年会策划与筹备指南(诗酒年华)

第一篇：年会策划与筹备指南(诗酒年华)

公司里的年会可以说是一个年度里最盛大的会议，要庆祝已有的成绩，要表彰优秀的员工，要呈现和谐的团队，要奏响明日的华章，简直就是一部企业电影。HR部门，往往以组织者的身份来导演这部年度巨作。本文旨在为进行年会策划与筹备的HR们提供详细的操作建议。

年会策划是指为达到开好年会的目标，对年会进行系统全面的构思，制订并选择合理的可执行方案的过程，年会的筹备是按照已审批策划案进行统筹和准备的过程。我将从下面十个方面对年会的策划和筹备进行一一说明。

1.目的

通常情况下企业组织年会的目的有三点：一是通过正式的活动辞旧迎新；二是通过表彰优秀激发员工的能动性；三是通过参与增强组织的凝聚力和员工的归属感。此外也有一些企业不限于以上目的，例如，重点强调当年发展里程碑的，借助年会与客户深度互动以增加外部影响力的，等等。

2.性质

年会的性质为整个活动定下基调。纯粹的娱乐休闲？专场表彰大会？内部技能大赛？客户交流？还是兼而有之？

3.主题

年会的主题是整个活动围绕的中心内容，一般都会结合辞旧迎新这个明显的时间特征和本公司年度盛事来确定。常见的年会主题有：年度表彰大会、迎新年联欢会、年度庆典会等。

4.形式

年会的形式视公司规模大小和领导重视程度而定，随着人们对新鲜新奇的需求增加，越来越多的公司不再囿于传统中会议或晚会的形式，而是采取多种活动结合的形式。下面是几种形式可供参考：总结会、颁奖礼、庆功宴/团年饭、游园或旅游等。

至简版：年度总结、颁奖和晚会融合在一起的一场年会

至尊版：年度会议+颁奖典礼+联欢会+庆功宴+定点旅游

推荐版：年度会议+联欢会+团年饭（推荐理由：年度总结采用会议的形式更加正式有效，融入颁奖的联欢会纯粹是员工交流和联欢，顺便达到激励的目的；宴会是中国式年会的必然选择，但如果是大型企业或国企，要主意政治导向不要铺张浪费，最好来点有创意的还那么奢华的）。

5.时间

时间的确定非常重要，有两个大的注意点。

一是确定大概是在阳历的年终还是在阴历的春节前后。有些零售行业在12月和1月的时候正在旺季春节过后刚好淡季，他们可能倾向于在农历年后；有些领导担心年会氛围太浓影响工作会把时间安排在农历年前；但越来越多的公司愿意安排在阳历的12月下旬或元月上中旬，因为自然年度更符合企业的经营期间，试想农历年后都3月了你再开始谈年度计划，这是不是很扯的事情？

二是不必在策划的时候就把准确日期定下来，可以先预判，比如12月下旬或元月第2周；等到后期再根据公司和领导的工作计划确定日期。6.地点

地点的选择与活动形式、参加人员和财务控制有关。建议提出两个档次的地点供选择，记得每个档次也不要只写一家，可以选2-3家，简要说明各自特色并做个推荐。

7.对象

参加对象由活动主题决定，通常都是公司全员。但有些实力较强的企业会邀请一部分社会名流、主要客户等企业外人士，这要结合自身实际。需要指出的是，参加对象尽量细致并有合计人数，因为后面的预算中需要。例如：总公司86人、A分公司23人、B分公司38人、邀请嘉宾10人，合计157人。

8.组织

最重要的是活动的组织结构、职责权限和具体分工。根据活动规模的大小，组织人员可能有3-10个，甚至更多。建议把人员安排和具体任务形成一个组织分工与工作计划表，会更加清晰明确。下面是推荐版的组织构成，可以根据自己公司的实际情况进行加或减：

（1）总顾问：由公司最高领导担任，说白了是个荣誉职位，大公司可以设，小公司免设。

（2）总指挥：由公司高层管理人员担任，比如副总，主要负责领导和协调。

（3）总策划：一般会有HR部、行政部、企划部等这些执行部门的领导担任，这就看公司年会主要由哪个部门来组织。

（4）策划组：通常由年会组织部门负责，主要负责整个活动的计划制定、流程设计、宣传推广和年会主持。

（5）推广组：通常由年会组织部门和部分业务部门人员组成，主要职责之一是内部宣传营造气氛，之二是外部推广，比如邀约客户甚至是招商拉赞助。

（6）会务组：这是整个活动最核心的小组，通常由行政部、HR部或后勤部参与。大致包括三类岗位，一是礼仪小组，负责接待、引导和颁奖礼仪；二是现场执行小组，负责现场的布置和道具摆放；三是导播小组，负责现场的灯光、音响、幻灯片播放等；四是摄影小组，主要负责拍照和录像。

（7）节目组：通常由年会组织部门负责，包括节目的征集、遴选和排练。

（8）物资组：通常由行政部或后勤部参与，主要负责会场接洽、物料采购和统筹。

（9）机动组：机动人员，根据需要临时安排工作。

9.流程

整个年会的活动流程包括前期策划与筹备阶段，中期的推动执行与现场执行阶段，后期的总结宣传阶段。建议总流程以甘特图的形式来展现，分流程可以用流程表来展现，比如节目单就是一个明显的时间顺序流程表。

活动现场的流程设计，根据具体内容确定。推荐版年会（年度会议+联欢会+团年饭）的流程建议如下：签到→年度会议（领导讲话→各部门发言→领导总结）→联欢晚会（领导讲话→节目演艺→穿插颁奖→节目演艺→穿插游戏→节目结束→现场评选→优秀节目颁奖）→晚宴开始→宴会结束→安排返回。

10.预算

预算是整个活动策划中至关重要的一项，一旦预算需要调整，那么所策划的活动内容一定会有所变化。预算的基本原则，一是看年初的财务预算；二是结合往年情况和本年度的总体经营管理情况测算。当然你也可以旁敲侧击地打探领导的意思，但务必记住想要办一场高大上的年会但不愿意付出是难以实现的。

预算结果以表格的形式呈现，应到包括项目、内容、计量单位、单价、数量和金额以及必要的备注；费用的大概项目有场地费、物料费、奖品购置费、餐饮消费和其他必要支出，比如异地的交通费和住宿费等。

第二篇：诗酒趁年华

诗酒趁年华

------在全校升旗仪式上的讲话

尊敬的老师、亲爱的同学：

大家早上好。今天我演讲的题目是 《诗酒趁年华》。

上周，马云辞去了阿里巴巴CEO职务。在他的演讲中，有一句话值得我们深思：当大家都在抱怨的时候，其实就是你赢得机会的时候。马云创造了网购商务平台，他却在事业的黄金时期，人生的盛年48岁的时候退下来，一时让很多人唏嘘不已。其实，退下来后，生活就是他的另一领域的工作，还有很多人生故事等待开启。我认为，不辜负伴随自己成长的青春时光，即使玩也要玩出水平和个性。绝不能在生命的历程里坐等花开，因为诗酒要趁年华，别让岁月倦怠了眼眸，更别让时光蹉跎了脚步。

距离高考仅有18天，高三的同学竭尽全力奋战红五月，只为六月闪光，梦想辉煌。苦一点累一点，算什么，还有什么比实现自我价值更值得期待？有一位成功人士说：没有经历高三的人生是不完美的人生。实际上，高三让很多人饱受考试的折磨和打击，有的同学甚至一蹶不振。有同学戏称高三：面对无休无止的考试，你麻木了，就有状态了。你能忍受别人不能忍受的，你就占据了高考制高点。高三是奋斗的代名词，也只有经历了高三的阵痛，你才会走向成熟，也才会获得登上另一段航程的船票。所以，在你最苦最绝望的时候，轻轻地对自己说：至少我奋斗在路上，没有错过，我要努力抓住青春的尾巴。

全国人民都在做一个伟大的中国梦，是为实现中华民族的伟大复兴。我们能做的就是做好自己，从容面对每一次挑战。哪怕你深陷苦海，你也要含泪微笑。记住，你的如水年华靠自己把握，没有人来得及光顾你的惆怅和失落。

既然我们注定是公元2013年六月的主角，那就要酝酿最好的情绪，把每一个细节

第1页，国旗下讲话，励志人生。

做到极致。坦然从容面对每一天，相信破茧成蝶的升华就从现在开始。12级的闫婷文

姐姐在平凡中书写传奇，她顺利考上北大。她在《育才苑》的一篇文章中写到：最后的成功是面对困难不要太在意，要微笑，要潇洒大方，更要淡然淡定。很多同学非常优秀，一到考试就如临大敌，其实就是不够自信，不能正确看待得与失。高考残酷而美丽，既

考知识更考人品。历经大小考试若干，我们算是身经百战。高考，只不过是我们的第十

三次强化训练而已。

“休对故人思故国，且将新火试新茶，诗酒趁年华”。东坡在困境中表现出超然的旷

达与乐观。既然我们能有机会登泰山，不如来一个“登泰山而小天下”。谁不希望一

马平川、一帆风顺？谁不期待长缨在手、笑傲江湖？既然怀揣着梦想，就应张开翅膀，遨游于九天之外。

我的演讲结束了，谢谢大家。

第2页，国旗下讲话，励志人生。

第三篇：诗酒趁年华(作文素材)

高三作文素材

《望江南》 苏轼

春未老，风细柳斜斜。

试上超然台上看，半壕春水一成花。烟雨暗千家。

寒食后，酒醒却咨嗟。

休对故人思故国，且将新火试新茶。诗酒趁年华。

一直以来，我都认为，人生有许多的巧合。一片云彩，一枚落叶，一阕清词，一首古曲，都会在不同时候，暗合自己的心情。或许，这就是所谓的缘分，缘来时当珍惜，缘去时也莫牵怀。

每当我读起这首《望江南》，无论于何地，怀着怎样的心情，都可以瞬间入境。微风细雨的季节，行走在乌衣巷，湿润的石板路上，流淌着过往的醇香。巷陌里的人家，同往常一样，过着简单而宁静的生活。不知谁家，用寒食过后的新火，煮着谷雨前采的“雨前茶”，袅袅茶香，从半掩的窗扉飘出，熏染了一季的相逢。也不知道是谁，将淡淡的春愁，挂在晾衣架上，希望过客装进行囊，带去天涯。

分明在烟火的俗世间，只闻茶香，又觉此中岁月，悠然忘尘。我喜欢这份洗尽尘埃的洁净，一句诗酒趁年华，有一种洒然于世的超脱。仿佛所有的失意与落寂，都是无端的辜负和蹉跎。人生浮沉，世事难测，当知得失随缘，闲淡由之。

在烟尘飞扬的世间，犹记明月清风。在颠沛流离的境遇，学会随遇而安。这就是苏轼的处世之道，于不合时宜的境况里依旧清醒旷达，不诉悲凉之音。他遭谪贬，被放逐，一生辗转流离，得意太少，失意太多。许多座城市留下了他的足迹，留下了他的故事，也留下了他的诗词，更留下了他的离合悲欢。

他在黄州偏远的乡间，咀嚼几碟素菜，品出“人间有味是清欢”的淡泊。他在惠州的陋室，隔帘听雨，享受“又得浮生一日凉”的意境。他在杭州西湖，看桃红柳绿，吟咏“淡妆浓抹总相宜”的清雅。他在密州的烟雨丛林，竹杖芒鞋，感悟“一蓑烟雨任平生”的况味。东坡居士的词句，蕴含大自然的钟灵毓秀，藏纳人生的世情百味，也渗透了释道儒的隽永深沉。没有姹紫嫣红，无须惊涛骇浪，苏轼就是这样，在他的云水生涯里，品出淡定与从容。

这是一个暮春的细雨天，风中杨柳依依，东坡居士独自登上超然台，看一江春水，满城花开，看烟雨中的万千人家。他的心穿越烟云雾海，在万象的苍茫中，体味一种物我两忘的超然明净。

这是个适合观雨品茶的季节，整座城，拥有青葱的华年。西厢养蚕，燕子筑巢，杏花疏落，牡丹初好。面对这份大自然的清新与洁净，又何必再去怀思故国？山水依旧，更迭的只是朝代，就像时光仍在，流逝的只是我们。关于命运的玄机，我们无须觉悟太早，也不可觉悟太迟，流年似水匆匆，却无论如何，都会给我们留下或深或浅的回忆。

忘记孤独，模糊悲喜，用青翠的季节之火，烹煮一壶碧绿的新茶，那芬芳，无须细品，沾唇即醉。在细雨的窗扉下，摊开一纸书笺，写下这样的诗行：

让我平静的看着你，直到淡淡的老去。

这样一段明净的诗酒年华，纵然坐到白发苍颜，我都想要淡然地珍惜。

你带着唐时如意、宋时记忆，还有明清烟雨，循过长荷素淡的香迹，才给了我今生真实的欢喜。

也曾梦回故里，也曾萍聚萍散，到最后，我还是我，你还是你。

如果有一天你将我无由地忘记，我也不会忘了你。

只是不再寻觅，守着一段温润的光阴，我还是我自己....是的，就是这样，诗酒趁年华。每个人，都是一颗种子长成苍天大树的。短短数十载的光阴，如果不曾用心去珍惜，年华就从身边悄悄流走。一盘棋，可以下到烂柯忘时，一壶茶，可以喝到人生老尽。许多人，走到生命的尽头，回首过往，只觉是南柯一梦，没有一个真实的记忆可以触摸。都说人生若只如初见，却不知，任何茫然的开始，都要自己写下最后的结局。从红颜到白发，就这样枉自蹉跎，韶华像是一种幻觉，依稀来过，又真的走远。

人生有缘弥可贵，岁月无期当自珍。如果现在，你正拥有最好的华年，当自珍惜，不要让它似流水，从时光的缝隙间仓促流失。不要让错过成为一生不可挽回的缺憾，不要枉读了“且将新火试新茶，诗酒趁年华”的词句。倘若，你已和年华擦肩而过，也请你，在岁月的年轮里，一点一滴地找寻丢失的回忆，重新拼凑起一本青春的诗集。

第四篇：年会策划筹备手册

年会策划筹备手册

一．做好预算计划

年会有各种不同的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大会，所以在计划之前需要明确职责任务，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。通常而言，年会预算包括以下几个方面：

1、交通费用

交通费用可以细分为：

(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为：

(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

(4)、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

(6)、其他——点心、水果及调制色酒

5、视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

●设备本身的租赁费用，通常按天计算

●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

6、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

7、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

二．寻找年会优化方案

地点选择：选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

◆按类型划分

商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒

店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

◆按地理位置 中心酒店：在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。市郊酒店：对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。

比较价格：在确定数家会议场所以后需要同会议场所的销售部门直接联系，进行一个非常详细的报价咨询，予以比较后从中选择最优方案并做进会议整体计划中，同时需要同1、2个会议场所保持联系以备急需时调整。

三．现场考察预订

做好年会预算并联系好几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。

会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。

会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

四．会议设施准备

在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。

常见的会议设施：

1、屏幕

2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）

3、录像机

4、VCD5、音响

6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）

7、镭射笔

8、幻灯机

9、讲台

10、舞台

11、夹纸板

12、大白板

13、签到台

14、名片簿

15、马克笔

16、铅笔

17、信签

18、会议桌椅

19、插线板

20、彩电

21、横幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席台

26、盆景

27、鲜花

28、背景板

30、隔板

31、灯光照明

32、同声翻译系统

33、产品租赁

五．执行预期计划

按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到……在年会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。

餐饮安排

根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。

类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。

围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。交通安排

重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。

通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。

因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

旅游安排

实际上，年会考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部

分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。

短线旅行旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。

司仪安排

如果是客户答谢年会，必要的礼仪显得温馨，而员工大会则可以较少考虑安排司仪。

礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

秩序维护

对于会议而言，无不希望有良好的秩序。小型会议特别是企业内部会议秩序基本不用控制，但大型会议，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安来维护为好茶歇安排

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

摄影摄像安排

摄影摄像安排：根据会议的级别和要求，需要安排专业的摄影摄像人员对会议进行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给

六．会后结算总结

会后总结是成功会议必不可少的一步，即体现了办会者的优质服务，又能为下一次年会的成功积累经验……

会议资料：会议资料的收集和资料的保管

会议的结算：同会议的各个合作方进行对帐结算，开具发票

通讯录：制作通讯录并发送参会人员

总结：对整个会议流程进行详细的总结

第五篇：年会策划筹备手册

年会策划筹备手册 一．做好预算计划

年会有各种不同的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大会，所以在计划之前需要明确职责任务，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。

通常而言，年会预算包括以下几个方面：

1、交通费用

交通费用可以细分为：

(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为：

(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

(4)、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

(6)、其他——点心、水果及调制色酒

5、视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

●设备本身的租赁费用，通常按天计算

●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

6、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

7、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

二．寻找年会优化方案

地点选择：选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

◆按类型划分

商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

◆按地理位置 中心酒店：在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。市郊酒店：对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。

比较价格：在确定数家会议场所以后需要同会议场所的销售部门直接联系，进行一个非常详细的报价咨询，予以比较后从中选择最优方案并做进会议整体计划中，同时需要同1、2个会议场所保持联系以备急需时调整。

三．现场考察预订

做好年会预算并联系好几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。

会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。

会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。四．会议设施准备

在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。

常见的会议设施：

1、屏幕

2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）

3、录像机

4、VCD

5、音响

6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）

7、镭射笔

8、幻灯机

9、讲台

10、舞台

11、夹纸板

12、大白板

13、签到台

14、名片簿

15、马克笔

16、铅笔

17、信签

18、会议桌椅

19、插线板

20、彩电

21、横幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席台

26、盆景

27、鲜花

28、背景板

30、隔板

31、灯光照明

32、同声翻译系统

33、产品租赁

五．执行预期计划

按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到……在年会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。

餐饮安排

根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；

餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。

类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。

围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。

交通安排

重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。

通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。

因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

旅游安排

实际上，年会考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。

短线旅行旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。

司仪安排

如果是客户答谢年会，必要的礼仪显得温馨，而员工大会则可以较少考虑安排司仪。

礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

秩序维护

对于会议而言，无不希望有良好的秩序。小型会议特别是企业内部会议秩序基本不用控制，但大型会议，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安来维护为好

茶歇安排

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

摄影摄像安排

摄影摄像安排：根据会议的级别和要求，需要安排专业的摄影摄像人员对会议进行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给

六．会后结算总结

会后总结是成功会议必不可少的一步，即体现了办会者的优质服务，又能为下一次年会的成功积累经验……

会议资料：会议资料的收集和资料的保管

会议的结算：同会议的各个合作方进行对帐结算，开具发票

通讯录：制作通讯录并发送参会人员

总结：对整个会议流程进行详细的总结