浅谈办公室工作的特殊性与重要性

第一篇：浅谈办公室工作的特殊性与重要性

浅谈办公室工作的特殊性与重要性

办公室，一个普通的部门，同时也是一个特殊的部门，它担负着承上启下的任务，是领导与基层间沟通的桥梁，是各个部门间协调的纽带。实践表明，领导的意见是否能得到有力的贯彻实施，单位的后勤保障是否足够、职工的文化工作是否开展得有声有色……如此种种，都取决于办公室工作的好坏，因此办公室主任这个岗位的责任尤为重大。

办公室工作的特殊性和重要性主要体现在其岗位的地位、职责和要求上。

一、地位的特殊与重要

办公室是连接领导和其它科室的桥梁，保持目标任务正常运转的中枢、搞好协调的纽带。对办公室主任来说，其业务能力的强弱，办事程度的高低、指挥安排如何，都将直接影响单位各科室间的协调统一。

二、职责的特殊与重要

身为办公室主任，首先需要明确的就是自己的岗位职责。办公室主任的岗位职责主要包括以下方面：

1、熟悉党的方针政策，当好领导的参谋和助手；

2、收集各科室工作任务，为领导活动及时提出建议；

3、协调单位公共关系；

4、主持办公室工作、为各岗位分工、并制定工作职责和标准，并督促本室人员完成本室职责范围内的工作任务；

5、来文、来电、函件批处工作审核，以单位名义起草文、电、函；

6、起草单位半年、年度工作计划、总结和讲话；

7、监督单位印章使用；

8、组织单位职工大会、年度工作总结评比和表彰会议；

9、单位来宾接待、安排等工作；

10、接受上级交办的其它工作任务，提出分解落实建议；

11、单位档案管理工作；

12、协调、密切各科室工作关系；

13、办公会议和筹备工作会议；

14、编制单位发展规划、年度计划和办公用品供应计划；

以上的几点，可以归为参谋、承办、管理、协调四大职能，其中，第1、2、3三点属于参谋职能。办公室主任的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主要表现在：第一，在决策形成过程中，在帮助领导全面了解单位情况、确定工作方向和重点，范围及程度上发挥参谋作用。第二，在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用。第三，在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。

第4、5、6、7、8、9、10点属于承办职能。办公室主任的承办职能大致来自三个方面。一是来自上级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成。二是来自领导的。对于领导班子的决策、办公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实。在工作中负有领导、组织、指挥和管理的责任，是第一责任人。三是来自单位各科室的，单位职工需办理有关事项或对站内的意见建议，按程度应先和办公室取得联系，这就需要办公室主任根据实际情况去处理。总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责，认真督办。一丝不苟，一办到底，落到实处。

第11点属于管理职能。管理职能主要是针对办公室的内部而言，集中体现在以下三个方面。一是文书管理。尽管站内文件并不太多，但围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等一切是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关，防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管理。办公室作为事务性办事机构，办公室主任作为这个机构的负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、领导用车、对外接待、办公用具以及为职工提供生活服务的有关事项。使办公室真正成为站工作的枢纽。

第12、13、14点属于协调职能。办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调、所谓纵向协调，即指致力于上下级之间关系流融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合，步调一致的协调工作。所谓横向协调，即指致力于任务分派、任务督办及融洽和谐各科室的协调工作。

四个职能部门不光是停留在口头上、理论中，更要实践到工作中去。具体如下：

当好参谋，既要能谋，又要善谋，努力做到参得准、谋得深、参到关键处，谋到点子上，力争出大主见，当大参谋。同时，又要摆正地位，做到参谋到位而不越位。办公室担负着承上启下，协调各方面的重要职责，作为办公室主任既要协调高低，又要协调左右，还要协调内外，搞好协调，要讲究协调艺术，留意协调手法，既要有原则性，又要有灵敏性。协调中，态度要谦虚，任务要细致，对上尊重、对下支撑，对左右合作，做到帮忙不添乱，解难不增忧，办事不误事。

坚持做好岗位责任制，强化岗位目标管理是管理工作的基础，统筹目标考核和督促检查是关键。规范考核制度，按照目标严格考核是根本。

抓好指导决策后的任务落实，是办公室的重要职责，也是办公室主任的重要义务。盘绕核心任务，搞好督促则推进落实的重要环节和有效手法。抓好落实，就在做到“看不准不动手，看准了不松手，干不成不放手”。经过抓落实，保护指导权威，确保政令畅通。

三、岗位要求的特殊性

特别的岗位需求多重素质和能力，想做好办公室工作，就要做到“三心”、“四勤”、“三心”是热心、诚心、静心、，“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。

脑勤，就是要勤于动脑，着于思考，如何使我们的工作适应形势发展，时代特征，更有针对性和实效性，怎样在工作中贯彻“三个代表”重要思想，怎样为经济建设这个中心服务。怎样才能做到贴过实际、贴近生活、贴近职工，所有这些问题都是我们不得不经常考虑的。

嘴勤，包括两个方面，一方面是要多请示汇报，及时得到领导的指示、支持和帮助；一方面要多做宣传工作。宣传先进的管理经验，宣传广大职工的动人事迹。

手勤，就是要勤于动手动笔写文章，这是办公室主任的一项基本功。写出的文章，特别是调研文章要有情况、有观念、有内容、有分析，建议实在可行且操作性强。工作总结、情况汇报、调研文章、领导讲话、典型经验等，都是勤于动手撰写，不能懒惰。

随勤，就要迈开双腿，不辞辛苦，上跑下跑，上跑就是往上级那儿跑，即请示工作、汇报工作、征求意见；下跑就是深入职工中搞好调查研究，了解情况、发展典型、总结经验，掌握第一手材料；从而为工作发展提供助力。

热心，就是要有一付热心肠，满腔热情地服务，自学自愿地服务，尽心尽力地服务。当办公室主任，不是为了应付差事，不能抱着敷衍了事和当一天和尚撞一天钟的无所谓态度，而是要认真负责、积极努力，以浓厚的兴趣、高度的热情、负责的精神，去干好每一项工作。

诚心，就是要有一颗真诚的心，真心实意地、实实在在地干事情，不弄虚作假，不懈怠，不自满。一方面，我们反映情况、提供资料，要实事求是，真实可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估计，想当然，含精其词，似是而非，以免贻误工作。

耐心，就是不怕麻烦，不辞辛苦，谦虚谨慎，不骄不躁。办公室的工作不仅仅是一对某一个部门或某一些人，而是要为全体职工服务，难免有众口难调的现象出现。因此面对麻烦。处理事情都要耐着性子，谨慎仔细的处理好每个细节。

通过工作实践，我对办公室工作有特殊性和重要性有了切实的理解。办公室主任处于“兵头将尾”，是名副其实的“大管家”，对一些一时职责不明、无人提任的任务，要一切从全局出发，主要担任，拾遗初缺，拆台补位。对指导交办的任务，要认真干、积极干、不折不扣完成任务。想再找个岗位上做出一番成绩，既要业务素质过硬，也要心理素质过硬，更要政治素质过硬，要立足本岗，刻苦钻研，使办公室为全站的工作发挥更大的作用。

第二篇：工作特殊性描述

工作特殊性描述

从事文秘及办公室管理工作，工作经验5年。

1.总公司管理要求由专人负责收集文件及传达文件工作；

2.进行现场的会议纪要记录（中国）并上报总公司，以及现场落实情况；

3.办公用品的采购及发放。

Gao Yang Special job description

Secretaries and office management work, work experience more than five years.1.Management requirements of the corporation by the specialist is responsible for collecting documents and transfer files

2.On-site meeting minutes record and report to head office(China), and the scene to carry out the situation;

3.Office supplies procurement and distribution

第三篇：矛盾的普遍性与特殊性教学设计

【过渡】世界上的一切事物都包含着既相互对立又相互统一的两个方面，矛盾是普遍的。

二、矛盾的普遍性、特殊性

教师：给大家讲一个故事，一个老妇人惟一的儿子死了，她非常悲伤。便请教一位灵修大师：“大师，有什么办法，使我儿子复活呢？大师说：“我有办法，但你要先去找一杯净水给我。这杯水必须来自一个从来没有痛苦的家庭，有了这杯水，我就可以救活你的孩子。”老妇人听了十分高兴，立即去寻找这杯水。

可是，无论到了茅舍或大厦，乡村或城市，她发现每一个家庭都有他们各自的痛苦。最后，她为了安慰别人的痛苦而忙碌着，在不知不觉中早已忘了找水的事。就这样，在她热心的付出中，丧子的哀伤悄悄地离开了她的心。这个小故事体现了什么哲学道理？

学生：矛盾具有普遍性。

教师：正如我们学过陶渊明的《桃花源记》，文章中描写了一个与外界隔绝、风景秀丽，“黄发垂髫，并怡然自乐”的和谐的没有任何矛盾的理想世界。从哲学角度看，这个世外桃源就真的一点矛盾也没有吗？

学生：并非如此。

教师总结：矛盾具有普遍性，事事有矛盾，时时有矛盾。

教师：那么，我们怎样来对待这些矛盾呢？

学生：承认矛盾，分析矛盾，勇于揭露矛盾，积极寻找正确的方法解决矛盾。（方法论）

【过渡】矛盾是普遍的，但是，当我们仔细研究矛盾着的事物及其每一个侧面时，会发现各有其特点，矛盾具有特殊性。

PPT展示：

“家家有本难念的经”，说的是家家都有矛盾，但每一家的矛盾各不相同，同一个家庭在不同的时期也会面对不同的矛盾。就某一家庭来说，有父母之间的矛盾，有子女之间的矛盾，有父母和子女之间的矛盾等。在家庭的诸多矛盾中，每一种矛盾的地位和作用是各不相同的，在同一个矛盾中矛盾双方的地位和作用也会有很大的差别。这就需要我们在面对和处理家庭矛盾时，注意区分各种不同的矛盾和同一个矛盾中的不同方面。

教师：家家都有矛盾，但每一家的矛盾相同吗？ 学生：不相同。

教师：这说明不同事物有不同的矛盾。教师：同一个家庭在不同的时期面对的矛盾相同吗？

学生：不相同。比如说，在孩子上学、走上工作岗位、结婚等不同阶段，父母和孩子有不同的矛盾，这些不同的矛盾形成了家庭发展的不同过程和不同阶段。

教师：这说明同一事物在发展的不同过程和不同阶段上有不同的矛盾。教师：此外，同一事物的不同矛盾，同一矛盾的不同方面也各有其特殊性。比如“父母矛盾、子女矛盾、父子矛盾”是同一事物的不同矛盾；“在家庭中，父母有对孩子的期望，孩子也有对父母的期望”，说明同一矛盾的不同方面也各有其特殊性。

教师总结：以上是矛盾特殊性的三种情形。在生活中“因地制宜”、“因材施教”、“量体裁衣”等，都体现了针对矛盾的特殊性而采取不同的办法，你还知道那些类似的成语？

学生：“兵来将挡”“水来土淹”“一把钥匙开一把锁”等，都体现了矛盾的特殊性。

教师总结：矛盾的特殊性要求我们要具体问题具体分析。（方法论）【过渡】矛盾既有普遍性又有特殊性，那么，两者之间关系如何呢 PPT展示：

有一天，一个人肩扛一匹白布来到阿凡提家里，想刁难阿凡提，便说：“我知道你很聪明，我想请你染一匹布，染的颜色，既不是紫色，也不是红色，既不是蓝色也不是绿色，既不是黑色，也不是一切能看到的颜色，阿凡提你能办到吗？”阿凡提爽快地答应了，当谈到什么时候拿货时，阿凡提说：“请你在一个星期中的这一天来取货，既不是星期一又不是星期二，既不是星期三也不是星期四，既不是星期五，也不是星期六，既不是星期日也不是习惯的一个星期七天中的任何一天。”最后，那个人灰溜溜地走了。

教师：这个人是用什么方法刁难阿凡提飞？阿凡提又是用什么方法反击他的？这个故事说明了什么哲学道理？

学生：颜色作为矛盾的共性存在于红、黄、蓝、绿、黑、紫、橙等具体颜色（矛盾的个性）之中。离开了各种具体颜色的矛盾个性，也就没有“颜色”这一共性。这正是阿訇刁难阿凡提的所在。而机智的阿凡提则“以其人之道，还治其人之身”。“一个星期”是矛盾共性，它存在于星期一到礼拜天之中，离开了星期一至礼拜天的矛盾个性，同样没有作为矛盾共性的“一个星期”。矛盾的普遍性和特殊性是统一的，不能割裂开来。

教师：矛盾的普遍性与特殊性不是各不相干的，而是不可分割的，是共性与个性，一般和个别的关系。

学生1：一方面，普遍性寓于特殊性之中，并通过特殊性表现出来，没有特殊性就没有普遍性； 特殊性离不开普遍性；

例如，马的特征是长鬃毛、马蹄大，耐力强，这些特征是通过一匹匹白马、黑马、黄马来体现出来的。

另一方面，特殊性离不开普遍性。矛盾世界上的事物无论怎样特殊，它总是和同类事物中的其他事物有共同之处，不包含普遍性的事物是没有的。例如无论是白马、黑马还是黄马，它无论什么颜色，都和其它的马有共同之处。

学生2：体现了普遍性和特殊性可以相互转化。由于事物范围的极其广大和发展的无限性，在一定场合为普遍性的东西，在另一场合则是特殊性。反之，在一定场合是特殊性的东西，在另一场合则是普遍性。比如说，马作为一种哺乳动物，与其他的哺乳动物存在生理上的重大区别，所以同其他动物相比，具有特殊性；但是，在马群中，无论什么类型的马都具“长鬃毛、蹄子大，耐力强”特征，即普遍性。

教师：我国的很多改革都是先进行试点，然后再在全国进行推广，比如说，我国的财政“省直管县”改革进行试点之后，将在全国非民族自治地区全面推广，此举被专家们看作是为今后的“省管县”创造条件。这样做对我国财政体制改革有什么好处？

学生：我国进行省直管县改革，不是全面铺开，而是先在一部分地区试点，（体现了矛盾的特殊性）。试点一定阶段后，再在全国各地全面铺开（体现了的矛盾的普遍性），这样做，能够积累经验，减少改革风险，有利于改革。

教师总结：矛盾普遍性和特殊性原理，是关于事物矛盾问题的精髓，是马克思主义普遍原理和中国具体实际相结合的哲学基础，也是建设中国特色的社会主义的理论依据。（板书）

第四篇：做好公司办公室信息工作的重要性

充分认识做好公司办公室信息工作的重要性

—调研报告

公司办公室是一个为本公司领导工作直接服务承上启下、协调左右的综合办事机构是上情下达、下情上达的信息枢纽在公司生产经营工作中具有举足轻重的地位。信息工作作为公司办公室的一项职能工作越来越成为各级领导了解情况、把握趋势、制定计划、科学决策、推动工作的重要手段。充分认识办公室信息工作的重要性是做好办公室信息和其他各项工作的保证对于确保各级领导正确决策提高办事效率推动企业的发展具有十分重要的意义。

一、公司办公室工作的特性决定了他在公司的特殊重要地位。从公司办公室的工作性质看具有明显的四性即综合性、政治性、从属性和服务性。首先它不同于一般部室或主管某一方面业务的业务部门。公司办公室其工作范围很广尤其是党政办公室他的工作从企业内部到外部都有联系诸如文书处理、会务工作、来人接待、车辆管理、机要保密、档案管理、信息搜集、党员管理、群众工作、职工思想工作以及外部联系等工作都要由办公室来承担。同时上级部门的方针、政策、指示本公司的规划、计划、决策以及各部门和下级各单位贯彻实施的情况都需要办公室来汇集、掌握、分析、处理。这种多方面、多角度的信息组合工作清楚地体现了办公室工作的综合性。第二办公室工作是直接为领导工作服务的在协助领导贯彻党和国家的路线、方针、政策方面负有重要的责任政治性强稍有疏忽就可能给工作造成重大损失。第三办公室工作是从属于领导工作的一部分是直接为领导工作服务保证领导班子和领导人员顺利进行工作的。它不能自身独立存在有明显的从属性。第四是它的服务性它的一项重要职能就是直接为本单位的领导、各部门和下级服务。这些特性决定了办公室在公司各部门中的重要地位。办公室作为领导的直接服务机构承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查以及协助领导处理日常事务的任务处于参谋和助手的地位同时由于它在本公司各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用因此它又处于中心枢纽的地位另外办公室要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务需要沟通上下左右联系四面八方所以说它又处于“门面”和“窗口”的地位。办公室的特性和地位充分说明了其工作的重要性。公司办公室在新时期做好公司办公室信息工作是完善社会主义市场经济体制、服务社会主义现代化建设的需要是实践“三个代表”重要思想的需要是公司领导把握大局、提高科学决策水平的需要信息是公司各级领导班子正确决策的前提和基础面对当前复杂多变的经济社会发展形势公司领导既要掌握党和政府的路线方针政策了解经济社会的发展变化又要掌握各地市场变化的重要情况。因此公司要搞好企业的经济运行就要需要大量真实、全面、具有前瞻性的信息。只有信息灵才能情况明、决心大、决策准指导工作有方实施决策有力稳健地驾驭市场经济复杂局面确保企业持续快速健康发展。企业的信息工作的地位和作用在市场经济体制下显得更加突出。企业信息工作既是办公室向领导反映情况的主渠道又是向领导反映情况的最好方式提供的信息及时不及时、准确不准确、全面不全面将直接关系公司领导班子决策和企业发展的方向。为此公司办公室要站在讲政治、顾大局的高度以全新的视角对待信息工作切实提高对信息工作重要性、必要性和紧迫性的认识积极顺应时代发展和领导工作需要高标准做好信息工作。

二、企业信息化工作的工作重点和基本思路。就企业办公室系统来说做好新世纪新阶段的公司制企业的信息化工作任务十分艰巨。随着市场经济体制的逐步建立公司已从传统的计划经济逐步走向市场经济。由于经济体制的改变使得企业所处的社会环境更加复杂多变加之科学技术的迅猛发展信息的全球化时代已经来临。公司领导层清醒的认识到信息、能源、材料已经成为现代化社会的发展的三大基础材料向人们提供物质实体能源向人类提供动力信息则给人们提供知识和智慧只有充分认识信息和大量拥有信息和准确的利用好信息才能把握机遇驾驭企业的自身的命运。为了加强企业的信息化的进程重点是“企业利用现代化信息技术有效地开发和利用信息资源的过程”。因信息涉及到企业个各方面所以企业的基本思路是“充分运用现代信息技术改造生产工艺实现生产过程自动化改善企业经营管理实现管理方式系统化实现知识管理网络化改善营销手段实现商务运营电子化”。根据信息化的趋势、企业信息化的内容和企业信息化的现实企业要逐步运用现代信息技术建立以生产控制为中心的自动化系统以财务成本管理为核心的管理系统以电子商务为核心的投融资决策与营销系统。企业信息化的进行步骤首先是企业生产经营工作中运用计算机的现代信息技术其次是建设企业内部局域网与互联网实现信息共享今年我们公司建立企业局域网实现了公司内部信息共享并且能与国资委实现电子信息互通信息、传送文件然后是建立以财务管理为核心管理系统的基础上开展企业资源管理这一点上我们开展的网上银行业务实现汇兑电子化。最终是开展电子商务探索物资采购、产品营销、人才培训等经营活动的电子化和网络化。

三、企业办公室信息是企业领导做出决策的基础和依据。邓小平同志说过信息“确实重要做管理工作的人没有信息就是鼻子不通耳目不灵”。企业的领导班子要对各方面工作做出决策掌握大量的信息是至关重要的。党的十六大提出了全面建设小康社会的宏伟蓝图十六届三中全会提出了坚持和树立以人为本全面、协调、可持续的科学发展观十六届四中全会提出加强党的执政能力建设。贯彻落实“三个代表”重要思想和十六大精神以及十六届三中、四中全会精神是企业办公室一项首要任务。在企业生产经营工作中遇到很多实际需要解决的问题企业必须要深入研究解决工作中面临的这些困难和问题。在这种情况下办公室作为企业信息部门就要为领导及时了解企业的生产情况和职工的心理动态和出现的新情况、新问题及时采取措施加以解决。这就需要办公室灵敏地捕捉信息充分地利用信息在对信息进行分析研究的基础上找出问题的原因和症结确定解决矛盾的最佳方案。可以说决策的过程就是信息的输入、处理、输出的过程。决策的形成需要借助信息进行判断决策的实施需要借助信息进行控制决策执行终结后需要借助信息进行总结为新的决策创造条件。办公室所做的信息工作做得好不好提供的信息及时不及时、真实不真实、全面不全面将直接影响到企业领导的决策和对全局工作的把握。因此办公室人员紧紧围绕企业经济中心工作深入群众之中调查收集各种信息向领导反馈为领导正确决策发挥好参谋助手作用。

四、加强企业信息工作是促进办公室工作职能转变的需要。办公室是重要的综合协调、信息处理、反馈部门是企业机关的枢纽、窗口和门面是领导重要的参谋和助手。在新形势下办公室要适应电子办公的需要积极推动自身职能的转变。在工作内容上要由以往主要做事务性工作向事务和政务相结合、以政务性工作和辅助决策为主、当好参谋助手的方向转变在工作重心上要由以往主要服务领导向服务领导与服务部门、服务车间班组、服务职工相结合促进综合协调、确保政令畅通方向转变在工作方法上要由以往主要依靠行政手段向多种手段综合运用、加强信息服务和信息引导方向转变。做好信息工作是办公室实现上述三个转变的重要载体。信息工作既是上下级机关进行工作联系和沟通的必要环节和重要纽带是上情下达、下情上达、左右通达的快速、便捷的通道。它便于下级向上级汇报工作便于向上级及时反映工作中的问题求得支持便于下级及时与上级沟通工作思路创造性地开展工作。从这个意义上讲做好政务信息工作对于促进办公室职能转变有着无可替代的作用。办公室要加强与领导和上级部门的协调加强与业务部门的协调加强与基层的协调加强与社会各界的协调把信息工作贯穿到各项业务工作中去做到“健全制度畅通渠道讲求质量提高效率”。

五、企业办公室信息工作的打算和目标。在崛起的信息时代社会财富的增长和积累不是主要靠体力劳动而是要靠科学技术、靠信息、靠智力、靠效率。企业的经营决策无论是经营目标经营方针的制定还是经营战略的产生都需要进行调查研究、掌握情况、分析形势、制定方案、选优决策的工作这些环节都需要以信息作为依据和基础。信息量越大进行决策的准确率越高。公司拟从以下三方面着手

1、在推广电子信息应用上下工夫扩大内部网络覆盖面使公司的主要经营业务、生产管理、人员管理、电力管理、档案管理、财务管理、文件管理、党务工作管理的全部入网达到所有的公司信息共享。

2、培养一只有一定政治素质、心理素质、思维素质、业务能力的信息工作队伍扩大办公室系统收集生产经营工作的方面的信息。为领导提供决策奠定基础。

3、建立信息搜集网络形成上下联动的信息管理工程。对企业的信息整理后向公司领导和上级各部门提供。通过以上信息工作将有关部门的生产经营信息、产品价格信息、人员信息集成起来为公司领导提供信息来源增强公司内外市场竞争中的实力。

第五篇：办公室质量管理的重要性

办公室质量管理工作的重要性

办公室，一个普通的部门，同时也是一个特殊的部门。它担负着承上启下的任务，是领导与基层间沟通的桥梁，是各个部门间协调的纽带。实践表明，公司高层的意见是否能得到有力的贯彻实施，公司的后勤保障是否足够，职工的文化生活工作是否开展得有声有色„„如此种种，都取决于办公室工作的好坏，因此办公室主任这个岗位的责任尤为重大。

办公室工作的特殊性和重要性主要体现在其岗位的地位、职责和要求上。

一、地位的特殊与重要

办公室是分析办事机构，是连接领导和基层的桥梁、保持全体任务正常运转的中枢、搞好协调和效劳的纽带。对办公室主任来说，在整个公司中，他是“包工头”；在公司领导背后，他是“秘书”；在各个部门中，他是“龙头”。其业务能力的强弱、办事程度的高低、指挥安排如何、都将直接影响单位和部门的各项任务，关系指导，影响全局。

二、职责的特殊与重要

身为办公室主任，首先需要明确的的就是自己的岗位职责。办公室主任的岗位职责主要包括以下方面：

1、熟悉党和公司制定的方针政策，当好公司参谋和助手；

2、在总经理领导下，主持本室工作、办公室各岗位分工。并制定工作职责和工作标准、工作制度组织，并督促全室人员完成本室职

责范围内工作任务；

3、协调、密切各部门间工作关系，4、组织收集各部门工作任务，公司为公司主要活动情况决策意见和建议 ；

5、公司会议筹备、组织工作会议；

6、来文、来电、函件批处工作审核，以公司名义起草文、电、函；

7、组织起草公司半年、工作计划、总结和讲话；

8、监督公司印章使用；公章、合同专用章、行政介绍信管理和使用公司各行政公章刻制、启用、回收和销毁工作；

10、公司发展规划、经营计划编制和公司重大决策；

11、公司公共关系；

12、组织办公用品供应计划，制定审核物品采购工作，物品进、出、存库的统计核算工作；

13、组织全公司员工大会、工作总结评比和表彰工作；

14、公司来宾接待、安排等工作；

15、公司档案管理工作；

16、公司交办的其它工作任务。

以上的几点，可以归为参谋、承办、管理、协调四大职能。

三、质量管理工作的重要性

 办公室的工作具有综合性，分散性的特点，如何在纷繁复杂的工作中理出头绪，进行有效管理，这需要我们把握好质量管理这个

方法。结合公司今年的质量管理计划，分公司办公室质量管理的主要职责如下：

1、贯彻落实总公司的质量管理计划，结合分公司的实际

情况，编制、起草分公司质量管理计划，经领导审批后，自主实施。

2、负责组织召开质量管理讨论会，提供会议讨论资料文件、检查、督促会议决议事项的落实情况，对重要会议形成纪要，报告并督促各项资料，整理归档。

3、积极配合参与总公司的质量管理季度检查工作，以及其他

质量管理活动，收集质量管理的相关信息资料，分类归档，必要时提供分析报告，为管理层的质量管理决策提供依据。

4、负责分公司内部体系的审核和管理评审，以及专项质量督

查工作的组织，对存在问题提出纠正预防措施和改进的要求，并跟踪验证改进效果。

5、办公室要与基层一线工作者维持良好的沟通联系，协调处

理质量体系建立、运行、改进过程中出现的一般问题。

6、负责公司质量管理文件的发放、回收。规范标识的维护、更新、管理工作，保持与外部相关方的联系。

7、负责日常运作中形成的资料规范化管理。

8、指导各部门开展质量改进工作，拟定改进文件及动态管理

措施。

9、完成总公司布置的各项阶段性工作。

10、不断学习现代化质量管理的理论知识，提高管理水平，做

好工作总结。