会议及展览策划完整意向书

第一篇：会议及展览策划完整意向书

■预算

会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：

1、交通费用

交通费用可以细分为：

(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为：

(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

(4)、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：

6、视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

●设备本身的租赁费用，通常按天计算

●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

c、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

d、其他——点心、水果及调制色酒

5、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢？

展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方——

相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。

不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。

展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mx3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。

如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)，那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。

■邀请

不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

■签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。

通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

■餐饮安排

一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外)，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。

■交际/酒会

交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。

交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。

重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。

由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。

■新闻发布会

新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。

新闻发布会要素：

●目的 ●信息发布的目标受众

●拟邀请对象

●发布会规模

新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：

1、活动策划与主题确定

2、节目策划与议程安排

3、资料准备

4、与会人员邀请、沟通与确定

5、时间、场地落实与场景布置

6、产品展示、演示与信息发布

7、现场气氛控制

一、清楚发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和基本风格。

大体上，新闻发布会可以分为如下几个类别，而且风格也基本沿用下述套路：

1、政治性——严肃感

2、高科技产品类——正规中带有活泼

3、农业类别——亲切、环保

4、文化类别——文化感、历史感

5、一般工业品——科技感、品质感

6、娱乐类——活泼，前卫

7、时尚产品——经典中带有时代气息

8、工艺品类——经典、古拙

9、其他类别——相应的风格

二、成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障。

一个发布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行，仅凭一己之力，殊难完成。

建立组织的原则：一是“专业原则”，专业的人做专业的事，知人善任。比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组；二是“平衡原则”，因事设组，每个组的工作量相对平衡；三是“分工原则”，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；四是“扁平原则”，一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证灵活机动，人员不要太多，精干、高效为要；五是“制度原则”，尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。

发布会通常牵涉到各个部门，一般来说，公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层，甚至于最高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要。

筹办新闻发布会，牵扯的精力和时间比较多，条件许可的话，应该请专业公司代理。

三、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。

时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地，一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。

整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。

四、活动策划、确定活动主题。

活动策划主要包括如下内容：

1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。

在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15分钟到20分钟之间比较合适。

2、主题策划发布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接出现““秘书工作”发布会”字样，也有的有一个大的主题，下面为正题，也有两者的结合。

另外，按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有“新闻”字样的发布会，须经国家新闻出版部门的审批。一般来说，实践中，很多企业略去“新闻”字样，采用其它称法。

确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。

参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。

新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实。时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。

五、拟定活动策划案和具体操作方案。

活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。

具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。

六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：

1、会议议程

2、新闻通稿

3、演讲发言稿

4、公司/组织宣传册

5、有关图片

6、纪念品(或纪念品领用券)

7、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)

新闻通稿包括如下：

1、消息稿。字数较短，一般在1000字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。

2、通讯稿。篇幅较长，内容充实，一般是深度分析，重点报道。消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。消息一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现。

关于地点，通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点，最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

■培训会议

培训会议也是专业型会议，通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外，更多的是技能交流及知识传授，所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外，应该还有各类拓展训练设施或者场地，可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点：场地、培训设施及培训师。

■社团会议

社团会议通常为纯会议，往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议，表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。

■公益性/技术性论坛

此类会议多为公开性会议，系列分会将是此类会议的特点，所以会议场所的选择非常重要，基本要求是可以分割或者主会场附带小会场，对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外，如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求，那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。

■订货交流会议

此类会议实际上兼有展览性质，因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心，带有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会，可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是：场地选择、会场控制、展览布置。

■秘书服务

所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

■茶歇

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。

通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

■翻译

可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就可以了。其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人(有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂)。所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。

很多所谓翻译不是通才(换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有)，而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外泻，对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。

■车辆调度

重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

■健康保障

一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。

■保险知识

组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。因此，展出者需要自行安排保险。保险涉及投保险种、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输，还涉及展台人员、参观者等。

展览涉及的险种比一般人想象的多，包括展览会取消险、展览会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等，名目繁多，比较冷僻的险种有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。但是，展出者没有必要投保所有险种，根据规定和需要选择险种投保。基本险包括展品、运输、人身、第三者有关险种。展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定了一些强制性的保险要求，这些规定应予以执行。此外，展出者可以根据自己的实际需要办理其他险种。对于展出者，主要投保险以及办理投保需要注意事项如下：展品和道具险，保期要包括运输和展览会过程。投保险种有展品的盗窃险、道具的火险等。

运输险，为安排展品在动输和展览过程中的保险。在展品发运并取得提单后，按清册价办理保险手续。一般办理一切险，并取得保险单。保险期从货物在国内仓库发运至运回国内仓库止。分保业务可交由承保行办理。其他险种根据强制性的保险要求以及实际需要视具体情况决定，比如战争险。在运输途中货物发生破损丢失，应设法向事故责任方取得理赔单证。若无法取得理赔单证，则要求责任方写证明书。受损方填写受损报告书，连同索赔清单交承保公司办理索赔手续。索赔期一般为一年。

第三者责任险，为防止施工期间施工人员的事故、防止参观期间参观者的意外伤害，比如展架倒塌压伤参观者，应在展览施工和展出期间投保第三者责任险。

展出人员险，包括医保险、人身事故险、个人财产丢失险等。比如，飞机目前还未能达到百分之百的安全，因此，有些展出者为其展台人员办理乘坐飞机的人身险。这是在飞机票价内的保险之外加办的保险，万一出现事故，事故受损方将获航空公司和保险公司两笔赔偿。

保险应当是展览业人士所掌握的业务，大部分展览保险是展出者概括成运输、施工等规定条款听取保险公司建议后安排的。展出者一般可以使用有长期关系的保险公司。如果展览会所在地有规定必须使用指定保险公司，在了解清楚后按规定办。展览会组织者通常会推荐可靠的保险公司。有些专业的展览保险公司可以提供一揽子展览保险。

如果展出者办有长年保险，可以不再专门为展览办理保险。只需要将展览保险纳入长年保险范围之内既可，保险公司可能不会增加保险金。如果是集体展出组织者投保，如果有长业务关系，保险公司也可以提供优惠标准。

集体展出组织者一般不会承担保险费用，但是往往会统一办理保险。集体办理保险可以省去参展者精力，费用均摊标准也会低一些。

保险最重要的单证是受保险单。其他可能使用的单证有受损报告书。

■礼仪与迎送

对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。

值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。

各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

■展览礼仪企划

展览会以其独具的专业性、针对性的特点逐渐成为国际、国内企业直接面对客户，展示自己的极好工具。与次同时一种新的礼仪文化随之诞生，既展览礼仪。展览礼仪最早形成于40年代法国巴黎的一次展览会，之后在70年代形成规模，并逐步向专业化、正规化发展，80年代末90年代初，展览礼仪在我国也逐步发展起来。

■展台人员训练

为了保证良好的展出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。

如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。比较正规的培训形式包括筹备会或培训班，时间可以是半天至两天，但地点要专门安排。要尽量使用教学辅助工具，比如投影仪、讲义等。培训方法要尽量正规，越正规，越显示组织者的重视，培训效果也就越好。若有主要负责人参加展览，也应参加训练，这对提高训练效果有利。

培训内容要有系统，培训材料要编印成套。欧美一些国家的展览行业协会、展览研究机构、展览咨询公司安排专门的展览培训，有专门的展台工作培训教材、录像带等，可以购买参考使用。培训教材应该标明秘密程度，培训内容和步骤可以分为三部分：

1、情况介绍。包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。情况介绍的目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。

●首先相互自我介绍，培训者和接受培训者自我介绍，不仅要介绍姓名、工作，还要介绍在展览方面的知识和经验。

●展出介绍，包括展览会和展台情况。展览会情况，包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展台情况包括展出意图、展出目的、目标观众、展台位置、展台序号、展台布局、展出工作的整体安排等。

●展出活动介绍，包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等，并对展台人员提出相应的工作要求。展品介绍，要详细介绍每一项展品，其性能、数据、用法、用途等。市场介绍，包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。

2、工作安排。向展台人员布置展台工作，并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等，进行分工，提出要求；管理安排，包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等；行政安排，包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是为了成交，展台工作准备就是围绕此开展，包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。

3、技术训练。主要训练展台的接待和推销技巧。展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台技巧培训。可以使用模拟方式并应准备完善、系统的培训资料。另外，如果可能，要培养展台人员认真的工作态度、协作精神和集体感。

■秩序维护

对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。小型会议(特别是企业或者)的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。

大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安；

展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。展览主办方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类，以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形码的参展证(需配备读码机)、或者磁卡式代表证。为同时满足展商信息最大化的需求，现在国外开始引入电子名片管理。

■资料快速收集利器——电子名片

传统的展会上，少不了的是满天飞的名片，参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。想取代这些繁琐，可以使用电子名片。

所谓电子名片，通常用磁卡或带条形码的材料制作——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前，组委会会要求参展商或参观者输入个人资料，包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。同时，组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租，参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后，只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时，只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里，做到十分有条理地管理买家资料。

尽管这些设备比较昂贵，但可以由展会组委会统一购买、重复使用，参展商只需付出较低的价格向组委会租用，十分实惠和方便。如果每个参展商及买家都使用电子名片，展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。

■会展考察/旅游

实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。

1、真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。

2、会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。

■展览设计

如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。

现在国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段，可使用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相差甚远，所以在设计上一般都要考虑成本，其次再考虑创意。

设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定，露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。

展览设计在造型选择上是几乎无限的，以下是一些经验总结：

1、造型要考虑展位利用率的最大化；

2、造型要考虑人流心理及流向；

3、造型应当符合参观对象的审美导向；

4、造型要考虑施工难度及成本因素；

5、造型还要考虑安全性。

在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，在这方面，会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快，新材料、新光源、新媒体层出不穷，而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外，更可以为展商提供成本节约方法。

■产品展位装潢及展具使用

尽管中国产品一向以价廉物美著称，但不可否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家除了在产品的设计和装潢包装上下工夫外，往往忽略了参展时展位的装饰——这也会对产品形象产生影响。

在一些著名展会里，国内企业的摊位很多仍停留在“三板一桌加两凳”的水平，呆板且毫无新意。据统计，在大型展览里，过半数的参观买家在展场停留的时间不足8小时。而很多国外企业却能有效地吸引这些买家，在短短的时间内令买家对自己的产品留下深刻印象。这除了由于产品质量过硬，设计新颖外，别出心裁的摊位设计和装潢功不可没。

现在流行的展示用具主要有3大类：一次性使用展具、循环便携式展具及循环租用式展具。

一次性使用展具一般是由较有实力和较具创意的展览工程公司为客户度身订造，所选材料多为木制品，优点是可因地制宜，通过千变万化甚至超越想象，随心所欲的造型来充分体现企业和产品的形象。但其不足之处是一旦成形就不易改变，而且单次使用价格较高，通常不可多次使用。

循环租用式展具通常由于材料昂贵，使用者并不必拥有器材的物权，可向专业展览工程公司租用。优点是结构坚固，器材耐用，通过钢制支架拼制造型，在三维视觉上丰富多变而且可随时更改，即使在同一次展会里亦可每日变样，不足之处是价格较高，不易携带。

最普遍使用的要数循环便携式展具。这种展具一般采用可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传图片，既有流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构，能较突出地体现公司形象和传递产品信息。这种展具优点是价格相宜，便于携带，标准的展具拆卸折叠后一人就可以进行搬运，十分适合长途运输。外观上，它还可以在结构允许范围内改变开头也可以通过更新宣传图片以配合新产品。不足之处是变化不及其它两种器材多样化。总的来说，对国内一般厂家参展来说，较适合使用第3种便携式展示用具，只需不多的投入就可打破传统的形象宣传方式，而且可循使用。

■展台搭建有什么要注意的？

成千上万的观众涌进展览会，看到的是各家厂商各具风格的展台，那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象，就在展览会开始之前，这里还是一片“有计划、有组织的”的混乱，运输车辆横七竖八，卡车司机忙着对号入座，参展商等候着自己货物的到来。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台，这一任务非行家里手不能胜任。

多种多样的展览会有各种不同的展品，天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地，那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械，或者干脆委托搬运公司。他们可以在展览专业代理商那里得到很多有用的建议，因为后者负责搭建过程和协调工作，比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序，他们还出租人力和器械。

对展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能。首先一种是直接装卸，就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里，由展览代理商负责卸货和中间储存。由于参展商自己不必操心这一环节，可以节约一些相应的费用。另外那些易破损物品如玻璃或大理石板等只须一次搬运即可。采用这种方式应注意，时间预算要打得宽松一些，要考虑到种种延误的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。如果数量较小或是提前送货，则最好集中运输。在开始搭建之前，货物应运抵展览代理商处，由他们暂时储存货物，并按照规定的时间运到展台位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行运入现场，一般在展馆内可以安排一辆汽车起重机，以便吊卸这些展品，但是如果展台搭建过半，这样的机器就难有用武之地了。

■小展位参展如何引人注目

由于参展企业自身规模、资金能力等限制，有时参展只能购买小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引来观众的目光呢？

●使用灯光，尽可能使小展位“耀眼”起来。大部分展览中心提供参展商天花板聚光灯，否则可租用便携式照明系统。根据产业调查，照明可将展览品认识度提高30％—50％。

●强调设计，突出视觉效应。大企业通常是采用传统方式展览，并且依赖大规模场地，所以小企业应该以新颖的设计来凸显自己的小展位。

●依展位大小选择合适的展示用品及有代表性的产品，避免过度拥挤或稀松。

●善于利用组合式展览用具，避免用低廉的展览道具，应该给人“小而精”的感觉，把展位装潢得有品位。

●使用少量且较大的图片，创造出强烈的视觉效果——图片一定要精美，构图应该是舒适而不失抢眼，创意而不显凌乱，还有太过密集或太小的图片皆不易读取，同时，限制文字的使用。而且要将图片放在视线以上，图片应在自壁板120cm以上的地方开始放置。

●在保证企业vi得到忠实的原则下，展位装饰使用大胆抢眼的颜色。这样从较远距离即可凸显出来，避免易融入背景的中性颜色。

●成立完整服务式展览展位，热情接待来到展位的参观者，对他们有问必答。如果仅仅将手册、传单、赠品和样品摆放在桌上任参观者自己索取而不主动询问，不但无法实现商家与观众的互动，也非参展的目的。

第二篇：会议及展览策划完整意向书

会议及展览策划完整意向书

Letter Of Intent For Conference And Exhibition Planning

会议及展览策划完整意向书

■预算

会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：

1、交通费用

交通费用可以细分为：

（1）、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

（2）、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

（3）、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用

前言：活动方案指的是为某一次活动所指定的书面计划，具体行动实施办法细则、步骤等。对具体将要进行的活动进行书面的计划，对每个步骤的详细分析研究，以确定活动的顺利，圆满进行。便于学习和使用，本文下载后内容可随意修改调整及打印。

具体可细分为：

（1）、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

（2）、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

（3）、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

（4）、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业

支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

（1）、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到 15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

（2）、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

（3）、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收 15％左右的服务费。

（4）、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

（5）、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：

6、视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

●设备本身的租赁费用，通常按天计算

●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

c、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

d、其他——点心、水果及调制色酒

5、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢？

展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方——

相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用（如果有考察计划的话）。

不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。

展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为 3mx3m,隔断高度在 2.3m 至 2.5m 之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。

如果是在其他公共场所举办展览（譬如市政广场或者体育场所等），那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间（是否重要假日等）有关。

■邀请

不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等 3 个程序。

信息发布——从媒体上分有印刷品（包括邀请信函、组织文件、会议通知）、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点（暂定或者候选）、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议（展）企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计（在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等）、确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志），接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

■签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。

通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于 6 人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

■餐饮安排

一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客户除外），会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制（很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求），可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。

■交际/酒会

交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。

交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队（或者音响、音源）、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。

由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。

■新闻发布会

新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。

新闻发布会要素：

●目的 ●信息发布的目标受众

●拟邀请对象

●发布会规模

新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：

1、活动策划与主题确定

2、节目策划与议程安排

3、资料准备

4、与会人员邀请、沟通与确定

5、时间、场地落实与场景布置

6、产品展示、演示与信息发布

7、现场气氛控制

一、清楚发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和基本风格。

大体上，新闻发布会可以分为如下几个类别，而且风格也基本沿用下述套路：

1、政治性——严肃感

2、高科技产品类——正规中带有活泼

3、农业类别——亲切、环保

4、文化类别——文化感、历史感

5、一般工业品——科技感、品质感

6、娱乐类——活泼，前卫

7、时尚产品——经典中带有时代气息

8、工艺品类——经典、古拙

9、其他类别——相应的风格

二、成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障。

一个发布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行，仅凭一己之力，殊难完成。

建立组织的原则：一是“专业原则”，专业的人做专业的事，知人善任。比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组；二是“平衡原则”，因事设组，每个组的工作量相对平衡；三是“分工原则”，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；四是“扁平原则”，一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证灵活机动，人员不要太多，精干、高效为要；五是“制度原则”，尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。

发布会通常牵涉到各个部门，一般来说，公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层，甚至于最

高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要。

筹办新闻发布会，牵扯的精力和时间比较多，条件许可的话，应该请专业公司代理。

三、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。

时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地，一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。

整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。

四、活动策划、确定活动主题。

活动策划主要包括如下内容：

1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。

在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15 分钟到 20 分钟之间比较合适。

2、主题策划发布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接出现““秘书工作”发布会”字样，也有的有一个大的主题，下面为正题，也有两者的结合。

另外，按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有“新闻”字样的发布会，须经国家新闻出版部门的审批。一般来说，实践中，很多企业略去“新闻”字样，采用其它称法。

确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。

参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。

新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实。时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。

五、拟定活动策划案和具体操作方案。

活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。

具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。

六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：

1、会议议程

2、新闻通稿

3、演讲发言稿

4、公司/组织宣传册

5、有关图片

6、纪念品（或纪念品领用券）

7、企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）

新闻通稿包括如下：

1、消息稿。字数较短，一般在 1000 字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。

2、通讯稿。篇幅较长，内容充实，一般是深度分析，重点报道。消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。消息一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现。

3、背景材料。

4、图片资料。

以上资料一般以书面形式提供，也可以另外附电脑光盘、软盘的形式。

5、重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如，企业最高负责人的发言，技术、营销分管领导的发言等，有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中，但是以对记者报道有益为标准。

6、公司或组织的宣传册。

7、参会重要人物、知名人士材料。

七、时间选择与场地落实、现场布置。

时间选择在新闻策划中是一种艺术，发布时机选择不同，效果迥异。

企业发布会有时要避开重大的事件、会议，比如“两会期间”版面较紧张，记者也大多有安排，时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机，比如相关性大的时候，起到借势的效果。

另外，在时间上，一般选择人们容易记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要避开一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他节假日，可以考虑在下午进行。

场地的选择上，一般综合考虑以下几点：

一、是品位与风格。

场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。

酒店有不同的星级，从此次发布会来看，选择五星级或四星级是可以的。

另外，非正式的会议，或离自然、健康较近的产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开。

酒店也有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。

二、是实用性与经济性。

会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？等等，这些都要考虑。

三、是方便性。

离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？

现场布置包括：

1、背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业 vi 为基准。

2、酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。

3、席位摆放。

摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过，现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的 些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对 a 媒体公开某些情况而对 b 媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。

在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的“重心”上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人，如果是自己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他（她）对整个会议的风格有个大致的了解与把握。

在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解。

答记者问上，一般来说，由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。

在国内，大多数记者不会提恶意刁难的问题，有时连善意刁难的问题都少涉及到，往往觉得太不精彩。事实上，提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度，是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的“点”，更有助于传播。

发布会前一般会准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。

在发布会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及到企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密，一般来说，记者也可以理解，有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。

整个会议应有正式的结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束，则应该有酒会或自助宴会等，在会议结束时，由主持人通知时间与地点。

发布会后，宴会前，一般在贵宾室安排更深入的采访。

■研讨会议

研讨型会议通常专业性较强，参与的人数不是很多，除非是行业标准讨论，一般不会超过 100 人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。

会场——除一般性的主会场外，通常需要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外，其他座位应当体现平等精神，发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于 15人。

关于地点，通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点，最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

■培训会议

培训会议也是专业型会议，通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外，更多的是技能交流及知识传授，所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外，应该还有各类拓展训练设施或者场地，可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点：场地、培训设施及培训师。

■社团会议

社团会议通常为纯会议，往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议，表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。

■公益性/技术性论坛

此类会议多为公开性会议，系列分会将是此类会议的特点，所以会议场所的选择非常重要，基本要求是可以分割或者主会场附带小会场，对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此

外，如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求，那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。

■订货交流会议

此类会议实际上兼有展览性质，因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心，带有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会，可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是：场地选择、会场控制、展览布置。

■秘书服务

所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

■茶歇

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定

义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。

通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

■翻译

可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就可以了。其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人（有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂）。所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。

很多所谓翻译不是通才（换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有），而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译

本次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外泻，对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。

■车辆调度

重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

■健康保障

一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用

支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。

■保险知识

组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的运输险，为安排展品在动输和展览过程中的保险。在展品发运并取得提单后，按清册价办理保险手续。一般办理一切险，并取得保险单。保险期从货物在国内仓库发运至运回国内仓库止。分保业务可交由承保行办理。其他险种根据强制性的保险要求以及实际需要视具体情况决定，比如战争险。在运输途中货物发生破损丢失，应设法向事故责任方取得理赔单证。若无法取得理赔单证，则要求责任方写证明书。受损方填写受损报告书，连同索赔清单交承保公司办理索赔手续。索赔期一般为一年。

组织者通常会推荐可靠的保险公司。有些专业的展览保险公司可以提供一揽子展览保险。

如果展出者办有长年保险，可以不再专门为展览办理保险。只需要将展览保险纳入长年保险范围之内既可，保险公司可能不会增加保险金。如果是集体展出组织者投保，如果有长业务关系，保险公司也可以提供优惠标准。

集体展出组织者一般不会承担保险费用，但是往往会统一办理保险。集体办理保险可以省去参展者精力，费用均摊标准也会低一些。

保险最重要的单证是受保险单。其他可能使用的单证有受损报告书。

■礼仪与迎送

对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。

值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。

各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形

象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

■展览礼仪企划

展览会以其独具的专业性、针对性的特点逐渐成为国际、国内企业直接面对客户，展示自己的极好工具。与次同时一种新的礼仪文化随之诞生，既展览礼仪。展览礼仪最早形成于 40 年代法国巴黎的一次展览会，之后在 70 年代形成规模，并逐步向专业化、正规化发展，80 年代末 90 年代初，展览礼仪在我国也逐步发展起来。

礼仪企划既是通过专业策划公司的精心策划，为参加展览会的公司提供最完美的参展活动设计方案。它包括硬件的展位、展台布置，以及与之配合的各种声、光、电效果；软件的宣传促销活动、展览礼仪模特的培训及包装等，使公司的优势最大限度地表现出来。公司参加展览会的主要目的无非是提高公司的知名度，吸引客户，洽谈合作，在客户心目中树立自己良好的品牌形象。但是要达到这些目的的前提条件必须是：先把尽可能多的人吸引过来。参展企业通常把这个任务交给展览礼仪企划公司来做。

如何进行展览礼仪策划，使企业在万商云集中能一枝独秀呢？

1、要了解展览会的类型、企业品牌、产品特点、展台风格、展位的周边环境及竞争对手的情况；

2、通过所掌握的资料进行整个礼仪活动的创意策划。例如要达到影视效果、解说效果、配音效果等等；

3、根据展示风格，选择礼仪小姐是活泼开朗型、小巧玲珑型还是现代表演型模特；

4、根据选择的模特进行服装的设计制作，展览服装要求新奇悦目，可按创意分为稳重型和明快型。总之能充分表现一个企业的特色；

5、根据创意将模特进行分工，例如：解说员、演员、展示员、接待员进行人员培训；

6、展览期间礼仪企划公司的管理及礼仪小姐的发挥也对展览的成功有着很大影响。1996 年中国国际汽车展中，世界名车云集，盛况空前，取得极大成功。在成功的背后，展览会中的礼仪企划功不可灭。奔驰、宝马、本田、三菱等名车不仅在展台设计、技术专业人员上花了大力气，更在礼仪策划、人员的选择培训，服装的选择等方面下了功夫。当我们走进展览会，本田小姐嗓音清澈的解说，让人赞叹不已；福特小姐的现场表演让人流连忘返，精美的展台、高雅的小姐，更显示出汽车的名牌。这些展览礼仪小姐与汽车的品牌、车型、风格、特点巧妙融合，相得益彰，体现出展览礼仪企划的精细和独具匠心。伴随汽车展的轰动效应，展览礼仪企划更加受到人们的重视。

提到模特，一般人会想到时装表演，而对展览模特的了解却较为浅淡。人们通常认为，展览模特不就是请几位漂亮的小姐，站在那里发资料吗？这里仅说对了一点，漂亮小姐发资料是为了推广企业形象，但这些还远远不够，单单是漂亮的小姐还不能胜任展览礼仪模特，展览礼仪模特还要具备良好的公关素质。如：应变能力，动听的声音，流利的解说能力，服装模特的表现能力，丰富的礼仪常识等。有的企业认为本公司中的专业技术人员，完全可以应付，就可不需要礼仪企划——不错，技术人员可以应付技术问题，可是技术人员很难在短时间内吸引客户视线，除非技术人员有着模特般的气质与形象。

关于礼仪小姐及礼仪企划在展览上的运用，可以举个例子：在中国国际展览中心的一次国际制冷展上，美国“trae”公司凭着出色的展览设计及礼仪模特企划，获得了极大成功——人们纷纷被“trae”独特的展示设计所吸引。在亮丽的背景幕布上，悬挂着一张巨幅风景画，象征着“trae”公司为改善人们的生存环境而奋斗的目标。在展台上，两位美丽动人的小姐带着微笑和来宾合影，一位专业摄影师用一次成像的相机把这一幕变成永恒。短短几天，大约 4,000 人得到了自己与“trae”小姐的合影的照片。“trae”公司成功的展览礼仪企划，一时被传为佳话。

■展台人员训练

为了保证良好的展出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。

如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。比较正规的培训形式包括筹备会或培训班，时间可以是半天至两天，但地点要专门安排。要尽量使用教学辅助工具，比如投影仪、讲义等。培训方法要尽量正规，越正规，越显示组织者的重视，培训效果也就越好。若有主要负责人参加展览，也应参加训练，这对提高训练效果有利。

培训内容要有系统，培训材料要编印成套。欧美一些国家的展览行业协会、展览研究机构、展览咨询公司安排专门的展览培训，有专门的展台工作培训教材、录像带等，可以购买参考使用。培训教材应该标明秘密程度，培训内容和步骤可以分为三部分：

1、情况介绍。包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。情况介绍的目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。

●首先相互自我介绍，培训者和接受培训者自我介绍，不仅要介绍姓名、工作，还要介绍在展览方面的知识和经验。

●展出介绍，包括展览会和展台情况。展览会情况，包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展台情况包括展出意图、展出目的、目标观众、展台位置、展台序号、展台布局、展出工作的整体安排等。

●展出活动介绍，包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等，并对展台人员提出相应的工作要求。展品介绍，要详细介绍每一项展品，其性能、数据、用法、用途等。市场介绍，包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。

2、工作安排。向展台人员布置展台工作，并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等，进行分工，提出要求；管理安排，包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等；行政安排，包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是为了成交，展台工作准备就是围绕此开展，包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。

3、技术训练。主要训练展台的接待和推销技巧。展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台技巧培训。可以使用模拟方式并应准备完善、系统的培训

资料。另外，如果可能，要培养展台人员认真的工作态度、协作精神和集体感。

■秩序维护

对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。小型会议（特别是企业或者）的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。

大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安；

展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。展览主办方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类，以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形码的参展证（需配备读码机）、或者磁卡式代表证。为同时满足展商信息最大化的需求，现在国外开始引入电子名片管理。

■资料快速收集利器——电子名片

传统的展会上，少不了的是满天飞的名片，参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。想取代这些繁琐，可以使用电子名片。

所谓电子名片，通常用磁卡或带条形码的材料制作——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前，组委会会要求参展商或参观者输入个人资料，包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。同时，组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租，参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后，只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时，只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里，做到十分有条理地管理买家资料。

尽管这些设备比较昂贵，但可以由展会组委会统一购买、重复使用，参展商只需付出较低的价格向组委会租用，十分实惠和方便。如果每个参展商及买家都使用电子名片，展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。

■会展考察/旅游

实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察（为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作）。

1、真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。

2、会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地 500 公里以上，时间不会超过 48 小时（大多数为 24 小时以内）。少数旅程可能超过 1000 公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。

■展览设计

如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。

现在国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段，可使用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相差甚远，所以在设计上一般都要考虑成本，其次再考虑创意。

设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定，露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。

展览设计在造型选择上是几乎无限的，以下是一些经验总结：

1、造型要考虑展位利用率的最大化；

2、造型要考虑人流心理及流向；

3、造型应当符合参观对象的审美导向；

4、造型要考虑施工难度及成本因素；

5、造型还要考虑安全性。

在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，在这方面，会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快，新材料、新光源、新媒体层出不穷，而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外，更可以为展商提供成本节约方法。

■产品展位装潢及展具使用

尽管中国产品一向以价廉物美著称，但不可否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家除了在产品的设计和装潢包装上下工

夫外，往往忽略了参展时展位的装饰——这也会对产品形象产生影响。

在一些著名展会里，国内企业的摊位很多仍停留在“三板一桌加两凳”的水平，呆板且毫无新意。据统计，在大型展览里，过半数的参观买家在展场停留的时间不足 8 小时。而很多国外企业却能有效地吸引这些买家，在短短的时间内令买家对自己的产品留下深刻印象。这除了由于产品质量过硬，设计新颖外，别出心裁的摊位设计和装潢功不可没。

现在流行的展示用具主要有 3 大类：一次性使用展具、循环便携式展具及循环租用式展具。

一...

第三篇：大型活动、会议、展览策划与运作实务

大型活动、会议、展览策划与运作实务（目录）

《会议运作与管理》

第一章 会议管理 第一节 会议保密管理

一、会议保密管理的目的和意义

二、会议保密管理的内容

三、会议保密管理的原则

第二节 会议活动领导者基本要求

一、政治素质要求

二、专业知识要求

四、原则性灵活运用的能力

第三节 会议活动组织者基本要求

一、文化和知识面

二、协调能力

三、判断和决策能力

四、时间观念

五、责任心

六、精神境界

第二章 会议的准备工作 第一节 制发会议通知

一、会议通知的作用

二、会议通知的种类

三、会议通知方式

四、会议通知的内容

五、会议通知的书面格式

六、回执或报名表

七、制发会议通知的注意事项 第二节 制作会议证件

一、会议证件的种类和作用

二、会议证件的格式

三、会议证件的式样

四、会议证件制作的几点注意事项

第三节 准备会议的物品与设施

一、会议用品和设施的作用

二、会议用品和设施的种类

三、准备会议用品与设备的要求

第四节 预算和筹集会议经费

一、会议经费的预算

二、会议经费的筹措

第五节 其他文字材料的准备

一、会议活动须知

二、会议活动材料

三、会议活动证件票据

第三章 会议的场地布置 第一节 会场布置

一、会场布置的任务和意义

二、会场座位格局设计和安排

三、座区划分与座位排列

第二节 会场装饰

一、会场装饰的作用

二、会场装饰的主要内容

第三节 主席台的布置

一、主席台的座位格局

二、讲台

三、揭幕架

四、话筒

五、休息室

六、主席台的座次安排

七、座位标识

八、会前检查

九、检查的方式

第四节 场地设计和安排范式

第五节 会标、国旗和饰物的布置技巧

一、会标的悬挂

二、标语的悬挂

三、徽铭人像的悬挂

四、旗帜的悬挂和插放

五、饰物的布置

六、人员的布置

七、声、乐、舞的布置

第六节 音响、灯光及其他设备的布置技巧

一、音响设备

二、灯光设备

三、空调设备

四、饮用品

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第四章 会议的接待和迎送

一、会议接待的作用

二、会议接待的特征

三、会议接待工作的原则

第二节 会议接待的准备

一、收集与会者的情况

二、拟订接待方案

三、学习接待知识，培训接待人员

四、落实接待事项

第三节 接站与引导

一、接站

二、引导

第四节 报到、签到与看望

一、报到与签到的联系与区别

二、报到工作

三、会议签到的作用

四、会议签到的方式

五、看望

第五节 会间活动的安排和管理

一、安排食宿和作息时间

二、文艺招待和参观游览

三、返离工作管理

第六节 会议接待和迎送的礼节一、一般性礼节

二、会议活动迎送礼节的区别

三、迎送地点和位置的礼节

四、迎送时间和献花礼节

五、通道与休息室的准备

六、免检与专检待遇

七、迎送人员的礼仪

八、迎送交通工具与排位顺序

九、会议活动陪同礼节

第五章 会议的住宿和通讯管理 第一节 会议活动的住宿安排和管理 会议活动住宿安排 第二节 会议活动的通讯管理

一、有线通讯

二、无线通讯

三、其他通讯

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第六章 会议的餐饮管理 第一节 会议餐的安排和管理 第二节 会议活动的中餐宴请安排

一、席次确定和布置

二、席位的安排

三、菜式

四、祝酒或敬酒

五、上菜

六、吃菜

七、音乐伴奏

第三节 会议活动的西餐宴请安排

一、席次的确定和布置

二、席位的确定和安排

三、菜式

四、祝酒敬酒与酒水

五、水果

六、上菜

七、吃菜

第七章 会议经费管理和会议检查 第一节 会议活动经费管理

一、会议活动经费预算

二、会议活动经费决算

第二节 会议活动的检查和落实

一、会议活动场地检查

二、会议活动文字材料检查

三、会议活动食宿检查

四、会议活动其它情况检查

第八章 会议活动期间的会务工作

《会展策划与运作》

第一章 会展活动的含义与类型 第一节 会议的含义及基本类型划分

一、会议的基本含义

二、会议的基本类型

三、我国曾经举办过的几个有代表性的会议筒介第二节 展览的含义、特点及类型

一、展览的含义

二、展览的特点

三、展览的基本类型

四、典型展览案例介绍

第三节 典型特殊活动

一、特殊活动的定义

二、特殊活动的分类

三、典型特殊活动案例介绍

第四节 会展活动的特征及其社会经济效应

一、会展活动的特征

二、会展活动与会展产业

三、会展活动的社会经济效应

四、博鳌亚洲论坛催生财富效应案例

第五节 会展活动的学科特点

一、展鉴组织者需掌握知识

二、会展中心需掌握知识

三、展会成功运作相关知识

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第二章 会展活动的历史与布局

第一节 世界会展活动发展历史

一、原始阶段

二、古代阶段

三、近代阶段

四、现代阶段

第二节 中国会展活动发展历史

一、会展活动出现到建国前期

二、建国后到改革开放前

三、改革开放后至今

第三节 世界会展活动地区布局

一、欧洲地区的会展活动布局

二、北美地区的会展活动布局

三、非洲地区的会展活动布局

四、亚洲地区会展活动布局

五、大洋洲会展活动布局

第四节 中国会展活动地区布局

六、中国会展活动地区布局总结

第三章 会展活动的行业管理模式

第一节 境外会展行业管理模式

一、德国和法国的行政干预模式

二、新加坡和日本的政策扶持模式

三、中国香港市场运作模式

四、总结

第二节 我国会展活动管理体制变迁及改革方向

一、我国会展管理体制的历史变革

二、审批制的会展管理体制的弊端 展管理体制的改革方向

第三节 构建我国会展管理模式

一、会展业中的政府职能定位

二、会展行业协会的职能

三、会展企业的宏观管理模式与政策取向

第四章 会展活动的基本流程

第一节 会展管理的基本流程 第二节 会展前期准备工作

一、组展商的会展前期准备工作

二、参展商前期准备工作 第三节 会展现场管理工作

一、组展商会展现场的管理

二、参展商的会展现场管理工作

第四节 会展后续工作

一、会展评估

二、会展总结

第五节 参展计划表与展览方案制定

一、参展商参展计划表

二、如何制定展览方案

第五章 会展中心的现状和发展前景

第一节 国内外会展中心现状

一、世界各国会展中心概况

二、国外会展中心的特征

三、国内会展中心发展概况

四、我国会展中心发展过程中存在的问题 第二节 会展中心的构成一、展览部分

二、展览辅助场地

三、会议部分

四、会议辅助场地功能要求

五、室外展场、广场和车位部分

六、会展中心的智能化信息系统一、会展中心的选址原则

二、会展中心组织结构

三、会展中心的业务构成

第四节 我国会展中心的发展思路

一、市场化是我国会展中心发展的必然趋势

二、会展中心市场化道路选择

第五节 我国会展展馆简介

一、中国各地展览中心一览表

二、中国部分会展场馆介绍

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第六章 中国会展经济的对外开放

第一节 世界会展经济的跨国发展

一、世界会展经济跨国发展的历史背景

二、世界会展经济的跨国发展

第二节 中国会展经济对外开放的现状

一、中国会展经济对外开放的历史背景

二、中国会展经济的对外开放现状

第三节 入世对我国会展业的机遇和挑战

一、+的主要职能和+协议的主要内容

二、服务贸易的对外开放以及入世对我国会展业的要求

三、入世给我国会展业带来的机遇和挑战，第四节 扩大会展业对外开放的措施

一、制定正确的“走出去”战略，积极参与国际竞争，占

领国际市场

二、加快企业集团化经营，形成一批有国际竞争力的会展公司

第七章 会展活动危机管理

第一节 危机的概念及特点

一、什么是危机

二、危机的特点

第二节 危机对会展产业的影响分析

一、几例典型的危机事件对会展业的影响

二、危机对会展业影响的综合分析, 第三节 会展业危机管理-

一、危机管理理论-

二、会展业具体危机管理措施

第四节 会展业危机管理宏观构架

一、政府

二、会展企业

三、会展行业协会

第八章 会展与旅游

第一节 会展业与旅游业渊源追溯

一、会展业与旅游业的渊源关系

二、会展与旅游的结合 第二节 会展业与旅游业的深层联系

一、行业发展的依存性

二、发展过程的相似性

三、行业特点的共通性

第三节 会展业与旅游业的互动发展

一、资源整合的放大效应

二、形象提升的品牌效应

三、人才优势的互补效应

第九章 会展与跨文化交流

第一节 会展与文化

一、文化的概念

二、会展中的文化特征 第二节 会展与交流

一、交流的概念

二、经典案例分析

三、沟通技巧

第三节 会展与跨文化传播

一、跨文化传播的概念

二、会展中的跨文化因素

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第十章 会展策划与营销管理

第一节 会展立项策划

一、收集市场信息

二、展览题材的选定

三、展会项目立项策划

四、展会立项策划书内容

第二节 会展项目可行性分析

一、市场环境分析

二、展会项目生命力分析

三、展会执行方案分析

四、展会项目财务分析

五、各种风险预测

六、展会项目立项可行性研究报告

第三节 会展品牌形象策划

一、展会品牌形象定位

二、创立展会品牌形象

三、规划展会的品牌识别

四、展会品牌传播

五、展会品牌资产的积累

第四节 会展成功实施方案策划

一、指定展位承建商

二、指定展会运输代理

三、指定展会旅游代理

四、编制参展商手册

五、建立展会专门网站

第五节 会展相关活动策划

一、策划展会相关活动的目的和原则

二、专业研讨会和技术交流会

三、行业会议

四、产品发布会和产品推介会

五、表演、比赛及其他相关活动

第六节 招展策划与展位营销

一、建立目标参展商数据库

二、展区和展位划分

三、招展价格确定

四、展会招展函

五、招展方案

六、展位营销办法

第七节 招商策划与展会宣传推广

二、展会通讯与观众邀请函

三、展会招商方案策划

四、展会宣传推广计划

第八节 会展服务与现场管理方案

一、展会服务

二、展会开幕方案策划

三、专业观众登记方案

四、展会现场工作方案

第九节 会展客户关系管理计划

一、展会客户关系管理的基本内容

二、客户价值和关系的盈利性

三、开发新客户

四、留住老客户

五、与客户合作双赢

第十节 会展时间管理方案

一、会展时间管理的基本方法

二、展会招展时间管理

三、展会招商时间管理

四、展会宣传推广时间管理

五、展会服务及筹展撤展时间管理

六、会展整体进度时间管理

第十一节 会展中危机管理

一、会展危机管理的基本内容

二、会展危机预警

三、危机中的媒体管理

四、危机中的沟通管理

五、危机反应管理

六、危机恢复管理

第十二节 会展组合营销与展后总结

一、不同产业环境中的展会的营销策略

二、不同发展定位的展会的竞争策略

三、不同发展阶段的展会的营销策略

四、展后总结

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

第十一章 会展经济发展和会展城市报告

第一节 世界会展经济发展和中国会展经济发展趋势

一、世界展览业的发展趋势

二、美国展览业发展大趋势

三、整合我国会展业势在必行

第二节 中国会展产业形势报告

一、年中国会展业发展报告

二、我国会展业发展的必由之路

第三节 会展与城市的关系

一、会展对城市发展的作用

二、会展城市发展的定位与条件

三、中国会展城市发展的格局

四、奥运会对北京城市发展的作用

五、世博会与推动上海社会发展

第四节 中国会展城市报告

一、北京：中国展览中心的“元素分离与定位”

二、上海：迈向世界会展城市的“洗心革面”

三、广州：世界知名会展城市的“成长嬗变”

四、香港：辉煌重现催生“新会展运动”

五、大连：阵痛下的“重新构建”

六、深圳：特区的“会展特区”

七、杭州：会展、旅游、休闲的“三位一体”

八、重庆：打造会展旅游新概念

九、沈阳：东北会展的中心城市

十、南京：东承西接中的游离与把握

十一、温州：制造业的“展会制造”

十二、义乌：为市场把展会进行到底

十三、宁波：会展城市“新宠”

十四、青岛：深掘产业和区位优势“会展矿藏”

十五、天津：打北京会展的“侧边球”

十六、成都：西部会展的领头羊

十七、昆明：“节 庆会展”演赛并进

十八、西安市：西部会展旅游城市的“明珠”

十九、福州：打出海峡牌

二十、长春：以产带会，以会促产，铸造北方会展名城

二十一、合肥：区域会展的“长征路”

二

十二、厦门：以展促资、以资带商、以商兴市

二十三、连云港：苏北会展领航者

二十四、海南博鳌：亚布力的东方达沃斯

第五节 世界重要会展城市发展概要

一、德国会展业发展情况

二、法国会展业现状及展望

三、俄罗斯展览业现状

四、意大利展览会兴旺发达

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

《会议成功运作管理》

第一章 会议概述

第一节 会议的概念

一、会议是一种群体性的活动

二、会议是一种围绕特定目标而开展的活动

三、会议是一种组织有序的活动

四、会议是一种以口头交流为主要方式、以书面交流和声

像交流

以及其他交流手段为辅助方式的活动

第二节 会议活动的基本要素

一、主办者

二、与会者

三、会议议题

四、会议的结果

五、会议的时间

六、会议的地点

七、会议的方式

第三节 会议的作用与分类

一、会议的作用

二、会议的分类

三、会议范围的界定

四、大型会议活动的程序

第二章 会议的成功策划

第一节 目标和任务的策划

一、会议目标和任务的含义及作用

二、会议目标和任务策划要注意的问题 第二节 会议议题的策划

一、会议议题策划的要求

二、议题的形式

三、议题的提出、汇总与审查

四、议题的决定和处理

五、其他应当注意的事项

第三节 会议性质、规模和参加对象的策划

一、会议性质的策划

二、会议参加对象的确定

三、会议规模的策划

四、会议方式的策划

第四节 发言人与发言方式的策划

一、发言的方式

二、申请发言的程序

三、确定发言人及其发言方式要注意的问题第五节 时间与地点的策划

一、会议时间的策划

二、会议地点的策划

第六节 会议名称和编组的策划

一、会议名称策划技巧

二、会议编组的策划

第七节 会议议程、日程、程序的策划

一、安排会议议程

二、安排会议日程

三、安排会议程序

四、议程、日程和程序的联系与区别

第八节 会议公关和宣传的策划

一、会议公关和宣传的意义和作用

二、会议公关和宣传的时段

三、会议公关和宣传的方法

第九节 会议活动策划书的编写

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

第三章 会议的组织领导

第一节 会议活动组织和领导的目的和内容

一、会议组织和领导的目的二、会议的组织和领导主要任务

三、会议的领导与管理体系

第二节 会务工作要求

一、准备充分

二、责任明确

三、服务周到

四、确保安全

五、节 俭高效

第三节 会议活动规则的制定

一、制定议事规则的意义

二、议事规则的基本内容

三、议事规则的种类

四、议事规则的确定与修正

五、制定议事规则应当注意的几个问题

六、集中式议事规则的格式

第四节 会议控制

一、会议控制的目的二、会议内容控制

三、会议规模和范围控制

四、会议地点控制

五、会议时间控制

六、会议经费控制

二、会议记录的种类

三、书面会议记录的内容

四、书面会议记录的方法

五、会议记录的书面格式

六、会议记录的要求

第二节 会议简报的制发

一、会议简报的作用

二、会议简报的编写方法

三、会议简报的格式

四、会议简报的编发程序

第三节 会议期间的值班工作

一、会议期间值班工作的主要任务

二、会场值班

三、住地值班

第四节 会议议案和提案的处理

一、议案和提案的含义及异同

二、提案和提案提出人

三、议案和提案的处理程序

第五节 会议选举和表决的处理

一、选举与表决的含义和要求

二、选举和表决的规则

三、选举和表决的准备

四、选举和表决的程序

第四章 会议文件的写作与处理

第一节 会议文件的含义和作用

一、会议文件的含义

二、会议文件的作用

第二节 会议文件的分类

一、按会议文件的功能划分

二、按会议文件的行文方向划分

三、按会议文件的保密要求划分

四、按会议文件的稿本性质划分

第三节 会议文件写作与处理的基本要求

一、准确体现会议的目标和宗旨

二、全面真实反映客观实际

三、符合会议程序和规则

四、有助于提高会议的效率

五、确保安全

六、便于立卷归档和永久保存

第四节 会议文件的名称和用法

一、决议

二、决定

三、会议纪要

四、会议公报

五、公告

六、议案

七、会议报告

八、章 程

九、条例

十、规定

十一、办法

十二、实施细则

十三、合同

十四、条约

十五、公约

十六、协定

十七、议定书

十八、备忘录

十九、宣言、声明

二十、开幕词

二十一、闭幕词

二十二、讲话 二

十三、主持词

第五节 会议文件的格式

一、会议文件系列编号

二、份数序号

三、保密要求

四、标题

五、稿本性质

六、题注

七、作者或报告人姓名

八、称呼或主送机关

九、正文

十、落款、签署、盖章

十一、成文时间

十二、封面

第六节 会议主要文件的结构与写法

一、决议的结构

二、决定的结构

三、会议纪要的结构

四、公告的结构

五、会议报告的结构

六、开幕词、闭幕词的结构

七、章 程、条例、规定、办法、细则的结构 第七节 会议文件处理的主要环节

一、审核

二、确定印刷份数

三、缮印

四、校对

五、登记

六、装封

七、分发

八、会议文件收集

九、会议文件立卷和归档

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

第五章 会议活动的摄影和文娱安排

第一节 会议活动的着装

一、会议活动人员服装

二、会议活动人员帽子

一、会议活动合影

二、会议活动摄影场地选择

三、会议活动摄影批次

四、会议活动合影人员确定和排位

五、会议活动摄影设备

第三节 会议活动的文娱活动安排

一、会议活动文娱节目

二、会议活动体育项目

第四节 会议活动的礼物

一、会议活动礼物性质

二、会议活动礼物送受

第六章 会议的宣传报道

第一节 宣传报道的原则和内容

一、确定宣传报道原则

二、确定新闻媒体数量和人数

三、确定宣传报道形式和内容

第二节 会议活动的采访

一、主题采访

二、专题采访

三、随队采访和管理

四、新闻发布会记者招待会

第三节 会议活动的新闻刊播

一、审核刊播内容

二、收集刊播内容

第十四章 会议的安全和卫生工作 第一节 会议活动的场地安全保卫

一、主台中心区域的安全

二、主台中心以外区域

第二节 会议活动的住地安全保卫

一、房间内安全

二、文娱体育活动场地

三、住地外围

第三节 会议活动的交通安全

二、线路和行驶管理

三、停车场安全管理

第四节 会议活动人员安全规格

一、甲级

二、乙级

三、丙级

第五节 会议活动的医疗卫生工作

一、会议活动医疗保健

二、会议活动卫生防疫

第七章 会议收尾工作

第一节 会议活动成事文字的制发

一、有决议事项

二、无决议事项

三、会议活动纪要 第二节 会议活动的清场

一、退场和清理

二、临时建筑物的拆卸

三、会议活动文字材料、物品入库第三节 会议活动总结表彰

一、总结

二、表彰

三、会议活动经费结帐

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

第八章 国际性大型会议的组织管理

第一节 国际性会议的特点

一、国际性会议与国际会议的区别

二、国际性会议的特点

三、国际性会议的基本准则

第二节 国际性会议的主要种类

一、按内容划分

二、按与会者划分

三、按性质划分

第三节 国际性会议的准备工作

一、建立会议筹备机构

二、订立议事规则

三、确立会议议题和议程

四、选定会议地点

五、明确出席对象与范围

六、规定正式语言与工作语言

七、发出会议邀请或通知

八、作好接待准备

九、安排和布置会场

十、聘请翻译

第四节 国际性会议的会间工作

一、迎接、报到和签到

二、选举或协商产生会议的领导机构

三、受理动议

四、报告和讨论

五、表决

六、举行签字仪式

七、签署会议记录

第五节 国际性会议的善后工作

一、发布会议文件和会议消息

二、会议文件的归档

第六节 国际性会议的礼宾次序和国旗的升挂

一、国际性会议的礼宾次序

二、国际性会议中国旗的升挂

第十七章 其他各种会议的组织和管理 第一节 法定性代表大会的管理

一、法定性代表大会的含义和特点

二、会议实务要点

第二节 听证会的组织管理

一、听证会的含义、意义和特点

二、听证会主体

三、听证会实务要点

第三节 办公会的组织管理

一、办公会议的含义和特点

二、办公会议实务要点

第四节 报告会的组织管理

一、报告会的含义和特点

二、报告会实务要点

第五节 学术研讨会和座谈会的组织管理

一、学术研讨会

二、座谈会组织管理要点

第六节 现场会的组织与管理

一、现场会的含义和特点

二、现场会实务要点

第七节 现代化远程会议管理

一、现代化远程会议的含义和特点

二、现代化远程会议的作用

三、远程电话会议实务要点

四、远程电视电话会议实务要点

五、远程计算机网络会议实务要点

六、现代化远程会议的保密

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

《展览成功运作管理》第一章 展览的分类、性质与作用 第一节 展览的名称与分类

一、展览名称的种类及含义

二、展览名称的构成及用法

三、展览分类标准

四、展览种类

第二节 展览的性质与作用

一、展览的性质

二、展览对宏观经济的作用

三、展览对经营的作用

第三节 展览的产生与发展

一、展览的原始阶段

二、展览的古代阶段

三、展览的近代阶段

四、展览的现代阶段

第二章 展出决定的影响因素

第一节 营销需要

一、经营宗旨、方针和经营作风

二、营销战略

三、行业和产品

第二节 市场条件

一、市场潜力

二、市场限制

三、市场利润

第三节 营销方式 第四节 内部条件

一、财力

二、人力

三、精力

第五节 展出决定

第三章 展出目标的内容与要求

第一节 展出目标的内容

一、基本目标

二、集体目标

三、管理目标

四、不恰当的展出目标

第二节 展出目标的要求

一、制定展出目标前的要求

二、制定展出目标中的要求

三、制定展出目标后的要求

第四章 展览项目选择

第一节 通过第二手资料进行选择

一、使用综合展览资料———展览种类的选择

二、使用专门展览资料———展览项目的选择第二节 通过第一手资料进行选择

一、询问方法

二、考察方法

第三节 展览选择需要注意的问题

一、选择展出方式

二、选择观念和方法

第五章 展出策划的影响因素

第一节 人员因素

一、人员组成二、人员分工

三、人员管理 第二节 工作因素

一、工作安排

二、工作方案

第三节 时间因素

一、时间安排原则

二、时间安排方法

三、时间日程表

第四节 费用因素

一、制定预算

二、调整控制

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书 第六章 展览的招展与组团 第一节 招展宣传

一、招展宣传对象

二、招展宣传内容

三、招展宣传方式

第二节 选择参展者

一、选择标准

二、选择方式

三、签订参展合同

第三节 组团管理

一、筹备会

二、检查会

三、动员会

第七章 联络与谈判 第一节 联络与谈判原则 第三节 联络与谈判对象 第四节 联络与谈判内容 第八章 展品与运输 第一节 展品

一、选择展品

二、展示展品

三、包装、装箱

第二节 运输

一、运输筹划

二、去程运输

三、回程运输

第三节 相关手续

一、单证

二、海关

三、保险

第九章 展览设计与施工 第一节 展台设计

一、设计专业和设计人员

二、设计因素

三、设计步骤

四、设计规律

五、设计图纸

六、规定与限制

第二节 展览场地选择

一、面积

二、位置

三、形状

四、形式

五、区域

六、人流

七、设施和服务

八、租场

第三节 展架、展具和用具

二、地面覆盖物

三、展具和展台用品

四、照明

五、色彩

六、文图

七、声像设备

八、租用与制作

第四节 展览施工

一、施工者

二、现场施工

三、监督检查

四、布置

第十章 展览宣传与公关 第一节 广告宣传

一、联络

二、广告

三、印发资料

第二节 新闻媒体宣传

一、展出者的新闻工作

二、新闻资料

三、记者招待会

四、记者采访

五、展览会的新闻工作

第三节 公关工作

一、开幕式和馆日

二、招待会和宴请

三、拜会

四、贵宾

五、支持单位

六、接待室

七、礼品

第四节 组织展览相关活动

一、会议

二、评奖

三、表演

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书 第十一章 展台工作准备与管理 第一节 展台人员配备

一、展台人员要求

二、展台管理人员

三、展台业务人员

四、展台辅助人员

第二节 展台人员训练 第三节 商务工作准备

一、市场调研

二、成交准备

三、产品知识

第四节 展台工作管理

一、展前工作

二、展期工作

三、展后工作

第十二章 展览后续工作 第一节 后续工作的意义 第二节 后续工作的内容

一、更新客户名单

二、发展客户关系

三、促进贸易成交

第三节 后续工作的要求

一、记忆效应

二、竞争原理

三、影响因素

第四节 后续工作的方法

一、工作线索

二、工作方式

第十三章 展览评估与总结第一节 评估总结工作的作用

一、作用

二、工作安排 第二节 评估内容

一、评估术语

二、展览环境评估

三、展览工作评估

四、展览效果评估

第三节 评估工作的运作

一、选择标准

二、收集情况

三、统计分析

四、评估结果

第四节 展览总结

一、总结工作

二、总结卷宗

三、总结报告

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

《活动成功运作管理》

第一章 大型活动的组织与管理 第一节 大型活动概念体系

一、活动与大型活动

二、活动与旅游

三、活动的发展趋势

第二节 大型活动管理模式

一、大型活动管理的基本要求

二、大型活动管理的机遇和挑战

三、大型活动管理的基本模式

第三节 大型活动管理原理

一、大型活动管理的计划职能

二、大型活动管理的组织职能

三、大型活动管理的控制职能

第四节 大型活动的组织

一、大型活动策划

二、大型活动机构的组织结构

三、大型活动项目的组织结构

第五节 大型活动的协调

一、大型活动协调的基础

二、大型活动协调的对象与程序

三、大型活动的时间协调

四、大型活动的空间协调

第六节 大型活动市场营销

一、大型活动市场营销目标

二、大型活动市场营销战略

三、大型活动市场营销组合

第七节 大型活动网络营销

一、大型活动网络营销概述

二、大型活动的电子邮件营销

第八节 大型活动人力资源管理

一、大型活动人力资源管理概述

二、大型活动机构的人力资源获取

三、大型活动机构人力资源开发

四、大型活动机构人力资源薪酬管理

第九节 大型活动职业规划与管理

一、大型活动职业规划

二、大型活动职业关系规划

三、大型活动职业管理

第十节 大型活动的风险管理

一、大型活动风险管理概述

二、大型活动的合同管理

第二章 节庆日和纪念日活动策划与组织 第一节 节 庆日和纪念日活动的意义

第二节 开展节 庆日和纪念日活动的基本要求

一、开展节 庆日和纪念日活动的原则

二、节 庆日和纪念日活动的方式

第三章 仪式和庆典活动的组织管理 第一节 签字仪式的组织管理

一、签字仪式的作用

二、签字仪式的准备

三、签字仪式程序

第二节 开幕式与闭幕式

一、开幕式、闭幕式的作用

二、开幕式、闭幕式的准备

三、开幕式程序

四、闭幕式程序

第三节 开工与揭幕仪式

一、开工与揭幕仪式的准备

二、开工与揭幕仪式的程序

第四节 颁奖或授勋仪式

一、颁授仪式的作用

二、授勋和颁奖仪式的准备

三、颁授仪式的程序

第五节 开业仪式策划与管理

一、开业策划的基本内容

二、幼儿园新校开学典礼策划与管理

三、鞋业城开业典礼策划与管理

第六节 庆典活动策划与管理

一、庆典策划的技巧

二、人民医院周年庆典策划与管理

三、广东集团周年庆典现场策划与管理

大型活动策划及会展策划、会议策划成功运作管理实务全书

第四章 展览展示活动的成功运作和管理 第一节 演示会的策划和管理

一、豆粉厂的精彩演示

二、浙江杭州专场美容演示会

三、“宝洁”进攻中国农村的现场演示活动

第二节 展览会的策划和管理

一、展览会的概念及类型

二、食品公司++年全国秋季长沙糖酒交易会活动

第五章 宴会活动的组织和管理

第一节 宴会的形式和含义

一、宴会的含义

二、宴会的形式

第二节 宴会的组织和准备

一、明确举行宴会的目的二、确定宴会的名义和宴请对象

三、确定邀请范围

四、确定宴会规格和形式

五、确定宴请时间

六、确定宴会的地点

七、确定主持人和致辞人

八、发出邀请

九、订菜

十、现场布置

第三节 宴会的程序

一、迎候

二、入场

三、宣布宴会开始

四、介绍主要来宾

五、致辞

六、祝酒

七、散宴和送别

第四篇：婚庆展览策划

1．展会准备阶段 1.1展会背景

随着中国经济的高速发展，中国婚庆产业的发展可谓日新月异，中国的婚庆产业将为广大的商家提供无限的商机！而汕头市位于广东省东部，韩江三角洲南端，历来是粤东、赣南、闽西南一带的重要交通枢纽、进出口岸和商品集散地，素有“岭东门户、华南要冲”的美称，全国最早开放的经济特区，是全国五个经济特区之一和南方重要港口城市，是沿海开放城市和著名侨乡，经过多年的发展，已具备较为成熟的婚庆市场。为此，我们特地在汕头举办了这次婚庆会展。1.2会展工作安排

1.2.1会展主题

和谐社会•美丽婚典

1.2.2会展时间

2012年2月13日—2月14日

会展地点

汕头市林百欣会展中心

主办单位

汕头市政府

承办单位

汕头市商业协会

协办单位

汕头市汕特婚庆中心以及其他婚纱摄影公司

1.2.3会展目的

婚庆展开创了以迎合新婚消费为导向的新型产业营销模式，举办一次婚庆展横向结合了结婚产业链上的婚纱生产、婚纱摄影、婚礼策划服务、婚宴服务、珠宝、家居、蜜月旅游、花艺、礼品等新婚服务和产品，可以提高参展的婚庆行业企业的知名度和美誉度，提升品牌形象，同时给各参展商家提供一个集中展示产品和企业形象的平台，使商家提高市场占有率、了解竞争对手动态。1.2.4展品范围

新婚用品：结婚首饰、珠宝、婚纱礼服、新娘造型、婚庆系列床上用品、喜庆用品、结婚礼品及情侣工艺品等。

婚纱服饰区：婚纱 结婚礼服 结婚饰具

摄影、影楼：影楼、摄影室 摄像跟拍 摄影器材相框、相册冲印彩扩 感光材料 橱窗设计

珠宝首饰：珠宝 首饰

婚庆配套服务：婚庆礼仪、服务、策划公司 餐饮酒店 美容化妆 婚车租赁 医疗保健 蜜月旅行社 婚姻介绍所

婚庆用品：鲜花、礼品、酒水、家电、家居家纺、装饰装修、床上用品、轿车、新婚楼房

1.2.5展会目标群体及邀请人员

单身及准备结婚的新人

各婚庆产业链的分销商、团购负责人

各行业协会的协会成员 1.2.6实施招展

一、招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等

二、招展的步骤：

（1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）

（2）跟踪拜访（找准负责人）

A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型； 针对第一种客户：

问清客户需求

要求进一步促成购买

愉快地答应客户的针对第二种客户：

了解客户拒绝的原因

为面谈作好准备

二次面谈

向客户推荐下一届展览会

要求客户介绍其它客户

保持关系，待以后联系

针对第三种客户：

问清客户需求和异议

进行第二次拜访

消除顾客顾虑

三、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南 2．展会实施阶段 2.1会场布置

展区分类及分布：

（1）婚纱礼服展区：婚纱礼服、中式礼服、修身内衣、仿真佩饰等。（2）珠宝首饰展区：金银饰品、玉饰、及流行饰品人造首饰等。

（3）婚纱摄影展区：影楼、影楼用品、影室设备、儿童摄影、流行婚纱摄影趋势、主题婚纱摄影、个性婚纱摄影等。

（4）新婚家具展区：房地产开发商、婚房装修、家具、汽车、家居家电、新婚床品（5）婚宴喜品展区：婚宴酒店、结婚喜品、喜糖、喜烟、喜酒、喜帖等。

（6）新婚服务展区：新娘彩妆造型、色彩设计与咨询、婚庆花卉、新婚蜜月旅游、孕婴用品等。

（7）婚礼策划及服务展区：婚庆公司、特色婚礼承办机构、婚礼策划及场景布置、婚庆培训、婚庆媒介、婚礼摄像拍照、婚车租赁等。

（8）婚庆用品展区：婚庆道具、婚典花艺、结婚礼品及饰品、工艺品等。

（9）时尚丽人展区：美甲、香水、化妆品、美甲产品、熏香产品、个人时尚用品。

（10）新人交流区：婚姻介绍、恋爱、结婚心理咨询、婚礼筹备、婚后的家庭理财和保险 2.2媒体宣传计划

媒体：汕头电视台、汕头日报、广东电视台

1.活动前一个月——活动筹备。A、户外路牌。B、指示牌。C、彩旗（T型旗）。D、宣传册。E、报纸广告。F、杂志广告。J、电视广告。

2.活动前一周——活动公告。

3.活动当天——头版报道

4.活动后——后续报道及宣传

2.3展会具体流程

2月13日活动流程

08：30-08：50 进场参观

09：00-09：15 开幕（参加人员：邀请省市部委领导、行业

3．展后阶段 3.1 展后跟踪 3.1.1感谢工作

对所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展会大力支持的媒体，都应该给予感谢。3.1.2媒体跟踪报道

对展会进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界，进一步扩大展会的影响。

3.1.3给参展商发放展后意见调查表

对展览服务中的问题、优越点要做好书面的调查和总结，取信于参展商。3.2展后总结

3.2.1从筹备到开展中的各项工作总结 3.2.2 效益分析跟成本核算 3.2.3 项目市场调查 3.3展后评估

展后评估主要在于为已做过的所有工作的效率和效果提供判断标准和结论，并为提高以后工作的效率和效果，提供依据和经验。协会负责人、业内嘉宾、与会嘉宾、媒介工作人员出席）09：30-10：15 婚庆秀、旅游秀，婚纱秀、彩妆秀，钻石秀 10：15-10：50 婚庆与旅游产品、婚纱摄影团购家年会活动

10：50-11：30 结婚用品、结婚电器、床上用品、婚房家具 团购 11：30-13：00 中场休息、自由交易、抽奖

13：00-13：30 钻石团购（插播5分钟文艺节目）13：30-14：30 婚庆旅游团购 14：30-16：30 自由交易、抽奖 16：30结束当天活动

2月14日活动流程

08：30-09：30 进场参观

09：30-10：10 婚庆修宇婚纱秀

10：15-10：50 所有产品限时抢购中与累计团购

10：50-11：30 婚庆、旅游、钻石、婚纱摄影产品拍卖会 11：30-13：00 中场休息、自由交易、抽奖、彩妆体验 插播5分钟文艺节目

13：30-16：30 自由交易、抽奖-----圆满闭幕（16：30 结束当天活动）

第五篇：展览策划未完成

“先当代先锋艺术展”策划案

年9

2012月 目录

前言

一 展览背景

二 参展单位（主办方，承办方，策划组，赞助商）

第一部分:展览详情

一 展览名称 二 展览目的 三 展览时间 四 展览地点 五 展览宣传 六 受邀的新闻媒体 七 展览内容 八 展览流程

第二部分：展览细节

一 展览进程 二 活动所需物品 三 人员安排

第三部分：经费预算 附录

附录一：展览流程及细节 附录二：展后讨论会

前言 一 展览背景

当代中国艺术界，以当代架上实验作品以及行为与装置为主的现代艺术隐含的潜在主题总是与艺术家的人格交叉重叠的，他们有痛苦的一面，也有兴奋的一面，这些痛苦与兴奋总是与心理力量、知识、社会和事件相交叉、相重叠。天津作为中国北方的商业中心，在社会的多层次多结构的组织特征中，更加便于艺术家观察思考时代同步的思想主题，因以天津地域为主的现当代艺术还在起步与探索阶段，其新颖性、学术性与商业性具有极大的发掘潜力，这也是此次艺术展得以成功的现实基础。

天津，作为我国新规划改革开放的窗口城市，四处洋溢着激情和活力，它是创业者的热土，更是年轻人追求梦想的天堂。举办现当代艺术展，是天津市城市国际化建设过程中的一个标志性的事件，它不仅仅是天津建设和发展的又一个新起点，更包括天津文化在内的博大精深的中华文明走向世界，迈向未来的新契机。

此次展览于天津美术学院天美时代美术馆展出。此次展览对天津的艺术界特别是现代艺术领域有着重要的意义。我们对这次展览定位着重于青年现代艺术的展示与学术交流。学术方面我们邀请天津美术学院XXX先生为学术顾问。展品方面由几位活跃于天津以及周边地区的现代青年艺术家为展览提供作品。这次展览将会是一次天津领域内现当代艺术，特别是包括了行为与装置等有别于传统的先锋艺术形式的集体呈现。所以，这次展览的意义和价值都将是巨大的。

二 参展单位

主办单位：

承办单位：

策划组：

赞助商：

第一部分：展览详情 一 展览名称

主题：现当代先锋艺术展

二 展览目的

以展览的形式将画展和学术交流相结合，活动结合相关媒体的宣传推广，进一步扩大天津市艺术家的形象力，同时借用社会对艺术品的认知，扩大画展的宣传力度，从而招引社会名流的参与，扩大天津现当代先锋艺术在国内的影响。

三 展览时间

开幕时间：

展览时间：2012年 月 日---2012年 月 日

四 展览地点

天津美术学院美术馆一楼天美时代展厅（天津市河北区天纬路4号）

五 展览宣传

1、我们将会在天津市各大媒体进行宣传，联系具有重大影响的艺术类网站以及平面媒体以扩大这次展览的影响。在展览的开幕式上，我们将会邀请知名美术史专家、批评家、艺术家出席，届时天津市具有影响的艺术类媒体将会对本次展览进行报道。

2、文案：负责本次展览所有文字资料（包括本次展览宣传所需要的新闻稿、策划报告）、展品资料及具体展牌文字的整理。

3、设计：负责为本次展览设计宣传册以及整体展览的设计和策划。

4、展览工作：联系提供展览场地，并负责本次展览的作品布展、维持场地秩序以及撤展等工作。

5、准备XXX册由我方设计的关于这次展览的宣传册。

六 受邀新闻媒体

电视媒体：天津电视台

报刊媒体：中国书画报，假日100，假日之都 网络媒体：新浪网，北方网，天津网

七 展览内容

展区一：抽象画作品 展区二：雕塑作品 展区三：装置作品

八 展览流程

（一）开幕致辞

（二）参观流程

（三）活动参与

第二部分：展览细节（见附录一）

一 展览进程 二 活动所需物品 三 人员安排

第三部分：经费预算

本次活动由XXX公司冠名赞助，赞助经费： 万元人民币。邀请展的作品将在天津市天津美术学院美术馆一楼天美时代展厅

第四部分：展览讨论会（见附录二）

附录一：

展览流程及细节 第一部分 前期准备: 一 天美时代

（一）前期安排：

1、确定邀请对象，发放邀请函

2、确定参展作品的类型以及数量

3、确定赞助商，媒体单位

（二）中期沟通：

1、再次确定参展作者以及参展作品，争取保证一定数量的特定参观人员以及优秀的作品。

2、确定展览会场及对方能提供的展览用品数量。包括桌椅、投影仪、话筒、展台

1、确定用电设备的线路状况。

2、确定会场的布置形式。

（三）后期确定：

1、展览会场的布置完善情况。

2、检查用电线路的安全状况。

3、最后的合作细节沟通。

二 展览用品细则

（一）策划及宣传物

1、邀请函（请柬）

2、艺术家介绍与画展说明书

3、主持人稿以及新闻稿

4、各种小礼品及手袋

5、招贴画

6、宣传板

7、引导牌

8、工作人员与记者胸卡

9、留言簿、签到物

（二）现场活动配置

1、灯光

2、音响

3、鲜花绿化

4、摄影、摄像

5、揭幕道具

6、揭幕礼花

7、矿泉水等

（三）赞助待遇

1、在画展现场的内外宣传物以植入式广告形式醒目打出“本次画展由XXX冠名赞助”，画展期间场外所有与画展相关活动均有XXX冠名赞助

2、开幕式上主持人多次口头感谢XXX企业的大力支持并适时邀请企业领导讲话

3、所有小礼品为赞助商的最新产品

4、邀请赞助商企业代表参加媒体采访，浅谈艺术感受

5、任何涉及本期画展的宣传资料鸣谢并赠送本期画册（均由艺术家本人签名的画册）

6、艺术家本人与企业家合影

7、依据产品市场策略，可在上述回报形式基础上量身创意其他的广告合作模式

8、植入其他广告形式：画展衍生产品（如音像制、画册、书籍）

（四）作品运输

1、运输车辆 辆

三 展厅布置

（一）展区布置

1、展区一

2、展区二

3、展区三

4、观展路线布置

5、指示牌摆放位置

四 人员及时间安排

（一）时间安排

1、小组讨论策划书细节：2012年 月 日—2012年 月 日

2、形成完整的策划书：2012年 月 日

3、与天美时代有限公司沟通相关事宜：2012年 月 日

4、与赞助商沟通相关事宜：2012年 月 日

5、展览用品筹备：2012年 月 日

6、展览场馆布置：2012年 月 日

7、展览开幕：

8、展览进行：

9、场地整理：2012年

（二）人员安排

1、策划人员 总策划： 策划组成员：

2、沟通人员

3、筹备人员（负责人）监督人员：总负责人

作品责任人

展览用品在责任人

展区卫生责任人 展览用品：

展区布置：展区一

展区二

展区三 场地完善：

文本撰写：开幕词

新闻稿

4、开幕主持 主持人： 领导接待： 作者接待： 赞助商接待： 展览迎宾：

5、现场讲解 图片展板：

VI画册：

6、现场记录 照相人员： 摄像人员：

7、展后整理 作品责任人 展览用品责任人 展区卫生责任人

8、展后总结 文字记录： 总结文章：

五 邀请准备

（一）邀请函：

1、向知名美术史专家、批评家、艺术家发出邀请，展览其优秀作品

2、向新闻媒体发出邀请，恳请他们出席此次的展览

3、向其他为展示作品的艺术家们

（二）邀请函设计

（三）文本撰写：

1、邀请函文本

2、新闻稿文本

3、领导致辞文本

4、主持词文本

第二部分 开幕流程及细节 一 开幕流程

（一）主持人开场

（二）领导致辞

（三）赞助单位代表致辞

（四）策划方代表致辞

（五）开幕仪式

（六）主持人宣布展览正式开幕

二 开幕式细节及人员安排

（一）主持人：

（二）领导接待：

（三）观展陪同讲解：

第三部分 展览期间备注 一 展览期间

（一）安排人员在展板前值班

（二）保护作品不被破坏

（三）期间做好摄影工作为此次活动保留影像资料

二 展览后期

（一）仔细收拾好作品保存至XX地方

（二）清理现场使场地恢复原装

（三）返还所借器材

（四）做好展览之后报告会的活动