大型会议会务安排工作规范[5篇材料]

第一篇：大型会议会务安排工作规范

大型会议会务安排工作规范

一、会前的策划工作

决定召开会议后，应做好会前的各项策划工作，包括：

1、商定与会人员范围（含嘉宾、领导、正式代表和列席代表）。

2、商定会议日程。

3、商定会场（含讨论地点）和会议住地的安排及讨论分组原则。

4、商定会议文件材料的起草和印发工作。

5、商定会议报名和签到事项。

6、商定参观点的安排。

7、商定奖品、证书的发放安排或纪念品、奖品、证书的购买和制作工作。

8、商定新闻报道的有关事宜。

二、会议有关问题的请示

根据协调情况，提出关于会议有关具体问题的请示，即会务安排工作方案，报党、校办主任审核。请示包括以下内容：

1、会议的名称、时间、地点和主题。

2、出席会议的人员范围。

3、会议的议程、日程安排方案，会议主持人、讲话人、发言人建议名单。

4、会场的布置和座位（含主席台）安排原则。

5、分组讨论的编组原则和召集人建议名单。

6、会议文件材料（含主持词、大会发言稿、参阅材料）的起草、审批、印发的原则。

7、奖品、证书的安排发放（含纪念品、奖品、证书的购买或制作要求）。

8、会议合影、参观的组织安排。

9、与会人员请假的原则。

10、新闻报道的原则。

11、与会人员或来宾的接待及食住行安排原则。

三、会议的通知

1、全校性会议，通知以党委办公室、校长办公室名义发出。通知中应明确会议的时间、地点、主题、参加会议人员范围、请假要求、签到的时间和地点等。如召开视屏会议，通知中应明确在主会场、分会场参加会议的有关事项。

2、校外会议，邀请函以广东外语外贸大学或广东外语外贸大学校友总会名义发出。邀请函中应明确会议的时间、地点、主题、报名要求、签到的时间和地点等。邀请函需附回执。

3、会前适当时间，应向校领导发出《校领导公务活动安排》，明确会议时间、地点、与会人员范围、日程安排，每一节大会的程序（由谁主持、谁讲话、谁发言，是否安排与会议代表合影，是否安排颁奖等），领导到达会场的时间，着装要求等等。

《校领导公务活动安排》式样：

校领导公务活动安排 党委办公室、校长办公室综合科2010年 1 月 3 日

广东外语外贸大学2010发展战略研讨会

暨校务委员会扩大会议

根据学校的工作安排，“2010学校发展战略研讨会暨校务委员会扩大会议”定于2010年1月9日至11日召开。

会议议题：1.开拓视野，更新观念，进一步提高我校教育教学管理水平；2.学科建设和研究生教育。

与会人员范围：校领导、校务委员、各学院(部)院长(主任)、党总支书记，各科研、教辅、机关单位主要负责人，共约99人。着装要求：参加大会时，请领导同志着西装。附：日程安排

发：＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊

（经办人：电话：36207007）（共印12份）

四、会前的有关准备工作

1、召开筹备会，召集相关人员布置具体工作。

2、制作会议证件。

3、制作横幅、背景板、欢迎牌和引导牌。

4、排出会场（含主席台）座位图。

5、制作照相站位图，并通知摄影师。

6、收集和整理与会人员出席情况，重点是落实校领导出席会议的情况。

7、提出分组讨论的具体名单（含召集人），安排小组讨论地点。

8、打印姓名牌，布置会场。

9、检查会议文件材料的印发情况和主持词、发言稿的准备情况。

10、检查会议纪念品或奖品、证书的制作情况，包括奖品、证书的递送组织情况。

11、制作外地来宾的车辆接送安排表及会务用车安排表。

12、落实会议期间的用餐安排。

13、合成《会议须知》，报党、校办主任审定。

五、会议报到

1、按照会议报到时间，提前30分钟到达现场，检查工作人员到达情况，组织协调报到工作。

2、与会人员报到时，应在签到后再发给会议证件，凭会议证件办理其他报到手续。

六、会议期间的服务工作

1、每节大会前，提前40分钟到达会场，检查会场的各项准备情况(会议中需播放国歌、国际歌、颁奖音乐的应监听)。

2、做好会场内外、领导休息室的引导工作。

3、负责与会人员在会场的报到工作，根据报到情况及时清点到会人数。

4、掌握主要领导到达会场时间并注意迎候，领导到达后，引导领导进入休息室。

5、会前3分钟开始整理会场，提醒与会同志尽快入座，并关闭手机。

6、会场整理好后，向党、校办主任报告，于会前1分钟协助党、校办主任引导主要领导到会场指定位置就座。

6、开会期间，做好会场内外的值班工作，及时办理领导交办的事项并做好会议记录，做好颁奖时的有关引导工作。

7、分组讨论，应安排工作人员提前20分钟到各讨论点检查会场的准备情况，做好引导工作。

8、如安排合影，请注意提前安排场地，了解摄影师的到位情况。

七、会后的整理工作

1、每节会议结束后，及时检查会场，注意收集与会人员遗漏的文件或其他物品并尽快转交有关同志。

2、及时收集会议有关资料，整理后归档，保存为电子文档和打印材料各一

份。

第二篇：会议会务工作规范

会议会务工作规范

一、会前准备

（一）明确会议目的，确定会议内容，拟定会议初步方案。内容包括：

1、会议时间、地点和主题。

2、报到的时间、地点。

3、出席会议人员。

4、会议议程、会议主持人、讲话人、发言人名单。

5、会议文件材料的起草、审批、印发工作的分工。

6、会场的布置和座位（含主席台）安排原则。

7、会务用品的准备。

8、会议记录、会务记录情况反映工作原则。

9、会议经费的解决渠道。

10、新闻报道。

11、后勤保障工作安排。

（二）认真核实本次会务工作的各有关单位，搞好各方面的协调配合。

（三）制发会议通知，会议通知应明确会议时间、地点、主题、参加会议人员范围等有关注意事项。

（四）准备会议文件。

（五）制订会务工作方案并落实。

1、制作会议证件。

2、制作会议横幅。

3、排出会场座位图（含主席台）。

4、排出颁奖顺序（站位图、座位图等）。

5、制作胸花、锦旗、奖牌、证书，订购鲜花。

6、布置会场。

（1）检查横幅是否按要求悬挂、并确保字体规范无误。

（2）布置主席台。确定主席台就座的领导人数，摆放姓名标签牌、话筒布置，会议资料等有关物品。

（3）测试音响、电子显示屏设备。

（4）提前搞好会场内外的清洁卫生，在会场入口摆放好签到桌。

二、会后工作

1、会议结束后，通知清洁人员清理会场，如会场人员遗忘物品，及时招领。

2、整理会议记录，做好会议文件资料的收集归档工作。

3、必要时协调与会人员安排返程。

4、对会务经验进行总结，查找会议工作中的不足之处，发现存在的问题，采取切实有效措施，不断提高会议服务质量。

第三篇：大型会务安排方案(通用)

XX地区第XX届XXX研讨会

会议实施方案

一、主办单位、承办单位：

1、主办单位：

2、承办单位：

3、协办单位：

二、机构及人员：

1、会议领导小组： 组 长： 副组长： 成 员：

2、会务服务组：统筹安排整个会议，明确落实各项责任，及会议期间的联络等

组 长： 成 员：

3、论文编集及文字组：负责论文收集汇编、宣传资料设计、领导讲话稿起草等。

组 长： 成 员：

4、后勤保障组：负责安排代表接待、住宿、伙食、参观及会议用品纪念品发放等。

组 长： 成 员：

5、企业服务组：负责接待和联络企业人员。组 长： 成 员：

三、研讨会日程（共三天）。第一天：11月16日。

1、全天参会代表报到（后勤保障组）（1）负责报到登记。责任人：

（2）负责发放会议文件袋、纪念品、房卡。责任人：

（3）再次确认参会代表是否需要预定返程机（车）票，由会务公司负责代订返程机（车）票。责任人：

（4）收取会务费，设置刷卡机（部分企业免若干参会会务费）责任人：要求：

1、提前拿出房卡，同一地区代表尽可能安排在同一楼层。

2、中午12：00视情安排桌餐（会务组）。

3、下午17：00召开组委会会员单位负责人预备会，地点：酒店会议室。（会务组）

要求：按照20人安排会场，准备文件袋、笔记本、笔等会议用品，协调酒店安排好会议服务。责任人：

预备会内容：（1）征求会议日程安排意见、两天正式会议主持人安排。（2）收集会后旅游线路确认登记。（3）商议论文评比事项。（4）确定下届主办单位。（5）其它事项。4、18：00在酒店举行欢迎晚宴。（会务组）晚宴主持人：

另：每天安排参会代表所住房间水果（责任人：）。第二天11月17日。

1、早餐 7:30-8:30

2、会场布置：音响照明、影像设备、摄影摄像、席签、主席台代表胸花、茶水服务、会议及企业资料、服务人员到位。早上8：30要求准备到位。（会务组）

时 间：上午8：45代表进场，9：00会议开始。

3、会议议程：主持人：。（1）开幕式

（2）介绍与会领导、来宾和单位；（3）领导致欢迎辞；（4）领导讲话；

4、上午10:30-11:30专家讲座和论文交流（会务组负责）主持单位：（1）专家讲座（2）协办单位发言

（3）论文交流（先排好次序，每个单位控制在10分钟内）

5、中午11：30自助餐、午休

6、下午14：00-17：00论文交流和参会企业技术产品推介 主持单位：（共4场会第2场）（1）论文交流：

（2）参会企业技术产品推介（3）参会企业技术产品推介（4）论文交流： 休息20分钟

主持单位：待召开会员单位预备会后确定（共4场会第3场）（5）论文交流：

（6）参会企业技术产品推介；（7）论文交流：

6、晚餐 17：40 第三天：11月18日。

1、早餐 7：20-7：50。2、8:00-11：30参会代表参观机械设备展，与参会企业互动。（企业组负责，设备展可开在停保场内）

3、午餐 11：30（自助餐）。地 点：

4、下午14:00-16:30第三届垃圾与文化论（会务组负责）

主持单位：

5、闭幕式 下午15：30-17：00 主持单位：

（1）宣布论文评选结果并表彰（由？单位宣读，预备会定）；（2）通过大会会议纪要（由？单位宣读，预备会定）；

（3）举办城市与下一届承办城市交接仪式（下一届承办城市代表讲话）。

（4）主要领导总结发言（5）大会闭幕

6、发放会议纪要、合影照片和通讯录（后勤组负责）；

下午17：30乘车晚餐（由赞助企业接待，会务组、企业组负责）。

7、晚上回酒店休息。

四、总 结

1、会议文件整理归档。

2、会议用品、纪念品整理。

XX公司 二○XX年X月X日

第四篇：会务礼仪规范和会议座位安排

商务人员在日常交往中所必不可少的一件事情，就是要组织会议、领导会议或者参加会议，因此会议自然而然地成为商务活动的有机组成部分之一。

会议，又称集会或聚会。在现代社会里，它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。在一般情况下，会议是指有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。

在商界之中，由于会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。依照会议的具体性质来进行分类，商界的会议大致可以分为如下四种类型：

其一，行政型会议。它是商界的各个单位所召开的工作性、执行性的会议。例如，行政会、董事会，等等。

其二，业务型会议。它是商界的有关单位所召开的专业性、技术性会议。例如，展览会、供货会，等等。

其三，群体型会议。它是商界各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利，反映群体意愿。例如，职代会、团代会，等等。

其四，社交型会议。它是商界各单位以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议。例如，茶话会、联欢会，等等。

一般而论，以上四种类型的常见于商界的会议，除群体型会议之外，均与商界各单位的经营、管理直接相关，因此世人称之为商务会议。在商务交往中，商务会议通常发挥着种种极其重要的作用：其一，它是实现决策民主化、科学化的必要手段；其二，它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具；其三，它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法；其四，它是保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径。

在许多情况下，商务人员往往需要亲自办会。所谓办会，指的是从事会务工作，即负责从会议的筹备直至其结束、善后的一系列具体事项。会务礼仪，主要就是有关办会的礼仪规范。

商界人士在负责办会时，必须注意两点：一是办会要认真。奉命办会，就要全力投入，审慎对待，精心安排，务必开好会议，并为此而处处一丝不苟；二是办会要务实。召开会议，重在解决实际问题。在这一前提下，要争取少开会、开短会，严格控制会议的数量与规模，彻底改善会风。

第五篇：做好大型会议会务工作的五个要点

做好大型会议会务工作的五个要点

发布日期：2015-07-14

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一、提前谋划，精心制定会议方案

会议方案是会议组织安排的总纲，制定会议方案应当注意以下几个方面。一是周密细致、程序规范。会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务，明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，合理安排会议议程，使各场次会议能顺利衔接，避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。二是加强沟通，统筹协调。一方面，要加强对上的沟通请示工作。大型会议规格高、影响大、议题重要，中央机关举行的大型会议一般还邀请中央领导同志出席会议，具有重要的政治意义。为使会议效果达到有关要求，在组织筹备会议的过程中，必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。三是细化分工、倒排工序。要逐项细化分解任务、确定职责分工，使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工，避免出现推诿扯皮的现象。要采取倒排工序方式对承担的工作任务进行合理安排，进一步细化方案的工作分工、时间节点，夯实岗位职责，使各单位能依据倒排时间表，认真对照检查，确保按时完成，实现无缝对接。

二、把握细节，认真做好会前演练

一是对会议细节进行逐项演练。会前要对每场大会的每项任务和分工进行逐项推演，对可能出现的情况和问题提早研究解决办法，在此基础上制定详细的分工明细表，使每个人都清楚自己的任务，并了解其他人的任务，确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。二是在会场住地进行实地演练。随着会期临近，会务组织者应深入会场、住地，根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练，按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作，即每一个会场提前一天布置完毕，每一项活动提前一天部署到位；会务工作者提前两个小时到达会场，一切准备工作提前两个小时就绪；全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。三是临近会议前的重点环节演练。牵牛要牵牛鼻子，筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节，如果大会的重点环节出现瑕疵，整个大会的效果就会大打折扣，甚至出现无法挽回的不良影响。对待重点环节，要加强会前演练，做到思想上高度重视、精力上重点倾斜、细节上重点考虑，确保万无一失。

三、热情周到，搞好会议期间的组织服务

会议期间的服务可分为会场内服务和会场外服务，涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有热情周到地做好服务工作，才能使场内外各个环节有机衔接。一是加强值班畅通运行机制。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。在大型会议中，大会总值班室一般为各住地会务服务工作的总协调部，各住地会务值班室为本住地发文、生活、安全以及与会议代表联络的联系机构，通过建立会议值班制度，畅通大会筹备机构、住地会务服务机构、会议代表之间的沟通联系，便于上传下达、沟通联系和紧急事项的处理，使会议代表得到更加优质高效的服务。二是紧盯细节把握会场节奏。会议期间会务工作者要紧绷着一根弦，紧盯住各种细节。比如，要与音响师、播音员做好对接工作，准备一套会议主持词交给音响师和播音员，以方便其把握议程安排；会议开始前要安排专人到会场清点人数，会前五分钟及时提醒尚未到会场的参会人员；会中检查会议室的音响、灯光、室温、通风、通信屏蔽等情况，根据实际情况进行调整；维护会场秩序，防止无关人员进入会场，提醒与会人员关闭手机等。

四、改进会风，厉行勤俭节约

组织筹备大型会议，要严格贯彻落实中央八项规定精神，采取切实有效的措施改进会风。一是简化会场布置、节约会议用品。大会会场的主席台要简化绿植花草布置，报告席、发言席不摆放鲜花，不挂欢迎标语、不设大型显示屏；住地会场不摆放花草绿植、不铺设地毯、不悬挂会标、不制作背景板。要加强会议用品的管理和循环利用，提高会议用品使用率，减少一次性用品，根据需要提供笔、本和纸张，切实降低会议成本。二是简化迎送接待、严控会外活动。不在机场、火车站、住地举行迎送会议代表仪式，不张贴悬挂标语横幅，不铺地毯、不献花；会议代表入住的房间不摆放鲜花。不组织代表到景点参观游玩，不举办联欢晚会。三是加强乘车管理、严格用餐标准。会议代表分散在多个住地确需租用车辆的，严格控制会议租用车辆数量，需乘车出席全体会议的一般集体乘坐大巴。会议一律安排自助餐，本着保质保量、安全卫生、不浪费的原则，不安排高档菜肴、不上酒水，不安排、不组织宴请活动。

五、善始善终，合理安排会后有关工作

一次成功的会议，不仅要有充分的会前准备，周到的会中服务，而且要做到善始善终，超前谋划、合理安排会后有关工作。一是统筹做好会后服务。要注重统筹衔接，提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案，做好组织协调工作。二是全面做好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训，对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善，使之更加适应新时期会务工作的需要。要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议，认真采纳其中的合理部分，促进办会能力不断提高。三是及时整理会议资料。要牢固树立档案意识，在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料，按类别整理成资料汇编，为今后办会提供工作参考。