企业养老保险档案的信息化管理

第一篇：企业养老保险档案的信息化管理

企业养老保险档案的信息化管理

摘要：随着经济的发展，我国社会保障机制不断完善。企业养老保险与每个参保职工的切身利益息息相关，因此参保单位需要做好广大职工养老保障档案管理工作。传统的档案管理方式越来越无法满足当前企业养老保险档案的发展需求，需要充分的利用信息化技术来推动企业养老保险档案信息化建设进程，更好的维护企业员工的切身利益。

关键词：企业养老保险；档案；信息化管理

一、企业养老保险档案管理信息化的必要性

企业养老保险档案记录了各类企业单位过去的工作状况和个人信息资料等，而这些很多属于私密文件，必须要严格保密。但是，在以往的保存方式中，其保密度较差，被窃取、泄露的可能性很大，而当时没有现在的技术，所以，也只能顺其自然，每年都会造成较大的经济损失，而且相关资料的泄露也在不断发生。针对这个问题，才有了现在的档案信息化管理举措。这项举措大大地减少了文件被泄露和损坏的情况，而经过信息化管理的档案将会安全地存放在另一个空间，以高科技作保证为其提供服务。与从前的保管方式相比，这种方式不容易被他人窃取，能安全、完整地保存档案。如果想调阅相关档案时，只需要输入关键字检索即可，一分钟内就可以查阅到想要的资料，不会影响任何工作，大大地减少了时间的浪费。

利用计算机整理、归类档案，要比几个人一起动手搬运整理省时、省力，而且大家的工作也会变得轻松、有效。人们不断开发工具来帮助人们劳动，因为人力毕竟是有限的，也是有周期性的，但是，工具则不一样，如果好好利用相关技术或设备，就会不断推动经济的发展，提升人类的智慧。从最原始的劳动工具发展到现今的高科技电子产品，都是在实践中得到启发，不断实验，不断创新，在进化中得到力量。档案信息化不仅是对人负责，也是对整个社会乃至国家负责。每个人所设想的问题也不尽相同，在档案信息化管理的大力推动下，人们的思想开始统一，朝着同一个方向发展。在这方面取得的成绩，它不仅仅是成果，还是一种向心力、凝聚力，是能将所有人凝聚在一起的力量；它不是一个简单的“动作”，而是长远发展目光的体现。可以说，在各个领域都有一些成功的举措，它们会影响整个大局。

但并不是每个单位都采用这种举措才能发展起来。从目前的情况来看，社会上的企业单位基本上都启用了档案信息化管理，单位的进步也是每个人的进步，从个体进步到整体进步，从整体进步再到大体进步。推动档案信息化管理就相当于为经济技术的发展安上了加速器，它的存在让企业单位档案管理能够更加安全、稳定地运行，而这样的结果也是所有人都喜闻乐见的。

二、加强企业养老保险档案管理的信息化建设的措施

（一）加大对档案管理信息化建设的投入

企业养老保险档案信息化建设离不开人力、财力的投入，通过加大投入力度，进一步对档案管理信息化基础设施进行改善，提高企业养老保险档案工作环境。特别是计算机和大容量的储存设备这是必不可少的，利用存储设备对企业养老保险档案信息进行存储，可以有效的节约档案存放空间，而且档案保密性也能够得以增强，为档案信息的查阅带来更多的便利，有利于档案管理工作效率的提升。

（二）完善档案信息化工作的服务方式

1.信息化管理服务

信息化管理服务作为一种新兴的服务方式，经过不断实践，已经在一些档案管理部门成熟应用。但是，这个管理方式也存在一些弊端，当前市场上档案管理软件鱼龙混杂，缺乏统一的管理制度和标准，相关部门应当设立规范的制度，以预防资源的过度浪费和重复开发。

2.缩微技术服务

微缩技术是以胶片为载体，用以存储各种文献、图片等信息，它是计算机存储的辅助性技术。目前某些珍贵档案己经开始利用微缩技术进行存储，以确保其保存年限和安全。

3.光盘存贮服务

快速、大容量等是光盘存储的显著优点，这非常有利于各项档案的储存和查阅工作，因而我们在对重要档案存储、编排、检阅时可以采用这种存储方式。

4.公共网络服务

计算机网络、电话网络等公共网络是现代档案信息化服务的重要方式，相关部门采用这种服务能够有效推进档案管理的信息化。

（三）做好传统与现代化处理工作

在利用信息化技术对养老保险档案管理工作时，一定要将信息化技术中的信息录入与检索、保密性与开放性、资源共享与权属等方面的关系处理好。同时，还应处理好纸质档案与电子档案之间的关系，要完成纸质档案向数字档案的转化。纸质档案具有较强的可靠性和极高的法律效力，但其所存储的信息较为密集，所需存储空间较大，而数字化信息能够节省很多存储空间、信息含量也很大，但却需要先将信息存储在光盘上，再借助计算机将完成信息的读取，这样的操作容易使档案信息丢失，信息真实性也难以辨?e，因此，为安全起见，需要采取数字档案和纸质档案共存的模式。

（四）建立健全养老保险档案信息化机制

为了更好的推进企业养老保险档案信息化建设，需要建立健全企业养老保险档案信息化服务机制，提高企业养老保险档案管理的规范性和标准性，保证档案信息管理网络的安全，构建完善的档案管理信息化机制。因此在日常工作中要进一步完善企业养老保险档案管理制度，对各项工作标准进行统一，细化各项管理工作，并采取切实可行的对策保证档案信息的安全。加快推进企业养老保险档案信息库的建设，加快实现企业养老保险档案信息资源的共享。

（五）打造专业的档案管理信息化队伍

企业养老保险档案信息化建设对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员在具备专业知识和专业技能的基础上，还要对信息技术进行了解和掌握，在实际工作中熟练应用。因此需要加强对档案管理人员进行培训，并为档案管理人员提供更多的深造和晋升机会，努力提高档案管理人员的综合素质，打造一支高素质的信息档案管理队伍，提高企业档案信息化管理的水平。

（六）努力扩大档案信息系统覆盖面

要提高养老保险档案材料的利用价值，就应当尽可能地挖掘出其服务功能，在保障其安全性的基础上，强化档案资源的共享，实现档案管理网络系统和上级信息系统的连接。另外，要转变养老保险档案管理单一化模式，坚持以人为本的服务理念，切实为参保职工提供便捷服务。

三、结束语

由于企业养老保险档案信息化建设与每一个参保职工切身利益息息相关，因此需要各级党和政府给予充分重视，各部门做好配合协调工作，进一步完善企业养老保险档案各项机制，努力提高企业养老保险档案信息化水平，为社保事业的健康发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]周仕芹.试论社会养老保险档案管理信息化建设[J].黑龙江史志，2014，03：124-125.[2]贺玉慧.养老保险档案管理信息化问题探究[J].改革与开放，2014，20：84-85.

第二篇：企业档案信息化之知识管理

企业档案信息化之知识管理

姓名：彭莉苹学号：５０００４０９０５８班级：档案０９１ 摘要：本文分析了现代化环境下对企业档案信息化管理提出的新要求，分析了现有的档案管理的不足之处，对档案信息化建设提出了自己的一些建议，特别是明确提出了知识管理这一新理念。详细阐述了在知识管理理论指导企业档案实现信息化的方法，包括集成管理、知识服务和测评。最后再结合广东韶关钢铁集团有限公司的档案信息化管理的例子说明新时期知识管理是企业档案信息化战略之选。

关键词：企业档案、信息化管理、知识管理、企业信息不仅是企业重要的经济资源，也是企业在激烈的市场竞争中所拥的竞争力。在当今信息爆炸的时代，档案管理信息化是21世纪档案事业发展的必然趋势。为了适应这种历史的趋势，我们必须要分析现阶段档案信息化管理的具体情况，找出其不足之处，并针对性的给出解决的方案，以实现和完善企业档案管理的信息化，现代化。，使档案业务工作范围不断拓展，档案信息资源得到充分开发利用，为企业的发展提供动力，更好地服务于社会。知识管理这一理念的出现无疑是为档案的信息化管理提供了新出路，新契机。

一，企业档案信息化

1.1企业档案信息化的含义。企业档案信息化就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术，以网络作为 基本平台，对档案信息资源进行处置、管理和开发，实现档案工作为企业生产，经营和管理 提供优质高效服务的过程。

就整体而言，企业档案信息化是企业信息化的重要组成部分，企业信息化应包括档案管理信息化。

1.2企业档案信息化 的内容要素及其理论模型。根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《关于加强企业档案信息化建设的意见》，结合企业档案工作和企业信息化特点你，我认为档案信息化的主要内容可与归纳为设施、系统、资源、人才、规制、安全和服务等七个方面的要素。基于上述的七个要素，我们建立了“企业档案信息化内容要素的理论模型”。该理论模型分为核心层、支撑层和应用层三个层次。

（1）核心层。由企业档案信息化的两个主要内容—资源建设和知识服务两大要素构成，揭示了资源建设和知识服务在企业档案信息化建设中的核心地位和作用。

（2）支撑层。包括档案信息化所需的基础建设、应用系统、信息人才、信息规制、信息安全等内容要素，它们对核心层起着条件、环境、手段等方面的支撑作用，并与核心层一起构成企业档案信息化体系。（3）应用层。在理论模型的最外层，包括企业效

益、企业信息化水平、档案意识、需求导向、应用实效、价格定位等要素，是决定档案信息化应用层的重要因素。

1.3企业档案信息化建设的原则

(1)整体规划，同步建设。企业要将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设和企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

（2）善用技术，注重管理。企业档案信息化必须坚持技术与管理兵种的原则。以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体需求。

（3）资源为本，服务至上。档案资源建设是以档案信息化建设的基和核心，应该以 “集成管理”为理念，以电3文件归档管理为首要的任务和重点，一馆藏档案数字化为基础。以网络信息资源采集为必要补充。开展企业档案信息化建设必须坚持服务至上的原则，牢固树立为企业生产、经营、服务管理的意识，以知识服务为目标，开拓服务领域，创新服务机制，提高服务本领。

二，档案管理信息化面临的问题和挑战。由于传统思维和信息化技术落后等因素，档案管理信息化作为一种新型的档案管理模式，其在发展中必然面临一系列的问题和挑战。梳理这些问题和挑战，有利于我们更好的确定发展路径，从而更好的促进档案管理信息化的发展。

3.1 传统固化的档案管理模式的阻碍。当前，大部分企业档案管理已经成为一套固化的体系，很多企业多年来一直采用手工操作的方式，形成了相对固化的档案管理体系，其档案管理的思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知，对档案管理信息化还不适应，不愿改变既有的状态。

3.2档案管理信息化人才的缺乏。档案管理信息化人才是推进档案管理信息化的关键。对档案管理人员来说，档案管理信息化是一个全新的领域，不仅需要学习计算机技术、通信技术、网络技术等现代信息技术，还需要学习档案管理信息化规章制度和标准，更需要和计算机系统管理人员沟通，并参与到管理系统的开发应用中去。目前一些企业的档案管理信息化人员队伍的整体素质与信息化建设的要求存在很大差距，尤其是严重短缺档案管理信息化的复合型人才。

3.3档案管理信息化存在一定的安全威胁。计算机网络系统具有开放性、集成性、共享性的特点，使上网档案信息的安全受到了一定威胁。

3.4企业档案评定管理滞后。企业的档案管理不仅存在效率低下、利用困难等多方面的管理原因，更在一定程度上存在传统档案的鉴定和评定管理滞后。传统的档案应在一定的期限内进行鉴定和评定，从而建立良好的企业档案的利用方式。传统档案的价值存在利用的期限，超过期限的企业档案应及时销毁，从而保证企业档案的有效管理和 利用。然而在传统的档案管理的模式下，企业的档案管理人员难以对封存的档案存储进行有效的管理和评定，致使企业档案的鉴定和清理在一定程度上存在管理的障碍。企业的传统档案长期累积难以形成有序的管理方式，造成了企业传统档案的冗余，从而增加了企业传统档案管理的难度和成本支出。

3.5档案利用落后。在传统的档案管理过程中，由于人工的管理和纸质的档案利用模式造成了企业档案的管理和存放的无序，这也在一定程度上造成了企业档案管理的工作繁杂、重复，增加了企业档案利用的难度。特别是对档案开的种种限制，造成社会对档案利用的严重滞后。档案的作用不为人知，档案服务于社会基本上成了一句空话。三，企业档案信息化战略定位-----知识管理

根据上文阐述的企业档案信息化的建设的内容和当前所面临的问题和挑战。我们认为知识管理是解决当前问题的最好出路。所谓知识管理就是用知识管理的理念和方法进行企业档案的管理。企业档案知识管理的重点内容是：整合企业档案信息资源，实现档案信息资源的集成管理；实现企业档案信息增值，提供企业档案信息服务：优化企业知识资源管理，实现IT平台化；建立健全企业档案知识资源安全保障机制，确保企业档案知识管理持续发展。

3.1整合企业档案信息资源----集成管理

档案信息资源的高度共享和知识管理的基础工作，也是实现知识管理的必要条件。因此必须对企业各类信息资源进行整合，实现档案信息资源的 集成管理。企业档案信息化资源建设的主要措施：

3.11馆（室）藏档案数字化。对这点有一个重要的问题就是是否对所有的非数字化档案都要进行数字化。这是我们必须要考虑的问题。首先也是最重要的一个方面就是经营和管理的需求。其次要考虑一个数字化优先权的问题。其中领导的重视程度表现得尤为突出。最后就是预期收益情况。这虽然是比较难把握但也是最现实的一个因素。

3.12网络信息资源的采集。网上信息都是已经数字化的信息而且包含着丰富的内容和知识，特别是与本企业相同或相关的其它企业的网上信息，可以通过互联网或其它专

用网络进行收集。需要注意的是在手收集的过程中必须对网上的信息进行甄选，并且要将信息的版本，元数据及背景完整的记录下来。

3.13直接采购同行业的专题数据库。这些信息资源来源 来源广泛、种类繁多、载体形式和文件格式多种多样，无疑是一个企业的好选择。

3.2实现档案信息增值----知识服务。档案知识管理的目的在于通过档案的知识服务，实现档案的信息和档案服务工作的增值。不论是读显性知识的管理还是对隐性知识的管理，落到实处都是为了以知识为内涵，以 服务为中心，走知识服务之路。档案知识服务体系建设主要包括：

3.21企业档案知识服务系统人文建设。第一，实体管理人文化加强档案收集，满足用户需求。第二，加强人力资源管理。把员工放在首位，发挥每个人的潜力、积极性和 创造性。第三，拓展档案馆的功能，不断开发档案文化精品，做好服务。第四，服务要多元化。既要满足利用者获取信息的需要，又要满足利用者对环境舒适和工作方便的需要，满足一般利用者和特殊利用者的需要。

3.22企业档案知识服务系统法规标准建设。第一，加强对相关法律法规的研究和配套知道文件的制定。第二，标准制定，主要包括技术性标准，管理性标准和业务性标准。

3.23企业档案知识服务系统建设。包括5个服务模块：一，企业知识资源门户的建设与管理；二，是为企业决策层提供战略性的信息分析服务；三；为企业科技人员提供科技情报服务；四，进行档案编研。五，保留传统的图书期刊管理与服务功能。随着企业知识资源管理的深化，可继续增加服务模块。

3.3优化企业知识资源管理-----IT平台化

知识管理的技术很多，要实现企业档案知识资源的优化换了，就要为知识的开放式交流提供无缝的技术支撑平台，建立相应的技术支撑平台包括建立企业档案知识库和企业档案知识门户网站。例如，用BS结构设计，随时随地用浏览器访问应用系统平台。领导和员工可以通过应用功能前段平台访问和利用知识资源。

3.4确保知识管理持续发展----制度安全。为了确保档案知识管理的持续发展，必须按照制度化和安全的要求，建立健全相关的档案知识管理制度，采取相关的知识安全管理措施。

3.41在制度化方面，首先要用制度的形式确定知识资源管理的组织机构；其次要用制度的形式确定专业人员、管理人员的职责和权益；第三，建立员工参与学习和工作应用知识资源的奖励措施；第四，建立访问权限审核制度

3.42安全方面，可采取以下措施:第一，在企业的各个地区机构，分布设立访问服务器，在总部设立应用系统服务器，各服务器之间设立ＶＰＮ链接；第二，在应用系统中对档案知识资源分层设立安全访问权限；第三，对应用系统的登陆，设了密码检验；第四，对特别重要的文件、信息，在访问时设立指纹校验。

３.５档案信息化管理的核心－－测评

企业档案信息化测评体系是反映企业档案信息化情况的统计调查指标，测评是企业档案信息化管理的核心环节，是从规划、执行转向改进提高的重要节点。企业信息化测评可分为四个步骤：

３.５１熟悉标准。有关企业测评人员应对企业信息化测评的相关指标内容、权重系数与等级档次划分、等级标准进行熟悉。明确有关标准要求，以方便测评数据的有效采集。

３.５２采集信息。企业应召集本企业档案部门和信息部门等人员对照测评标进行信息采集。并汇总提交企业档案信息化测评信息采集报告。当企业进行快捷的自我测评时，也可参照《档案企业信息化测评信息采集问卷》对测评信息进行简要采集。

３.５３计算得分。企业测评人员依次计算１８个二级指标的各项的得分，并汇总计算得分。

３.５４形成报告。对各项得分进行描述。并对企业档案信息化的优势、劣势进行评价，提出完善和整改意见。

四、知识化管理的实例－－广东省韶关钢铁集团有限公司档案信息化

广东省韶关钢铁集团有限公司１９９６年建厂，是中国企业５００强，广东企业５０强之一，是广东省重要的生产基地。韶钢档案馆成立于１９８９年，它是韶钢文书档案、会计档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备（仪器）档案、实物档案等各门类档案的保管利用中心，代表公司行使档案管理职能，业务上直属公司分管技术的副总经理分管。韶钢档案馆理已经实现两级变为一级管理，集团公司、全资子公司，控股子公司的安敢全部集中到档案馆库房管理，利用档案主要通过网络系统实现，各单位主要履行档案收集、移交归档、利用等职责。韶钢档案信息化建设分为三个阶段：

第一阶段纸质档案的数字化管理。时间是从２００１年只２００６年，建立档案管理系统并购置相应硬件设备进行档案数字化建设，整合分散管理在各单位的档案。韶钢的数字档案馆有２种运作模式，一是传统档案馆想数字档案馆转型模式，即在传统的档案馆业务和服务的基础上，利用数字化和网手段，尽心档案馆业务重组和服务创新。主要包括档案数字加工与服务管理、档案信息服务两方面。二是从档案接收开始

就实现数字化的构想。这样一种数字档案馆它支持档案信息的整个生命周期的活动，即将档案的收集、整理、提供利用都集成在网络这个环境中，这完全脱离了档案馆实体的存在形式。

第二阶段改革档案管理模式。时间是从２００６年３月至２００８年６月。韶钢档案实现一级管理，是档案机构集中、人员集中。业务集中，全方位提供档案利用服务。档案馆全方位采用计算机管理，档案的检索、全文浏览和业务管理全都通过计算机完成。届时，档案馆建立起一个完整的档案实体管理中心、现行文件利用中心和数字档案馆。

第三阶段搭建管理平台，资源大集中。时间是从２００８年７月至现在。２００８年７月，公司同意立项建设《建立在线归档管理基础平台项目》和《ＥＲＰ系统综合统计数据归档模块项目》建立资源管理平台，实现公司所有档案资源集中归档管理。可以预期，系统上线使用后，档案管理工作的中心工作位于档案的收集和利用，将突出档案利用，档案工作的价值和地位将显著上升。

随着中国市场经济的日益发展，计算机网络的广泛利用，特别是电子文件的大量出现，实行档案信息化管理迫在眉睫。韶钢档案信息化建设是知识管理应用于企业档案管理信息化的一个非常典型的案例，具有一定的超前性和示范作用。我认为所有有潜力的企业都应该以此为鉴，认清楚现状，总结出自己的不足之处，然后实行专业化的管理、提供专业化的服务，培养优秀的档案管理人才，实行档案资源的集中统一管理，为企业的生产、管理、决策提供高质量的档案利用服务。

参考文献：

【１】企业档案信息化研究课题组，知识管理企业档案信息化战略之选，广东人民出版社，２００９

【２】何燕宁，浅谈企业档案信息化管理，经济与社会发展2010,08(11)

【３】丁文军，提高企业档案信息化管理之我见，西北水电2010(2)

【４】赵梦临，浅议新时期企业档案管理，起重运输机械2010(10)

【５】刘红远，如何在创新中完善企业档案管理工作，价值工程2011,30(11)

【６】周英，企业档案管理的网络信息化及开发利用，安徽大学学报(哲学社会科学版)2003,27(3)

第三篇：企业档案信息化建设

公司档案信息化建设探讨

何细乃

（中冶南方工程技术有限公司信息网络中心，武汉430080）

摘要：本文通过探讨企业档案信息化建设的基本目标和主要内容，指出了本公司档案信息化建设的目标、原则和主要内容。针对本公司档案信息化建设的实际情况，本文提出了从信息管理过渡到知识管理的发展建议。关键词：档案管理；档案信息化； 知识管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

随着社会信息技术的飞速发展，人们对档案管理工作提出了更高的要求。作为一个信息的重要来源，档案信息已经成为我国企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。企业档案管理工作的信息化建设成为许多企业，也包括我们公司档案管理人员研究的一个重要对象。

1.企业档案信息化建设的误区

在很多人眼里，档案信息化与档案信息化建设往往被误读。

1.1 将档案信息化建设理解为纯粹的计算机档案管理系统的建设

许多档案管理人员，对于档案信息化建设的认识也不深。最典型的错误理解，是将档案信息化建设等同于档案计算机管理，即将实物档案的管理模式(卡片检索、实物管理)转换成建设计算机检索系统、电子文件管理系统。简单地认为，档案信息化建设就是实物档案管理模式的计算机辅助管理。

1.2 将档案信息化与档案数字化混为一谈

传统的实物档案无论是在保管还是在提供利用上，都存在着非常大的局限性。档案数字化可以解决这方面的问题，一是解决网上浏览的问题，二是解决多人同时利用同一份档案的冲突。相对于社会公共档案部门以及机关档案来说，企业档案数字化工作的内在驱动力比较强。因此，很多企业档案数字化工作进行得比较早，主要工作是将档案实物进行数字化处理，变成存贮在计算机上可传输、方便提供利用的电子矢量文件。

但是正因为这一点，很多人、很多企业就将档案信息化简单地理解为档案数字化工作。把档案信息化

建设局限在原有实物档案数字化以及新接收的档案对应的电子文件收集上。思想认识还处在档案信息化建设的初级阶段，没有从根本上实现从档案实物管理及档案信息管理，到电子档案管理及档案知识管理的转变。

2．档案信息化建设的目标

根据近几年档案信息化发展的形势来看，档案管理已经摆脱了实物手工管理(以卡片检索管理为典型代表)。绝大多数的企业，都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业，通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化，有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。

在接下来的档案信息化建设的目标上，很多企业感觉到比较迷茫，方向不明确。个人觉得，要根据企业进行档案信息化建设的目的以及信息化技术发展的大方向，来确定企业档案信息化建设的目标。各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状，来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标，按低到高分为三个层次：

2.1 短期目标

以档案实物数字化为主要内容，辅助计算机编目为手段，实现档案文件的网上浏览、提供利用。

2.2 中长期目标

在短期目标的基础上，通过流程再造，采用电子签名、权限管理等技术手段，结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化，实现档案信息管理。

2.3 远期目标

在中长期目标的基础上，通过参与企业生产经营活动的全过程，自动收集档案知识信息，超越传统档案管理的概念，将档案管理与信息管理、知识管理结合起来，实现档案信息知识管理。

具体到本公司，目前基本实现短期目标的大部分内容，如档案数字化正在进行，档案检索编目已经通过档案管理系统进行管理，经过授权可以实现档案文件的网上浏览与提供利用。因此本公司档案信息化建设发展的阶段性目标应该是以上述中长期目标为主。

3．公司档案信息化建设的原则

3.1 以档案信息资源开发与利用为中心的原则

档案信息化建设，包括制度建设、流程管理、信息资源准备，特别是各种系统和软件的开发，要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则，系统运行最流畅，界面做得最好看，信息资源保管得最完善，都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去，这样也违反了档案信息化建设的初衷。

当然这里说的以开发利用为中心的原则，并不是不讲安全。作为企业来说，知识产权保护始终是重中之重。只要通过信息资源及人员权限的分级，完全可以解决这些问题。

3.2 效益最大化原则

企业进行档案信息化建设，首先是看到了档案信息利用中的潜在效益。因此，档案信息化建设，特别在建设的侧重点、信息资源的准备、提供利用方面，哪些系统先上、哪些问题要先解决，甚至包括不同信息资源数字化的先后，都应遵循效益最大化的原则。比如系统建设上，是文书档案先上还是科技档案先上。再比如，科技档案扫描项目的选择上，就应该选择不同类型的典型项目或实物档案提供利用比较频繁的项目。

3.3 标准、编码先行的原则

档案信息化建设是企业信息化建设工作的一部分，包括职能域的划分、主题数据库的确立、统一编码的协调，都需要在公司统一IT规划的指导下进行。企业人力资源系统、设计管理系统、项目管理系统、设计管理平台、档案信息化平台，都需要统筹规划，确认工作流程，划分各自的职能域和主题数据库。

3.4 阶段性建设，逐步实施的原则。

要实现科技档案信息化的目标，即使具备了诸多有利条件，但是也不可能在短时间之内实现，制度改

革、流程再造，系统论证、运行、评价，信息资源准备，都需要分阶段，逐步实施。

4．档案信息化建设的主要内容

2004年，国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出了档案信息化建设的六项核心内容：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案信息化标准规范建设、人才队伍建设、信息安全保障体系建设。

不同企业档案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建设内容与侧重点也不一样。根据中冶南方（原为武汉院）10多年来档案信息化工作发展进程来看，自1995年档案信息化系统的建设开始，走过了档案信息化基础设施建设、检索数据库的建立、电子文件的收集等过程，对于基础设施、应用系统、标准规范、人才队伍、信息安全保障，都有一定的认识与经验积累。

对于当前的中冶南方来说，档案信息化建设更多地是需要从档案管理信息化过渡到档案知识管理，具体就是侧重点应该从档案实体管理－档案信息管理，过渡到档案信息管理-档案知识管理。除了开发档案文件中蕴含的显性信息知识，更应该开发档案信息中潜在的隐性知识信息。

4.1 档案信息资源建设

4.1.1 实物档案的数字化

本公司在长期的经济建设中积累下来了大量的档案，包括科技档案、文书档案、人事档案、专利档案等,这些档案在公司生产经营工作中有着很高的参考价值。可按效益最大化原则，对相应的档案进行优先排序，效益最大的优先数字化。

1)科技档案

中冶南方的科技档案主要是图纸档案，主要利用价值在于它的参考价值，从这个利用目的出发，对于那些参考价值大、重复利用率高的图纸档案，进行优先数字化处理。

因此优先顺序可参考为：典型项目图纸-设备类图纸-借阅利用率高的图纸-其它科技档案。利用5-8年左右的时间，完成历史遗留档案的扫描工作。

2)专利档案

专利档案目前还不是很多，建议可优先实现，与公司专利管理系统结合起来，实现专利档案的全部数字化。

3)文书档案

文书档案数字化优先顺序参考为：典型项目全部合同-商务合同-获奖证书文件-其它文书档案

4)人事档案

人事档案数字化优先顺序可参考时间年代及利用率来具体确定：近年的人事档案-个人相关证件-其它

5)其它档案

4.1.2 电子文件的收集

目前公司的科技档案电子文件收集工作经过多年的努力，基本上达到了电子文件100%的收集率。对于设计外委、设计分包电子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 电子档案的收集

电子档案的收集与归档，是档案管理的高级阶段。

公司信息网络中心正在进行设计文件无纸化流转的流程设计，相应配置的系统建设正在进行。通过电子签名，系统授权，IT标准化检查，档案合规性检查等技术手段，实现电子档案的网络无纸化流转、收集、归档、打印、发出。

对于OA系统的开发与归档，也应该研究公文自动归档，实现发文归档的一体化。

4.1.4 档案知识库的建立与利用

传统档案管理只关注最终实物档案，档案信息化初级阶段重视档案数字化，档案信息化的深入发展不仅要关注档案本身所包含的信息，还应该探究这些档案信息的来源、产生性质、产生过程，档案信息之间的联系，甚至还应该关注信息的生产者、时间、地点。

不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。

1)技术专题汇编

在内容上要打破传统汇编只重罗列案卷号的形式，对每项技术的发展历史、不同类型、不同特点都应该有评述，在本企业不同项目中应用的历史，包括不同项目中的应用评价，历史查询、参考、复用率最高的本项技术档案，最近应用本技术的本公司的工程项目等等方面的信息，都应该涵盖。比如关于炼钢工程中应用的钢水罐的技术专题汇编，就可以概述钢水罐的发展史、最新钢水罐技术，本企业在各项工程中应用的钢水罐种类、技术参数、应用评价，历史上本企业查询、参考、复用最多的钢水罐的档案，本企业最近最新设计的钢水罐的有关情况等等。

2)隐性知识的管理

通过知识管理，对蕴含在档案信息中的管理知识信息进行提取。通过系统对每份文件本身信息的自动提取(电子档案流转实现后)，可记录图纸形成过程中所包含的人工时(图纸量)、修改信息、参与人、设计人、修改人、参加专业等，可形成项目信息知识库，为工程项目管理、设计管理提供服务。

3)通过利用反馈机制形成档案知识库

相对于传统的档案信息提供利用，可考虑进行主动服务。针对各专业设计人提交的档案利用需求，由档案人员通过定题服务，形成电子档案袋(一种包含多种档案信息链接或电子文件的文件包)。

通过设计人员的利用效果反馈，完善并保存积累电子档案袋。利用这种方式，就可通过设计人员亲身体会形成档案知识利用知识库。可以将设计人利用知识本身的过程和成果积累下来，形成庞大的知识利用库，方便后来者的使用。

4)通过档案信息导航地图建立档案知识库的利用新模式

建立各系统之间的联系方式，如链接、信息的加入等等，将档案信息、项目管理信息、设计信息、人员信息有机的联系起来。通过档案信息导航，让利用人员从一个入口进入，就可以遍历整个档案知识库，增加学习的效果。

4.2 档案信息化应用系统的建设

通过了解档案信息资源建设的内容，我们对于应用系统的建设有了方向，明确了应用系统开发的侧重点。系统开发过程中，除了一般档案信息系统应具备的收集、整理、提供利用功能外，具体要重视以下两个方面的问题。

4.2.1 重视过程管理与来源管理

档案信息化建设除了关于资源的数字化和利用信息化外，更主要地是要进行流程再造。通过流程的优化，将档案收集、整理提前到档案信息形成的过程中。不仅要重视档案结果信息的收集(纸质或电子档案)，更要重视档案产生过程信息、档案来源信息的收集。基于这些原因，系统开发应该做到：

1)文书档案信息管理与办公自动化结合起来

2)图纸档案信息管理与项目管理系统、设计管理系统结合起来

3)专利档案信息管理与专利数据库结合起来

4)人事档案信息管理与人力资源系统结合起来

4.2.2信息安全保障建设

信息安全始终是档案管理的重中之重，特别是对一家自主经营的企业来说。知识产权是企业的生命线，知识产权的保护是公司得以在市场上领先的关键所在。

档案信息化系统应该兼顾到开放与限制，利用与保密之间的关系。

1)通过技术类别、保密级别、特殊项目、档案类型等多种方式对档案信息进行分级。

2)通过部门、专业、人员、项目等多种角色对人员进行分级。

通过档案信息的分级以及人员的分级，实现对档案信息、档案知识的利用。

5．公司档案信息化建设的发展方向

企业档案信息化建设的发展方向，应该类似中国哲学中所说的大象无形。将档案管理嵌入到公司业务流程中去，在流程过程中进行档案信息收集，进行知识管理。

1)从传统的实体管理-信息管理过渡到知识管理

2)从传统的结果管理过渡到流程管理、全过程管理。

3)从传统的文书档案、科技档案、人事档案管理，发展到参与全公司业务范围的知识管理

参考文献：

[1]齐虹:《知识管理及其对档案管理的启示》，《21世纪的社会记忆-中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社

[2]张海燕：《企业档案的知识化管理》，《机电兵般档案》2007年第1期

第四篇：档案信息化建设管理

【关键词】信息化

［摘要］ 档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，需要我们从各方面予以重视，从基础设施、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等各方面予以加强。本文仅就如何加强档案信息化建设，开创档案工作新局面方面谈些粗浅的看法，以与大家共同探讨。

［关键词］ 信息化；目录数据库；电子档案；档案管理

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。档案工作深深植根于人类社会生活，与人类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高,越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。

档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。党和国家十分重视信息资源开发利用工作，我们必须切实从各方面加大力度，予以重视。

第一，要把档案信息化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道。档案信息化建设是一盘棋，要统筹规划，科学分析，有计划、有步骤地把档案信息化的各项工作做好。要搞好工作布局，经济条件具备的地区档案信息化可以先行一步，带动其他地区发展。要搞好工作规范，确保档案信息化的各项工作按照国家相关标准、规范有序推进，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。

第二，要通过档案信息化整合，带动各项档案基础业务工作。档案信息化建设是一项科学系统工程，涉及到档案工作的方方面面。档案信息化的顺利开展必须有良好的业务工作基础，需要配备现代化的设备和相关人才，需要各部门通力合作。各级档案部门要以开展档案信息化工作为抓手，整合、带动各项基础业务工作的发展，使档案事业各项工作迈上一个新的台阶。

第三，要确保档案信息化建设的整体效益和质量。档案信息化建设是一项长期任务，工作量非常大，一定要严把质量关，保证利用档案信息的查全、查准，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时要增强档案安全意识，对于信息化条件下涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。

作为领导及档案人员应该如何改进档案管理工作?

根据“全国档案信息化建设实施纲要”及许多档案专家的建议和多年档案工作的实践经验,我们应该遵循:“适应国家信息化建设和档案事业发展的需要，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务的宗旨，改进思路，从各方面强化档案信息化建设:

第一，加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆,大致包括档案馆库房建设,档案馆馆藏建设,检索工具建设,规章制度建设,专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等.继续推进运用计算机管理档案,提高档案馆计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。

第二，促进档案信息资源建设。要建设数字化档案馆,首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸制档案,照片底片档案,录音,视频档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储,即进行数字化档案馆馆藏的建设。

第三，加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术,加快档案目录数据库建设,提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时,要尽量做到同时移交机读目录。

第四，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案,对各种类型档案进行数字化管理等方法,积极建设相关的全文数字库和多媒体,尽快实现档案全文信息查询,不断提高服务效率和质量。

第五，加强电子档案归档管理。档案部门要根据档案管理的要求,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化,信息存储数字化,信息采集实时化,信息服务网络化。

档案工作要在未来社会中占据一席之地,必须具备基本的信息竞争能力。而对此产生直接影响的关键因素之一是档案工作者的素养,尤其是信息素养。而素养的提高又主要体现在以下几种能力的锤炼之中。

运用信息工具的能力，这是信息时代必须放在首要位置的一种能力,档案人员要注重自我完善,掌握计算机理论知识和运用技能,使自己能熟练使用各种现代信息工具,特别是网络传输工具,为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

档案信息的获取能力。长期以来,档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集,并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。而信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

档案信息的鉴定、评估能力。把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责，也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息量十分巨大，内容十分庞杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分，为利用者提供优质的服务。

档案信息的加工、提炼能力。信息社会，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足利用者各类复杂的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

总之，档案管理工作是一门深奥的学问，做好档案工作是无止境的，档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。档案人员只有不断提高素质，不断探索新路，才能够使档案事业不断向前迈进。

参考文献：

［1］沈运青．提高档案意识发展档案事业［Ｊ］．龙岩师专学报(社会科学版)第15卷第2期.［2］段春梅.浅谈档案工作服务创新［Ｊ］．北京档案，2004，5．

第五篇：如何做好企业档案信息化管理工作[定稿]

如何做好企业档案信息化管理工作

众所周知，档案管理作为一门系统、严谨的管理科学，是人类历经千载的智慧结晶。特别是近些年来，信息化时代的到来，加快了数字化、网络化系统发展，而档案工作信息化是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，只有通过档案信息化建设，才能够实现对企业信息资源的集中管理，提高利用效率，更好地服务于企业。如何创建一个具有本企业特色的档案信息化系统呢，我认为应做好以下工作：

一、因企制宜，制定标准的档案管理规范体系，切实推动企业档案向标准化、规范化、信息化的管理发展。

信息化的今天，企业办公自动化后，出现了无纸办公，每个岗位都能形成电子文档，这就要求各个管理岗位，明确对各类文件材料形成、积累、归档应负的责任，通过培训让大家懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，以实现档案信息资源的制度化、规范化管理。

1、区别处理。

新归存的的公文档案和技术文件图档都为电子文档，只有少部分为实物档案。旧的文档绝大部分为实物档案，应采用将常用的纸质档案资料进行电子化，以适应网络化的服务。

2、并存互补。

从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，在现阶段的环境条件下，纸质档案还有一定实用性和优点，有一定的不可替代性，所以 1

可以采用两种介质并存以互补。实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

3、有主有次。

在档案利用上以电子文档为主，纸质档案为辅方式，向无纸化模式靠拢。备份必须以纸质、电子两种方式同时进行，以确保万无一失。数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对，严把电子档案的正确性和完整性。由于电子介质的更新、硬件设备的更新，对重要档案信息进行存储方式的转换，以免造成信息的丢失，如一些磁带、软盘存储方式已很少应用，就需要把重要信息转换为现常用的存储方式，以提供利用。

二、提高档案信息化技术水平，促进档案信息化发展

显而易见，技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息建设与应用势必形同空话。

首先，企业应该为档案信息化系统，配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，以防止日常工作中的电磁干扰、辐射等影响，从系统的设备源头上减少信息化系统的自然毁损概率；

其次，企业应该根据实际工作需求，探索实践出适合本公司使用的档案信息管理软件，该软件应集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，使企业档案信息化建设与办公自动化管理融汇贯通，从而

提高信息服务质量和效率；档案利用的广泛性则表现在企业内部联网后，各部门间对档案信息资源实现了共享，而且在现行文件阅览服务的同时又增加了在线服务。

再次、以网络技术为主的档案数字化已引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到了深刻的影响，电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，则是电子档案管理重要性的体现；网络化以内部局域网为主，隔绝外网。电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

三、建立完善的安全管理制度，保障档案信息安全

企业应该提高自身网络技术水平，采取有效的安全保护措施，以保证档案信息化系统的运行安全。而档案管理部门则要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。防泄密措施宜采用技术上的物理隔离和行政上的保密制度双管齐下。

首先，档案信息化的良好建设与最终落实都需要靠档案管理人员来执行，所以可以说档案管理人员是档案信息化安全保障的第一道屏障。因此，建立完善的安全管理制度，规范员工操作行为，提高档案

人员的警惕性，可以从根本上降低人为失误所造成的信息丢失，减少商业黑客对档案信息系统的威胁。

其次，必须采用技术上的物理隔离。企业的经营、财务、技术等等的档案资料是企业的无形资产，被严格划分为不同的保密等级，只能在指定的有限的范围内利用，不容许外泄。进行密级界定。

一是制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定，并以优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等安全技术检验过滤，成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全；

二是对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全；对已经有了的防范措施,如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等,要开展综合利用;

当然，这还不够，企业还必须建立一套严格的保密制度，奖惩明确，建立从上到下的保密机构组织，并进行定期的教育和宣贯，以提高全员的保密意识。

综上所述，档案信息化管理作为一项全面严谨的管理工作，需要档案管理人员积极参与、配合，唯有如此，才能全方位地参与支持企业决策和各级信息服务，更好的服务于企业。