实验室资料归档及档案管理

第一篇：实验室资料归档及档案管理

实验室资料归档及档案管理

实验室工作档案是实验技术人员、管理人员从事科学研究和实验管理所留下来的历史记录和经验总结，是进行实验室科学管理、决策的重要依据；是科研质量评估的重要依据。为加强我院实验室建设、完善实验室的规范化管理、加强实验室工作档案的管理、提高档案管理水平，提高科研水平，特制定本制度。

一、实验室工作档案管理的对象

实验室档案是指在我院实验室工作中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种形式的材料。包括有关法规文件、管理制度、重要技术资料(含实验室发展情况与大型精密贵重设备资料)等均需分类建立实验室工作档案。

二、实验室工作立卷归档的内容

1、实验室及设备管理工作法规、制度文件卷(1)国家及国家部委有关实验室工作的法规文件。(2)学院有关实验室发展建设与改革等文件。

(3)实验室建制审批(含实验室建立、合并、调整、撤消等)文件。(4)实验室管理(包括本实验室制定)的各项规章制度。(5)实验室建设发展规划。

(6)实验室年度工作总结及实验室内工作人员考核表等。

2、以我院名义向上级部门定期或不定期报出的实验室工作的各种报告、报表或数据卷。(1)实验室基本情况类

①实验室基本情况(各实验分室名称、地点、面积)。②实验室任务及人员情况年度传送数据与报表。③实验项目年度传送数据与报表。

④专职实验室工作人员年度传送数据与报表。(2)设备管理类

①我院各实验室科研仪器设备年度传送数据与报表(单价800元以上设备)。②我院各实验室科研仪器设备增减情况传送数据与报表。③低值耐用品、低值易耗品的资料。

④仪器设备固定资产卡片；仪器设备及低值耐庸品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册；仪器设备的运行、维护保养、维修、报废等原始记录。⑤大型精密贵重仪器设备技术档案。

单价5万元以上大型精密仪器设备的档案管理，应包括每台仪器设备申购时的可行性论证报告、申购报告、领导批复；订货合同、开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及其履历本、设备说明书、技术资料及全套随机文件；使用、维修、故障、事故记录和仪器设备的报损报废等资料(其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验室借用保管)。大型设备管理人员名单、技术档案和开机使用记录。大型精密仪器设备在有效期时，完成课题数，取得的成果、功能的开发等。

⑥我院各实验室科研精密贵重仪器设备年度使用情况数据传送数据与报表(单台／套价为20万元及其以上之设备)。(3)实验室任务类

①实验室任务指标及完成情况统计资料。

②本实验室承担的实验课程名称、科研计划、实验报告。

③科研任务形成的文件材料(项目数、类别、经费、实验技术开发项目、成果资料)。④在社会服务中形成的文件材料。

⑤承担各种培训班、短训班的实验教学任务或测试、加工工作的内容、培训对象等材料。(4)实验室管理类

①实验室建设类：经我院批准的本实验室建设规划；本实验室年度工作计划、总结；反映本实验室历史沿革、现实规模、用房面积、环境条件等有关管理性文件；实验室用房及环境条件的各种技术资料。

②实验室环境条件的增扩与实验室改革方案文件；实验室工作的评估；实验室管理方面的重要实施细则；实验室主任工作守则与工作人员岗位责任制等。③实验室经费及使用情况。(5)实验室队伍建设类

①实验室各类工作人员情况表(姓名、性别、年龄、职称、专业分工、奖惩、培训等基本情况及其变更情况)。②实验技术人员考核情况。

③本实验室技术人员岗位职责及分工细则。④实验技术人员工作日志、记录材料。

⑤实验室人员在科学研究、技术开发等方面的全部技术文件资料(包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况)、项目数及其工作量。

三、实验室工作档案的收集

1、实验室工作人员每天应记录实验室的仪器设备运行情况，年底将记录归档备查。

2、每个实验室应有设备仪器维修记录，实验室应有水电及动力维修记录，年底将各种维修记录存档。

3、实验室工作人员应做工作日志，年底将工作日志归档。

4、实验室安全员每月应进行一次安全检查记录存档。

5、年末应对实验人数，实验项目和设备使用率做统计，将统计结果存档。

6、实验室每年应对每位工作人员进行年度考核，工作人员考核表应归档备查。

四、实验室工作档案的管理

1、实验室指定专人负责实验室工作档案材料的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。同时接受我院档案部门和实验室主管部门的领导、监督与检查。

2、每位实验室工作人员都有责任认真主动作好材料的收集和整理工作，并及时提供给实验室档案管理人。实验室工作人员及时将自己工作中形成的原件材料交给实验室档案管理人，实验室留复印件归档。

3、实验室工作档案的保管期限分长期、短期、与设备共存三种。

4、仪器设备的有关资料应与设备共存，即保存至设备报废之日为止。

5、除上条资料外，其它资料均应长期保存。

6、严格档案的查阅与管理

(1)实验室办公室负责职能范围内有关实验室工作档案管理。

(2)各实验室每年度应按要求按时上报有关归档资料，个人不得长期保存作为私有；(3)单位或个人因工作需要查阅或借用有关档案资料者，均按研究院档案管理的有关规定办理查阅或借用手续并按时归还。

(4)档案资料原则上应保留原件，特殊情况经主管领导批准后可使用复印件。

7、档案管理员的工作要相对稳定，如工作变动应做好交接工作。如实验室撤消或合并，应及时作好工作档案的移交工作，以保持档案的完整和连续性。

第二篇：实验室资料归档及档案管理

实验室资料归档及档案管理

实验室工作档案是实验技术人员、管理人员从事科学研究和实验管理所留下来的历史记录和经验总结，是进行实验室科学管理、决策的重要依据；是科研质量评估的重要依据。为加强我院实验室建设、完善实验室的规范化管理、加强实验室工作档案的管理、提高档案管理水平，提高科研水平，特制定本制度。

一、实验室工作档案管理的对象

实验室档案是指在我院实验室工作中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种形式的材料。包括有关法规文件、管理制度、重要技术资料(含实验室发展情况与大型精密贵重设备资料)等均需分类建立实验室工作档案。

二、实验室工作立卷归档的内容

1、实验室及设备管理工作法规、制度文件卷

(1)国家及国家部委有关实验室工作的法规文件。

(2)学院有关实验室发展建设与改革等文件。

(3)实验室建制审批(含实验室建立、合并、调整、撤消等)文件。

(4)实验室管理(包括本实验室制定)的各项规章制度。

(5)实验室建设发展规划。

(6)实验室工作总结及实验室内工作人员考核表等。

2、以我院名义向上级部门定期或不定期报出的实验室工作的各种报告、报表或数据卷。

(1)实验室基本情况类

①实验室基本情况(各实验分室名称、地点、面积)。

②实验室任务及人员情况传送数据与报表。

③实验项目传送数据与报表。

④专职实验室工作人员传送数据与报表。

(2)设备管理类

①我院各实验室科研仪器设备传送数据与报表(单价800元以上设备)。

②我院各实验室科研仪器设备增减情况传送数据与报表。

③低值耐用品、低值易耗品的资料。

④仪器设备固定资产卡片；仪器设备及低值耐庸品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册；仪器设备的运行、维护保养、维修、报废等原始记录。

⑤大型精密贵重仪器设备技术档案。

单价5万元以上大型精密仪器设备的档案管理，应包括每台仪器设备申购时的可行性论证报告、申购报告、领导批复；订货合同、开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及其履历本、设备说明书、技术资料及全套随机文件；使用、维修、故障、事故记录和仪器设备的报损报废等资料(其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验室借用保管)。大型设备管理人员名单、技术档案和开机使用记录。大型精密仪

器设备在有效期时，完成课题数，取得的成果、功能的开发等。

⑥我院各实验室科研精密贵重仪器设备使用情况数据传送数据与报表(单台／套价为20万元及其以上之设备)。

(3)实验室任务类

①实验室任务指标及完成情况统计资料。

②本实验室承担的实验课程名称、科研计划、实验报告。

③科研任务形成的文件材料(项目数、类别、经费、实验技术开发项目、成果资料)。④在社会服务中形成的文件材料。

⑤承担各种培训班、短训班的实验教学任务或测试、加工工作的内容、培训对象等材料。

(4)实验室管理类

①实验室建设类：经我院批准的本实验室建设规划；本实验室工作计划、总结；反映本实验室历史沿革、现实规模、用房面积、环境条件等有关管理性文件；实验室用房及环境条件的各种技术资料。

②实验室环境条件的增扩与实验室改革方案文件；实验室工作的评估；实验室管理方面的重要实施细则；实验室主任工作守则与工作人员岗位责任制等。

③实验室经费及使用情况。

(5)实验室队伍建设类

①实验室各类工作人员情况表(姓名、性别、年龄、职称、专业分工、奖惩、培训等基本情况及其变更情况)。

②实验技术人员考核情况。

③本实验室技术人员岗位职责及分工细则。

④实验技术人员工作日志、记录材料。

⑤实验室人员在科学研究、技术开发等方面的全部技术文件资料(包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况)、项目数及其工作量。

三、实验室工作档案的收集

1、实验室工作人员每天应记录实验室的仪器设备运行情况，年底将记录归档备查。

2、每个实验室应有设备仪器维修记录，实验室应有水电及动力维修记录，年底将各种维修记录存档。

3、实验室工作人员应做工作日志，年底将工作日志归档。

4、实验室安全员每月应进行一次安全检查记录存档。

5、年末应对实验人数，实验项目和设备使用率做统计，将统计结果存档。

6、实验室每年应对每位工作人员进行考核，工作人员考核表应归档备查。

四、实验室工作档案的管理

1、实验室指定专人负责实验室工作档案材料的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。同时接受我院档案部门和实验室主管部门的领导、监督与检查。

2、每位实验室工作人员都有责任认真主动作好材料的收集和整理工作，并及时提供给实验室档案管理人。实验室工作人员及时将自己工作中形成的原件材料交给实验室档案管理人，实验室留复印件归档。

3、实验室工作档案的保管期限分长期、短期、与设备共存三种。

4、仪器设备的有关资料应与设备共存，即保存至设备报废之日为止。

5、除上条资料外，其它资料均应长期保存。

6、严格档案的查阅与管理

(1)实验室办公室负责职能范围内有关实验室工作档案管理。

(2)各实验室每应按要求按时上报有关归档资料，个人不得长期保存作为私有；

(3)单位或个人因工作需要查阅或借用有关档案资料者，均按研究院档案管理的有关规定办理查阅或借用手续并按时归还。

(4)档案资料原则上应保留原件，特殊情况经主管领导批准后可使用复印件。

7、档案管理员的工作要相对稳定，如工作变动应做好交接工作。如实验室撤消或合并，应及时作好工作档案的移交工作，以保持档案的完整和连续性。

第三篇：档案管理之《归档要求》2016

归档要求

第一条 公司各部门在管理、生产、开发、基建、科研、技术业务、经营等每项任务完成后，均要组织协调各方收集整理和归档企业管理、工程管理、施工、安装、验收、调试、启动、试生产各阶段的文件材料。公司各单位必须将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理工作程序之中，纳入部门和人员职责范围，纳入经济责任制进行考核。

第二条 文件归档前应进行系统整理，经公司领导和部门经理审定并签字。各部门按归档范围填写《文件移交资料清单》；对暂不归档的文件材料，应填写《暂不归档资料清单》，交公司档案室专职人员保管。

第三条 档案整理要求：

（一）各部门应将文件材料的收集、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理程序，纳入部门和人员职责范围，纳入责任制并进行考核。

（二）公司文书对收文、发文的处理单、签发单、发文底稿、正件、附件按档案案卷质量，对用纸、字迹、书写规范及签发手续等的要求严格把关，对不符合案卷质量要求的应及时处理纠正。

（三）文书、兼职档案员应认真收集和积累公司、本部门归档范围内的文件材料，按规定要求移交档案科，做到应归档的必归档。

（四）归档的文件材料要齐全、完整、准确，符合文件材料形成规律，保持其有机联系。

（五）归档的文件材料应为原件，非纸质文件材料应有文字说明一并归档，外文材料应与中文翻译件一起归档。

（六）具有长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件与电子文件原件一同归档。归档的电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

（七）归档文件材料要符合档案保管要求，不允许有热敏传真纸及铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等字迹。

（八）文件材料归档前，均应进行系统整理，组成保管单位。文书、兼职档案员和档案人员应负责检查归档文件材料的齐全、完整、准确情况，并编写移交清册，随归档的文件材料移交档案科。重要项目的文件材料归档时应编写归档说明，并经项目负责人审核签字。

（九）交接双方应严格执行交接手续，认真核对移交清册，双方责任人、负责人在移交清册上签字，移交清册各留一份永久备查。

第四条 归档文件材料份数

（一）文件材料一般归档一式一份，重要的、使用频繁的和有专门需要的应适当增加份数或副本。

（二）多个单位合作完成的项目，由主办单位保存一套完整的档案，协作单位保存与承担任务相关的正本。

第四篇：校准实验室档案管理

校准实验室档案管理之浅见

档案管理工作是校准实验室管理中一项最基础、最持久的专项工作，是实验室管理工作的重要组成部分。作为实验室的无形资产之一，实验室档案累积了实验室多年的管理、技术、服务，特别是测量数据等多方面资料，具有十分宝贵的使用和保存价值。做好实验室的档案管理工作，有助于企业更有效地保护和利用实验室档案信息资料，促进实验室之间技术经验的交流和沟通，有利于技术人员相互学习，取长补短。通过对实验室管理经验的积累，加强实验室建设，完善实验室的规范化管理，使实验室为客户提供更加优质、完善的技术服务。按照符合《中华人民共和国计量法》和CNAS-CL01:2006（idt ISO/IEC17025:2005）《检测和校准实验室能力认可准则》的相关要求，结合我单位的实际情况，对实验室的档案管理积累了一定的经验。

一、实验室档案管理的主要内容

（一）质量管理档案

1．实验室质量手册、程序文件； 2．实验室各类规章制度文件等；

3．管理体系内部审核计划、检查表、不符合项报告、纠正预防措施实施验证记录、管理评审会议记录、质量控制异常情况记录表、恢复工作审批表等； 4．温度、湿度及其他环境条件监控记录，证书和报告一次交验合格率统计记录等；

5．与客户签订的服务合同或协议，以及合同评审记录、客户投诉及处理主录、客户满意度调查表等。

（二）技术管理档案

1．计量标准器及其配套设备的检定、校准证书、说明书、合格证、明细帐等； 2．各专业实验室作业指导书、SOP（操作程序）、计量检定规程、计量校准规范等；

3．各专业实验室计量标准技术资料，如技术报告、履历书、复查申请书等； 4．从事检定、校准工作所出具的原始记录、证书、数据、电子版台帐等； 5．标准物质使用登记表； 6．校准方法确认、评审记录；

7．测量设备使用和维修记录、检定/校准计划、期间核查计划和记录； 8．能力验证和比对计划、报告；

9．服务和供应品购置审批表、评审及验收记录表； 10．员工培训计划、培训实施表等。

（三）外来文件档案

1．上级有关实验室建设和管理的文件；

2．实验室检定、校准、审核人员资格证书、培训证书等；

3．各种技术资料、书刊、杂志；实验室技术书籍、外购产品主要供应商的产品质量信息等。

（四）实验室建设档案

1．实验室劳动、安全、卫生及公益活动管理记录等； 2．公司工作计划、工作总结等； 3．员工的录用、考核、工资发放记录等；

4．人事档案和员工学历、经历和能力证明，人员信息管理，劳动纪律、考勤等日常工作记录；

5．固定资产、易耗品和办公设施管理台帐等。

二、实验室档案的管理要求和程序

（一）实验室档案管理人员职责

1．每位实验室人员都有责任认真主动作好材料的收集和整理工作，并及时提供给实验室档案管理员和仪器收发员保存；

2．各专业实验室的检定、校准原始记录和证书应于检定工作完毕后（公司规定3个工作日），交由仪器收发员保存原始记录并发放证书；

3．其他质量和技术类管理文件、记录等，应于记录完成并实施后，交由档案管理员整理归档，分类保存；

4．档案管理人员应认真登记、分类整理、编目造册、归案存档、统计和保管，不得遗失或损坏；

5．能够及时、准确地提供技术资料、数据，为公司管理和服务提供可靠保证； 6．如实验室撤消、合并，或档案管理人员出现变更等情况，应及时作好工作档案的移交工作，以保持档案的完整、准确、系统与安全；

（二）实验室档案的控制

1．公司对实验室质量管理体系的所有文件均进行有效管理，全部受控，同时在文件封面左上角加盖红色受控章并填写受控编号。

[b]2．公司各种文件均有唯一性标识，并建立管理台帐（受控文件清单、受控记录清单），注明文件名称、编码、受控编号、发文单位、发放范围、发放日期、生效日期等必要信息，由档案管理员动态管理。

（三）实验室档案管理办法

1．实验室档案应按类别归档保存。购置仪器设备资料、后续送检的测量设备的检定/校准证书、学习培训材料以及相关技术资料等应及时归档。

2．所有资料、原始数据，未经允许不得带出实验室，确认需要使用相关资料时，应由最高管理者批准后方可借出，按规定时间归还。

3．实验室档案资料原则上应保留原件，特殊情况经最高管理者批准后可使用复印件。

4．电子版的记录由档案管理员统一保存，同时每月末应上报给公司质量主管和技术主管备份，并设置二级密码，以防止被任意阅读和修改，防止因人为和计算机病毒等原因造成的丢失或损坏。

5．对于超过保存期限或被新文件替代的实验室档案、资料，由档案管理员报由最高管理者批准后统一收回并及时销毁，以保证所有相关人员均能在需要时得到文件的有效版本，由于法律或知识保存目的而需要保留的作废文件要加盖蓝色作废章，由档案管理员独立保存，不得在实验室现场出现。

6．档案室要做好清洁、防潮、防火、防盗以及保密等相关安全工作。

（四）实验室档案的借阅

1．实验室相关人员需借阅实验室档案资料时，须办理借阅登记手续，注明借阅原因、借阅时间、借阅人、归还时间等信息，并及时归还。

2．上级领导检查和有关认证部门评审要求提供实验室相关资料时，须经最高管理者批准，办理借阅登记手续，并由档案管理员及时收回。

3．其他单位和个人需借阅实验室档案资料时，须提出书面申请，承诺不泄漏客户和本公司机密，并经最高管理者批准后办理借阅手续，及时归还，不得遗失或损坏。

3．未经最高管理者批准，任何个人不得将实验室档案资料擅自复印、带出实验室或转借外单位。

4．借阅时间过长、逾期不还或有涂污、损坏、遗失等情况，应视其情节轻重酌情赔偿。

高效的档案管理机制为实验室管理体系的运行起到了保驾护航的作用，也充分保证了测量溯源性的有效实施，为企业的计量管理水平不断提高作出应有的贡献。

第五篇：实验室认可资料归档的要求（共）

资料归档的要求

1、文件（在资料管理员处需有一份完整的）（1）内部文件：含质量手册、程序文件、作业指导书、表单，综合组资料管理员处应有完整一份；

（2）外部文件：所有检测所需的外部标准、规范，及ISO/IEC17025：2005（CNAS-CL01：2006）及其应用说明，认可委的各种规范，JJF1059-1999等应有一份。

2、设备档案

每台设备由设备管理员做一个档案盒，按设备编号对其进行编号，并确保档案盒中有以下内容： 设备档案卡、采购申请、验收记录、合格证、使用说明书、历年的检定证书、使用记录、定期维护记录、维修记录、期间核查记录、停用报废记录；（每台设备做一个档案盒）

3、人员档案

由资料管理员负责完善，内容包括，人员档案卡，学历证书、学位证书、上岗证、职称证、其他资格证（如内审员证），发表的论文，的考核等资料。每人一档，与人员一览表的先后顺序对应。（每

人做一个档案袋）

4、原始记录

不管以打印出来的方式保存，还是以电子档的形式保存，都要定期存档，并确保其包含足够的信息；

5、报告

所有报告必须留存一份，并按一定的顺序整理好存档。（按项目或时间顺序一个一个档案盒放好，并做好目录）（应要准备完整的报告若干份）

6、体系运行资料

按要素整理成25个文件夹，具体内容包括：（每个要素做一个档案盒）（也可以按程序放，但要知道与各要素的对应关系）（1）

6、保密执行情况的检查记录：

7、确保实验室人员理解他们活动的相互关系和重要性，以及如何为管理体系质量目标的实现做出贡献

8、最高管理者应确保在实验室内部建立适宜的沟通机制，并就确保与管理体系有效性的事宜进行沟通。（2）

5、内部文件目录，由资料管理员负责）

6、作废文件（由资料管理员负责）

7、文件定期审查记录（可以会议记录形式在管理评审前进行，由质量负责人提供）

8、文件资料借阅申请表（由资料管理员负责）

9、文件销毁记录（即程序文件三中的〈资料销毁申请表〉，由资料管理员负责）（4）

量认证证书或实验室国家认可证书等，资料管理员负责）。

5、合格分包方汇总表（由资料管理员负责）（6）

（10）

1、质量审核计划；（由质量负责人负责提供）

2、内审组成立文件；（由质量负责人负责提供）

3、内审实施计划；（由内审组长负责）

4、首/末次会议记录；（由内审组长负责）

5、内审检查表；（由内审组负责）

6、不符合项报告（由内审组负责）

7、内审报告；（由内审组长负责）（15）

（17）

录。

4、非标准方法的编制说明、验证、审批等记录。

5、软件适用性验证记录

6、测量不确定度的评定记录（20）

1、周期检定/校准计划；（由设备管理员负责）

2、不能检定仪器的比对试验报告；（由设备管理员负责）

3、仪器设备期间核查记录；（由设备责任人负责）

4、对检定、校准证书的确认；（由设备管理员负责）

5、量值溯源图。（由设备管理员负责）（22）

（25）