党支部学习档案的信息化管理探析(合集)

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第一篇:党支部学习档案的信息化管理探析

摘要:档案管理作为记录历史记载的信息载体,是一项专业性较强且十分重要的工作。随着科学技术尤其是信息技术的迅猛发展,党支部档案管理中也逐渐引进了信息化管理方式,极大改善了传统档案管理带来的不便。但在《档案法》修订背景下,党支部在学习档案信息化管理过程中,发现党支部中党员档案信息化管理素质较为薄弱、管理制度不健全、党务公文与非公文管理区别对待、信息化投入力度不够等问题逐渐成为影响党支部学习档案信息化管理的重要因素。对此,为尽快贯彻《档案法》修订后的档案信息化管理内容,党支部需从实际出发,从管理意识、管理制度、管理方式、管理投入等方面寻求档案信息化管理的有效改善策略。

关键词:《档案法》;

信息化管理;

策略分析

早在党的十八大中就已明确提出,今后要将信息化建设内容渗透到党建工作的方方面面,唱响网上党建主旋律。之后党的十九大和十九届四中全会中也针对社会整体信息化建设提出了一系列重点指示。在2020年的6月,十三届全国人大常委会第十九次会议通过了修订后的《中华人民共和国档案法》(以下简称新《档案法》),从党建档案管理工作中率先明确了信息化建设的重要意义,彰显了信息化发展于推进国家治理体系和治理能力现代化的重要作用,同时也是新时代档案工作发展的必然趋势。在此背景下,各单位需全面建设和应用互联网,善于运用网络解决新时代党建工作中的档案管理问题,完善党建工作。由此,党支部档案管理工作中需深入贯彻落实信息化建设,运用网络信息技术创新党支部各项工作,开辟党支部档案信息化管理新格局。

一、《档案法》的修订中对档案信息化管理条文的主要解析

从新修订的《档案法》内容中可发现,条文中新增了“档案信息化建设”相关内容,这为今后党支部的档案信息化管理提供了法律保障。而在此之前的《档案法》中从未就档案信息化建设做出详细规定,在前两次修订中也未对档案信息化建设作出明确要求。此次新《档案法》中,专门增设了“档案信息化建设”章节,总共7条,包括政府责任、规划、信息系统、电子档案系统、数字档案馆建设、数字档案资源共享、电子档案接收等内容,较为全面梳理了今后档案信息化管理与建设工作安排。具体可分为三部分内容:第一,明确了政府责任。在新《档案法》第三十五条规定:“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划,保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设,并采取措施保障档案信息安全。”这一条文指明了政府在档案信息化管理中的具体责任,针对各单位档案信息化建设难以统一规划与管理等问题,加强了政府引导、协调作用,如此可保障党支部档案信息化管理工作顺利进行。第二,确定了电子档案的法律效力。新《档案法》第三十七条规定:“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用。电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。”这一条文明确肯定了电子档案的法律地位和社会地位,表明今后电子档案将入驻各个企事业单位,受到平等重视。这一条文为党支部电子档案的使用增加了法律支撑。第三,列明了档案信息化建设具体内容。新《档案法》第三十八条、三十九条、四十条中主要针对部分单位档案管理信息化进展缓慢、数字档案资源未充分利用以及对传统档案原件如何处置等相关问题进行了进一步明确,同时也鼓励、引导、支持了各单位档案信息化建设和档案数字化管理工作的开展,如此为党支部档案信息化管理提供了法律上的多方助力。

二、《档案法》的修订中对档案信息化管理的意义

党支部档案管理作为党建工作中的重要组成部分,是推进党组织各项事业建设工作的真实记录,是全面落实党建政策的具体写照,如何科学规范地管理党支部档案管理,已成为如今党建工作中的迫切问题。而且档案管理工作是一项专业性和政治性较强的工作,档案管理水平的好坏直接影响着档案的保存和利用效果。因此随着科技进步,各项信息技术应被充分运用于档案管理工作中,为其提供新的管理方式与管理渠道。当前,在新《档案法》修订中增加了“档案信息化建设”章节,更为系统地将档案管理工作内容进行了深入展现,使得各企事业单位中的档案信息化管理工作有了法律上的根本保证,这对于今后党支部档案信息化体系的构建与转型具有历史性意义。1.有助于基层党建工作的渗透。党建即党组织建设,党组织建设内容中包括确保党的基本路线、方针、政策和各项决策部署,而党支部作为党建工作中的重要单元,与时代接轨,积极开展档案信息化建设尤为重要。而且党支部工作中,档案信息化管理建设体系的完善,能够督促广大党员发挥先锋模范作用,自觉肩负起教育、管理、监督和组织等责任,按照当前形势的迫切要求,创新党建档案信息化管理形式,从而更加深入地开展基层党建档案管理工作,实现党建党务整体工作改革创新。2.有助于党员档案管理深入革新。在长期工作实践中发现,党支部档案管理工作体系存在诸多问题,需进行全面调整和革新才能助力档案管理更加完善,于是便引进了档案信息化管理模式。这一模式的使用,不仅可有效节省人力物力,提高档案管理工作效率,同时党员干部及相关管理人员可根据党支部具体工作内容,及时学习并更新档案信息,在提升党员档案管理信息技术基础上还能实现档案现代化和信息化发展,具有积极现实作用。

三、《档案法》修订背景下党支部学习档案的信息化管理中的问题

档案管理是党支部建设改革工作中的重要内容之一,如今在全面实现信息化建设过程中,党支部档案管理工作也应全面实现信息化,而且随着全面从严治党政策的深入推进,如何科学化、规范化、信息化管理与建设党务档案工作,已成为当前党建改革工作中需解决的前提问题。然而在实际信息化建设中,党支部档案人员素质不强、信息管理制度不完善、信息投入力度不够等问题极大阻碍了当前的档案信息化工作的开展。对此需深入分析原因,找准问题症结。1.党支部人员档案信息管理素质有待加强。当前党支部档案信息化建设过程中面临的根源问题在于内部人员信息管理素质不强。首先,部分党支部档案管理人员对档案信息化的重要性认识不足,具体表现为各级党支部成员平时忙于各项党务工作,对党支部中的档案信息化建设力度、建设方式等投入精力不够,而且档案一般都有专人管理,其他人员则不会过多干涉档案是否采用信息化管理。其次,部分基层党支部档案管理人员早已习惯于使用传统方式进行档案管理工作,对于各项信息化技能与设备操作流程不够熟悉,甚至部分人员对档案信息化管理还存有排斥心理,怠于使用信息化技术开展档案管理工作。2.党支部档案信息化管理制度不够健全。现有党支部档案管理制度中缺乏对党务资料收集、整理、归档、利用等工作流程的详细规定,随意性较大,档案信息化管理范围、管理内容、档案设备维护等都未有明确规定,而且各级党支部单位中普遍存在不同档案工作重复管理的状态。这种分散型管理体制造成了档案责任不明确、分工不清晰等问题,极大影响了党支部档案信息化管理工作的开展。另外,部分党支部档案信息化管理建设总体较为滞后,相关政府部门并未将党支部的档案信息化统筹到政府信息化建设大局中,而且各级党支部中也未有主动融入的举措,电子文件不归档、电子系统归档功能缺失等情况较为普遍。另外,党支部档案信息化管理中标准不健全、法律效率不明确等问题较为突出,难以保障档案信息化的真实性、可靠性。3.重党务公文,轻非公文材料管理。部分党支部档案信息化建设中,受管理体制和运行机制的限制,档案管理中针对公文材料具有完善而规范的管理流程。而在党支部其他部门内流转的非公文材料却存在存档管理意识不强、管理制度不明确或无人管理状态,导致在档案归档时,会议记录、学习记录、缴费凭证、教育活动材料等内容不够完善,照片、图像等资料留存较少,而且伴随档案管理人员的流动变化,档案收集管理的连续性和完整性遭到截断,部分管理人员对档案信息化查阅、整理、编研等工作内容不够熟悉,为档案信息化管理造成极大不便。4.各级政府对党支部档案信息化投入不够当前,部分党支部档案资料管理中普遍存在信息化投入不够问题。一方面,政府及相关单位重视程度不够,对资金、设备、人才等资源的支撑力度较小,而党支部自身经费有限,无法购置先进的信息化操作设备等所需资源,使得党支部档案信息化建设成效十分缓慢。另一方面,部分党支部自身对档案信息化管理建设投入精力也较少,比如档案资料收集、档案信息化抢救保护、安全保护、陈列展览等留出的专项经费未合理利用;

党支部内部存在人员老化问题、专职信息人员引进和培养投入力度不大问题,致使档案信息化管理工作缺乏生机和活力。

四、《档案法》修订背景下党支部学习档案的信息化管理策略

档案是文化的体现,档案以其独特的再现功能,清晰记录了国家和民族的产生、发展、演变历程,可见档案管理工作之重要。在当今时代,社会各个领域都已开始探索信息化建设路径,以此实现产业持续发展,党支部档案管理作为记录党内事务的重要工作,更需积极引进信息化建设内容,强化人员信息化管理能力、改善信息管理方式、统一信息管理途径,为党建党务信息化发展提供完善基础支撑。1.强化党员干部档案信息化管理能力。党支部档案信息化管理建设过程中,需重点提升党员干部档案信息化管理能力,增强党员干部信息化管理意识。首先,要提升党支部党员干部业务素质与学习能力。具体党支部可定期为党员干部及其他管理人员进行业务理论与实践培训,组织业务素质锻炼活动,比如,开设档案管理理论、档案管理技术、档案智能编研等学习课程;

还可组织“档案宣传日”,集中学习新《档案法》和档案信息化管理理论,提升其工作质量。其次,要提升其信息技术和档案信息化管理能力。党支部可定期组织工作人员进行计算机培训、网络技术培训、数据库培训、光盘技术培训等内容,以便熟练操作内部档案信息输入与输出;

还可参观学习其他党支部档案信息化管理模板,借鉴其优秀管理经验,有效推进本单位的档案信息化建设工作。2.构建党支部档案信息化管理体系。《机关档案工作条例》第十一条规定:“机关应建立、健全文件材料的归档制度……”,因此,党支部应按照工作条例规定,制定完善的档案信息化管理制度,做好本单位的档案管理工作。首先,应制定完善的网络安全保障机制,加强对各类涉密档案的信息化安全管理。具体需定期监测智能设备中各项服务系统的漏洞和配置情况,及时检查排除安全隐患,采取有效防病毒技术维护档案管理正常开展。其次,各级党支部需切实制定本单位的档案信息化管理规划,具体可参照《机关档案工作条例》中的要求,在各级党支部档案信息化管理内容中细化档案信息化管理职能、线上档案收集范围、线上保管借阅等工作,明确职能分工,实行统一规划领导,以此提升档案信息化管理体系。3.统一规划党务材料,实行标准化管理方式。针对如今部分党支部档案信息化管理方式模糊、单一等问题,需要相关人员统一规划党务档案材料,开展标准化的管理方式。首先,党支部可搭建档案信息化统一应用平台,扩大档案存量电子化、增量数字化。具体可设置电子档案专项试点模块,将电子档案、电子车票、电子凭证等内容安排到模块中,将纸质版档案尽量替换为电子版,便于档案保存与管理。其次,党支部可推行档案信息化台账政策,真实记载和写实记录党支部档案相关内容,具体包括以信息化为平台的档案设置、档案制度、档案教育、档案监督、档案公开、档案调查等内容,还可设置档案信息化保管期限表,管理人员按照表中规定收集整理各项档案,录入信息系统中,助于完善档案信息化立卷归档工作。4.加大对党支部档案信息化工作的投入力度。政府部门及相关单位应深刻意识到党支部档案信息化管理建设的长远意义,进而采取有力措施,加大对党支部档案信息化工作的投入力度。首先,有条件的政府及相关单位可下拨资金建设数字档案室,为党支部档案管理部门配备相应网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统等辅助设备,没有条件的政府及相关单位可向社会企事业单位、组织机构等公开募集信息化建设资金,为党支部档案信息化管理的完善奠定资金基础。其次,政府、相关单位、党支部应定期公开向社会招聘信息技术型人才,放宽人才引进政策和制度,组建档案管理团队,专门负责处理档案信息化管理中的棘手问题,为党支部档案信息化管理建设提供人才投入。

从新《档案法》的修订内容中可发现,随着社会发展与变化,档案信息化管理已成为必然趋势,档案信息建设工作的完善与否,直接关系到档案资料能否得到妥善保管和维护,直接关系到档案信息资源的充分利用和健康发展。因此在今后的党支部档案工作中,应以立法依据为工作准则,回应档案信息化管理和建设要求,为全国党支部档案事业发展做好榜样支撑。

参考文献:

[1]李烨.“互联网+”助力党建档案信息化——以“厦门党建e家”平台为例[j].办公室业务,2019

[2]郑金月.为加快档案信息化战略转型提供法治保障—— 对新修订的《档案法》新增档案信息化建设规定的若干思考[j].中国档案,2020

[3]苏万钦.当前档案管理工作的问题与对策建议[j].行政科学论坛,2018[4]夏冰.浅析加快传统档案工作的信息化转型[j].中国信息化周报,2020

[5]雷伟.信息时代档案管理的素质要求[j].中国水运,2016

[6]谢晨.科研型事业单位党务档案管理现状及对策研究[j].办公室业务,2018)

第二篇:档案信息化建设管理

【关键词】信息化

[摘要] 档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作,需要我们从各方面予以重视,从基础设施、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等各方面予以加强。本文仅就如何加强档案信息化建设,开创档案工作新局面方面谈些粗浅的看法,以与大家共同探讨。

[关键词] 信息化;目录数据库;电子档案;档案管理

档案是人类社会各项实践活动的真实记录,是社会的宝贵财富,是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。档案工作深深植根于人类社会生活,与人类社会发展同步,并随着社会文明程度的提高,越来越深入到社会生活的各个方面,在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。

档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作,是档案工作向现代化迈进的必由之路,是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。党和国家十分重视信息资源开发利用工作,我们必须切实从各方面加大力度,予以重视。

第一,要把档案信息化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道。档案信息化建设是一盘棋,要统筹规划,科学分析,有计划、有步骤地把档案信息化的各项工作做好。要搞好工作布局,经济条件具备的地区档案信息化可以先行一步,带动其他地区发展。要搞好工作规范,确保档案信息化的各项工作按照国家相关标准、规范有序推进,确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。

第二,要通过档案信息化整合,带动各项档案基础业务工作。档案信息化建设是一项科学系统工程,涉及到档案工作的方方面面。档案信息化的顺利开展必须有良好的业务工作基础,需要配备现代化的设备和相关人才,需要各部门通力合作。各级档案部门要以开展档案信息化工作为抓手,整合、带动各项基础业务工作的发展,使档案事业各项工作迈上一个新的台阶。

第三,要确保档案信息化建设的整体效益和质量。档案信息化建设是一项长期任务,工作量非常大,一定要严把质量关,保证利用档案信息的查全、查准,力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时要增强档案安全意识,对于信息化条件下涉密档案的开发利用,一定要把安全防范措施放在首位,对于那些密级较高的档案,原则上不进行数字化,可采取其他保护和复制措施。

作为领导及档案人员应该如何改进档案管理工作?

根据“全国档案信息化建设实施纲要”及许多档案专家的建议和多年档案工作的实践经验,我们应该遵循:“适应国家信息化建设和档案事业发展的需要,把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务的宗旨,改进思路,从各方面强化档案信息化建设:

第一,加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆,大致包括档案馆库房建设,档案馆馆藏建设,检索工具建设,规章制度建设,专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等.继续推进运用计算机管理档案,提高档案馆计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。

第二,促进档案信息资源建设。要建设数字化档案馆,首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸制档案,照片底片档案,录音,视频档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储,即进行数字化档案馆馆藏的建设。

第三,加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术,加快档案目录数据库建设,提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时,要尽量做到同时移交机读目录。

第四,积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案,对各种类型档案进行数字化管理等方法,积极建设相关的全文数字库和多媒体,尽快实现档案全文信息查询,不断提高服务效率和质量。

第五,加强电子档案归档管理。档案部门要根据档案管理的要求,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化,信息存储数字化,信息采集实时化,信息服务网络化。

档案工作要在未来社会中占据一席之地,必须具备基本的信息竞争能力。而对此产生直接影响的关键因素之一是档案工作者的素养,尤其是信息素养。而素养的提高又主要体现在以下几种能力的锤炼之中。

运用信息工具的能力,这是信息时代必须放在首要位置的一种能力,档案人员要注重自我完善,掌握计算机理论知识和运用技能,使自己能熟练使用各种现代信息工具,特别是网络传输工具,为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

档案信息的获取能力。长期以来,档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集,并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。而信息时代,社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此,档案工作者必须具备较强的信息获取能力,不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者,而且要充分利用网络的便利和优势,熟悉网上的档案信息资源,引导利用者获得更多的档案信息。

档案信息的鉴定、评估能力。把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责,也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下,信息量十分巨大,内容十分庞杂,档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力,对档案信息进行判断、鉴选、综合分析,从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分,为利用者提供优质的服务。

档案信息的加工、提炼能力。信息社会,利用者需求的是“精要”信息,提供“原件”已远远无法满足利用者各类复杂的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值,从不同角度进行加工,剔除其中的无用成分,重新组合,将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力,达到高效利用的目的。

总之,档案管理工作是一门深奥的学问,做好档案工作是无止境的,档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。档案人员只有不断提高素质,不断探索新路,才能够使档案事业不断向前迈进。

参考文献:

[1]沈运青.提高档案意识发展档案事业[J].龙岩师专学报(社会科学版)第15卷第2期.[2]段春梅.浅谈档案工作服务创新[J].北京档案,2004,5.

第三篇:企业档案信息化之知识管理

企业档案信息化之知识管理

姓名:彭莉苹学号:5000409058班级:档案091 摘要:本文分析了现代化环境下对企业档案信息化管理提出的新要求,分析了现有的档案管理的不足之处,对档案信息化建设提出了自己的一些建议,特别是明确提出了知识管理这一新理念。详细阐述了在知识管理理论指导企业档案实现信息化的方法,包括集成管理、知识服务和测评。最后再结合广东韶关钢铁集团有限公司的档案信息化管理的例子说明新时期知识管理是企业档案信息化战略之选。

关键词:企业档案、信息化管理、知识管理、企业信息不仅是企业重要的经济资源,也是企业在激烈的市场竞争中所拥的竞争力。在当今信息爆炸的时代,档案管理信息化是21世纪档案事业发展的必然趋势。为了适应这种历史的趋势,我们必须要分析现阶段档案信息化管理的具体情况,找出其不足之处,并针对性的给出解决的方案,以实现和完善企业档案管理的信息化,现代化。,使档案业务工作范围不断拓展,档案信息资源得到充分开发利用,为企业的发展提供动力,更好地服务于社会。知识管理这一理念的出现无疑是为档案的信息化管理提供了新出路,新契机。

一,企业档案信息化

1.1企业档案信息化的含义。企业档案信息化就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术,以网络作为 基本平台,对档案信息资源进行处置、管理和开发,实现档案工作为企业生产,经营和管理 提供优质高效服务的过程。

就整体而言,企业档案信息化是企业信息化的重要组成部分,企业信息化应包括档案管理信息化。

1.2企业档案信息化 的内容要素及其理论模型。根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《关于加强企业档案信息化建设的意见》,结合企业档案工作和企业信息化特点你,我认为档案信息化的主要内容可与归纳为设施、系统、资源、人才、规制、安全和服务等七个方面的要素。基于上述的七个要素,我们建立了“企业档案信息化内容要素的理论模型”。该理论模型分为核心层、支撑层和应用层三个层次。

(1)核心层。由企业档案信息化的两个主要内容—资源建设和知识服务两大要素构成,揭示了资源建设和知识服务在企业档案信息化建设中的核心地位和作用。

(2)支撑层。包括档案信息化所需的基础建设、应用系统、信息人才、信息规制、信息安全等内容要素,它们对核心层起着条件、环境、手段等方面的支撑作用,并与核心层一起构成企业档案信息化体系。(3)应用层。在理论模型的最外层,包括企业效

益、企业信息化水平、档案意识、需求导向、应用实效、价格定位等要素,是决定档案信息化应用层的重要因素。

1.3企业档案信息化建设的原则

(1)整体规划,同步建设。企业要将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案,坚持档案信息化建设和企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系,提出档案信息化工作的基本要求,并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中,实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

(2)善用技术,注重管理。企业档案信息化必须坚持技术与管理兵种的原则。以管理统领信息技术,以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体需求。

(3)资源为本,服务至上。档案资源建设是以档案信息化建设的基和核心,应该以 “集成管理”为理念,以电3文件归档管理为首要的任务和重点,一馆藏档案数字化为基础。以网络信息资源采集为必要补充。开展企业档案信息化建设必须坚持服务至上的原则,牢固树立为企业生产、经营、服务管理的意识,以知识服务为目标,开拓服务领域,创新服务机制,提高服务本领。

二,档案管理信息化面临的问题和挑战。由于传统思维和信息化技术落后等因素,档案管理信息化作为一种新型的档案管理模式,其在发展中必然面临一系列的问题和挑战。梳理这些问题和挑战,有利于我们更好的确定发展路径,从而更好的促进档案管理信息化的发展。

3.1 传统固化的档案管理模式的阻碍。当前,大部分企业档案管理已经成为一套固化的体系,很多企业多年来一直采用手工操作的方式,形成了相对固化的档案管理体系,其档案管理的思维还停留在纸质文件时代,对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信,对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知,对档案管理信息化还不适应,不愿改变既有的状态。

3.2档案管理信息化人才的缺乏。档案管理信息化人才是推进档案管理信息化的关键。对档案管理人员来说,档案管理信息化是一个全新的领域,不仅需要学习计算机技术、通信技术、网络技术等现代信息技术,还需要学习档案管理信息化规章制度和标准,更需要和计算机系统管理人员沟通,并参与到管理系统的开发应用中去。目前一些企业的档案管理信息化人员队伍的整体素质与信息化建设的要求存在很大差距,尤其是严重短缺档案管理信息化的复合型人才。

3.3档案管理信息化存在一定的安全威胁。计算机网络系统具有开放性、集成性、共享性的特点,使上网档案信息的安全受到了一定威胁。

3.4企业档案评定管理滞后。企业的档案管理不仅存在效率低下、利用困难等多方面的管理原因,更在一定程度上存在传统档案的鉴定和评定管理滞后。传统的档案应在一定的期限内进行鉴定和评定,从而建立良好的企业档案的利用方式。传统档案的价值存在利用的期限,超过期限的企业档案应及时销毁,从而保证企业档案的有效管理和 利用。然而在传统的档案管理的模式下,企业的档案管理人员难以对封存的档案存储进行有效的管理和评定,致使企业档案的鉴定和清理在一定程度上存在管理的障碍。企业的传统档案长期累积难以形成有序的管理方式,造成了企业传统档案的冗余,从而增加了企业传统档案管理的难度和成本支出。

3.5档案利用落后。在传统的档案管理过程中,由于人工的管理和纸质的档案利用模式造成了企业档案的管理和存放的无序,这也在一定程度上造成了企业档案管理的工作繁杂、重复,增加了企业档案利用的难度。特别是对档案开的种种限制,造成社会对档案利用的严重滞后。档案的作用不为人知,档案服务于社会基本上成了一句空话。三,企业档案信息化战略定位-----知识管理

根据上文阐述的企业档案信息化的建设的内容和当前所面临的问题和挑战。我们认为知识管理是解决当前问题的最好出路。所谓知识管理就是用知识管理的理念和方法进行企业档案的管理。企业档案知识管理的重点内容是:整合企业档案信息资源,实现档案信息资源的集成管理;实现企业档案信息增值,提供企业档案信息服务:优化企业知识资源管理,实现IT平台化;建立健全企业档案知识资源安全保障机制,确保企业档案知识管理持续发展。

3.1整合企业档案信息资源----集成管理

档案信息资源的高度共享和知识管理的基础工作,也是实现知识管理的必要条件。因此必须对企业各类信息资源进行整合,实现档案信息资源的 集成管理。企业档案信息化资源建设的主要措施:

3.11馆(室)藏档案数字化。对这点有一个重要的问题就是是否对所有的非数字化档案都要进行数字化。这是我们必须要考虑的问题。首先也是最重要的一个方面就是经营和管理的需求。其次要考虑一个数字化优先权的问题。其中领导的重视程度表现得尤为突出。最后就是预期收益情况。这虽然是比较难把握但也是最现实的一个因素。

3.12网络信息资源的采集。网上信息都是已经数字化的信息而且包含着丰富的内容和知识,特别是与本企业相同或相关的其它企业的网上信息,可以通过互联网或其它专

用网络进行收集。需要注意的是在手收集的过程中必须对网上的信息进行甄选,并且要将信息的版本,元数据及背景完整的记录下来。

3.13直接采购同行业的专题数据库。这些信息资源来源 来源广泛、种类繁多、载体形式和文件格式多种多样,无疑是一个企业的好选择。

3.2实现档案信息增值----知识服务。档案知识管理的目的在于通过档案的知识服务,实现档案的信息和档案服务工作的增值。不论是读显性知识的管理还是对隐性知识的管理,落到实处都是为了以知识为内涵,以 服务为中心,走知识服务之路。档案知识服务体系建设主要包括:

3.21企业档案知识服务系统人文建设。第一,实体管理人文化加强档案收集,满足用户需求。第二,加强人力资源管理。把员工放在首位,发挥每个人的潜力、积极性和 创造性。第三,拓展档案馆的功能,不断开发档案文化精品,做好服务。第四,服务要多元化。既要满足利用者获取信息的需要,又要满足利用者对环境舒适和工作方便的需要,满足一般利用者和特殊利用者的需要。

3.22企业档案知识服务系统法规标准建设。第一,加强对相关法律法规的研究和配套知道文件的制定。第二,标准制定,主要包括技术性标准,管理性标准和业务性标准。

3.23企业档案知识服务系统建设。包括5个服务模块:一,企业知识资源门户的建设与管理;二,是为企业决策层提供战略性的信息分析服务;三;为企业科技人员提供科技情报服务;四,进行档案编研。五,保留传统的图书期刊管理与服务功能。随着企业知识资源管理的深化,可继续增加服务模块。

3.3优化企业知识资源管理-----IT平台化

知识管理的技术很多,要实现企业档案知识资源的优化换了,就要为知识的开放式交流提供无缝的技术支撑平台,建立相应的技术支撑平台包括建立企业档案知识库和企业档案知识门户网站。例如,用BS结构设计,随时随地用浏览器访问应用系统平台。领导和员工可以通过应用功能前段平台访问和利用知识资源。

3.4确保知识管理持续发展----制度安全。为了确保档案知识管理的持续发展,必须按照制度化和安全的要求,建立健全相关的档案知识管理制度,采取相关的知识安全管理措施。

3.41在制度化方面,首先要用制度的形式确定知识资源管理的组织机构;其次要用制度的形式确定专业人员、管理人员的职责和权益;第三,建立员工参与学习和工作应用知识资源的奖励措施;第四,建立访问权限审核制度

3.42安全方面,可采取以下措施:第一,在企业的各个地区机构,分布设立访问服务器,在总部设立应用系统服务器,各服务器之间设立VPN链接;第二,在应用系统中对档案知识资源分层设立安全访问权限;第三,对应用系统的登陆,设了密码检验;第四,对特别重要的文件、信息,在访问时设立指纹校验。

3.5档案信息化管理的核心--测评

企业档案信息化测评体系是反映企业档案信息化情况的统计调查指标,测评是企业档案信息化管理的核心环节,是从规划、执行转向改进提高的重要节点。企业信息化测评可分为四个步骤:

3.51熟悉标准。有关企业测评人员应对企业信息化测评的相关指标内容、权重系数与等级档次划分、等级标准进行熟悉。明确有关标准要求,以方便测评数据的有效采集。

3.52采集信息。企业应召集本企业档案部门和信息部门等人员对照测评标进行信息采集。并汇总提交企业档案信息化测评信息采集报告。当企业进行快捷的自我测评时,也可参照《档案企业信息化测评信息采集问卷》对测评信息进行简要采集。

3.53计算得分。企业测评人员依次计算18个二级指标的各项的得分,并汇总计算得分。

3.54形成报告。对各项得分进行描述。并对企业档案信息化的优势、劣势进行评价,提出完善和整改意见。

四、知识化管理的实例--广东省韶关钢铁集团有限公司档案信息化

广东省韶关钢铁集团有限公司1996年建厂,是中国企业500强,广东企业50强之一,是广东省重要的生产基地。韶钢档案馆成立于1989年,它是韶钢文书档案、会计档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备(仪器)档案、实物档案等各门类档案的保管利用中心,代表公司行使档案管理职能,业务上直属公司分管技术的副总经理分管。韶钢档案馆理已经实现两级变为一级管理,集团公司、全资子公司,控股子公司的安敢全部集中到档案馆库房管理,利用档案主要通过网络系统实现,各单位主要履行档案收集、移交归档、利用等职责。韶钢档案信息化建设分为三个阶段:

第一阶段纸质档案的数字化管理。时间是从2001年只2006年,建立档案管理系统并购置相应硬件设备进行档案数字化建设,整合分散管理在各单位的档案。韶钢的数字档案馆有2种运作模式,一是传统档案馆想数字档案馆转型模式,即在传统的档案馆业务和服务的基础上,利用数字化和网手段,尽心档案馆业务重组和服务创新。主要包括档案数字加工与服务管理、档案信息服务两方面。二是从档案接收开始

就实现数字化的构想。这样一种数字档案馆它支持档案信息的整个生命周期的活动,即将档案的收集、整理、提供利用都集成在网络这个环境中,这完全脱离了档案馆实体的存在形式。

第二阶段改革档案管理模式。时间是从2006年3月至2008年6月。韶钢档案实现一级管理,是档案机构集中、人员集中。业务集中,全方位提供档案利用服务。档案馆全方位采用计算机管理,档案的检索、全文浏览和业务管理全都通过计算机完成。届时,档案馆建立起一个完整的档案实体管理中心、现行文件利用中心和数字档案馆。

第三阶段搭建管理平台,资源大集中。时间是从2008年7月至现在。2008年7月,公司同意立项建设《建立在线归档管理基础平台项目》和《ERP系统综合统计数据归档模块项目》建立资源管理平台,实现公司所有档案资源集中归档管理。可以预期,系统上线使用后,档案管理工作的中心工作位于档案的收集和利用,将突出档案利用,档案工作的价值和地位将显著上升。

随着中国市场经济的日益发展,计算机网络的广泛利用,特别是电子文件的大量出现,实行档案信息化管理迫在眉睫。韶钢档案信息化建设是知识管理应用于企业档案管理信息化的一个非常典型的案例,具有一定的超前性和示范作用。我认为所有有潜力的企业都应该以此为鉴,认清楚现状,总结出自己的不足之处,然后实行专业化的管理、提供专业化的服务,培养优秀的档案管理人才,实行档案资源的集中统一管理,为企业的生产、管理、决策提供高质量的档案利用服务。

参考文献:

【1】企业档案信息化研究课题组,知识管理企业档案信息化战略之选,广东人民出版社,2009

【2】何燕宁,浅谈企业档案信息化管理,经济与社会发展2010,08(11)

【3】丁文军,提高企业档案信息化管理之我见,西北水电2010(2)

【4】赵梦临,浅议新时期企业档案管理,起重运输机械2010(10)

【5】刘红远,如何在创新中完善企业档案管理工作,价值工程2011,30(11)

【6】周英,企业档案管理的网络信息化及开发利用,安徽大学学报(哲学社会科学版)2003,27(3)

第四篇:企业养老保险档案的信息化管理

企业养老保险档案的信息化管理

摘要:随着经济的发展,我国社会保障机制不断完善。企业养老保险与每个参保职工的切身利益息息相关,因此参保单位需要做好广大职工养老保障档案管理工作。传统的档案管理方式越来越无法满足当前企业养老保险档案的发展需求,需要充分的利用信息化技术来推动企业养老保险档案信息化建设进程,更好的维护企业员工的切身利益。

关键词:企业养老保险;档案;信息化管理

一、企业养老保险档案管理信息化的必要性

企业养老保险档案记录了各类企业单位过去的工作状况和个人信息资料等,而这些很多属于私密文件,必须要严格保密。但是,在以往的保存方式中,其保密度较差,被窃取、泄露的可能性很大,而当时没有现在的技术,所以,也只能顺其自然,每年都会造成较大的经济损失,而且相关资料的泄露也在不断发生。针对这个问题,才有了现在的档案信息化管理举措。这项举措大大地减少了文件被泄露和损坏的情况,而经过信息化管理的档案将会安全地存放在另一个空间,以高科技作保证为其提供服务。与从前的保管方式相比,这种方式不容易被他人窃取,能安全、完整地保存档案。如果想调阅相关档案时,只需要输入关键字检索即可,一分钟内就可以查阅到想要的资料,不会影响任何工作,大大地减少了时间的浪费。

利用计算机整理、归类档案,要比几个人一起动手搬运整理省时、省力,而且大家的工作也会变得轻松、有效。人们不断开发工具来帮助人们劳动,因为人力毕竟是有限的,也是有周期性的,但是,工具则不一样,如果好好利用相关技术或设备,就会不断推动经济的发展,提升人类的智慧。从最原始的劳动工具发展到现今的高科技电子产品,都是在实践中得到启发,不断实验,不断创新,在进化中得到力量。档案信息化不仅是对人负责,也是对整个社会乃至国家负责。每个人所设想的问题也不尽相同,在档案信息化管理的大力推动下,人们的思想开始统一,朝着同一个方向发展。在这方面取得的成绩,它不仅仅是成果,还是一种向心力、凝聚力,是能将所有人凝聚在一起的力量;它不是一个简单的“动作”,而是长远发展目光的体现。可以说,在各个领域都有一些成功的举措,它们会影响整个大局。

但并不是每个单位都采用这种举措才能发展起来。从目前的情况来看,社会上的企业单位基本上都启用了档案信息化管理,单位的进步也是每个人的进步,从个体进步到整体进步,从整体进步再到大体进步。推动档案信息化管理就相当于为经济技术的发展安上了加速器,它的存在让企业单位档案管理能够更加安全、稳定地运行,而这样的结果也是所有人都喜闻乐见的。

二、加强企业养老保险档案管理的信息化建设的措施

(一)加大对档案管理信息化建设的投入

企业养老保险档案信息化建设离不开人力、财力的投入,通过加大投入力度,进一步对档案管理信息化基础设施进行改善,提高企业养老保险档案工作环境。特别是计算机和大容量的储存设备这是必不可少的,利用存储设备对企业养老保险档案信息进行存储,可以有效的节约档案存放空间,而且档案保密性也能够得以增强,为档案信息的查阅带来更多的便利,有利于档案管理工作效率的提升。

(二)完善档案信息化工作的服务方式

1.信息化管理服务

信息化管理服务作为一种新兴的服务方式,经过不断实践,已经在一些档案管理部门成熟应用。但是,这个管理方式也存在一些弊端,当前市场上档案管理软件鱼龙混杂,缺乏统一的管理制度和标准,相关部门应当设立规范的制度,以预防资源的过度浪费和重复开发。

2.缩微技术服务

微缩技术是以胶片为载体,用以存储各种文献、图片等信息,它是计算机存储的辅助性技术。目前某些珍贵档案己经开始利用微缩技术进行存储,以确保其保存年限和安全。

3.光盘存贮服务

快速、大容量等是光盘存储的显著优点,这非常有利于各项档案的储存和查阅工作,因而我们在对重要档案存储、编排、检阅时可以采用这种存储方式。

4.公共网络服务

计算机网络、电话网络等公共网络是现代档案信息化服务的重要方式,相关部门采用这种服务能够有效推进档案管理的信息化。

(三)做好传统与现代化处理工作

在利用信息化技术对养老保险档案管理工作时,一定要将信息化技术中的信息录入与检索、保密性与开放性、资源共享与权属等方面的关系处理好。同时,还应处理好纸质档案与电子档案之间的关系,要完成纸质档案向数字档案的转化。纸质档案具有较强的可靠性和极高的法律效力,但其所存储的信息较为密集,所需存储空间较大,而数字化信息能够节省很多存储空间、信息含量也很大,但却需要先将信息存储在光盘上,再借助计算机将完成信息的读取,这样的操作容易使档案信息丢失,信息真实性也难以辨?e,因此,为安全起见,需要采取数字档案和纸质档案共存的模式。

(四)建立健全养老保险档案信息化机制

为了更好的推进企业养老保险档案信息化建设,需要建立健全企业养老保险档案信息化服务机制,提高企业养老保险档案管理的规范性和标准性,保证档案信息管理网络的安全,构建完善的档案管理信息化机制。因此在日常工作中要进一步完善企业养老保险档案管理制度,对各项工作标准进行统一,细化各项管理工作,并采取切实可行的对策保证档案信息的安全。加快推进企业养老保险档案信息库的建设,加快实现企业养老保险档案信息资源的共享。

(五)打造专业的档案管理信息化队伍

企业养老保险档案信息化建设对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员在具备专业知识和专业技能的基础上,还要对信息技术进行了解和掌握,在实际工作中熟练应用。因此需要加强对档案管理人员进行培训,并为档案管理人员提供更多的深造和晋升机会,努力提高档案管理人员的综合素质,打造一支高素质的信息档案管理队伍,提高企业档案信息化管理的水平。

(六)努力扩大档案信息系统覆盖面

要提高养老保险档案材料的利用价值,就应当尽可能地挖掘出其服务功能,在保障其安全性的基础上,强化档案资源的共享,实现档案管理网络系统和上级信息系统的连接。另外,要转变养老保险档案管理单一化模式,坚持以人为本的服务理念,切实为参保职工提供便捷服务。

三、结束语

由于企业养老保险档案信息化建设与每一个参保职工切身利益息息相关,因此需要各级党和政府给予充分重视,各部门做好配合协调工作,进一步完善企业养老保险档案各项机制,努力提高企业养老保险档案信息化水平,为社保事业的健康发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]周仕芹.试论社会养老保险档案管理信息化建设[J].黑龙江史志,2014,03:124-125.[2]贺玉慧.养老保险档案管理信息化问题探究[J].改革与开放,2014,20:84-85.

第五篇:人才市场档案信息化管理研究论文

摘要:社会经济的发展对人才的要求越来越严格,人才的流动所造成的人事档案管理模式也在不断的更新,因为它要满足不断发展的现代社会需求。计算机网络技术的发展逐渐的提升社会对信息的处理能力,因此,在计算机技术被广泛应用的年代,通过建立有效的网络化人事档案管理系统和机制,使得我国各类型的人才能够逐渐被发觉,他们的人事档案管理也能实现更好的人事档案互联与共享。

关键词:档案管理;人才市场;信息技术

1人才市场档案信息化管理

人才市场档案信息化管理就是在国家档案行政管理部门对人事档案信息管理的过程中,通过对人才市场档案信息的统一规划和管理,并利用现代信息技术的发展成果,对人事档案信息的相关资源进行信息化的管理和处置,使得人事信息能够更好的服务于社会企事业单位和个人。通过以下三个方面对现代的人才市场档案信息化管理进行建设:首先,是信息化管理基础设施的建设。基础建设的最重要的是计算机软硬件设施的建设和计算机应用系统的建设。这是档案信息化管理当中必不可少的基本条件和技术保障,只有当信息技术发展到一定程度,人事档案的信息化管理才有依托,这也是为人事信息信息化管理提供一个信息化的标准。同时,在局域网中做好数据备份系统及灾难应急工作,保证意外发生时能自我修复。毕竟人事档案的管理中对信息是大众和公开的,当所有人都是通过Internet互联网查询的时候,信息技术的发展才彰显其重要作用。第二,是人事档案信息化管理的人才队伍的建设。具有现代化意识和科技化意识的档案管理人员在信息化不断发展的时代是急需的,他们过强的专业知识能够作为档案信息管理的坚强理论基础,同时他们也应该具备较广的知识面,如对现代信息管理技术的学习和掌握,他们既能熟悉人事档案管理业务的基础理论知识又懂得如何将计算机信息化管理技术应用到人事档案的管理中,这就是社会所最需要的双重知识结构复合型人才。例如人事档案中存在较多的纸质档案,如何有效的将其转化为电子档案,如果掌握了较好的OCR技术就能达到这种目的。操作自动识别、文字能够顺利转化成TXT或DOC文档格式,这样能够更有效的进行电子档案的编辑和管理。

2人才市场档案管理与信息技术发展

2.1信息技术是档案管理工作的手段

要实现高效的人才市场档案信息化管理机制,首先要在一定程度上冲破传统人事档案的利用效率,通过更加开放化的管理模式进行档案的管理。例如,将信息管理层面的传统保管、利用职能逐渐的转化成服务职能,进行合理的人事档案信息资源配置,是人事信息档案的管理更加人性化,追求服务的高尚。

2.2信息化管理更有效进行决策和管理

为了保证人才市场档案信息化管理能够实现完整、可靠性,信息技术的快速发展为其提供契机。人机合一,信息处理能力的人为干扰准确性,都成为信息处理能力的有效手段,人才市场档案信息的一次性投入,能够通过计算机技术的加工和整理,实现信息的多次而准确的产出,同时能够提供更加准确及时的远程服务,实现的是一种远程和面对面式的交互作用模式。

3人才市场档案信息化管理的意义

对人才市场的档案信息进行信息化管理,使其在充分展现信息化技术应用的广泛性的同时,能够调动人才市场档案信息的数字化和网络化的有效结合,能够使得人事档案信息在当事人与企业、社会的接收、传递、存储上实现一体化的管理。同时,这也面临一个较大的问题,就是人事档案信息的安全性,这是最主要的方面。一旦信息泄露,不仅对个人,对企业还是社会,都会造成一定的负面影响。因此,不断地对信息技术在人事档案管理上的创新,加强安全性的创造是最重要的方面。人才市场档案信息化管理的过程也就是信息处理的自动化、实时化和网络化三者的有效转换。例如,在这样的体系下,相当一部分疏浚信息的输入与输出更加的迅速和便捷,同时在确保信息安全的情况下能够实现信息的多次循环利用,并大大提高整个人才市场档案信息管理的工作效率。

4结束语

人才市场档案信息管理的方式一定要结合现代信息技术的发展,实现的是将长期、全面而具体的工作转变成新工作效率更高的、全面而又准确的信息处理过程。不仅仅是信息技术在本方面的应用,同时也是档案管理人员的积极参与与配合。因此,人才市场档案管理信息化管理机制的实现,既要提高工作人员的计算机技能,又要逐步的加大对档案部门信息管理的监督。

参考文献:

[1]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化,2008,123.[2]程超.人才市场档案信息化管理探讨[J].黑龙江史志,2015,07.

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