外事接待工作实施细则(201401)

第一篇：外事接待工作实施细则(201401)

集团公司外事接待工作实施细则

国际部 二O一三年

目录

第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章 第七章 第八章 第九章

总则

外事接待工作对象

国外部长级代表团来华的报批

外事接待工作流程及要求

外事接待对外宣传工作

外事接待HSE工作

外事接待保密工作

外事接待工作具体要求

其他

第一章

总

则

第一条

为进一步加强和规范集团公司下属各企事业单位的外事接待工作，根据外交部有关规定及《中国石油天然气集团公司外事接待管理办法》（中油外字[2006]334号），制定本实施细则。

第二条

集团公司国际部是外事接待工作的归口管理部门。负责制定集团公司外事接待工作管理的规章制度及工作规范；监督、检查、指导集团公司外事接待工作相关制度及管理规范的执行；统一规范集团公司国外重要来访团组的接待方案。

第三条

集团公司所属各企事业单位的外事部门是本单位外事接待工作的归口管理部门。各单位对外事接待工作应高度重视，做到组织落实、人员落实，结合本单位的具体情况，建立完整的、符合本单位实际的外事接待体系。

第四条

本实施细则适用于集团公司各企事业单位。

第二章

外事接待工作对象

第五条

本细则中外事接待工作的对象

（一）外国政府部长级及大使代表团；

（二）外国公司高级管理层代表团；

（三）外国前政要。

第六条

接待外国代表团主要渠道

（一）集团公司总部邀请的团组；

（二）集团公司所属企事业单位邀请的团组；

（三）集团公司以外单位邀请的团组。

第三章

国外部长级代表团来华的报批

第七条

根据《关于规范邀请或接待外国副部级以上官员来华有关规定的通知》（国际[2009]348号），集团公司所属企事业单位邀请部长级团组来华访问，应事先上报集团公司国际部。国际部按程序报外交部审批，外交部批准后方可正式邀请外宾来华。

第八条

各单位原则上不邀请外国敏感人员或未建交国官员来访，如确需邀请，应事先报国际部批准后方可邀请。

第九条

各单位需至少提前20个工作日将外方来华邀请事项通过石油专网报国际部。同时提供外方团组人员名单（中外文姓名）、主访者简历及在华接待日程草案。

第十条

因下属企事业单位未及时上报上述材料或其他原因，外交部不予批准该团组来华，邀请单位负责向外方做好解释工作。

第十一条

外交部对来华团组批复有效期为六个月。如超过六个月，需重新申请报批。

第四章

外事接待工作流程及要求

第十二条

集团公司总部邀请的高级代表团（参见第六条）4 赴所属各单位参观访问，由国际部下发接待函至拟安排参观访问的企事业单位。企事业单位需指定专人负责与国际部联络，并根据国际部要求制定具体日程安排。接待方案应至少包括：

（一）机场接送安排（包括礼遇安排等）；

（二）接待活动安排（包括会谈、参观、宴请安排等）；

（三）安全保卫工作（包括应急预案等）。

第十三条

集团公司所属企事业单位邀请外国部长级代表团访问，在获外交部批准后（参见第七条），需将具体接待计划报国际部审批和备案。

第十四条

集团公司所属企事业单位未经国际部批准，不得擅自邀请驻华大使（或临时代办）赴京外参观访问。

第十五条 集团公司以外单位邀请外国部长级访问团组的接待。国家有关部委以及企业所在省、市、自治区各级政府部门安排集团公司或下属企事业单位接待的国外部级访问团组，下属企事业单位需事先报国际部备案。

第十六条

所属企业不得擅自邀请和接受境内外外国媒体参观访问和采访；对境内外外国媒体直接或间接提出参观访问或采访企业，必须事先以书面形式报国际部，由国际部与接待单位协调安排参观访问或采访事宜。

第五章

外事接待对外宣传工作

第十七条

外事接待宣传介绍要体现集团公司的整体形象和实力。对外宣传介绍内容要体现集团公司的统一品牌。对外 宣传内容的表述力求简练，突出重点；表达要符合国外参观者习惯。

第十八条

外事接待宣传介绍内容应包括集团公司整体概况、本企业整体概况、本企业技术特点以及本企业国际业务开展情况；同时根据来访团组的性质和目的，安排宣传介绍内容，做到重点突出，以达到最佳宣传和交流效果。

第十九条

各接待单位，特别是集团公司外宾参观示范单位，对外宣传介绍要求用外语进行，座谈环节可视具体情况而定。

第二十条

接待单位的宣传介绍材料中，应包括集团公司整体情况，并明确表述企业与集团公司隶属关系。有关集团公司对外宣传表述资料由国际部负责制定并下发。

第六章

外事接待HSE工作

第二十一条

HSE工作是做好外事接待工作的保障。企业在接待外国代表团参观访问期间，HSE工作必须始终贯穿接待工作的全过程。内容包括：

（一）事先制定HSE方案和应急预案，并指定专人负责HSE工作，以保证代表团的正常参观活动；

（二）现场参观前，对参观访问者进行HSE教育。要着重强调参观期间发生紧急情况时的应对方案，逃生路线等；

（三）车辆必须保证车况良好，严禁超速行驶。驾驶员必须佩带安全带，并有义务提醒乘车人遵守相关规定；

（四）宾馆住宿安排要保证外宾安全，外宾下榻房间应相对集中；

（五）保证食品卫生安全。

第七章

外事接待保密工作

第二十二条

所属企事业单位必须制订外事接待工作保密规定并严格遵守。

第二十三条

与外国代表团进行交流和座谈时，要按照事先拟定的交流内容进行。在进行技术交流中，要注意保护商业秘密和技术秘密。

第二十四条

外事接待单位向外宾发放的宣传材料、技术资料、多媒体演示片和影视宣传片等宣传品，在制作和发行前，文字内容应履行保密审查程序。

第八章

外事接待工作具体要求

第二十五条

接待外国代表团，既要体现热情，友好，又要适度。应严格控制参与接待的人数，原则上不超过5人。接待工作不应影响企业正常生产工作。

第二十六条

接送。根据国际部具体要求和实际情况，做好接送工作。原则上请接待单位主管国际合作领导赴机场接送。

第二十七条 住宿。安排所在地的涉外宾馆。在无特殊要求的情况下，主宾安排一厅一卧套间；其他人员包括中方陪同人员安排标准间；房间要相对集中。

第二十八条

交通。原则安排主宾乘坐轿车，其他人员安排巴士车；如需到工作现场参观，主宾与其他人员同乘巴士车并要提前确定参观路线、踏勘路况。

第二十九条

宴请。代表团访问期间仅安排一次正式宴请，其余安排自助工作餐。要尊重外宾饮食文化习惯与风俗。严格控制用餐标准，正式宴请规格为冷盘1道、热菜不多于6道，点心2种，水果盘1个。不得食用高档菜、高档酒以及国家明令禁止和保护的野生动物。代表团赴现场参观就餐不得饮酒。接待穆斯林代表团严禁摆放酒具。

第三十条

礼品。对外赠送礼品价值不宜过高，原则上主宾礼品不超过900元，重在体现中国和地方特色，要根据团组成员层次区分档次。

第三十一条

报道。在不涉及保密内容的前提下，各企业在接待外国代表团参观访问期间，可安排本单位摄影、摄像人员随行，外国代表团在企业参观访问活动可在企业范围内进行报道并存档。

第九章

其他

第三十二条

本细则由国际部负责解释。第三十三条

本细则自发布之日起执行。

第二篇：外事接待工作注意事项(韩国)

与韩国人交往禁忌

1.韩国人一般不用红色的笔写自己的名字，也不要当他的面用红笔写东西，因为韩国写死人的名字时用红色记载的。

2.韩国人普遍忌“4”和“13”。因韩国语中“四”与“死”同字同音，传统上认为是不吉利的，因此，在韩国没有四号楼、四层楼、四号房，军队里没有第四师，宴会厅里没有四桌，敬酒不能敬四杯，点烟不能连点四人，所以宴请或者和韩国朋友出去玩时候要注意一下，韩国人在喝茶或喝酒的时候，主人也是以1、3、5、7的数字单位来敬酒、敬茶、布菜，并忌讳力用双数。

3.韩国国花是木槿花，在韩国是禁止采摘的，不要在韩国朋友面前做这些。

4.和韩国人交谈，最好是谈韩国悠久的历史和文化，少谈政治问题，特别是当地政治。切记不要提起朝鲜。不要把首尔称作京城。

5.和韩国人交流时候，不能当面出言指责他们。不能使用“不”字来拒绝韩国人，可以委婉地表示你的不同意见。

6.与韩国朋友交往时候，不要送食物做礼物，因为它们可能不适合韩国人的口味。在送礼时，还要注意礼品上不能有韩国制造或日本制造的标志。韩国人的民族自尊心很强，一般不当别人的面打开礼物。

7.韩国人姓“李”的很多，但绝不能说“你是姓十八子李”之类的话。因为在朝鲜语中“十八子”与一个淫荡词相近。特别是不能在韩国女子面前说此话，否则会被认为有意侮辱人。

8.与韩国人在绝大多数情况下，不要直呼他人的名字，韩国人即使在兄弟姐妹之间也是这样，在社会交往活动中，相互间可称对方为“先生”、“夫人”、“太太”、“女士”“小姐”等；对有身份的人可称对方为“先生”、“阁下”等，也可加上职衔，学衔，军衔等，如“总统先生”、“总统阁下”，关系亲密的的朋友之间，往往在对方名字之后加上“兄弟”、“姐姐”、“妹妹”等称谓如“鸿哲兄弟”、“美延姐姐等。对男性也可称“君”，但往往同其姓名连称，如“尹鸿哲君”、“金相镇君”等。

9.拒绝喝别人的敬酒是不礼貌的，如不能喝，就在杯中剩一点酒。韩国人原谅醉酒的人；不能把盘中的菜吃得很干净，否则是对主人的不敬；礼金要用白色的礼袋，而不是红色的，等等。

10.在社交礼仪上，韩国一般不采用握手作为见面的礼节。握手时讲究使用双手，或是单独使用右手。在晚辈、下属与长辈、上级握手时，后者伸出手来之后，前者须先以右手握手，随手再将自己是左手轻置与后者的右手之上。在韩国，妇女和小孩一般情况下，妇女不和男子握手，以点头或是鞠躬作为常见礼仪。在称呼上多使用敬语和尊称，很少会直接称呼对方的名字。要是对方在社会上有地位头衔的，韩国人一定会屡用不止。社交场合中，大部分韩国人会讲英语，对讲日语的人没有好感。在韩国，穿衣上不会过于前卫，是庄重保守的。男子一般上身穿袄，下身穿宽大的长档裤，女子一般是上穿短袄，下穿齐胸的长裙。

11.韩国人在一般的情况下喜欢吃辣和酸。主食主要是米饭、冷面。菜肴有泡菜、烤牛肉、烧狗肉、人参鸡等等。总体来说，韩国人的菜品种不是太多，而且其中的绝大多数都比较清淡。一般来是说，韩国的男子的酒量都不错，对烧酒、清酒、啤酒往往来者不拒，妇女则多不饮酒。平日，韩国人大都和茶和咖啡。但是，韩国人通常不喝稀粥，不喜欢喝清汤。韩国人一般不喜欢吃过油、过腻、过甜的东西。不啻鸭子、羊肉和肥猪肉，至于熊掌、虎肉。吃饭时，一般用筷子。为环保，韩国人的会为你提供铁餐具。与长辈吃饭时不许先动筷子，不可以用筷子对别人指指点点，用餐完毕后将筷子整齐放在餐桌的桌面上。吃饭时，不宜高谈阔论。吃东西时，嘴里响声太大，也是非常丢人的。在韩国人的家里宴请时，宾主一般都是围坐在一张矮腿方桌周围。盘腿席地而坐。在这种情况下，切勿用手摸脚，伸直双腿，或是双腿叉开，都是不允许的。

12.韩国人珍爱白色。国花是木槿花，松树为国树，喜雀为国鸟，老虎为国兽。忌讳数字是“4”和“13”，在发音与“死”相同的缘故，韩国人对相似的“私”“师”“事”等最好不要使用。

13.韩国人的民族自尊心很强，反对崇洋媚外，倡导使用国货。在赠送礼品时，最好选择是鲜花、酒类和工艺品。最好不是日本货。

14.在韩国传统的社会里，年长者因其知识经验而受到尊重，年轻者必须自觉地在行为上以此为准。在公共集会、社交场合和宴会酒店上，谁应当首先向谁表示敬意，谁应当坐在哪个位置上，谁应当首先落座，谁应当首先向谁敬酒，人人自幼都知道这些规矩，不会弄乱，否则就会被视为粗俗和缺少家庭教育。

15.在人际交往中，韩国人的常规礼貌礼节既保留了自己的传统民族特色，又受到中国儒家文化和西方文化的双重影响。韩国人初次见面时，常以交换名片相识，有些商人养成通报姓氏的习惯，并与先生等敬称联用。韩国人待客十分重视礼节，男性见面要相互鞠躬，热情握手，并道您好;异性之间一般不握手，通过鞠躬、点头、微笑、道安表示问候。分别时，握手说再见。若客人同自己一道离开便对客人说您好好走;，若客人不离开则对客人说您好好在这儿;若与长辈握手时，还要以左手轻置于其右手之上，躬身相握，以示恭敬。进门或出席某种场所，要请客人、长辈先行。与长辈同坐，要保持姿势端正、挺胸、决不能偷懒。若想抽烟。必须征得在场长辈的同意。用餐，请客人、长辈先入席，不可先于长者动筷。与客人或长辈递接东西，要先鞠躬。然后再伸双手。

16.不要当着众人的面擦鼻涕，吸烟要向主人大招呼，否则会被视为不礼貌，不懂礼节。韩国人一般不轻易流露自己的感情，公共场所不大声说笑，颇为稳重有礼。妇女在发出笑声时要用手帕捂住嘴，以免失礼。

接待外宾注意事项

在机场接送外宾需要注意:一般外宾不喜欢别人碰他的行李,所以在提供帮助前,应先征得客人的同意,再帮忙推运行李,并应提醒外宾保管好自己的物品。如果需在机场分发资料,应提醒外宾将资料收好,避免遗失。

如果是接待团体外宾,要事前准备好明显的标志并放在空间宽敞处,先行集中行李和人员,等全体人员到齐后,再致简短的欢迎辞。接机时,如需拍照留念,需迅速进行,拍完后应尽快离开。

如客人需要兑换当地货币,可陪同其前往银行柜台,并告知当前汇率及本地物价水平,以便外宾了解可能需要的支出,同时主动告知客人由机场通往市区目的地的交通工具及所需时间。

西方人的行礼方式与东方人有区别。鞠躬礼和握手礼比较适用于东方,中国人还有比较特殊的拱手礼节,西方人则多采用拥抱礼或吻颊礼,吻颊可以吻单颊或双颊,仅轻贴脸面,并不出声,亦不可将唇印留在对方脸上。有些国家或地区的见面礼仪非常奇特,除了常见的注目、握手、双手合十、拥抱、吻颊等外,还有吻手礼。行吻手礼一般是妇女先伸手,而且手作下垂式,这时对方便可将她的手轻轻置于手中而吻之,但不可过于接近。

在作自我介绍前,一定要先说“您好”,然后再介绍自己的姓名。西方人喜欢直呼名字,东方人则需要称呼姓氏,并加上头衔。若没有头衔,则需要称呼对方女士或先生。接待外宾时,如果是初次见面,不能询问女方年龄或已婚还是未婚,为避免用错称呼,最好还是称呼名字。

外宾经过长途跋涉,都很劳累,应尽快协助其前往旅店休息,不要在机场逗留过长时间。若外宾没有预定住房,应在机场先行协助订房。若外宾已知住宿地点,则应再次帮助其确认下榻处。离开机场前,应请外宾再次确认护照、机票、行李等重要物品是否均已收好,保证万无一失。

2、在儿童中推广礼貌用语

我国在儿童中推广学用“请、您好、再见、谢谢、对不起”等礼貌用语，表示对他人的尊重、关心、热情、谦让，这是一项很好的举措。在接待外宾时，与人见面就能用英语问好：“How do you do!”告别时用英语说再见：“Good bye!”当我们有什么事情请对方让一下，可以对外宾说“Please!”感激对方时说“Thank you.”有做得不对时，可以说“sorry。”得到对方的感谢，可以说“that's all right。”

外事人员守则

要严格按照党的方针政策办事。内外有别，执行保密规定。

热情友好，以礼相待，不卑不亢，落落大方。

严禁酗酒。在外事活动中，饮酒不得超过本人酒量的三分之一。勤俭办外事，反对铺张浪费。

如实反映情况，严格执行逐级请示报告制度，顾全大局，协同对外。

应该掌握的常识

1．对外交往中，要严守国家秘密，决不能麻痹大意，有意无意地把属于国家机密的内容泄露出去。

2．领导授权的可谈，没授权的不能谈，不符和自己身份的话不说。

3．对外谈判中，不能随意许诺，不随便答应外宾提出的要求，要研究后再答复。

谈判人员注意事项

谈判前，应确定主谈人，其职务与对方大致相等。其他谈判人员非经主谈人同意，不得向对方提意见。对外应事先统一意见。内部意见不统一时，不得当场争论，以主谈人意见为最后意见。意见不同，可在会后讨论或休会后在场外讨论。

谈判前，应对所谈问题做充分准备。谈判时，要充分阐述自己观点，以理服人，避免说理不足，有强加于人之嫌；同时，要认真听取和分析对方意见，吸收其合理部分，对不能接受部分，要研究以后再答复，不轻易表态，轻率从事。

接待外宾注意事项

（一）接待单位应有一名主要领导干部负责业务谈判和接待工作，选派专职陪同人员，技术人员以及翻译人员，组织好接待班子。

（二）制定工作计划（会谈内容要点资料准备，主要外宾背景资料，来访人数，抵达日期等），安排日程。指定相应身份人员迎送，会见和宴请。

（三）贯彻“中共中央关于禁止在外事活动中送礼和受礼的决定”，不应主动赠送礼品。

（四）对本单位的介绍力求突出特点，简明扼要，实事求是。介绍情况时要照顾到所有外宾。

（五）外事部门应根据来访外宾情况，主动和保卫部门密切协作，有事共同商量，作好保卫工作。

驾驶人员注意事项

（一）应严格遵守交通规则，集中注意力，确保外宾安全。若违章造成事故，会产生国际影响。

（二）工作时间，严禁饮酒。

（三）一切外事活动，均应保证准时到达指定地点。

（四）注意仪容风范。

（五）出车前，要注意车辆整洁，保养和维修，保证车辆不出故障。

第三篇：做好企业外事接待工作

做好企业外事接待工作

外事接待工作是企业联系内外的纽带和桥梁。通过外事接待工作 ,企业可以展示实力 ,树立形象 ,吸引投资 ,扩大合作 ,推动企业快速发展。因此 ,做好外事接待工作已成为企业管理中一个重要的组成部分。

坚持原则是做好企业外事接待工作的前提

1.维护企业外事接待工作的统一性和有序性。企业外事接待工作需要在统一、有序的状态下运行。必须做到政出一门，令行禁止，不允许各行其是，擅自作主。要从国家利益、企业利益的高度认识遵守外事接待工作纪律的重要性，严把纪律关。一是严格遵守外事接待纪律；二是在对外交往中严守企业秘密；三是在对外交往中遇到重大问题要及时报告，不能乱许诺，乱表态；四是按规定的程序和要求申办外事接待事项。不该超越的程序不能超越，不该减少的环节不允许减少。参与人员在实践工作中要遵守有关保密规定,正确区分内事活动与外事活动 ,认真做到内外有别 ,尽量减少或杜绝外事接待工作中不符合外事礼仪规范的做法。对外事接待的违规违纪现象 ,要坚持原则 ,从严要求 ,不敷衍 ,不护短 ,及时、严肃查处 ,防止再犯。实践表明 ,只有坚持原则 ,加强管理 ,才能维护外事接待工作的统一性、有序性、严肃性和权威性。

2.严格规程 ,加强管理 ,切实提高外事接待职能部门的管理水平与服务质量。作为企业管理的重要组成部分，企业外事接待工作具有较强的专业性，有其特定的程序和规则。要确保企业在对外交往中不丧失机遇，不贻误重点，很大程度上取决于各级外事职能部门的管理水平和服务水平。首先要制定好具有可行性和可操作性的外事接待规程。其次，要开展规程作业培训，树立服务质量意识，把接待规程真正作为外事接待工作的依据。外事接待工作人员不仅要具备良好的语言能力、政治素养、组织管理能力，还要具备较强的外事交往能力。企业应配备思想素质好，年轻而富有朝气的同志充实外事接待岗位，并保持这部分人员的相对稳定。

3.加强制度管理和调研。完善规章制度是外事接待工作软件建设的一个核心问题。要努力做到三个“严格”：一是严格执行接待范围。切实做到保证重点，对外接待各负其责，相互配合，分别承担，共同搞好；二是严格接待程序。做到先请示、批准后再安排，每次任务都要按照外事接待工作规定等制度严格把关，对不属于接待范围的客人，及时向有关单位做好说明解释工作，不超范围接待，从源头上杜绝非接待范围的费用开支；三是严格接待标准。遵循艰苦奋斗、勤俭节约的优良传统，按照有利公务、节俭实在、杜绝浪费的原则，按不同层次相应安排住宿、用餐、用车等标准，做到热情、大方、细致、周到，尽量压缩不必要的礼仪性活动，达到领导满意、宾客满意。狠抓调研工作，发挥好企业外事接待的参谋作用。目前企业外事接待工作中存在“重接待，轻调研”的现象,应引起高度重视。企业外事接待职能部门应充分利用外事交往渠道,收集对企业有用的信息与资料。对调研选题要认真进行筛选和分析,加强其针对性。通过日常调研，对企业对外交流等外事工作的方向、策略、经验、教训进行总结，及时反馈企业外事工作的新走向，提出对企业决策有益的建议。

灵活性是做好企业外事接待工作的重要环节

外事接待工作是一个有机的整体,不仅仅是外事接待部门的事情，更需要企业有关部门和单位的大力支持和配合。接待工作要发挥“整体大于各孤立部分之和”的最大效能，必须克服办事过程中的拖沓作风，理顺外事接待和有关业务部门的纵向与横向关系，形成上下一盘棋、协调有序的外事管理格局。要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量的完成每一次外事接待任务。有些外商可能一生只到本企业造访一次，如果这一次的接待工作热情周到，精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的美好印象。

所谓强调外事接待工作的灵活性，不是说外事接待工作可以随意，而是指其工作涉及面广、随机性强，不可能按照一个模式套下来。而应根据环境、条件的变化以及来宾的需求变化，在原则的范围内对政策灵活把握。在接待过程中，根据时间、空间、形势的发展变化，审时度势，随机处理，寻求最佳适度。随机制宜是在大的原则和方针下的灵活处理，不是根本改变大的原则和方针。坚持随机制宜的原则，一定要把一般原则与具体情况结合起来。在复杂的外事接待工作中，对于常规的接待，可以按照一定的程序化、模式化的方法来运作，但是对许多非常规性的随机事件，很难按照一定的程序、模式去工作，需要外事接待人员具有广博的知识、丰富的经验和创造性的思维。因此，在具体工作中,既要严格按外事接待工作的规定和程序办事，又要从实际出发 ,对外事接待中遇到的特殊情况敢于打破常规，简化程序，提高工作效率。随机制宜是在原则许可的范围内，因时而异、因地而异、因事而异，为来宾提供个性化的服务。外事接待工作的随机制宜要做好两个服务：一是跟踪服务。对每批(次)外事接待从任务呈报、安排入住和用餐、用车、会场布置、考察点联系、参观游览、意见收集、返程联络、费用结算到建立来客档案等各方面的工作都跟踪到位；二是个性服务。比如在接待外商时，可建立档案，了解其基本情况。通过客史档案和相关询问，了解不同来宾不同的习惯、爱好、口味,以人为本，有针对性地开展亲情化服务。在考察线路上也要创新，要突出地方特色，让来宾有所看、有所玩、有所学、有所思，让他们牢记山铝，用感情留住他们，让来客有宾至如归的感觉。以人为本决不是看人打卦，而是宾主融洽的一种必需。

外事接待人员要充分利用接待工作的每一个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化，用每一次接待机会增强企业的凝聚力和向心力，提升企业的知名度和影响力。同时，外事接待人员还要对接待结果进行科学的评估与监测，及时做好来宾反馈信息的收集和处理工作，不断优化接待流程，力求外事接待活动效益的最大化。

原则性与灵活性的有机结合，这是做好企业外事接待工作的重要保证。从某种意义上说，接待就是一种“度”的平衡术，是结合实际的适度管理。只有正确地认识“度”和把握“度”，才可能提出指导实践活动的正确准则，防止“过”与“不及”。接待工作唯有做到适度，力争做到“服务热情、接待精细、开明开放”，达到最佳效果，才能真正成为一个企业的窗口和联系各方的纽带和桥梁，从而推动企业的发展。

外事接待工作不仅是一个企业的形象展现，而且是一项政治性强的工作。外事接待活动的任何一点纰漏和失误，都有可能造成无法挽回的政治影响和经济损失。由此可见，外事接待工作是一个企业的“第一形象”、“第一窗口”、“第一环境”。要牢固树立“外事接待工作也出生产力 ,出效益”的观点 ,按照有利公务、文明节俭、杜绝浪费、标准适当、平等对待、热情大方的原则，牢牢把握好外事接待工作中的“度”，做好原则性与灵活性的有机结合。外事接待工作要与其它管理工作紧密结合起来，围绕企业的中心任务，充分发挥桥梁纽带作用，从而促进企业各项工作的顺利开展。

第四篇：略论新形势下的高校外事接待工作

略论新形势下的高校外事接待工作

摘要：党的十八大以来，高校外事工作面临着全新的发展形势。外事接待工作是高校外事工作的一项重要内容，不仅体现出高校外事工作的总体水平，也是中华传统文化的重要体现。党中央“八项规定”等一系列新政策的陆续实施给高校外事接待工作提出了全新的要求。对于高校外事部门来说，如何能够做到既严格遵照“八项规定”的要求，又能够高标准高质量地完成外事接待工作，是值得认真研究的问题。为了做好新形势下的高校外事接待工作，外事部门要转变工作思路，创新工作载体，更好地适应高校外事工作面临的新形势和新要求。

关键词：高校；外事接待；外事工作

中图分类号：G526.9

文献标志码：A

文章编号：1001-7836（2015）04-0185-02

外事工作是各项对外交流活动和事项的总称。外事工作是一项政治性和政策性很强的工作。它对认真执行国家的外交政策，维护祖国的荣誉、民族的尊严和人民的利益，加强同世界各国的经济、技术和文化交流，促进各国人民之间的友谊和世界和平，有着非常重要的作用。对于高校来说，开展外事工作对于提高教学科研能力、展示良好的国际形象等方面具有非常重要的作用。实践证明，通过广泛开展高校外事活动，我国高等教育发展水平得到了显著提升，给我国经济社会加速发展注入了全新的动力。

改革开放以来，我国高校的外事工作进入了一个全新的发展阶段。特别是从上世纪90年代开始，高校外事活动的领域不断拓展，对外交流的范围不断扩大，高校外事活动的数量显著增长，质量稳步提高。根据调查统计，1998年全国普通全日制高校每年举办的各类外事活动约有1.8万次，到2005年已经突破了5万次，截至2013年已经超过了20万次，与我国高校进行各项交流的国家和地区也由1998年的40余个增加至160余个。这些数据充分说明，我国高校外事工作已经进入了快速发展的新阶段。

在高校的外事工作中，外事接待工作是一项十分重要的内容。外事接待工作贯穿外事工作的全过程，也对外事工作质量产生直接影响。高校外事接待工作不仅可以体现出外事管理工作的总体水平，而且还能够体现出高校良好的文化底蕴。党的“十八大”以来，国际环境的发展变化以及国内许多新政策给高校外事接待工作提出了全新要求。

一、新时期高校外事接待工作面临的形势分析

1.高校外事接待活动数量将进一步增加。新一届党中央明确提出，全面深化改革，进一步提高对外开放水平。高校外事工作是传播中华民族传统文化和开展国际交流合作的重要途径，也是我国对外开放的重要窗口。随着我国对外开放程度的不断深入，可以预见，未来一个阶段国内高校外事接待活动的数量将会进一步提升，外事活动的形式也将更加多样化，对外交流的深度和广度也将不断提高。

2.高校外事接待工作面临全新要求。党中央“八项规定”提出进一步规范出访活动，严格规范外事接待标准，控制经费开支。在这些具体要求之下，高校外事接待工作方式势必要进行全面调整。从以往外事接待工作开展情况来看，很多高校为了片面追求接待效果，随意扩大接待规模，好大喜功，甚至不惜花费重金进行宴请、组织参观游览以及进行活动现场布置等等。实践证明，这种外事接待方式很有可能产生适得其反的效果，会在来访者心目之中留下奢靡浪费的不良印象，进而影响到其他国家和地区学者对于我国高等教育事业的总体评价。

为了落实党中央“八项规定”等一系列新政策和新要求，今后一个阶段高校在组织外事接待活动的过程中必须要改变以往的工作方法，在节约外事接待费用、转变外事接待方式、提高外事接待效率等方面多下功夫。

3.高校外事接待工作模式将逐步实现多元化。随着高校外事活动类型的不断丰富，今后一个阶段外事接待活动模式也将逐步实现多元化。具体来说，高校外事接待活动将由以往传统的外事宴请、外事会谈、外事参观等等逐步转化成为与外事活动紧密相关的接待形式，更加侧重契合外事活动的主旨以及高校自身的实际情况，从注重外事接待形式逐步转化为注重外事接待活动的实际效果。此外，在外事接待活动类型方面，人文、学术、文化交流等活动数量将会进一步增加，而传统的事务性接待活动将会逐步减少。

二、现阶段高校外事接待工作存在的主要问题

1.外事接待工作经费投入过高。当前，随着高校外事活动数量的逐年增加，外事接待活动经费投入也在显著增长。笔者曾经查阅过北方某高校2011年行政经费投入的相关数据，其中直接或间接列支用于外事接待活动的经费投入占行政总经费投入的30%左右，所占比例非常之高。虽然目前教育部等相关部门并未对外事接待经费所占比例进行明确规定，但是在现阶段高校经费总体增长速度放缓、科研教学经费投入普遍不足的情况下，使用如此大比例的经费用于外事接待活动，显然不符合高校发展的实际，也将会在很大程度上影响到高校教学管理各项业务的经费投入。

2.高校外事接待普遍存在铺张浪费现象。高校外事接待活动普遍存在铺张浪费现象，是现阶段的一个非常突出的问题。归根结底，这是与高校管理者对于外事接待工作的理解和认识存在偏差有关。很多高校管理者或外事部门负责人认为，外事接待工作是高校对外形象的直接展示，必须坚持高规格和高标准，才能够给来访者留下深刻的印象。因此，一些高校在外事接待的过程中过分追求形式，悬挂大量的条幅，摆设鲜花，组织学生现场迎接。在外事宴请活动中安排大量的名菜、名酒。为外宾购买名贵的礼物作为纪念品，并在外事活动之余安排大量的观光、游览等活动。这种做法的直接后果就是造成严重的铺张浪费，大量的外事工作经费被运用在这些活动之中，不但难以产生理想的效果，反而会给来访的国外学者造成很多负面影响。

3.外事接待的程序不够规范。一般来说，外事接待活动都有严格而规范的程序。相比其他外事接待活动，高校外事接待活动的程序不够规范，具有很强的随意性和主观性。通常情况下，高校外事接待活动程序的设计都由高校外事部门来完成，并报校领导同意后实施。由于没有统一的规范，很多高校外事接待活动的程序并不完全相同，甚至一些高校由于缺乏外事专业知识，还在外事接待过程中出现了常识性错误，给高校的对外形象造成了严重影响。

4.外事接待工作人员专业化能力存在不足。现阶段很多高校都具有一支专门的外事接待工作者队伍，负责外事接待工作的组织、协调和实施。相比高校的行政管理和教学工作者队伍，高校外事工作者队伍的专业化水平存在一定的不足。很多外事工作者并不具备专业的知识背景和工作经历，并且不能够定期接受外事工作相关的业务培训。由于不具备专业的业务能力，很多高校的外事工作者在组织外事接待工作的过程中往往会产生一系列问题。此外，由于很多高校在制定外事接待方案的过程中缺少紧急情况预案，导致在外事接待活动中发生突发状况后，外事接待工作人员不能够迅速做出反应，并给予妥善处理。应当说，现阶段高校外事接待工作人员专业化能力不足也是一个非常突出的问题。

三、对提高新形势下高校外事接待工作水平的建议

1.充分认识新形势下外事工作的新要求。对于高校来说，必须要全面、深刻、准确地认识到新形势下党中央国务院对于外事工作提出的全新要求，重点学习“八项规定”以及相关政策中关于外事纪律、外事接待等的新要求和新精神，对照新要求进行自查，及时发现本校在开展外事接待工作过程中存在的问题和不足之处。制定切实有效的措施，抓紧时间进行对照整改，将最新政策要求贯彻到高校外事工作之中。

2.转变对外事接待活动的理解和认识。对于高校管理者来说，应当进一步转变观念，正确全面地理解外事接待工作的意义。充分结合当前世情、国情发展变化的趋势，转变以往过分追求形式、奢靡浪费的接待观念。将衡量外事接待活动质量的标准定义如下几方面，即外事接待活动是否能够为双方文化交流服务、是否能够充分融入到外事活动总体之中、是否坚持务实高效原则等等。通过切实转变思想观念，带动高校外事接待工作模式的创新。

3.坚决避免铺张浪费。高校要制定完善的校内规章制度，明确外事接待经费投入额度、接待标准、陪同人员数量、接待行程安排等等。在外事接待经费标准制定的过程中，应当充分借鉴“八项规定”等关于公务接待活动经费标准的新要求，严格外事接待经费管理，实行外事接待经费预算制度。此外，高校还要注重对外事接待活动实施过程的监督和检查，避免出现过度形式化的问题，要确保外事接待工作经费能够得到高效合理地使用。

4.创新外事接待工作模式，规范外事接待工作程序。对于高校外事管理部门来说，要进一步创新外事接待工作模式，避免将外事接待工作简单地等同于提供“衣食住行”服务。要注重提高外事接待活动人员的文化水平，创新接待工作模式，通过形式多样的外事接待活动使得来访者充分感受到学校深厚的人文底蕴和良好的国际形象。

除此以外，笔者建议教育部等有关部门尽快制定相关政策，进一步规范高校外事接待活动的程序，以此来约束和要求高校外事接待活动，避免出现因程序不统一、不完善所导致的一系列问题，提高外事接待活动的水平。

5.全面提升高校外事接待工作者队伍的专业化水平。针对现阶段高校外事接待工作者队伍专业化水平普遍不高的问题，高校应当加强外事工作者队伍建设，一方面定期组织外事专业培训，重点传授外事常识、外事礼仪、突发事件应急处置等内容，提高现有外事工作者队伍的专业化水平。另一方面还要广泛地从全社会挖掘专业的外事人才，充实到高校外事工作者队伍之中，藉此来全面提升高校外事工作者队伍的专业化水平。

第五篇：接待工作的实施---教案

广西机械高级技工学校公招面试 理论课教案 专业：文秘

教案序号：

号

广西机械高级技工学校公招面试 理论课教案

2015 年 1 月 16 日

课题

第2节接待工作的实施

授课时数

1课时

教学目的

知识目标：1.了解接待工作的三个基本环节。

2.了解接待工作中秘书的个人礼仪和日常交往中的礼仪知识。

能力目标：掌握接待工作中三个基本环节的具体要求，提高秘书的接待能力。德育目标：培养学生知礼仪、懂礼貌的良好行为习惯，提高学生的综合素养。

教学重点

结合礼仪等相关知识，熟悉接待工作的具体环节和操作方法。

教学难点

如何结合礼仪和接待的相关知识完成情景模拟，提高接待能力。

教具

多媒体投影设备、视频展示台、《接待工作的实施》PPT、信签纸

教学方法

以行为导向教学法为主，辅以讨论法、案例教学法、合作探究法、设问导疑。

教学进程及内容

说明

一、导入新课（约5分钟）

案例分析：某单位领导与刚来的客商正在会客厅里寒暄，秘书前来泡茶，他用手指从茶叶筒中拈了撮茶叶，放入茶杯内，然后冲上水„„这一切，领导和客商都看到了。领导狠狠地瞪了秘书一眼，但碍于客商在场而不便发作。客商则而带不悦之色，把放在自己面前的茶杯推得远远的，同时说：“别污染了我的肠胃！”领导知道自己属下做事欠妥，所以只得忍气吞声。谈判时，双方讨价还价。领导一时动怒，与客商发生争执。秘书觉得自己作为单位的一员，自然应该站在领导一方，于是与领导一起共同职责客商。客商拂袖而去。领导望着远去的客商的背影，气得脸红脖子粗，冲着秘书嚷：“托你的福，好端端的一笔生意，让你给毁了，唉！”

秘书丈二和尚摸不着头脑，并不知道自己有什么失误，他为自己辩解：“我，我怎么啦？客商是你得罪的，与我何干？”

你认为这位秘书在接待礼仪上有哪些失误？ 1.请各组代表回答提出的问题。

2.教师点评，引入本次授课课题《接待工作的实施》的学习。

二、学习新知（约20分钟）

（一）接待工作的三个基本环节：迎客、待客、送客。1.亲切迎客

教师明确：当客人来访时，秘书应做到“3S”迎客，即见到客人的第一时间，做到起身迎接（stand up）、注视对方（see）、微笑（smile）并使用规范性问候语。来访的具体情况有：（1）上级部门的领导或工作人员来访。（2）本单位的一般干部或普通员工来访。（3）外单位的客人来访。

（4）领导确实无法接待的来访。2.热忱待客

应做好以下环节的工作：

（1）引导。秘书在引导客人时，应配合对方的步幅，在客人左前方约一米左右处，身体稍向右后侧转，可边走边和客人交谈或介绍周围环境，以避免一路的沉寂、尴尬。通常有“外开门客先入，内开门己先入”。（2）引座。主要有如下四种办法：

①面门为上。②以右为上。③居中为上。④以远为上。（3）送茶。注意事项有：

①领导、客人坐定或寒暄时，立即送上茶水。②接待重要客人时，应用正规的陶瓷杯，不能用一次性纸杯。③接待重要客人时，不用袋泡茶，要用上好的茶叶。④泡茶时，要遵循“茶七酒八”的礼仪要求。⑤及时添加开水和更换茶叶。3.礼貌送客。如果客人提出告辞时，秘书要等客人起身后再站起身来相送，切忌自己先于客人起立相送，这是很不礼貌的。4.涉外迎送的方法。

秘书应该掌握的涉外礼仪和方法：①迎送规格；②迎宾准备；③迎宾礼仪；④送客礼仪。5.技能训练：

结合教材案例P295,通过角色扮演，让学生在模拟实践中加深对接待工作中各环节的理解与应用。

通过学生点评，教师总结，对知识点进一步巩固，同时，引入下一个知识点的学习。

（二）秘书的个人礼仪

1.仪容的要求：整洁、卫生。包括发式、面容、颈部、手部等。

2.仪表的要求：在自然美、修饰美的基础上，不断提高自身素质，达到内在美。包括风度、服饰等。

3.仪态的要求：文明礼貌、端庄大方。包括站姿、坐姿、走姿等。

（三）日常交际礼仪

1.说话的礼仪。即认真积极倾听、注意目光应用、保持说距离、使用礼貌用语。2.介绍的礼仪。即自我介绍、介绍他人。

3.握手的礼仪。即握手的正确姿势、握手的礼仪顺序、握手的禁忌。4.接打电话的礼仪。5.递接名片的礼仪。

6.乘轿车的礼仪。即乘轿车的座位次序、上下车的礼仪 7.送花的礼仪。8.探病礼品的选择。9.送礼和收礼的礼仪。10.送礼禁忌习俗。

三、案例分析、分组讨论（约6分钟）案例：来访客人走进某药业集团有限公司经理办公室时，李秘书正在办公桌前打印一份文件，他向客人点点头，并伸手示意客人先坐下，10分钟后，他起身端茶水给客人，电话联系好客人要找的部门，在办公桌前起身向客人道别，并目送其走出办公室；为此事，李秘书受到了办公室主任的批评。

试分析办公室主任为什么要批评李秘书？ 1.组织学生分组讨论，共同完成学习任务。

2.教师分析总结：办公室主任之所以批评李秘书，是因为李秘书在此次接待工作中没能做到亲切迎客、热忱待客、礼貌送客，特别是“出迎三步，身送七步”这一迎送宾客的最基本的礼仪也没有注意，作为李秘书在接待来客中应做到：（1）起身迎客，问明来意。（2）伸手示意客人请坐，并说明请稍候。（3）尽快联系好客人要去的部门并具体说明如何去该部门。（4）将客人送出门口，握手道别。

教师及时点评，对重点、难点知识巩固记忆，加深了解。

四、小结（约2分钟）

1.了解接待工作的三个基本环节。

2.了解接待工作中秘书的个人礼仪和日常交往中的礼仪知识。

3.掌握接待工作中三个基本环节的具体要求，提高秘书的接待能力。

五、课后作业（约2分钟）

1.设置一定的情景，以小组为单位，进行迎送演示。一位扮演秘书，一位扮演A公司的销售人员，销售人员忽然来访，说是部门经理的老朋友，想见刘经理，秘书如何正确接待？ 2.教师点评

六、板书设计（约5分钟）接待工作的实施

（一）接待工作的三个基本环节 1.亲切迎客 2.热忱待客 3.礼貌送客

4.涉外迎送的方法

（二）秘书的个人礼仪 1.仪容的要求 2.仪表的要求 3.仪态的要求

（三）日常交际礼仪

1.说话的礼仪

2.介绍的礼仪

3.握手的礼仪

4．接打电话的礼仪 5.递接名片的礼仪 6.乘轿车的礼仪

7.送花的礼仪 8．探病礼品的选择 9.送礼和收礼的礼仪

10.送礼禁忌习俗

七、教学反思（课外进行）

本环节，教师通过教学过程中的具体情况、学生回答和作业来反思本教学设计的优劣，并将根据反思对教学设计进行修改。

采用案例分析，设问导疑的教学方法，让学生思考并讨论问题。切入课题。

通过导入新课，教师用讲授法明确接待工作三环节的要求，完成知识目标1。通过角色扮演法，让学生参与到模拟接待工作中，加深对知识点的理解。承上启下，引入知识目标2的学习。

通过案例分析，用讨论法、案例教学法、合作探究法等教学方法，激发学生学习兴趣，进一步巩固知识点，完成本课的能力目标。通过小结，加深学生对知识的掌握。