年会策划筹备手册

第一篇：年会策划筹备手册

年会策划筹备手册

一．做好预算计划

年会有各种不同的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大会，所以在计划之前需要明确职责任务，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。通常而言，年会预算包括以下几个方面：

1、交通费用

交通费用可以细分为：

(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为：

(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

(4)、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

(6)、其他——点心、水果及调制色酒

5、视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

●设备本身的租赁费用，通常按天计算

●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

6、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

7、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

二．寻找年会优化方案

地点选择：选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

◆按类型划分

商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒

店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

◆按地理位置 中心酒店：在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。市郊酒店：对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。

比较价格：在确定数家会议场所以后需要同会议场所的销售部门直接联系，进行一个非常详细的报价咨询，予以比较后从中选择最优方案并做进会议整体计划中，同时需要同1、2个会议场所保持联系以备急需时调整。

三．现场考察预订

做好年会预算并联系好几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。

会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。

会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

四．会议设施准备

在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。

常见的会议设施：

1、屏幕

2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）

3、录像机

4、VCD5、音响

6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）

7、镭射笔

8、幻灯机

9、讲台

10、舞台

11、夹纸板

12、大白板

13、签到台

14、名片簿

15、马克笔

16、铅笔

17、信签

18、会议桌椅

19、插线板

20、彩电

21、横幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席台

26、盆景

27、鲜花

28、背景板

30、隔板

31、灯光照明

32、同声翻译系统

33、产品租赁

五．执行预期计划

按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到……在年会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。

餐饮安排

根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。

类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。

围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。交通安排

重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。

通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。

因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

旅游安排

实际上，年会考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部

分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。

短线旅行旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。

司仪安排

如果是客户答谢年会，必要的礼仪显得温馨，而员工大会则可以较少考虑安排司仪。

礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

秩序维护

对于会议而言，无不希望有良好的秩序。小型会议特别是企业内部会议秩序基本不用控制，但大型会议，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安来维护为好茶歇安排

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

摄影摄像安排

摄影摄像安排：根据会议的级别和要求，需要安排专业的摄影摄像人员对会议进行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给

六．会后结算总结

会后总结是成功会议必不可少的一步，即体现了办会者的优质服务，又能为下一次年会的成功积累经验……

会议资料：会议资料的收集和资料的保管

会议的结算：同会议的各个合作方进行对帐结算，开具发票

通讯录：制作通讯录并发送参会人员

总结：对整个会议流程进行详细的总结

第二篇：年会策划筹备手册

年会策划筹备手册 一．做好预算计划

年会有各种不同的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大会，所以在计划之前需要明确职责任务，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。

通常而言，年会预算包括以下几个方面：

1、交通费用

交通费用可以细分为：

(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为：

(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

(4)、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

(6)、其他——点心、水果及调制色酒

5、视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

●设备本身的租赁费用，通常按天计算

●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

6、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

7、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

二．寻找年会优化方案

地点选择：选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

◆按类型划分

商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

◆按地理位置 中心酒店：在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。市郊酒店：对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。

比较价格：在确定数家会议场所以后需要同会议场所的销售部门直接联系，进行一个非常详细的报价咨询，予以比较后从中选择最优方案并做进会议整体计划中，同时需要同1、2个会议场所保持联系以备急需时调整。

三．现场考察预订

做好年会预算并联系好几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。

会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。

会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。四．会议设施准备

在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。

常见的会议设施：

1、屏幕

2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）

3、录像机

4、VCD

5、音响

6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）

7、镭射笔

8、幻灯机

9、讲台

10、舞台

11、夹纸板

12、大白板

13、签到台

14、名片簿

15、马克笔

16、铅笔

17、信签

18、会议桌椅

19、插线板

20、彩电

21、横幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席台

26、盆景

27、鲜花

28、背景板

30、隔板

31、灯光照明

32、同声翻译系统

33、产品租赁

五．执行预期计划

按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到……在年会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。

餐饮安排

根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；

餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。

类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。

围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。

交通安排

重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。

通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。

因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

旅游安排

实际上，年会考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。

短线旅行旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。

司仪安排

如果是客户答谢年会，必要的礼仪显得温馨，而员工大会则可以较少考虑安排司仪。

礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

秩序维护

对于会议而言，无不希望有良好的秩序。小型会议特别是企业内部会议秩序基本不用控制，但大型会议，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安来维护为好

茶歇安排

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

摄影摄像安排

摄影摄像安排：根据会议的级别和要求，需要安排专业的摄影摄像人员对会议进行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给

六．会后结算总结

会后总结是成功会议必不可少的一步，即体现了办会者的优质服务，又能为下一次年会的成功积累经验……

会议资料：会议资料的收集和资料的保管

会议的结算：同会议的各个合作方进行对帐结算，开具发票

通讯录：制作通讯录并发送参会人员

总结：对整个会议流程进行详细的总结

第三篇：2014年会筹备通知

关于筹备、组织迎接2013立生集团总结表彰大会暨

2014全年发展工作会议顺利召开的通知

集团各部门、各子公司：

2013年在集团总部的正确领导下，立生集团全体上下积极围绕建设“2013品牌建设年”的中心目标，切实贯彻落实目标推进，各部门、各子公司在今年各自的实际工作中，积极呈现出了你追我赶，携手并进的良好态势，并不断创造良好业绩。为鼓舞并弘扬在工作中的所表现出的先进代表，经集团办公会研究决定，集团计划2014年1月18日在南昌立生国际大酒店召开2013立生集团总结表彰大会暨2014全年发展工作会议，为确保会议顺利、如期召开，现就年会筹备工作提出如下具体要求：

1、各部门、各子公司在接到本通知后，应立即召集相关人员开会研究、组织迎接年会的具体工作安排及参会负责人（具体筹备工作是指：参会负责人的确定，参会人员的数量名单、年会发言代表的确定、发言稿件的编撰、以及与年会相关的事务筹备„„等），在接到本通知后，请于2013年12月1日前将各自所在企业、部门的筹备工作计划和参会负责人名单书面报备集团总部；

2、由于2013年是集团“品牌建设年”，因此，本次年会更是该主题的总结性活动，因此，特别要求各部门、各子公司的主要领导必须切实关心、支持年会的筹备工作，并指定专人依照本通知各项要求，负责筹备工作的开展；

3、为对集团“2013品牌建设年”活动形成有效延续，经研究决定，在年会召开前夕，即四季度开展“总结2013，品牌建设我建言”征文活动，征文要求如下：

①、集团各部门、各子公司应组织开展该主题下的文稿征集，经本部门、子

公司初步筛选后，选送“行政管理组”与“生产一线组”各两篇以上优秀作品参加总评选；集团总部在各单位选送的作品中分别评出“行政管理组”与“生产一线组”的一等奖1名，二等奖2名，三等奖3名，颁奖活动将作为本次年会的活动流程之一。

②、本次比赛的主题为“总结2013，品牌建设我建言”。因此，所有参赛人

员的撰稿必须围绕集团2013品牌建设活动的过程、结合各自岗位实际，充分表达自身对于集团在2013品牌建设中所展现的良好态势以及存在的不足，并提出积极的建言献策。

③、各部门、子公司在接到本通知后，请于2013年12月1日前将“行政管

理组”与“生产一线组”各两篇以上优秀作品依照集团内刊《立生之声》的征稿要求，形成电子版报送集团企划部，以便在内刊中刊载公示；

4、各部门、各子公司请于2013年12月15日前把本优秀员工的事迹及照片整理好及时上报集团总部行政部，QQ邮箱：770985614；请各单位、各部门负责人切实认真准备好2013年的年终总结及2014年的工作规划，写好后于2014年元月5日前报集团行政部转呈集团办公会审议。

5、为活跃年会氛围，提升各级员工参与企业文化建设的积极性，本次年会将在2014年1月18日晚八点举办“品牌建设合家欢”主题文艺晚会，晚会节目由各部门、各单位围绕晚会主题，自编、自导、自演。因此，请各部门、各单位应在2013年12月30日前完成各自报送节目的初排及曲目上报。晚会筹备总负责人为酒店公司总经理助理，有关晚会节目要求细则将另行通告；

6、有关本次年会的详细细则，集团总部将在汇总各部门、各单位的筹备工作计划和参会负责人名单后另行颁布，如有变更，将另行书面通知。

第四篇：党代会年会筹备情况

某某镇党代会年会筹备情况

根据旗委组织部《阿鲁科尔沁旗试行苏木乡镇党代会年会制实施细则》，我们立即组织成立了筹备工作领导小组，对我镇党代会年会筹备工作进行了部署安排，现将其筹备情况作简要汇报：

一、认真做好党代会的组织工作。根据会议日程安排，我镇及时召开了镇党委会议，对党代会筹备工作进行安排部署。一是成立了以镇党委书记为组长，党委副书记为副组长的筹备工作领导小组，具体负责此次大会的组织领导。二是抽调人员成立了会务组、宣传组、信访维稳组等三个工作小组，对组成人员的主要职责进行了细化分解，做到职责明确、分工负责，形成筹备工作的整体合力。三是召开专题会议汇报工作进度，部署具体任务，检查督促，狠抓落实。

二、做好了党代表情况调查和党代表补选工作。巴彦花镇第六届党代表共87人，因人事变动调出代表11人。需补选代表11人。目前，我镇党代表补选工作已经完成，补选党代表11人。我镇现有党代表87人。经调查摸底，能参加党代会年会的党代表79人，符合法定人数。

三、做好会议报告的起草工作。根据旗第十三届第十次全委扩大会议精神，结合我镇实际情况，镇党委高度重视党委工作报告和纪委工作报告的起草工作，超前安排，明确专人负责，增强写好工作报告的责任意识。同时，征集了党代

表议案10余条，包括经济、社会、民生等方方面面，为进一步完善报告内容提供了宝贵意见和建议，使镇党委对工作报告做了及时的精细化修改。

四、做好会议议程的安排工作。按照精简、务实、高效的原则，科学设置年会议程，即听取和审议镇党委、镇纪委工作报告并作出决议等；书面听取镇党委班子成员述职述廉报告，并进行民主测评；听取提案审查委员会关于代表提案的处理意见的报告。紧凑安排会议议程,切实体现年会程序的严谨性和内容的科学性。

五、做好代表培训和会议提案征集报告。采取以会代训、专题辅导的形式，集中培训党代表，对党代表任期制，党代表提案、提议制度等有关内容进行了宣传和学习，进一步提高党代表的履职能力和水平。同时，组织党代表通过视察调研、走访慰问等形式深入基层一线，广泛收集党员群众的意见建议，加强党代表的提案收集工作。

为了进一步扩大基层党内民主，激发党内活力，***镇党委加强组织领导，本着“把握报告方向，严格会议议程，注重学习宣传，突出本地特色”，已精心做好了党代会年会筹备各项工作。

第五篇：2011年年会暨年夜饭筹备活动策划方案

深圳市中桓实业发展有限公司文件中桓实业关于2010年工作总结及 “评优颁奖”和2011年夜饭活动具体安排 各部门及项目部：

为了加强公司员工的凝聚力，丰富公司文化生活;表达公司对员工节日的关怀与问候，同时给新员工们一个展示自己才华的舞台，让领导员工齐聚一堂开心快乐地度过2011年春节，同时公司特对2010公司工作(如项目进度、外包项目、项目开发等)进行分析总结。制订2011年新工作总体规划，明确新工作方向和目标。

一、活动时间和地点

时间：2010年01月16日下午4:50

地点：深圳市福田保税区福田绒花路9-8号圣丰城酒楼

二、活动内容：

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领导讲话、评优颁奖、全体人员聚餐、幸运大抽奖等四个环节。

三、活动特色：

特色一：活动出彩点——热闹互动游戏;奖品奖励;主持人调动气氛，台上台下呼应气氛热烈。特色二：活动亮点——关爱和鼓励，领导致辞以表鼓励和关爱，颁奖及抽奖调动员工积极性，节目内容围绕欢乐及团结，鼓舞。

四、参加人员：

公司全体人员、广州项目部、惠州项目部、龙岗项目部、南山项目部

五、组织形式及具体人员安排

设立特别工作小组，负责统一组织、执行。年会主持人一名，负责开场闭幕协调;摄像师一名(负责现场资讯采集);奖品发放人员一名，负责奖品的控制协调和发放;场地设计(色调主要以红色、金色为主，突出节日喜庆气氛)、布臵和必要道具安排由年会小组负责;具体人员安排名单如下：

组织执行：李晓敏郑少燕

主 持 人： 杨漫

摄影： 罗军

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4奖品发放：李晓敏

现场协调：李绪烽林昌伟常久在六、活动内容简述(活动分为两大部分)

1、2011主题嘉年华会议开始(时间：17：00---21：00)

2、全体员工集体聚餐。按10(人)×4(桌)计

1)主持人宣布年会开始17：00-17：10

2)首先总经理致词并作总结及公司展望发言17:10—18:00

3）主持人宣布获奖个人及部门登台领奖。18:00—18:20

4)邀请总经理上台给先进个人及优秀部门颁奖并颁发获奖证书。18:20—18:40

5）优秀个人获奖感言。18:40—19:00

6)聚餐开始19:00—19：30

7）有奖游戏19:30--21:00

旨在促进年会的娱乐性及员工的参与性，特设有奖游戏活动。在聚餐中穿插进行(注：二三等奖在聚餐前抽取(由员工代表上台抽取，机密 第 叁 页 2013-4-1

4副总经理们颁奖)，一等奖在聚餐结束后期抽取(一等奖由总经理抽取并颁奖)。

奖品如下（暂定）：

一等奖1名(价值800-1000元微波炉或等价产品一个)

二等奖2名(价值200元至500元的小家电或其他产品一台)三等奖8名(价值100元至150元的保温杯或旅行壶或U盘一个)

8、年会聚餐结束，安排唱K21:00—12:009、节目结束，由总经理发言结束晚会。

10、晚会结束，安排员工回公司或项目部。

深圳市中桓实业发展有限公司

2011-1-1

1主 题 词：评优总结聚会抽奖抄送：办公室广州项目部、龙岗项目部、惠州项目部南山项目部

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4主持人台词：

开场白：

男：年年岁岁花相似，岁岁年年人不同。

女：尊敬的各位领导、亲爱的同事们。

合：大家下午好！

男：2011新的一年即将到来，时光的车轮又留下了一道深深的印痕。女：在这新年伊始，我们欢聚一堂，共同感受春天的气息，一起度过这美好的时光。

男：跨越，分秒之内，或许颠覆一个世界。

女：勇恒，在每一个人的路上.男：一棋，一天下，胜势在握。更在意从心所欲的姿态

女：自然的大地与天空之间，企及颠峰的心性无所不至。

男：奇迹-从来只在我们手中。

女：走过往昔，奋斗的汗水刚刚拭去

男：回首旅途，胜利的笑容正在蔓延

女：携手今宵，高歌这一路荣耀感动

男：展望明朝，伙伴们，让我们携手同行

女：一曲歌唱出心中挚爱，一段舞跳出热血豪迈，一首诗谱写出果敢坚毅一路有你。

男：执着、梦想、追求、团结、我们共同燃心为香，巅峰领跃！梦想从不止步。女：一心有一份大海的气魄、一生有一份苍穹的广阔。跨艰难而含笑，厉万险而傲然。

男：一路走来，正是凭借着内心深处这份果敢和英武，让我们不畏惧困境、不畏惧坎坷，迎难而上，谱写中桓之歌。

女：今晚相约在这里，享受春日和煦，享受节日欢乐！

男：今晚相聚在这里，用心感受真情，释放你的激情！

女：让我们一起祝愿在座各位：

合：身体健康、工作顺利、生活幸福、合家欢乐！

男：新的一年，我们更要携手共进、再创辉煌！

女：让我们共同祝福中桓事业蒸蒸日上，向着既定的目标展翼飞翔！

男：深圳市中桓实业发展有限公司2010年评优颁奖及相聚2011嘉年华晚会现在开始。

女：今夜我们的晚会以评优颁奖、聚餐和幸运抽奖等形式出现，祝大家好运。（请大家鼓掌！）

男：下面掌声有请公司总经理为我们致辞。（请大家鼓掌！）（总经理致辞）女：感谢中桓实业总经理热情洋溢的祝福，我们一定不辜负总经理的殷切期望，努力将今年的工作做得更好！

男：接着以热烈的掌声欢迎中桓公司总经理为我们的优秀标兵及优秀部门颁奖。颁奖过程

女：分享胜利的欢悦；分享成长的快乐，我们现场问问获得优秀标兵者的获奖感言。

男：多么质朴的形象，多么感人的语言，令中桓所有的人值得学习。女：必须的机密 第 伍 页 2013-4-1

4男：让我们举起杯，为美好的明天祝福！愿中桓美好，生活更美好！

女：朋友们，带上此刻这份愉悦的心情，带上我们真挚的祝福，去迎接美好的明天吧！

因为相聚，让我们分享了这快乐的时光，因为新年，让我们承载无尽的祝福。

男：相聚2011嘉年华聚餐正式开始。

第二章：幸运抽奖

1.请xxx抽取三等奖幸运号码

2.请xxx抽取二等奖幸运号码；

3请总经理为我们抽取今天的一等奖幸运号码。

第三章 闭幕辞

男：辞旧迎新，高歌奋进，昨天的业绩已成为历史，明天的征程任重道远。

女：让我们以蓬勃的朝气、昂扬的锐气、无畏的勇气，励精

图治、开拓创新，谱写中桓新一年更加辉煌灿烂的新篇章。

男：中桓公司相聚2011年嘉年华到此暂告结束。

合：祝大家新年愉快！兔年大吉！身体健康！合家欢乐！万事如意

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