企业档案信息化建设中的若干问题

第一篇：企业档案信息化建设中的若干问题

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企业档案信息化建设中的若干问题

作者：王晓梅

来源：《沿海企业与科技》2009年第08期

[摘要]文章通过对企业档案信息化在企业科研生产中作用的分析，指出要搞好企业档案信息化建设，应从“档案制度建设”、“档案数字化建设”、“档案安全与保密”及“档案提供利用服务”四个方面入手，全面提升企业档案信息化的建设水平，为企业科研生产提供更加优质的信息服务。

[关键词]档案；数字化；档案信息化

[作者简介]王晓梅，安徽省水利水电勘测设计院，安徽 合肥.230022

[中圈分类号]F270.7

[文献标识码]A

[文章编号]1007-7723(2009)08-0044-0002

企业档案信息化，是指在企业档案管理部门的规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源，包括传统的纸质档案和新兴的电子文件，进行有效管理和提供方便利用的活动和过程。企业档案信息化要达到的目的就是系统管理企业科研生产中产生的海量信息，充分挖掘档案信息资源，为企业科研生产服务。

随着企业信息化建设的发展和现代信息技术在企业内部的广泛运用，企业的发展对信息依赖程度也越来越强烈。企业档案信息化业已成为企业信息化的重要组成部分。同时，由于档案信息的原始性和凭证作用，企业档案信息化处于整个企业信息化架构的根部，是企业信息化的基础。如果企业档案信息化方面出了问题，或是根基不牢，没有与企业其他信息化发展相适应，整个框架就会在企业变革的浪潮冲击下土崩瓦解。

笔者认为，要搞好企业档案信息化建设，打好档案信息化的地基，就要从“档案制度建设”、“档案数字化建设”、“档案信息的安全与保密”以及“档案提供利用”四个方面人手，全方位提升企业档案的管理水平和服务质量，打好企业信息化的根基，为企业的发展提供最可靠、最全面、最准确的信息。

一、制度建设是企业档案信息化建设的保障

(一)制度建设的必要性

所谓企业档案制度，是指企业关于管理企业档案工作的各项规定和标准。它是企业为实现对档案的有效管理和方便利用，根据档案法律、法规，结合企业自身特点建立的有机体系。档案工作各项制度是企业档案信息化建设的指南，为档案信息化指明了正确的建设方向，并通过规章制度来固化档案管理活动中的各种行为模式，从而保障企业档案信息化建设过程中各项工作的顺利开展。

档案工作各项制度，不仅是对以往工作经验的提炼，更是对档案管理要达到目标的设定，同时也是协调档案管理与其他企业管理之间关系的依据。企业档案信息化是一项复杂的系统工程，它牵涉到企业管理的各个方面，一套完善、系统、全面的档案管理制度不仅为企业档案信息化指明发展的目标，并通过“法”的力度保障达到其所设定的目标。

(二)加强企业档案制度建设的途径

1.加强制度建设的组织工作

加强档案制度建设工作，健全企业档案制度体系，确保企业档案管理工作所涉及的各方面都有法可依。加强档案制度的编写工作，提高企业档案制度的可操作性，是推进企业档案信息化建设的有力保障。在档案信息化建设过程中，原有的档案法规体系虽然在一定层面上解决了企业档案管理中的实际问题，但随着企业的发展和先进信息技术的广泛运用，档案管理中一些亟须解决的问题越来越凸显。如对电子文件的管理、海量信息的存储、重大建设项目档案的管理以及多方合作项目档案的管理，等等。这些都需要制度建设走在前面。

2.加强规章制度的执行力度

加强企业档案制度执行力度，确保档案管理体系的有效运行。档案制度本身不是目的，而在于其实施。加强企业档案制度执行力度，严格依法管理企业档案，提高企业档案的管理水平。

档案管理制度是贯彻和落实企业信息化建设过程中的各项决策，保证各项工作顺利开展，完成各项工作计划和目标的保障措施。只有让企业员工正确理解各项档案规章制度和加强制度管理的重要意义，才能让员工从思想上真正认识到唯有严格执行各项档案规章制度，才能保证企业档案信息化工作的顺利开展，保证档案工作更好地为企业的科研生产服务。

二、数字化是企业档案信息化建设的核心

(一)企业档案数字建设的总体目标

企业档案管理工作应围绕档案信息化建设这一中心任务，根据企业科研生产对档案信息资源的需求，加强档案信息资源开发和利用工作，实现档案信息资源的共享。企业档案管理部门应基于本企业的信息网络，以海量电子文件存储与管理为突破口，加强企业原有纸质档案数字

化和新增电子文件规范管理的工作，加快推进档案资源数字化、档案信息管理标准化、档案信息服务网络化的进程，建设基于网络的企业档案信息服务平台，使其成为反映企业文化和科研生产水平的信息服务平台，从而促进企业档案管理工作的全面发展，进一步提升企业档案服务的综合实力，更好地为企业科研生产服务。

(二)企业档案数字化建设的主要内容

第一，档案目录数据库建设。档案目录数据库建设是企业档案信息资源建设的基础工作。企业档案目录数据库建设是采用数据库技术对原有非数字化目录进行加工、录入，将其转化为结构化、可共享的数字化目录数据库的过程。

第二，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。企业档案部门应积极推进本企业档案全文数据库和多媒体数据库建设，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，逐步实现本企业档案的全文信息查询，不断提高服务效率和质量，满足企业科研生产对档案信息的不同需求。

第三，积极推进纸质档案数字化建设进程。企业档案的数字化应以企业科研生产的需要为前提，分阶段、分步骤，针对企业科研生产的特点，优先加强对重点工程和型号产品档案的数字化工作。

第四，加强对电子文件的管理。企业档案部门应依托本企业的信息平台，建立电子文件管理中心，及时接收电子文件，并利用现代存储技术，对海量电子文件进行有效管理，并提供方便利用。

三、安全与保密是企业档案信息化建设可持续发展的保证

(一)企业档案的安全工作

企业档案管理部门应切实做好档案库房内外部环境、档案信息和网络的安全管理工作，及时消除安全隐患。企业档案安全工作，应作为一项日常性的工作，常抓不懈。没有安全，也就没有档案，更谈不上什么档案信息化建设。所以，档案的安全工作应与岗位责任挂钩，实行档案安全责任制。同时应完善应急措施，制定应急预案，随时应对可能出现的各种突发性事件，确保档案实体和档案信息的安全。

(二)做好企业档案的保密工作

首先根据本企业科研生产的实际情况，对不应公开的涉密信息，应采取措施加以保护。其次，要加强保密知识的宣传，让保密意识深入人心。再次，要根据企业科研生产的实际情况和企业发展的需求，依法及时做好涉密信息的解密工作，处理好保密与利用之间的关系，为企业的发展提供全面、可靠的信息；同时又保证涉及企业核心利益的涉密信息的安全。

随着信息技术的发展，应加强对计算机及其他信息设备的使用和管理，凡涉及涉密档案的电子设备、通信和办公自动化系统均应符合保密要求。涉密计算机信息系统必须与互联网实行物理隔离，严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网，严禁通过互联网传递涉密信息。

四、提供利用是企业档案信息化建设的归宿

企业应根据自身特点，本着最大限度地满足企业各方面利用档案信息需求的原则，确立超越客户期望的服务机制，找准档案信息化建设和企业发展的切入点，拓宽服务渠道，改善服务方式，提升服务质量，更好地为领导决策和科研生产服务。

企业档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务企业建设和发展，企业档案利用工作是达到这一目的的直接途径。所以，企业档案的利用工作是档案业务工作的中心环节，在整个档案工作中占有极为重要的地位。其作用主要表现在：第一，档案利用工作是企业档案管理工作中最具价值的环节。企业档案的利用工作，既是一切档案工作的出发点，也是一切档案工作价值的体现。第二，利用工作是衡量档案工作好坏的标准；档案利用工作是档案信息化建设的最终归宿，利用工作开展的好坏，是衡量企业档案信息化建设成败与否的标准，只有从利用的角度来审视档案信息化建设中的问题，才能从根本上解决其问题，推动企业档案信息化建设的健康发展。第三，利用工作是档案工作服务性的最终体现。档案工作的服务质量最终体现在提供档案信息的利用上。所以说.从利用出发，从企业科研生产对档案信息利用的需求出发，才能真正提高档案工作的服务质量，实现档案工作的价值，服务科研生产。

[参考文献]

[1]安徽省档案局岗位培训教程[M].合肥：黄山书社，2007

[2]方鸣.档案干部继续教育专题讲座[M].北京中国档案出版社.2007.[3]张熙余.档案信息化理论与实践[M].北京：中国档案出版社,2007.

第二篇：我国档案信息化建设中存在的主要问题及对策

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我国档案信息化建设中存在的主要问题及对策

作者：秦玉梅

来源：《科技创新导报》2013年第03期

摘要：该文结合实际情况针对档案信息化建设中存在的资金、设备配置不合理，对现代信息化网络平台的管理缺乏建设及维护经验，以及档案信息化复合人才缺乏等方面问题作出总结。并提出了对上述问题的相应对策建议。

关键词：档案信息化建设 问题 对策

国家档案局中央档案馆在2002年11月25日向全国各档案部门印发《全国档案信息化建设实施纲要》，召开了档案信息化建设现场演示会，标志着档案信息化建设在我国档案界正式启动。由此我国在全球档案信息化需求建设浪潮的冲击下也逐步开始并加大了档案信息化建设的步伐。档案信息化是档案工作与现代计算机信息技术相结合的产物，是档案部门运用信息技术对提高档案管理水平和服务效率，实现档案工作现代化的必由之路。

然而在档案信息化建设中也存在一些问题，如档案信息化法规、标准的不健全、基础设施的落后、服务意识的不到位和档案信息化人才的匮乏等，一定程度上又阻碍了档案信息化的步伐。到目前为止，档案信息化仍然是一个亟待开发的领域。档案信息化建设中存在的问题

1.1 资金匮乏，设备配置不合理

俗话说“巧妇难为无米之炊”，档案部门作为文化事业单位，财政预算是其主要经费来源，资金来源的途径及数量是十分有限的。而档案信息化工作以及在实现数字环境中的信息管理与共享的情况下都是需要购置计算机、扫描仪、磁带机、磁盘阵列等设备，而这些设备又相当的昂贵，所以在这种情况下，是很难使得配置跟上信息化建设的脚步。高端的数字信息是需要资金与设备的配置成正比的。

再者，基础设施是档案信息化建设的物质要件，主要包括计算机软硬件基础环境和各类辅助设施，是档案信息资源管理、开发利用和信息技术应用的基础。而目前全国档案部门仅有32000多台微机，2500多个网络服务器。不仅配置上不能满足，在信息化建设上的表现也严重不足，例如：缺乏整体规划，整体投资也非常有限，仅有的投资又没有用在最需要的地方。所以，资金不足不仅影响了基础设施的建设，而且还过度配置了一些不符合实际需要的设备，这对于设施建设是不利的，应该摒弃。还有片面追求设备和设施的技术先进程度，而忽视了技术的成熟程度和设备寿命的有限性，忽视了硬件设备与软件系统，基础设施与利用能力之间的匹

配平衡，从而造成设备利用率低下。所以说，资金及整体规划的不足，不仅仅是档案信息化建设的一个阻碍因素，也会促使基础设施落后，设备配置不合理。

1.2 档案网站建设管理不够

档案网站建设是档案信息化工作中不可缺少的一个步骤。从本质上来说，档案馆是基于网络基础上的，是一个公共信息库，不缺少资源，但它需要网络平台的承载与传输。然而到目前为止，在全国档案馆已有200多家中，其中相当一部分正在建设之中。纵观这些网站，虽不乏有成功案例，但大部分都有存在不足。不仅内容上简单，更新慢，有的网站2个月甚至半年以上都不见有更新，使得进来网站的流量越来越少，结构单一，综合性也不强，所以说建站不简单维护更难。需要档案部门加大力度去管理维护。

1.3 档案信息化复合型人才缺乏

人才是信息化建设的成功之本，但是据信息产业部披露的信息，2003年我国的信息化指数与国内的信息化人才资源指数分别为为38.46、13.43。这两个数据表明我国信息产业的发展与人才需求是不平衡的。虽然人才的流动是必然结果，但档案工作发展至今并没有建立起职业资格认证制度，对工作人员的从业水平也没有明确的要求，工作人员的素质也普遍较低。2 针对档案信息化建设的对策

（1）财政是实现档案信息化建设能够取得资料的基本投入渠道，所以在资金的筹措上，要争取财政部门的支持，积极与他们沟通协商，以期能够增加拨付档案建设专项资金坚持。同时档案部门要积极地争取领导的重视和支持，将其列入政府重点工程，解决经费问题。还要与自筹相结合，发挥主观能动性，广开筹资渠道，争取多方支持，多渠道解决。但同时也要本着经济、实用的原则，提高其使用率，防止低水准、重复建设等问题出现，以保证档案信息化建设顺利进行。

（2）在档案网站建站时，首先要对网站进行定位，清楚网站建设的目的为是为了便民，所以在建设时要考虑到访问者登陆网站的目的是为了解到什么信息。然后，根据访问者的需要规划相关栏目，比如：档案实例、档案查询、图文信息还有档案动态等，既为访问者节省了时间，也提高了效率。第三，网站要有充足而准确的信息，网站建设最重要的就是内容了，要及时利用档案文件资料更新网站，而非简单的工作状态。所以每隔一些时间就要更新网站保持网站的新鲜度，才能够吸引用户。还有一个就是网站的设计问题了，从背景颜色到栏目设置问题，要明白档案网站不同于时尚网站，颜色不可过多，让人产生眼花缭乱的感觉，首页栏目内容数量也要适中，并且分类要科学准确。这些方面都是需要进行一个管理的。

（3）在人才匮乏的情况下应该及时完善岗位制度，建立起档案部门文化。使得求职者在工作时有一个工作的氛围及职业晋升的阶梯，这样更能使从业人员有一个积极进取的目标。同时要特别注重引进复合型人才，改善人才机构，建设一支档案信息化建设队伍。结语

档案信息化建设在我国虽然已开展有一段时间了，但是在这个建设过程中仍然有许多问题，该文的三个问题是目前最急需解决的。所以在财政方面，要选择多渠道解决；而在网站方面要根据建站的目的进行详细的定位以确保网站不被淘汰；自然在人才方面要注重复合型人才，以期进一步完善内部结构。做好这三点，在很大程度上以便能够确保档案信息化发展的顺利进行，并且应该发挥自身的优势，充分汇集各方面资源，以实现利用者、档案部门和社会的价值最大化。

第三篇：刍议高校档案信息化建设中的问题与对策

刍议高校档案信息化建设中的问题与对策

发布时间:2010-10-25 浏览次数:98

信息技术的发展推动了档案信息化建设，高校档案信息化建设也是信息化发展的必然结果。高校档案信息化建设要求实现高校档案信息的数字化和网络化；要求实现高校档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要求实现高校档案信息高度共享。高校档案信息化建设在全国如火如荼的开展，一方面取得了可喜的成绩，另一方面信息化建设过程中也发现了不少问题和阻碍。

一、高校档案信息化建设存在的问题

1.高校档案信息化基础设施配置不尽合理

高校档案信息化基础设施建设是高校档案信息建设的基础。高校档案信息化基础设施建设包括硬件设施和软件设施两方面。在硬件设施方面，主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器等及其他必备的组件。有了这些才能够开展档案信息化建设。尤其是电子文件产生以后，如果高校档案机构没有接受和处理电子文件的工具和网络，那么高校档案的信息化建设又从何谈起？所以，硬件设施的具备是基础。软件方面，包括档案信息处理系统，档案信息数据库，以及相关软件和程序等。目前，高校档案机构信息化基础设施建设参差不齐，一是有的高校档案部门软硬件搭配完整，有的仅仅是摆设几台电脑，认为这样就可以算是信息化了；二是有的高校档案部门在软硬件配置时，不管是否需要，统统购置，造成了财力的浪费；三是有的高校档案部门软硬件买了，也安装了，但就是不用，这也是一种资源的浪费。

2.高校档案信息化缺少配套的相关制度与法律法规

高校档案信息化建设中的相关制度与法律法规不健全。当今情况下，关于电子文件的法律法规及档案信息化标准方面，虽然有《计算机病毒防治的办法》，《电子文件归档及管理

规范》，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等，但不是很全面，关于电子档案真实性界定等法律法规仍然没有或者不尽完善。这些制度与法律法规不健全等因素将导致高校档案信息化建设漫长而坎坷。

3.档案人员的综合素质和专业技能水平不够

一些高校档案人员年纪较大，学历较低，他们科学文化知识有限，接受新事物的心态相对比较保守。面对信息化趋势，他们不是一下子就能够接受的，有些人习惯于用传统的思想

和方法来进行档案工作，还有一些人对高校档案信息化的理解不够准确，认为只要购置和使用了现代化的计算机设备及其他现代办公设备，就代表实现高校档案信息化了。其实，我们不能够否定他们的认识，只能说他们对高校档案信息化认识存在片面性，还不够全面。因为高校档案信息化，不仅仅要求具备必要的现代办公设备，而且需要先进的管理理念和科学的管理方法，要有与时俱进的时代感和不断学习提高的综合素质。这些方面，高校档案人员需要改进和提高的地方很多，很迫切。

4.高校档案信息资源开发和利用滞后

高校档案是高校教学评估的基础和重要依据，《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》明确提出:“高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,档案工作应是学校评估的重要内容之

一。”高校档案是集党群、行政、教学、科研、财务、基建、出版、设备等众多门类档

案为一体的综合档案体系。高校档案信息资源开发和利用是高校档案信息化建设的重要内容。高校档案信息建设的根本目的是为了方便、快捷地为用户提供及时、准确、有效的信息。高校档案馆（室）中的学生学籍档案以及教学、科研档案是高校档案的主要组成部分。目前一些高校档案部门在研究和开发档案信息资源方面与社会对档案资源的需求存在着不对称的状况。一是在日常的档案工作中，档案整理以及被动地提供咨询、查询等占其业务的绝大部分，而在档案数据库的开发，以及档案网站建设方面他们做的工作偏少；二是高校档案大多数是反映各部门工作的文书档案，学校办学趋势、学科特点、师资力量、管理建设、自身优势等档案涉猎较少；三是高校重组后档案不能集中统一管理,档案的开发和利用工作被忽视，高校档案管理过程中对流动性档案缺乏同步和及时地归档。

二、做好高校档案信息化建设的对策

1.高校要加大对档案信息化建设的投入

高校档案信息化建设的成功开展，一个必不可少的先决条件是领导部门一定要重视高校档案信息化建设，只有领导重视了，档案信息化建设才能开展下去。同时，相关部门还要加强对档案信息化建设的财政支持，这也是关键。只有重视而没有实际的财力援助，高校档案信息化建设也只能是纸上谈兵，不能付诸实践。所以，相关部门的财力投入，可以保证高校档案机构能够有效的购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。如此以来，高校档案信息化基础设施的建设将更加均衡合理。

2.政府相关部门要实时制定和完善相关的法律法规

从制度层面上来说，政府制定相关的制度和法律法规也是保证高校档案信息化建设合理合法的一个重要方面，也保障了高校档案信息资源的安全和档案人员的权益。21世纪是科学技术的年代，也是法制的年代。倘若没有法制的保障，高校档案信息化

建设必将混乱和危机重重。尤其在政务信息公开的背景下，电子文件的真实性和凭证性是电子档案管理的一个重要方面，制定电子档案的鉴定标准以及建立健全电子档案管理法是不可或缺的。

3.开展档案业务培训，提高档案人员综合素质，优化档案人才队伍

面对档案信息化，高校档案部门的领导人员首先应该积极鼓励员工进行相关知识的学习，以适应未来信息化的需要。高校档案部门可以聘请档案信息化方面的专家来给员工进行档案信息化背景下的电子文件管理系统以及其他自动化办公系统的培训。开展业务培训的方式有多种，如座谈会、沙龙、专家辅导讲座等等，同时要鼓励档案人员自我学习。在日常的档案工作中，通过开展知识竞赛，技能竞赛等活动来营造良好的高校档案文化。针对高校档案部门档案人员年龄偏大和综合素质不是很高的问题，高校档案机构可以通过档案人力资源的更新和绩效考评来调整既然是高校档案机构，在人才储备和运用上应有很大的优势，因为高校本身是教育机构，它所拥有的人力资源广泛，而且有的学校还开有档案学专业，这样高校档案机构可以挑选的档案人才就会很多。问题是档案机构应该有一套具有吸引力的方案让优秀年轻的档案人才愿意留在高校档案机构，从而为高校档案工作服务，选聘档案人员的时候，档案机构也不能够把招聘人员锁定在档案学专业人才上，计算机方面的人才，管理方面的人才，甚至销售、统计方面的人才也都是档案部门需要的。这样不仅能适应档案信息化建设的潮流，还能够在机遇中有所创新和发展，有利于高校档案信息资源的开发和利用。

4.变被动服务为主动服务，建立高校数字

档案数据库，构建高校档案在线服务平台档案的利用一直是个焦点话题。在一定程度上来说，现在的档案用户利用高校档案情况较以前有了很大的改观，但是，还有很多有待改进的地方。高校档案机构在信息化过程中应该积极向用户提供主动的档案

服务。在高校档案的开发利用上，高校档案机构应借助现代的计算机管理系统来分析用户的需求，来评估利用的结果，这样能够为高校档案信息资源的开发和利用提供目标支持和需求导向。

在高校档案信息化过程中，档案机构可以建立高校数字档案数据库，将数字档案集中存储于一个共享的数据库中，高校的档案机构之间可以通过权限分配来使用数据库中的信息。另外，在建立高校数字档案数据库的基础上，构建高校档案信息网站，将高校档案信息资源通过网络平台为档案用户提供在线的档案利用服务，档案用户也可以根据需要定制档案服务。高校档案数据库的建立和高校档案在线服务平台的构建，一方面简化了档案利用的手续，节约了档案机构的服务成本，另一方面，方便了档案用户的利用，提高了高校档案信息的利用效率，节约了社会成本。

总之，高校档案信息化是一个复杂的过程，我们不能够简单的诠释高校档案信息化，我们要在实际的档案信息化建设过程中不断发现问题，总结经验，解决问题。要运用科学的发展观来看待高校档案信息化建设，创新地开展高校档案信息化建设。

（作者：杨剑，梁娟.安徽大学管理学院。原载于《科技档案》2009年第4期）

第四篇：企业档案信息化建设

公司档案信息化建设探讨

何细乃

（中冶南方工程技术有限公司信息网络中心，武汉430080）

摘要：本文通过探讨企业档案信息化建设的基本目标和主要内容，指出了本公司档案信息化建设的目标、原则和主要内容。针对本公司档案信息化建设的实际情况，本文提出了从信息管理过渡到知识管理的发展建议。关键词：档案管理；档案信息化； 知识管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

随着社会信息技术的飞速发展，人们对档案管理工作提出了更高的要求。作为一个信息的重要来源，档案信息已经成为我国企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。企业档案管理工作的信息化建设成为许多企业，也包括我们公司档案管理人员研究的一个重要对象。

1.企业档案信息化建设的误区

在很多人眼里，档案信息化与档案信息化建设往往被误读。

1.1 将档案信息化建设理解为纯粹的计算机档案管理系统的建设

许多档案管理人员，对于档案信息化建设的认识也不深。最典型的错误理解，是将档案信息化建设等同于档案计算机管理，即将实物档案的管理模式(卡片检索、实物管理)转换成建设计算机检索系统、电子文件管理系统。简单地认为，档案信息化建设就是实物档案管理模式的计算机辅助管理。

1.2 将档案信息化与档案数字化混为一谈

传统的实物档案无论是在保管还是在提供利用上，都存在着非常大的局限性。档案数字化可以解决这方面的问题，一是解决网上浏览的问题，二是解决多人同时利用同一份档案的冲突。相对于社会公共档案部门以及机关档案来说，企业档案数字化工作的内在驱动力比较强。因此，很多企业档案数字化工作进行得比较早，主要工作是将档案实物进行数字化处理，变成存贮在计算机上可传输、方便提供利用的电子矢量文件。

但是正因为这一点，很多人、很多企业就将档案信息化简单地理解为档案数字化工作。把档案信息化

建设局限在原有实物档案数字化以及新接收的档案对应的电子文件收集上。思想认识还处在档案信息化建设的初级阶段，没有从根本上实现从档案实物管理及档案信息管理，到电子档案管理及档案知识管理的转变。

2．档案信息化建设的目标

根据近几年档案信息化发展的形势来看，档案管理已经摆脱了实物手工管理(以卡片检索管理为典型代表)。绝大多数的企业，都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业，通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化，有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。

在接下来的档案信息化建设的目标上，很多企业感觉到比较迷茫，方向不明确。个人觉得，要根据企业进行档案信息化建设的目的以及信息化技术发展的大方向，来确定企业档案信息化建设的目标。各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状，来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标，按低到高分为三个层次：

2.1 短期目标

以档案实物数字化为主要内容，辅助计算机编目为手段，实现档案文件的网上浏览、提供利用。

2.2 中长期目标

在短期目标的基础上，通过流程再造，采用电子签名、权限管理等技术手段，结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化，实现档案信息管理。

2.3 远期目标

在中长期目标的基础上，通过参与企业生产经营活动的全过程，自动收集档案知识信息，超越传统档案管理的概念，将档案管理与信息管理、知识管理结合起来，实现档案信息知识管理。

具体到本公司，目前基本实现短期目标的大部分内容，如档案数字化正在进行，档案检索编目已经通过档案管理系统进行管理，经过授权可以实现档案文件的网上浏览与提供利用。因此本公司档案信息化建设发展的阶段性目标应该是以上述中长期目标为主。

3．公司档案信息化建设的原则

3.1 以档案信息资源开发与利用为中心的原则

档案信息化建设，包括制度建设、流程管理、信息资源准备，特别是各种系统和软件的开发，要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则，系统运行最流畅，界面做得最好看，信息资源保管得最完善，都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去，这样也违反了档案信息化建设的初衷。

当然这里说的以开发利用为中心的原则，并不是不讲安全。作为企业来说，知识产权保护始终是重中之重。只要通过信息资源及人员权限的分级，完全可以解决这些问题。

3.2 效益最大化原则

企业进行档案信息化建设，首先是看到了档案信息利用中的潜在效益。因此，档案信息化建设，特别在建设的侧重点、信息资源的准备、提供利用方面，哪些系统先上、哪些问题要先解决，甚至包括不同信息资源数字化的先后，都应遵循效益最大化的原则。比如系统建设上，是文书档案先上还是科技档案先上。再比如，科技档案扫描项目的选择上，就应该选择不同类型的典型项目或实物档案提供利用比较频繁的项目。

3.3 标准、编码先行的原则

档案信息化建设是企业信息化建设工作的一部分，包括职能域的划分、主题数据库的确立、统一编码的协调，都需要在公司统一IT规划的指导下进行。企业人力资源系统、设计管理系统、项目管理系统、设计管理平台、档案信息化平台，都需要统筹规划，确认工作流程，划分各自的职能域和主题数据库。

3.4 阶段性建设，逐步实施的原则。

要实现科技档案信息化的目标，即使具备了诸多有利条件，但是也不可能在短时间之内实现，制度改

革、流程再造，系统论证、运行、评价，信息资源准备，都需要分阶段，逐步实施。

4．档案信息化建设的主要内容

2004年，国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出了档案信息化建设的六项核心内容：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案信息化标准规范建设、人才队伍建设、信息安全保障体系建设。

不同企业档案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建设内容与侧重点也不一样。根据中冶南方（原为武汉院）10多年来档案信息化工作发展进程来看，自1995年档案信息化系统的建设开始，走过了档案信息化基础设施建设、检索数据库的建立、电子文件的收集等过程，对于基础设施、应用系统、标准规范、人才队伍、信息安全保障，都有一定的认识与经验积累。

对于当前的中冶南方来说，档案信息化建设更多地是需要从档案管理信息化过渡到档案知识管理，具体就是侧重点应该从档案实体管理－档案信息管理，过渡到档案信息管理-档案知识管理。除了开发档案文件中蕴含的显性信息知识，更应该开发档案信息中潜在的隐性知识信息。

4.1 档案信息资源建设

4.1.1 实物档案的数字化

本公司在长期的经济建设中积累下来了大量的档案，包括科技档案、文书档案、人事档案、专利档案等,这些档案在公司生产经营工作中有着很高的参考价值。可按效益最大化原则，对相应的档案进行优先排序，效益最大的优先数字化。

1)科技档案

中冶南方的科技档案主要是图纸档案，主要利用价值在于它的参考价值，从这个利用目的出发，对于那些参考价值大、重复利用率高的图纸档案，进行优先数字化处理。

因此优先顺序可参考为：典型项目图纸-设备类图纸-借阅利用率高的图纸-其它科技档案。利用5-8年左右的时间，完成历史遗留档案的扫描工作。

2)专利档案

专利档案目前还不是很多，建议可优先实现，与公司专利管理系统结合起来，实现专利档案的全部数字化。

3)文书档案

文书档案数字化优先顺序参考为：典型项目全部合同-商务合同-获奖证书文件-其它文书档案

4)人事档案

人事档案数字化优先顺序可参考时间年代及利用率来具体确定：近年的人事档案-个人相关证件-其它

5)其它档案

4.1.2 电子文件的收集

目前公司的科技档案电子文件收集工作经过多年的努力，基本上达到了电子文件100%的收集率。对于设计外委、设计分包电子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 电子档案的收集

电子档案的收集与归档，是档案管理的高级阶段。

公司信息网络中心正在进行设计文件无纸化流转的流程设计，相应配置的系统建设正在进行。通过电子签名，系统授权，IT标准化检查，档案合规性检查等技术手段，实现电子档案的网络无纸化流转、收集、归档、打印、发出。

对于OA系统的开发与归档，也应该研究公文自动归档，实现发文归档的一体化。

4.1.4 档案知识库的建立与利用

传统档案管理只关注最终实物档案，档案信息化初级阶段重视档案数字化，档案信息化的深入发展不仅要关注档案本身所包含的信息，还应该探究这些档案信息的来源、产生性质、产生过程，档案信息之间的联系，甚至还应该关注信息的生产者、时间、地点。

不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。

1)技术专题汇编

在内容上要打破传统汇编只重罗列案卷号的形式，对每项技术的发展历史、不同类型、不同特点都应该有评述，在本企业不同项目中应用的历史，包括不同项目中的应用评价，历史查询、参考、复用率最高的本项技术档案，最近应用本技术的本公司的工程项目等等方面的信息，都应该涵盖。比如关于炼钢工程中应用的钢水罐的技术专题汇编，就可以概述钢水罐的发展史、最新钢水罐技术，本企业在各项工程中应用的钢水罐种类、技术参数、应用评价，历史上本企业查询、参考、复用最多的钢水罐的档案，本企业最近最新设计的钢水罐的有关情况等等。

2)隐性知识的管理

通过知识管理，对蕴含在档案信息中的管理知识信息进行提取。通过系统对每份文件本身信息的自动提取(电子档案流转实现后)，可记录图纸形成过程中所包含的人工时(图纸量)、修改信息、参与人、设计人、修改人、参加专业等，可形成项目信息知识库，为工程项目管理、设计管理提供服务。

3)通过利用反馈机制形成档案知识库

相对于传统的档案信息提供利用，可考虑进行主动服务。针对各专业设计人提交的档案利用需求，由档案人员通过定题服务，形成电子档案袋(一种包含多种档案信息链接或电子文件的文件包)。

通过设计人员的利用效果反馈，完善并保存积累电子档案袋。利用这种方式，就可通过设计人员亲身体会形成档案知识利用知识库。可以将设计人利用知识本身的过程和成果积累下来，形成庞大的知识利用库，方便后来者的使用。

4)通过档案信息导航地图建立档案知识库的利用新模式

建立各系统之间的联系方式，如链接、信息的加入等等，将档案信息、项目管理信息、设计信息、人员信息有机的联系起来。通过档案信息导航，让利用人员从一个入口进入，就可以遍历整个档案知识库，增加学习的效果。

4.2 档案信息化应用系统的建设

通过了解档案信息资源建设的内容，我们对于应用系统的建设有了方向，明确了应用系统开发的侧重点。系统开发过程中，除了一般档案信息系统应具备的收集、整理、提供利用功能外，具体要重视以下两个方面的问题。

4.2.1 重视过程管理与来源管理

档案信息化建设除了关于资源的数字化和利用信息化外，更主要地是要进行流程再造。通过流程的优化，将档案收集、整理提前到档案信息形成的过程中。不仅要重视档案结果信息的收集(纸质或电子档案)，更要重视档案产生过程信息、档案来源信息的收集。基于这些原因，系统开发应该做到：

1)文书档案信息管理与办公自动化结合起来

2)图纸档案信息管理与项目管理系统、设计管理系统结合起来

3)专利档案信息管理与专利数据库结合起来

4)人事档案信息管理与人力资源系统结合起来

4.2.2信息安全保障建设

信息安全始终是档案管理的重中之重，特别是对一家自主经营的企业来说。知识产权是企业的生命线，知识产权的保护是公司得以在市场上领先的关键所在。

档案信息化系统应该兼顾到开放与限制，利用与保密之间的关系。

1)通过技术类别、保密级别、特殊项目、档案类型等多种方式对档案信息进行分级。

2)通过部门、专业、人员、项目等多种角色对人员进行分级。

通过档案信息的分级以及人员的分级，实现对档案信息、档案知识的利用。

5．公司档案信息化建设的发展方向

企业档案信息化建设的发展方向，应该类似中国哲学中所说的大象无形。将档案管理嵌入到公司业务流程中去，在流程过程中进行档案信息收集，进行知识管理。

1)从传统的实体管理-信息管理过渡到知识管理

2)从传统的结果管理过渡到流程管理、全过程管理。

3)从传统的文书档案、科技档案、人事档案管理，发展到参与全公司业务范围的知识管理

参考文献：

[1]齐虹:《知识管理及其对档案管理的启示》，《21世纪的社会记忆-中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社

[2]张海燕：《企业档案的知识化管理》，《机电兵般档案》2007年第1期

第五篇：教育信息化建设中存在的问题

高等院校教育信息化建设中存在的问题

信息化建设中存在的问题

从2006年开始参与学院管理系统的建设，到2013年实地参观多个省的高校信息化建设现状，几年来在中关村参观了多个企业级的信息化平台建设过程，发现中小企业在借助3G互联的力量快速发展信息化管理平台，为提高企业价值、创造新业务发挥了巨大作用;2013年参观中国联通内部的信息化管理平台，其系统除发挥在线办公与信息共享的作用外，还为投资管理与决策分析提供数据依据。而与之对比的是在移动互联时代，本应走在技术前沿的高校信息化建设，并没有担当其应有的责任，却还在办公自动化的时代里停滞不前。究其原因总结了如下五点主要内容：

 缺乏对信息化建设的认识

教育是推动社会进步与发展的重要力量，高校教育更应发挥它先进性的一面。移动互联时代，创新技术不断出现，而随之的应用更是能被快速推广和应用到实际工作中。现在经常可以看到，学生借助移动智能手机快速分享新技术和新内容，而教师队伍中还在使用着旧式功能机（非智能机）；移动办公已被企业大规模应用，而高校教师查看个人工资还要去财务领工资条；在校园中更是难于出现新的创新技术，这些问题的出现，集中在不对称的信息分享模式上，同时也体现了目前我国高校信息资源建设还相对滞后的现状。一方面信息技术的快速发展，让更易接受新事物的学生和年青教师越来越喜欢使用新媒体分享和学习；另一方面是院校领导并没有足够认识，采购一些电子教学设备，建一个校园网就认为已经实现了信息化平台。

 缺乏对高校信息建设的有效规划和管理

在参观一些高校信息化建设现状后发现，在各个信息平台建设上仍存在重复建设的情况，各院校各建各的模块或平台，没有从整体上统一规范标准，这为以后的各个平台数据连通和接口兼容留下隐患；造成目前分散建设严重，未来整体融合困难都是因为没有一个整体的协调和合作。国务院在2006年发布了《2006-2020年国家信息化发展战略》，明确了信息化建设的指导思想、战略方向、发展重点和保障措施。这一战略一方面为高校信息化发展和建设提供发展指导建议，另一方面对高校信息化建设的执行力提出要求，而实际的问题就出在没有对信息化建设进行规范管理和统一协调。因为信息化需要在整合资源释放人力方面提出有效的执行方式，同时也需要规范流程和管理标准，所以要去整合资源就需要去从整体上协调和利用资源，提高工作质量与管理水平更需要有实际数据支撑。建立和发展高校信息化管理平台是一项涉及面广、建设周期长的系统工程，这是需要执行部门从宏观上对信息化建设具有一定高度和长远的认识，并具有一定执行效果的推动力度。

 缺乏专项资金投入

实现高校信息化会带来三方面的问题：第一，开放化的信息平台会让资源得到更充分的共享，同时也会带来各高校间的办学利益冲突；第二，信息化会打破各高校间相对封闭的办学模式，如何整体协调和调动人力和硬件资源需要统一管理；第三，建立和完善信息化平台是一个系统工程，并非实现办公自动化那样采购几台电脑就可以了，而是需要能建立庞大的系统信息平台，不但需要政策的支

持，同时也需要有长期资金的投入。

目前我国高校的办学经费普遍比较紧张，除少数列入高校外，大部分高校无法在信息化建设方面作较大的经费投入，这些也在相当程度上制约着高校的教育信息化建设。缺乏配套政策和协作机制也是造成目前问题的一个主要原因，同时在整个建立过程中对参与其中的教师员工的有效的工作认可和奖励也不足，没形成一个良性的鼓励机制，影响着人才的增长量和平台建设的长期建设。

 缺乏专业的建设方案

目前高校信息化建设的方式主要有两种，一种是采购成熟的软件产品；另一种是将任务下发给计算机院系，作为课题实现；通过实际调查发现，采购的软件产品技术实现较好，但需求与工作吻合度差，而相比之下自身院系开发实现的软件产品更适合本院实际工作，但产品设计与质量没有保障，所以造成建设利用率低，这种状况在高校中普通存在。

 缺乏高质量的团队

高校教师培训长期以来已被作为一项重要的发展计划，在改善教学质量和提高年青教师教学水平上有很大的成绩，但相比基础学科教育不同，一些高新技术学科对教师队伍的要求很高，需要在资金和政策上支持，而在实际中教师是按传统的职称体系进行工资调整，多年未变，未适合现在的信息化社会的发展。没有好的薪资体系就易将优秀的年青教师推到企业，这就是为什么多年来高校在高新技术上缺少专利和创新技术，而企业一直在这些方面走在高校前，本应高校承担的社会责任没有真正发挥他的作用。

现在已是一个新技术能被快速应用的时代，大数据和云存储在各行各业已被广泛应用，而在高校这些技术了解和掌握的人非常的少。这时就应去反思一下教师培训体系，这些知识是否适应社会的发展，教育是需要用发展的眼光去看待体系的变化。