兼职档案员培训教程(新)

第一篇：兼职档案员培训教程(新)

兼职档案员培训教程

一、有关概念

1、档案

《档案法》：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2、高等学校档案

《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）：是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

*文件与档案的关系——文件是国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。它不包括传播知识、信息的出版物，也不包括已被保存起来的历史记录，是与“图书”、“档案”并列的概念。档案和文件既有区别又有联系，档案是由文件转化而来的，文件是档案的基础，档案是文件的精华。

*文件转化为档案的条件（3个）——办理完毕的

有一定查考利用价值的 按一定程序集中保存的

3、档案工作

是人们围绕档案实体和信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。其具体内容包括很多方面，从工作程序的角度一般分

为收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用和编辑研究等8个环节。

*档案业务工作各环节之间的关系——各环节有自己不同的工作内容和任务，相互促进、相互制约，组成相对稳定的有机整体，其中利用是目的，其它7个环节是基础和前提。

*对于部门兼职档案员来说，主要是进行文件材料的收集、整理、归档工作，为学校档案工作奠定基础。

4、归档及归档制度

各部门将工作中形成并已处理完毕的文件材料整理立巻，定期移交给档案管理部门集中保存，称为“归档”。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，就是归档制度。归档制度的内容包括三个方面：归档范围、归档时间、归档要求。

归档范围——学校根据国家有关规定,制定了《金陵科技学院档案归档范围》,并根据工作内容的变化适时调整。

在我校，凡是反映学校工作活动，具有查考利用价值的文件材料（包括照片、录音带、录像带等特殊载体材料）均属归档范围。

今年根据国家新近修订的文件：①国家档案局2006年颁发的8号令《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》②教育部与国家档案局联合颁发的27号令《高等学校档案管理办法》修订了我校的《各部门归档范围》。

归档时间——根据学校工作的实际，分两段归档：教学类档案当年12月底之前完成归档；非教学类档案在第二年4月底前完成归档。

注意：这里归档时间是指各部门立卷、移交时间，最迟4月底前完成移交。而不是4月底才开始整理材料。

在这两个时间内，有许多事情要做：文件材料收集后要整理，对不合格材料要重新制作，对缺损材料要补;材料在正式立卷前要送档案馆审核，对提出的问题要及时解决;然后才正式立卷移交。所以要抓紧时间，不要等到４月底才开始工作。

归档要求——应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；文件材料应区别不同情况进行排列，使之系统有序；归档文件在技术加工上应符合有关要求；归档文件要按一定次序系统排列，编写顺序号，编制文件目录等。

二、各部门为什么要向档案管理部门归档？

1、从法制讲，《中华人民共和国档案法》第十条规定： 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

２、从档案的形成讲：文件产生在各职能管理（业务）部门，必须通过归档将文件转为档案，归入档案管理部门。

３、从档案的作用讲：

档案是教职工辛勤劳动的结果，是学校历史的真实记录。它反映了学校的办学轨迹，是我们了解学校历史的途径，是解决问题的依据，更是规划未来的依据。

档案维系着学校的昨天、今天和明天。为了学校的发展，各职能管理（业务）部门应向档案管理部门归档。

三、兼职档案人员岗位职责：

1、根据本院（部）、部门文件材料的形成规律，做好收集、积累、整理、保管工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。

2、按照校档案馆的要求，认真做好立卷归档工作，按时向档案馆移交。

3、对自存档案或暂不移交的档案材料，加强管理，积极提供利用。

4、积极参加档案业务培训，加强档案工作有关法律、法规和专业知识的学习，做好院（部）、部门档案工作。

四、兼职档案员如何开展工作

兼职档案员要认真学习档案工作有关文件，领会文件精神和工作要求，了解本部门档案归档范围，遇到问题一定要向部门档案工作分管领导汇报，争取领导的支持。第一步

准备工作

1、编制文件立卷类目

什么叫文件立卷类目——立卷类目是一个比较具体的立卷计划。它是在一年的实际文件材料还没有形成前，根据部门工作的规律和本年度的的工作计划，按照立卷的原则与方法，拟制出的本年度文件分类归卷条目。

兼职档案员在学年初或自然年度的年初，根据本部门年度工作计划、总结、年度工作目标和网页新闻所提供的部门工作情况，掌握本部门一年的工作内容，根据《各部门归档范围》的要求，预先拟写出文件立卷类目。

立卷类目拟好后，报部门领导审定。然后打印送本部门具体工作的承办人，要求他们按照立卷类目中的条款做好平时文件材料积累工作，以便于立卷归档。

*注意：a、编制立卷类目时，要考虑收集的文件材料必须对学校有保存利用价值，能够反映本部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

b、事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。

第二步

平时归卷

做好平时归卷工作，是加强对文件的日常管理，防止散失堆积，方便部门利用，并为年终案卷的整理归档打好基础。具体方法：

兼职档案员指导每一项工作的承办人按照立卷类目，为每一个条款准备一个卷盒或档案袋，并将条款号和条款名称抄写在卷脊或卷面上，卷盒或档案袋按条款号依次分类排放，以便随时归入和查找文件。承办人员将工作中办理完毕、属于归档范围的文件材料，及时归入卷盒（袋）；对于已经归卷的文件，应该定期进行检查，发现归卷不适当的要随时调整；

1、本部门形成的发文，可以在文件正本发出时，同时将定稿和印制的文件存本归入指定的卷盒或卷袋；

2、本部门收到的文件可以根据文件登记号，结合催办工作，在文件办完清退后按号入卷；

3、科研工作、基建工作给每一个课题、项目编一个号，有材料形成或收到有关材料时及时归入；

*注意：a、文件归卷之前，要注意检查文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明；页数、附件等是否齐全完整；承办中形成的电子文件是否归档。遇有不明之处应及时询问有关承办人，然后将文件按案卷类目对号入座，归入卷盒（袋）。借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。对于不须立卷归档的文件材料，可以另放。

b、收集文件时，要特别注意帐外文件的收集，力求将各种文件收集齐全，不要遗漏；

帐内文件：经过收发文簿登记的文件。

帐外文件：各种规章制度；会议记录（纪要）；会议文件；计划、总结；登记表；调查报告；合同；工作人员从外单位带回的会议材料；领导人讲话；照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等声像材料。

检查的重点：

•请示、报告有无落款单位、落款时间、公章。•协议、管理制度等有没有签字盖章。

•是否有请示、没有批复，或有批复、没有请示。•是否只有定稿没有原稿或只有原稿没有定稿。•是否缺少附件。

•发文稿纸上有没有领导签发、批示。•是否用已使用过的废纸反面打印归档文件。•是否将不属于归档范围的材料放入。

第三步

文件材料整理、立卷工作

1、年终调整定卷

在正式立卷之前，需对平时积累、归卷的文件材料进行一次全面的检查调整，然后确定组卷。检查的方法和注意的问题：

a、兼职档案员进行一次清理，检查立卷类目各条款是否完全涵盖了所有工作。特别注意突发性、临时性工作。

b、如果到归档时工作尚未完成，则应转入下一个年度立卷类目。c、检查同一条款中的文件，是否属于同一项工作，工作中产生的具有查考利用价值的文件是否全部留存了，是否合理地保持了文件之间的联系。

d、归入的文件是否齐全完整：相应产生的电子文件是否归入；多余的重份文件应剔除。检查归档的文件材料有无加盖公章，要签名的栏目有无漏签，附件是否齐全。

2、组卷

a、组卷整理的基本原则：

遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当考虑保存期限。

b、组卷的方法：

（1）分年度：将文件材料按其形成或针对的年度分开。

• 一般情况下文件材料归入其形成年度，不同年度的文件应分开；

• 统计报表归入文件内容针对的年度；

• 长远规划、计划、预算放在文件内容针对的第一年；

• 跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年；

• 跨年度的会议文件归入会议开幕的年度； • 法规性文件归入公布和批准年度； • 按学年处理的文件归入学年度；

• 科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度； • 重大活动的文件材料归入结束年度。

（2）分问题：将文件按其内容所反映的问题分开。

l管理和业务活动中形成的文件材料，按单一问题组合； l会议文件，按会议的届次组合，一会一卷或一会数卷； l非诉讼案件材料，按立案问题组合,一案一卷或一案数卷； l工作计划、总结等，按责任者或名称组合； l统计报表、名册等按名称组合； l简报按名称、期号组合；

l科研、基建、设备的项目档案，按项目组合，管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首，其余材料可按阶段、结构、部件等分别组卷；

l不同类别的文件材料，必须分别排列组合。

（3）分期限：将文件按不同的保管期限分开。

• 各部门在整理归档材料时，可参考《各部门归档范围》，先将文件材料按永久、长期、短期分开，再结合问题进行立卷。

• 如果归档材料较少，只能组一卷，则不再分卷，所组成的案卷保管期限从长。

• 只对本部门的工作有短期参考价值文件材料，留本部门保存，不向档案馆移交。

c、卷内文件排列：

经过年终调整定卷后，每个案卷里面的文件，需要进行系统化的排列，体现出一定的条理，以便于利用。排列的方法可以视每个案卷的具体情况而定，按文号顺序、重要程度或时间顺序排列。

排列方法：

l 同一件文件材料，按正件在前，附件在后； l 正本在前，定稿在后；

l 结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排列； l 批复在前，请示在后；

l 校内发文：正文——发文稿纸——原稿； l 其他文件材料按文号或时间顺序排列。

d、送档案馆审核、整改

在卷内文件排列好，编号之前，一定要送档案馆审核，对档案馆反馈的问题要及时整改，解决不了的问题要写出书面报告，分管领导要签字。

e、卷内文件的编号

卷内文件经过系统化排列后，要以编号来固定文件的排列顺序，便于对照卷内文件目录查阅文件，便于统计文件的张数或件数。编号位置在：正面为文件的右下角，反面为文件的左下角，凡有内容的文件每页编一个号。

f、填写卷内文件目录、备考表

l卷内文件目录——是放在卷首的详细目录，逐份登记卷内的文件，便于查阅，并有利于卷内文件的完整。

l顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号；

l收发文号：文件制发机关的发文字号，如：“国发[2004]8号”，其中[2004]不得简写成[04]；

l文件作者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者； 标题：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文l件内容的，可自拟标题，外加“（）号”，例：标题为“请示”的文件，应概括出主要内容写为“（关于设备专项经费使用的）请示”；

l文件日期：文件的形成时间，例： 1998.02.01；

所在张号：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填l起止页号；

l备注：要说明卷内文件特殊情况的文字。

备考表——卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后，用于注明卷内文件与立卷状况。

l本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。一般情况下不用填写。情况说明可以手工填写，也可用计算机打印。

l立卷人：由完成本卷立卷工作的兼职档案员签名。检查人：由部门档案工作负责人签名。立卷时间：由兼职档案员填写立卷的时间。ll*注意：签字部分必须用钢笔或签字笔填写。第四步

移交

办理交接手续，将立好的案卷移交档案馆。

第五步

部门自存档案的管理

部门对于自存档案资料也应组卷，要有装具和固定的存放地点，有详细的目录，要落实人员的管理责任，以便于管理和利用。

各机关职能部门在做好归档工作以后，对于工作中常用的档案材料要留存副本或复印件；另外要做好二级存档文件材料的立卷、保管工作。

各院、部要做好二级存档文件材料的立卷、保管工作。因为大量的教学过程材料产生在院、部，根据归档范围这些材料是不进校档案馆的。

结束语

立卷归档既是文书处理及业务管理工作的终结，又是档案管理工作的开端，是保障学校档案齐全、完整和有效利用的重要环节。我们将继续推进部门立卷制度，希望各位同志继续努力，与档案馆加强联系和沟通,为学校的发展,按时保质保量地完成今年的立卷归档工作。使我校档案归档工作步入规范化、标准化的轨道。

文件材料的整理方法：老方法称作三孔一线装订法；新方法可以理解为以件为单位的三角袋套装法，这也就是全国现在较为通行的方法，我们采用的就是这后一种方法。按照这种方法进行归档文件整理，就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。以件为单位，就是要求以每份文件为一件：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件（请示与批复为一件）。

第二篇：兼职档案员职责

兼职档案员职责

1、学习、宣传《档案法》和《保密法》，提高干部、职工的档案工作意识、保密观念和利用档案服务于机关工作的自觉性。

2、负责本园各部门档案资料的收集、整理工作，按规定时间和程序向档案室移交符合质量要求的档案。

3、协助档案室做好档案资料的分类、立卷工作。

第三篇：兼职档案员岗位职责

一、热爱本职工作，认真学习档案业务知识，熟悉部门专业工作，不断提高管理水平。

二、努力按照档案工作的规定，做好各类文件材料的形成，积累、立卷、保管工作，保证案卷质量，维护文件材料的完整、准确、系统。

三、按照档案管理规定，提出保管期限，划出密级，当年的文件材料，在次年的上半年内及时向综合档案室移交。

四、认真做好各部门各类文件的利用与保密工作。

五、积极参加档案工作会议及学习、交流等活动。

六、声像档案在各项活动结束后，负责及时收集、整理、附上文字说明；向综合档案室移交。

七、档案工作列入兼职档案员年终考核内容，并作为晋升和评先进的依据之一。

第四篇：文书档案管理(兼职档案员)

文书档案管理

一、档案的基本概述

1、档案的定义：

档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。它包括收发文件、电报、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音、录像带等。

文书档案是指本企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。

2、档案历史时期的划分。

（1）、旧政权档案：指中华人民共和国成立前的历代封建王朝、中华民国时期的档案。

（2）、革命历史档案：包括1919年“五四”运动至1949年中华人民共和国成立的整个新民主革命时期形成的档案。

（3）、建国后档案：中华人民共和国成立以后形成的档案。

3、档案全宗。

全宗指一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的全部档案的有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。集团公司本级有2个全宗号，2002年以前形成的档案全宗号是3〃40，2002年及以后形成的档案全宗号是2〃7。

4、立档单位的概念。

立档单位也叫全宗构成者，也就是形成全宗的单位或个人。

5、档案工作的业务环节。

档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八项业务环节。

6、档案工作的基本原则。

档案法第五条明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。

7、档案工作人员的基本要求。

一是要求每个档案工作者必须具备必要的科学文化知识。必须加强档案学专业知识的学习，具备档案管理的理论和技能，这是档案人员必不可少的业务基本功；二是要求档案工作人员必须树立全心全意为机关工作、为基层工作、为施工生产服务的思想，积极、热情、主动、细致地搞好档案利用工作，积极为各项工作创造条件；三是要求档案工作者加强党性观念，坚持历史唯物主义，坚持实事求是，保护档案的真实面貌，切实做好档案的保密、保管工作。

二、名词解释（文件材料著录时需用）

1、全宗代号：同一全宗代号的流水号，例2002年的全宗代号1，2003年的全宗代号为2，以此类推。

2、全宗单位名称：中铁十七局集团有限公司

3、责任者：集团公司机关责任者分五类，中铁十七局集团有限公司党委、中铁十七局集团有限公司、中铁十七局集团有限公司纪委、中铁十七局集团有限公司工会、中铁十七局集团有限公司团委，工程项目等临时机构责任者就是工程项目规范化简称。

4、保管期限代号：代号1代表永久，代号2代表30年（长期），代号3代表10年（短期）

5、目录号：集团公司机关各职能部门的目录号是部门代号++保管期限代号，例集团公司企管部，其部门代号为5，2009年形成的保管期限为30年的案卷，其目录号为5—2009—2。工程项目部等临时机构的目录号是机构简称+保管期限代号。例：郑西指挥部保管期限为30年的案卷，其目录号为郑西指—2；保管期限为10年的案卷其目录号为郑西指—3，保管期限为永久的案卷其目录号为郑西指—1。

6、档案号：目录号+案卷流水号

7、张数：每一件归档文件的总张数。文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前的张数计算。

8、：归档文件的所属，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

9、立卷部门：指文件的组卷部门。

10、承办部门：指文件的主要办理部门。

三、文书处理与平时立卷。

1、文书处理与档案工作的关系

文书处理与档案工作既有区别，又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作是文书处理的必然归宿；文书处理是现行文件的处理，档案工作是指归档文件和管理。

2、文书处理及归档程序

（1）收文办理过程：收文、登记分发、承办、催办、清退、立卷、移交归档。（2）发文办理过程：拟稿、核稿、签发、打印、用印、分发、立卷、移交归档。

（3）文件转化为档案：收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研。

3、文书处理工作的基本要求是：及时、准确、安全（保密），并且要把好文书处理工作的“四关”：一是把好发文关；二是把好收文关；三是把好文件收集关；四是把好平时立卷关。

4、平时立卷。

（1）从文件材料处理程序来说，文件材料的平时立卷属于它的终端环节，而从档案工作来说，文件材料的平时立卷又是积累档案的开端。（2）对归档的文件要做到“四个清楚”、“十个完整”、“二个检查”。“四个清楚”指发文清楚、收文清楚、领导手中文件清楚、业务部门的文件清楚；“十个完整”指正件与附件完整、正稿与定稿完整、请示件与批复件完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整；“二个检查”是一要检查收回的文件是否缺损和不符合归档要求，二是检查立卷归档的文件是否完整齐全。

四、文件材料的归档范围及归档时间。

1、文件材料的归档范围（详见附表）。也可参照公司办[2009]147号文件。

2、文件材料的归档时间。

（1）附表中有特殊要求的按注明的时间归档。

（2）所有电子文件材料可在文件材料办理完毕后随时归档。

（3）纸质文件材料。集团公司机关形成的纸质文件材料在第二年的4月份前归档，工程项目部形成的纸质文件材料在移交竣工资料时一并交回。

五、文件材料归档要求。

1、所有归档文件材料由兼职档案员负责收集、整理、归档。

2、归档文件材料应齐全完整、模糊不清或破损的应予修复。

3、归档文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，归档后不得更改。

4、归档的本级文件（红头文件、函件）必须是盖有公章的正本。其定稿发文稿纸（首页）必须有单位领导的签字，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批，计算机生成部分使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿，末页落款处加盖公章。正本的发文时间必须与定稿首页单位领导的签发时间一致，若不一致要在备注项说明。

5、归档文件材料使用纸张大小符合公文格式要求和档案保管要求。一般是A4或A3纸。

6、归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。

7、各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档。

8、文件材料一般归档一份。重要的，利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。红头文件因编研需要归档二份。

9、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

10、上级或外单位的文件，呈（传）阅单作为文件的一部分附在文件的末页一并归档。

11、文件材料统一使用不锈钢钉书针装订，不再用缝纫机进行装订。

六、文件材料的移交。

1、集团公司机关的本级行文（红头文件）由文书科兼职档案员移交，函件、上级来文或外来文及其他文件材料由各职能部门的兼职档案员移交。

2、各工程项目部所有归档文件材料由办公室兼职档案员负责收集、整理、移交。

3、兼职档案员在移交纸质的归档文件材料时，按永久、30年、10年分别装盒按盒移交。同时要编制“移交清册”一式两份，并对归档文件材料中的特殊情况编写移交说明。交接双方认真核对后签名盖章，各存一份备查。移交清册及归档文件目录样式详见《中铁十七局档案管理办法》附件18、19、22。在软件里进行过录入的，移交清册可自动生成，不必重新编制。

七、归档文件材料保管期限（详见公司办[2009]147号文）。

归档文件材料保管期限分为永久、30年、10年。为了准确鉴定保管期限，请各职能部门兼职档案员在归档之前，首先根据本部门工作需要划分保管期限，移交史志档案馆以后再由档案管理人员根据公司办[2009]147号文按“就长不就短”的原则重新鉴定保管期限。

八、文书档案的借阅。

1、借阅本部门形成的档案无须批准。

2、借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准。

3、外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批。

4、党委会及企业领导层的会议记录只限形成部门借阅。

5、无特殊需要不借出原件。

第五篇：兼职档案员基本职责

兼职档案员基本职责

一、认真学习、贯彻《档案法》，严格执行学校档案工作的规章 度，了解档案工作方针，掌握档案管理工作的基本技能。

二、负责本部门各种资料的收集、整理、立卷、归档、统计工作，保证归档的文件材料系统完整、准确。

三、接受综合档案室对本部门立卷工作的督促、检查和业务指导，保质按时完成归档任务，做到标题明确，材料系统完整，字迹工整。

四、参加涉及本部门的，已超期档案的鉴定、销毁工作。

五、积极支持和配合综合档案室档案人员业务工作，积极参加档案业务培训，努力提高业务能力。

兼职档案员工作职责

一、结合本部门的工作实际，积极向有关人员宣传档案工作的意义和作用，并认真贯彻执行学院的档案工作规章制度。

二、加强档案业务知识的学习，主动接受综合档案室的业务指导，及时反映有关人员对学院档案工作的建议和要求。

三、负责上级及本部门的文件材料的收集、保管、整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

四、坚持平时预立卷制度，即根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定案卷类目。平时应注意合理分类存放，便于利用及按时立卷移交综合档案室。

五、归档案卷应做到组卷合理，编写页号准确，卷内目录填写清楚，案卷标题简明扼要。

六、立卷时应注意去掉文件中的金属物，用蜡线装订，装订好的档案材料要求整整洁。

七、如调动工作时，应办理文件材料的交接手续。

岗位职责范本-档案管理员

岗位名称：档案管理员

直接上级：文秘科科长

工作目标：负责公司的档案的管理工作

权力和责任：

1．负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、当档保存；

2．做好公司立卷档案的鉴定和保存期限；

3．负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形

式，进行登记和统计；

4．负责保管档案系统完整和安全；

5．负责编辑档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等； 6．负责建立档案借阅管理制度；

7．遵守国家和公司的保密规定及有关规程； 8．做好公司领导临时交办的事项； 9．熟悉计算机的使用；

岗位要求：

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有档案管理基础知识和工作经验； 3．工作心细，品行端正，原则性强；

参加会议：

1．参加每周一次的工作会议； 2．参加每月一次的管理工作评比会； 3．参加公司召开的职工大会。