浅谈企业档案的综合管理

第一篇：浅谈企业档案的综合管理

浅谈企业档案的综合管理

随着以办公自动化、社会信息化为核心的企业档案管理模式的深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。下面，笔者就此略谈粗浅几点认识。

一、企业档案存在的问题

（一）企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划；在任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

（二）档案工作缺乏制度化的管理程序

当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

（三）缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。

二、档案工作存在问题的解决对策

档案虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的单堆资料中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。档案管理作为工作中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用，才能使之更好地为企业中心工作做好服务。

（一）抓好组织建设，完善管理制度,做到“五个统一”

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组，协调各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障；二是把档案管理工作列入到厂长办公室的议事日程，年初有部署，年底有总结，平时有检查指导，并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导；三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度，统一规划计划，统一检查指导和统一培训交流。

（二）档案工作要有计划和目标

档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。为此，领导干部要意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，要结合当今数码技术及网络发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又有合乎实际的工作计划。

（三）加强档案基础工作，按时完成上级部门的档案工作。

在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行，按时完成。

（四）加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度，一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制。二是建立健全档案管理制度，按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事，以确保档案的安全，档案管理工作中的各项规章制度要上墙，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能，提高业务素质和工作能力，加大档案业务培训工作开展的力度，一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班，举办档案管理培训班，新人进入要进行岗位培训。二是要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习，使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训，档案信息化是档案现代化的必经之路，要想指导档案管理充分发挥好，首先要求档案管理员要懂得计算机相关知识，达到灵活运用，并掌握所应用的系统软件的功能。四是鼓励档案人员自学，要岗位成长，要为档案人员订购关于档案的有关刊物，鼓励专（兼）职档案员开展自学活动。五是加大档案工作规范化管理力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩，能够有效地促进档案工作管理水平。我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心、责任感，为搞好档案工作打下坚实基础。

（五）搞好档案的信息化建设，促进档案资源的充分利用

运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新：（1）要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理，提高档案工作效率；（2）借助系统本身的局域网络，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享。

（六）增大档案宣传力度，增强全员档案意识

一是积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动；二是在本单位的半年、年终工作会议上，由办公室提供材料，将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲；三是档案室要办好自己的宣传栏，大力宣传档案的作用及重要性。四是增加《档案法》的宣传力度，要全员懂法。

档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，根据发展需要，可编写《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数据汇编》、等资料，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。

企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，我们应重视这项工作，使档案工作再上新台阶。

第二篇：安全生产综合管理档案

工艺制品（深圳）有限公司 安全生产综合管理档案

人员安全职责

（一）总经理安全职责（第一责任人）

1.直接负责公司的安全管理工作；

2.认真贯彻执行各项安全生产法律、法规和安全标准；

3.建立健全安全管理责任制，包括单位领导职责、各部门领导职责、班组长职责和员工安全生产职责；

4.建立健全安全管理制度和安全操作规程；

5.根据公司安全生产情况，组织开展安全技术研究工作，推广先进的安全技术管理方法，审核重大灾害事故的预防和处理方案、事故应急处理预案；

6.建立健全安全管理组织机构，配备公司安全管理专业人员，提高安全管理人员的专业素质；

7.主持召开公司安全管理专题会议，及时通报公司安全生产工作情况及有关安全生产的生大问题；

8.组织开展安全生产大检查，整改事故隐患和不断改善安全条件；

9.发生重大事故时，及时组织抢险，并参与事故的调查处理工作，及时向上级有关部门报告。

（二）生产经理安全职责（直接责任人）

1.协助总经理贯彻执行各项安全生产法律、法规、标准和制度；

2.按谁主管谁负责原则，对分管业务范围内的安全工作负责，监督、检查分管部门安全工作各项规章制度执行情况，及时纠正下属失职和违章行为；

3.认真做好安全工作“五同时”（在计划、布置、检查、总结、评比生产的时候，周时计划、布置、检查、总结、评比安全工作）；

4.组织制订、修订和审定分管部门安全规章制度、安全技术操作规程，并认组织实施；

5.组织分管部门的安全大检查，落实重大事故隐患的整改；

6.负责分管部门的安全教育考核工作；

7.组织对分管部门事故的调查、处理，并及时向总经理报告；

工艺制品（深圳）有限公司

更新2011-11-18

第三篇：企业社保费管理档案目录

企业社保费管理档案目录

1、企业法人登记证复印件

2、企业资质证书复印件

3、内蒙古自治区建设工程社会保障费管理注册证（审原件）

4、建筑企业社会保障费主管人员身份证复印件、联系方式

5、社会保障部门上出具的基本养老保险、失业保险核定单复印件

6、企业上助工及参保人员花名册

7、企业上财务决算报表

8、企业上划拨、调剂明细（附划拨、调剂收据复印件）

9、企业社保费资金专户名称、账号

社保费划拨目录

1、企业划拨申请（红头文件）

2、中标通知书

3、施工合同副本复印件

4、项目负责人、项目社会保障费联系人身份证复印件、联系方式

5、经审定后的工程项目竣工结算资料

6、项目预收票据和结算票据复印件

7、社会保障费缴纳证明

8、内蒙古自治区建设工程社会保障费管理注册证（审原件、留复印件）

第四篇：企业综合档案室档案保管期限表1

企业综合档案室档案保管期限表

一．文书档案

1． 董事会及经理办公会议会议记录、纪要、决议………………………………永久 2． 党支部、团委、工会、妇工会计划、总结、报告及其会议记录……………长期 3． 党团工会等统计年报、名册、登记表…………………………………………永久 4． 职工代表大会材料………………………………………………………………永久 5． 有关企业、人员先进表彰、处分决定等………………………………………长期

（省级以上先进和人员开除处分为永久）

6． 党团组织介绍信、存根…………………………………………………………长期 7． 思想政治学习、文明建设等材料………………………………………………长期 8． 企业规章制度、规定……………………………………………………………永久 9． 工会等部门工作规定、制度……………………………………………………长期 10．企业召开的各类工作会议和专业会议材料……………………………………长期 11．企业编写的大事记、年鉴、企业沿革、工作计划、总结等……………永久 12．企业各部门总结、计划、考核等材料……………………………………长期 13．企业文书处理、档案、保密工作、保卫工作形成的材料…………（重要）长期

…………（一般）短期 14．企业编印的简报、报纸、杂志、图书的定稿和正稿…………………………长期 15．有关企业升级、申报的省级以上先进材料……………………………………永久

省级以下的材料………………………………………长期 16．企业领导出席重要活动的材料…………………………………………………永久

一般活动的材料…………………………………………………长期 17．企业建立、名称变化、印章启用及各部门设置、撤并、董事会成员变化，经理任免…………………………………………………………………………永久 18．企业各部门负责人任免、聘用、定级、确定工资及职称评定等……………长期 19．企业参加外事活动材料…………………………………………………………永久 20．企业职工教育、培训等材料……………………………………………………长期 21．企业后勤福利、医疗卫生等材料………………………………………………短期 22．企业制定的发展长远规划、经营计划……………………………………永久 23．企业制定的财务管理方面的材料………………………………………………长期 24．企业有关市面上场问卷调查、市场分析等材料………………………………长期 25．企业与各单位签订的各种协作特许经营书……………………………………长期 26．企业各类专卖、销售方面的统计报表…………………………………………长期 27．企业有关经营专类方面的材料、简报…………………………………………短期 28．企业制定的生产计划以及实施过程中的记录、安全操作规程及改进意见…长期 29．企业有关质量管理的规定、质检报告、质量事故分析………………………长期 30．本单位制定的企业标准…………………………………………………………长期 31．企业有关能源、环保、工业、卫生、计量方面的材料………………………长期 32．有关企业章程、资产组成资料…………………………………………………永久 33．企业有关商标注册等材料………………………………………………………永久 34．企业有关原料标志等材料………………………………………………………永久 二．会计档案 1．会计报表

年报…………………………………………………………………………………永久 季报、月报、日报…………………………………………………………………五年 2．账册

现金日记账和银行日记账…………………………………………………………25年

总账和各分类明细账………………………………………………………………15年 3． 计凭证……………………………………………………………………………15年 4．其他

工资名册……………………………………………………………………………长期 其它看情况而定。三．科技档案

（一）基建档案

本企业基建工程项目的投资计划、设计、施工、竣工及维护、扩建等方面的文字材料和图纸。（具体参照基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表）

（二）设备档案 1．生产设备

购进生产设备仪器的购买合同、协议、发票复印件与全套随机文件及开箱记录、安装调试、检查维修记录及改装、报废等材料（随机文件一般有产品说明书．线路图、合格证书、保修单等材料）……………………………………………………长期 2．办公设备

主要指用于办公的设备配置，如复印机、电脑、空调、电视等，其主要资料为随机文件……………………………………………………………………………………短期 3．其它

主要有车辆等设备档案………………………………………………………………短期

（三）产品档案

各企业可以根据本企业的生产的产品按型号或种类细分，所形成的材料也不同。如服装行业有产品工艺单、产品打样、试制报告等。产品生产前期阶段的研究材料也可归属到相应产品中去。如波导公司新产品的开发资料可归属到相应手机型号的产品中。（重要产品永久，次要的为长期，一般的为短期）

（四）销售档案（经营档案）

主要有客户合同、加工任务单等，各单位形成材料不甚相同。可以一户一档（一般的客户档案为短期，重要客户的为长期）四．特种载体档案

（一）声像档案

1．照片………………………………………………………………………………永久 2．录音、录像带……………………………………………………………………永久 3．光盘、软盘………………………………………………………………………永久（注：可以根据内容的重要性划分保管期限的。）

（二）实物档案

1．各种证书证件，包括荣誉证书、房产证、土地证、法人代码证等房产证、土地证为永久，其它的证书可以作为长期

2．锦旗、奖状、奖杯………………………………………………………………长期 3．各类字画、印章等………………………………………………………………长期

第五篇：企业养老保险档案的信息化管理

企业养老保险档案的信息化管理

摘要：随着经济的发展，我国社会保障机制不断完善。企业养老保险与每个参保职工的切身利益息息相关，因此参保单位需要做好广大职工养老保障档案管理工作。传统的档案管理方式越来越无法满足当前企业养老保险档案的发展需求，需要充分的利用信息化技术来推动企业养老保险档案信息化建设进程，更好的维护企业员工的切身利益。

关键词：企业养老保险；档案；信息化管理

一、企业养老保险档案管理信息化的必要性

企业养老保险档案记录了各类企业单位过去的工作状况和个人信息资料等，而这些很多属于私密文件，必须要严格保密。但是，在以往的保存方式中，其保密度较差，被窃取、泄露的可能性很大，而当时没有现在的技术，所以，也只能顺其自然，每年都会造成较大的经济损失，而且相关资料的泄露也在不断发生。针对这个问题，才有了现在的档案信息化管理举措。这项举措大大地减少了文件被泄露和损坏的情况，而经过信息化管理的档案将会安全地存放在另一个空间，以高科技作保证为其提供服务。与从前的保管方式相比，这种方式不容易被他人窃取，能安全、完整地保存档案。如果想调阅相关档案时，只需要输入关键字检索即可，一分钟内就可以查阅到想要的资料，不会影响任何工作，大大地减少了时间的浪费。

利用计算机整理、归类档案，要比几个人一起动手搬运整理省时、省力，而且大家的工作也会变得轻松、有效。人们不断开发工具来帮助人们劳动，因为人力毕竟是有限的，也是有周期性的，但是，工具则不一样，如果好好利用相关技术或设备，就会不断推动经济的发展，提升人类的智慧。从最原始的劳动工具发展到现今的高科技电子产品，都是在实践中得到启发，不断实验，不断创新，在进化中得到力量。档案信息化不仅是对人负责，也是对整个社会乃至国家负责。每个人所设想的问题也不尽相同，在档案信息化管理的大力推动下，人们的思想开始统一，朝着同一个方向发展。在这方面取得的成绩，它不仅仅是成果，还是一种向心力、凝聚力，是能将所有人凝聚在一起的力量；它不是一个简单的“动作”，而是长远发展目光的体现。可以说，在各个领域都有一些成功的举措，它们会影响整个大局。

但并不是每个单位都采用这种举措才能发展起来。从目前的情况来看，社会上的企业单位基本上都启用了档案信息化管理，单位的进步也是每个人的进步，从个体进步到整体进步，从整体进步再到大体进步。推动档案信息化管理就相当于为经济技术的发展安上了加速器，它的存在让企业单位档案管理能够更加安全、稳定地运行，而这样的结果也是所有人都喜闻乐见的。

二、加强企业养老保险档案管理的信息化建设的措施

（一）加大对档案管理信息化建设的投入

企业养老保险档案信息化建设离不开人力、财力的投入，通过加大投入力度，进一步对档案管理信息化基础设施进行改善，提高企业养老保险档案工作环境。特别是计算机和大容量的储存设备这是必不可少的，利用存储设备对企业养老保险档案信息进行存储，可以有效的节约档案存放空间，而且档案保密性也能够得以增强，为档案信息的查阅带来更多的便利，有利于档案管理工作效率的提升。

（二）完善档案信息化工作的服务方式

1.信息化管理服务

信息化管理服务作为一种新兴的服务方式，经过不断实践，已经在一些档案管理部门成熟应用。但是，这个管理方式也存在一些弊端，当前市场上档案管理软件鱼龙混杂，缺乏统一的管理制度和标准，相关部门应当设立规范的制度，以预防资源的过度浪费和重复开发。

2.缩微技术服务

微缩技术是以胶片为载体，用以存储各种文献、图片等信息，它是计算机存储的辅助性技术。目前某些珍贵档案己经开始利用微缩技术进行存储，以确保其保存年限和安全。

3.光盘存贮服务

快速、大容量等是光盘存储的显著优点，这非常有利于各项档案的储存和查阅工作，因而我们在对重要档案存储、编排、检阅时可以采用这种存储方式。

4.公共网络服务

计算机网络、电话网络等公共网络是现代档案信息化服务的重要方式，相关部门采用这种服务能够有效推进档案管理的信息化。

（三）做好传统与现代化处理工作

在利用信息化技术对养老保险档案管理工作时，一定要将信息化技术中的信息录入与检索、保密性与开放性、资源共享与权属等方面的关系处理好。同时，还应处理好纸质档案与电子档案之间的关系，要完成纸质档案向数字档案的转化。纸质档案具有较强的可靠性和极高的法律效力，但其所存储的信息较为密集，所需存储空间较大，而数字化信息能够节省很多存储空间、信息含量也很大，但却需要先将信息存储在光盘上，再借助计算机将完成信息的读取，这样的操作容易使档案信息丢失，信息真实性也难以辨?e，因此，为安全起见，需要采取数字档案和纸质档案共存的模式。

（四）建立健全养老保险档案信息化机制

为了更好的推进企业养老保险档案信息化建设，需要建立健全企业养老保险档案信息化服务机制，提高企业养老保险档案管理的规范性和标准性，保证档案信息管理网络的安全，构建完善的档案管理信息化机制。因此在日常工作中要进一步完善企业养老保险档案管理制度，对各项工作标准进行统一，细化各项管理工作，并采取切实可行的对策保证档案信息的安全。加快推进企业养老保险档案信息库的建设，加快实现企业养老保险档案信息资源的共享。

（五）打造专业的档案管理信息化队伍

企业养老保险档案信息化建设对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员在具备专业知识和专业技能的基础上，还要对信息技术进行了解和掌握，在实际工作中熟练应用。因此需要加强对档案管理人员进行培训，并为档案管理人员提供更多的深造和晋升机会，努力提高档案管理人员的综合素质，打造一支高素质的信息档案管理队伍，提高企业档案信息化管理的水平。

（六）努力扩大档案信息系统覆盖面

要提高养老保险档案材料的利用价值，就应当尽可能地挖掘出其服务功能，在保障其安全性的基础上，强化档案资源的共享，实现档案管理网络系统和上级信息系统的连接。另外，要转变养老保险档案管理单一化模式，坚持以人为本的服务理念，切实为参保职工提供便捷服务。

三、结束语

由于企业养老保险档案信息化建设与每一个参保职工切身利益息息相关，因此需要各级党和政府给予充分重视，各部门做好配合协调工作，进一步完善企业养老保险档案各项机制，努力提高企业养老保险档案信息化水平，为社保事业的健康发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]周仕芹.试论社会养老保险档案管理信息化建设[J].黑龙江史志，2014，03：124-125.[2]贺玉慧.养老保险档案管理信息化问题探究[J].改革与开放，2014，20：84-85.