会务协调工作与安排（5篇）

第一篇：会务协调工作与安排

1.会议组织工作头绪繁杂，环节较多；每个环节之间互相关联、互相影响，一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。因此很讲究总体协调与安排，必须建立一套有效的指挥调度系统，并且明确岗位责任。必要时应列出详细的任务分工表，人手一份，以备检查和落实，及时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、会场布置、文艺演出、来宾接待、生活服务、安全保卫、交通疏导、医疗急救、电力保障等。工作人员不仅要熟记本岗职责，还要对整个会议通盘了解，胸有全局，发现问题及时通气汇报，互相补台，共同唱好一台戏。会议的领导者要瞻前顾后，把会议所涉及到的问题想全、想细、想具体，想到万一。

2.会务工作的总体协调分为内部协调和外部协调，内部协调又分为纵向协调和横向协调、动态协调和静态协调。就具体协调而言，在会前准备阶段，会议的领导者和会务部门在会议时间的安排上，要考虑到准备工作的时间是否充裕，不充裕就要考虑推后召开。同时要注意具体会议时间(包括会中的分组会以及大会中的其他会议)的确立、时间长短是否有益于与会者到会、认真听会和会会之间的衔接等等。对于会议地点的安排，除了要考虑环境好坏、大小、桌、椅是否够用等条件外，还要考虑会中小会和分组讨论会的地点(会场)安排与协调。对于与会人员的协调，主要是考虑好与会人员的代表性、典型性问题。关于议题的合理安排与协调也很重要，这上问题将有专门论述，这里从略。作为会议领导者和会务部门在会前准备中还要注意各专业方面的协调与配合，注意与会外供电、供水等有关部门的外部协调。在会议进行过程中，会议领导者和会务部门尤其要做好协调工作要实行集中领导，做到统一安排、统一部署、统一指挥、统一行动。要求各部门既要做好安排内的工作，又要有全局观念，注意与相关工作和全局工作的衔接和配合。会议领导者要多查多看多想，及时发现问题，随机应变，妥善协调矛盾，化解问题，确保会议按照议程顺利进行。作为会务人员，必须坚决服从领导，听从指挥。不得自作主张，各行其事。要把自己的工作目标和会议的目标统一起来。要把会中服务工作看成是既有分工、又有互相联系、互相制约、互相依存，并且处于运动状态的有机统一体。既要清楚自己在会中担负的职责，又要了解会议服务的总体要求，既要相对独立地进行工作，各负其责，又要密切协作，主动配合，步调一致地进行工作，以便充分发挥整个会中服务系统的作用。

第二篇：会务组成员及工作安排

会务组成员及工作安排

成立会务组，成员应由以下科室人员组成：

鉴定中心：负责本次考评员培训考试的全面会务工作。办公室：车辆调度及安排，布置开班典礼前领导休息室（东校区中会议室），布置会场主席台（座签的制作与摆放、桌布、水壶水杯、会场饮水机2个等）。

培训处：住宿安排，伙食安排及就餐证发放，提供洗刷用品，在东西校区干训公寓、培训楼提供开水等。（伊局长要求午餐、晚餐公布菜谱）

宣教处：话筒、音响的准备调试，照相摄像，配备多媒体技术人员调试多媒体，准备伊局长、王校长发言稿等。

后勤处：悬挂会标及横幅，打扫教室及考场卫生（主要是擦桌凳），布置主席台桌椅，保证住宿、教室（学术报告厅）供暖良好，保证供电正常（如停电应及时发电），提供教室饮水机电源线等。

财务处：分两摊收费，东、西校区各一，提前准备发票和较大数额现金（约8万元）。

安保处：负责培训期间安全保卫工作，安排保安上课期间巡逻，确保学员财物安全。

团委：安排东、西校区引导员四人（学生）。

第三篇：会务组工作安排

会务组工作安排

第一组:组长：曹文瑾

副组长:丹超

成员：翟清林莫留章梁世刚王瑞娥

陈淑娟梁蕾王晶

主要职责：

1、负责主席台大型喷绘设计安装，前置彩虹门，两侧四根悬挂条幅气柱，地面铺设红地毯，摆放鲜花及红色通道，检查音箱使用效果（丹超、莫留章）

2、负责主席台两侧架设8门礼花炮和冷烟火，按议程要求鸣放。

3、参会领导胸花佩戴，上台引导，站位顺序（王瑞娥 陈淑娟 梁蕾 王晶）

第二组：组长：王天增

副组长：王安超

成员：杨振民石玉昆吕建华杨涛周卢彦

冯社芳王彦江张聪书郭聪琴

刘云萍李悦华

主要职责：

1、负责参会有关局委干部职工会场排列及秩序。要求学生统一着装，排列整齐有序。

2、安排60名旗手在东西两侧及南侧护立。

3、安排宣传版面的摆放和看护。

4、安排布置咨询台，要求统一着装，准备好宣传资料和横幅，接待来访人员咨询（杨涛、周卢彦、李悦华）第三组：组长：李海生

副组长：沈小红

成员：李彦林白宏伟杨国红王洁

主要职责：

1、负责联络秧歌、锣鼓队，准时到位助兴并按议程要求表演。

2、大屏幕宣传专题片按议程要求播放。

3、负责会场电力安全使用及环境卫生。

总体要求：今天下午会场布置及活动安排大头落地，明天早上7点会务组全体人员到会场集中开展工作，8点所有准备工作就绪，确保万无一失。

二〇一一年九月十九日

第四篇：分组式会务工作安排

会务工作安排

一、会务负责团队：

接到会议通知后，办公室应根据会议的出席人数、与会人员情况及会议规格成立会务负责团队，确定总负责人、会议策划组、会议后勤组、会场布局组、会场服务组、电子设备组、影像摄录组、会议签到组、会场引导组、会场应急组等各组工作人员。

会务负责团队成立后，立即发挥会务领导作用，根据会议服务要求，具体安排部署会务各组的工作。

二、总负责人：

对会议所有工作进行安排和部署，协调各组工作，督促工作进度，承担现场指挥，对会议全程负有全部责任。

三、会议策划组：

由会议策划组准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时选取、调整会议场地。会议策划组要提前以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。

由会议策划组草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项。根据议程，要合理安排与会领导、发言人的讲话顺序，确定会议所需物品、电子设备等。并根据会议议程，安排好会

议各组的工作时间，按照实际情况留好各组工作的提前量。

会议结束后，会议策划组要对会议全程的讲话内容、照片、影像等资料进行汇总和整理，以备单位纪念或宣传使用。同时，针对每次会议出现的问题及情况撰写书面材料，总结优点及不足，不断进行修正和改进。

四、会议后勤组：

会议后勤组应根据会议的出席人数、与会人员情况、会议规格，按照会议策划组的安排部署，提前确定会议会标、横幅、投影仪、幻灯片的使用情况，对会场进行查缺补漏。

按照与会人员的数量及会议规格，会议后勤组要提前采购、准备会议所需笔记本、笔、水杯、水壶、花草、水果、饮品等用品。如会议期间有住宿、午休或餐饮要求，应提前确定休息和餐饮的时间、场所，按照接待预算的金额确定标准，并根据会议策划组提前了解的与会人员情况，注意饮食禁忌等特殊需求。

会议后勤组负责与会人员的桌牌制作，桌牌以红底纸张打印，使用两面三角名牌架摆放，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识，制作完成后将名牌交付会场布局组，并及时向其他负责组通报情况。

五、会场布局组：

会场布局组应根据会议的出席人数、与会人员情况、会议规格、会议室的位置和规模，确定会场整体布局，包括横幅、会标等宣传用品的布局，主席台的布局、电子设备控制台的布局、整体会议室的桌椅分布，确定后制作与会人员座次表，按照座次表摆放好会场布局，座椅的数量应按出席

人数摆放，并多预留两到四位。随后向会场服务组、会场引导组交付会场座次表，并及时向其他负责组通报情况。

六、会场服务组：

会场服务组具体负责会场服务工作，人员着装要统一整洁、站姿规范端庄、不浓妆艳抹、不佩戴首饰；语言上语调温和、音量适中、普通话规范、文明礼貌；态度上彬彬有礼、微笑服务。

会场服务组要提前检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、水杯、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据座次表摆放好桌牌、花草、水果、笔、笔记本、会议议程及其他会议所需要的文件。

会场服务组提前至少一小时开好空调，准备好充足热水，会议进行中注意始终常备热水壶，并及时加水。会议开始后要根据与会人员杯中水的水量，灵活掌握，随时倒水。

会议中间休息时，会场服务组要尽快整理会场，补充和更换各种用品。会后，会场服务组要及时做好会场清洁工作。并检查会场内有无与会人员遗留的物品，若发现有遗留物品应迅速做好记录并及时归还。

七、电子设备组：

电子设备组应提前做好必要的设备调试工作，保证会议期间的电子设备能正常使用。并根据发言人位置摆放话筒，调试话筒高低位置、效果及接口等，确保话筒及音量正常；如需要音乐，要提前试播，确保正常播放；如需要投影仪，则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒。

会议期间，电子设备组要随时监管各类电子设备，发现问题及时查找

问题所在，迅速解决。并根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。

会议结束后，电子设备组负责关闭话筒、空调等所有电器设备，进行安全检查后离开会场。

八、影像摄录组：

影像摄录组应提前做好摄像机、照相机等影像设备的准备工作，并提前到达会场预设机位，确定最佳影像摄录点，并将情况向会场布局组进行通报。

在会议休息或结束时，根据需要组织与会人员在指定地点进行合影留念。

九、会议签到组：

会议签到组应提前设计好会议签到表，签到表中应包括与会人员姓名、单位、职务、联系方式等信息。会议当天，在会场外入口通道较明显的地方，设与会人员签到处，会议签到组应提前一小时赶赴会场，进行签到，签到时注意维持秩序。

十、会场引导组：

会场引导组提前一个小时到达会场。会场门外设置迎宾人员，站在会议室门口两侧，双手自然交叠在腹前，面带微笑恭候与会人员的光临。在与会人员距会议室门2米处主动拉门让其进入，同时使用“早上好、下午好”等文明用语。会场内设置引导人员，根据本场座次表将与会人员有序引领至座位。

会议结束时，会场引导组应及时打开通道门，站立两侧，礼貌相送，微笑点头，并说“慢走、再见”。

十一、会场应急组：

会议前，会场应急组要提前确定应急预案，有计划的开展应急演练，并根据预案备好电话、药品、备用电源等物品，对会场各种紧急情况进行应急处置。

会议期间，会场应急组应全程在位，随时关注会场情况，实时支持会场各组。并注意观察主席台，察觉领导如有需要帮助时，及时上前询问。遇到参会人员有特殊的要求，应尽量给予解决，如不能及时解决，应立即向上一级报告，并尽快给予答复。

第五篇：常规会务工作安排流程

常规会务工作安排流程

1.会务工作总体思路

（1）任务分解。将会务工作分解为各专项任务，明确分工并保证质量。（2）责任到人。每项任务均有专人负责。

（3）周密计划。每项任务均需制定周密的工作计划。（4）逐项落实。计划的每个环节、步骤均需严格落实。2.会前准备

（1）成立会务组 ① 会务组组长：总体负责 ② 萎靡材料小组：负责组织、手机、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。③ 后勤保障小组：负责会议的后勤保障事宜。④ 任务分解后，形成《会务工作分派表》，相关责任人签字。（2）明确会议概况

全体会务人员应明确会议概况，了解以下基本内容： ① 会议主题 ② 级别与规模 ③ 参会人员（与会人员的单位、职务）④ 会期余日程安排（会议日期、时间、议程、活动安排等）⑤ 根据会议概况，按集团本部有关标准预算会议经费，签报集团本部分管领导批准

（3）选定会议场所 ① 责任人：后勤保障小组 ② 责任：联系几家宾馆（先前做好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：价格（客房、会场及其他服务项目的价位）；设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）；交通（便利与否）；当期有无接待能力。③ 综合比较后按优质低价原则选取一家，签报集团本部分管领导批准。集团本部分管领导批准后，立即完成以下工作：与宾馆确认个主要服务项目的收费标准与折扣；根据会议预算领取支票。（4）下发会议通知、登陆代表名单 ① 责任人：文秘材料小组 ② 责任。在落实以上各项工作后，起草会议通知、报集团本部分管领导批准后下发各参会单位。通知内容应包括：会议主题、参会人员、会期安排、会议地点与联系电话、会务组联系人与联系电话、报到日期、有关事项（如要求自带有关资料、物品等）、会议回执、会址交通导引等。③ 会议通知以传真、电子邮件、元件邮寄等方式传达给各参会人员。

会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》，制作会议名册。登录内容应包括：单位、姓名、职务、性别、民族、到达航班与到达时间、是否要求接站等。

登录工作应尽早完成，并在此基础上编制《接站安排表》。（5）准备会议材料、用品 ① 责任人：两组分工协作 ② 材料内容。会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式会议材料外，还应包括：会议代表名单（附房间号）、日程安排、各项活动地点及注意事项等。③ 会议用品。会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：与会领导桌签（可由宾馆代为制作）；参会代表证（可由宾馆代为制作）；会场条幅（可由宾馆代为制作）；文件袋、笔记本、笔；录音机、照相机、摄影机；打印机及纸张、投影仪（根据需要）；花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）；药箱（备常用药品）等。（6）餐饮安排 ① 责任人：根据情况具体落实 ② 责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：就餐地点、就餐时间、席位安排。（7）会场安排 ① 责任人：根据情况具体安排 ② 责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实会议室、领导临时休息室。③ 会场布局包括：作词安排、花卉摆设、话筒音响、灯光、摄影、摄像负责人。

（8）文体活动安排 ① 根据实际情况和需要细化内容（9）房间安排 ① 责任人：后勤保障小组 ② 责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间。3.会中服务（1）接站（2）签到

①在正式报到前日，应完成以下工作：将分装好的会议材料的文件袋运送至宾馆；统一领取代表餐劵并分装至文件袋；统一领取代表房间；在房门上粘贴印有代表姓名的纸张；花卉、水果等分发到各房间；准备好签到簿、订票登记单等待用。③ 到工作包括以下环节：在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）；在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到。4.会后收尾

（1）退房、送站（2）结账