、提高院校基建档案信息化管理水平的对策建议

（一）建立基础数据，完善数字信息资源库

在建设院校基建档案基础资源时，重点是信息资料库的建设，这是实现基建档案信息化管理的基础。要根据实际情况有步骤、有层次地建设数据库：第一，建立院校单体建筑内的子要素数据库。将院校单体建筑作为基本单位，逐一统计建筑内各种建设信息，小到每个房间中的最小建设单位，大到整个建筑的总体建设信息，都需要做好统计入库工作。第二，建立院校建筑构成的子要素数据库。根据统一的标准规范，做好对院校建筑所有构成要素的统计入库工作，主要内容应有整个院校建筑的历史变迁、院校古今布局变化、校舍功能变更的前后变化等。在建立这两个数据库后，才能确保整个系统能够顺利运行，并充分发挥出其应有作用。

（二）重视网络环境建设，实现上下一体化

要重视网络环境的建设，让各院校和教育行政部门的信息更加通畅，只有这样才能将基建档案信息化管理的作用真正发挥出来，让档案信息资源得到共享。网络环境建设是指借助网络交换机，将处理档案信息的计算机与网络服务器进行连接，把软件数据库集合为统一的系统，这样能够在权限内共享档案资源，实现数据通信。要将本地区全部院校当成网络终端，在系统开发的时间范围内，在系统中录入院校基本建设信息和维修、改造、扩建等信息，并由相应的教育主管部门审查检验，然后进入系统之中，为今后档案信息检索、利用、统计等日常工作提供基础数据。此外，还能够为上级部门及时提供第一手材料，便于其做出决策，从而加强对重要数据的管理，也有利于后续工作的顺利开展。

（三）加强业务流程建设，促进管理标准化规范化

在应用信息技术的过程中，能够让业务流程重组得以实现，这不只是对已有流程的修补，同时还是更深层次的再造与变革。在业务流程重组中，标准化是主要应该解决的问题，是管理信息化应该坚持的原则。要想让档案信息资源得到共享，标准化是基础，缺少标准化则信息化就不存在。在基建档案信息化建设过程中，应该坚持的标准包括管理性标准、业务性标准和技术性标准，必须将这些标准落到实处，才有利于业务流程重组，实现整个系统效率与性能的提升。若是缺乏统一的标准，则无法实现信息资源共享，容易出现信息化建设重复浪费的问题，不能提高效率。再者，在业务流程建设过程中，还要坚持办公自动化建设标准，在设计文件档案工程流程及管理模式时，要将全面建设信息管理的思想体现出来。

（四）重视档案人员的素质培养

在院校基建档案网络化和信息化的发展过程中，需要不断提高管理人员的业务水平，当前，传统档案信息服务水平无法满足时代发展要求，主要体现在档案管理人员缺乏较强的信息化管理意识，管理理念十分落后，很少深入钻研业务、开拓创新，这样会造成硬件设备的现代化与管理人员观念落后相互并存的情况。在院校基建档案管理中，设备越来越现代化、档案种类和载体也更加多样，对档案管理水平的要求也日益提升，这需要档案管理人员具备丰富的科学技术知识、档案管理知识以及较强的业务技能和综合素质。院校基建档案管理人员不仅要具备丰富的知识，还要掌握一定的档案保护技术、档案学、档案管理学等专业知识。此外，在电子文件等各种新型载体出现之后，档案管理人员还要具备计算机、光盘存贮、缩微技术及网络技术等先进管理手段，如此方可让院校基建档案管理从经验管理逐步转变为现代化管理。所以，要进一步提升院校基建档案管理人员的素质，满足信息化建设的要求。总之，近年来随着城镇化进程的加快，各院校招生规模不断扩大，加快了校内的基本建设，由此形成了大量的基建档案，这是院校基本建设的历史记录，是院校发展过程中的宝贵财富，同时也能够将院校基础设施建设水平反映出来。院校基建档案工作任务重，事项多，其信息化管理水平关系着自身现代化程度。因此，要重视对信息技术的应用，不断提高院校基建档案管理的信息化水平，从而满足新形势发展的需要，推动院校更快、更好地发展。

第二篇：人事档案的信息化管理策略

摘要：人事档案是个人的成长经历记录，对于用人单位而言，有着重要的指导和参考作用。随着信息化技术的发展，传统的档案管理方式也在发生改变。但是，由于一些观念的影响，信息化管理的开展进度缓慢。本文就通过探讨档案管理工作信息化过程中遇到的问题，提出一些改进策略。

关键词：人事档案；信息化管理；改进策略

随着社会的发展，规范化和诚信化是当今社会人事工作的两大标准，人事档案作为人力资源的凭证和依据，已经为社会和个人所重视。因为人事档案是个人情况的真实记录，能够清楚地反映个人的经历和背景，这对于用人单位而言，是最直接有效的衡量凭据。但是，目前我国大多数用人单位的人事档案还是传统的纸质材料，而且由于纸质档案的缺点，丢失档案、遗漏档案的情况时有发生。这样不仅给个人带去一些不必要的麻烦，而且用人单位也无法全面掌握人员情况，给管理带来困难。所以为了解决纸质档案的明显缺陷，数字化的档案已经是许多用人单位所倡导的一种方式，那么如何加强这些档案的信息化管理，已经成为用人单位必须探究的新问题。

一、人事档案管理信息化的重要性

（一）提升档案管理工作效率

因为人员流通的关系，人事档案的管理工作也变成了一项动态性的工作，所以对于档案管理人员而言，对人员档案的变更及时进行记录和修改是一项看似轻松却很繁琐的一件事。而且由于传统的纸质文档，档案的录入还需花费管理人员的大量时间，所以工作效率想提高却找不到法门。同时，一个单位的人员数量不少，管理人员不可能将每个人的人事信息都烂熟于心。但如果实现档案管理信息化，一旦出现人事变动，管理人员可以通过管理软件的强大功能来减少档案变更所花费的时间，就可以大大提升工作效率。

（二）确保人事信息的及时更新

人事档案管理一旦实现信息化，管理系统的相关功能就可以对新录入的人事信息自动进行分门别类，保证人事信息的及时更新。作为实现信息化管理最重要的功能之一，信息的及时更新能够帮助用人单位在作出相关人事决策时，不会因为遗漏而作出错误的决定，从而保证了职工的切身利益。

（三）保证人事的管理合法化

人事纠纷是现在许多用人单位比较头疼的问题，而且也让许多人的利益得不到保障。特别是有些单位在辞退员工的工作上不规范处理，由此产生人事档案信息不全的问题，造成许多劳动纠纷。因此，使一些简单问题复杂化，导致双方都要花费大量精力去完善人事信息，影响日常工作的顺利进行。而如果实现人事档案的信息化，及时更新信息系统，就可以保证人事信息的准确和全面性。因此，只要管理人员不出现人为疏漏，档案信息会一直存在系统中，为个人和单位提供最有效的凭证，从而减少劳动纠纷，并催生出一系列人事管理的合理制度，保证人事管理的合法化。

（四）保证人事档案信息的秘密性

人事档案管理工作具有很强的保密性质，传统的纸质档案发生篡改、涂改的事件不在少数，而实现信息化之后，系统的保密性增加了档案的安全性，只要加强管理系统的密码保护，人事档案信息的秘密性就可以得到保证，当然还要注意网络h客的攻击等特殊情况的出现，及时进行档案备份，以确保信息安全。

二、人事档案信息化的问题与不足

（一）对人事档案工作本身缺乏重视

人事档案管理工作是每一个用人单位的重点工作，但是不少单位的人事档案管理存在一个“雷声大、雨点小”的情况，其根本原因就是没有对人事管理工作形成一个正确的认识。大部分人认为该项工作只是辅助性质工作，因而放松了对其的管理力度，造成档案管理工作远远落后于单位的其他工作，而也正是对人事档案管理工作的不重视，提出信息化就显得有些困难。因为信息化就意味着要更新一整套硬件设施，这笔经费投入在许多用人单位看来，有些不值得，这也是人事档案管理信息化推进困难的原因之一。

（二）人事管理档案的信息化水平不高

管理手段上的传统。现在许多用人单位提供的人事档案还局限在纸质档案上，管理的中心点依旧是实体档案，没有跟上电子化档案的大潮。所以在利用效率上依旧很低，而且档案管理的材料无论是从管理还是保管，都依旧是人工操作。在工作量巨大的档案管理工作面前，无疑使得许多工作人员感觉力不从心。

（三）专业管理人才缺乏

档案管理工作虽然不是一项新工作，但是随着信息化的推进，这项工作也开始慢慢发生蜕变。使得档案管理不再是一项人人都可以“兼职”的轻松活。因此，档案管理信息化过程中的尴尬就出现了，没有专业的管理人才，使得档案管理工作出现高属性低配置的情况，影响了档案管理工作的发展进程。

三、人事档案信息化的改进策略

（一）提升人员对档案管理信息化的认识

信息化建设已经是人事档案管理工作的一个主要方向，但是许多人对于这一点还没有一个充分清醒的认识，对于信息化建设持观望态度，造成信息化进程缓慢。所以，要实现人事档案信息化，就要改变人员的态度。首先，对档案管理人员，要求必须是积极上进，拥有良好的学习态度，能够快速接受信息化管理过程中的新知识。其次，提高管理人员的档案意识，实现在做好本职的管理工作时，能够认识到自身工作的重要性，这样才不至于产生懈怠，影响自身工作的积极性。最后，要让档案管理人员认识到，这项工作是不能够一蹴而就的，需要其能够在不断地学习中，循序渐进地摸索，这样才能做好档案管理工作；

（二）建立完善的人事档案管理制度

人事档案关系到单位人员的切身利益，所以对于管理人员而言必须要细心认真。而针对档案信息化的新要求，管理制度的重要性更加凸显，所以必须坚持制度改革的要求，从实际出发，根据单位自身的特点，制定一套完善的管理制度。该制度应该明确档案管理信息化过程中的人员职责和工作要求，管理人员应该做到在工作中遇到问题，能够及时反应，保证事态不恶性发展。而对人事档案的提取和查阅，应该有相关的手续流程，保证档案管理工作的严谨性。

（三）注重专业管理人才的培养

人事档案的信息化管理是一项专业性较强的工作，所以传统认为的档案管理是人人都可兼职的看法是错误的，在倡导信息化管理时，一支高素质的管理队伍是必不可少的。管理人员在完成本职工作时，除了具有较强的专业知识外，还要根据信息化的发展程度，掌握更为先进的管理方法和电脑操作技术。因此，用人单位在建设档案信息化时，应该加大对相关人员的培训力度，组织学习相关的知识技能，对于特殊的技能，有必要邀请专业老师进行培训，这样才能达到信息化管理要求。

（四）完善档案管理的相关硬件设施

档案管理工作的信息化，意味着要更新一大批硬件设施，比如必备的电脑、打印机等，而对于一些特殊档案的日常安全保护，灭火器以及除湿机也是必不可少的。因为人事档案如果出现损毁，补救工作会相当困难。所以除了及时备份，日常硬件的维护工作也非常重要。因为相关设备的添置，防盗也成为必须注意的问题。人事档案是重要的社会资源，对于个人和用人单位都极其重要，因为现代社会对人才的要求越来越高，人事档案作为最重要的凭证，加强对档案的管理是必然的。而信息化的手段，可以更好地进行档案管理。所以，只有转变观念、合理利用信息化平台、充分发挥信息化技术，才能真正提高档案管理工作的水平。

第三篇：档案信息化管理发展趋势

摘要：信息技术的产生，逐渐渗透到社会生活的方方面面，社会生产形式发生变化，时代要求也在改变。为了顺应时代潮流，建设社会主义现代化，档案信息化逐渐成为了促进档案管理发展的重要手段。本文分析了档案管理的现状，要实现档案管理的长远发展，档案的信息化管理是必然趋势，同时提出促进档案信息化管理的建议和方法。

关键字：档案管理；发展趋势；信息化

一、档案信息化管理的内涵

档案管理是指对数据信息的收集、保存、管理利用的工作。科技信息化时代的产生与发展，要求档案的管理方式也要做出相应的调整。传统的档案管理方式已经不能满足现代化发展的需求，信息化档案管理模式应运而生。档案的信息化管理是指利用数字化的档案信息资源和网络化的档案管理特性，通过信息系统平台对档案信息进行整理、传输之后，实现档案信息的资源整合，合理配置以及有效利用，最终实现档案信息资源的共享。

二、信息化管理的必然趋势

1、与时俱进的时代要求

信息技术的到来，促进社会各项活动逐渐步入电子信息时代。传统的档案管理已经无法适应当今时代的需求，档案管理工作必须进行内部的整体改革。电子档案便于保存、整理和查询利用的特点，已经意味着它可以取代纸质档案时代，加速促进档案管理的发展。电子档案的应用，是档案管理信息化的一个重要标志。

2、信息化管理有利于对传统档案的管理与保存

传统的档案管理，是利用纸质档案进行整合与利用。一方面，纸张不易保存，并且查找工作量大而繁琐，很多档案部门都无法避免地会存在档案资源的人为损坏或自然老化的问题，不利于档案的保护。目前，档案信息保护的最好办法就是利用信息技术进行档案的电子化处理，使得档案信息化。既利于保存，查找便捷，也可以提高管理工作的效率，降低档案资源的丢失和损坏风险。除此之外，信息化的档案管理相较于传统的纸质管理能够节省更多的资源和管理空间。小小的存储光盘就能够刻录大量的数据信息，优化存储设备，节省空间，也节约了整理管理时间，减轻管理工作人员的负担，有利于建立安全有序、规范稳定、利用便捷的档案管理系统，进而实现信息化档案的共享。

3、网络技术为档案信息化提供有效的管理路径

网络技术的发明与发展，各种电子产品的诞生，为档案信息化管理提供了有利的硬件设备基础。手机、电脑、打印机、相机等已经普及到全世界，每一个电子设备都是一个信息存储共享工具。随时随地查询信息已经成为了时代的需求。现在每一个档案管理工作人员不用每日在庞大的档案管理室穿梭，整理、查找，这些工作都极为繁杂。给每一个人都配置电脑设备，拥有相应的信息系统平台管理权限，直接在平台上进行相关档案信息的管理工作。简化了档案管理流程，加速了档案管理信息化的进程，更加符合现代化社会的科学发展观。

三、推动档案信息化管理的方法

1、从理念上深刻认识，重视人才的培养

要推动档案信息化管理，就必须从传统的管理观念上进行转变。正确认识到信息化管理是档案管理适应时代变化的必然发展趋势，培养档案信息资源共享的意识。档案管理人员应该从传统的管理模式中走出来，树立档案管理的信息化思想，注重自身的档案管理素养、综合素质以及信息化档案管理下所需要的新的技术能力培养。档案部门也需要加强员工专业技能的培训和指导，加速档案的信息化管理进程，尽快实现档案资源的信息化和资源共享。

2、从基础设施建设加强信息化管理

信息化管理过程中，基础设施建设是管理工作顺利进行的前提保障。信息化设备与信息化方式不匹配，无法实现信息兼容，直接会造成档案管理工作的混乱、无法进一步开展。所以，信息化管理必须注重基础设施的建设，建立一个整体、专业统一的设备体系，进行统一的数字化管理，对档案管理软件进行及时完善优化，实现档案的信息一体化管理。

3、在管理制度上提高信息化管理水平

档案管理能够稳定、健康地发展离不开健全的管理机制的制约。无论是档案管理工作本身的操作规范，还是档案管理员工的行为规范，都需要制定一套科学合理的管理机制，符合信息化管理的要求。对档案的收集、分类管理、归档工作都需要依照管理规定进行合理的操作，工作人员也必须遵照管理机制的行为准则，进行正确的管理流程，保证管理工作的顺利开展、档案信息化的建设。处理问题的时候也必须按照统一的标准进行判断与解决，真正提高档案信息化管理水平，有序维护整个档案信息系统，更快更好地实现档案信息的共享。

第四篇：高校后勤档案信息化管理研究

一、大数据背景下高校后勤档案管理工作新的特点

大数据统计分析应用技术是对量级数据流进行集中的统计分析处理，特别是针对多元化的数据源，非结构化数据越来越多，通过清洗，整理，筛选转化为结构数据。当数据流量达到规模，可以通过更多的数据达到更加真实、全面的反馈。大数据信息技术的应用，改变了档案管理的传统管理理念，同时也促进高校后勤工作者对信息数据资源的利用方式和加强后勤档案管理信息化建设的认识观念得以增强。对后勤档案管理的数字技术手段应用和提升也提出了新的要求。在高校后勤推动信息化建设的过程中，高校后勤各个业务服务保障部门都开发了相应的业务系统，这些业务数据产生的终端数据量和类型发生了变化，也使得高校后勤档案管理工作呈现了新的特点

(一)形成电子档案的数据量逐渐增大

高校后勤档案由后勤保障部门在各项服务保障工作中的原始信息数据形成。后勤各个部门都依据本部门的业务内容建立相应的业务系统，如节能维修系统、库房管理系统、安防管理系统等。按照大数据技术应用的标准，这些业务系统产生数据文件、流媒体文件、图片文件都属于后勤档案收集范围，具有很高的保存、利用价值。目前，各类服务保障项目的增加、验收流程的严谨，使得数据保存的作用和价值愈发凸显，加强“痕迹管理”直接导致了巨大的数据量。不仅如此，电子档案数据还包括文件本身的数字转化，通过人工方式生成新的数据类型也成为主要的数据增长来源。

(二)后勤档案数据类型多源异构

高校后勤档案涉及后勤行政管理、财务管理、工程管理等多项服务保障项目，档案数据囊括办公文件、项目合同、宣传资料等，各个业务管理系统也产生不同类型的数据档案，形成非结构化数据、半结构化数据、结构化数据共同存在、交叉联系的现象，造成了档案数据多源异构的新特点。

(三)后勤档案的利用需求更加多样化

大数据的应用背景下，高校后勤各个部门的业务系统不仅是是数据的产生者，同时也是数据的利用者。在利用档案数据方面涉及后勤制度建设、文化建设等方面的工作。后勤利用统计后的大数据进行分析学校师生对后勤服务保障的需求、满意度，作为不断改善、提升后勤服务保障工作的依据;同时高校后勤的功能较传统后勤有了更加丰富的内容，后勤社会化程度不断提高对后勤文化建设也提出了更高的要求，后勤内涵建设、文化宣传活动产生的流媒体资料、图片资料、特色资料档案也在不断增多。因此，后勤档案的利用手段、方式也随着需求的丰富变得更加多样化。

(四)大数据分析提升后勤档案利用价值

高校后勤档案是后勤一线服务保障工作最直接、最真实的信息记录，并且在推动后勤档案信息化管理向大数据技术应用过渡的进程中，各个服务保障业务产生的各种中间数据、重点数据均有其利用价值。因此，利用大数据统计分析功能对不同业务系统、工作过程产生的大量初级的、多样的、碎片化的数据进行深入地分析挖掘，才能真正激发后勤档案的宝贵利用价值。

二、大数据背景下高校后勤档案信息化管理面临的问题

随着大数据、云计算技术的应用，特别是后勤社会化改革的需要，也对高校档案信息化管理提出了更高的要求。但是，受到档案收集、整理、归纳的传统方式影响和缺乏信息化技术应用的限制，后勤档案管理仍停留在对纸质档案的初级管理层次，尚存在以下几个问题:

(一)后勤档案管理方式传统粗放，档案信息决策功能受到限制

目前，后勤档案管理缺乏对档案中记录的各类数据进行深层次地统计、分析，忽视对各类分散信息的整理，缺乏对大数据环境下动态数据流的前端控制和全程管理的能力，使档案管理整体结构不合理，容易导致重要信息资料的价值被忽视，无法充分发挥后勤档案在服务保障项目推进过程中的指导作用，制约了利用档案中的信息资料开展推动服务保障工作的决策作用。

(二)档案信息化管理机制建设不健全，缺乏制度依据

高校后勤档案管理主要依靠兼职人员进行管理，缺乏相应的统一管理机制，后勤档案管理的制度建设还需完善。由于后勤档案管理组织的缺失和机制建设不完善，直接造成后勤各类档案管理工作相对滞后，档案的保管、保密等工作都没有相关的制度参照执行，容易造成资料流失，严重影响档案应用效率。

(三)后勤档案信息管理风险增加，存在安全漏洞

信息技术的推广和应用，增加了后勤档案信息化管理工作的风险，直接给信息安全带来隐患。目前后勤档案管理主要人员属于兼职，由于工作量大，工作内容繁琐，因此容易忽略档案信息安全管理。同时由于管理人员信息化技术水平的限制，对信息安全的管理存在不足，易造成档案信息的丢失或泄露。

(四)后勤信息档案信息化技术应用率低，容易形成“信息孤岛”

在大数据信息技术应用背景下时代下，复杂多样的数据类型和存储格式使电子档案文件的统一收集难度增加，同时对档案利用的方式过于传统，缺乏多元化的利用手段，容易使各类档案形成“信息孤岛”，难以发挥其真正的信息支持功能。

三、大数据背景下高校后勤档案信息化管理的工作思路

针对目前高校后勤档案信息化管理存在的问题，在大数据背景下，尚无法完全体现后勤档案的利用价值，实现档案的有效管理。因此，高校后勤需要通过设计建设档案信息化管理平台，并推动应用大数据统计分析技术与档案信息化管理工作相结合，实现数字化管理方式，进一步推进高校后勤档案信息化管理工作改革。

(一)树立后勤档案大数据信息化管理工作理念，为数字化管理奠定管理基础

要利用大数据信息化技术充分实现高校后勤档案利用价值，必须转变高校后勤“重藏轻用”的管理观念。明确建立档案数字化管理是必要手段，实现数据决策支持才是档案管理工作的最终目的。通过创新建立相应的信息化管理机制，才能更好地发挥大数据技术在档案信息化管理中的作用。

(二)建立高校后勤档案大数据信息化管理工作机制，确保管理工作规范、安全、高效

伴随高校后勤大数据信息管理工作的推进，应及时建立配套的管理制度，明确档案收集、处理、使用的工作标准和管理责任，通过制度建设规范后勤档案管理工作。在建立完善制度的同时，明确细化档案管理工作的具体要求，配合档案大数据管理建设需求，确保后勤档案数字化管理工作实现精细化、规范化。并通过制度规范做好档案使用要求和保密制度，保证后勤档案安全管理，实现数据高效利用。

(三)建立高质量的档案管理人才队伍，提高档案数字化管理工作效率

目前高校后勤档案管理工作主要由后勤内部的非专业或兼职人员进行管理。这些人员缺乏专业的档案管理知识，数字化、信息化管理技术的掌握和使用也受到学历、年龄的限制，极大地影响了档案管理工作效率。因此，在大数据技术背景下，要建立专业的档案信息化管理队伍。通过引进专业人员或加强本单位专业人才培养，培养和提高管理人员的专业技术能力和综合管理水平。同时，还要全面加强档案管理人员的职业素养，从安全意识、信息风险意识以及保密意识等，提高档案管理工作人员的责任感，优化管理人员内部结构，有效提高后勤档案管理工作效率。

作者:吕丽 华于涛 单位:天津职业大学

第五篇：高校档案信息化管理探索

高校档案是高校从事科研教学、党政管理及其余各项活动过程中形成的对社会和学校具有一定保存价值的各种文字记录、影像资料、图标资料等不同存储类型的历史记录，是高校进步发展的历史见证，也是衡量一所高校教育教学质量是否提高、科研学术水平和管理水平是否取得长足进步的重要尺度，在高校发展中起着举足轻重的作用。随着高校无纸化办公、数字化教学以及科技网络技术的迅猛发展，信息技术在高校档案管理过程中发挥了极其重要的作用，加之数字化校园建设的提出，也要求高校充分利用信息技术，不断获取信息、更新信息、及时有效的传递信息和应用信息，不断向社会提供更多具有重要意义的档案信息。高校档案管理实现网络化、数字化，无疑能有效快捷、保质保量地为我国高等教育科研管理事业服务。

1高校档案管理工作中存在的不足

1．1管理形式落后、意识淡薄

现如今我国诸多高校的高层管理者认为高校的当务之急是紧抓、狠抓教育教学质量和科研学术水平，忽视档案管理工作，致使高校档案管理工作地位不高、责任不明，在一定程度上影响了高校档案管理工作的顺利开展，甚至滞缓了学校的高效建设与快速发展。一些管理者认为档案管理就是简单的记录和保管，工作任务简单，无需专业人士负责管理，采取其他工作人员兼职或改行或者聘用离退休人员从事档案管理，致使管理人员素质参差不齐，专业知识水平欠佳，工作中疏漏百出，如各类档案分类不清、归档范围不明，导致各类档案收集不齐全;加之，缺乏档案管理的理论指导，使得整理档案时文件先后顺序颠倒，案卷标题拟定不准确，保管期限宽严划分不一，组卷水平整体不高，严重影响高校档案管理质量。更有甚者，很多高校在档案管理与建设过程中投入资金不足，使得创新管理工作开展受阻，库房和办公设施落后，加之长年累积在档案管理上的故步自封，使得繁杂工作得不到优化，形成恶性循环进而阻碍了档案管理的建设发展［1］。

1．2管理制度不完善、体制不健全

普通高等学校档案管理工作起步较晚，制度不完善，体制不健全，对档案的日常管理与建设工作不重视，以致档案资料建设不齐全，相当一部分档案存于个人或者没有及时收集整理归档。如各学院每学期都有教师外出培训学习，却无具体实施过程中的文字记录，也无培养计划与总结;各院系实验室每天对学生开放实验，但没有详细的使用记录和改进意见统计，均对高校的教育改革和建设形成一定阻碍。在教学和科研工作中，虽然各职能部门管理者倾注了大量的心血，细致工作，详实记录，但部分工作出于种种原因当时未能全面、及时的记录或材料零星记录或分散存放，加上无专业人士管理负责，几经易手容易导致资料丢失、混乱。这样一来，在日后学校建设或改革中需要相关材料时，不得不重新添补、整理，花费大量的人力、物力和财力，造成了巨大损失的同时给学校的日常教学管理和教学工作带来一定程度上的影响。

1．3档案使用效率低下、功能单一

高校档案是高校发展历程的见证，也是高校改革发展的宝贵财富。但是，档案只有经过开发利用才能成为有效资源，其价值才能被很好地发掘和利用，才能很好的服务于高校的建设发展中。然而，当前高校由于疏忽了档案管理工作，缺乏档案宣传，使得档案信息资源的重要性得不到重视。而且，档案检索系统缺乏或不完善、不科学，不能及时准确地为使用者提供向导和查询所需资料;档案编研工作力度不足，不能及时有效的对信息进行编辑加工或形成各种编研成果，信息分散削弱了档案信息资源的高效性;硬件建设不足，设备更新缓慢也是阻碍档案利用效率的重要因素。因此，高校管理者需提高档案管理意识，加强档案管理制度建设，保障档案设施的先进性，只有这样才能使得档案信息资源在科研教学、行政管理等工作中得到很好的利用。

2档案信息化管理建设的必要性

高校是一个信息化高度发展及应用极为普遍的教育机构，网络技术在这里得到快速发展和应用，并给日常教学科研及行政管理等工作中带来极大的便利。作为高校资源建设的重要部分，档案的信息化管理也受到越来越多的关注和支持，从而开展档案信息化管理也是响应学校信息化发展号召的需求，保障学校信息资源及时有效地记录、更新及传播［2］。

2．1档案业务发展的需求

高等学校是传播文化、传承文明的文化事业机构，它的文化沉积与文化理念是高等学校发展和办学的重要内涵。档案管理部门是负责收集、记载、保管和研究并提供这些相关资料、信息的部门，在高等学校文化底蕴与文化积累过程中，具有举足轻重的作用。教育体制的不断深入革新，高校的全面快速发展使得交往活动与教学科研管理等相关工作门类众多、内容多彩，相应的档案门类和信息数据急剧增长;另外一方面，随着网络技术的快速发展，高校发展也进入信息化时代，电子政务使办公自动化程度得到提高及普及，档案载体类型也由最初单一的纸质档案发展成为图片、声像、光盘、移动硬盘等多种载体档案，载体信息容量大，不稳定因素多，因此，需要对载体信息实施信息化管理。

2．2档案工作人员素质提升的需求

随着教育事业的快速发展，科技的迅猛进步，高校教育越来越综合性与专业化，齐头并进，互为推动，使得教育人才更加特色化和精英化。这也就意味着从事档案管理的工作者知识结构专

一、管理模式独具特色，才能更好的顺应高校独具特色的信息化快速发展的需要。此外，无纸化自动办公也加快了档案管理工作现代化进程，电子文件等新载体档案已取代了传统的纸质档案，也就使得传统的纸质档案管理模式已经不能满足新载体档案管理的需求，也对新时期高校档案管理人员的知识水平和专业技能提出新的要求。更具专业特色和管理技能的档案管理人员的出现也必然会除旧革新，使得档案管理进入信息化时代。

2．3档案信息资源开发利用的需求

随着高校信息化的深入发展，档案信息资源备受人们的广泛关注，学校师生及社会人士对档案信息的依赖程度也日趋渐长，这就要求更加系统、更加完善和更加精准的档案信息服务。档案信息化本来就是一项全新的工作，是一个极其系统的工程，也是档案管理模式一次质的飞跃。电子档案以其轻巧便捷、存储容量大、使用寿命长、易传播复制等特点已逐步取代了过去的纸质档案。加之，网络技术及信息化时代的发展，人们对档案信息的系统全面、及时有效的更新服务提出了更高的要求。档案管理者就要在门类众多、内容多彩、信息量庞大的档案信息资源中精简加工、汲取精华，及时有效的提供信息化服务。

3档案信息化管理举措

高校档案信息化是以国家信息化建设和档案事业发展要求为导向，以档案网络建设为基础，信息资源建设为核心，扩大档案信息资源开发和利用为目标，同时以档案信息化人才队伍为依托，以政策法规、标准规范、管理制度等为保障体系的信息化工作。

3．1档案管理的标准化与规范化建设

档案信息化管理离不开规范化和标准化的要求，只有规范管理形式，将管理模式形成制度化标准，才能逐渐向现代化信息管理方向发展。高校档案信息内容丰富、形式多样，应建立统一科学的档案管理目录标准和规范的档案管理规章制度，合理应用网络管理和查询规范等方式快捷准确的为查询者提供档案资料。甚至可以结合各大高校的自身情况，建立符合自身发展的信息资源库，在符合国家信息化和档案管理的有关方针政策下，兼具综合性、可操作性和向导性，区分不同情况，科学、有序地制定档案信息化标准体系和完善的管理和运行制度［3］。

3．2档案信息资源的数字化建设与管理软件应用

全球信息化建设加快各大高校之间数据库的衔接，使得各大高校之间的信息资源共享更为便捷快通。传统的纸质档案信息在数字化和信息化的发展模式下，已经严重滞后于高校的发展需求，各大高校就必须借鉴成功高校的办学理念和经验，结合自身发展特点，建立极具特色的、同时附有专业性、共享性、规律性和多样性的数字化档案数据库，以便于各大高校之间的网络交流和资源共享。在数字化档案建设与管理中，遵循“规范、先进、实用”的原则，加大档案管理软件的实施力度，努力提高档案管理技术与操作应用水平，确保为档案信息交换和资源共享提供便利条件［4］。

3．3档案管理人员自身素质的专业化建设

随着高校教育事业的现代化和信息化的逐步推进，高校档案信息化管理工作需要必须注重引进或培养一批专业知识技能过硬、计算机操作及相关软件应用娴熟的复合型人才。同时注重营造学习高新技术知识的良好环境，加强档案工作人员的专业素质和职业道德培训，逐步提高现有管理人员的信息意识、专业知识和管理技能，确保高校档案信息化工作管理的顺利推进。另外，高校加强对档案信息化管理建设工作过程中的指导和监督工作，同时要求各部门各院系在纸质文件归档的时候也应完成电子文件的归档任务，确保纸质文件与电子文档的齐全完整，从而更好地为高校师生服务［5］。

作者:王莉娜 苏颖超 张海峰 单位:榆林学院铜陵学院

参考文献:

［1］马玉杰．本科教学评估与高校档案管理工作研究［J］．档案学研究，2006(6):22－26．

［2］梁晶晶．浅谈档案信息化管理的必要性［J］．办公室业务，2015(6):38．

［3］张学．浅谈高校档案管理信息化建设［J］．办公室业务，2013(21):145－146．

［4］谭春霞．高校档案管理信息化建设现状及对策研究［J］．科技资讯，2015(11):144．

［5］王艳玲．浅谈高校档案管理信息化建设［J］．现代情报，2007(6):63－67．

第六篇：单位人事档案信息化管理浅谈

人事档案是对个人经历、工作业绩、家庭情况等方面的记载，是较为完整的个人信息的存储库，是单位选拔人才、个人晋级晋升等人力资源管理与开发的重要依据。随着人事制度改革不断深入，传统的纸质人事档案管理已不能满足新形势下人事管理的高效化要求。人事档案的信息化管理，已成为人事档案管理研究的新课题。

一、人事档案管理的现状和问题

1.人事档案基础工作投入不足，单位重视度有待提高。目前，对人事档案管理工作有些单位还不够重视，认为人事管理出不了大效益，没必要投入太多，致使档案的基础工作薄弱，人事档案管理制度形同虚设，制约了人事档案功能的最大发挥。

2.档案管理人员业务素质不高，专业化信息化程度低。人事档案管理队伍中，有的年龄偏大，有的属照顾性调入，没有经过专业培训，业务素质较低；老一代管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要认识，不懂信息技术，而年轻人员虽懂得信息技术，但对档案管理的基础知识、原则和流程等却懂得不多，复合型人才少，导致人事档案信息化管理难以开展。

3.管理手段落后，管理方法有待创新。在信息技术飞速发展的今天，很多单位人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，虽然配备了计算机，也仅局限于打印档案目录，不能进行人事信息的查询和检索，没有形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制，跟不上时代发展对档案工作管理的要求，致使档案管理效率不高，档案利用率低。

4.缺乏统一标准和规范。目前，许多单位在建设档案信息化过程中，往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，却忽视档案信息资源标准规范化建设。如计算机等设备型号各异，档次参差不齐，档案信息的分类编码标准不完善、不统一等等，都制约着信息交流的范围和程度，影响着档案信息化建设的步伐。

5.人事档案信息化管理制度不健全。人事档案信息化管理上仍照搬套用原有制度，没有根据工作的发展以及信息化的要求，制定完善、符合实际需要的信息化档案管理制度，致使人事档案信息化管理工作缺少规范，容易出现各种纰漏，可能出现信息被窃取、服务器被h客和病毒攻击等问题。

二、新形势下人事档案信息化管理的意义

1.极大提升人事档案管理工作的效率。实行人事档案信息化管理后，可以依据信息化技术对人事档案进行信息采集、确认、生成、归档、利用，以完整的信息化流程实现对人事档案的实时化和网络化管理，实现了数据录入一次就可以在档案管理内部实行资源共享，即时查询，既可避免手工抄写失误,又将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，更好地收集和编研档案，提高了工作效率。

2.有利于对人事纸质档案的保护。传统档案大多是纸质材料，是最原始的证明材料，经常查询，增加磨损，影响保存寿命。实行信息化管理后，档案信息可以从数据库中直接查询，减少与纸质档案的直接接触，有利于对原始档案的保护。

3.促进单位用工管理水平的发展。人事档案信息化管理，可以将人事信息及时、高效地运用于单位日常运作中，使管理者能实时掌握本单位的人力资源情况，便于更好地优化人员配置，促进发展；还可有效提升人事档案管理质量，可便利为职工办理各种手续，如根据个人人事档案办理社会保险和医疗报销手续，在进行工资调整和计算工龄时提供准确、有效的证明材料等。

三、人事档案信息化管理对策

1.强化对人事档案信息化管理重要性的认识。人事档案管理信息化建设的成功开展，单位重视是一个必不可少的条件。单位领导和工作人员都要正确认识新形势下人事档案信息化管理工作的重要地位和作用，转变传统观念，紧跟时代潮流，充分利用现代信息化技术对人事档案进行管理，使人事档案管理工作更加规范、高效，促进单位管理的科学化和现代化。

2.加大对档案管理信息化系统建设的投入，加快档案管理现代化基础设施建设。信息化基础设施是人事档案信息化管理的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。在充分认识人事档案信息化管理重要意义的基础上,要加大对档案信息化建设的投入，配备必要的硬件和软件设施，为人事档案信息化管理提供硬件、技术保障，使人事档案管理工作真正实现现代化和信息化。

3.加强信息化培训，提升人事档案管理人员的综合素质。人事档案信息化建设，人才是关键。应尽快建立起一支以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的人事档案管理队伍，以满足档案管理信息化建设的需要。在一时难以引进新型人才的形势下，要加强对现职人员的培训，分期分批参加有关信息化管理知识的培训，开展多种形式的技术交流，并大胆启用现有技术骨干，给他们压担子，使他们在实践中成长，成为既熟悉传统业务知识、又懂信息技术的双重知识结构的复合型人才。

4.加强人事档案信息资源建设和日常维护。人事档案信息化管理的核心问题是档案信息资源建设，如果没有可提供利用的人事档案信息资源为基础，档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案信息资源建设的主要内容是建立人事电子档案，在保管好纸质档案的基础上，对人事档案资料按照类别，逐页扫描，全部录入计算机，实现人事档案的电子化。在录入数据库的基础上，建立每个人的个人档案信息平台，以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索，以人事档案的目录作为条目链接。同时，个人的基本情况、人事变动、工作调动、考核、奖惩、教育、成果等数据资料也要通过计算机及时进行更新，实现人员信息日常管理的动态化和科学化，达到人员信息数据新、资料全、准确无误的工作标准，为单位日常人力资源管理提供高效及时的服务。

5.建立健全人事档案信息化管理制度，使人事档案信息化管理更加科学、规范、合理。任何一项工作的持续开展，都离不开制度的保障。人事档案信息化管理也是如此。由于缺乏完善的人事档案信息化管理制度，致使人事档案信息化管理过程中出现诸多不规范的问题，如人事档案信息胡乱编入、档案信息的存储和保管没有统一方式，易使人事档案信息丢失，在检索、调用时出现困难。因而在信息化建设的过程中必须结合单位人事档案信息化管理的实际情况制定相应的规章制度，使人事档案信息化管理工作有章可循、有据可依，促使档案管理工作规范化、制度化，确保人事档案信息化管理的各个环节顺畅，更具实效和活力。

6.加强人事档案的保密和安全工作，确保档案信息化管理有效运行。信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来安全隐患。人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。在管理中，要高度重视安全保密工作，牢固树立安全保密意识，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密。要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，做到档案内部局域网不与外网连接，积极预防电脑h客、病毒和计算机的故障对档案信息安全和保密带来的威胁。要制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性，以科学、规范、严密的制度来确保档案信息化管理安全可靠运行。

作者:陶俊秀 单位:荣成人事考试中心

第七篇：医保档案信息化管理工作研究

摘要：医保档案管理信息化建设是非常重要和必要的，这里分析了新时期医保档案信息化管理工作有效开展的策略，对于实现医保档案的信息化管理，推动医保事业的健康快速发展具有积极的作用。

关键词：医保；档案管理；信息化；建设

随着我国医保体系和相应法律制度和政策的完善发展，对医保档案管理工作质量和效率要求更高了。医保档案能够完整地记录相关参保人员的医保信息，能够清楚地反映出医保基金的主要流向，因此，医保档案管理能够为医保研究和医保事业的发展提供宝贵的信息资料依据，加强医保档案管理是很重要的。

一、医保档案管理信息化建设的必要性

1.推动档案管理工作的规范化和高效发展

在传统的医保档案管理中，都是采用手工管理的方式进行档案的收集、整理、管理利用的，但目前，这种医保档案管理手段不能满足现实的需要。现在，我国医保参保人数非常庞大，传统的手工档案管理方式很难满足需要，档案管理的作用受到抑制。在信息化时代，如果加强医保档案管理的信息化建设，实现档案管了的自动化、网络化、信息化发展，工作人员只需要在电脑中进行相关大数据的录入就可以实现档案信息资料的共享，可以对档案信息资料精心有效管理。利用信息化手段，可以根据需要自动进行档案库信息建设，并统计制作成各类数据报表，还可以在档案信息系统中进行高效的检索，查询和阅读，能够有效节约时间，提高档案管理工作的效率。

2.提升档案管理水平

医保档案实现信息化管理，管理人员能够从繁重的信息管理中解放出来，能够有时间做好档案的收集和编辑研究工作。在传统的档案管理中，手动方式管理，管理人员每天的主要工作是进行目录的编写整理，进行档案信息的整理、保管。管理人员没有时间和精力搞档案收集与档案研究，这样，不利用医保档案的有效开发，不利用实现医保档案管理的价值。而实现信息化建设，档案管理工作内容不断丰富，研究工作做的更为扎实，这对于提升档案管理工作的水平与质量，促进征缴扩面工作的发展，有效地进行基金安全保护，以及完善医保制度具有积极的作用，对于凸显档案管理的价值具有积极的促进作用。3.有利于更好地服务群众，服务领导决策工作医保档案管理人员通过对业务档案的分类编码，通过整理，可以为各级领导者进行医保政策的制定，为领导决策工作提供重要的数据信息知识。档案管理实现信息化后，相关领导可以通过计算机手段，在第一时间内就能快捷准确地掌握相关档案信息，为其制定决策提供依据。同时，医保机构通过信息化手段开展档案管理工作，可以为群众提供相关医保的历史资产，能够为群众提供更为优质的服务，满足群众参保的需求。

二、新时期医保档案信息化管理有效实施策略

1.强化档案管理的组织领导

要有效推进医保档案管理的现代化、信息化、数字化建设，就必须要强化档案管理的组织领导工作。要能够成立专门的领导机构，对档案管理信息化建设工作进行领导。单位领导要作为档案管理信息化建设的主要负责人，能够负责档案管理信息化建设的总体工作规划，要设置专门的副职对档案管理的信息化建设工作进行分管，配置专职人员进行档案的信息化管理。另外，要完善档案信息化管理的各项规章制度，对相关信息根据制度要求进行及时、准确、完整、齐全的归档处理，要通过加强管理方式保证档案的完整性。要保障档案管理组织领导工作的有效落实，必须要保证相关方面的工作经费的落实，要加强信息化硬件环境和软件环境的建设，加强设备的投入建设，这样，才能有效推进档案信息化建设工作的发展。

2.强化档案管理先进的办公意识

医保档案管理的数字化信息化建设是信息时代对档案管理工作的基本要求，也是档案管理工作者努力学习的方向。当前，我国医保参保人数非常庞大，而传统的手动档案管理方式已经严重落后于形势发展的需要，造成医保管理效率不高，医保档案管理的价值很难得到发挥。在这种形势下，迫切需要做好医保档案管理的信息化建设工作，要做好这项工作，必须要引入现代化的办公手段，引入先进的办公意识。作为医保管理人员，要具有先进的办公管理意识，要积极引入现代化办公手段提升医保档案管理的重要性。在医保档案管理工作中，要积极引入现代化办公设设备，用电脑手段，网络数段进行档案的管理。以这种方式替代传统的手动操作模式。要积极利用其网页、电子邮件等网络技术进行管理，通过网络手段开展相关文件的起草、修改、删减、打印、登记、统计等工作，能够在档案管理的各个环节中实现办公的自动化，这样，才能真正的提升医保档案管理工作的质量和效率。

3.规范统一医保档案的数字化管理

实现医保档案管理的的信息化建设，必须要严格按照相关标准进行信息化建设，要实现档案管理的制度化建设，完善规范相关程序，使医保档案信息化管理能够实现规范化发展。要做好这个工作，首先，需要建立档案信息数据库。要在相关标准和规范体系的指导下进行档案信息化管理的数据库建设，保障档案的信息化管理能够有效有序地推进，要保障医保档案资料与相关数据的相互兼容，实现医保档案资料的资源共享，为档案数字化信息化的规范管理提供支持。另外，还需要积极落实对相关纸质档案的数字化转换工作，利用扫描仪，对纸质档案进行数字化处理，并进行纸质档案的二次保存，通过这个工作，建立高效的医保档案的信息化管理系统。需要注意的是，在进行相关数字信息转化过程中，要保障医保档案自己的连续性和完善性，只有这样，才能保障对医保档案的有效管理。规范统一医保档案的数字化管理还需要完善相关管理制度，通过制度管理保障医保档案管理信息化的规范化和科学化发展。

4.加强医保档案管理队伍建设

目前，我国医保事业发展迅速，医保工作产生了大量文书，财会和计算机光盘，U盘等特殊载体形式的档案，这些档案所承载的信息量非常大，并且这些信息是一个有机的系统，对这些档案信息进行有效管理，必须要具有较强的专业素养的人才才能完成。因此，培养一支高素质的、具有专业水平的医保档案管理队伍是推进医保档案信息化管理工作发展的重要保障。医保部门要认识到信息化医保档案管理对人才要求标准更高了，要积极加强相关方面的人才培养，能够定期组织档案管理人员进行学习培训，通过再培训的方式提升档案管理人员的信息化素养和专业素养。相关档案管理人员也需要具有学习意识和创新意识，要不断拓展自己的知识面，尤其是要提高自己的信息技术水平，提升自己的管理技能。这样，才能满足档案管理工作信息化建设的需要，管理人员才能胜任工作，不被时代所淘汰。总之，在信息化环境下，医保档案管理工也需要实现管理模式和手段的突破创新，要能够充分利用现代信息技术手段，与时俱进，实现档案的信息化管理。相关领导要重视档案管理的信息化建设工作，要支持档案管理的信息化建设工作，为这项工作提供必要的人力支持和资金支持。要通过推进医保档案管理的信息化建设，更好地为医疗保险事业提供服务与支持，促进我国医保事业的健康快速发展。

参考文献:

[1]王季.对做好医保档案工作的几点认识[J].黑龙江档案,2011(2)

[2]郑克惠.浅谈医疗保险存在的问题及建议[J].中国外资,2014(3)

第四篇：会展信息化管理的必要性

近十几年中国会展业发展突飞猛进，从硬件到软件，整个会展产业链的上中下游都有显著的改善！然而会展的统计、评估发展相对缓慢，不能不说是一块短板。木桶理论大家都应该知道，从这一点说会展信息化建设已迫在眉睫！会展信息化建设作用巨大：

1.有利于会展决策人员的正确决策

会展数据往往能反映出一些信息，这些信息是决策人员的重要决策依据。这里举一个例子：具联展软件的调查显示，展览会中80%以上的参展企业和观众都更为关心行业未来的发展趋势，以及那些最为重要的专业人士意见（资料源自罗百辉老师的博客)。这条统计数据能让决策人员作出下届展会多展出新产品，多邀请行业著名专家，多总结未来趋势等这样的决策。

2.统计分析的需要

会展信息化能把会展业的发展数据化，更真实，更科学！通过数据统计分析我们知道2000年以前中国会展业的什么情况和2000年以后什么情况；也能知道南方会展业的发展情况和北方会展业的发展情况并能对比；能知道整个会展行业的发展情况和遇到的问题，也能知道某一行业内的会展项目发展情况和遇到的问题，更能知道单个会展项目的详细情况。

3.会展评估的重要工具

会展评估工作往往通过无形的产品有形化，定性要素定量化来进行比对、分析和认可。会展信息化建设的成果正是会展评估的重要参数，会展信息化是会展评估的重要方法和途径。

4.理论研究的参考作用

会展创新研究需要一定的科学基础，而会展信息化建设正好为会展创新研究提供了科学的研究基础。

5.有利于会展管理人员的科学管理

会展数据折射出的信息对管理人员的作用也很大，首先能避免客户因业务员的离职而损失，其次能发现相同类型的客户和观众并采取相应的措施，比如有的客户和观众每年都来，怎样保住？有的客户和观众以前每届都来就这届没来，怎样再维护过来？有的客户和观众连续几届没来参加了，怎样吸引过来？有的观众展会3天每天都来，怎样发现他的需求并帮助实现？等等。6.线下展会的继续和延伸

会展信息化建设不单单局限于会展数据的统计分析，更在于线上电子商务的增值服务。这种电子商务的平台是线下展会的继续和延伸，满足了客户多种宣传贸易的平台，并能促成线下没有成交的业务和贸易。不可否认，电子商务展会的发展似乎使线下展会危机四伏，但是请不要忘记“危”和“机”并存，可以相互转化。

第五篇：法院档案信息化建设之必要性探讨

法院档案信息化建设之必要性探讨

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，大力推动档案信息化建设，已是各档案管理部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。

法院的档案管理工作是法院工作的一个重要组成部分，在科学技术日新月异的今天，信息技术及信息产业的高速发展，无疑给法院档案工作带来了新的机遇和挑战。笔者认为，只有不断深化档案信息化建设，才能将档案这种特定历史条件下产生的信息载体，从传统意义上的完全保存进一步演变成可供社会利用的历史文献。

一、传统档案管理工作的缺陷

（一）管理模式不科学。

以往各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案，在管理上只重层级，不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限，实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时，由于各自为政，不同法院的规定不尽相同，加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点，导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大，法院之间、检法之间因此产生矛盾日益凸显。

（二）管理手段不专业。

由于没有专业的档案管理人员，而在审执任务繁重的情况下又缺乏领导重视，导致法院在很长一段时间里没有统一的归档标准和统计指标，尤其是归档率，没有标准的统计方法，仅仅依据各业务庭自己上报的应归档数和未归档数据来统计归档率，无法做到客观全面。由此造成了已归档的档案存在内容不全、顺序排列不规范、归档不及时、归档不全面等问题。

（三）档案存在唯一性。

传统的法院档案管理，是由各部门将已结案并经过整理的诉讼档案集中交到档案室统一整理归档上架，没有备份，具有唯一性。在档案的管理过程中，除法院自身工作需要外，公安、检察、律师、当事人等相关部门和个人，存在频繁查阅及调阅的问题，利用率很高，传统的纸制卷宗容易损害和丢失。同时，传统纸制卷宗在保存中，存在虫蛀、火灾、水灾等灭失风险，一旦损毁将无法复制和复原，造成不可挽回的损失。

二、什么是档案信息化

我国著名档案理论研究员杨振生同志，通过多年来的探索与实践认识到：档案信息化就是档案资源化，它主要包括两个方面的内容：一是现有档案的目录数据库和部分全文数据库建设。要加快对现有档案的整理、著录、入库工作，逐步实现档案文件及目录机检，同时要积极推进那些内容重要、容易受损、利用频率高的档案的数字化进程，加强珍贵、重要档案的保护，提高档案利用率。二是电子文件归档与电子档案管理。档案管理人员要加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导，同时保证归档电子文件完整、有效、真实。

就法院档案信息化而言，主要是指以下两方面内容，一是将现有馆藏档案（包括诉讼档案、文书档案、声像档案和科技档案等）数字化；二是积极提供利用，实现档案信息资源共享，应用信息技术提高档案服务审执工作的水平。

三、档案信息化的必要性及其优点

（一）档案信息化的必要性。

实现档案信息化，可以完善档案管理制度，通过充分运用先进的管理思想、方法、技术和手段，实现档案信息资源的合理配置，发挥档案的社会和经济价值，积极为审执工作服务。档案信息化对推进法院信息化建设、物质装备建设和队伍建设等方面都有着重要的现实意义。

1.档案信息化是我国法制建设的需要。改革开放三十年来，我国经济建设、民主与法制建设取得了长足发展，人民法院的各项工作不断发展变化，法院工作进入了一个全新的发展时期。由于法院档案信息化、数字化程度不高，影响了工作效率，与审判工作发展形势不相适应，加强物质装备建设，提高法院档案信息化、数字化水平，普及办公自动化，是提高工作效率的重要方法，是推动我国法制建设进程的重要依托。

2.档案信息化是建设现代化法院的内在要求。现代化法院的一个重要标准，是法院物质装备科技化、信息化和法院办公自动化。建设一支掌握现代科学技术的科技骨干队伍、配置符合司法文明要求和能够保障司法效率的现代化法院装备设施，是历史发展的客观趋势。法院的基础设施和司法装备条件得到明显改善、司法行政管理规范有序、物质技术保障和后勤服务更加科学有力，是法院现代化建设的重要内容和必然要求。

3.档案管理运用信息技术是司法物质文明的重要内容。司法文明包括司法精神文明和司法物质文明，在信息技术广泛普及的今天，将信息技术运用到法院档案管理实践中已成为法院加快司法物质文明建设的重要手段，法院的信息化程度已成为司法物质文明的重要标志，是社会主义物质文明、精神文明和政治文明在法院建设上的集中体现和综合反映。

（二）档案信息化的优点。

人民法院运用信息技术管理档案是法院现代化建设的重要思路和重要举措，是建设社会主义法治国家的必然要求，这是因为档案信息化有着如下优点。

1.实现档案信息化，可用详实的档案信息支持审执工作。相比传统的纸质载体文件，通过缩微技术、扫描技术、光盘技术，一份电子文件可以同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息，从而为审判人员提供详实的依据。

2.实现档案信息化，可一次投入，多次利用。实践中，档案形成后在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率；同时传统的既已形成的纸质档案利用起来也相当麻烦并且手续繁多，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过程中不可避免地要造成损坏，而且同一份档案在同一时间只能由一个人借阅，无法满足多人的需要。而利用计算机对档案或文件资料进行一次性的著录或输入贮存，即可实现多次的呈现，缩短了二次文献信息的编著时间，省略了手工操作的重复劳动，并且能同时满足资源共享。

3.实现档案信息化，可提高档案信息的时效性。实现档案信息化以后，档案人员可提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，及时提出档案信息中存在的问题并提出解决方案，只有准确的档案信息才能发挥最大的效益。

三、档案信息化对法院审执工作的帮助

（一）实现了各级法院档案信息管理的统一。

档案信息管理系统通过与办公自动化系统的对接，并提供网上归档信息著录登记，对各立档单位形成的电子档案实行网络监控、接收和归档，改变了以往各法院的档案管理自成一家的传统模式，有利于更好的规范档案管理工作，形成统一的标准。

（二）有效提高了各级法院的工作效率。

由于全国普法宣传的不断深化，以及中央不断出台政策减少当事人诉累，近年来全国法院受理案件成倍增长。以广东省南海市为例，该市受理案件总数自1999年突破1.1万件，去年锐增至近2万件，比省内个别地级市还多；而相形之下，该市法官人数却多年未增一名，工作量是以往的数倍甚至十几倍。面对“案多人少”的突出矛盾，南海市法院探索性地借助电脑网络的神威，全面推进“电子法院”的建设。并建立了相应的立案查询系统、电子监控系统、档案数据库等辅助设施，使案件从立案、审理、执行、借阅档案都应用电脑网络管理、追踪。这样，信息化“高速、透明”的特点在此发挥得淋漓尽致，“案多人少”的难题也迎刃而解。

（三）为法官学习交流提供了素材和参考资料。

档案的信息化，不仅可以给法官提供全面便捷的法律法规查询和法学理论的借鉴，而且可以将所有法官的审判经验，包括庭审现场、法律文书甚至调解过程

进行汇总并分门别类进行组合，将个别法官的审判经验转变成为所有法官可以共同学习借鉴的经验，同时提高法官队伍的整体素质。

（四）增强了审判工作透明度有效促进司法公正。

法院档案信息化，充分利用数据、音视频、图像等信息处理手段，真实地记录法院开展审判过程的全过程，客观反映案件事实和证据情况，增强了审判工作的透明度，且档案信息化管理的系统分案、程序不可逆转等程序设计，有效防止了司法不行为和乱作为，防范了法官自由裁量权的滥用。同时，当事人可随时查询案件进程，了解案件在立案、分案、开庭、延长审理期限、上诉等各个阶段的具体信息，极大地促进了司法公正，确保了当事人打一个公正、明白、快捷、受尊重的官司。

综上所述，我们不难看出人民法院实现档案信息化是现代社会发展必然趋势。将科学技术引入法院档案工作，使之跟上时代步伐，更好地服务于经济建设，是法院工作的要求。法院档案的信息化建设，是人民法院审执工作的科技应用化程度、综合实力的集中反映，是提高工作效率的有效手段。现代信息技术的运用，能够提高法院的综合实力、队伍的战斗力、科技的吸引力，使人民法院能够为改革、发展、稳定提供更加优质高效的司法保障和法律服务。所以，人民法院必须不断深化档案的信息化建设。