秘书的素养

第一篇：秘书的素养

第四章 秘书的素养

【教学目的】

1、通过学习，使学生了解秘书任职标准。

2、明确秘书任职标准与素质优化的区别与联系的。

【教学重点、难点】

1、秘书的能力要求的具体体现

2、秘书的职业道德

【教学内容】

1、秘书的政治思想素质，秘书的职业道德

2、秘书的知识与能力结构

3、秘书的心理品质

第一节 秘书的知识和能力

[案例导入]1：不可忽略的财富

一家公司招聘总经理助理，经过多次筛选淘汰，最后剩下5位竞聘者，决定胜出者的最后一轮考试，让他们终生难忘。

考场是座5层的办公楼，5位竞聘者由工作人员带进考场，当他们沿着阶梯逐级而上，最后进入5楼时，只见总经理和主考人员已经坐在办公室等候。当5位竞聘者坐下后，总经理宣布，考试已经结束，优胜者已经考出来了，就是走在最后面的这位先生。顿时，5位竞聘者大惑不解，总经理接着解释道：“你们进入办公室的过程就是考试。请看录像：你们走到第二层楼梯途中，地上有一枚一毛的硬币，前四位无动于衷，最后这位先生捡了起来。进办公室后，他就交给了我。在你们走到第三层楼的出入口时，有位员工捧着一大摞资料出来，不小心滑了一下，资料撒了一地，前四位先生视而不见，还是最后这位先生帮助捡了起来。这两件事虽小，却反映了一个人的修养，别忘了，修养也是一种宝贵的财富，也是一种竞争优势。

修养与知识的关系，就如同舵与桨的关系，有了好的修养和品质，才能为行为把好舵，才能把知识、智慧和能力正确地发挥到极致。

2：最好的介绍信

一天，某著名跨国公司在X市报上登了一则广告，要招聘一名办公室的秘书人员。近100人前来面试，其中不乏名牌高校的毕业生和很有些背景的应聘者。最终总经理却选中了一位普通学校毕业的、毫无背景的年轻人。这让不少人大为惊讶。总经理向大家解释到，“其实这位年轻人带来了最好的介绍信。他在门口蹭掉脚下带的土，进门后随手关上了门，说明他做事小心谨慎。当他看到残疾老人时，他立即起身让座，表明他心地善良，体贴别人。进了办公室他先脱去帽子，回答我的问题干脆果断，证明他既懂礼貌又有修养。”总经理顿了一顿，接着说：“其他所有的人都从我故意放在地上的那本书上迈过去，而这位年轻人却拣起那本书，放回桌上。当我和他交谈时，我发现他衣着整洁，头发梳得整整齐齐，指甲修得干干净净，难道诸位不认为这是最好的介绍信吗？我认为，这比介绍信更为重要?”

思考：

1、为什么修养也是秘书人员的一种宝贵财富？

2、作为一名秘书人员，至少应具备哪些修养和品质？

秘书的任职标准既是秘书人员的努力方向，也是对秘书工作的评价标准，同样也是考量秘书晋升的客观要素。

一、秘书的知识结构

知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。

秘书的知识结构应是：

（1）秘书应具备的基本知识

基础知识是所有秘书工作人员赖以工作，学习的基础，是吸收其他专业知识，相关知识和发展各种能力的前提条件。

（2）知识结构

A、秘书工作专业知识

主要包括：秘书学、文书学、档案管理学、办公室现代化知识等。

B、秘书人员所在行业的专业知识

秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。

例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。

C、建立最佳知识结构的方法

* 博与精相结构

* 理论与实践相结合* 定向积累与灵活调节相结合。

D、秘书知识的更新

秘书一定要努力地积累知识，成为广学博闻，专业精深的人才。

二、秘书的业务能力

1、办事能力

“知识面广，头脑清楚，思维敏捷，手脚勤快，经验丰富”。办事能力是多种能力综合成的，如理解和领会能力，分析能力，应变能力。

2、交际能力

3、表达能力

包括口头表达能力与书面表达能力，能说会道是秘书的“看家本事”

4、操作能力

办公自动化、驾驶、摄影技术等

三、案例分析：（1）跳槽

小丽刚毕业半年，最初在一家广告公司做文案，但她对这项工作并不满意。她请在猎头公司工作的好朋友为她特色一份更好的工作。在朋友的帮助和“包装”下，她成功地应聘到一份美资出口加工企业的总经理秘书的工作。但小丽在高兴之余，不免开始担心起来：我对秘书工作可是知之甚少，我能做得了吗，可是放弃这个机会又多可惜？几番往复，但她还是经不住那位“猎头”朋友的鼓动，辞职高就了。但是，接下来的两个月，她因为不懂基本的秘书技能，又加上不懂外贸函件的处理，工作陷入极度窘境，最终，她被辞退了。

思考：

1、请帮小丽总结一下跳槽失败的教训。

2、如果应聘秘书职位，你认为至少应具备哪些基本的素养？

（二）差距

同窗王芳和李兰几乎同昌应聘在某农产品超市当办公室文员。不久，李兰受到总经理的青睐，一再被提升，很快就做到了部门经理，可工作起来同样肯吃苦的王芳却一南在做着文员。终于有一天。王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈，并痛斥总经理用人不公。

总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说：“年轻人，别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的。”王芳很快从集市回来说：“只有一个农民拉了一车土豆在卖产。”“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问，王芳又跑回去，回来说有10袋。“价格是多少？”总经理又问，王芳欲再次跑回集市，总经理望着气喘吁吁的她说，“请休息一会儿吧，你可以看看李兰是怎么做的。”说完，叫来李兰对她说：“请你马上到集市去看看，今天有什么可卖的。”

李兰很快从集市上回来了，汇报说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，她带回几个让总经理看看。这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市，据李兰看价格还公道，这种价格的西红柿总经理可能会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还把那个农民也带来了，他现在正在外面等着回话呢！

面对着一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，于是她在工作上总会取得成功。

思考：

1、王芳和李兰的差距在哪里？

2、秘书应该如何为领导提供优质的服务？

（三）“开天窗”

在一次县长办公会议上，新上任的县长指着一份报告说：“这份东西开天窗的地方太多。”记录秘书百思不得其解，何谓“开天窗”？事后，他向别人求教，才知道县长所谓的“开天窗”意味着漏洞太多。

思考：

1、这个案例中，秘书的哪方面能力有所欠缺？为什么？

2、作为秘书应如何提高自己的听辨能力？

（四）提前退休的许大姐

许大姐是一家国家机关的老秘书了，工作非常认真，将办公室的事务安排得井井有条，深得领导的喜欢，领导总是夸许大姐是个得力的好帮手。前几年，办公自动化逐渐普及的时候，领导曾有意安排许大姐去接受培训，许大姐觉得那个东西没什么用，她心里想：秘书工作我都干了这么十几年了，驾轻就熟，完全应付得来。于是就委婉地谢绝了领导的好意，将机会让给了刚分到单位的小朱秘书。

许大姐的丈夫听说了，责备许大姐说：“好好的培训机会让给了别人，现在没有办法，那你就自己平时买点书看看，再利用节假日到电脑培训中心学习吧，这些东西多学学还是有用的，俗话说：技多不压身嘛。”可许大姐也没有把这些话放在心上，只是想：“你也不看看，我一作一天到晚多忙。

过了不久，机关里逐渐开始实现办公自动化，电脑、复印机都用上了，许大姐这下可傻眼了，她什么都不会，而小朱秘书工作起来越来越如鱼得水，领导也愈益重视小朱秘书了。

又过了一两年，国家机关精简人员，不会操作先进设备的许大姐不得不提前退休了。

思考：

1、许大姐为什么被淘汰？

2、为什么秘书人员也要提倡“终身学习”？

第二篇：浅论秘书素养

浅论秘书素养

摘要：素养，孕育人才的土壤，素养愈厚，德才智能愈高。素养方面包括秘书人员的综合素养、法律素养、智能素养、语言素养、人际素养、心理素养等，它们虽然不是最直接的工作能力，却是一切工作能力有效发挥的根本保证，可以说是秘书人员的软实力。

关键词：素养

秘书人员

工作能力

工作质量

素养，孕育人才的土壤，素养愈厚，德才智能愈高。素养方面包括秘书人员的综合素养、法律素养、智能素养、语言素养、人际素养、心理素养等，它们虽然不是最直接的工作能力，却是一切工作能力有效发挥的根本保证，可以说是秘书人员的软实力。

（一）综合素养

秘书工作具有多元性、复合性的特点，作为领导身边的辅助管理人员，秘书常常是既要提供智力服务，又要亲自出面操持；既要运筹帷幄，又要捉刀代笔；对内是领导的左膀右臂，对外是单位的脸面喉舌。一个合格的秘书得是“出得厅堂，下得灶房”的角色，应是“通才”、“杂家”，也就是说要具有适应多方面工作要求的“综合素养”。

1、准、细、实、探——秘书的基本素质 秘书具有什么样的素质，对其工作质量有着至关重要的影响。在实践中我们体会到，要真正适应新形势，适应领导的高标准、严要求，广大秘书人员必须做到准、细、实、深。准就是反映情况、报告信息一定要准确无误，实就是观察问题、分析问题一定要细致周到，实就是工作态度、学习态度一定要“实”字当头，深就是参谋、服务一定要“深”人一等。

2、优秀秘书必备的四种素养

如何做一个优秀的秘书，怎样才能在秘书岗位上成才，这是很多青年秘书都在关心的问题。一个秘书人员要想在平凡的岗位上脱颖而出，需要具备以下四种素养：珍惜参与机会、善于张扬个性、从不轻言拒绝、勇敢接受挑战。

3、秘书道德“德仁义礼智信勇严”

中国古代大军事家孙武，在其著名的《孙子兵法》中，曾用“将者，智、信、仁、勇、严也”的警句，道出了作为将领应具备的素质，时下用“德仁义礼智信勇严”要求秘书工作人员，道也十分恰当中肯。

4、在领导身边工作“十要”

在日常工作中，每个人都要同领导打交道。特别是在领导身边工作的同志，更需要懂得一点与领导相处的艺术。重点把握以下十个方面：要谨言慎行严律己、要取长补短勤交流、要接受批评不猜疑、要是非面前不搬弄、要维护形象负责任、要正常交流等距离、要勇于实践挑重担、要勤于思考善总结、要思前想后找准位、要对上对下一个样。

5、秘书“十忌”

称职的秘书人员，在工作中必须注意“十忌”：忌说话简单粗暴、忌讲假话、大话、空话、忌架空领导办私事、忌作风漂浮、忌泄露机密、忌误传信息、忌打断他人讲话、忌报喜不报忧、忌无原则的承诺、忌办事虎头蛇尾。

（二）法律素养

随着我国法制社会和市场经济的日益成熟和完善，任何团体和个人的社会行为都要受到法律的约束。秘书的主要服务机构是党政机关和企事业单位，他们为领导出谋划策、替单位拟写文书、参与各类公务活动。这些工作或者关系国计民生，或者关系合法经营，无不与法律法规息息相关。因此，秘书的法律素养是依法行政和守法经营的重要保证，也是秘书素养的重点。

1、正确认识几个法律关系

法律意识是指依法办事、依法行政、依法律己、依法行使权利和履行义务的意识。秘书人员要当好领导的助手，必须依法办事、依法行政、依法律己，提高法律意识。秘书人员要提高法律意识，必须正确认识以下几个关系：必须正确认识“人治”与“法治”的关系、政策与法律的关系、权利和法律的关系。

2、秘书要严把保密关 由于工作岗位的重要性和工作环境的特殊性，领导秘书接触秘密多，知道秘密早，了解秘密深，因而保密的责任也就特别重大。在平常的工作生活中一定得收好自己的口，关好自己的门，把好报道的度。

（三）智能素养

总体而言，秘书对领导主要是提供智力上的服务，如沟通情况、协调关系、拟写公文、处理信息、出谋划策、辅助管理等等。这些工作要求秘书具有较高的知识与能力素养。知识是对客观事物及其本质规律的认识，能力是运用知识来解决实际问题的本领。前者偏于理论，后者偏于实践。秘书工作恰恰是在理论和实践两方面都具有较高的要求。离开智能素养，秘书将寸步难行。

1、秘书知识结构的合理化

知识结构是指一个人知识体系的构成情况与组合方式。文秘人员知识结构的合理化既是有效从事本职工作之必须，也是进一步发展与成才的基础。

知识结构合理化是在遵循目标整体原则、层次原则、动态原则、个性原则、外贮原则的条件下得以完善的。文秘人才的知识结构是多样的，成才的途径是广阔的。但在建造合理、高效的知识结构时，应注意以下几个问题，即循序渐进、系统完善、主辅结合、不断更新。

2、现代企业秘书的几种能力（1）经济工作能力：具有较高的政策水平、思想要敏锐、要通晓本企业情况、善于收集经济信息、搞好公关工作。（2）善于协调的能力：上下关系的协调、秘书与领导的关系协调、领导成员之间的关系协调、职能部门之间的协调。（3）敢于创新的能力：要有自强不息的进取心、梳理敢为人先的竞争观念、具有改革意识、具有获取信息的超前意识，即强烈的信息意识、具有换位思维意识、要有一种坚韧不拔的毅力。

一个优秀的秘书工作者，除了应具备观察能、协调能力、分析综合能力、写作能力、独立工作和管理事务的能力外，还应具备驾驭时间的能力。在现代社会中，随着管理职能的不断扩大，组织机构的日臻复杂，信息量的增加和社会的加速发展，作为管理者有力助手的秘书，能得心应手地驾驭管理时间，乃是提高工作效率的一项必不可少的能力。主要是能够分析自己的时间耗费、有效地计划和组织、保持自己的工作重点及消除时间浪费的方法。

（四）人际素养

人际素养其实是智能素养的一个方面。由于秘书的特殊地位，这方面的智能素养显得尤为重要。在单位内部，秘书岗位是当然的枢纽位置，起着沟通上下、协调左右的作用；在单位外部，秘书又被视为单位的形象代表和代言人，起着沟通内外的作用。要充分发挥这两方面的作用，秘书必须具备协调、合作、公关、礼仪等素养，有建立和维持良好人际关系的高超智能。

1、重视人际关系能力的培养

人们常说，最复杂的是人际关系，最难学的是关系学，而秘书人员恰恰最需要增强人际交往能力，处理好人际关系，而这时因为增强人际关系能力不仅是秘书职业上的需要，同时处理人际关系也是一种管理智能。

2、亲密有度，情感有节

秘书与领导在工作中接触的机会比较多，除了完成领导大脚板的事项之外，常常还需要照顾好领导的私人生活，如出访时生活物品的竹内，外出时个人生活的照顾等，这样，秘书与领导之间的感情也随之加深。但对于这种情感，秘书要处理恰当，应该做到与领导亲密有度，情感有节。近些年，秘书职业呈现女性化趋向，女性秘书在与领导相处时更要正确把握好这种关系，掌握好分寸。

（1）关系处理不当造成的危害：一是从工作上看，易对决策产生私情干扰；二是领导与秘书的关系容易产生错位；三是有损领导的尊严；四是秘书自身易导致感情的发展；五是容易引起周围同事的误解。

（2）解决办法：一是工作上尽职尽责；二是关系上服从领导；三是感情上尊重领导；四是空间上保持距离；五是利益上公私分明；六是心态上积极健康；七是人品上明白做人。

3、秘书与领导的有限合作

秘书与领导的关系，实质上是一种合作关系。有些同志有意无意地主张这是一种无限合作，但这应该是“有限合作”的模式。顾名思义，有限的合作是指在某一领域、某一方面、某种程度上的合作，而非广泛的无所不包的全面合作。

4、秘书的角色意识

社会学的角色概念是指在一定的社会关系中占某一社会地位或具有某种身份并遵守相应行为规范的一类人物。秘书作为一种社会角色，其独特的社会地位决定了必须遵循相应的行为规范。实践证明，秘书人员只有不断强化角色意识，才能顺利完成所承担的各项工作，做到游刃有余、得心应手。

5、秘书的认同意识

为领导服务是秘书工作的核心内容，秘书常常需要充当领导代言人的角色。因此，秘书人员必须对领导者这一特定的服务对象，具有自觉的认同意识。包括语言习惯认同、角色认同、理论水平认同。秘书人员的认同意识，是基本的工作意识，是每个秘书工作者必须具备的。认同意识的培养和运用，应该是主动的、积极的，并且是具有创造性的。秘书人员必须积极主动地增强自己的认同意识，创造性地工作，更好地为领导服务。

（五）语言素养

语言素养是人际素养的有一个方面，当然也是其中最重要的一个方面。建立和维持好的人际关系，需要懂得合作、识礼仪；但更重要的是长于沟通，尤其是语言上的沟通。现代秘书既要在撰写文件材料、领导讲话时善于“舞文弄墨”，又要在接听电话、接待采访、汇报工作、参与谈判时能够“巧舌如簧”，随着社会信息化程度的加深，秘书将面临越来越高的语言素养要求。

1、秘书与语言文字修养

语言文字工作关系到社会各行各业，促进语言文字的规范化、标准化、对教育、科学和文化事业的发展，加强国内外经济、文化的交流都有十分重要的意义。因此，全体秘书人员都应该努力提高自己的语言文字修养，注意用字用词规范。以下几个问题便值得一个秘书工作者高度重视，即滥用繁体字、写不规范的简化字、随便写错别字、文白混用、随便使用外来词语或方言词语、随意使用新词。

2、秘书的语言交际艺术

交际，又称交往，是人与人之间相互联系的一种行为；语言是人类最重要的交际工具，秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一。

（六）心理素养

秘书处于单位的枢纽地位，承担着复杂多元的工作。这些决定了在秘书身上外界的要求和自身的工作都是相当沉重的。在大多数情况下，秘书比本单位的其他职工承受着更多的压力。而且秘书始终处于领导的辅助地位，做的多半是幕后工作，业绩难以体现。这两方面的反差，常常另一些秘书心态失衡。因而加强心理素养，是做好秘书工作的基本保证。

1、性格

气质

能力

个性心理特征在个性结构中是比较稳定的构成物，主要包括性格、气质、能力。这三个要素是秘书扮演好自己角色的基础。

2、秘书的意志品质

意志就是自觉地确定目的，并根据目的来支配、调节自己的行动，克服各种困难，进而实现目的的心理活动。秘书工作在很多情况下是“人自为战”，上级领导对秘书工作人员的管理基本上是目标管理，主要靠秘书自觉地完成任务。因此，外界对秘书的强制管理力量相对比其他行业要弱一些，因而为了达到预期的工作目的，对秘书意志力的要求也就要高一点。而一个意志坚强的秘书则应该具备以下几种意志，即自觉性、果断性、坚持性和自制性。以上，便是我关于秘书素养做的浅要论述。

参考文献：

1、吕秀梅，张庆来主编《秘书》，机械工业出版社，2011-8-1

2、徐宪江编著《秘书的秘密2》，中国法制出版社，2010-09-11

第三篇：第四章秘书的素养

第四章：秘书的素养

一、教学目标

使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。

二、教学重点、难点

秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。

三、教学设想

1、课时安排：4课时

2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法

四、教学过程：

我们通过前面几章的学习，对秘书的工作职能和工作要求有了大概的了解，可以看出秘书工作大概是世界上事务最繁重、工作最紧张的职业之一。因此，这就势必决定了秘书人员必须努力提高自身素养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手参谋作用。秘书工作的基本规律，决定着秘书人员应当具备以下几个方面的素养：政治素养、能力素养、智能素养、心理素养、职业道德素养。书上讲的很详细，条条框框讲了很多。对于要掌握哪些知识（基础知识、专业知识）、要具备哪些能力（协调能力、调研能力、操作能力）这些大家可以看书了解，我们今天结合一些实际的案例，从一些秘书人员的切身体会来谈秘书应该具备哪些素养，具体来说，可以用十个字来概括：就是识博、脑勤、嘴懒、手巧、腿快。

一、秘书的素养

识博，就是见识广博。见识广博是对每个人素质的共同要求，也是共同渴求；但对于秘书工作者来讲，这一要求就更高了。因为秘书除了正常的服务保障外，还要随时准备回答领导提出的问题。

最近看到纪东回顾自己给周总理做秘书时两次被提问的经历，很受启发。一次是总理突然问他：“唱歌和唱戏，什么事‘真嗓’，什么事‘假嗓’？怎么区分？中国的民歌唱法是不是真嗓？京剧行当很多，哪些是真嗓，哪些是假嗓？美声唱法是真嗓还是假嗓？”他没有相应的声乐知识，只能简单地回答：“总体上讲应该是发生部位和运气方法不同。”至于总理提出的那么多问题，他都答不上来。碰到这种情况，他一般都在事后查阅资料或请教有关专家，再找个方便的时间向总理报告。

还有一次，更让他尴尬。他替高振普值班，总理从大会堂去钓鱼台看范文同，外交部的韩念龙副部长也陪同前往。上车后，总理突然问他：“今天什么节气？”说实在话，因为总理对天气意向特别关注，二十四节气他背得滚瓜烂熟，但只会背诵，没有联系实际，一时反应不过来。正当他在心里倒腾的时候，韩念龙同志看他没有立即回答，马上接着说：“小雪！”也巧了，那天还真的是下着雪。

这样的经历其实做过秘书工作的都会有此经历。（“三湘四水”一词对中国人来说是非常熟悉的，无论是媒体还是人们在日常交流中都爱用“三湘四水”来代指湖南。“四水”是指湘江、资江、沅江、澧水；湘水发源与漓水合流后称漓湘，中游与潇水合流后称潇湘，下游与蒸水合流后称蒸湘，故名“三湘”。）所以，要达到领导的要求，就必须不断拓宽知识领域，改善知识结构，增强吸纳更新知识的能力，实现专博统一。

当然，实现专博统一也还有起码的要求，只有学会巧妙地运用，才能锦上添花。清代的纪晓岚就是一位既有学问又善于利用学问的人。有一次给慈禧太后题扇，写的是唐代诗人王之涣的《凉州词》（黄河远上白云间，一片孤城万仞山。羌笛何须怨杨柳，春风不度玉门关。）可由于心情紧张，书写者竟漏写了一个“间”字。慈禧太后看后勃然大怒，说这个书法家轻视讽刺她没学问，要推出午门斩首。纪晓岚集中生智，慌忙解释：“此处并非一楼，二是填写的一阕小词。”随即唱诵：“黄河远上，白云一片，孤城万仞山，羌笛何须怨？杨柳春风，不度玉门关。”慈禧听了觉得也是一番情趣，有感纪晓岚的聪明才智，便赐酒嘉奖。

由此可见，做秘书工作，如果能够做到学识渊博、运用自如、一派儒雅，那么这种自然而然流露出来的气质和风范，一定会得到领导的赏识。

脑勤，就是勤于思考。秘书要养成勤于思考的良好习惯，学会用全面的、辩证的、发展的方法，从不同角度、不同层面去思考问题，力争给领导提出最全面、最合理、最完善的意见建议。

有这样两个青年，一个叫爱若，一个叫布若，两个差不多同时受雇于一家超级市场。开始的时候大家都一样，都是从最底层干起。可没过多久爱若受到总经理的青睐，一再被提升，从领班知道部门经理。布若却像被遗忘了一般，还在最底层混。终于有一天布若忍无可忍，向总经理递交了辞呈，并痛斥总经理狗眼看人，辛勤工作的人不提拔，倒提那些吹牛怕马的人。总经理耐心地听着，他了解这个小子，工作肯吃苦，但似乎缺了点什么，缺什么呢？三言两语说不清楚，说清楚了他也不服，于是就想了个主意。“布若先生”，总经理说，“您马上到集市上去，看看今天又什么卖的。”布若很快从集市上回来说，刚才集市上只有一个农民拉了车土豆在卖。“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问。布若又跑去，回来说有40袋。“价格是多少？”布若再次跑到集上。总经理望着跑得气喘吁吁的他说：“请休息一会吧，看看爱若是怎么做的。”说完叫来爱若对他说：“爱若先生，您马上到集市上去，看看今天有什么卖的。”爱若很快从集市上回来了，汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆，有40袋，价格适合，质量很好，他还带回几个让总经理看。这个农民一会儿还将弄几箱西红柿上市，据他看价格含公道，可以进一些货。想这种价格的西红柿总经理大约会要，所以他不仅带回来几个西红柿作样品，把那个农民也带来了，他现在正在外面等回话呢。听到这里，布若惭愧地低下了头。

其实，爱若胜出的理由很简单，就是因为多想了几步。对于秘书工作，这恰恰是最难能可贵的。所以，对于秘书工作，要做到“学”与“思”相结合。

嘴懒，就是慎重说话。秘书岗位的特殊性，为说话提供了许多时机和场合，但因为秘书身份特殊，说话的分量又非同一般。所以，该说还是不该说，该多说还是少说，该先说还是后说，是大有学问的。总的一条原则是要少说慢说。有时，宁可少说或者慢说。有时，宁可少说或者慢说挨批，也比因多说或者抢说闯祸好。

有位秘书陪领导参加宴会，领导一个好友的孩子大学毕业想就业，正苦于没有门路，宴会相聚格外高兴，举杯之际，一再恳请这位领导帮忙，正在领导犹豫之时，秘书当即表态，说这事好办，无需领导费心，自己回去跟人事部门打个招呼即可。实际情况是，招聘计划已满，人事部门的招聘报告翌日上午就呈报给了领导。秘书抢答给领导造成的被动可想而知。记得看过吴建民在回忆录中谈对自己职业看法的一段话，受益匪浅。他说：作为发言人，他履行的是国家职责，不能随便发表个人的意见。如果没有高层的认可，任何重要信息都不能随便发布，更不能信口开河。“很多事情出去各种考虑，我可以不说，但我自己给自己定了一个规矩，就是绝对不能说假话，因为那样损害的不仅是我吴某人的声誉，更会损害国家利益。”如果发言人没有得到授权，就不能想当然地就自己可能并不完全知情的事情发表议论。“有一件事给我印象很深。某国有一位发言人在评论其国家领导人健康状况时候说得太慢，不料当天晚上该国家领导人就因病去世了。”

有些事情可能是巧合，但你说了，又因为你是敏感人物，可能造成的负面影响就无法挽回，就会留下终生遗憾。当然，笔者倡导嘴懒并非是要秘书不要说话，或者说起话来吞吞吐吐，二是要把握住度，需要说时一定要说的流畅、简洁、清晰。

手巧，就是要做事精细。心灵手巧、做事精细是对秘书最基本的要求。秘书如果想在事业上获得更大的发展空间，一项必不可少的重要指标就是具备较强的文字表达能力，也就是要写得一手好文章。

有“党内第一枝笔”之称的胡乔木，在做文章上堪称秘书的楷模。1941年，胡乔木担任毛泽东的秘书。不久，他开始为《解放日报》写社论，显示出很高的理论水平和极强的写作能力。在文风上，胡乔木和毛泽东有颇多共同之处。毛泽东的意图，胡乔木能够心领神会；对毛泽东所作的重要报告，胡乔木总能及时地通过社论的形式加以具体而透彻的阐述。为了开展整风运动，毛泽东在延安作了三次重要报告：《改造我们的学习》、《整顿党的作风》、《反对党八股》。对毛泽东这三次重要报告，胡乔木迅速作出反应，他在《解放日报》上连续撰写社论，论述整风运动的重要性。在众多社论中，有一篇的标题是《教条和裤子》，在这篇社论中，胡乔木写道：“毛泽东同志在他2月1日的讲演里，曾经说今天党的领导路线是正确的，但是在一部分党员中间，还有三风不正的问题，于是你也来呵，我也来呵，大家把主观主义、宗派主义、党八股的尾巴割下来呵，大叫一通，尾巴完事，那么我们的党岂不就十全十美了吗？可惜尾巴是叫不下来的。大家怕脱裤子，正因为里面躲着一条尾巴，必须脱掉裤子才看得见，又必须用刀割，还必须出血„„”胡乔木的这篇社论从标题到内容都是对毛泽东的一句话的具体阐述和进一步发挥。这样的社论，毛泽东当然满意。而胡乔木也凭借这些出色的社论，赢得了毛泽东的信赖。

关于毛泽东为何赏识胡乔木，新加坡《南侨日报》的剖析颇为精当：“在胡乔木担任毛泽东主席的政治秘书这一期间，他的思想、修养，获得极大的进步，深得毛的赏识。他的长处是思想周密，眼光透彻，才文并茂。他随毛氏到重庆期间，中共在政治上所遭受的各种歪曲的职责，都由他在《新华日报》上经常撰文予以驳斥。他的文章，紧凑锋利，短而有力，学的是鲁迅先生的作风，常把最精彩的意思用精炼的笔调描写出来，精辟动人。”

现实工作中，有的秘书认为领导的文字有机关保障，自己在中间做好协调，把领导的工作事务和私事办好就行。这恰恰是制约日后发展的主要因素。秘书因经常与领导接触交谈，对领导的思想领悟得相对较深，文字服务最能体现领导的思想和风格，也最能赢得领导的信任和赏识。

腿快，就是雷厉风行。秘书的作风事关领导决策的形成、传达与落实。秘书偶尔的一次懈怠所造成的损失，是多少努力都无法挽回的。纪东在回忆录中讲述了给周总理当秘书时经历的一件事，可以给我们很深的警示。事情的经过是这样的：一天中午，通讯员送来一份外交电文的手抄件，他看了看，不是急事，便放在一边。不到十分钟，通讯员又打来电话，说外交部又有一份挂“特急”的电报文件袋，是不是马上送来？他根据平时的情况判断，这个文件袋应是前一件的正式印件，不是新的特急件。况且是夏日的中午，他真想睡一会儿，再说总理还没起床，过一会再说吧。于是，他便对通讯员说：先放在你那里吧，需要时我给你打电话。然后他安然地躺在床上。当然，也就是闭会儿眼睛，咪上一阵儿。总理在家，哪敢真睡呵！事情就那么巧，越觉得没事越是有事，越觉得坦然越是麻烦，问题恰恰就出在自我感觉良好，自以为没问题的时候。

正在睡意朦胧之际，忽然听到总理在办公室按电铃叫他。他一下子惊醒了，总理什么时候到办公室了？他急忙跑过去，推门而进。总理问：“外交部的电报送来没有？”“就这份。”总理说：“还有一份”。他说：“通讯员打电话来了，我马上叫他送来。”

回到办公室，他让通讯员送来电报一看，傻眼了：并不是他以为的前一份电报的正式印件，二是姬鹏飞外长在欧洲访问期间发来的急电，其中请示的问题急需国内答复。外交部等不到总理的答复，乔冠华副外长不得不直接给正在睡觉的总理打电话。没办法，他硬着头皮进了总理的办公室。总理接过电报看了看，瞪了他一眼，生气地说：“你知不知道鹏飞同志在国外着急！本来你是很勤快的，不管我在哪里，有事都能及时报告。今天怎么了，是不是通讯员压了？”他赶忙解释说：“通信员告诉我了，和通信员没关系，完全是我的过错。”他把过程简单地向总理说了几句，并表示今后一定注意，不再犯类似的错误。总理见他承认了错误，气也就消了一些，说了一句：“不能这样主观臆断，想当然，对什么事都要搞实在，不然会误事的。”好在总理已经根据乔副部长的电话及时给予了答复，没有耽误大事，造成损失。所以，有人谈起秘书工作的体会时会说：“领导的嘴，秘书的腿”，这是有道理的。也就是说，秘书是不能腿懒的，凡领导交办的事，都要亲历亲为，尽量不要有中间环节，避免腿懒一时，误己一世。

我们再回过头来看这十个字，识博、脑勤、嘴懒、手巧、腿快，这其实就是我们书上所说到的秘书要具备相应的知识素养、能力素养以及职业道德素养。

首先，作为一个秘书，必须具备广博的知识，特别是现在要有获取新知识的能力。因为，当今的时代是知识爆炸的时代,知识更新速度加快,新的知识层出不穷,如果稍有懈怠就有可能落后于时代,导致知识落伍,难以胜任新时代的工作,特别是随着我国改革开放深入,新的方针政策不断出台、新的法令法规不断制定,新的工作大环境不断改变,这些都对秘书人员获取新知识的能力提出了高要求,秘书人员只有紧跟时代步伐,坚定“终身学习”信念,努力成为“复合型”通才,才能使自己胜任今天的秘书工作。为此秘书人员要不断拓展自己的知识面和更新知识结构。要改变过去只懂得秘书专业知识,其他专业知之甚少的局面,应该在精通秘书专业知识和业务知识的基础上主动努力学习其它相关知识,如经济学、管理学、心理学、社会学等,努力使自己成为一个知识较全面的“多面手”,以适应当今时代“需求多样化”的要求。另外，脑勤，秘书人员必须善于思考；嘴懒，说的是秘书人员必须能够忠于职守、严守机密，在说之前必须认真考虑这话能不能说，适不适合在那种场合说，尽量多听少说；手巧，主要是指秘书工作者要有书面表达能力，因为写作各类公文是各行各业秘书最为经常性的工作；腿快，其实更多是是指秘书要有兢兢业业、认认真真的办事态度，不能做到认真务实的话，少则可能贻误工作,多则会给单位带来不良影响,甚至造成严重损失。这些知识、能力和职业道德，尽管书上说了主要在工作实践中才能加深体会，巩固、完善和提高，但是，在学校中，我们可以不断加强学习，努力完善自己各方面的知识水平和能力水平等，为将来从事秘书工作打好基础。

二、秘书的性格与心理

性格与气质是心理学的知识，二者是相互制约、相互影响的，但是在实际生活中，人们经常把二者混淆起来，把气质特征说成性格，或把性格特征说成气质。例如，有人常说某人的性格活泼好动，有的人性子太急或太慢。其实是讲的气质特点，性格与气质是既有区别又有联系的两种不同的个性心理特征。

1、秘书的气质

气质是指人们比较稳定的心理活动特征，它更多地受个体高级神经活动类型的制约，主要是先天的。人的所有心理活动和行为都受气质的影响，气质具有稳定性。古希腊医生希波克拉底提出“四体液学说”，认为气质取决于人体内的四种液体，即血液、粘液、黄胆汁、黑胆汁的混合比例，并以何种体液占优势而把人的气质分为胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质。

胆汁质类型的人特点是性“急”，精力旺盛，性情直率，待人热情，但容易激动，易感情用事，性急、暴躁、爱发火，在行为上表现出极大的不平衡性。心血来潮时不怕困难工作热情很高，否则，情绪会一落千丈。心理活动具有迅速而爆发的色彩。多血质类型的人特点是性“活”，有很高的灵活性，善于适应变化的生活环境，适应性强，在集体中善于处事，显得朝气蓬勃，但注意力易转移，情绪易变；他们富于幻想，办事凭兴趣，不愿做耐心细致的工作，因而勇于创新，但难以持久。黏液质类型的人特点是性“稳”，稳重踏实，具有较强的自我克制力，生活有规律，不为无为的事而分心，做事踏实认真，有耐久力，不喜欢作空泛的清谈，交际适度，不卑不亢，但生气不足，有些死板，反应缓慢，思维言语动作迟缓，很适宜从事有条理和持久地工作。巴甫洛夫称之为安详的、始终是平稳的、坚定和顽强的实际劳动者。抑郁质类型的人特点是性“慢”，忸怩、怯懦、多愁善感，办事犹豫不决，优柔寡断；反应缓慢，但细心、谨慎、感受力强。生活中遇到波折易产生沉重的感情。善于觉察别人行动中的细微变化，情感细腻，富有自我体验。

上述是四种气质类型的典型特征。然而实际生活中，纯属于某种气质类型的人仅是少数，大部分的人是综合型的，即兼有多种气质类型的特征，但又都带有一定的倾向性。以前有种说法是认为胆汁质和多血质的人不适合做秘书，后来这种说法得到了反驳。事实证明，气质只是表现在人的情绪和行为活动中的动力特征(即强度、速度等)，无好坏之分，任何气质类型的人都适合做秘书。每种气质类型都有利有弊，就看你怎样扬长避短、取长补短。

2、秘书的性格

性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。性格更多地受社会生活条件的制约，主要是后天的。气质无所谓好坏之分，但是性格是指行为的内容，表现为个体与社会环境的关系，在社会评价上却有好坏之分。

因而，拥有好性格，是做好秘书工作的至关重要的条件之一，秘书性格也是秘书心理素质的核心部分。我这里归纳总结了几点，秘书健全性格的特点，大家可以朝这几个方面努力，培养自己良好的性格。（同P76-p77）（1）开朗随和而不孤傲。（2）敏捷灵活而不冒失。（3）坚毅执着而不固执。（4）幽默诙谐而不尖刻。（5）自制稳健而不轻佻。

3、秘书的心理健康问题

心理健康问题是当今世界越来越关注的一个话题。1992年，由世界精神病学协会发起、由世界卫生组织确定，把每年的10月10日定为“世界精神卫生日”。2003年世界精神卫生日的主题是：“抑郁影响每个人”。据专家介绍，随着社会竞争的加剧，轻度的精神疾病如抑郁症、孤独症、焦虑症等心理障碍病人像感冒一样普遍。流行病学调查显示：抑郁症的终身患病率高达3.2～5.9％；全世界每年有1000万个人有自杀意念，而其中50～70％为各类抑郁症患者，抑郁症自杀成功者达到100万人。抑郁症的核心症状包括情绪低落、持续性疲劳和内在动力缺乏、精力减退。抑郁症患者通常会感到心情压抑、焦虑、兴趣丧失、精力不足、悲观失望、生不如死等。统计显示，在我国每年以自杀方式结束生命的20万人中，有80％的自杀者患有抑郁症。台湾作家三毛、香港歌手张国荣、《歌德巴赫猜想》作者徐迟等等，都因为抑郁症缘故，他们各自以特有的方式离别了人世，留下了无穷的遗憾。此外，当今大学生的心理健康也是学校、家长及社会非常关注的问题。2002年卫生部召开的青少年心理健康问题座谈会显示：我国大学生中16％至25.4％的有心理障碍，以焦虑不安、神经衰弱、强迫症状等为主，因心理问题不能正常学习和生活而休学或退学的学生人数逐年上升，其中因为精神疾病休学的人数占因病休学人数的37.9％，因精神疾病退学的人数已经占到因病退学的总人数的64.4%。2004年7月4日《中国青年报》的一份调查结果显示，14%的大学生出现抑郁症状，17%的人出现焦虑症状，12%的人存在敌对情绪。此外，专家估计中国近年来每年至少有100名大学生轻生，而且这个数字呈上升趋势。因而，现在每个大学都要开设心理健康课程，还要专设心理咨询、心理辅导办公室。

可以看得出，容易引发心理健康问题的都是承受高压力、重负担的人群。而秘书工作相对而言是非常辛苦的，既累心又费力，它的紧张性、快节奏、负担重和高压力，都对秘书人员的心理品质提出了越来越高的要求。因而，秘书人员不仅应当具有知识能力素养和职业道德素养，还必须加强心理素养，使自己能够在成功与失败、荣誉与屈辱面前，保持心理平衡，顺利完成各项工作任务。

秘书心理素养主要包括两大方面：一方面是秘书人员心理健康的基本品质。也就是我们之前讲的秘书健全的性格，它包括忠诚、稳重、坚毅、随和、机敏和幽默等几方面，秘书心理健康的标志为智力正常、情绪成熟、行为协调、工作专注、关系和谐；另一方面是秘书人员的心理调适。善于控制自己的情绪与行为，是秘书人员具有良好心理素质的表现。秘书人员要控制和驾驭情绪，做情绪的真正主人。对于你们还没有进入这个行业的人来说，我们今天主要讲讲新任秘书容易出现的消极心理及如何调适的办法。新任秘书消极心理冲突的表现有四个方面：

（1）失落。刚从学校毕业从事秘书工作的大学生任职之初，大多都是带着神圣感和成就欲开始秘书工作的，对未来工作有着美好憧憬，对工作的重要性有着较为充分的认识，甚至有类似“天降大任”的感觉。但一段时间过后，与预想截然不同的现实则会使他们产生失望情绪，发出“怀才不遇”的感慨。因为绝大多数新任秘书事实上最初承担的往往都是既琐碎又繁重的事务性工作。“电话铃声不停，迎来送往不断；校对时念念由词，开会时默默无言；来得最早，走得最晚；整日头昏脑胀，成果遍寻不见”，这是对秘书工作的最好写照。这种情形与新任秘书原来的想象存在较大的反差，失落感油然而生。当现实与理想不一致时候，他们就从热情高涨转为悲观失望，觉得秘书工作“原来如此”、“不过如此”，有人甚至为自己的选择而后悔。这种心态导致工作积极性降低，对工作被动应付，遇到困难躲避退却，责任感、进取心不强，最后领导也不再把重要工作交给他去完成。长此以往，“恶性循环”，他的失落感只会越来越重。

（2）迷茫。一些新任秘书由于缺乏工作经验，工作不能从容以对，再加上没有作出自己的职业生涯规划，没有近期目标和长远打算，对工作缺乏方向感且毫无兴趣，所以就懒于花时间和精力去提高自己的职业技能和业务素养，产生“做一天和尚撞一天钟”的迷茫心理。例如一位刚参加工作的初级文员，打字排版工作效率低下，缺乏工作目标，且不愿意通过加班练习、参加电脑培训等方式提高自己的电脑操作水平，于是就产生了迷茫心理。这样一来，工作成绩必然无所作为，不能加薪、晋职，得不到领导的认可和赏识，但因摆脱不了对这份工作的依赖，于是就陷入自我矛盾的郁闷境地。

（3）自卑。自卑、信心不做是新任秘书常见的消极心理障碍。一是因为中国传统官本位的思想比较严重，秘书工作为领导服务，人们普遍对领导怀有一种神秘感，对为领导服务的秘书及秘书工作也有一种特殊的看法，认为秘书工作只有水平较高的人才能胜任。二是新任秘书对工作环境缺乏了解的情况下，说话做事甚为小心，担心自己知识或能力方面的欠缺会为领导所不容，不知道领导对自己的期望与要求，因而在兴奋期过后，普遍赶到信心不足，工作中表现拘谨、胆怯，瞻前顾后，有如履薄冰、如临深渊之感，唯恐做错事、说错话。（4）焦虑。焦虑是个体对环境即将出现的变故或需要做出的努力在主观上产生的一种紧张不安的情绪状态。它具体表现为：经常疑惑忧虑，经常怨天尤人，对微不足道的小事也会紧张不安等，这种情绪状态，主要是由于新任秘书对业务不熟悉、工作压力过大、先入为主的紧张或缺乏耐心等原因引起的。有这种情绪的秘书，在面对突发状况或领导、同事的批评指正时会比较敏感和不知所措，常常会沉浸在钻牛角尖的自我折磨中。这种焦虑情绪不仅不利于秘书职业性格的塑造，也不利于做好秘书工作。

失落、迷茫、自卑、焦虑是新任秘书消极心理冲突的典型表现，这种心态若不能既是调整，不但对工作不利，对秘书的身心健康也会带来损害，甚至会影响终生的发展。那么如何调适和消除新任秘书的这些消极心理冲突呢？书上78页介绍了几种有效的办法。第一是博览群书，开阔胸襟。实践证明，基于对秘书职业的了解，学习是尽快熟悉秘书职业、掌握工作方法、进入工作状态的捷径。除了专业知识以外，还要读万卷书，行万里路。第二是培养广泛兴趣，丰富业余生活。新任秘书除了做好本职工作外，还应当积极参加社交活动。一来可以结交新朋友，开阔眼界，学习他人成功的饿经验，培养豁达的性情和乐观的精神。二来有助于建立良好的人际关系。秘书工作具有综合性，在人际交往中认识不同行业的人士，学会与形形色色的人打交道，有助于培养新任秘书人际交往能力，让他们尽快与单位同事在工作上建立默契。第三是善于反省，自我调适。美国著名成人教育家卡耐基说过：“你要学习控制生活的机器，生活在独立的今天之中，确保你航行的需要。你要用铁门把过去——逝去的过去关在身后，用铁门把未来——还没有到来的明天给遮挡掉。”他形象地道出了一个简单的道理，就是要努力做好今天的事情。不要以为盲目地与别人比较，要敢于在具体的工作中不懈追求自我价值的实现。遇到困难挫折，第一不要想到怨天尤人，觉得老天爷不公平，而是想着要怎样克服这些困难。第四是倾诉、宣泄、调节情绪。这不管是秘书，我觉得是我们每个人都应该学会的一点，这有很多种有效的办法。一是倾吐式宣泄。有什么烦心、不顺的事，不要压在心理，向父母、恋人、兄弟姐妹、老师、亲朋好友、信得过的人倾吐真情，以便获得帮助，得到理解和感情的接纳，使自己的不良感情得以宣泄，精神得以解脱。二是出气式宣泄，用踢球、用木棒击打枕头、沙袋、撕碎废纸等，以物出气，达到心理平衡。郑州一中学设宣泄室，校长漫画供老师捶打。三是娱乐式宣泄，外出旅游、参加舞会、看电影、打麻将、玩扑克、下棋等娱乐，使不良情绪得以转移。四是哭泣式宣泄，哭泣是宣泄不良情绪常见的方式，尤其是女性。大声哭泣，发泄愤怒和不快，使心理得到平衡。五是求医式宣泄，找心理咨询部门或心理医生求治。

这样才能经得住种种失意和挫折保持良好的精神状态。健康的体魄是当好秘书的生理基础条件。秘书工作是相当辛苦的，既累心又费力。因此，秘书人员要保持身体健康、精力旺盛、脑力充沛，就应当做到工作起来有张有弛掌握好工作、学习和生活的规律并使之协调。同时，应保持乐观开朗、心胸开阔，不要让工作中的不愉快长时间地影响自己的心情。

三、秘书的性别特征

在第一章中我们在讲秘书的职业特征的时候就分析了，不管是中国，还是全世界范围内，秘书都有着明显的女性化特征。女性从事秘书工作，有其自身的优势，我们之前就归纳了，比如语言优势、交际优势、动手能力强、有亲和力等。但与此同时，女性从事秘书工作，当然也有劣势。有份报道显示，最容易遭性骚扰的有10个职业，分别是导游、护士、保姆、秘书、空姐、演员、学生、教师、的姐、售楼小姐，其中女秘书排第4。因为女秘书的身份很特殊，长期工作在公司管理者和行政领导的身边，因此与领导单独相处的机会很多，同时其升迁、奖惩、聘辞直接受到领导的左右。如今，在人们的心目中“女秘书”似乎与了情人的代名词。在这样的社会大环境中，她们可能面对很多的性骚扰。有些领导赤裸裸地在工作时间用语言、身体挑逗她们；以获得或者保持某种工作中的好处为条件，向她们提出性的要求；如果她们不服从其性要求，便以压制、打击相威胁。在这样的情况下，也许她们中的大多选择了默许。从而也将这样的这样的性骚扰演变成为一种“交易”，成为日后升迁一个重法码。因而，就这个问题，书上专门提到了女性秘书自我保护的意识和方法，特别是82页列举了15条具体的方法，大家好好看一下，总而言之，一方面要加强自身修养，自尊、自爱、自强、自立，能抵挡住外界的诱惑；另一方面，要有法律意识和自我保护意识，要确保自己的感情和身体都不受到伤害。最易遭性骚扰的10个职业：

1、导游。随着人们生活水平的提高，旅游成了人们生活的一种时尚。导游本身就是一个容易遭遇性骚扰的职业，更何况那些漂亮的女导游。当然大多是一些言语上的性骚扰，一些男游客经常用一些“荤段子”来骚扰女导游经常出现。也不怪有些导游在文章中写道：“难道遭遇性骚扰就是导游工作的一部分？难道我们导游员就不能用法律武器保护自己的权益？遇到性骚扰只能哑忍？！拒绝性骚扰就会被客人投诉？！”。

2、护士。护士被尊称为“白衣天使”，他们给人的印象永远都是那么体贴、温柔、细心。美丽的女护士在医院大受男病人的欢迎，浪漫、多金的追求者众多，当然，也自然少不了遇到很多的性骚扰。在医院，护士遭遇医生性骚扰的不在少数，当然都在各种掩护之下进行，如果护士不从，很容易被扣上“缺乏职业道德”的大帽子。

3、保姆。保姆属于家政服务业。随着生活水平的提高，人们对家政服务的需求也越来越多。现在的家政服务业虽然逐渐职业化，但从业者大多文化层次低、自我保护能力弱，很担心因让雇主不高兴而丢掉了工作，面对性骚扰往往不知所措。男性雇主也正是抓住了她们的这些弱点，从态度暧昧发展成性骚扰。这样报道也是屡见不鲜，其表现形式大致有：男雇主若无其事地向她们暴露身体、要求她们触摸身体、裸体或者穿内衣随意走动、找各种机会不怀好意地看她们甚至偷窥。

4、秘书。女秘书的身份很特殊，长期工作在公司管理者和行政领导的身边，因此与领导单独相处的机会很多。同时其升迁、聘辞直接受到领导的左右。如今，在人们的心目中“女秘书”似乎与了情人的代名词。在这样的社会大环境中，她们可能面对很多的性骚扰。有些领导赤裸裸地在工作时间用语言、身体挑逗她们；以获得或者保持某种工作中的好处为条件，向她们提出性的要求；如果她们不服从其性要求，便以压制、打击相威胁。在这样的情况下，也许她们中的大多选择了默许。从而也将这样的这样的性骚扰演变成为一种“交易”，成为日后升迁一个重法码。

5、空姐。空姐作为一种服务行业，以姣好的容貌体态为很多人注目，同时也会遭遇很多的性骚扰。这种性骚扰不仅仅来自飞机上不怀好意的乘客，甚至于空姐们上班途中都有可能。

6、演员。中国演艺圈的2006年，可谓是一个“潜规则年”。一起又一起的“潜规则”事件，其核心无疑是那些漂亮的女演员遭遇性骚扰的例证。N多的艺人在博客上张贴文章，大爆艺人饱受导演、主管、广告商性等等骚扰过程。当然，这些人中有演员，也有模特，还有N多的选秀选手。也不怪有人说：演员遭遇性骚扰是一个永恒但很难说清楚的一个话题。

7、学生。在女性遭遇性骚扰如此普遍的现实面前，青春亮丽的女大学生自然无法幸免。女大学生经常在家教时、在求职应聘时、在影楼拍照时、医院看病时、在公共汽车上、在泳池里都会遭遇不同程度的性骚扰。当然，还有一些来自于自己的老师或者是同学。

8、教师。在2003年，武汉女教师何某状告上司盛某性骚扰最终胜诉。据悉，这是全国首例“性骚扰”胜诉案。同样的报道也是比比皆是，如海口一女教师校内遭遇性骚扰愤而辞职等事件也频频发生。女教师所遭遇的性骚扰大多来源于那些身边的同事，当然还有一些也来源于部分品行极差的学生。

9、的姐。随着社会的进步，男女平等的思想体现得越来越充分。女性司机现在越来越多，“的姐”也成了一个新名词。的姐经常遭遇一些男性乘客的言语骚扰，甚至于性的侵犯。经常有报道称：的姐被强暴、抢劫等，甚至于遭到杀害。

10、售楼小姐。作为楼盘与客户的直接对接人，地产商对售楼小姐的形象、气质有较高要求，而这些美丽、干练的姑娘往往被心怀不轨的大款盯上，不幸的例子很多很多。

（廉洁奉公：近些年揭发出的许多官员腐败案件，往往是“拔出罗卜带出泥”，内中都少不了秘书的肮脏活动，引发了对“秘书腐败”这一问题的关注。影响较大的，有陈希同的秘书陈健受贿40.9万元，判刑15年；王宝森的秘书闫振利贪污1万元，判刑7年；铁英秘书段爱华受贿5.6万元，判刑5年；黄超秘书何世平受贿24.3万元，判刑16年。还有慕绥远的秘书，涉及远华案的一个省领导秘书等。原河北省省委书记程维高的秘书李真因受贿、贪污罪于2003年11月13日被执行死刑，其受贿财物折合人民币1051、09万元，另有巨额贪污，其贪婪远远超过他的前辈。这个“河北第一秘”，确创造了当今的“秘书腐败”之最。李真说秘书的权力来自三方面：一是领导默许，二是制度赋予，三是自己开辟。）

第四篇：秘书的基本素养

第二讲：秘书的基本素养与特征

秘书的基本能力表达能力2 办事能力3 管理能力4 应变能力5 社交能力6 操作能力

秘书的工作心态

（一）秘书要有干事业的心态

1.秘书的发展空间可大可小

2.秘书面临的是挑战，更是机遇

3.秘书要有一颗事业心

（二）秘书要细心和有悟性

1.细心决定秘书的工作业绩

细心地观察领导的日常工作

细心才能掌握领导的“禁区”

2.悟性让秘书工作富有灵气

悟性让秘书变被动为主动

悟性让秘书了解领导的真实想法

（三）秘书要树立锻炼自己的心态

1.多见世面，主动学习

2.增强素养，提高水平

3.积累才干，走向领导

（四）秘书要先称职再升职

1.把忠心献给组织

2.把放心献给领导

3.把热心献给同事

4.把真心献给客户

5.把恒心献给事业

6.把平常心留给自己

秘书的职业素养

（一）秘书应具备的个人素质

1.严明的纪律；

2.一丝不苟、尽善尽美的办事态度；

3.思想活跃，跟上时代变化。

（二）秘书应具备的职业道德

1、热爱工作甘于平凡

2、自尊自重，克己奉公

3、谦虚谨慎，平等待人

4、严密机密，提高警惕

（三）秘书应树立的职业观念

1.服从观念2.参谋观念3.全局观念4.信息观念5.创新观念6.效率观念

研究个性心理对秘书工作的意义

1.有助于搞好人际关系

2.有助于提高自己的职业素养

3.帮助减轻受挫折的压力

4.有助于保持身心健康

气质理论概述

（一）气质概念内涵

指一个人心理活动的稳定的典型的动力特征。具体表现为人的活动的速度、强度、持久性、灵活性、指向性。

（二）气质的特点

遗传性、稳定性、可变性、外显性、差异性。

正确地认识气质，坚持气质问题上的辩证法

（一）气质无好坏之分，名人的气质有其所长，也有其所短。

（二）气质不能决定人的品德、智力和成就。

（三）气质具有相对稳定性，又具有可塑性。

（四）我们提倡对气质要顺其自然，安之若素，扬长避短，促优弃劣，容人所短，克己所短，掘人所长，学人所长。

在生活中如何培养气质

1：沉稳

（1）不要随便显露你的情绪。

（2）不要逢人就诉说你的困难和遭遇。

（3）在征询别人的意见之前，自己先思考，但不要先讲。

（4）不要一有机会就唠叨你的不满。

（5）重要的决定尽量有别人商量，最好隔一天再发布。

（6）讲话不要有任何的慌张，走路也是。

2：细心

（1）对身边发生的事情，常思考它们的因果关系。

（2）对做不到位的执行问题，要发掘它们的根本症结。

（3）对习以为常的做事方法，要有改进或优化的建议。

（4）做什么事情都要养成有条不紊和井然有序的习惯。

（5）经常去找几个别人看不出来的毛病或弊端。

（6）自己要随时随地对有所不足的地方补位。

3：胆识

（1）不要常用缺乏自信的词句

（2）不要常常反悔，轻易推翻已经决定的事。

（3）在众人争执不休时，不要没有主见。

（4）整体氛围低落时，你要乐观、阳光。

（5）做任何事情都要用心，因为有人在看着你。

（6）事情不顺的时候，歇口气，重新寻找突破口，就结束也要干净利落。4：大度

（1）不要刻意把有可能是伙伴的人变成对手。

（2）对别人的小过失、小错误不要斤斤计较。

（3）在金钱上要大方，学习三施（财施、法施、无畏施）

（4）不要有权力的傲慢和知识的偏见。

（5）任何成果和成就都应和别人分享。

（6）必须有人牺牲或奉献的时候，自己走在前面。

性格形成的影响因素

1.生理因素的影响

2.家庭环境的影响

3.学校教育环境的影响

4.社会因素的影响

气质和性格

（一）相互区别

气质

1.无好坏之分，无优劣之分

2.行为速度、强度、持久性等

3.变化缓慢，可塑性小

4.无社会道德评价意义

5.先天因素起较大的作用

性格

1.有好坏之分，有优劣之别

2.惯常的态度和行为方式

3.变化较快，可塑性大

4.有社会道德评价意义

5.后天因素起较大的作用

（二）性格与气质的相互联系

1、两者同属个性心理特征，是个性心理的构成要素

2、气质使性格带上独特的色彩

3、气质对性格有不可或缺的影响作用

4、性格对人的气质具有改造作用

秘书的女性特征

1.秘书职业特点

综合性、服务性、程序性、保密性、体力要求低、技术要求不高、工作稳定待遇不低等

2.女性的特质

富于同情心、善于关心体贴人、容易给人温暖感和信任感、笑容多、文明礼貌、温柔、细心耐心等

秘书十忌

一忌说话简单粗暴

二忌讲假话、大话、空话

三忌架空领导办事

四忌作风飘浮

五忌泄露机密

六忌误传信息

七忌打断他人讲话

八忌报喜不报忧

九忌无原则的承诺

十忌办事虎头蛇尾

秘书的职业特征

1.服务性

2.知识化

3.年轻化.初级中级秘书女性化

5.高级秘书男性化

秘书工作的涵义：广义和狭义

即一般意义上的秘书工作与严格意义上的秘书工作。

一般意义上的秘书工作,既服务于领导工作，又服务于机关工作，服务的对象与范围较为广泛；

严格意义上的秘书工作，主要服务于领导工作，侧重于为领导者的决策与管理服务。

秘书工作的内容（任务）

（1）文书撰写（2）文书制作（3）文书处理

（4）档案管理（5）会议组织、会展工作

（6）调查研究（7）信息资料工作（8）信访工作

（9）接待工作（10）协调工作（11）督查工作

（12）日程安排（13）日常事务（14）办公室管理

（15）其他临时交办事项

简单地说：参与政务、管理事务、搞好服务。

秘书工作的性质

（1）辅助性：相对于主导，助手和配角，从属与被动

（2）服务性：属于第三产业，服务的直接性、稳定性和广泛性

（3）机密性：保守秘密和看管文书

（4）综合性：政务和事务；例行和突发

秘书工作的特点

综合性与专业性

事务性与政务性

文牍性与管理性

常规性与突击性

机要性与群众性

被动性与主动性

补偿性与潜隐性

做好秘书工作的要求（指导方针原则内容手段）

三服务方针：为上级、同级服务、为人民群众服务、为社会服务。三原则：准确、迅速、保密

三适度：时间适时、手段适当、规格适度

四转变

由单纯办文办事——既办文办事，又出谋划策；

由单纯传递信息——综合处理信息；

由被动服务——主动服务；

由凭老经验办事——科学化管理；

五依靠：机构建制、法规制度、办公设备、文书信息、领导授意

六强调：调研、信息、信访、协调、督察、政务

七趋势：职业社会化、任职资格化、职能脑力化、办公现代化、年轻化、初级秘书女性化、高级秘书男性化

秘书长、办公厅（室）主任的任务

有明确规定。1951年颁布的《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决议》规定了7项任务： 协助首长综合情况，研究政策，推行工作；

协助首长密切各方面的工作联系；

协助首长掌管机关内部统一战线工作；

协助首长掌管保密工作；

掌管机要工作；

支持日常行政事务（公文处理、会议组织、检查督促政府决议的执行等； 掌管机关事务性工作（机关财务、生活管理、学习文娱活动等事项）。

第五篇：党政机关秘书的职业素养

党政机关秘书的职业素养

姓名： 班级： 学号：

[摘要]党政机关秘书人员是领导的参谋和助手，担负着联络上下、协调左右、参与政务、办理事务的重要角色。秘书人员的素质如何，直接影响部门和单位的形象，影响党和人民群众的联系。因而，深入研究秘书人员应具备的素质问题，对于加强秘书队伍建设，提高机关工作质量和工作效率，树立机关的良好形象，都具有十分重要的意义。本文试结合有关秘书工作理论的学习和实际工作中的体会，对秘书人员应具备的基本素质进行一些粗浅的探讨。

[关键词]党政机关；秘书；素养；建设

一、党政机关秘书职业素养的含义

（一）秘书和党政机关秘书

①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务

秘书岗位是与领导岗位相伴生的，有了领导才有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关全局工作的开展和秘书工作的成败。一般机关单位的秘书皆不是某个领导的专门秘书，是要为整个机关单位领导群体服务的，工作具有综合性的特点。党政机关秘书，顾名思义就是服务于党政机关的秘书。

（二）职业素养

很多企业界人士认为，职业素养至少包含两个重要因素：敬业精神及合作的态度。敬业精神就是在工作中要将自己作为公司的一部分，不管做什么工作一定要做到最好，发挥出实力，对于一些细小的错误一定要及时地更正，敬业不仅仅是吃苦耐劳，更重要的是“用心”去做好公司分配给的每一份工作。态度是职业素养的核心，好的态度比如负责的、积极的，自信的，建设性的，欣赏的，乐于助人等态度是决定成败的关键因素。职业素养是人类在社会活动中需要遵守的行为规范。个体行为的总合构成了自身的职业素养，职业素养是内涵，个体行为是外在表象。所以，职业素养是一个人职业生涯成败的关键因素。职业素养量化而成“职商。”英文career quotient 简称CQ。也可以说一生成败看职商。

二、我国党政机关秘书职业素养现状和问题

（一）职业道德

我国目前行政秘书的职业道德现状主流是积极的、进步的。但仍存在一些问题：

1.责任意识淡薄。由于行政秘书本身工作的特殊性，党政机关、企事业单位及高校的行政秘书不仅要处理办公室业务，还有会务安排、调查研究、协调、监督、信访等工作，这就要求行政秘书要具有较高的工作责任意识。但有些秘书对行政道德缺乏深刻认识，在行使各种责任时，掉以轻心，缺乏“以人为本”和为人民服务的思想，高高在上，傲视群众，“门难进、脸难看、事难办”，对工作不能全身心投入。

2.腐败现象滋生。在市场经济大潮中，贪污腐败现象也如影随形地在少数行政人员中出现。有的人禁不住金钱的诱惑，权欲、物欲恶性膨胀，走上了贪污腐败的不归路。如原河北省委书记程维高的秘书李真、原上海市委书记陈良宇的秘书秦裕、原安徽省池州市政府原副秘书长孙靖、原广西壮族自治区贵港市委秘书长高二刚等一些人，为了满足一己私欲、利用手中握有的权力收受巨额贿赂，最后身败名裂。

（二）业务素养

当前，大部分业务行政秘书都能较好的完成，但完成的同时也有了一些问题：

1、学习能力不足。秘书上岗以后，由于工作上琐事多而杂乱，大部分人员都停止了继续学习，或者说心有余而时不足，不能及时学习党和国家的最新政策、马列主义新理论以及计算机等知识，学习能力的不足严重影响了行政秘书的业务素养。

2、办事能力不足。秘书工作的一项重要职能是上情下达、下情上达、沟通协调，有些秘书不能较好的理解领导意思，从而对下层干部宣传错误；综合协调是秘书工作的重要职责，领导之间需要协调，上下之间需要协调，部门之间也需要协调，部分秘书不能较好的协调几部分之间的关系，造成单位沟通渠道不畅。

（三）心理素养 秘书人员不仅要站在领导的高度考虑问题，而且要时刻为群众着想；不仅要思考局部问题，而且要谋划全局；不仅要从自己的角度考虑问题，而且要从他人的角度换位思考。做到这一点，心理素养是很重要的。但当前仍存在一些行政秘书胸怀不够宽广坦荡，计较个人得失；创新意识不够强烈，工作思路、方法都陈旧落后；服务态度不够端正，“脸难看、话难听、事难办”；性格不够稳重大方，领导面前畏首畏尾，群众面前趾高气扬。

三、党政机关秘书职业素养的建设

（一）加强职业道德素养

秘书人员要搞好本职工作，一定有具有高尚的职业道德。所谓职业道德，就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。

1、要忠于职守顾全大局，坚持团结。秘书的高尚可贵之处，恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。决不在领导人之间说不利于团结的话，不在上下级之间办无原则的事，坚持正派公允，不感情用事，不拨弄是非。

2、讲求工作效率。对于党政机关领导来说，时间就是生命，应当把时间看得无比重要。对工作的处理上，能早一天，就要早一天，能早一分钟就要早一分钟。“雷厉风行”这个成语，就是指的我们党政机关秘书的工作原则和应有的作风。

3、要严守秘密。保守秘密关系到党和国家的根本利益，关系到国家的安全和社会主义现代化建设的顺利进行。保守秘密具有普遍性，而处于枢纽地位的秘书和秘书部门则显得尤其必要和重要。作为一名称职党政机关秘书，必须强化保密意识，明确新时期保密工作的方针和特点，遵守保密纪律，执行保密制度，切实作好保密工作。对于领导的私事、工资和待遇，秘书更加不能把它透露给别人。

4、要注意协调关系。我们生活的社会是一个充满矛盾的社会，有矛盾就需要协调。行政秘书作为领导的耳目、助手和参谋，协调关系是他的基本职责之一。秘书协调，在领导工作和机关工作中占有重要的地位，发挥着重要的作用。

5、要实事求是，恪尽职守。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个党政机关单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。如果秘书人员在工作中不负责任，办事拖拉，得过且过，势必会给工作带来损失，给单位带来影响，同时也是缺乏道德素养的具体体现。

6、创新意识，具有创新精神。党政机关办公室既是综合服务部门，同时也是承担具体工作的办公部门，工作量大，要求标准高，而且不能出现差错。行政秘书在处理具体工作上要求新、求实，在工作方式、方法、思维等各项工作上有所创新。在做任何事情时，都要有自己的态度和想法，不一定表达出来，但是要储备好。要有自己的主见，提炼形成自己的观点，谨防浑浑噩噩地“随大流”，人云亦云。

（二）加强业务素养

秘书人员的业务素养集中体现在工作能力和工作方法上，这是秘书业务素养的土壤和肥料，也是业务素养的构成部分。那么，秘书人员的业务素养在工作中是如何加强的呢？

1、终生学习。在学习内容上，侧重学政策、学理论、学经济、学写作、学计算机，拓宽知识面；同时，还要在实践中学习，边工作、边学习，使撰写的文稿充实生动；向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐；向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的行政秘书。

2、不断锻炼办事能力。能正确理解和领会领导的意图、指示，熟悉职权范围，知晓办事渠道，遵循办事程序，了解有关业务，掌握工作规律，区分轻重缓急，抓住工作要害，并具有较强的交际能力、应变能力，能审时度势，因势利导，驾驭局势，将繁杂的机关、单位的事物处理的井井有条。

3、加强规范遵纪守法。严格遵循政策法规和公文规范；以实事求是的精神，忠实地体现组织意志；准确把握客观规律、政策法规、组织意志和领导意图，是秘书撰拟公文最基本的要求，是公文有效发挥管理工具作用的基础。严格按党和国家的公文条例规范拟文，则是撰拟公文时必须遵循的准绳。

4、当好领导的“外脑”。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。尤其在党政机关，秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。注重进言技巧，根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见，“参”到点子上，“谋”到关键处，准确理解和把握领导意图。

（三）加强心理素养

心理素养是秘书人员基本素养的基础。而秘书的心理素养，是指秘书在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定的、经常性的、本质的心理特点的总和。一个秘书如果没有良好的心理素养，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的党政机关文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。

1、平衡心理控制情绪。冲动性、情景性、短暂性和不稳定性是情绪的突出特征。秘书的情绪，是秘书实践活动主观方面的前提条件，受到自然环境、自身健康状况和社会环境等因素的影响和制约。处在党政机关，要求秘书本身尽可能的冷静地对待社会环境、舆论评价等的影响，能驾驭和控制自己的情绪，经常保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观、烦躁的情绪。

2、坚韧的意志。秘书工作做的如何，效率是高是低，在很大程度上取决于秘书意志的强弱。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。对于一个既要参与政务，又要管理事务的党政机关秘书，如果不具有这种始终如一的信心和意志，他的工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以令人满意。有了这种贯穿始终的信心和意志，他就能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。

3、完善自身性格。党政机关秘书的工作性质，要求其具有外向型和内向型性格之长而弃其短，既要敏捷，又要沉着；既要活泼，又要严肃；既要善于交际，又要保守秘密。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是自信开朗、意志坚强、敏捷稳健、坚毅谦虚、幽默风趣和友爱合作。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书心理素养不能不增强，不能不控制。有良好的心理素养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书的心理素养。

四、总结

总而言之，党政机关文秘工作的任务重、要求高，这使得文秘工作者要在工作的同时不但需具备细致、严谨、知识广博的全面素养而且还要注意在工作中多听、多学，多向老同志虚心求教，这样才能做到工作中的驾轻就熟。而只有爱岗敬业，在工作岗位中不断精益求精，励志成才，才能养成良好的素养。也只有在职业素养三个方面相辅相成，才能在本职岗位上取得成绩。

参考文献：

1、侯典牧.秘书心理学[M].首都经济贸易大学出版社.2008.2、刘晓宇.浅谈行政秘书的职业道德[J].决策管理，2008（05）.3、杨继昭，李桂凤，等.行政管理基础[M].中国人民大学出版社.2005.4、廖金泽.行政秘书手册[M].海天出版社.2003.5、王迎新.政府秘书工作实务全书[M].当代中国音像出版社.2006.